Qua trinh Chuyen doi thanh Cty CP tai VN.pdf

Trang 1

Báo Cáo Về Quá Trình Chuyển Đổi Thành

Công Ty Cổ Phần Tại Việt Nam

Ngày 18 Tháng 6 Năm 2004

Ghi chú quan trọng: Báo cáo này chỉ dùng cho mục đích hướng dẫn chung Không nên dùng báo cáo này để thay thế cho hướng dẫn chuyên môn Mekong Capital không chịu bất cứ trách nhiệm nào về mức độ chính xác của các thông tin trình bày trong tài liệu này

1 Ảnh hưởng của việc chuyển đổi thành Công ty Cổ phần 2

2 Chuyển đổi thành Công ty Cổ phần thông qua thay đổi hình thức pháp lý 4

3 Chuyển đổi thành Công ty Cổ phần bằng cách thành lập Công ty Mới 9

4 Phát hành cổ phần mới cho nhà đầu tư nước ngoài 14

5 Đơn xin đăng ký kinh doanh 17

6 Hồ sơ xin giải thể công ty 18

7 Phụ lục 1: Mẫu Nghị quyết về việc chuyển đổi công ty 19

8 Phụ lục 2: Các cơ quan chính quyền và tổ chức dịch vụ 20

Trang 2

1 Ảnh hưởng của việc chuyển đổi thành Công ty Cổ phần

1.1 Lý do chuyển đổi thành Công ty Cổ phần

Có nhiều lý do để một công ty chuyển đổi thành Công ty Cổ phần:

1) Khi một doanh nghiệp phát hành cổ phần, việc chuyển nhượng quyền sở hữu sẽ dễ dàng hơn, đặc biệt là khi doanh nghiệp có nhiều cổ đông

2) Các hệ thống quản trị doanh nghiệp của các Công ty Cổ phần tinh vi hơn mà điều này rất quan trọng khi có nhiều cổ đông trong công ty

3) Chỉ có các Công ty Cổ phần mới được niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt nam

4) Vì các nhà đầu tư vào công ty trách nhiệm hữu hạn sở hữu một phần trong công ty tương đương với

tỷ lệ phần trăm của phần vốn họ đóng góp vào vốn điều lệ của công ty, khi muốn huy động vốn cổ phần với giá cao hơn giá mà các nhà đầu tư trước đó đã trả thì công ty phải cơ cấu lại thành Công ty

Cổ phần để thực hiện được điều đó

1.3 Số lượng cổ đông tối thiểu và tối đa

Một Công ty Cổ phần phải có tối thiểu ba cổ đông là các cá nhân hoặc tổ chức Không có giới hạn về số lượng cổ đông tối đa5

1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần

Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng Quản trị, và Giám đốc (hoặc Tổng Giám đốc) Ngoài ra, Công ty Cổ phần phải có Ban Kiểm soát trong những trường hợp công

ty có nhiều hơn mười một cổ đông6

Do có khả năng các cổ đông và ban giám đốc công ty có các lợi ích khác nhau, và để bảo đảm cho các cổ đông nhỏ hơn có được những sự bảo vệ nhất định để tránh những đối xử bất công của các cổ đông lớn hơn, việc thực hiện các hệ thống quản trị doanh nghiệp là cần thiết để đảm bảo rằng ban giám đốc công

ty luôn hành động vì lợi ích tốt nhất của các cổ đông và giá trị không bị chuyển giao ra khỏi công ty với những điều kiện bất lợi cho các cổ đông thiểu số Các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp cao hơn có khả năng dẫn đến việc tăng cao giá trị cho công ty vì các nhà đầu tư mới nói chung đều ưu tiên đầu tư vào những công ty mà họ tin rằng tại công ty đó các quyền với tư cách là cổ đông của họ được bảo vệ một cách chính đáng bởi vì điều đó cũng có nghĩa là các rủi ro kèm theo đã được hạ thấp

1.5 Thay đổi trong nghĩa vụ công bố thông tin

Quá trình chuyển đổi không dẫn đến thay đổi trong các quy định về các báo cáo tài chính hàng năm nộp cho Cục Thuế và Sở Kế hoạch Đầu tư7 Tuy nhiên có những yêu cầu bổ sung về việc công bố thông tin

mà Công ty Cổ phần phải tuân thủ8 như sau:

• Tóm tắt báo cáo tài chính hàng năm phải được gửi cho toàn thể các cổ đông9

• Tất cả các tổ chức và cá nhân đều có thể xem hoặc yêu cầu bản sao của tóm tắt báo cáo tài chính hàng năm của Công ty Cổ phần tại cơ quan đăng ký kinh doanh và phải nộp phí cho việc này 10 (Tuy

1 Điều 51.1 của Luật Doanh nghiệp

5 Điều 51.1(d) của Luật Doanh nghiệp

6 Điều 69 của Luật Doanh nghiệp

Trang 3

nhiên hiện tại Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh không công khai ra công chúng báo cáo tài chính của các Công ty Cổ phần.)

