Quản trị thông tin phục vụ lãnh đạo

Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý là loại thông tin đã trải qua quá trình xử lý của đội ngũ chuyên viên phục vụ lãnh đạo, quản lý. Các số liệu, dữ kiện, tin tức được thu thập từ bên trong cơ quan, tổ chức và bên ngoài cơ quan, tổ chức (gọi chung là dữ liệu thô, thông tin thô) được xử lý, mã hóa, sắp xếp, diễn giải theo những cách thức nhất định bằng phương pháp thủ công hoặc bằng công nghệ để phục vụ nhà lãnh đạo, quản lý ra quyết định trong từng tình huống cụ thể, ngữ cảnh cụ thể.  (Giáo trình Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý PGS.TSKH Bùi Loan Thùy)

QUẢN TRỊ THÔNG

TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO

NHÓM 13 GVHD: PGS.TSKH

Bùi Loan Thùy

Câu 1: Tại sao quản trị

thông tin lại quan trọng đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý

và góp phần đắc lực

nâng cao hiệu quả

quản lý?

Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý là loại thông tin đã trải qua quá trình xử lý của đội ngũ chuyên viên phục vụ lãnh đạo, quản lý Các số liệu, dữ kiện, tin tức được thu thập từ bên trong cơ quan, tổ chức và bên ngoài cơ quan, tổ chức (gọi chung là dữ liệu thô, thông tin thô) được

xử lý, mã hóa, sắp xếp, diễn giải theo những cách thức nhất định bằng phương pháp thủ công hoặc bằng công nghệ để phục vụ nhà lãnh đạo, quản lý ra quyết định trong từng tình huống cụ thể, ngữ cảnh cụ thể. 

(Giáo trình Thông tin phục vụ lãnh đạo

và quản lý - PGS.TSKH Bùi Loan Thùy)

Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin ngoài lề,  không cần thiết của tổ chức đó.

Các hoạt động chủ yếu của QTTT là:

Phân tích hoạt động

Duy trì danh

mục nội dung thông

của thông tin

trong tổ chức

Ghi chú và sắp xếp các

kỹ năng chuyên môn

❑Trên thực tế, các nhà lãnh

đạo, quản lý phải đưa ra rất nhiều quyết định liên quan đến các vấn đề của

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

❑Ra quyết định là một

công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà lãnh đạo, quản lý Cũng vì thế,

để có thể đưa ra được quyết định đúng đắn, họ phải cần rất nhiều thông tin. 

❑Thông tin là cơ sở đề ra

các quyết định quản trị.

Việc ra quyết định đúng của nhà quản lý phụ thuộc vào những thông tin phù hợp, tin

cậy, chính xác, đầy đủ,

Vì thế, việc quản trị thông

tin đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động

lãnh đạo, quản lý

Thứ nhất, quản trị thông tin giúp cung cấp tin tức đề ra quyết định lãnh đạo, quản lý:

• Thông tin là căn cứ để thực hiện các quyết định lãnh

đạo Hoạt động thông tin cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, có chất lượng cao, tạo cơ

sở cho việc định hướng, giúp các cấp lãnh đạo, quản

lý có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và sức lực, từ đó có cái nhìn tổng quan, trực diện hơn và ban hành các quyết định một cách kịp thời, xác đáng, đúng đắn, có hiệu quả, tránh được nguy cơ ra quyết định sai lầm.

• Thông tin giúp các nhà lãnh đạo xác định

chính xác công việc cần tổ chức thực hiện,

trên cơ sở đó, xây dựng phương án thực hiện

cũng như các phương án dự phòng.

• Việc quản trị tốt thông tin giúp các nhà lãnh

đạo, quản lý nhận thức đúng đắn sự vật,

hiện tượng; tình hình chính trị, xã hội, các

yếu tố tác động để đưa ra quyết định đúng

và có khả năng thực thi.

Ví dụ:

Trong tình hình diễn biến COVID19 phức tạp trong thời gian vừa qua, các nhà quản lý, lãnh đạo các doanh nghiệp chuyển sang mô hình văn phòng điện tử, làm việc trực tuyến Nhờ việc quản trị thông tin

mà các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được tình hình, nhu cầu của nhân viên và tình hình thực

tế của doanh nghiệp trong tình hình dịch bệnh để có những biện pháp thích ứng với khó khăn cũng như phát triển doanh nghiệp của mình. 

