HoRenSo là từ viết tắt của ba chữ gồm: Hokoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Trao đổi và Sodan: Hỏi ý kiến. Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc. Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.
Trang 1HORENSO
REPORT– CONTACT - CONSULTATION
VJIP JOINT STOCK COMPANY TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ
HO CHI MINH, 07/12/2018
Trang 31 HORENSO GIỚI THIỆU CHUNG VỀ
HORENSHO
Trang 5THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA HORENSO
Ø HO(Hokoku) – Report – Báo cáo
Ø REN(Renraku) – Contact – Liên lạc
Ø SO(Sodan) – Consultation – Thảo luận
Trang 72
HO(HOKOKU)
- REPORT
ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH THỨC THỰC HIỆN
Trang 8REPORT – BÁO CÁO
Định nghĩa:
§ Chia để chia sẻ thông tin quá trình công việc và kết quả cho Leader/Manager và các người liên quan
§ Báo cáo chứa thông tin quan trọng cần được tuyển lọc và phân tích
§ Mục đích: mọi người có thể nắm bắt được tình hình
Trang 9CÁCH THỨC BÁO CÁO
Cách thức:
u Báo cáo kết quả
u Giải thích lý do, bối cảnh và các thông tin cần thiết
u Đưa ra ý kiến, quan điểm của bạn
u Tóm tắt các điểm quan trọng bạn muốn báo cáo
Chú ý:
u Phân biệt giữa thực tế và quan điểm của bạn
u Cung cấp thông tin chính xác
Trang 10THỜI ĐIỂM THỰC HIỆN BÁO CÁO
u Báo cáo ngay sau khi hoàn thành công việc
u Báo cáo định kỳ tiến độ, tình trạng công việc trong một khoảng thời gian nhất định
u Khi có sự thay đổi trong cách tiến hành công việc
u Khi nhận được thông tin mới
u Khi làm sai
Trang 11CÁC ĐIỀU LƯU Ý
u Khi tình huống xảy ra, báo cáo càng sớm càng tốt
u Báo cáo định kỳ một cách chính xác
u Không tự phán đoán giải quyết vấn đề
u Luôn luôn ghi chép các vấn đề quan trọng
u Báo cáo càng sớm càng tốt khi không chắc chắn về quyết định của mình
u Chủ động báo cáo, đừng đợi tới lúc được hỏi
Trang 12CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ BÁO CÁO
u Đừng ngại khi báo cáo với leader/manager kể cả khi họ bận
u Báo cáo được ưu tiên hơn các công việc thường ngày
u Sử dung công cụ báo cáo 1 cách hợp lý: ví dụ như sử dung điện thoại, fax, e-mail tùy theo độ ưu tiên của vấn đề
u Nếu xảy ra tình huống đột xuất, báo cáo thẳng tới leader/manager
u Báo cáo càng sớm càng tốt khi tình huống xấu xảy ra
u Báo cáo theo trình tự: kết quả => lý do, bối cảnh => quan điểm
Trang 13MỘT SỐ SAI LẦM KHI BÁO CÁO
u Ngẫu hứng
u Thiếu chính xác
u Ít thông tin
u Báo cáo tin tốt trước
u Văn phong thiếu tôn trọng
u Thông tin mang tính thống kê
u Chỉ hỏi và tham khảo
Trang 143 REN(RENRAKU)
THỨC THỰC HIỆN
Trang 15CONTACT – LIÊN LẠC
Định nghĩa:
u Cung cấp thôngtin cho người mà bạn nghĩ cần phải thông báo
Trang 16CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ LIÊN LẠC
u Thông báo tình huống xảy ra
u Sử dung điện thoại để liên lạc nếu không ở khu vực làm việc
u Nhờ người khác làm việc đó giúp mình
Trang 17CÁC BƯỚC LIÊN LẠC
u Thông báo kết quả
u Giải thích lý do, bối cảnh và các thông tin liên quan
