Tiểu luận môn Quản trị hành chính văn phòng về trung tâm H123

Từ những yếu tố khách quan, công nghệ mới đang dần được cải tiến và đang có sự ảnh hưởng mạnh mẽ đối với tổng thể của công việc của con người chúng ta hiện nay. Trung tâm H123 cần nâng cao và đổi mới các yếu tố thiết bị văn phòng hiện đại hơn nhằm mang đến sự linh hoạt và hiệu quả cao trong tổng thể bộ máy vận hành, do tất cả các bộ phận trong trung tâm đều cần các thiết bị hiện đại là tất yếu, góp phần phát triển trung tâm vang xa danh tiếng và nâng cao chất lượng của H123 nói chung và mỗi chi nhánh nói riêng .

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG VÀ TRANG THIẾT BỊ TẠI TRUNG TÂM H123

Họ và tên - MSSV : 1 Lê Phương Hoa-2223402010440

2 Đặng Ngọc Hân -2223402010641 3.Nguyễn Lê Ngọc Trâm- 2223402010302 Nhóm học phần : KITE.TT.38

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Nhật Khánh Uyên

Bình Dương, ngày 30 tháng 10 năm 2023

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN

Họ tên sinh viên:

1/Nguyễn Lê Ngọc Trâm

2/Lê Phương Hoa

3/Đặng Ngọc Hân

Đề tài: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ TRANG THIẾT BỊ TẠI TRUNG TÂM H123

Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ

(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)

tối đa

Điểm đánh giá Cán bộ

chấm 1

Cán bộ chấm 2

Điểm thống nhất

MỤC LỤC

1 Tên đề tài 5

2 Lý do chọn đề tài 5

3 Mục tiêu nghiên cứu 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu 6

6.1 Câu hỏi nghiên cứu 7

6.2 Giả thuyết nghiên cứu 7

7 Kết cấu chi tiết của đề tài 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI 8

1.1 Các khái niệm 8

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 8

1.1.2 Khái niệm về trang thiết bị văn phòng 8

1.1.3 Khái niệm về quản lý cơ sở vật chất văn phòng 9

1.2 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng 9

1.3 Vai trò và ý nghĩa của việc đổi mới trang thiết bị văn phòng 10

1.3.1 Vai trò 10

1.3.2 Ý nghĩa 10

CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM H123 11

2.1 Tổng quan về trung tâm H123 11

2.1.1 Thông tin về trung tâm H123 11

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 12

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi 12

2.1.4 Lĩnh vực hoạt động 13

2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và chức năng của các bộ phận 14

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 14

2.2.2 Chức năng của các bộ phận 14

2.3 Thực trạng trang thiết bị tại trung tâm H123 15

2.3.1 Các trang thiết bị truyền thông 15

2.3.2 Thiết bị sao chụp, in ấn, huỷ tài liệu 16

2.3.3 Các trang thiết bị văn phòng khác 17

2.4 Đánh giá trang thiết bị tại trung tâm H123 18

2.4.1 Ưu điểm trang thiết bị 18

2.4.2 Nhược điểm của trang thiết bị 18

2.4.3 Nguyên nhân 18

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ ĐẦU TƯ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM H123 19

3.1 Cở sở đề xuất giải pháp 19

3.2 Giải pháp đầu tư trang thiết bị văn phòng 19

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

DANH MỤC HÌNH ẢNH

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện thành công bài tiểu luận môn “Quản trị hành chính văn phòng” một cách hoànchỉnh ,tuân thủ quy định của môn học Chúng em bên cạnh sự cố gắng và nỗ lực của bản thânđối với môn học và tinh thần trách nhiệm với những nhiệm vụ được giao đã vận dụng tất cả kiếnthức đã học, tìm tòi ,học hỏi cũng như thu thập thông tin liên quan tới bài tiểu luận này Và đặcbiệt hơn hết là chúng em nhận được sự hướng dẫn, trợ giúp rất nhiều từ cô và bạn bè để hoànthành bài tốt nhất có thể