1.6 Hoàn tất việc chuyển đổi

Việc chuyển đổi thành Công ty Cổ phần qua thay đổi hình thức pháp lý được hoàn tất khi tất cả các tài sản, công nợ và vốn của công ty xin chuyển đổi (“Công ty Cũ”) đã được chuyển thành tài sản, công nợ và

cổ phần của công ty chuyển đổi thành (“Công ty Mới”)11

1.7 Thay đổi về nghĩa vụ pháp lý

Sau khi đăng ký, Công ty Cũ chấm dứt hoạt động Công ty Mới sẽ được hưởng tất cả các quyền, lợi ích pháp lý và chịu trách nhiệm về tất cả các khoản nợ chưa thanh toán, các hợp đồng lao động, và những nghĩa vụ khác của Công ty Cũ.12

1.8 Kế hoạch tuyển dụng của Công ty Mới

Công ty Mới phải tiếp tục tuyển dụng tất cả các nhân viên của Công ty Cũ theo đúng các điều kiện quy định trong hợp đồng lao động của họ Tất cả các nhân viên của Công ty Cũ sẽ được bố trí những vị trí phù hợp trong Công ty Mới13

11 Điều 2 trong Mẫu Nghị quyết về việc Chuyển đổi Công ty do Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành

Trang 4

2 Chuyển đổi thành Công ty Cổ phần thông qua thay đổi

hình thức pháp lý

2.1 Soạn thảo Điều lệ công ty

Bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi thành Công ty Cổ phần là soạn thảo một bản điều lệ cho Công

ty Mới Đây là thời điểm thích hợp để công ty rà soát lại các hoạt động quản trị doanh nghiệp của mình Trên trang web của Mekong Capital www.mekongcapital.com có đăng bài báo cáo có tên gọi là “Đề nghị

về việc thực hiện việc Quản Trị Doanh Nghiệp tại Việt nam” trình bày về những thông lệ tốt nhất trong quản trị doanh nghiệp

Cũng trên trang web www.mekongcapital.com có đăng Điều lệ Mẫu cho các Công ty Cổ phần Việt nam Một điều nên chú ý là Phòng Đăng ký Kinh doanh của Sở Kế hoạch Đầu tư thường phát hành các bản Điều lệ Mẫu cho Các Công ty Cổ phần do cơ quan này soạn Do vậy, Phòng Đăng ký Kinh doanh thường thích các công ty dùng bản Điều lệ Mẫu của cơ quan này vì như vậy sẽ dễ dàng và đỡ tốn thời gian cho các nhân viên của cơ quan này trong việc duyệt Điều lệ Tuy nhiên Mekong Capital cho rằng các bản điều

lệ mẫu do các Sở Kế hoạch Đầu tư cung cấp thường không đáp ứng được các tiêu chuẩn quản trị doanh nghiệp quốc tế, đặc biệt là không đáp ứng được các tiêu chuẩn tối thiểu mà các nhà đầu tư nước ngoài muốn có Vì lý do đó, Mekong Capital cho rằng các công ty nên soạn điều lệ dựa trên Điều lệ Mẫu do Mekong Capital, ADB hoặc một công ty luật chuyên nghiệp soạn

2.2 Chuẩn bị thông tin cơ bản

2.2.1 Thông tin cơ bản để đăng ký kinh doanh cho Công ty Mới

Những điểm cụ thể chính sau về Công ty Mới phải được chuẩn bị cho cuộc họp Hội đồng Thành viên của Công ty Cũ14 để phê chuẩn15:

• Tên doanh nghiệp và trụ sở chính của Công ty Mới;

• Lịch trình và các điều kiện để thông qua nghị quyết về chuyển giao tài sản từ Công ty Cũ sang Công

ty Mới;

• Số lượng các cổ phần được quyền chào bán và mệnh giá các cổ phần của Công ty Mới;

• Lịch trình cho toàn bộ quá trình chuyển đổi;

• Dự thảo Điều lệ Công ty cho Công ty Mới

2.2.2 Thay đổi vốn điều lệ

Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan không cung cấp hướng dẫn về việc vốn điều lệ của Công ty Mới có nên bằng với vốn điều lệ của Công ty Cũ hay không

Nếu công ty dự kiến tăng vốn điều lệ, công ty có thể chọn một trong hai cách: (i) tăng vốn điều lệ của công ty trách nhiệm hữu hạn rồi chuyển đổi thành Công ty Cổ phần; hoặc (ii) chuyển đổi thành Công ty

Cổ phần rồi tăng vốn điều lệ bằng việc phát hành thêm cổ phần sau đó Thời gian thực hiện hai cách này

là như nhau

2.3 Họp Hội đồng các thành viên hoặc những người góp vốn

Một cuộc họp Hội đồng các thành viên hoặc những người góp vốn phải được tiến hành để phê chuẩn những nghị quyết về việc chuyển đổi một công ty thành hình thức Công ty Cổ phần như sau16:

2.3.1 Nghị quyết về việc chuyển đổi

Hội đồng các thành viên hoặc những người góp vốn của Công ty Cũ sẽ thông qua một nghị quyết phê chuẩn việc chuyển đổi công ty, bao gồm nhưng không giới hạn trong các vấn đề được đề cập đến trong mục Chuẩn bị các thông tin cơ bản (2.1) trên đây Nghị quyết này phải soạn thảo theo mẫu chuẩn do Sở

