Bài tập nhómhệ thống thông tin kế toánchu trình doanh thu bán hàng

Tùy vào từng đối tượng khách hàng, quy trình bán hàng sẽ được áp dụng riêng, cụ thể như sau: * Đối với khách lẻ là các xe máy, ô tô mua xăng, dầu với lượng ít, không thường xuyên mua hàn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC

- -

BÀI TẬP NHÓM

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH DOANH THU/BÁN HÀNG

Thành viên nhóm 2

Lớp cao học: K31KK2

GVHD: PGS.TS Đinh Thế Hùng

Hà Nội, tháng 04 năm 2023

I MÔ TẢ QUY TRÌNH BÁN HÀNG

1 Giới thiệu chung về hoạt động của các bộ phận liên quan đến quy trình bán hàng tại cửa hàng

Cửa hàng xăng dầu 386 là cây xăng được thành lập dựa trên hợp đồng nhượng quyền thương mại giữa Chi nhánh xăng dầu Hà Nội – Tập đoàn xăng dầu Việt Nam Petrolimex – Công ty xăng dầu khu vực I và Công ty CP Đầu tư và Xây lắp Thành An

386, cung cấp các mặt hàng xăng dầu tại cửa hàng Tùy vào từng đối tượng khách hàng, quy trình bán hàng sẽ được áp dụng riêng, cụ thể như sau:

* Đối với khách lẻ (là các xe máy, ô tô mua xăng, dầu với lượng ít, không thường xuyên) mua hàng tại cửa hàng:

- Khách hàng sau khi yêu cầu mua hàng và thanh toán thì trực tiếp nhận hàng từ nhân viên bán hàng; khách hàng có thể yêu cầu xuất hóa đơn hoặc không tùy theo nhu cầu

* Đối với khách hàng công nợ (khách là cá nhân hoặc mua hàng với lượng lớn, thường xuyên, ký hợp đồng mua bán trực tiếp để đảm bảo được ưu tiên cấp hàng):

- Bộ phận Kinh doanh: Làm việc trực tiếp với khách hàng về việc ký hợp đồng mua bán và các thủ tục cần thực hiện khi mua hàng đối với khách hàng công nợ, bao gồm: thanh toán trước tiền mua hàng qua hình thức chuyển khoản, đối chiếu công nợ,

- Bộ phận Bán hàng: Sau khi được thông báo từ bộ phận kế toán về việc bên mua đã thanh toán trước, nhân viên bán hàng tiếp nhận yêu cầu cấp hàng từ khách hàng, xuất bán cho khách đồng thời ghi lượng hàng thực xuất vào sổ giao nhận xăng dầu của từng khách hàng để đối chiếu công nợ (trong đó: yêu cầu khách hàng ký xác nhận sau mỗi lần cấp hàng)

- Bộ phận Kế toán: Xác nhận khoản tiền thanh toán của bên mua và thông báo cho bộ phận bán hàng, kiểm tra đối chiếu lượng hàng bán thường xuyên, lập hóa đơn, theo dõi lượng tiền còn được mua và lập đối chiếu công nợ hàng tháng đối với từng khách hàng

- Cửa hàng trưởng: Phê duyệt và ký hợp đồng; phê duyệt và ký đối chiếu công

nợ hàng tháng

2 Chi tiết quy trình bán hàng của cửa hàng bao gồm các hoạt động như sau:

* Đối với khách lẻ:

a Tiếp nhận yêu cầu cấp hàng từ khách hàng

Khách hàng trực tiếp đưa ra yêu cầu về lượng hàng theo nhu cầu đối với nhân viên bán hàng, sau đó thanh toán số tiền tương ứng

b Xác nhận giao dịch

- Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì nhân viên thu tiền trực tiếp

- Nếu khách hàng thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản, nhân viên kế toán thanh toán sẽ kiểm tra đối chiếu giao dịch thông qua hệ thống Internet Banking trước khi nhân viên bán hàng cấp hàng cho khách

- Lập hóa đơn cho khách hàng (nếu được yêu cầu) in 1 bản gửi lại khách hàng

và 1 bản để gửi cho kế toán tổng hợp đối chiếu và lưu giữ

c Bán hàng

Tiến hành bán hàng cho khách sau khi xác nhận khách hàng đã thanh toán đủ số tiền tương ứng (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản)