Thứ hai, thông tin có mặt và tác động đến tất cả các khâu của hệ

thống quản lý

Việc quản trị thông tin tốt sẽ giúp nhà lãnh đạo, quản lý biết cách phân bổ mọi nguồn lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hữu hiệu hơn trong quá trình lập

kế hoạch Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý.

Ví dụ: Khi nắm bắt được các thông tin

về nhân lực, tài chính, xây dựng được

kế hoạch và phương thức hoạt động từ việc quản trị thông tin, các nhà lãnh đạo

sẽ có căn cứ và cơ sở để tổ chức, sắp xếp công việc giữa các bộ phận, phòng ban doanh nghiệp phù hợp.

Thứ ba, hệ thống đảm bảo thông tin hoạt động tốt có vai trò đặc biệt trong việc nâng

cao hiệu quả của quản lý.

• Thông tin là vấn đề cốt lõi trong quyết định của

nhà quản lý, ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức.

• Thông tin giúp các nhà lãnh đạo, quản lý nhận

thức đúng đắn về sự vật, hiện tượng, về tình hình thực tế của xã hội, của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình, nắm bắt chính xác nguyện vọng của người lao động để đưa ra quyết định đúng và có khả năng thực thi trong mọi tình huống.

• Khi các thông tin thu thập được khẳng

định tính thuyết phục phù hợp thì quyết

định quản lý đưa ra là chính xác hoặc chí

ít thông tin đó mang lại nhiều sự lựa chọn

ra quyết định quản lý hơn cho nhà quản

lý, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả

quản lý của nhà lãnh đạo

Ví dụ:

Ví dụ: Giám đốc công ty A muốn cho ra mắt một dòng sản phẩm mới nên cử nhân viên đi khảo sát thị trường Việc nhân viên báo cáo các thông tin về cho giám đốc sẽ giúp giám đốc có cơ sở đưa ra các chiến lược phù hợp

Thứ tư, mọi công ty, tổ chức,

doanh nghiệp đều cần một hệ

thống hiệu quả để giảm chi phí

lưu trữ hồ sơ Thu thập, phân

tích, lưu trữ, chia sẻ và tiêu hủy

thông tin là những hoạt động

tiêu tốn nhiều ngân sách, đặc

biệt là đối với các tổ chức lớn

Quản trị thông tin ưu tiên các hồ

sơ quan trọng nhất, giảm chi phí

trong suốt vòng đời thông tin

Chính vì thế hoạt động quản trị thông tin có vai trò rất lớn trong

việc giảm thiểu việc chi quá nhiều cho công việc xử lý thông

tin.

trình, ứng dụng công

nghệ thông minh.

Ví dụ: Hiện nay các doanh nghiệp

có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc, lưu trữ

người quản lý

và nhân viên dễ dàng tiếp cận thông tin cần thiết mọi lúc mọi nơi. 

Chưa dừng lại ở đó, việc quản trị

thông tin tốt sẽ giúp bảo vệ thông tin độc quyền và duy trì bộ nhớ của đơn vị Quản trị thông tin cung cấp một “bức tường” bảo vệ

thông tin độc quyền khỏi những

kẻ xâm nhập hay sự cố hệ thống

Quản trị thông tin cũng giúp tổ

chức tạo ra một bộ nhớ đáng tin

cậy, có thể sử dụng để lập kế hoạch và đưa ra các chiến lược

quan trọng.

Đối với hoạt động lãnh

đạo, quản lý của một cơ

quan, tổ chức, doanh nghiệp, việc quản trị thông tin là vô cùng quan trọng Nhờ quản trị thông

tin tốt mà cơ quan, tổ

chức có thể quản lý đơn

vị mình một cách dễ dàng hơn, nhờ đó hiệu

quả.

Câu 2 Thông tin phục vụ 8

chức năng quản lý là những

thông tin nào? Lấy ví dụ minh

họa.

Chức năng dự báo (Forecasting): dự báo của lãnh

đạo, quản lý cần phải dựa trên cơ

sở khoa học, liên quan chặt chẽ đến các dữ liệu, số liệu thu thập trong quá khứ, hiện tại và dự báo tương lai

Ví dụ: Trung tâm Thông tin và

Dự báo kinh tế - xã hội quốc gia.