Kế hoạch đầu tư địa phương ban hành Xin tham khảo Mẫu chuẩn cho quá trình chuyển đổi tại Phần 7 của Phụ lục 1

Những vấn đề khác phải đính kèm theo Nghị quyết về việc chuyển đổi bao gồm:

14 Trong các công ty trách nhiệm hữu hạn, bất kỳ người nào góp vốn vào doanh nghiệp được gọi là “thành viên của công ty” Công ty trách nhiệm hữu hạn có một Hội đồng thành viên bao gồm tất cả các thành viên của công ty và là

cơ quan quyết định cao nhất của công ty (điều 26, Luật Doanh nghiệp)

15 Điều 109.1 Luật Doanh nghiệp

Trang 5

• Danh mục tài sản của Công ty Cũ sẽ được chuyển thành tài sản của Công ty Mới Không cần thiết phải liệt kê các khoản công nợ của Công ty Cũ sẽ được chuyển sang cho Công ty Mới, hoặc liệt kê cụ thể việc vốn của Công ty Cũ sẽ được chuyển thành cổ phần của Công ty Mới như thế nào

• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự17 trong đó nói rõ Công ty Mới sẽ tiếp tục tuyển dụng tất cả các nhân viên của Công ty Cũ theo các điều kiện quy định trong hợp đồng lao động họ đang có với Công ty Cũ,

và tất cả các nhân viên của Công ty Cũ sẽ được phân công vào những vị trí thích hợp trong Công ty Mới18

2.3.2 Danh sách các cổ đông sáng lập

Tất cả các thành viên của Công ty Cũ phải thống nhất về danh sách các cổ đông sáng lập, danh sách này phải có đính kèm văn bản phê chuẩn của tất cả các cổ đông sáng lập tiềm năng của Công ty Mới và giá trị phần góp vốn của từng cổ đông sáng lập Văn bản phê chuẩn này phải được sự nhất trí tuyệt đối của tất cả các thành viên

2.3.3 Nghị quyết phê chuẩn dự thảo điều lệ Công ty Mới

Các thành viên của Công ty Cũ phải thông qua một nghị quyết phê chuẩn dự thảo điều lệ của Công ty Mới Dự thảo điều lệ cũng phải được chấp thuận bằng một nghị quyết của các cổ đông sáng lập của Công

ty Mới

2.4 Thông báo nghị quyết chuyển đổi

2.4.1 Thông báo cho người cho vay và nhân viên

Nghị quyết về việc chuyển đổi phải được gửi cho tất cả những người cho vay và thông báo đến tất cả các nhân viên trong vòng mười lăm ngày kể từ ngày thông qua nghị quyết đó19

2.5 Đăng ký kinh doanh

2.5.1 Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Kế hoạch Đầu tư)

Phòng Đăng ký kinh doanh, thuộc phạm vi quản lý của Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh hoặc thuộc phạm vi quản lý trực tiếp của chính quyền trung ương thành phố có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới20

2.5.2 Hồ sơ đăng ký kinh doanh

Hồ sơ đăng ký kinh doanh để đăng ký Công ty Mới trong trường hợp này về cơ bản giống như hồ sơ đăng

ký kinh doanh của một Công ty Cổ phần mới thành lập Tuy nhiên cần bổ sung hai tài liệu quan trọng là:

• Nghị quyết về việc chuyển đổi đã được phê chuẩn bởi Hội đồng thành viên hoặc những người góp vốn của Công ty Cũ; và

• Bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của Công ty Cũ

Xin tham khảo Phần 5 và 7 để xem hồ sơ đăng ký kinh doanh và mẫu nghị quyết về việc xin chuyển đổi

2.5.3 Biên nhận của Sở Kế hoạch Đầu tư

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ, Sở Kế hoạch Đầu tư có liên quan sẽ ra biên nhận hồ sơ21

2.5.4 Cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới

Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới phải do Sở Kế hoạch Đầu tư có liên quan cấp trong vòng mười lăm ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh và thanh toán đầy đủ phí đăng ký kinh doanh22

Trong những trường hợp khi hồ sơ đăng ký kinh doanh bị coi là không hợp lệ vì lý do nào hoặc tên của Công ty Mới không tuân thủ đúng quy định hiện hành, Sở Kế hoạch Đầu tư có liên quan có trách nhiệm

ra thông báo bằng văn bản trong vòng bảy ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ Hồ sơ xin đăng ký kinh doanh được coi là hợp lệ nếu Sở Kế hoạch Đầu tư không ra thông báo trong vòng thời hạn bảy ngày này23

18 Điều 3 trong Mẫu Nghị quyết về việc chuyển đổi do Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành

20 Điều 2 Nghị định 02/2000/ND-CP về Đăng ký kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000

21 Điều 8.2 Nghị định 2/2000/ND-CP về Đăng ký kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000

23 Điều 8.4 Nghị định No 02/2000/ND-CP về Đăng ký kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000

