TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂNKhoa Du lịch và Khách sạn &œœœ BÀI TẬP NHÓM Học phần: Hướng dẫn du lịch Đề bài: Trình bày, so sánh sơ đồ bộ máy cơ cấu tổ chức của 2 công ty du lịch lữ
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Khoa Du lịch và Khách sạn
&œœœ
BÀI TẬP NHÓM Học phần: Hướng dẫn du lịch
Đề bài: Trình bày, so sánh sơ đồ bộ máy cơ cấu tổ chức của 2 công ty
du lịch lữ hành và xác định vị trí bộ phận hướng dẫn trong bộ máy Thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy của một công ty du lịch lữ hành trong
tương lai muốn hướng đến
Giáo viên hướng dẫn: Phùng Thị Hằng
Nhóm sinh viên: 5LIGHT Lớp: 63A - DLLH Chuyên ngành: Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành
Năm 2022
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
Khoa Du lịch và Khách sạn
&œœœ
BÀI TẬP NHÓM Học phần: Hướng dẫn du lịch Danh sách thành viên Nhóm 5LIGHT
1 Trần Thị Kiều Oanh (Nhóm trưởng)
2 Lưu Hoàng Bảo
3 Đỗ Ngọc Cúc
4 Lã Hoàng Nhật Hà
5 Trần Thị Hương
6 Nguyễn Thị Liên Linh
7 Hồ Như Bảo Ngọc
8 Kiều Thị Tâm
9 Nông Đức Thắng
10 Trần Thị Huyền Trang
Mục lục
Trang 3Mục lục 2
Lời mở đầu 4
A Trình bày và phân tích sơ đồ cơ cấu của 2 công ty du lịch lữ hành Saigontourist và Vietourist Holdings 5
I Công ty Du Lịch Sài Gòn – Saigontourist 5
1.1 Giới thiệu chung 5
1.1.1 Lịch sử hình thành 5
1.1.2 Quá trình phát triển 5
1.2 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức 6
1.3 Bộ phận hướng dẫn 7
1.3.1 Vai trò, chức năng 7
1.3.2 Nhiệm vụ 7
II Công ty Cổ phần Vietourist Holdings 8
2.1 Giới thiệu chung 8
2.1.1 Lịch sử hình thành 8
2.1.2 Quá trình phát triển 8
2.2 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức 9
2.3 Bộ phận hướng dẫn 9
2.3.1 Vai trò, chức năng 9
2.3.2 Nhiệm vụ 10
B So sánh 2 cơ cấu bộ máy và xác định vị trí của bộ phận hướng dẫn 11
I Điểm giống nhau về bộ máy và xác định vị trí của bộ phận hướng dẫn 11
This is a preview
Do you want full access? Go Premium and unlock all 19 pages
Access to all documents Get Unlimited Downloads Improve your grades
Already Premium?
Upload
Share your documents to unlock
Free Trial
Get 30 days of free Premium
Log in
Trang 4II Điểm khác nhau giữa hai bộ máy và chức năng, nhiệm vụ, vị trí của bộ phận
hướng dẫn 11
C Thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy 13
I Thiết kế cơ cấu tổ chức 13
1.1 Bộ phận hướng dẫn viên 15
1.1.1 Quá trình phát triển và vai trò trong tổ chức 15
1.1.2 Nhiệm vụ, chức năng 15
Lời kết 17
Trang 5Lời mở đầu
Du lịch là một ngành dịch vụ đã trở thành nhu cầu phổ biến của người dân ở mỗi quốc gia, mọi người đã có thói quen và du lịch đã trở thành một phần không thể thiếu trong đời sống tinh thần của mỗi người Nền kinh tế ngày càng phát triển đồng nghĩa với mức sống của con người ngày càng được nâng cao, và những nhu cầu của họ đòi hỏi cao hơn Trước đây nhu cầu của họ chủ yếu là những nhu cầu thiết yếu như: ăn, ở, mặc, đi lại Nhưng ngày nay họ lại mong muốn đi du lịch để giao lưu, để tự hoàn thiện mình, khám phá những điều mới lạ…
Đứng trước bối cảnh đó hàng loạt công ty dịch vụ du lịch đã ra đời, kéo theo
sự cạnh tranh rất khốc liệt trên lĩnh vực kinh doanh này, nhiều công ty đã phải chia tay sớm với thị trường do sức cạnh tranh không đủ với các đối thủ Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự phá sản này và một nguyên nhân được xem là cốt lõi là cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự của công ty Tổ chức cơ cấu nhân sự không tốt thì không thể vận hành công ty một cách hiệu quả được Trong cơ cấu tổ chức ấy, bộ phận Hướng dẫn đóng một vai trò vô cùng quan trọng Bài tập dưới đây sẽ là những nội dung làm rõ vai trò, chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này thông qua việc phân tích và so sánh cấu tổ chức của một số công ty Du lịch lữ hành tại Việt Nam
Trang 6A Trình bày và phân tích sơ đồ cơ cấu của 2 công ty du lịch lữ hành Saigontourist và Vietourist Holdings
I Công ty Du Lịch Sài Gòn – Saigontourist
1.1 Giới thiệu chung
1.1.1 Lịch sử hình thành
Năm 1975, công ty Du lịch Thành phố Hồ Chí Minh (Saigontourist) được hình thành và đi vào hoạt động Đến 31/03/1999, Ủy ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh cho phép thành lập Tổng Công ty Du lịch Sài Gòn, bao gồm nhiều thành viên, trong đó lấy Công ty Du lịch thành phố Hồ Chí Minh làm nòng cốt