Chức năng hoạch định (planning):

- Thông tin để phân tích thực trạng

của toàn bộ hệ thống quản lý

- Các số liệu, dữ liệu được thu thập

từ các cuộc điều tra, khảo sát, các loại báo cáo…

Ngoài các thông tin nội bộ thì còn

có những thông tin liên quan phục

vụ lãnh đạo, quản lý trong quá

•Thông tin về công nghệ

•Thông tin về đối thủ cạnh tranh,

thị trường, nhu cầu khách hàng…

Ví dụ: một doanh nghiệp

muốn tuyển lao động mới Nhà quản lý cần phải lập ra một bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho những vị trí mới, thu thập thông tin về:

• Yêu cầu công việc

Chức năng tổ chức (organizing):

- Thông tin về thuận lợi, khó

khăn, những nguồn lực cơ bản, tình trạng và trình độ phát triển, mức độ chuyên môn hóa, các mối quan hệ ngang dọc, số lượng và chất lượng nhân sự

- Thông tin về nhân lực, vật

lực, tài lực;

- Thông tin về nội quy, quy

chế, chính sách của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Ví dụ: nhà lãnh đạo thiết

kế cơ cấu tổ chức cho công

ty khởi nghiệp của mình

- Thông tin về mục tiêu, tầm nhìn của tổ chức,

doanh nghiệp;

- Thông tin về trình độ, năng lực, phẩm chất,

tính cách của nhân viên cấp dưới

- Cập nhật thông tin thường xuyên, sát sao

tình hình hoạt động của toàn bộ hệ thống

Ví dụ: một doanh nghiệp đặt mục tiêu đưa sản phẩm mới ra thị trường.

• Thông tin về mục tiêu

• Thông tin về năng lực, trình độ của nguồn

nhân lực

• Cần theo dõi sát sao, cập nhật thông tin

thường xuyên, liên tục để đôn đốc làm việc một cách trơn tru, hiệu quả

 Đưa sản phẩm tiếp cận thị trường đạt doanh

số tốt

Chức năng điều khiển

(Directing):

Chức năng kiểm tra

Ví dụ: kiểm tra tổng doanh thu của một cửa hàng

hệ thống quản lý với những mục tiêu và số liệu đã quy định thông qua khâu kiểm tra.

Ví dụ: Nón Sơn đã điều chỉnh từ kinh doanh nón mũ thời trang thành kinh doanh, sản xuất chủ yếu là nón bảo hiểm.

Thu thập và tổng hợp

thông tin của toàn bộ quá

trình làm việc, lấy thông tin

khảo sát từ nhiều nguồn để

xây dựng tiêu chuẩn, tiêu

chí đánh giá một cách công

bằng, dân chủ và phù hợp

nhất.

Ví dụ khi đánh giá một

nhân viên, nhà quản lý

không chỉ nhìn vào kết quả

thực hiện mà bên cạnh đó

còn cần nắm bắt những

thông tin về quá trình thực

hiện công việc, thái độ làm

việc, các mối quan hệ với

đồng nghiệp, tinh thần cầu

tiến…

Chức năng đánh

giá:

Câu 3: Tại sao thông tin được các lãnh đạo,

quản lý coi như hệ thần kinh của hệ thống

quản lý? Lấy Ví dụ minh hoạ.

Thông tin có

mặt và tác động đến tất

cả các khâu

của quá trình

quản lý

Thông tin đảm bảo cung cấp tin

tức để ra quyết định

quản lý

Thông tin được truyền đi như các thông điệp để thực

hiện quyết định quản lý.

Thông tin vừa

là sản phẩm, vừa là đối

tượng của hoạt động quản lý.

VÍ DỤ MINH HỌA

Thông tin về thực trạng nguồn nhân lực:

căn cứ tiến hành các

kế hoạch tuyển chọn,

bổ nhiệm, miễn nhiệm

hay đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Để tìm ra con đường cứu

nước, Chủ tịch Hồ Chí

Minh đã khai thác rất nhiều nguồn tin (văn bản, truyền miệng, thực

nghiệm, ) và những ưu

điểm, hạn chế ở từng giai đoạn khác nhau (như của Tôn Trung Sơn,

Phan Bội Châu, Phan Châu Trinh, ) nghiên cứu các quan điểm lý luận, từ nhiều nước khác

nhau trên thế giới,

Trước một sự kiện gấp (có đối tác, thanh tra gấp trong vòng 1 tiếng tới, ), Lãnh đạo, quản

lý công ty A buộc phải

áp dụng hình thức truyền miệng, không thể truyền tin bằng văn bản.