Trang 6

Căn cứ trên luật pháp hiện hành và mẫu chuẩn xin đăng ký kinh doanh do Bộ Kế hoạch Đầu tư phát hành (xem Phụ lục 1), không có quy định nào quy định việc hoàn thành quyết toán thuế của Công ty Cũ là điều kiện tiên quyết để cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới Tuy nhiên chúng tôi

đã nghe nói đến những trường hợp Sở Kế hoạch Đầu tư địa phương yêu cầu Công ty Cũ phải hoàn thành quyết toán thuế như là điều kiện tiên quyết cho việc chuyển đổi

Trong Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của Công ty Mới sẽ nêu rõ Công ty Mới được thành lập do việc chuyển đổi Công ty Cũ Ngoài ra, trong những trường hợp khi Công ty Cũ có các chi nhánh, tất cả các chi nhánh sẽ được liệt kê trong Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của Công ty Mới

2.5.5 Thông báo ra công chúng về Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh

Trong vòng ba mươi ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh, Công ty Mới phải thông báo ra công chúng trên một tờ báo địa phương hay nhật báo lưu hành trên cả nước trong ba số liên tiếp về những nội dung cụ thể chính trong Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh như sau24:

• Tên Công ty Mới;

• Địa chỉ trụ sở công ty, các chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có);

• Mục tiêu và phạm vi hoạt động;

• Vốn điều lệ;

• Tên và địa chỉ của tất cả các cổ đông sáng lập;

• Tên đầy đủ và địa chỉ thường trực của đại diện pháp lý;

• Địa điểm đăng ký kinh doanh

Trên thực tế, thông báo ra công chúng thường bao gồm một tuyên bố về việc chuyển đổi Công ty Cũ thành Công ty Mới cũng như một giới thiệu tóm tắt về Công ty Mới

2.6 Con dấu chính thức của công ty, Mã số thuế và Mã số xuất nhập khẩu

Các Phòng Đăng ký kinh doanh có thể có quy định khác nhau về thời hạn cuối cùng cho các yêu cầu sau việc đăng ký kinh doanh Thí dụ Phòng Đăng ký kinh doanh Thành phố Hồ Chí Minh quy định rằng trong vòng bảy ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới, Công ty Mới phải tiến hành những việc liệt kê dưới đây trước khi Công ty bắt đầu hoạt động (trừ việc thông báo ra công chúng về Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh mô tả trong Phần 2.5.5) Do vậy, tốt nhất là Công ty Mới nên thực hiện những việc này ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh

2.6.2 Đăng ký con dấu chính thức cho Công ty Mới

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh, Công ty Mới phải nộp lại con dấu chính thức và bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký con dấu của Công ty Cũ cho Cơ quan Công an quản lý ban hành bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký con dấu và yêu cầu con dấu chính thức mới cho Công ty Mới26

Giấy chứng nhận Đăng ký con dấu chính thức thường được cấp trong khoảng mười ngày, con dấu chính thức mới có hiệu lực ngay sau đó

2.6.3 Đăng ký mã số thuế cho Công ty Mới

Sau khi nhận được con dấu chính thức mới, Công ty Mới phải đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế Việc đăng ký mã số thuế mới thường mất khoảng hai mươi ngày Công ty Mới phải nêu rõ trong đơn xin đăng

ký mã số thuế là Công ty Mới xin được sử dụng lại mã số thuế cũ để tránh việc phải nhận một mã số thuế mới, vì nhận mã số thuế mới sẽ kèm theo các thủ tục hành chính phức tạp không cần thiết

Ngoài ra, Công ty Mới phải đăng ký với Cục Thuế chủ quản đã ban hành mã số thuế của Công ty Cũ để tiến hành những việc sau:

• Nhận bản báo cáo quyết toán thuế đầy đủ do Cục Thuế ban hành

• Nộp tất cả các hoá đơn VAT còn lại của Công ty Cũ và nhận hoá đơn VAT phát hành mới cho Công ty Mới

24 Điều 21 Luật Doanh nghiệp

25 Hơn nữa, mã số thuế của Công ty mới thường được giữ giống như mã số thuế của Công ty cũ (theo Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh)

26 Để có thêm chi tiết xin xem Nghị định 58/2001/ND-CP ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001 cung cấp các quy định

về quản lý và sử dụng con dấu chính thức

Trang 7

• Nộp văn bản cam kết của Công ty Mới về việc chịu trách nhiệm cho tất cả các nghĩa vụ thuế của Công

ty Cũ như được nêu trong báo cáo quyết toán thuế, hoặc thanh toán ngay lập tức những khoản thuế đến hạn phải trả