1.1.2 Quá trình phát triển
Saigontourist được tổng cục Du lịch Việt Nam đánh giá là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam về lĩnh vực Du lịch Hiện Saigontourist có quy mô tổ chức gồm hơn 1000 cán bộ - công nhân viên trên toàn hệ thống Lữ hành Saigontourist Gồm trụ
sở chính tại TP.HCM và các văn phòng, chi nhánh Lữ hành Saigontourist tại các khu vực thị trường trọng điểm trên toàn quốc
Lĩnh vực hoạt động: Lữ hành Saigontourist phát triển hiệu quả cao và toàn diện trong cả 3 lĩnh vực Du lịch quốc tế, Du lịch ra nước ngoài và Du lịch nội địa dành cho khách du lịch cá nhân và khách hàng doanh nghiệp
Saigontourist là một trong các nhà điều hành du lịch hàng đầu trên phạm vi toàn quốc, với hệ thống quan hệ đối tác hơn 400 công ty, đại lý du lịch tại 40 quốc gia và vùng lãnh thổ như Pháp, Đức, Nhật, Nga, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Bắc Âu, Tây Ban Nha, Hàn Quốc,
Saigontourist luôn coi trọng yếu tố chất lượng dịch vụ và phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách Với những nỗ lực và thành quả đạt được, công ty đã vinh dự đón nhận rất nhiều danh hiệu và giải thưởng lớn nhỏ Công ty Dịch vụ Lữ hành
Saigontourist luôn được bình chọn vị trí Đứng đầu danh hiệu Lữ hành Quốc tế hàng đầu
Việt Nam và Đứng đầu Lữ hành Nội địa hàng đầu Việt Nam Đây là hai danh hiệu cao quý nhất, chính thức của ngành du lịch Việt Nam do Tổng cục Du lịch, Hiệp hội Du lịch xét duyệt, công bố
Saigontourist Sài Gòn - chi nhánh nòng cốt của tổng công ty Saigontourist là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực Du lịch - Lữ hành tại Sài Gòn cũng như trên toàn quốc
This is a preview
Do you want full access? Go Premium and unlock all 19 pages
Access to all documents Get Unlimited Downloads Improve your grades
Already Premium?
Upload
Share your documents to unlock
Free Trial
Get 30 days of free Premium
Log in
Trang 71.2 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức
Nguồn: Công ty lữ hành Saigontourist
Nhìn vào sơ đồ có thể thấy, mức độ chuyên môn hóa thể hiện khá rõ Dựa vào cách phân chia các cấp bậc và chức năng của từng bộ phận, cơ cấu tổ chức của công ty lữ hành Saigontourist hoạt động theo kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng
Cơ cấu trực tuyến - chức năng có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phục vụ
Bộ máy tổ chức xếp thành 3 cấp quản lý chính gồm: Giám đốc, phó Giám đốc, các phòng ban Giám đốc là người có cấp bậc cao nhất, chịu trách nhiệm trước tổng công ty
Du lịch Sài Gòn về kết quả kinh doanh của công ty Dưới Giám đốc là phó Giám đốc, giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động
Các bộ phận đặc trưng và quan trọng nhất của công ty bao gồm ba phòng: thị trường (hay còn gọi là Marketing), điều hành, hướng dẫn Khối các bộ phận tổng hợp thực hiện các chức năng như đúng với tên gọi của chúng bao gồm: phòng tài chính – kế toán, phòng tổ chức hành chính Ngoài ra còn có các bộ phận hỗ trợ và phát triển như: phòng vận chuyển, phòng vé máy bay, được coi như là các phương hướng phát triển của công ty Giữa các phòng chuyên môn có mối quan hệ phân công công việc và trao đổi, giúp đỡ giữa các bộ phận với nhau vừa thỏa mãn nhu cầu của công ty (về khách sạn, vận chuyển), vừa đảm bảo mở rộng phạm vi lĩnh vực kinh doanh
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo trực tuyến chức năng là thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các vấn đề chuyên môn, do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý Bên cạnh đó vẫn có nhược điểm, người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan
hệ giữa các bộ phận trực tuyến và các bộ phận chức năng Những người lãnh đạo chức năng lại có nhiều ý kiến khác nhau, người lãnh đạo phải họp bàn, tranh luận căng thẳng,
ra quyết định không kịp thời, hiệu quả quyết định thấp
Trang 81.3 Bộ phận hướng dẫn
1.3.1 Vai trò, chức năng
Bộ phận hướng dẫn có vai trò như một “đại sứ” Họ là người thay mặt, đại diện cho đất nước, cho công ty lữ hành đón tiếp khách Vai trò của người hướng dẫn viên du lịch như cầu nối hữu nghị giữa Việt Nam và các nước bạn Cũng là cầu nối cho du khách tiếp cận các nền văn hóa Và mỗi người trong bộ phận hướng dẫn đặc biệt là các HDV là người trực tiếp đại diện cho các công ty lữ hành HDV mang vai trò cầu nối Tạo mối quan