Vào năm 2021, Chủ tịch Quốc hội Vương Đình

Huệ đã ký ban hành Nghị quyết số 32/2021/ QH15; Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn - ĐHQG TP.HCM hỗ trợ học bổng khuyến khích học tập,

tạo động lực cho sinh viên phấn đấu học tập tốt; việc thay đổi áp

dụng các chỉ thị 16, 14, 19, Về công tác phòng chống dịch COVID-19,

vừa phục hồi phát triển kinh tế,

Câu 4: Vai trò của nhà Quản trị

thông tin trong các doanh nghiệp

hiện nay:

 Theo đuổi các nhiệm vụ quan trọng

như thiết lập chiến lược phát triển ICT cho doanh nghiệp

 Thiết kế, xây dựng, duy trì và nâng

cao hiệu quả hệ thống công nghệ

thông tin trong doanh nghiệp;

 Quản lý và phân tích hệ thống thông

tin, cơ sở dữ liệu;

 Quản lý tài sản tri thức doanh nghiệp;

quản lý hệ thống tái cơ cấu quá trình

kinh doanh

 Vai trò tổ chức và hoạch định chiến lược

kinh doanh

 Là người đi đầu trong sự thay đổi

 Xây dựng đội ngũ chuyên gia công nghệ

thông tin chất lượng cao cho DN.

 Là một người tổng đài quản lý hoạt động

kinh doanh của tổ chức

 Là người nắm giữ, quản lý cơ sở dữ liệu

trong hệ thống thông tin của cả TC, DN

 Vai trò hỗ trợ lãnh đạo cấp trên ra quyết

định giải quyết các vấn đề

Ví dụ: Khi lãnh đạo cấp cao có dự định bỏ đi phòng Tài vụ và sáp nhập vào chung với phòng Nhân sự thì để quyết định có thực hiện điều

đó hay không, nhà lãnh đạo cần có thông tin về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban do CIO cung cấp, sau khi xem xét dựa trên các thông tin đó nhà lãnh đạo mới có quyết định cuối cùng.

1 Tính đầy đủ: Thông tin phải đầy đủ đa dạng, đa chiều, toàn diện mọi khía cạnh

quá trình tìm kiếm, chọn lựa

ứng viên phù hợp với yêu cầu

đặt ra của công ty. 

Câu 5 Phân tích các yêu cầu đối

với thông tin phục vụ lãnh đạo,

quản lý Lấy ví dụ minh họa?

Thể hiện ở mức độ chi tiết hóa của thông tin, độ xấp xỉ của nó với nguyên bản mà nó biểu hiện, phản ánh trung thực, khách quan tình hình của khách thể quản lý và môi trường xung quanh nó.

VD: các thông tin về số liệu

doanh thu bán hàng phải

Tránh được tình trạng thiếu và quá dư thừa thông tin Tình trạng thiếu thông tin sẽ làm cho lãnh đạo, quản lý đánh giá không đúng về tình hình cụ thể,

VD: Khi được giao nhiệm vụ khảo sát

tình hình thực tế để tổ chức sự kiện

cho công ty, nhân viên đảm nhận

công việc cần thu thập thông tin về

những yếu tố cần thiết như diện tích,

sức chứa, sân khấu, lối ra vào, hệ

thống âm thanh, ánh sáng, Nếu họ

thu thập và cung cấp cả những thông

tin không cần thiết như số liệu GDP/

đầu người, tỷ lệ người dân thất

nghiệp trên địa bàn, diện tích/sức

chứa của chỗ kế bên như thế nào,

gồm những gì, thì sẽ xảy ra tình

trạng bị rối thông tin

3 Tính tối ưu

- Tính kịp thời thể hiện ở mặt thời gian trong việc

thu thập, xử lý thông tin sớm hay muộn

- Nếu thu thập, xử lý thông tin quá sớm khi vấn đề chưa chín muồi, tình hình còn thay đổi sẽ làm cho thông tin vừa thu thập trở nên không cần thiết

- Nếu thu thập và xử lý thông tin quá muộn sẽ dẫn đến việc ra quyết định không kịp thời, bỏ lỡ nhiều cơ hội và còn không thể ứng phó, nhanh nhạy trong việc xử lý vấn đề.

phương án phù hợp cho cơ quan,

doanh nghiệp mình nhằm tối ưu

hóa mục tiêu và hạn chế những

tổn thất.