u Xác nhận các vấn đề mà bạn vừa giải thích
Trang 18LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÁC NHẬN
u Tổng hợp và sắp xếp các vấn đề bạn muốn nói
u Xác nhận về nội dung liên lạc Luôn luôn làm 5W3H
u 5W: Who, What, When, Why, Where
u 3H: How, How much, How many
Trang 19ĐẶC ĐIỂM KHI LIÊN LẠC
u Gỉai thích các tình huống cho sếp và yêu cầu hướng dẫn
u Thông báo và phối hợp các phòng ban hoặc các người khác có liên quan
u Liên hệ với khách hàng để báo cáo kết quả
u Thông báo cho người có trách nhiệm
u Trong trường hợp khẩn cấp, cố gang giải quyết càng nhanh càng tốt
Trang 20NHỮNG ĐIỀU QUAN TRỌNG KHI NHẬN ĐƯỢC MESSAGE
u Viết ra mọi message
u Lặp lại message đó
u Thông báo tên sau khi nhận được message
Trang 21ĐỂ CẢI THIỆN LIÊN LẠC
u Thực hiện việc liên lạc với tất cả những người có liên quan mỗi khi hoàn thành một giai đoạn công việc
u Thảo luận về các thứ khác khi có cơ hội
u Tùy theo tình hình mà chọn cách thức liên lạc phù hợp nhất: điện thoại, email hoặc tin nhắn
Trang 227 ĐIỀU CẦN GHI NHỚ
1 Liên hệ trong tình huống khẩn cấp thì quan trọng hơn các công việc thường ngày
2 Tổng hợp và chuẩn bị các điểm của vấn đề phức tạp
3 Báo cáo theo trình tự: kết luận=> lý do, bối cảnh và tình hình
4 Khi liên lạc phải đảm bảo các thông tin đó là chính xác
5 Khi được yêu cầu gửi 1 message: ghi chú=>xác nhận nội dung=> cho biết tên của bạn
6 Nếu thông báo khẩn cấp, cần nhanh chóng thông tin cho người có liên quan
7 Thời điểm tốt nhất để gửi message là sau khi hoàn thành 1 giai đoạn làm việc
Trang 234 SO(SODAN)
– CONSULTATION ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁCH
THỨC THỰC HIỆN
Trang 24CONSULTATION – THẢO LUẬN
Định nghĩa:
u Tham khảo các ý kiến đóng góp và xây dung từ leader/manager hoặc những người
có liên quan đến công việc của bạn khi bạn không chắc chắn về công việc hoặc
quyết định của mình
Trang 25CÁC BƯỚC THAM KHẢO
u Phân tích tình huống và hiểu vấn đề một cách chính xác
u Tự nghĩ cách giải quyết vấn đề
u Tham khảo ý kiến của leader/manager và đồng nghiệp
u Chuẩn bị thông tin, dữ liệu trước khi tham khảo ý kiến
u Tôn trọng những ý kiến phê bình, phản hồi từ người khác
Trang 26CHÚ Ý KHI THAM KHẢO Ý KIẾN
u Không phụ thuộc vào ý kiến cá nhân
u Lắng nghe tham khảo ý kiến của người khác
Trang 27CÁCH TỐT NHẤT ĐỂ THAM KHẢO Ý KIẾN
u Hiểu tại sao leader/manager nói “không”
u Tham khảo ý kiến của đồng nghiệp hoặc người có nhiều kinh nghiệm
u Tham khảo ý kiến rất hữu dung trong việc giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp trong công
việc
Trang 287 ĐIỀU QUAN TRỌNG KHI THAM KHẢO
Ý KIẾN
1 Tham khảo ý kiến của người khác khi không thể giải quyết vấn đề
2 Nhờ tư vấn khi không chắc chắn về quyết định của mình
3 Trước khi tham khảo ý kiến, hãy tự nghĩ cách thức giải quyết
4 Chuẩn bị dữ liệu cần thiết
5 Đừng chủ quan vào ý kiến cá nhân
6 Hỏi ý kiến đồng nghiệp hoặc người có kinh nghiệm
7 Tham khảo ý kiến góp phần giữ gìn mối quan hệ trong công việc
Trang 29THANKS