hệ từ các nguồn khách hàng khác nhau để thu hút khách hàng mua tour Khách hàng hài lòng với dịch vụ du lịch sẽ nâng cao uy tín của công ty và hình ảnh đất nước con người Việt
Bên cạnh đó, bộ phận hướng dẫn và cụ thể hơn là các HDV còn đóng vai trò là người trực tiếp tương tác và nhận phản hồi của khách hàng về dịch vụ du lịch Với vai trò này, bộ phận hướng dẫn sẽ trực tiếp nắm bắt thị hiếu, nhu cầu của khách hàng, nhận và chuyển những phản hồi chân thực nhất từ phía du khách liên quan tới hoạt động du lịch Chung quy lại, vai trò của bộ phận hướng dẫn rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp lữ hành, họ vừa là gương mặt đại diện cho công ty, lại vừa là người đại diện cho đất nước nên việc phát triển bộ phận hướng dẫn là vấn đề cần được các doanh nghiệp lữ hành chú ý (đặc biệt là việc đào tạo các HDV)
1.3.2 Nhiệm vụ
- Căn cứ vào kế hoạch khách, tổ chức điều động, bố trí hướng dẫn viên phù hợp cho các chương trình du lịch
- Xây dựng, duy trì và phát triển đội ngũ hướng dẫn viên và cộng tác viên chuyên nghiệp
- Tiến hành các hoạt động học tập, bồi dưỡng để đội ngũ hướng dẫn có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt, đáp ứng các nhu cầu về hướng dẫn của Công ty
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất
- Hướng dẫn viên phải thực hiện đầy đủ quá trình đi đoàn, nhiệm vụ theo đúng các quy định của Công ty
- Đảm bảo đúng kế hoạch và đáp ứng những nhu cầu được thoả thuận của du khách
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình du lịch
- Là đại diện trực tiếp của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch và các bạn hàng, các nhà cung cấp
- Tiến hành các hoạt động quảng cáo, tiếp thị cho các địa phương du lịch và các sản phẩm khác của công ty thông qua hướng dẫn viên
- Tổ chức, sắp xếp và bố trí các hoạt động như hoạt động vận chuyển, lưu trú, đưa đón khách, ăn uống tham quan của khách để thực hiện chương trình du lịch, tổ chức các chuyến tham quan theo chương trình cho khách, tổ chức các chương trình vui chơi giải trí cho khách
Trang 9II Công ty Cổ phần Vietourist Holdings
2.1 Giới thiệu chung
2.1.1 Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Vietourist Holdings được thành lập từ năm 2009 với tên gọi là trung tâm lữ hành du lịch Vietourist, đến ngày 26/10/2011 thành lập công ty TNHH du lịch Vietourist Năm 2013, với sự nỗ lực vượt bậc của Ban Lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên, Vietourist đã đạt được những dấu mốc thành công đáng ngưỡng mộ ở thị trường châu Á Và để đáp ứng nhu cầu phát triển, công ty đã thành công chuyển đổi mô hình hoạt động sang cổ phần, với tên chính thức là Công ty Cổ phần Du lịch Vietourist Đến ngày 28/10/2022, Vietourist chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Vietourist Holdings
2.1.2 Quá trình phát triển
Với uy tín, chất lượng và nhiều hoạt động ý nghĩa cho sự phát triển của công ty, xã hội và đất nước, Vietourist đã nhận được sự tin tưởng của quý khách hàng và đạt nhiều giải thưởng đáng khích lệ như: Chứng chỉ đạo đức kinh doanh quốc tế năm 2017, Top 100 Thương hiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2017, Giải thưởng Thương hiệu mạnh Đất Việt năm
2018,
Vietourist tiếp tục mở rộng quy mô hoạt động và hiện có 20 chi nhánh và văn phòng đại diện trong và ngoài nước, điển hình như tại Hà Nội, Huế, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Nha Trang, An Giang, Phú Yên, Gia Lai, Bình Định, Vũng Tàu, Đồng Nai Ngoài ra, Vietourist còn có văn phòng du lịch Quốc tế tại Mỹ, Hà Lan và Anh Quốc Tiềm lực tài chính, doanh thu không ngừng tăng lên qua các năm từ 78 tỷ đồng (năm 2018) đến 146 tỷ đồng (năm 2019) Mặc dù bị ảnh hưởng dịch Covid-19 năm 2020 nhưng Vietourist vẫn giữ được phong độ và tiếp tục phấn đấu phát triển đến năm 2021 đã đạt mốc doanh thu lên đến 150 tỷ đồng và lượt khách ngày càng đông khoảng 240 ngàn lượt
2.2 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức
Nguồn: Công ty Cổ phần Vietourist Holdings
This is a preview
Do you want full access? Go Premium and unlock all 19 pages
Access to all documents Get Unlimited Downloads Improve your grades
Already Premium?