Nhóm xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đối với giảng viên - ThS Nguyễn Nhật KhánhUyên đã cùng đồng hành với nhóm nói riêng, và cả lớp KITE.TT.38 nói chung, cô đã vô cùngtận tâm, truyền đạt tất cả những kiến thức hay, bổ ích, cô không chỉ hướng dẫn tận tình và giảiđáp những thắc mắc của chúng em mà còn hướng dẫn nhóm em nói riêng và cả lớp nói chung vềcách trình bày và viết một bài tiểu luận từ chuyến đi thực tế Nhờ có sự hướng dẫn tận tình ,nhiệt huyết của cô đã tạo cơ hội để nhóm em có một chuyến đi ý nghĩa và từ chuyến đi đó nhóm

đã thu thập dữ liệu để có thể hoàn thành bài tiểu luận một cách chỉnh chu nhất

Nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn đến các nhóm thành viên trong lớp Quản Trị Hành ChínhVăn Phòng, đã cùng trao đổi, cung cấp các thông tin cần thiết đồng thời có sự giúp đỡ lẫn nhautrong quá trình làm việc Đồng thời nhóm cũng gửi lời cảm ơn tới các giảng viên, cùng với cácnhân viên quản lí các chuyên ngành của trường đại học Thủ Dầu Một đã tạo một không gian,một bầu trời kiến thức, cùng giúp đỡ tận tình, nhiệt huyết mang lại cho nhóm được nhiều kiếnthức quan trọng phục vụ cho công trình nghiên cứu của nhóm

ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy nếu công tác hành chính vănphòng được tổ chức và làm việc khoa học , có nề nếp thì việc quản lý và điều hành sẽ trở lên

dễ dàng hơn

Mọi sự đổi mới đều phải liên kết chặt chẽ, tồn tại song song với nhau đó là quy luật của sựphát triển hiện đại Khi những nhu cầu của con người ngày càng tăng cao về mặt kiến thức,tất yếu đòi hỏi về trình độ, kỹ năng, chuyên môn Muốn đòi hỏi sự chuyên môn cao về trình

độ cũng như cách giảng dạy của giảng viên, sự vận hành trơn tru năng động của một trườngthì tất yếu các công nghệ phải hiện đại dù các thiết bị chỉ là những sự hỗ trợ vô tri vô giácnhưng nó mang lại tính hiệu quả khá cao, ví dụ như những các trường không có điều kiệnvật chất sẽ có sự thụt lùi về tiến độ giảng dạy, vận hành khiến trường sẽ ngày càng thụt lùi

và ảnh hưởng sâu sắc hơn đó chính là sự yếu kém về kiến thức rõ ràng Là một nước đangtrên đà phát triển mạnh mẽ, đất nước Việt Nam ta cần cải thiện đổi mới tổng quan chínhsách về mặt cơ sở vật chất đầy đủ nhằm “hiện đại hoá” và nâng tầm chất lượng truyền đạtkiến thức của mọi nơi giảng dạy Có rất nhiều trường đang theo đuổi xu thế hiện đại hoáchằng hạn như VinUniversity, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, RMIT,…Trung tâm H123-làmột trong những trường có chất lượng nhất Việt Nam và cũng là ngôi trường có danh tiếngtại Bình Dương Nhằm mang lại một hệ thống bộ máy phát triển cả về gốc rễ đến tận ngọncây thì trường cần có một cơ sở vật chất thiết bị tối tân nhất, hiện đại nhất phục vụ cho sựhoạt động mạnh mẽ của bộ máy điều hành toàn bộ và quá trình giảng dạy của các giảngviên Một môi trường đầy đủ về mặt thiết bị sẽ mang lại sự năng động hứng thú cho các sinhviên học, kích thích thêm sự cầu tiến về mặt kiến thức cho sinh viên rõ rệt , Từ những vấn

đề đặt ra nhóm đã chọn đề tài “THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC QUẢN

LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ TRANG THIẾT BỊ TẠI TRUNG TÂM H123.”