* Đối với khách công nợ:

a Nhận tiền thanh toán mua hàng trước

Do đặc thù ngành nghề kinh doanh xăng dầu và dựa trên các quy định của công

ty Thành An 386, các khách công nợ đã ký hợp đồng được yêu cầu thanh toán trước tiền mua hàng qua hình thức chuyển khoản để tránh tình trạng nợ xấu xảy ra Sau khi nhận được thông báo đã chuyển khoản tiền thanh toán trước, kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận giao dịch, in chi tiết giao dịch (2 bản) gồm 1 bản gửi

kế toán tổng hợp để lưu trữ cùng với sổ phụ tài khoản kết xuất từ hệ thống Internet Banking và 1 bản kẹp cùng bảng kê hàng hóa để cuối tháng gửi lại khách hàng cùng với đối chiếu công nợ; báo nhân viên bán hàng và ghi trong sổ giao nhận xăng dầu về lượng tiền còn được mua hàng

b Nhận phiếu yêu cầu cấp hàng

Nhân viên bán hàng sẽ nhận phiếu yêu cầu cấp hàng từ khách hàng, sau khi xuất hàng sẽ gửi lại cho kế toán thanh toán cho việc đối chiếu và lưu lại để lập bảng kê hàng bán và lập hóa đơn theo từng mã bơm

c Bán hàng và ký sổ giao nhận xăng dầu

- Nhân viên bán hàng cấp hàng cho khách dựa trên phiếu yêu cầu cấp hàng đã

tiếp nhận trước đó

- Sau khi đã cấp đủ hàng, nhân viên trực tiếp bán hàng và người nhận hàng ký xác nhận vào sổ giao nhận xăng dầu của từng khách hàng công nợ (sổ giao nhận được chốt và đối chiếu hàng ngày bởi kế toán thanh toán) để đối chiếu cuối tháng

d Kế toán đối chiếu lượng hàng thực xuất, phiếu yêu cầu và sổ công nợ với xuất hóa đơn đã xuất

- Kế toán thanh toán đối chiếu lượng hàng thực xuất thông qua sổ giao nhận

xăng bán ra, lập hóa đơn tương ứng theo từng mã bơm được ghi nhận trong sổ sau khi

đã đối chiếu (gửi email cho khách hàng ngay sau khi lập) Hóa đơn được lập thành 2 bản, 1 bản gửi cho kế toán tổng hợp để đối chiếu và lưu giữ, 1 bản để lưu cùng bảng kê hàng hóa và gửi cho khách hàng vào cuối tháng cùng bảng đối chiếu công nợ

- Khi đối chiếu lượng hàng thực xuất, kế toán thanh toán phải ghi lại trong sổ lượng tiền còn được mua hàng để nhân viên bán hàng, đồng thời báo cho kế toán tổng hợp để kịp thời liên hệ với khách hàng

e Ghi nhận công nợ mua hàng trên phần mềm, rà soát và đối chiếu hóa đơn và lập bảng kê để đối chiếu công nợ

- Kế toán tổng hợp đối chiếu hóa đơn để kiểm tra lượng hàng và mặt hàng xem hóa đơn đã chính xác so với phiếu yêu cầu và bảng kê hay chưa: nếu đúng thì hạch toán và ghi sổ công nợ; nếu sai, phải lập tức liên hệ với khách hàng để hủy hóa đơn cũ

và xuất thay thế, lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản, mỗi bên giữ 1 bản)

- Liên hệ khách hàng khi lượng tiền thanh toán trước đã hết, liên hệ để đối chiếu công nợ định kỳ, gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách hàng kèm bảng kê và các hóa đơn đã xuất

II BẢNG PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG

ST

T Đối tượng Hoạt động

Bên trong/bên ngoài

Hoạt động

xử lý

Khách lẻ mua hàng

1 Khách hàng - Đưa yêu cầu về lượng hàng cần mua

- Thanh toán và nhận hóa đơn (nếu có)

Bên ngoài

thanh toán

- Xác nhận giao dịch thành công nếu khách

thanh toán chuyển khoản

- Lập hóa đơn điện tử, ký số và phát hành

hóa đơn cho khách hàng (nếu được khách

hàng yêu cầu) và in hóa đơn (2 bản)