Upload
Share your documents to unlock
Free Trial
Get 30 days of free Premium
Log in
Trang 10Từ mô hình trên ta thấy cơ cấu của Công ty Cổ phần Vietourist Holdings gồm 4 phòng ban: trung tâm điều hành và hướng dẫn viên, phòng kế toán, phòng phát triển thị trường, phòng hành chính Trong đó, trung tâm điều hành chuyên về các nghiệp vụ du lịch được coi là xương sống trong toàn bộ hoạt động của công ty Nó bao gồm 4 bộ phận nhỏ là: bộ phận hướng dẫn viên, nội địa, inbound, outbound Mỗi bộ phận có chức năng chuyên trách tạo thành thể thống nhất trong quá trình hoạt động Bộ phận điều hành có chức năng xây dựng tổ chức phối hợp thực hiện các chương trình du lịch
Bộ phận hướng dẫn viên dẫn tour theo sự sắp xếp của phòng điều hành và chịu trách nhiệm về các quyền và nhiệm vụ được giao Phòng kế toán có chức năng quản lý tài chính và tài sản, kiểm tra, giám sát và đôn đốc các khoản thu, chi của công ty Phòng hành chính thực hiện các công tác về tổ chức, tuyển dụng lực lượng, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội - y tế và chế độ chính sách đối với công nhân viên Phòng phát triển thị trường thực hiện công tác quảng cáo, marketing, quan hệ khách hàng và nghiên cứu, đề xuất phát triển các công tác văn phòng khác Các chi nhánh thực hiện các công tác quảng cáo, quan hệ khách hàng tại các địa phương
2.3 Bộ phận hướng dẫn
2.3.1 Vai trò, chức năng
Đối với một Công ty Du lịch với quy mô vừa và nhỏ như Vietourist, sẽ không có một phòng ban riêng cho bộ phận hướng dẫn, mà sẽ chịu sự quản lý của Phòng Điều hành, nhưng sẽ trực tiếp đem lại doanh thu, lợi nhuận cho công ty
Ngoài ra, bộ phận hướng dẫn, hay cụ thể là hướng dẫn viên sẽ đóng vai trò là bộ mặt của công ty, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, giải quyết các tình huống phát sinh, Nhìn chung, trong Công ty, bộ phận này tuy không có một phòng ban cụ thể nhưng lại có vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của công ty
2.3.2 Nhiệm vụ
- Sắp xếp các hướng dẫn viên của công ty đi theo sự phân công của các ban điều hành
- Hướng dẫn cho hướng dẫn viên, cộng tác viên, các đối tác về thủ tục hành chính liên quan đến công ty như: tạm ứng, hoàn tạm ứng, quyết toán, hóa đơn, chứng từ…
- Cố vấn, thông tin cho Ban giám đốc, cho các bộ phận liên quan về tính chất dịch vụ ở các nơi và sự thay đổi (nếu có) … từ các đối tác cung cấp dịch vụ…
- Triển khai thực hiện nhiệm vụ của phòng điều hành như đặt phòng, đặt ăn, đặt vé máy bay, đặt vé tàu, đặt xe & hướng dẫn, lo các dịch vụ, thủ tục về quản lý xuất nhập cảnh, công văn xin tham quan căn cứ chiến trường xưa nếu khách là cựu chiến binh…
- Phối hợp với các bộ phận khác như kế toán, sales marketing nhằm thực hiện việc thanh toán, tránh thất thoát cho công ty: thu tiền khách hàng hoặc thanh toán cho các đối tác cung cấp dịch vụ
- Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng, các chương trình du lịch và có sự điều chỉnh hoặc