2.6.4 Đăng ký Mã số Xuất nhập khẩu cho Công ty Mới

Sau khi nhận mã số thuế, nếu Công ty Mới có tham gia các hoạt động xuất nhập khẩu thì phải đăng ký xin mã số xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan Công ty Mới phải nêu rõ trong đơn đăng ký nếu Công ty Mới xin được sử dụng lại mã số xuất nhập khẩu cũ để tránh việc phải nhận mã số xuất nhập khẩu mới vì nhận mã số xuất nhập khẩu mới sẽ kèm theo các thủ tục hành chính phức tạp không cần thiết Cơ quan hải quan sẽ yêu cầu Công ty Mới xin xác nhận tại tất cả các cửa khẩu xuất nhập khẩu rằng Công ty Cũ đã thực hiện tất cả các nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu trước khi cấp mã số xuất nhập khẩu cho Công ty Mới Nếu Công ty Cũ có số lượng các hoạt động xuất nhập khẩu cao, việc xin mã số xuất nhập khẩu của Công

ty Mới có thể kéo dài cả tháng

2.7 Đăng ký chi nhánh cho Công ty Mới

Nếu Công ty Cũ có các chi nhánh (bao gồm cả chi nhánh độc lập và/hoặc chi nhánh phụ thuộc)27, Công

ty Mới sẽ phải đăng ký thành lập các chi nhánh của Công ty Mới Thủ tục này nên tiến hành song song với thủ tục đăng ký con dấu chính thức và mã số thuế cho Công ty Mới Thủ tục này bao gồm những bước sau:

2.7.1 Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh của Công ty Mới

Công ty Mới phải đăng ký với Sở Kế hoạch Đầu tư chủ quản nơi Công ty đặt chi nhánh về việc chuyển đổi các chi nhánh của Công ty Cũ Công ty Mới phải nộp những thông tin chính cụ thể sau:

• Tên và địa chỉ các trụ sở của doanh nghiệp, mục tiêu và phạm vi hoạt động, tên đầy đủ và địa chỉ trường trú của người đại diện pháp lý;

• Tên và địa chỉ các chi nhánh, mục tiêu và phạm vi hoạt động (Ghi chú: phạm vi hoạt động của tất cả các chi nhánh phải theo đúng phạm vi hoạt động của Công ty Mới28), tên đầy đủ và địa chỉ thường trú của trưởng chi nhánh;

• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh

• Bản sao Điều lệ của Công ty Mới;

• Bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh

Trong vòng bảy ngày sau khi nhận đầy đủ hồ sơ xin đăng ký chi nhánh của Công Ty Mới, Sở Kế hoạch đầu tư chủ quản sẽ cấp Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh Đối với trường hợp chi nhánh đặt tại thành phố hay tỉnh khác với nơi đặt trụ sở chính, thì Công ty Mới phải thông báo bằng văn bản cho Sở Kế hoạch Đầu tư nơi Công ty đặt trụ sở chính trong vòng bảy ngày sau khi được nhận Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh29

2.7.2 Con dấu chính thức cho các chi nhánh của Công ty Mới

Công ty Mới phải nộp cho Cơ quan Công an nơi Công ty đặt chi nhánh:

• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của Công ty Mới;

• Con dấu chính thức cũ của chi nhánh;

• Bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký con dấu chính thức của chi nhánh, và

• Văn bản yêu cầu xin con dấu mới

Việc nhận con dấu chính thức mới thường mất khoảng mười ngày

2.7.3 Đăng ký mã số thuế cho các chi nhánh của Công ty Mới

Công ty Mới phải nộp cho cơ quan thuế chủ quản:

• Bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký mã số thuế của chi nhánh Công ty Cũ;

• Đơn xin đăng ký mã số thuế cho chi nhánh (soạn thảo theo mẫu chuẩn do Cục Thuế chủ quản cung cấp); và

• Báo cáo quyết toán thuế của chi nhánh Công ty Cũ tại ngày chuyển đổi do Cục Thuế chủ quản ban hành

27 (i) Chi nhánh hạch toán độc lập là một doanh nghiệp tự tiến hành các hoạt động kế toán và tự thanh toán thuế thu nhập doanh nghiệp tại Cục Thuế chủ quản, hoặc là doanh nghiệp có hệ thống kế toán độc lập (ii) Chi nhánh hạch toán phụ thuộc là doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kế toán và thanh toán thuế thu nhập doanh nghiệp qua công ty mẹ, hoặc có hệ thống kế toán phụ thuộc; và (iii) Cả chi nhánh hạch toán độc lập và chi nhánh hạch toán phụ thuộc đều có mã số thuế riêng và phải thực hiện nghĩa vụ thuế VAT với Cục Thuế chủ quản Ngoài ra cả hai hình thức chi nhánh đều có con dấu chính thức riêng

29 Điều 9.4 Nghị định 02/2000/ND-CP về Đăng ký Kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000

Trang 8

Cơ quan ban hành mã số thuế cho chi nhánh Công ty Cũ phải là cơ quan chịu trách nhiệm về việc đăng

ký mã số thuế cho chi nhánh Công ty Mới

Hơn nữa, Cục Thuế chủ quản nơi Công ty đặt chi nhánh chịu trách nhiệm ra báo cáo quyết toán thuế (cho các chi nhánh độc lập) và chịu trách nhiệm thu hồi các hoá đơn VAT còn lại và phát hành cùng loại hoá đơn VAT mới cho chi nhánh Công ty Mới

Các mã số thuế cho các chi nhánh của Công ty Cũ thường giống với mã số thuế cho các chi nhánh của Công ty Mới và hệ thống kế toán đã được đăng ký của chi nhánh Công ty Cũ được giữ nguyên không thay đổi sau khi chuyển đổi thành các chi nhánh của Công ty Mới