 Gửi cho khách hàng 1 bản

 Gửi cho kế toán tổng hợp 1 bản

- Cuối ngày lập hóa đơn điện tử bán lẻ, ký

số và phát hành hóa đơn cho toàn bộ lượng

bán cho khách hàng không lấy hóa đơn, in

một bản gửi cho kế toán tổng hợp

- Nhận bàn giao tiền bán hàng để kiểm kê

quỹ và nộp lại toàn bộ tiền mặt vào tài

khoản cửa hàng

Bên trong +

+

+

3 Nhân viên

bán hàng

- Thu tiền bán hàng nếu khách thanh toán

bằng tiền mặt

- Bán hàng sau khi khách hàng đã thanh

toán đủ số tiền tương ứng

- Bàn giao lại toàn bộ tiền mặt đã thu cho

kế toán thanh toán vào cuối ca bán hàng

kèm theo báo cáo bán hàng và bảng kê tiền

mặt do nhân viên lập

Bên trong +

+

T Đối tượng Hoạt động

Bên trong/bên ngoài

Hoạt động

xử lý

4 Kế toán tổng

hợp

- Kiểm tra thông tin hóa đơn (mặt hàng,

lượng) được kết xuất từ hệ thống hóa đơn

điện tử MISA để đối chiếu với dữ liệu bán

hàng được kết xuất từ phần mềm đo bể

EGAS

- Lưu giữ hóa đơn đã in

- Hạch toán và ghi sổ lượng hàng hóa xuất

bán

Bên trong +

+

Khách hàng công nợ

1 Khách hàng - Ký hợp đồng mua bán đã thương thảo

- Thanh toán trước tiền mua hàng

- Gửi phiếu yêu cầu cấp hàng cho nhân

viên bán hàng mỗi lần mua

- Nhận đủ hàng và ký xác nhận trong sổ

giao nhận xăng dầu

- Nhận bảng kê hàng hóa, hóa đơn và bảng

đối chiếu công nợ (theo tháng)

Bên ngoài +

-2 Bộ phận kinh

doanh

- Thương thảo hợp đồng

- Gửi cho cửa hàng trường phê duyệt và

lập 4 bản hợp đồng để cửa hàng trưởng ký

- Gửi 4 bản hợp đồng cho khách hàng ký

- Nhận lại hợp đồng đã ký (2 bản), 1 bản

để lưu tại bộ phận kinh doanh và 1 bản gửi

cho kế toán tổng hợp lưu

Bên trong +

+

+

-3 Cửa hàng

trưởng

- Phê duyệt và ký hợp đồng rồi gửi lại cho

bộ phận kinh doanh

- Phê duyệt và ký đối chiếu công nợ rồi gửi

lại cho bộ phận kế toán

Bên trong +

+

3 Nhân viên

bán hàng

- Nhận phiếu yêu cầu cấp hàng

- Cấp đủ lượng và đúng mặt hàng cho

khách

- Nhân viên bán hàng và người nhận hàng

cùng ký xác nhận lượng hàng thực xuất

trong sổ giao nhận xăng dầu

- Giao lại sổ giao nhận kèm phiếu yêu cầu

cấp hàng cho kế toán thanh toán sau khi

hết ca 3 (ca cuối cùng của ngày) để đối

chiếu

Bên trong

-+

+

+

thanh toán

- Đối chiếu sổ giao nhận xăng dầu với

phiếu yêu cầu cấp hàng để ghi vào bảng kê

hàng hóa

Bên trong +

T Đối tượng Hoạt động

Bên trong/bên ngoài

Hoạt động

xử lý

- Lập hóa đơn điện tử, ký số và phát hành

hóa đơn (in 2 bản) theo từng mã bơm (gửi

email cho khách hàng ngay sau khi lập)

- Chuyển 1 bản hóa đơn cho kế toán tổng

hợp, 1 bản kẹp cùng bảng kê hàng hóa đã

bán

- Ghi sổ lượng tiền còn được mua hàng,

báo cho khách hàng khi hết tiền số tiền đã

thanh toán trước

- Nhập toàn bộ lượng hàng đã xuất theo

hóa đơn vào phần mềm FAST

- Nhận bảng đối chiếu công nợ từ kế toán

tổng hợp và gửi cho khách hàng cùng bảng

kê và hóa đơn đã in

+

+

+

-5 Kế toán tổng

hợp

- Lưu 1 bản hợp đồng mua bán

- Kiểm tra thông tin hóa đơn (mặt hàng,

lượng) được kết xuất từ hệ thống hóa đơn

điện tử MISA để đối chiếu với dữ liệu bán

hàng được kết xuất từ phần mềm đo bể

EGAS và lưu lại 1 bản hóa đơn nhận từ kế

toán thanh toán

- Hạch toán và ghi sổ lượng hàng hóa xuất

bán

- Cuối tháng lập đối chiếu công nợ, gửi

cho cửa hàng trưởng phê duyệt và ký

- Chuyển đối chiếu công nợ đã ký cho kế

toán thanh toán để gửi cho khách hàng

Bên trong +

+

+

+

III SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp tổng quát

2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0

Cho khách lẻ:

Discover more from:

HTTTKT21

Docum

Hệ thống thông tin kế toán

Đại học Kinh tế Quốc dân

214 documents

Go to course

Đề 02 Lớp AIS 1

năm 2022…

Hệ

thốn… 100% (3)