4 Tính kịp thời:

• Tính cô đọng đòi hỏi các thông tin phải

ngắn gọn, đặc biệt là các thông tin bằng văn bản, tư liệu

• Thông tin cô đọng sẽ giúp giảm thời gian

truyền đạt và thu nhận thông tin, tiết kiệm phương tiện truyền tin.

Ví dụ: Đánh giá sản phẩm trên

trang thương mại điện tử

Shopee  Các thông tin khi được

tiếp nhận sẽ được xử lý và chia

theo mức độ đánh giá từ 1 đến

5 sao Việc chọn lọc và phân

loại thông tin như vậy sẽ giúp

cho thông tin được cô đọng, súc

tích, ngay từ đầu vào

5 Tính cô đọng

Ví dụ: Khi nhà quản lý yêu cầu sơ yếu

lý lịch của trưởng phòng mới, việc của

nhân viên đảm nhận công việc này

chính là điều tra hồ sơ và trình bày

những thông tin thiết yếu của người

trưởng phòng đó, những từ ngữ, cách

sắp xếp một cách hợp lý để lãnh đạo

dễ hiểu và dễ tiếp thu thông tin quan

trọng như trưởng phòng mới của bộ

phận nào, tên gì, trình độ học vấn, kinh

nghiệm làm việc và các mối quan hệ

với đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới

của họ Thông tin cần trình bày theo

thứ tự, logic và có sự nhất quán

6 Tính logic:

 Được tổ chức sắp xếp một cách

khoa học, hợp lý

 Mang tính tổng hợp, khái quát

cao Ví dụ: Khi soạn thảo một

như thời gian thực hiện

Không nên tùy ý đảo biện

pháp, thời gian lên trước vì

sẽ gây khó hiểu, mất thời

gian cho người đọc.

7 TÍNH HỆ THỐNG

 Thông tin được thu thập, cung

cấp phải có giá trị, giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm

vụ đặt ra.

 VÍ DỤ: Thông tin cần cung cấp

có ích cho công việc ra mắt sản phẩm mới ở địa bàn TPHCM như: Sản phẩm đó là sản phẩm gì, thuộc nhu cầu cho ai, có phù hợp với thời điểm hiện tại hay không, mức

độ sử dụng và có phù hợp với thị hiếu của người sử dụng sản phẩm hay không, giá cả đề xuất có hợp lý hay không dựa trên căn cứ khảo sát ở khu vực TP.HCM

8 TÍNH CÓ ÍCH

 Đảm bảo tính phù hợp

với công việc, mục đích của từng cá nhân người lãnh đạo, quản lý

VÍ DỤ: Mỗi công ty, tổ chức

khác nhau có yêu cầu khác nhau về thông tin thế nên cần lựa chọn thông tin phù hợp với cơ quan tổ chức Công ty bất động sản sẽ cần thông tin về các quy định, các báo cáo tình hình quy hoạch đất đai, thông tin về quy hoạch,

9 TÍNH PHÙ HỢP

10 TÍNH BẢO MẬT:

Được bảo mật với các mức

độ khác nhau Việc bảo

mật thông tin tuân thủ các

quy định của nhà nước.

Ví dụ: Trong thời đại 4.0,

việc cập nhật thông tin trở

nên dễ dàng hơn bao giờ

hết Tuy nhiên, song song

với cơ hội, các cơ quan

doanh nghiệp cũng phải

đối mặt với nhiều thách

thức về vấn đề an toàn

thông tin Nếu lơ là bảo

mật thông tin, doanh

nghiệp sẽ phải gánh chịu

những hậu quả khôn lường

quản lý.

Ví dụ: Thông tin khoa học,

có độ tin cậy cao thì nhà quản lý sẽ phát hiện được vấn đề, từ đó xây dựng được phương án thực hiện, thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức; phân công, phân nhiệm và giao quyền; xây dựng các phương án bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực

và phân bổ các nguồn lực khác