2.8 Duy trì các chính sách ưu đãi thuế

Đối với trường hợp Công ty Cũ và/hoặc các dự án đầu tư hiện có của Công ty Cũ được hưởng các chính sách ưu đãi thuế như quy định trong Giấy Chứng nhận ưu đãi đầu tư, Công ty Mới được phép tiếp tục hưởng những ưu đãi này cho thời hạn còn lại của những ưu đãi này như được nêu trong Giấy Chứng nhận

ưu đãi đầu tư đồng thời cũng có trách nhiệm phải hoàn thành tất cả các nghĩa vụ thuế của Công ty Cũ30 Trong những trường hợp như vậy, Công ty Mới phải nộp cho Cục Thuế chủ quản những giấy tờ cung cấp bằng chứng về việc thay đổi hình thức công ty và cam kết hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế của Công ty Cũ31

Những thủ tục đăng ký cụ thể để Công ty Mới được tiếp tục hưởng các ưu đãi thuế của Công ty Cũ sẽ do

Cơ quan Thuế và/hoặc Sở Kế hoạch Đầu tư chủ quản quy định

Trang 9

3 Chuyển đổi thành Công ty Cổ phần bằng cách thành lập

Công ty Mới

3.1 Yêu cầu cho quá trình chuyển đổi

3.1.1 Tổng quan

Có ba bước chính trong quá trình này:

1) Thành lập Công ty Mới dưới hình thức Công ty Cổ phần

2) Bán tài sản của Công ty Cũ cho Công ty Mới Các khoản công nợ của Công ty Cũ cũng có thể được chuyển giao cho Công ty Mới Trong trường hợp này, Công ty Mới về thực chất mua lại Công ty Cũ bằng cách mua tài sản và công nợ, bao gồm toàn bộ các hợp đồng của Công ty Cũ

3) Giải thể Công ty Cũ

Hình thức chuyển đổi bằng cách thành lập một Công ty Mới không được luật pháp cho phép một cách cụ thể Mặc dù vậy hình thức này thường được các công ty trách nhiệm hữu hạn áp dụng để được hưởng những ưu đãi hơn về thuế dành cho các Công ty Mới thành lập theo quy định của Luật Khuyến khích đầu

tư trong nước

Tuy nhiên hình thức này gặp phải một vài bất lợi như gây khó khăn cho việc giao dịch với những khách hàng hiện có của Công Ty hoặc xử lý các khoản nợ từ ngân hàng khi chuyển giao các hoạt động từ Công

ty Cũ sang Công ty Mới

Ngoài ra, quá trình giải thể công ty có thể trở nên phức tạp và tốn thời gian bởi vì việc thanh toán toàn

bộ công nợ của Công ty Cũ, bao gồm quyết toán thuế, là một trong những điều kiện tiên quyết để giải thể công ty Tuy nhiên, việc giải thể Công ty Cũ không phải là điều kiện tiên quyết để chuyển giao toàn

bộ hoạt động của Công Ty Cũ sang Công ty Mới

3.1.2 Yêu cầu và thời gian cho quá trình chuyển đổi

Do hiện nay không có quy định pháp luật cụ thể cho quá trình chuyển đổi này, không có yêu cầu nào đối với quá trình chuyển đổi Do vậy công ty có toàn quyền quyết định về thời gian và việc thực hiện quá trình chuyển đổi

3.2 Quá trình đăng ký Công ty Mới

3.2.1 Giai đoạn thứ nhất: chuẩn bị thông tin cơ bản

Đại hội đồng cổ đông phải được nhóm họp để thông qua nghị quyết về việc chuyển đổi Nghị quyết chuyển đổi phải bao gồm những điểm cụ thể chính như sau32:

1) Tên và địa chỉ của Công ty Mới

2) Lịch trình và các điều kiện để chuyển giao tài sản

3) Tổng số cổ phần được quyền chào bán, tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại33, và mệnh giá các cổ phần của Công ty Mới

4) Danh sách các cổ đông sáng lập của Công ty Mới – bao gồm tên, địa chỉ, và số cổ phần nắm giữ cũng như thời hạn góp vốn

5) Dự thảo Điều lệ Công ty Mới (Mekong Capital có cung cấp Điều lệ mẫu cho các Công ty Cổ phần Việt nam cả bằng tiếng Anh và tiếng Việt, Điều lệ mẫu này có thể tải xuống từ trang web của công ty) Đối với dự thảo điều lệ và cơ cấu hoạt động của Công ty Mới, chúng tôi đề nghị các công ty nên tham khảo báo cáo của Mekong Capital về Đề nghị về việc thực hiện việc Quản Trị Doanh Nghiệp tại Việt nam

để có thông tin về các thông lệ tốt nhất trong quản trị doanh nghiệp mà Điều lệ Công ty Cổ phần Việt nam nên đề cập đến Báo cáo này được đăng trên trang web của Mekong Capital,

www.mekongcapital.com

33 Chúng tôi đề nghị Công ty mới chỉ nên phát hành một loại cổ phần vì các lý do sau: (i) nhiều loại cổ phần có thể dẫn đến nhiều quyền khác nhau cho các cổ đông khác nhau, do vậy sẽ có một số cổ đông nhất định bị bất lợi; (ii) nhiều loại cổ phần có thể gây khó khăn trong việc quản lý sổ đăng ký các cổ đông của Công ty mới; và (iii) các loại chứng khoán khác nhau sẽ phải chuyển đổi thành cổ phần phổ thông trước khi Công ty mới niêm yết trên thị trường chứng khoán