2

tap he thong…

Hệ thốn… 100% (2)

4

tin kế toán chu…

Hệ thốn… 100% (2)

24

GIỮA KỲ K

Hệ thốn… 10

2 Premium

Cho khách công nợ

IV LƯU ĐỒ TÀI LIỆU Cho khách lẻ:

Cho khách công nợ; Giai đoạn 1 – Ký hợp đồng & thanh toán:

Cho khách công nợ; Giai đoạn 2 – Cấp hàng và đối chiếu công nợ:

V CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ĐANG ÁP DỤNG

Hoạt động trong

quá trình

Rủi ro tiềm tàng Biện pháp kiểm soát

Nhận và xử lý

đơn đặt hàng

Nợ xấu, nợ khó đòi Yêu cầu thanh toán trước và chỉ bán hàng

trong hạn mức mà khách hàng đã thanh toán (đối với cả khách lẻ và khách công nợ) Cung cấp hàng

hóa, dịch vụ

Sai mặt hàng, lượng

hàng bán

Đối chiếu với dữ liệu bán hàng được kết xuất

từ phần mềm đo bể EGAS

Giao đủ hàng và ký xác nhận trong sổ giao nhận xăng dầu (đối với khách hàng công nợ); Đối chiếu sổ giao nhận xăng dầu (có chữ ký xác nhận nhân viên bán hàng và người nhận hàng sau mỗi lần cấp) với phiếu yêu cầu cấp hàng theo mẫu gửi kèm hợp đồng để ghi vào bảng kê hàng hóa

Lập hóa đơn và

theo dõi công nợ

phải thu

Trong quá trình ghi

nhận: không lập hoặc

không kịp thời

Cuối ngày đối chiếu số liệu và xuất hóa đơn bán lẻ đối với lượng hàng đã xuất bán cho khách lẻ không lấy hóa đơn

Thất thoát tiền Phân trách nhiệm cho cá nhân nhân viên giữ

tiền, ghi chép và theo dõi tiền bán hàng; Hàng ngày tổng hợp lại kèm báo cáo bán hàng

và gửi vào tài khoản ngân hàng;

Kế toán kiểm kê quỹ, đối chiếu và ghi chép Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt

Hoạt động báo

cáo

Báo cáo không đúng,

Báo cáo không kip

thời

Thông tin bị thất

thoát

Ứng dụng công nghệ thông tin dựa trên máy tính và công nghệ mạng trong xử lý dữ liệu, chia sẻ dữ liệu kế toán (phần mềm đo bể EGAS, phần mềm hóa đơn điện tử MISA và phần mềm kế toán FAST);

Áp dụng các thủ tục an toàn dữ liệu đối với hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính

Trên thực tế, cửa hàng sử dụng phần mềm EGAS để lưu trữ, quản lý toàn bộ cơ

sở dữ liệu của từng mã bơm được xuất quá vòi bơm xăng dầu Quyền truy cập chỉ được phân quyền cho kế toán tổng hợp và quản lý để đảm bảo tính chính xác vào bảo mật của dữ liệu Bên cạnh đó, hóa đơn được lập thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của MISA, chỉ kế toán tổng hợp và quản lý mới được phân quyền để hủy hóa đơn và xuất thay thế nhằm kiểm soát những sai sót có thể xảy ra Toàn bộ thông tin kế toán được cập nhật và lưu giữ trên hệ thống phần mềm kế toán FAST

VI ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT CHO ĐƠN VỊ

Về cơ bản, quy trình bán hàng được kiểm soát chặt chẽ qua nhiều cấp phê duyệt; tuy nhiên, việc kiểm tra, đối chiếu các sai sót, các dữ liệu đang được phân công chưa hợp lý, dẫn đến quy trình rườm rà, không hiệu quả Để tối ưu quy trình, nhóm đề xuất một số ý kiến như sau:

1 Tăng cường kiểm soát khâu xuất kho, chuyển giao hàng hoá

Đối với việc xuất kho: Yêu cầu phía khách hàng phải có kế hoạch lấy hàng trong tuần để tiện cho NVBH có kế hoạch và chủ động trong việc giao hàng

Để quản lý được lượng hàng còn tồn trong kho là bao nhiêu tại thời điểm thay đổi giá, Kế toán xuống kho tiến hành kiểm kê chốt doanh số hàng còn tồn trong kho để nắm lượng hàng tồn, Kế toán chốt số lượng hóa đơn thực xuất đến thời điểm này là bao nhiêu, đồng thời nắm được lượng hàng của khách hàng đã đặt mua thông qua phiếu đặt hàng và lượng tiền khách hàng đã chuyển về thông qua tài khoản ngân hàng

