Bài tổng hợp Môn Tin học kế toán NEU

PHẦN A. TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN 4 CHƯƠNG 1. TIN HỌC VÀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 4 CHƯƠNG 2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 11 CHƯƠNG 3. KHẢO SÁT VÀ ĐẶT VẤN ĐỀ 24 3.1. Giới thiệu chung 24 3.2. Mô tả về tổ chức 24 3.3. Vấn đề của Hệ thống thông tin 25 3.4. Tổng quan dự án 25 3.5. Lập kế hoạch dự án 27 PHẦN B. PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 29 CHƯƠNG 4. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM 29 4.1. Sơ đồ IFD 29 4.1.1. Hóa đơn mua hàng 29 4.1.2. Hóa đơn bán hàng 30 4.1.3. Bán hàng và công nợ phải thu 31 4.1.4. Phiếu xuất hàng trả lại cho nhà cung cấp 32 4.1.5. Phiếu thanh toán tiền tạm ứng 33 4.1.6. Phiếu xuất kho NVL cho sản xuất 34 4.1.7. Phiếu nhập thành phẩm 35 4.1.8. Phiếu thanh toán lương 36 4.2. Sơ đồ BFD 37 4.2.1. Hàng tồn kho 37 4.2.2. Bán hàng và công nợ phải thu 38 4.2.3. Mua hàng và công nợ phải trả 39 4.2.4. Tài sản cố định 39 4.2.5. Lương 40 4.3. Sơ đồ CD 41 4.3.1. Hệ thống kế toán doanh nghiệp 41 4.3.2. Hàng tồn kho 41 4.3.3. Mua hàng và công nợ phải trả 42 4.3.4. Bán hàng và công nợ phải thu 42 4.3.5. Lương 43 4.3.6. Tài sản cố định 44 4.3.7. Thuế 44 4.3.8. Chi phí giá thành 45 4.4. Sơ đồ DFD mức đỉnh 45 4.5. Sơ đồ DFD mức 1 phân rã 46 4.5.1. Vốn bằng tiền 46 4.5.2. Hàng tồn kho 46 4.5.3. Bán hàng và công nợ phải thu 47 4.5.4. Mua hàng và công nợ phải trả 48 4.5.5. Lương 48 4.5.6. Tài sản cố định 49 4.5.7. Chi phí giá thành 49 4.5.8. Tổng hợp 50 CHƯƠNG 5. THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 51 5.1. Chuẩn hóa dữ liệu 51 5.1.1. Hóa đơn bán hàng 51 5.1.2. Thẻ tồn kho 52 5.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu 54 5.2.1. Vốn bằng tiền 54 5.2.2. Hàng tồn kho 54 5.2.3. Mua hàng và công nợ phải trả 55 5.2.4. Bán hàng và công nợ phải thu 55 5.2.5. Vốn bằng tiền 55 CHƯƠNG 6. TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN 57 6.1. Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền 57 6.1.1. Phiếu thu tiền mặt 57 6.1.2. Phiếu chi tiền mặt 57 6.1.3. Giấy báo có ngân hàng 58 6.1.4. Giấy báo nợ ngân hàng 58 6.2. Phân hệ kế toán Hàng tồn kho 59 6.2.1. Danh mục Kho hàng 59 6.2.2. Danh mục hàng hóa 59 6.2.3. Tồn kho đầu kỳ 60 6.2.4. Phiếu nhập kho 60 6.2.5. Phiếu xuất kho 61 6.2.6. Báo cáo nhập kho 61 6.2.7. Báo cáo xuất kho 62 6.2.8. Báo cáo tồn kho 62 6.3. Phân hệ kế toán Bán hàng và công nợ phải thu 63 6.3.1. Lập form Hóa đơn bán hàng 63 6.3.2. Bảng giá trung bình tháng 63 6.4. Phân hệ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả 64 6.4.1. Lập form Phiếu nhập mua 64 6.5. Tạo các Macro 64 6.6. Tạo Menu 65 6.7. Tạo MainForm 65 PHẦN C. KẾT LUẬN 66

BÀI TẬP TỔNG HỢP

Môn học: Tin học kế toán

Họ và tên sinh viên

Mã sinh viên

Ngành

Hệ

Lớp

Giảng viên hướng dẫn

: BÙI QUANG LINH : 11202079

: Hệ thống thông tin quản lý : Chính quy

: Hệ thống thông tin quản lý 62A : TS Nguyễn Thị Bạch Tuyết

Hà Nội, 2023

MỤC LỤC

PHẦN A TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN

CHƯƠNG 1 TIN HỌC VÀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

CHƯƠNG 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHƯƠNG 3 KHẢO SÁT VÀ ĐẶT VẤN ĐỀ