Trang 10

3.2.2 Giai đoạn thứ hai: đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch Đầu tư) chủ quản

Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh/thành phố, hoặc trực thuộc trung ương cấp thành phố, chịu trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới34

Hồ sơ xin đăng ký kinh doanh – Xin tham khảo Phần 5 để xem thêm chi tiết về hồ sơ đăng ký kinh

doanh

Biên nhận của Sở Kế hoạch Đầu tư – Sở Kế hoạch Đầu tư sẽ ra biên nhận khi Công Ty nộp đầy đủ hồ

sơ đăng ký kinh doanh35

Cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh cho Công ty Mới - Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh

cho Công ty Mới sẽ được Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ quản cấp trong vòng mười lăm ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ và thanh toán đầy đủ phí đăng ký kinh doanh36

Đối với trường hợp Công ty Mới có các chi nhánh thì tất cả các chi nhánh sẽ được nêu trong Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của Công ty Mới

Trong những trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh bị coi là không hợp lệ vì lý do nào đó hoặc vì tên của Công ty Mới không tuân thủ đúng các quy định hiện hành, Sở Kế hoạch Đầu tư có liên quan có trách nhiệm ra thông báo bằng văn bản trong vòng bảy ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ Hồ sơ đăng ký kinh doanh được coi là hợp lệ nếu Sở Kế hoạch Đầu tư không ra văn bản thông báo trong thời hạn bảy ngày này37

3.2.3 Giai đoạn thứ ba: sau đăng ký kinh doanh

Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh Công ty Mới – Công ty Mới phải đăng ký Giấy chứng nhận Đăng

ký Chi Nhánh với Sở Kế hoạch Đầu tư nơi Công Ty đặt chi nhánh

Hồ sơ xin Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh phải bao gồm những điểm chính cụ thể sau:

• Văn bản thông báo về việc mở văn phòng chi nhánh của Công ty Mới: thông báo này phải theo đúng mẫu chuẩn do Sở Kế hoạch Đầu tư liên quan ban hành Chú ý: phạm vi hoạt động của tất cả các chi nhánh phải phù hợp với phạm vi hoạt động của Công ty Mới38;

• Bản sao Điều lệ Công ty Mới

Trong vòng bảy ngày sau khi nhận đầy đủ hồ sơ cho chi nhánh của Công ty Mới, Sở Kế hoạch đầu tư chủ quản sẽ cấp Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh Đối với trường hợp chi nhánh đặt tại thành phố hay tỉnh khác với nơi đặt trụ sở chính, thì Công ty Mới phải thông báo bằng văn bản cho Sở Kế hoạch Đầu tư nơi Công Ty đặt trụ sở chính trong vòng bảy ngày sau khi nhận được Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh.39

Đăng ký Con dấu chính thức của Công ty Mới và các chi nhánh - Sau khi nhận Giấy chứng nhận

Đăng ký Kinh doanh mới, Công ty Mới phải đăng ký con dấu chính thức của công ty và của các chi nhánh với cơ quan công an chủ quản40 Con dấu chính thức của chi nhánh phải được đăng ký tại cơ quan công

an nơi Công Ty đặt chi nhánh Giấy chứng nhận Đăng ký con dấu chính thức thường là khoảng mười ngày, con dấu chính thức có hiệu lực ngay sau đó

Hồ sơ đăng ký con dấu chính thức của chi nhánh gồm có bản gốc Giấy chứng nhận Đăng ký chi nhánh và bản sao có công chứng Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của Công ty Mới

Đăng ký mã số thuế cho Công ty Mới và các chi nhánh – Sau khi nhận con dấu chính thức, Công ty

Mới phải đăng ký mã số thuế với Cục Thuế chủ quản nơi công ty đặt trụ sở 41 Sau đó Công ty phải nộp đơn xin mã số thuế cho các chi nhánh của Công ty tại Cục Thuế nơi Công Ty đặt chi nhánh

Thêm vào đó, hệ thống kế toán mà chi nhánh của công ty chọn sử dụng phải được đăng ký tại Cục Thuế nơi Công Ty đặt trụ sở và Cục Thuế nơi Công Ty đặt chi nhánh Hệ thống kế toán của chi nhánh có thể

34 Điều 4 Nghị định 02/2000/ND-CP về Đăng ký kinh doanh, ngày 3 tháng 2 năm 2000

40 Để có thêm chi tiết xin tham khảo Nghị định 58/2001/ND-CP ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001 quy định về quản lý và sử dụng con dấu chính thức

41 Phần IV, Thông tư 79/1998/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 12 tháng 6 năm 1998 cung cấp hướng dẫn thi hành về mã số thuế