3.Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu thực trạng của các thiết bị văn phòng tại trung tâm H123 , công tác quản lý HCVP

và từ đó đề xuất các giải pháp hợp lý nhất để cải tiến cũng như hiện đại hoá các thiết bị vănphòng của trung tâm H123

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: “TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM H123”

Phạm vi không gian: “Trung tâm ngoại ngữ”

5.Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu: công trình của nhóm sử dụng các phương pháp sử dụng tài liệu cósẵn, định tính, định lượng

Phương pháp nghiên cứu tài liệu có sẵn: nhóm sẽ thu thập và sử dụng hợp lý các thông tin đểphục vụ cho bài tiểu luận một cách khách quan nhất, hợp lý và chuyên sâu

6.Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu

6.1 Câu hỏi nghiên cứu

- Những thiết bị văn phòng có đủ đáp ứng nhu cầu của mọi người trong trường không?Mức độ ảnh hưởng của nó mạnh mẽ hay chỉ là một vấn đề nhỏ? Vì sao?

- Những giải pháp nào có thể đặt ra để có thể phát triển chất lượng thiết bị văn phòng?

6.2 Giả thuyết nghiên cứu

- Sự xuống cấp của các thiết bị văn phòng

- Nhu cầu cần thiết cao đối với các thiết bị mới

- Chất lượng giảng dạy mới cần được liên kết song song với các sự đổi mới về thiết bị

- Mặt bằng chung về cơ sở vật chất của các trường khác đang có sự chuyển mình mạnh mẽ

- Ảnh hưởng đến thực trạng nhu cầu đổi mới thiết bị văn phòng tại trường đại học Thủ DầuMột

Kết cấu chi tiết của đề tài.

Đề tài ngoài phần mở đầu, tiểu luận gồm có 3 chương

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI

1.1 Khái niệm về văn phòng

1.1.1 Khái niệm về trang thiết bị văn phòng

1.1.2 Khái niệm về quản lý cơ sở vật chất văn phòng

1.2 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng

1.3 Vai trò và ý nghĩa của việc đổi mới trang thiết bị

1.3.1 Vai trò của việc đổi mới trang thiết bị

1.3.2 Ý nghĩa của việc đổi mới trang thiết bị

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM H123

2.1 Tổng quan về trung tâm H123

2.1.1 Thông tin về rung tâm H123

2.3 Thực trạng trang thiết bị tại trung tâm H123

2.3.1 Các trang thiết bị truyền thông

2.3.2 Các thiết bị sao chụp, in ấn, huỷ tài liệu

2.3.3 Các trang thiết bị văn phòng khác

2.4 Đánh giá trang thiết bị văn phòng tại trung tâm H123

2.4.1 Ưu điểm của trang thiết bị văn phòng

2.4.2 Nhược điểm của trang thiết bị văn phòng

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI

1.1 Các khái niệm

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lýthông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo cácđiều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng là nơi làm việc hay khuvực làm việc của các doanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức Văn phòng thường được đặt tạitòa nhà cao ốc, sắp xếp không gian để tạo một môi trường làm việc thuận lơi nhất cho cácdoanh nghiệp ( truy cập ngày 28/10/2023)

Văn phòng là nơi thực hiện mọi hoạt động kinh doanh liên quan đến văn thư và điều hành

Nó đóng vai trò là điểm trung tâm của toàn bộ tổ chức và tất cả thông tin và tài nguyên đềuđến một văn phòng và chúng được phân phối từ chính văn phòng đó Văn phòng thực hiệnchức năng văn thư như thu thập thông tin, ghi chép phân tích, phân phối thông tin và chứcnăng điều hành như hoạch định, tổ chức, ra quyết định,…

Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giaotiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó Ngoài ra, văn phòng còn có thể là phòng làmviệc của thủ trưởng có tầm cỡ cao Ví dụ văn phòng Chính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, vănphòng Tổng công ty…(truy cập ngày 28/10/2023)