3.1 Giới thiệu chung

3.2 Mô tả về tổ chức

3.3 Vấn đề của Hệ thống thông tin

3.4 Tổng quan dự án

3.5 Lập kế hoạch dự án

PHẦN B PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM

4.1 Sơ đồ IFD

4.1.1 Hóa đơn mua hàng

4.1.2 Hóa đơn bán hàng

4.1.3 Bán hàng và công nợ phải thu

4.1.4 Phiếu xuất hàng trả lại cho nhà cung cấp

4.1.5 Phiếu thanh toán tiền tạm ứng

4.1.6 Phiếu xuất kho NVL cho sản xuất

4.1.7 Phiếu nhập thành phẩm

4.1.8 Phiếu thanh toán lương

4.2 Sơ đồ BFD

4.2.1 Hàng tồn kho

4.2.2 Bán hàng và công nợ phải thu

4.2.3 Mua hàng và công nợ phải trả

4.2.4 Tài sản cố định

4.2.5 Lương

4.3 Sơ đồ CD

4.3.1 Hệ thống kế toán doanh nghiệp

4.3.2 Hàng tồn kho

4.3.3 Mua hàng và công nợ phải trả

4.3.4 Bán hàng và công nợ phải thu

4.3.5 Lương

4.3.6 Tài sản cố định

4.3.7 Thuế

4.3.8 Chi phí giá thành

4.4 Sơ đồ DFD mức đỉnh

4.5 Sơ đồ DFD mức 1 phân rã

4.5.1 Vốn bằng tiền

4.5.2 Hàng tồn kho

4.5.3 Bán hàng và công nợ phải thu

4.5.4 Mua hàng và công nợ phải trả

4.5.5 Lương

4.5.6 Tài sản cố định

4.5.7 Chi phí giá thành

4.5.8 Tổng hợp

CHƯƠNG 5 THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

5.1 Chuẩn hóa dữ liệu

5.1.1 Hóa đơn bán hàng

5.1.2 Thẻ tồn kho

5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

5.2.1 Vốn bằng tiền

5.2.2 Hàng tồn kho

5.2.3 Mua hàng và công nợ phải trả

5.2.4 Bán hàng và công nợ phải thu

5.2.5 Vốn bằng tiền

CHƯƠNG 6 TRIỂN KHAI PHẦN MỀM KẾ TOÁN

6.1 Phân hệ kế toán Vốn bằng tiền

6.1.1 Phiếu thu tiền mặt

6.1.2 Phiếu chi tiền mặt

6.1.3 Giấy báo có ngân hàng

6.1.4 Giấy báo nợ ngân hàng

6.2 Phân hệ kế toán Hàng tồn kho

6.2.1 Danh mục Kho hàng

6.2.2 Danh mục hàng hóa

6.2.3 Tồn kho đầu kỳ

6.2.4 Phiếu nhập kho

6.2.5 Phiếu xuất kho

6.2.6 Báo cáo nhập kho

6.2.7 Báo cáo xuất kho

6.2.8 Báo cáo tồn kho

6.3 Phân hệ kế toán Bán hàng và công nợ phải thu

6.3.1 Lập form Hóa đơn bán hàng

6.3.2 Bảng giá trung bình tháng

6.4 Phân hệ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả

6.4.1 Lập form Phiếu nhập mua

6.5 Tạo các Macro

6.6 Tạo Menu

6.7 Tạo MainForm

PHẦN C KẾT LUẬN

PHẦN A TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN

CHƯƠNG 1 TIN HỌC VÀ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Câu 1 Trình bày khái niệm Tin học và các lĩnh vực nghiên cứu chính?

Tin học: môn nghiên cứu về thông tin và quy trình xử lý thông tin tự động

bằng hệ thống máy tính cụ thể hoặc trừu tượng

Tin học bao hàm tất cả các nghiên cứu và kỹ thuật có liên quan đến việc xử

lý thông tin như: Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý, Khoa học máytính, Khoa học dữ liệu và Phát triển kinh doanh…

Các lĩnh vực nghiên cứu của tin học

- Cấu trúc dữ liệu và giải thuật;

- Ngôn ngữ lập trình, phương pháp lập trình và phương pháp dịch;

- Hệ điều hành;

- Cơ sở dữ liệu và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu;

- Mạng máy tính và truyền thông;

- Trí tuệ nhân tạo;

- Kỹ nghệ phần mềm

Câu 2 Trình bày khái niệm thông tin và dữ liệu? Hãy phân biệt sự khác nhau giữa

dữ liệu và thông tin?

Thông tin: Những thông báo, bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết cho các đối

tượng nhận tin

Dữ liệu: Những mô tả thô sơ ban đầu về sự vật, hiện tượng, con người, sự

kiện hay những giao dịch trong thế giới thực

Sự khác biệt giữa dữ liệu và thông tin

Ý nghĩa Dữ liệu là các số liệu và số liệu chưa

được tính chỉnh và được sử dụnglàm đầu vào cho hệ thống máy tính

Thông tin là đầu ra của dữliệu được xử lý

Đặc điểm Dữ liệu là một đơn vị riêng lẻ chứa

nguyên liệu thô và không mang bất

Thông tin là sản phẩm vànhóm dữ liệu mang ý nghĩa

kỳ ý nghĩa nào logic chung

Sự phụ thuộc Không phụ thuộc vào thông tin Thông tin được lấy từ dữ

liệu, thông tin phụ thuộcvào dữ liệu

Đơn vị đo

lường

thời gian, số lượng

Câu 3 Trình bày sơ đồ các luồng thông tin trong tổ chức?