Trang 11

được hạch toán “phụ thuộc” hoặc “độc lập” với công ty mẹ (i) Chi nhánh hạch toán độc lập là một đơn vị kinh doanh tự thực hiện các hoạt động kế toán riêng và tự thanh toán thuế thu nhập doanh nghiệp cho Cục Thuế chủ quản, hoặc có hệ thống kế toán độc lập (ii) Chi nhánh hạch toán phụ thuộc là một đơn vị kinh doanh tiến hành các hoạt động kế toán và thanh toán thuế thu nhập doanh nghiệp thông qua công

ty mẹ, hoặc có một hệ thống kế toán phụ thuộc (iii) Các chi nhánh kể cả hạch toán phụ thuộc hay hạch toán độc lập đều có mã số thuế riêng và phải thực hiện các nghĩa vụ thuế VAT với Cục Thuế chủ quản Đồng thời, cả hai hình thức chi nhánh đều có con dấu chính thức riêng

Mã số thuế thường được dùng cho thuế VAT và thuế thu nhập doanh nghiệp thường được nhận trong khoảng 15-20 ngày

Hồ sơ đăng ký mã số thuế cho Công ty và cho các chi nhánh bao gồm42:

• Đơn xin đăng ký mã số thuế: Những đơn này phải được soạn thảo theo mẫu chuẩn do Cục Thuế chủ quản ban hành (phải có các đơn riêng cho Công ty và từng chi nhánh công ty)

• Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh của Công ty Mới

3.2.4 Giai đoạn thứ tư: công bố Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh

Trong vòng ba mươi ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh, Công ty Mới phải công

bố những điểm chính cụ thể trong Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh trên một tờ báo địa phương hoặc báo lưu hành trên cả nước trong ba số liên tiếp43:

• Tên kinh doanh của Công ty Mới;

• Địa chỉ trụ sở chính, các chi nhánh, các văn phòng đại diện (nếu có);

• Mục tiêu và phạm vi hoạt động;

• Vốn điều lệ;

• Tên và địa chỉ của toàn bộ các cổ đông sáng lập;

• Tên đầy đủ và địa chỉ thường trú của đại diện pháp lý;

• Địa chỉ đăng ký kinh doanh

3.2.5 Giai đoạn thứ năm: xin ưu đãi thuế

Trong trường hợp Công ty Mới có đủ tiêu chuẩn được hưởng những ưu đãi thuế nhất định theo quy định dành cho các công ty Việt nam trong nước được thành lập theo Luật Doanh nghiệp, công ty sẽ phải nộp đơn xin ưu đãi thuế tại Sở Kế hoạch Đầu tư chủ quản (đơn phải theo đúng mẫu do Sở Kế hoạch Đầu tư chủ quản phát hành) Thông thường, giấy chứng nhận ưu đãi thuế sẽ được Sở Kế hoạch Đầu tư cấp trong khoảng 20-30 ngày

Sau khi nhận Giấy chứng nhận ưu đãi thuế, Công ty Mới phải gửi một bản sao Giấy chứng nhận ưu đãi thuế cho Cục Thuế chủ quản trong vòng mười ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận Cần lưu ý rằng có thông tin cho rằng các cơ quan thuế đôi khi có thể trong một chừng mực đáng kể tùy ý quyết định áp dụng loại ưu đãi nào và có thể sửa đổi hoặc giải thích việc áp dụng các ưu đãi thuế được nêu tại Giấy chứng nhận ưu đãi thuế theo từng trường hợp cụ thể

3.3 Thoả thuận chuyển giao tài sản

Sau khi hoàn thành việc thành lập Công ty Mới, Công ty Cũ phải chuyển giao toàn bộ tài sản và công nợ của mình cho Công ty Mới Việc chuyển giao này phải được bao gồm trong một hoặc một vài Văn bản thoả thuận chuyển giao tài sản

3.4 Quá trình Giải thể công ty

3.4.1 Giai đoạn thứ nhất: chuẩn bị thông tin cơ bản

Giai đoạn đầu tiên của quá trình giải thể công ty bao gồm việc chuẩn bị những tài liệu sau44:

• Tên và địa chỉ của công ty

• Những lý do giải thể

• Thời hạn và các thủ tục hoàn thành các hợp đồng và thanh toán nợ của công ty Thời hạn để hoàn thành các hợp đồng và thanh toán nợ của công ty không được vượt quá sáu tháng kể từ ngày thông qua nghị quyết giải thể công ty Kế hoạch thanh toán công nợ phải bao gồm tên và địa chỉ của chủ nợ;

số tiền nợ; thời hạn, địa điểm và phương thức thanh toán khoản nợ đó; cách thức và lịch trình giải quyết khiếu nại của chủ nợ

• Kế hoạch giải quyết những nghĩa vụ liên quan đến các hợp đồng lao động, thí dụ các khoản tiền lương

và trợ cấp vẫn chưa được thanh toán

42 Điều 2.2.1, phần III, Thông tư 79/1998/TT-BTC

43 Điều 21 Luật Doanh nghiệp

Tiêu đề	Báo cáo về quá trình chuyển đổi thành công ty cổ phần tại Việt Nam
Tác giả	Mekong Capital
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Quản Trị Kinh Doanh
Thể loại	báo cáo
Năm xuất bản	2004
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	23
Dung lượng	609,36 KB