1.1.2 Khái niệm về trang thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng được hiểu là một bộ công cụ hoặc các đối tượng khác, được sử dụng đểđạt được một mục đích cụ thể, là hệ thống các trang bị máy móc, vật dụng cần thiết đáp ứngtối đa nhu cầu sử dụng của các hoạt động hàng ngày và công việc tại văn phòng Nó có thể làmáy photocopy, máy in, máy hủy tài liệu, máy tính cây, bàn ghế, tủ đựng tài liệu, giấy bút cácloại,…Thiết bị văn phòng là đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động và làm tănghiệu suất làm việc của nhân viên Do đó, căn cứ vào nhu cầu cần thiết của công việc và ý kiếnđóng góp của nhân viên mà người quản lý sẽ đưa ra trang thiết bị tốt cho văn phòng

1.1.3 Khái niệm về quản lý cơ sở vật chất văn phòng

Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là việc thực hiện các tác động có mục đích của ngườiquản lý nhằm xây dựng, phát triển và sử dụng tối đa công năng của hệ thống cơ sở vật chất.Qua đó, đáp ứng triệt để nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất của khách thuê, mang đến trải nghiệmdịch vụ tiện nghi và chất lượng Nói một cách khác, quản lý cơ sở vật chất chính là dịch vụquản lý trang thiết bị tổng hợp cho tòa nhà văn phòng, phân phối chúng đến khách hàng, đồngthời đảm bảo các trang thiết bị này đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng

Việc triển khai công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng sẽ giúp chất lượng của trang thiết

bị được nâng cao và tăng cường hiệu quả hoạt động Bên cạnh đó, công tác này còn giúp phân

bổ cơ sở vật chất một cách đồng đều, tránh thừa thiếu hay gây lãng phí tài nguyên và chi phíquản lý tòa nhà văn phòng Đồng thời, việc triển khai các hoạt động xây dựng ý thức sử dụngcho khách hàng giúp công năng của các cơ sở vật chất trong văn phòng được nâng cao Cáchoạt động bảo hành – bảo trì tòa nhà cũng đóng một vai trò quan trọng Các hoạt động này sẽhạn chế các gián đoạn, hỏng hóc của cơ sở vật chất trong quá trình sử dụng Từ đó, tuổi thọcho các trang thiết bị được kéo dài, giúp chủ đầu tư có thể tối ưu được chi phí vận hành

1.2 Trang thiết bị ảnh hưởng đến văn phòng

Hầu hết dân văn phòng dành tới ít nhất 60% thời gian chỉ ở trong phòng làm việc, điều đó cóthể khiến cho thể trạng tinh thần, cách hành xử và khả năng giao tiếp của họ bị ảnh hưởng Môitrường làm việc là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc, năngsuất của nhân viên Vậy nên văn phòng cần đầu tư cơ sở vật chất, thiết kế nơi làm việc chonhân viên một cách khoa học để tạo ra bầu không khí tốt, ánh sáng đầy đủ, nhiệt độ điều hòa,giảm tiếng ồn và màu sắc tươi mới để giảm căng thẳng và nâng cao năng suất lao động ( truycập ngày 28/10/2023)

Yếu tố đầu tiên mà mọi doanh nghiệp hay công ty đều không thể bỏ qua, chính là xây dựngtốt cơ sở vật chất Cơ sở vật chất nói chung chính là các thiết bị văn phòng được trang bị mộtcách tốt nhất để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu làm việc cho nhân viên Một văn phòng dù lớnhay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp xếp phù hợp, đủ trang thiết bị từ bàn ghế máy tính đểnhân viên có thể làm việc Những thiết bị văn phòng phù hợp sẽ cho ra năng suất lao động caohơn 10 – 15%

nhân viên và tối đa hóa năng suất của họ bởi vì một môi trường làm việc tốt hơn sẽ cho ra kếtquả lao động tốt hơn Với các công ty, tạo ra một không gian làm việc chuyên nghiệp, đúng chứcnăng và thoải mái sẽ tạo ra hình ảnh đẹp cho các đối tác với các khách hàng tiềm năng, đồng thờinâng cao động lực, sự sáng tạo và năng suất của nhân viên

1.3 Vai trò và ý nghĩa của việc đổi mới trang thiết bị văn phòng

1.3.1 Vai trò

Việc đổi mới các trang thiết bị văn phòng giúp thay thế, khắc phục những tồn tại, hạn chếcủa công nghệ cũ bằng những công nghệ mới tiên tiến hơn, giúp mang lại hiệu quả và nângsuất làm việc cao hơn Các thiết bị văn phòng hiện đại hơn sẽ đáp ứng được các yêu cầu hiệuquả công việc cao hơn, đem lại hiệu quả kinh tế cao và đáp ứng được các đòi hỏi ngày càngcao hiện nay Thiết bị văn phòng tốt sẽ giúp cho nhân viên dễ dàng điều hành, quản lý tốt côngviệc và tìm kiếm, lưu trữ tài liệu cũng dễ dàng hơn

CHƯƠNG 2 – THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁC THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM H123

2.1 Tổng quan về trung tâm H123

2.1.1 Thông tin về trung tâm H123

Logo:

Hình 1: Logo trung tâm H123

Tên đầy đủ: Công ty TNHH Giáo dục Houston123

Tên viết tắt: H123

Tên Quốc tế: Enghlish Afterschool Center

Website: http://houston123.edu.vn

Email: houston123education@gmail.com

Người đại diện: CEO-Ngô Tân Khánh Vĩnh

Địa chỉ: Thửa đất số 451, Tờ bản đồ số 14, Khu phố Tân Mỹ, Phường Thái Hòa, Thành phố Tân

Uyên, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

Quản lý bởi : Chi cục thuế khu vực Tân Uyên

Các chi nhánh cơ sở khác:

H123 Tân Vĩnh Hiệp: 73 Tân Hóa, Tân Vĩnh Hiệp, Tân Uyên, Bình Dương

 H123 Tân Phước Khánh: Tân Phước Khánh 47, Tân Phước Khánh, Tân Uyên, Bình Dương,Việt Nam

 H123 Thái Hòa: Khu Phố Tân Mỹ, Phường Thái Hòa, Thị Xã Tân Uyên, Bình Dương

 H123 Bình An: 738 Quốc Lộ 1K, Kp Nội Hóa 2, P Bình An, Dĩ An, Bình Dương

 H123 Dĩ An: Đường Số 4, TT Hành Chính Dĩ An, Tx Dĩ An, Bình Dương

 H123 Lái Thiêu: Số 168 Bình Đức 1, Phướng Lái Thiêu, TP Thuận An, Bình Dương

 H123 An Phú: 47F Kp 1A, Đường 22/12 An Phú, Thuận An, Bình Dương

Trung tâm Anh ngữ H123 được thành lập vào ngày 02/03/2014 Với 9 chi nhánh hoạt động trênđịa bàn tỉnh Bình Dương và hơn 5000 học viên đang theo học.H123 là hệ thống trung tâm tiênphong áp dụng mô hình Afterschool theo hướng cân bằng giữa học và chơi H123 không ngừngcải tiến, cải tiến chương trình giảng dạy, đội ngũ giáo viên, cơ sở vật chất để thực sự trở thành

“trường học thứ hai” cho phụ huynh và học sinh

2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi

Tầm nhìn: “Thay cha mẹ chăm lo việc học hành và vui chơi của con cái”

Sứ mệnh:Trung tâm H123 là một trung tâm vững mạnh, cam kết cho sự phát triển của những

nhà lãnh đạo tương lai trong môi trường song ngữ H123 được xây dựng dựa trên nền tảng vềthành tích học tập, sự cam kết về trình độ tiếng Anh, sự hoàn thiện tiếng Việt, khả năng phục

vụ cộng đồng, ý thức công dân toàn cầu, kỹ năng hợp tác và giao tiếp, tính sáng tạo và tư duy