Luồng thông tin ngang: Được sử dụng chủ yếu ở mức độ nắm Bắt dữ liệu

trong hoạt động giao dịch

Luồng thông tin dọc:

- Luồng chảy xuống: quyết định hướng dẫn hạn ngạch và ngân sách

- Luồng đi lên: Tổng hợp dữ liệu từ các hoạt động giao dịch

+ Mỗi nhóm người sử dụng có yêu cầu thông tin duy nhất

+ Càng lên cấp quản lý cao thì yêu cầu về thông tin càng cầntổng hợp

Trình bày lợi ích và thách thức của việc ứng dụng tin học kế toán trong các tổ chức?

- Tin học hóa từng phần: lâu dài hệ thống sẽ Dư thừa dữ liệu, khó

nâng cấp, xảy ra mâu thuẫn, không thống nhất giữa các công đoạn

- Tin học hóa toàn bộ: tốn kém mất nhiều thời gian xây dựng chi phí

cao và cần phải trang bị tốt cơ sở vật chất trước khi tiến hành

Câu 4 Trình bày các cấp quản lý trong một tổ chức và nêu rõ vai trò của thông tin trong từng cấp?

Các cấp quản lý trong 1 tổ chức:

- Cấp quản lý chiến lược

- Cấp quản lý chiến thuật

- Cấp quản lý tác nghiệp

Vai trò của thông tin trong từng cấp:

Thông tin chiến lược: liên quan đến những chính sách lâu dài của tổ chức và

là mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao Đó là những thông tin liênquan đến việc lập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những

dự báo cho sự phát triển trong tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát,tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức

Thông tin chiến thuật: Là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu

ngắn hạn (như 1 tháng 1 quý 1 năm) liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và

là mối quan tâm của phòng ban quản lý đó là các thông tin thu được Từ việc tổnghợp, phân tích số liệu bán hàng thu tiền học phí, Phân tích các báo cáo tài chínhhàng quý, hàng năm… Dạng thông tin này bài từ những dữ liệu của các hoạt động

giao dịch hàng ngày, do đó đó nó đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý vàchính xác.

Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành): thường được sử dụng cho

những công việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức Ví dụ như thông tin

về số lượng từng loại mặt hàng bán được trong ngày, đại lượng đơn đặt hàng, tiến

độ thực hiện các hợp đồng…Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanhchóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức và thường đòi hỏi thu thập dữ liệu mộtcách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời

Câu 5 Vai trò của tin học trong quản lý thể hiện qua vai trò của những thành phần nào? Hãy trình bày các thành phần đó?

Vai trò của tin học trong quản lý:

Vai trò ngày càng tăng của công nghệ thông tin và thông tin đối với sự pháttriển Khối lượng thông tin đang tăng trưởng với nhiệt độ ngày càng tăng cao Tinhọc là băng chuyền để tạo ra, truy cập, Phổ biến và chia sẻ dữ liệu, thông tin, TríThức và các giao tiếp trong xã hội

Sự tiến hóa của tổ chức với việc tăng thành phần tri thức-công nghệ

Ban đầu: Tổ chức gồm con người làm việc thủ công

Máy móc xuất hiện: Tự động xử lý thông tin và hình thành các hệ thống

thông tin cục bộ

Máy tính được liên kết thành mạng: CNTT hóa

Tổ chức chuyển từ chỗ lấy máy móc làm trọng tâm sang lấy con người làm trọng tâm

Tổ chức hiện đại đang tiến tới chỗ tri thức hóa

Câu 6 Trình bày khái niệm dữ liệu và thông tin kế toán?

Dữ liệu kế toán là những phản ánh khách quan về các sự kiện, hiện tượng,

con người, giao dịch… diễn ra hằng ngày trong các tổ chức Dữ liệu kế toán đượcthể hiện bằng các số liệu có trong các hóa đơn, chứng từ kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin động về tuần hoàn của những tài sản,

phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chutrình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính Đó là những thông tinhai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình như: vốn và nguồn, tăng và giảm, chiphí và kết quả… cần thiết cho hạch toán kinh doanh Hay nói cách khác, thông tin

kế toán là dữ liệu kế toán được thu thập, xử lý mà tạo thành Các báo cáo kế toán,báo cáo quản trị, báo cáo thuế, thuyết minh tài chính, nhật ký, sổ sách kế toán… đó

là những thông tin kế toán

Câu 7 Hãy cho biết những ai sử dụng thông tin kế toán và sử dụng để làm gì?

Những người sử dụng thông tin kế toán: Nhà quản lý (Nhóm bên trong); Cácnhà đầu tư, Nhà nước (Nhóm bên ngoài)

Nhà quản lý: Sử dụng thông tin kế toán để lập mục tiêu cho doanh nghiệp.

đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra các quyết định điều chỉnh hoạtđộng của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất Ngoài ra người quản lý còn

sử dụng thông tin kế toán để ra quyết định lập kế hoạch ở tất cả các mức quản lý

và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch đó

Các nhà đầu tư: Thông tin kế toán phục vụ việc ra các quyết định đầu tư

như mua cổ phiếu hay đầu tư góp vốn… hay ngân hàng đầu tư bằng hình thức chovay Trong báo cáo tài chính có các thông tin về giá trị doanh nghiệp, khả năng sinhlời, các nhà đầu tư sẽ có thông tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay không

Nhà nước: Sử dụng thông tin kế toán để làm cơ sở hoạch định chính sách,

soạn thảo văn bản pháp luật phù hợp như chính sách về đầu tư, chính sách thuếđồng thời để kiểm soát hoạt động kinh doanh và thu thuế của doanh nghiệp

Ngoài ra còn nhiều đối tượng khác như doanh nghiệp cạnh tranh doanhnghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan

Câu 8 Nêu khái niệm tin học hoá kế toán và sự cần thiết của tin học hoá kế toán trong doanh nghiệp?

Tin học hoá kế toán là việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán để tự

động hoá hoàn toàn công tác kế toán Tin học hóa kế toán là một giải pháp cũngnhư xu hướng tất yếu của một doanh nghiệp khi muốn phát triển, mở rộng trongtương lai

Sự cần thiết của tin học hóa kế toán trong doanh nghiệp, thực hiện tin học

hóa kế toán sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như:

- Giúp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh củamình; theo dõi quá trình sản xuất, thị trường

- Cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm cơ sở hoạch định chương trìnhhành động cho từng giai đoạn

- Giúp người quản lý điều hoà tình hình tài chính của doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho các nhà quản lý để hỗ trợviệc ra quyết định và kiểm tra việc thi hành quyết định

- Giúp người quản lý có khả năng cùng một lúc làm được nhiều tác vụ, tựđộng hoá được nhiều khâu

- Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê nhân công và hơn cả là công việctiến hành nhanh gọn, chính xác, dễ quản lý

- Giúp doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận những ứng dụng hiện đại của CNTTnhư: tham gia thương mại điện tử, mở rộng phạm vi giao dịch vượt ra khỏibiên giới, tận dụng thời gian (có thể tiến hành 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần)

…

Câu 9 Trình bày các giải pháp tin học hoá kế toán doanh nghiệp?

Tin học hóa từng phần: Ứng dụng CNTT cho từng phần của công tác quản lý

trong tổ chức theo từng giai đoạn quản lý riêng biệt

- Ưu điểm: dễ tiến hành, giá rẻ, độ an toàn cao, rủi ro thấp

- Nhược điểm: lâu dài hệ thống sẽ dư thừa dữ liệu, khó nâng cấp, xảy

ra mâu thuẫn, không thống nhất giữa các công đoạn

Tin học hóa toàn bộ: Ứng dụng CNTT vào tất cả các công đoạn của quá trình

quản lý trong tổ chức tại cùng một thời điểm

- Ưu điểm: tạo ra một hệ thống tổng thể thống nhất

- Nhược điểm: tốn kém, mất nhiều thời gian xây dựng, chi phí cao vàcần phải trang bị tốt cơ sở vật chất trước khi tiến hành

Câu 10 Tin học hóa công tác kế toán trong doanh nghiệp có những lợi ích và thách thức gì?

Lợi ích:

- Nâng cao hiệu quả

- Tiết kiệm chi phí

- Tiết kiệm thời gian

- Phát triển theo doanh nghiệp

- Tối ưu hoá quy trình của doanh nghiệp

- Dễ dàng để bắt đầu làm việc

- Cải thiện các quyết định

Thách thức:

- Chưa phát huy hết hiệu quả sử dụng

- Chi phí đầu tư cao

- Nhận thức còn hạn chế

CHƯƠNG 2 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁNCâu 1 Trình bày khái niệm HTTT kế toán Nêu chức năng và các yếu tố cấu thành HTTT kế toán.

❖ Khái niệm

HTTT kế toán là một tập hợp các nguồn lực như con người, máy móc thiếtbị… được thiết kế để nhằm biến đổi dữ liệu kế toán và các dữ liệu khác thànhthông tin tài chính kế toán

❖ Chức năng

- Xác định, thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin kinh tế về những sự kiện,hiện tượng diễn ra với nhiều người nhưng không phải công nghệ;

- Nắm bắt và ghi lại những tác động tài chính trong các giao dịch của công ty;

- Phân phối thông tin giao dịch cho các hoạt động của con người để điều phốicác nhiệm vụ then chốt

❖ Các yếu tố cấu thành

1 Con người

- Người quản lý

- Người xây dựng và bảo trì hệ thống

- Người dùng (người sử dụng hệ thống cuối cùng)

- Ngăn chặn gian lận bảo vệ lợi ích của tổ chức doanh nghiệp

- Cung cấp sự gắn kết, nhất quán để thiết lập trật tự và giao thức hoạtđộng trong một tổ chức doanh nghiệp

Câu 2 Trình bày mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành HTTT kế toán.

Các mối quan hệ cấu thành HTTT kế toán có mối quan hệ biện chứng Cácthành phần này được tích hợp với nhau, dưới quyền chủ động tuyệt đối của conngười, để đáp ứng mục tiêu tồn tại của HTTT kế toán cung cấp thông tin về cáchoạt động hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát được hoạt động củadoanh nghiệp

- Con người: yếu tố trung tâm và có vai trò quyết định sự thành bại của hệ

thống

- Phần cứng: nền tảng cơ sở vật chất kỹ thuật của hệ thống, là kết cấu hạ

tầng và có tác động lên toàn bộ hệ thống

- Phần mềm: toàn bộ các chương trình máy tính để vận hành phần cứng

- CSDL: là cốt lõi của ứng dụng phần mềm quản lý vì chúng cho phép truy cập

tập trung đến các thông tin theo một cách nhất quán

- Các thủ tục: liên quan chặt chẽ Đến các quá trình xử lý, lưu chuyển và biểu

diễn thông tin

- Kiểm soát nội bộ là cả các hoạt động bảo vệ hệ thống thông tin kế toán

trước những nguy cơ truy cập trái phép, ngăn chặn gian lận, phòng ngừa rủi

ro cho tổ chức và cung cấp sự gắn kết nhất quán để thiết lập trật tự và giaothức hoạt động cho tổ chức

hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp

Hỗ trợ hoạt động

tác nghiệp

Hỗ trợ các hoạtđộng nghiệp vụ

Hỗ trợ người dùng thực hiện chính xác các hoạt động nghiệp vụ

Tăng năng suấtlao động

Hỗ trợ người dùng tăng năng suất lao động

Hỗ trợ hoạt động

quản lý

Tăng cường hợptác lao động

Hỗ trợ quản lý tài liệu và phát triển ứng dụng trong các phòng ban chức năng khác nhau

Tạo liên kết đốitác kinh doanh

Hệ thống thông tin liên doanh nghiệp, hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử

Hỗ trợ thay đổidoanh nghiệp

Đáp ứng nhu cầu thay đổi liên tục của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay

Hỗ trợ tạo ra các

lợi thế cạnh

tranh

Hỗ trợ ra quyếtđịnh

Hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các phương hướng chiến lược, quyết định chính xác

❖ Vị trí

HTTT kế toán được đánh giá là một HTTT quan trọng nhất trong tổ chức,doanh nghiệp Bởi vì, nó không chỉ cung cấp một phương pháp có tính kỷ luậttrong việc tập hợp và tổ chức thông tin như là một trợ giúp để quản lý và điềuhành hoạt động kinh doanh mà nó còn cung cấp thông tin về tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp có tính định lượng giúp các nhà quản lý có cơ sở chắc chắn đểđưa ra quyết định

Câu 4 Nêu khái niệm phân hệ kế toán Trình bày các phân hệ của HTTT kế toán.

❖ Khái niệm: Phân hệ kế toán là quá trình phân chia hệ thống kế toán thành

các phần hệ thống phụ nhỏ hơn

❖ Sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các phân hệ:

- Phần riêng biệt là không khép kín

- Dựa vào chức năng của các bộ phận khác của hệ thống

- Tất cả các phần riêng biệt phải được hoạt động hoặc hệ thống sẽ thất bại

❖ Phân hệ của HTTT kế toán:

- Phân chia theo chức năng

+ Kế toán vốn bằng tiền

+ Kế toán bán hàng và thanh toán với khách hàng

+ Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán

+ Kế toán hàng tồn kho

+ Kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương

+ Kế toán TSCĐ

+ Kế toán thuế

+ Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm

- Các phân hệ của HTTT kế toán theo cấp quản lý

+ Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction processing system - TPS)

+ Hỗ trợ các hoạt động kinh doanh hàng ngày

+ Sổ cái/ Hệ thống Báo cáo tài chính (General Ledger/ FinancialReporting System- GL/FRS)

+ Xử lý các thông báo tài chính và lập báo cáo

+ Hệ thống Báo cáo quản lý (Management Reporting System- MRS).+ Xử lý các báo cáo đặc biệt phục vụ mục đích sử dụng nội bộ

Câu 5 Trình bày mối quan hệ giữa các phân hệ trong HTTT kế toán.

Số liệu kế toán được cập nhật ở phân hệ kế toán nào sẽ được lưu giữ ở chính phân hệ kế toán đó, ngoài ra còn truyền các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ

kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị chi phí và giá thành

Câu 6 Trình bày sự phát triển của các mô hình HTTT Hãy cho biết tại sao mô hình REA lại được sử dụng trong HTTT kế toán?

❖ Sự phát triển của các mô hình HTTT

Mô hình HTTT phát triển từ thấp đến cao, từ xử lý thủ công đến tự độnghóa hoàn toàn bằng máy tính điện tử

Mô hình xử lý thủ công (Manual Process Model): Kế toán căn cứ vào chứng

từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán để ghi vàosổ

Mô hình mặt phẳng: Sau khi máy tính điện tử ra đời, nó đã nhanh chóng

được sử dụng vào công việc xử lý và quản lý dữ liệu lĩnh vực đầu tiên trong quản lý

dữ liệu sử dụng máy tính đó là lĩnh vực kế toán bán hàng, lập bảng tính lương

Mô hình dữ liệu quan hệ (Relational Data Model): Không có các liên kết vật

lý, dữ liệu được biểu diễn dưới dạng bảng với các hàng và các cột Cấu trúc chính

để biểu diễn dữ liệu trong mô hình quan hệ là các quan hệ Một trường hợp quan

hệ chứa lược đồ quan hệ và minh họa quan hệ Một trường hợp quan hệ là 1 bảng

và lược đồ quan hệ biểu diễn những tên cột trong bảng

Mô hình hướng sự kiện: Dựa trên cách tiếp cận của phương pháp lập trình,

hướng đối tượng, đó là một hướng sự kiện (REA)

❖ Mô hình REA trong HTTT kế toán: Mô hình REA là mô hình kinh doanh theo

hướng sự kiện REA là Resources, Event, Agents

- Resources (Nguồn lực): Là tài sản có giá trị kinh tế đối với doanh nghiệp

thuộc sở hữu của doanh nghiệp và được doanh nghiệp sử dụng

- Events (Sự kiện): Là những hoạt động mà doanh nghiệp muốn thu thập

thông tin cho việc lập kế hoạch và kiểm soát

- Agents (Đối tượng): Là cá nhân hay tổ chức tham gia vào sự kiện hoặc cá

khả năng kiểm soát nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp

Câu 7 Nêu khái niệm phần mềm kế toán Trình bày các cách phân loại phần mềm

kế toán

❖ Khai niệm phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán,tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc Quá trình xử lý phảituân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành Độ chính xác của đầu ra báo

cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công.

❖ Phân loại phần mềm kế toán

a) Quy mô doanh nghiệp

- Doanh nghiệp quy mô lớn

- Doanh nghiệp quy mô vừa

- Quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ

a) Ngành nghề

- Chuyên ngành xây lắp

- Chuyên ngành dược

- Chuyên ngành may mặc

- Chuyên ngành vận chuyển, logistics

- Cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung

Câu 8 Trình bày khái niệm chứng từ trùng Nêu cách phân loại các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh chứng từ trùng và nguyên tắc khử trùng khi làm kế toán bằng phần mềm máy tính.

❖ Chứng từ trùng:

Một nghiệp vụ kế toán phát sinh 2 chứng từ, 2 chứng từ kế toán đó lại có sơ

đồ hạch toán giống hệt nhau, nói cách khác, được ghi nhận nợ có như nhau thìnghiệp vụ kế toán trên được gọi là nghiệp vụ phát sinh chứng từ trùng Hai chứng

- Nhóm 3 - Các phát sinh liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hànghóa, vật tư thì chỉ bao gồm nghiệp vụ thanh toán tạm ứng mua hàng hóa,vật tư

- Nhóm 4 - Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

❖ Nguyên tắc khử trùng khi làm kế toán bằng phần mềm máy tính

Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

- Phương án 1: Chỉ cập nhật một trong hai chứng từ phát sinh (phiếu chi

hoặc chứng từ ngoại tệ)

+ Chứng từ tiền ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ tiền Việt Nam+ Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng+ Trong trường hợp chuyển tiền giữa hai ngân hàng thì giấy báo nợ(chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu)

- Phương án 2: Nhập cả hai chứng từ nhưng được ghi nhận thông quan tài

khoản trung gian - tài khoản tiền đang chuyển

Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

- Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư

không ghi nhận

- Phương án 2: Ghi nhận thông quan tài khoản công nợ

- Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập

nhật chứng từ thu chi tiền

Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hóa, vật tư

- Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư

không ghi nhận số tiền vào tài khoản

- Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập

nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng

Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

- Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - ghi nhận qua tài khoản công nợ

- Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - ghi nhận qua tài khoản tiền mặt

- Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt

Câu 9 Trình bày các chu trình nghiệp vụ kế toán trong HTTT kế toán?

❖ Chu trình cung cấp

Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ từ các

tổ chức và đối tượng khác cũng những khoản phải trả, phải trả, phải thanh toán

Chức năng: Ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt

động mua hàng, dịch vụ và thanh toán cho nhà cung cấp Có 4 hoạt động chínhtrong chu trình cung cấp hay 4 sự kiện kinh tế phát sinh

Các sự kiện kinh tế

- Lập hóa đơn đặt hàng hóa, dịch vụ cần thiết đến nhà cung cấp

- Nhận hàng hóa, dịch vụ

- Xác định việc thanh toán với nhà cung cấp

- Tiến hành thanh toán theo hóa đơn

Các phân hệ nghiệp vụ

- Hệ thống mua hàng

- Hệ thống thanh toán theo hóa đơn

- Hệ thống thanh toán lương

- Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng

- Hóa đơn vận chuyển

- Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán

- Nhật ký ghi chép séc

❖ Chu trình sản xuất

Gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hóadịch vụ và dự trữ kho

Chứng năng: Ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự

kiện kinh tế: sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thànhphẩm dịch vụ

- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm

- Thanh toán lương

- Phiếu nhập mua nguyên vật liệu đầu vào

- Phiếu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng

- Nhận tiền thanh toán

- Giấy báo thanh toán

- Biên lai, biên nhận

- Phiếu thu, Giấy báo có, Ủy nhiệm thu, Séc thanh toán

- Chứng từ ghi có

- Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

Các báo cáo

- Báo cáo bán hàng

- Báo cáo công nợ khách hàng

- Báo cáo phân tích nợ theo thời gian

- Báo cáo phân tích bán hàng

- Báo cáo nhận tiền

Câu 10 Trình bày quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa?

Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động gồm 3 giai đoạn

Thu thập dữ liệu: Dữ liệu được thu thập từ kế toán viên, nhà cung cấp, ngân

hàng, khách hàng, đối tác Thu thập dữ liệu là quá trình tìm kiếm để có được thôngtin hữu ích cho doanh nghiệp, phân loại cho phù hợp với mục đích sử dụng và lọc

bỏ thông tin dư thừa hoặc không liên quan đến doanh nghiệp

Xử lý thông tin: Thực hiện việc lưu trữ, quản lý, tính toán các thông tin tài

chính kế toán dựa trên các chứng từ đã nhập để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổsách, thống kê

Truyền phát thông tin: Là hoạt động thông tin đầu ra đến người nhận Dữ

liệu đã được xử lý sẽ được truyền tới đúng đối tượng cần thông tin

CHƯƠNG 3 KHẢO SÁT VÀ ĐẶT VẤN ĐỀ

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ PHẦN MỀM KẾ TOÁN

“Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Tổng Hợp Thiết Bị Điện Tử”

3.1 Giới thiệu chung

- Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Tổng Hợp Thiết Bị Điện Tử: được thành lập

từ năm 2005 Chuyên nhập khẩu các sản phẩm máy in, máy quét, máy đachức năng của các hãng như HP, Dell, Samsung với số lượng rất lớn vàchuyên bán buôn các mặt hàng này cho các khách hàng là các siêu thị điệnmáy, các công ty tin học trên toàn quốc

- Địa chỉ: Số 63, Ngõ 25, P Vũ Ngọc Phan, Đống Đa, Hà Nội

- Điện thoại: (024) 35639998, 35666268

- Số Fax: (024) 35639989

- Ngành nghề kinh doanh: Máy in văn phòng và Máy văn phòng

- Số lượng nhân viên: Từ 11 - 50 người

3.2 Mô tả về tổ chức

- Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting, công tyngày càng phát triển dẫn theo đó là công việc bộ phận kế toán ngày càngnhiều Do hệ thống phải phụ thuộc vào đường truyền internet nên nhiều lúcrất khó để truy cập gây cản trở cho công việc, doanh nghiệp rất đề cao tínhvấn đề an toàn dữ liệu, nên doanh nghiệp đã chọn phương án xây dựngphần mềm kế toán riêng cho mình Để dễ dàng thao tác, phù hợp với doanhnghiệp và đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin

- Loại hình công ty: Công ty thương mại

- Chế độ kế toán áp dụng: TT200/2016/TT-BCT

- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung

- Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Kế toán hàng tồn kho theo

phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp đánh giá hàng tồn kho

theo phương pháp trung bình tháng

- Mã số thuế: 0101.788.299

đa chức năng của với số lượng rất lớn sau đó công ty bán buôn các mặt hàng này cho các khách hàng là các siêu thị điện máy, các công ty tin học trên toàn quốc.

- Giải pháp phần mềm:

+ Có đầy đủ phương pháp tính giá tồn kho

+ Có chức năng kiểm tra số liệu tồn kho sai lệch

+ Báo cáo tồn kho đa chiều: theo mã hàng, mã kho, tài khoản kho, báo cáo 1 kỳ - nhiều kỳ

❖ Vấn đề 2: Phân bổ chi phí mua hàng từng mặt hàng theo nhiều tiêu thức, Phân bổ chi phí mua hàng cho nhiều phiếu nhập mua hàng

- Giải pháp phần mềm:

+ Tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng: tiền hàng, số lượng

+ Phiếu nhập chi phí mua hàng cho phép chọn nhiều phiếu nhập để phân bổ chi phí

❖ Vấn đề 3: Quản lý doanh thu theo mặt hàng, khách hàng, NVBH, bộ phận kinh doanh, cửa hàng, đại lý, đơn hàng, hợp đồng

- Giải pháp phần mềm: Cần phải có các danh mục phục phù hợp để quản lý như: DM hàng hóa vật tư, DM khách hàng, DM nhân viên bán hàng, DM hợpđồng…

❖ Vấn đề 4: Quản lý lãi/ lỗ theo hợp đồng bán ra

- Giải pháp phần mềm: Tự động tổng hợp lãi/ lỗ và lên được báo cáo lãi gộp theo từng hợp đồng bán ra

❖ Vấn đề 5: Quản lý công nợ khách hàng theo hóa đơn, đơn hàng, hợp đồng, dự án, NVBH

- Giải pháp phần mềm: Cho phép quản lý công nợ phải thu khách hàng theo từng mã hàng, chi tiết hóa đơn hoặc đơn hàng

3.4 Tổng quan dự án

Cơ quan chủ đầu tư Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST.

Cơ quan chủ trì Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Tổng Hợp Thiết Bị Điện Tử

Dự án Phát triển hệ thống thông tin quản lý phần mềm kế toán

Mục đích tổng thể Đáp ứng yêu cầu công việc kế toán của công ty, nhằm nâng

cao hiệu suất làm việc

Mục tiêu cụ thể

Đáp ứng được công việc kế toán

- Tiện lợi, dễ dàng sử dụng;

- Giảm thiểu các sai sót, thất thoát;

- Nâng cao an toàn thông tin cho dữ liệu của công ty.Đơn giản hóa các chức năng quản lý

- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên và các NQL;

- Tiết kiệm kinh phí thuê phần mềm hỗ trợ bên thứ 3.Nâng cao hiệu suất làm việc

- Nâng cao chất lượng, uy tín của công ty

Chi phí dự kiến 100.000.000 VNĐ

Thời gian dự kiến 01/01/2023 đến 15/04/2023

Tác nhân dự án - Kế toán viên

1 Kế toán viên: Nhập dữ liệu trên phần mềm kế toán, kế toán viên có thể

thực hiện các chức năng kế toán vốn bằng tiền, kế toán hàng tồn kho, kếtoán mua hàng và công nợ phải trả và các chức năng khác một cách dễ dàngthực hiện, dễ dàng kiểm soát hơn

2 Nhà quản lý: Nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần

thiết, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả

3 Nhà nước: Truy xuất tự động các báo cáo, sổ sách, tờ khai, giúp nhân viên

kế toán giảm nhiều thao tác cũng như công sức để xây dựng các báo cáotheo ngày, tháng, năm hoặc các thao tác tùy chọn khác nhau

4 Thủ kho: Sẽ giúp thủ kho kiểm tra được các yêu cầu nhập xuất tài sản, công

cụ, dụng cụ, vật tư hàng hóa, nguyên vật liệu theo đúng quy định Thực hiệnnhập và xuất hàng hóa khi có yêu cầu cho các bộ phận liên quan Ghi nhận

và lưu trữ phiếu nhập, xuất kho và tiếp nhận các chứng từ giao hàng, xuấthàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng một các dễ dàng hơn

5 Các phòng ban khác: Khi có yêu cầu về thông tin khác nhau để phục vụ cho

phòng ban của mình như lấy dữ liệu để phân tích, lập báo cáo về tình hìnhtiêu thụ, tồn kho của các loại mặt hàng từ đó đưa ra phương hướng thúcđẩy bán hàng riêng cho từng mặt hàng khác nhau

6 Khách hàng/ Nhà cung cấp: Phần mềm theo dõi được tình trạng của từng

chứng từ để biết được chứng từ đó đang thực hiện, tạm ngừng thực hiện,thanh lý, Trên mỗi hợp đồng bán, mua hàng hóa có thể quản lý các mặthàng về số lượng, đơn giá để tránh những nhầm lẫn không đáng có vớikhách hàng hay nhà cung cấp

3.5 Lập kế hoạch dự án

- Từ ngày 01/01/2023 đến ngày 15/04/2023 (Dự án hơn 4 tháng)

- Các thành viên tham gia: Bùi Quang Linh, Đào Hoàng Anh, Nguyễn Văn Trường và Trần Trung Hiếu

4.1 Sơ đồ IFD

4.1.1 Hóa đơn mua hàng

4.1.2 Hóa đơn bán hàng

4.1.3 Bán hàng và công nợ phải thu