2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng

Đối với khách hàng công nợ:

Công ty cần quy định: Nếu nhân viên bán hàng nào bán vượt định mức tín dụng

mà công nợ đó không thể thu hồi được thì Trưởng phòng kinh doanh phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với khoản công nợ đó bằng cách nộp tiền bồi thường Công ty nên khuyến khích khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản Khoán thẳng cho các NVBH chịu trách nhiệm về việc bán hàng, công nợ khách hàng Công ty vẫn kiểm soát vấn đề doanh số, công nợ và đôn đốc nhắc nhở Hàng tháng kế toán gửi đối chiếu xác nhận công nợ Hàng tuần, kế toán lên bảng phân tích công nợ từng khách hàng để theo dõi và báo cho phòng kinh doanh những khách hàng nào có công nợ cao, đồng thời đôn đốc, nhắc nhở để nhanh chóng thu hồi Đối với những khách hàng sắp vượt mức công nợ cho phép, bộ phận kinh doanh dựa vào số liệu phòng kế toán cấp cần phải yêu cầu và báo cáo hàng tuần và không xuất hàng khi sắp vượt mức

3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng bằng tiền mặt

Công ty cần quy định tất cả các cửa hàng cuối ngày phải lên báo cáo bán hàng

và nộp về cho kế toán theo dõi Cửa hàng trưởng phải nộp tiền về cho Công ty vào đầu ngày sau Kế toán cần theo dõi lượng hàng nhập, xuất, tồn một cách thường xuyên để nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh của các cửa hàng Công ty cần tiến hành kiểm

kê đột xuất về lượng hàng tồn kho Cần phải xử phạt nặng khi bị phát hiện nếu có gian lận

Công ty cần quy định mỗi khi nhân viên thu tiền về hàng ngày phải nộp tiền cho thủ quỹ phòng nộp vào tài khoản Công ty vào cuối buổi và lên bảng kê nộp tiền cho phòng kế toán theo

4 Hoàn thiện hệ thống các báo cáo

Ngoài các mẫu báo cáo theo quy địnhCông ty nên quy định thêm các báo cáo

để phản ánh các chỉ tiêu cơ bản: Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng của khách hàng; Báo

cáo tổng hợp doanh thu tuần của bộ phận kinh doanh Cần phải lập và thiết kế các báo cáo sao cho đơn giản, gọn nhẹ, dể hiễu, so sánh được, phù hợp nhằm cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định ở ban lãnh đạo

RỦI RO

Về môi trường kiểm soát: Hoạt động của BKS mang nặng tính hình thức Các

kế hoạch của công ty có xây dựng dựa trên tình hình kinh doanh của năm trước dẫn đến không chính xác Không có văn bản hóa các quy định xử phạt thích hợp khi nhân viên sai phạm

Về công tác kế toán: Hệ thống thông tin chưa được tổ chức khoa học, chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát Kế toán Công ty chỉ theo dõi chứng từ hạch toán và kiểm tra số liệu sau khi nghiệp vụ bán hàng đã hoàn thành Do đó hay xảy ra sai xót như công nợ khách hàng quá cao Quy trình luân chuyển chứng từ và đối chiếu công nợ giữa kế toán và các bên liên quan còn chậm gây ảnh hưởng tới việc xử lý công nợ Chữ ký trên chứng từ không đầy đủ Việc giao nhận tiền giữa nhân viên bán hàng và thủ quỹ không có giấy tờ chứng minh

Về thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát chưa toàn diện, chặt chẽ, phần lớn

đi sâu mảng kế toán, phần kiểm soát chưa được quy định đầy đủ, rõ ràng

- Việc tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng chưa thống nhất, hợp đồng mang tính chất tượng trưng

- Công tác thẩm định khách hàng chưa kiểm tra thực hiện đầy đủ trước khi ký hợp đồng Kế toán không kiểm tra được tình hình công nợ của khách hàng khi khách hàng là tổ chức nhưng thanh toán bằng tài khoản cá nhân, khó nắm bắt được thông tin khách hàng và mất nhiều thời gian để xác nhận lại công nợ

- Công tác kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng chưa được thường xuyên, không đảm bảo nguyên tắc kịp thời

- Công tác đối chiếu công nợ hàng tháng giữa kế toán với khách hàng chưa tiến hành thường xuyên Tình trạng NVBH chiếm dụng tiền để làm việc riêng ảnh hưởng đến đồng Vốn kinh doanh của công ty

Như vậy, dưới đây là lưu đồ tài liệu trong trường hợp thanh toán không qua kế toán tổng hợp: