Giáo trình tổ chức công tác kế toán

Với quan điểm này, tổ chức công tác kế toán trong đơn vị là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán, như phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính gi

TẬP THỂ TÁC GIẢ

Chủ biên:

PGS.TS Đoàn Vân Anh và PGS.TS Phạm Đức Hiếu

Biên soạn Chương 1:

TS Nguyễn Viết Tiến và Ths Cao Hồng Loan

Biên soạn Chương 2:

PGS.TS Phạm Đức Hiếu và Ths Nguyễn Thị Hà

Biên soạn Chương 3:

Ths Lưu Thị Duyên và TS Vũ Thị Thu Huyền

Biên soạn Chương 4:

PGS.TS Đoàn Vân Anh và PGS.TS Nguyễn Thị Thanh Phương

Biên soạn Chương 5:

PGS.TS Hà Thị Thúy Vân và TS Phạm Thanh Hương

Biên soạn Chương 6:

TS Nguyễn Thị Hồng Lam và TS Trần Nguyễn Bích Hiền

LỜI NÓI ĐẦU

Tổ chức công tác kế toán là công việc quan trọng, liên quan đến tất cả các khâu của quá trình xử lý thông tin kế toán trong một đơn vị từ lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn chính sách kế toán, đến tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng Vì thế, tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng công tác kế toán và chất lượng thông tin kế toán trong đơn vị

Với đặc thù của học phần là tập trung giải quyết vấn đề thuộc

về tổ chức công tác kế toán, việc tổ chức thiết kế, lựa chọn mô hình, phương pháp, kỹ thuật… phù hợp nhất với đặc điểm của đơn vị kế toán là vấn đề xuyên suốt ở tất cả các nội dung của tổ chức công tác

kế toán, trên cơ sở đó đã làm nổi bật được yếu tố con người trong các vấn đề của tổ chức Người làm kế toán không chỉ thực hiện công việc ghi chép, tính toán và lập báo cáo mà còn từng bước tham gia vào công tác phân tích, thiết kế và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị Ở góc độ chuyên môn, người làm công tác kế toán không chỉ giới hạn ở vai trò thực hiện nghiệp vụ mà còn có vai trò là người tư vấn về quản lý tài chính, kế toán trong đơn vị Việc

tổ chức khoa học công tác kế toán lại càng trở nên đặc biệt quan trọng khi mà những thay đổi trong ứng dụng công nghệ thông tin từ kết quả của cách mạng công nghiệp 4.0 đã có những tác động mạnh

mẽ đến các nội dung của tổ chức công tác kế toán, làm thay đổi căn bản cách thức tổ chức bộ máy, quy trình thu thập, xử lý, cung cấp

và lưu trữ thông tin kế toán

Với nhận thức đó, cuốn “Giáo trình Tổ chức công tác kế

toán” được biên soạn cho học phần “Tổ chức công tác kế toán”

trong chương trình đào tạo ngành Kế toán, chuyên ngành Kế toán

doanh nghiệp và Kế toán công đã được Hiệu trưởng Trường Đại học Thương mại phê duyệt Giáo trình được biên soạn nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu về tài liệu giảng dạy, học tập của Trường Đại học Thương mại, giúp sinh viên ngành Kế toán trong hệ thống hóa các kiến thức khoa học về tổ chức công tác kế toán phù hợp với sự phát triển của nghề nghiệp và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật trong kế toán

Trong quá trình biên soạn giáo trình, tập thể tác giả đã bám sát đề cương và quỹ thời gian của học phần, có cách tiếp cận khoa học từ góc độ tổ chức công tác kế toán trong đơn vị kế toán nói chung, có tính đến các đặc thù của các đơn vị kế toán là doanh nghiệp và các đơn vị kế toán thuộc khu vực công Với cách tiếp cận

đó, tập thể tác giả hy vọng cuốn Giáo trình không chỉ sử dụng cho đào tạo của Trường Đại học Thương mại, mà còn là tài liệu tham khảo chuyên môn hữu ích cho giảng viên và sinh viên của các trường đại học có đào tạo kế toán, cũng như cho các nhà quản lý, các cán bộ kế toán trong chỉ đạo thực tiễn

Chúng tôi chân thành cảm ơn các nhà khoa học trong và ngoài trường, các chuyên gia kế toán đã có những ý kiến quý báu giúp chúng tôi hoàn chỉnh cuốn Giáo trình này

Tập thể tác giả rất mong tiếp tục nhận được các ý kiến đóng góp quý báu của bạn đọc

TẬP THỂ TÁC GIẢ

1.2.1 Căn cứ của tổ chức công tác kế toán 20 1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán 21 1.3 NGUYÊN TẮC VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC

1.3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 23 1.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán 25

Chương 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY, LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH

2.1.4 Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán 43 2.1.5 Công tác nhân sự và phân công lao động kế toán 57

2.2.1 Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm

2.2.2 Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm

2.2.3 Những người không được làm kế toán 71 2.2.4 Thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng 72 2.3 TỔ CHỨC LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN 73

2.3.2 Tổ chức lựa chọn chuẩn mực, chế độ, nguyên tắc và

2.4.1 Tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán 78 2.4.2 Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán 80

3.1 THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ YÊU CẦU CỦA TỔ CHỨC

3.1.2 Yêu cầu của tổ chức thu nhận thông tin kế toán 93 3.2 TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN PHỤC VỤ KẾ TOÁN

3.2.1 Tổ chức xây dựng danh mục và thiết kế mẫu chứng từ

3.2.2 Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế toán 101 3.2.3 Tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ kế toán 105

3.2.4 Tổ chức chuyển giao và sử dụng chứng từ kế toán 107 3.2.5 Tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế toán 110 3.3 TỔ CHỨC THU NHẬN THÔNG TIN PHỤC VỤ KẾ TOÁN

4.1 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC XỬ LÝ,

4.1.1 Yêu cầu tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán 135 4.1.2 Nguyên tắc tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin

4.2 TỔ CHỨC XỬ LÝ, HỆ THỐNG HÓA THÔNG TIN

4.2.1 Tổ chức vận dụng phương pháp tính giá 140 4.2.2 Tổ chức vận dụng phương pháp tài khoản kế toán 147

4.3.3 Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin phục vụ công tác

4.3.4 Tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin phục vụ công tác

Chương 5 TỔ CHỨC CUNG CẤP VÀ PHÂN TÍCH

5.1 ĐỐI TƯỢNG, YÊU CẦU VÀ MỤC ĐÍCH CỦA TỔ CHỨC

5.1.1 Đối tượng cung cấp thông tin kế toán 199 5.1.2 Yêu cầu tổ chức cung cấp thông tin 203 5.1.3 Mục đích của tổ chức cung cấp thông tin kế toán 205 5.2 TỔ CHỨC CUNG CẤP THÔNG TIN KẾ TOÁN 207 5.2.1 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán qua hệ thống

5.2.2 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán qua hệ thống

5.3 TỔ CHỨC PHÂN TÍCH THÔNG TIN KẾ TOÁN 245 5.3.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của tổ chức phân tích

5.3.2 Nội dung tổ chức phân tích thông tin kế toán 247

Chương 6 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU

6.1 YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG

6.1.1 Yêu cầu đối với tổ chức công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng công nghệ thông tin 261 6.1.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện

6.2 CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG

6.3 NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG

ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 271

Bảng 2.3 Bảng mô tả công việc của phần hành kế toán

Bảng 2.4 Phân công lao động của Phòng Kế toán Công ty ABC 65 Bảng 3.1 Thông tin kế toán phục vụ chức năng

Bảng 4.1 Nhận diện và phân loại chi phí 164 Bảng 6.1 Mô tả yêu cầu thông tin kế toán 284

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung 44

Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán 46

Sơ đồ 2.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp 48

Sơ đồ 2.4 Tổ chức bộ máy kế toán tách biệt KTTC và KTQT 51

Sơ đồ 2.5 Tổ chức bộ máy kế toán kết hợp KTTC và KTQT 53

Sơ đồ 2.6 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp

Sơ đồ 2.7 Phần hành kế toán các khoản phải thu, phải trả 60

Sơ đồ 3.1: Kiểu đường đi liên tiếp của chứng từ kế toán 108

Sơ đồ 3.2: Kiểu đường đi song song của chứng từ kế toán 109

Sơ đồ 3.3: Trình tự luân chuyển của Phiếu thu 112

Sơ đồ 3.4 Mô hình cung cấp thông tin từ trên xuống 115

Sơ đồ 3.5 Mô hình cung cấp thông tin từ dưới lên 116

Sơ đồ 4.1 Quy trình ghi sổ nghiệp vụ mua hàng 157

Sơ đồ 4.2 Quy trình ghi sổ quá trình bán hàng 158

Sơ đồ 4.3 Mối quan hệ giữa thông tin kế toán quản trị

Sơ đồ 4.4 Mối liên hệ giữa tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin

phục vụ công tác lập kế hoạch/hoạch định gắn với

Sơ đồ 4.5 Mối liên hệ giữa tổ chức xử lý, hệ thống hóa thông tin

phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát đánh giá gắn với

Sơ đồ 4.6 Mối liên hệ giữa tổ chức, xử lý, hệ thống hóa thông

tin phục vụ công tác ra quyết định gắn với từng cấp

Sơ đồ 5.1 Nội dung tổ chức lập hệ thống báo cáo kế toán

Sơ đồ 5.2 Nội dung tổ chức phân tích thông tin kế toán 247

Sơ đồ 6.1 Khái quát tổ chức công tác kế toán trong điều kiện

Hình 6.1 Phần mềm kế toán doanh nghiệp Misa SME.Net 2020 277 Hình 6.2 Phần mềm kế toán doanh nghiệp Fast Accounting 278 Hình 6.3 Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp 278

Sơ đồ 6.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 298

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Mục tiêu:

Chương này giúp người học:

- Hiểu được khái niệm và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị

- Nắm vững:

+ Căn cứ của tổ chức công tác kế toán

+ Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

+ Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

- Vận dụng được các nội dung tổ chức công tác kế toán trong đơn vị

1.1 KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN

1.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế quan trọng của các đơn vị, có chức năng chủ yếu là cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phục vụ công tác quản lý kinh tế và đưa ra quyết định của các đối tượng sử dụng thông tin Để kế toán thực hiện được chức năng đó và phát huy được vai trò, tác dụng của mình thì công tác kế toán trong các đơn vị cần phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý

Đến nay, có nhiều quan điểm đưa ra những khái niệm khác nhau về tổ chức công tác kế toán

Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

của Học viện Tài chính (2011): “Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp” [13, tr 11] Với quan điểm này, tổ

chức công tác kế toán trong đơn vị là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán, như phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán và tổ chức bộ máy kế toán, liên kết các bộ phận kế toán nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán, cung cấp thông tin kinh tế phục vụ công tác quản lý kinh tế trong đơn vị

Theo giáo trình Tổ chức công tác kế toán của trường Đại học

Mở Hà Nội (2009): “Tổ chức công tác kế toán là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa đối tượng kế toán (nội dung kế toán), phương pháp kế toán, bộ máy kế toán, với những con người am hiểu nội dung, phương pháp kế toán biểu hiện qua hình thức kế toán thích hợp trong một đơn vị cụ thể, để phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý đơn vị” [9, tr 15] Quan điểm này nhấn

mạnh các yếu tố của tổ chức công tác kế toán là: đối tượng kế toán, các phương pháp kế toán, bộ máy kế toán với những con người am hiểu nội dung và phương pháp kế toán Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị được coi như một hệ thống các yếu tố cấu thành, bao gồm tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế, nhằm đảm bảo cho kế toán phát huy được vai trò, tác dụng đối với công tác quản lý trong đơn vị

Theo giáo trình Kế toán đơn vị sự nghiệp của trường Đại học

Thương mại (2014): “Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp là thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình tiếp nhận, sử dụng các nguồn kinh phí, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong các đơn vị sự nghiệp nhằm phục vụ

cho công tác quản lý tài chính ở các đơn vị đó” [17, tr 42] Quan

điểm này tiếp cận tổ chức công tác kế toán theo quy trình của công tác kế toán, bắt đầu từ việc tổ chức thu nhận thông tin, tiếp đến là tổ chức xử lý, hệ thống hoá thông tin và tổ chức cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý kinh tế trong đơn vị Khái niệm này tuy không đề cập đến việc tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán, nhưng rõ ràng trong quá trình thực hiện quy trình công tác kế toán đương nhiên phải áp dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán Khái niệm này nhấn mạnh tổ chức thực hiện quy trình công tác kế toán, nhưng lại chưa đề cập đến tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị

Theo tài liệu bồi dưỡng kế toán trưởng doanh nghiệp của Bộ

Tài chính (2013): “Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán” [2, tr 277] Quan điểm này đã đề cao việc tuân thủ pháp luật

nên cho rằng tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính

và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các nội dung khác theo quy định của pháp luật về kế toán Khái niệm không đề cập đến việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán theo cách tiếp cận của kế toán quản trị và cũng không đề cập đến việc tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị

Qua một số quan điểm về khái niệm tổ chức công tác kế toán,

có thể thấy mỗi quan điểm có một cách tiếp cận và luận giải về khái niệm tổ chức công tác kế toán Nhưng trong các khái niệm đều có điểm chung cho rằng tổ chức công tác kế toán là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản lý kinh tế trong

đơn vị Tuy nhiên, tổ chức công tác kế toán trong đơn vị không chỉ đặt trọng tâm vào kế toán tài chính mà còn cần phải quan tâm đến tổ chức công tác kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định trong việc điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch và kiểm soát hoạt động của đơn vị

Từ những phân tích trên đây, có thể đưa ra khái niệm tổ chức công tác kế toán như sau:

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức lao động kế toán theo một

mô hình bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị, tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý kinh tế của đơn vị và đưa ra quyết định của các đối tượng sử dụng thông tin

Khái niệm trên cho thấy rõ bản chất và mục đích của tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán là tổ chức lao động kế toán theo một mô hình bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị Đề cập đến tổ chức công tác kế toán là phải nói đến tổ chức lao động kế toán, phân công nhiệm vụ cho từng người làm kế toán trong đơn vị Tuy nhiên, việc phân công lao động kế toán trong đơn vị phải trên

cơ sở mô hình tổ chức bộ máy kế toán được lựa chọn phù hợp với đơn vị Tổ chức công tác kế toán là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán Bản chất của tổ chức công tác kế toán không chỉ là tổ chức lao động kế toán và bộ máy kế toán, mà còn được thể hiện ở việc tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán cả kế toán tài chính

và kế toán quản trị

Mục đích của tổ chức công tác kế toán là thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho công tác quản lý kinh tế của đơn vị Rõ ràng, tổ chức lao động kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán cũng chỉ để thực hiện chức năng của kế toán là thu nhận, xứ lý, hệ

thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng

sử dụng, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế trong đơn vị và đưa

ra quyết định của các đối tượng sử dụng thông tin

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán

Nền kinh tế thị trường ở nước ta ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế ngày càng rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế càng cao thì nhu cầu thông tin cho quản lý càng nhiều và cần phải thiết thực, trung thực, nhanh chóng, kịp thời Thông tin kinh tế tài chính do kế toán cung cấp có tác dụng trên nhiều mặt đối với công tác quản lý kinh tế của đơn vị và được nhiều đối tượng khác nhau quan tâm, sử dụng với những mục đích khác nhau như chủ đơn vị, người điều hành và quản lý đơn vị, cơ quan quản lý Nhà nước (cơ quan thuế, cơ quan tài chính), ngân hàng, người bán, người mua và các chủ đầu tư Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc cung cấp thông tin kinh tế, tài chính đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng quan tâm, cụ thể như sau:

- Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cho kế toán cung cấp được những thông tin kinh tế, tài chính hữu ích, trung thực, kịp thời về thực trạng tài chính, về tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán có cơ sở để đưa ra những quyết định trong điều hành, quản lý đơn vị, trong các mối quan hệ kinh tế với đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo ghi chép, phản ánh và giám sát chặt chẽ sự biến động của các loại tài sản, nguồn vốn và hoạt động kinh tế trong đơn vị, góp phần tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn, hiệu quả hoạt động kinh tế trong đơn vị

- Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cho đơn vị có được bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, chất lượng công tác

kế toán đạt được mức cao nhất với chi phí tiết kiệm nhất, góp phần làm tinh giảm bộ máy quản lý trong đơn vị, tăng năng suất lao động

và hiệu lực của bộ máy quản lý của đơn vị

1.2 CĂN CỨ VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN

1.2.1 Căn cứ của tổ chức công tác kế toán

Để tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị một cách khoa học, hợp lý cần phải dựa vào những căn cứ sau đây:

Thứ nhất, căn cứ vào văn bản pháp lý về kế toán hiện hành

Ở nước ta, Nhà nước quản lý thống nhất về công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân Thực hiện điều đó, Nhà nước ban hành hệ thống văn bản pháp lý về kế toán và tất cả các đơn vị

kế toán trong nền kinh tế phải tuân theo Để công tác kế toán của đơn vị tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế,

về kế toán và nâng cao tính pháp lý của thông tin, số liệu do kế toán cung cấp, việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị phải căn cứ vào luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán

Thứ hai, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tổ chức

hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị

Các đơn vị thuộc các lĩnh vực khác nhau, các ngành khác nhau thì chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động và tổ chức quản lý cũng không giống nhau Chẳng hạn, giữa các đơn vị là doanh nghiệp sẽ khác với đơn vị sự nghiệp công lập và đơn vị là doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất sẽ khác với doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại, dịch vụ Tiếp đến, tổ chức quản lý của đơn vị quy

mô lớn khác với tổ chức quản lý đơn vị quy mô vừa và đơn vị quy

mô nhỏ Để tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý, việc tổ chức công tác kế toán phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tổ chức hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị Dựa vào

cơ sở này để lựa chọn chính sách kế toán áp dụng và tổ chức bộ máy

kế toán phù hợp với đơn vị Như áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, theo mô hình phân tán, theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán

Thứ ba, căn cứ vào trình độ, khả năng của người làm kế toán ở

đơn vị và trình độ trang bị cơ sở vật chất, kĩ thuật phục vụ cho công tác kế toán của đơn vị

Một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán là tổ chức hệ thống sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán Mà tổ chức hệ thống sổ kế toán theo biểu mẫu và phương pháp ghi chép do đơn vị tự thiết kế hay áp dụng hệ thống sổ

kế toán theo hướng dẫn của chế độ kế toán, cần phải căn cứ vào trình độ, khả năng của người làm kế toán ở đơn vị và trình độ trang

bị cơ sở vật chất, kĩ thuật phục vụ cho công tác kế toán của đơn vị

1.2.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

Kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong bộ máy quản lý kinh tế của đơn vị Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán là những vấn đề cần phải thực hiện để kế toán thể hiện được vài trò, tác dụng đối với công tác quản lý kinh tế trong đơn vị Các nhiệm vụ cụ thể của tổ chức công tác kế toán như sau:

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị

Thực hiện nhiệm vụ này, là tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động và quản lý của đơn vị, phù hợp với quy mô và các điều kiện khác liên quan đến tổ chức công tác kế toán Phân công lao động kế toán phù hợp với trình độ, khả

năng của người làm kế toán, giúp cho mọi người phát huy được năng lực, sở trường và tạo nên sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận có liên quan

- Xác định rõ mối quan hệ giữa kế toán với các bộ phận khác trong đơn vị về những vấn đề có liên quan đến công tác kế toán Trong đơn vị, ngoài kế toán, thường có nhiều bộ phận khác như bộ phận tổ chức nhân sự, bộ phận kế hoạch, bộ phận sản xuất kinh doanh,… Mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng, tuy nhiên giữa các bộ phận có mối quan hệ với nhau tạo thành hệ thống bộ máy quản lý Do đó, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán là xác định mối quan hệ và trách nhiệm giữa kế toán với các bộ phận khác

về việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế

- Tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán

Mục đích của tổ chức công tác kế toán là để thực hiện việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kinh tế của đơn vị Mục đích này chỉ có thể đạt được khi tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán như phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán Tuy nhiên, việc tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán phải tuân thủ quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán như luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán

- Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn cho người làm kế toán trong đơn vị, tổ chức trang bị và

sử dụng các phương tiện kĩ thuật tiên tiến, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Kế toán là công cụ quản lý kinh tế có liên quan trực tiếp đến

cơ chế, chính sách kinh tế của Nhà nước Kế toán cần phải cải tiến,

hoàn thiện phù hợp với sự thay đổi cơ chế, chính sách kinh tế của Nhà nước Điều đó đặt ra nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán là bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới cho người làm kế toán, giúp cho người làm kế toán có khả năng hoàn thành tốt công việc được phân công

Để thực hiện được các công việc kế toán trong đơn vị, nhất thiết phải có phương tiện kĩ thuật thích hợp Đặc biệt, khi khoa học

kĩ thuật và công nghệ thông tin phát triển thì vấn đề tổ chức trang bị

cơ sở vật chất kĩ thuật, ứng dụng khoa học kĩ thuật và công nghệ thông tin vào công tác kế toán vừa là một nhu cầu, vừa là một nhiệm

vụ tất yếu của tổ chức công tác kế toán

1.3 NGUYÊN TẮC VÀ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN

1.3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

Để hoạt động của kế toán theo đúng quy định của pháp luật và phù hợp với đặc điểm của đơn vị, nhằm phát huy vai trò của kế toán đối với công tác quản lý kinh tế ở đơn vị, tổ chức công tác kế toán phải được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc tuân thủ

Theo nguyên tắc này, tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải tuân thủ quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán như luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán Để quản lý và chỉ đạo thống nhất công tác kế toán trên phạm vi cả nước, Nhà nước ban hành hệ thống văn bản pháp lý về kế toán và tất cả các đơn vị trong

nề kinh tế phải tuân theo Trong đó, luật kế toán quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán, quản lý Nhà nước về kế toán

và tổ chức nghề nghiệp về kế toán Chuẩn mực kế toán đưa ra những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán

và lập báo cáo tài chính Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số hoạt động cụ thể Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của kế toán Khi tổ chức công tác kế toán, việc tuân thủ quy định theo các văn bản pháp lý về kế toán do Nhà nước ban hành sẽ đảm bảo tính pháp lý của những tài liệu, số liệu do kế toán cung cấp, phục vụ tốt nhất việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước đối với các hoạt động kinh tế tại đơn vị

mô của đơn vị, sự phân cấp quản lý của đơn vị, số lượng và trình

độ chuyên môn của người làm kế toán ở đơn vị, trình độ trang bị

cơ sở vật chất kĩ thuật của đơn vị Thực hiện nguyên tắc này sẽ chi phối nhiều đến việc tổ chức bộ máy kế toán và lựa chọn chính sách

kế toán áp dụng tại đơn vị và tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

- Nguyên tắc thống nhất và nhất quán

Kế toán là một bộ phận trong bộ máy quản lý của đơn vị Ngoài kế toán, bộ máy quản lý của đơn vị còn có các bộ phận khác như bộ phận tổ chức và nhân sự, bộ phận kế hoạch, bộ phận kinh doanh,… Do đó, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phải đảm bảo tính thống nhất Thực hiện nguyên tắc này cần có sự thống nhất giữa mô hình tổ chức bộ máy kế toán với mô hình tổ chức quản

lý, thống nhất giữa kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn

vị về nội dung quản lý, cung cấp thông tin, đánh giá tình hình và kết quả các hoạt động của đơn vị Trong bộ máy kế toán của đơn vị cũng cần có sự thống nhất giữa các bộ phận kế toán, giữa kế toán ở đơn vị chính với kế toán ở các đơn vị trực thuộc và giữa các đơn vị trực thuộc về việc áp dụng các chính sách kế toán, nội dung và phương pháp hạch toán

Trong tổ chức công tác kế toán, các đơn vị được quyền lựa chọn áp dụng chính sách kế toán phù hợp với đơn vị như cơ sở kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, nguyên tắc kế toán, phương pháp kế toán Tuy nhiên, theo nguyên tắc nhất quán, các đơn vị phải áp dụng nhất quán chính sách kế toán đã lựa chọn trong

kỳ kế toán năm Trường hợp cần có sự thay đổi về chính sách kế toán phải sang kỳ kế toán sau

- Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả luôn được đề cao trong công tác tổ chức nói chung và tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị kế toán nói riêng Theo nguyên tắc này, tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo khoa học, hợp lý, thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của kế toán, phát huy đầy đủ vai trò, tác dụng của kế toán trong công tác quản lý kinh tế, chất lượng công tác kế toán đạt được mức cao nhất với chi phí hạch toán tiết kiệm nhất

1.3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán

Theo các cách tiếp cận khác nhau, sẽ luận giải khác nhau về nội dung tổ chức công tác kế toán

Theo quan điểm tiếp cận tổ chức công tác kế toán là tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán ở đơn vị, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm: tổ chức thực hiện chế độ chứng từ

kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán và tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài

chính Quan điểm này chưa thể hiện được bản chất của tổ chức công tác kế toán Mặc dù trong tổ chức công tác kế toán ở đơn vị có tổ chức áp dụng các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, nhưng không có nghĩa nội dung tổ chức công tác kế toán chỉ là tổ chức áp dụng các nội dung của chế độ kế toán

Theo quan điểm tiếp cận tổ chức công tác kế toán là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán và lấy tổ chức công tác kế toán tài chính làm trọng tâm, nội dung tổ chức công tác kế toán là tổ chức áp dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp, cân đối kế toán

và tổ chức bộ máy kế toán nhằm thu thập, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kinh tế của đơn vị Quan điểm này chưa cho thấy quy trình tổ chức công việc kế toán, chưa chú trọng đúng mức đối với công tác kế toán quản trị và chưa thể hiện đầy đủ mục đích cung cấp thông tin kế toán của đơn vị

Từ những vấn đề trên, cho thấy cần phải tiếp cận nội dung tổ chức công tác kế toán theo hướng tổ chức áp dụng các phương pháp

kế toán trong quy trình công tác kế toán nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán theo mục đích của cả kế toán tài chính và kế toán quản trị Theo đó, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm các vấn đề cơ bản như sau:

Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán và lao động kế toán

Bộ máy kế toán được hiểu là tập hợp các bộ phận kế toán và những người làm kế toán của đơn vị được phân công nhiệm vụ, bố trí công việc vừa có tính độc lập, vừa có quan hệ với nhau trong quá trình thực hiện công việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy

kế toán phù hợp với đơn vị, xác lập và phân công nhiệm vụ cho các

phần hành kế toán và người làm kế toán, đảm bảo sự phối hợp tốt nhất giữa các bộ phận kế toán và người làm kế toán để cùng thực hiện chức năng của kế toán, phục vụ công tác quản lý kinh tế của đơn vị

Hiện nay, có nhiều mô hình tổ chức bộ máy kế toán và theo tiêu thức khác nhau, mô hình tổ chức bộ máy kế toán được chia thành những loại khác nhau

- Theo đặc điểm phân cấp quản lý, mô hình tổ chức bộ máy kế toán chia thành ba loại: mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung,

mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán và mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

+ Đối với mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán

và lập báo cáo kế toán đều được tập trung thực hiện ở phòng kế toán của đơn vị chính Các đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng

mà chỉ có những nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra và phân loại chứng từ kế toán, sau

đó nộp chứng từ kế toán về phòng kế toán đơn vị chính

+ Đối với mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán, ở các đơn

vị trực thuộc đều có tổ chức kế toán riêng làm nhiệm vụ thu nhận chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán và định kì lập báo cáo kế toán nộp

về phòng kế toán đơn vị chính Phòng kế toán đơn vị chính có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng đơn vị chính và tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc để lập báo cáo kế toán chung toàn đơn vị chính

+ Đối với mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán, trong đơn vị chính sẽ có những đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, mang tính chất của tổ chức bộ máy kế toán phân tán, đồng thời có những đơn vị trực thuộc không tổ chức kế toán riêng, mang tính chất của tổ chức bộ máy kế toán tập trung Các đơn

vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng sẽ thực hiện việc thu nhận chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán và định kì lập báo cáo kế toán nộp

về phòng kế toán đơn vị chính Các đơn vị trực thuộc không tổ chức

kế toán riêng sẽ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ kế toán, kiểm tra và phân loại chứng từ kế toán, sau đó nộp về phòng kế toán đơn vị chính

- Theo mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, chia thành ba loại mô hình:

+ Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính tách rời với kế toán quản trị (còn gọi là mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt) Theo mô hình này, bộ máy kế toán của đơn vị sẽ có hai bộ phận kế toán riêng biệt là bộ phận kế toán tài chính và bộ phận kế toán quản trị, công tác kế toán tài chính và công tác kế toán quản trị được tách rời nhau, thực hiện một cách riêng rẽ, độc lập với nhau + Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp kế toán tài chính với kế toán quản trị (còn gọi là mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp) Tổ chức công tác kế toán theo mô hình này sẽ có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị trong tất cả nội dung tổ chức công tác kế toán, như tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và tổ chức lập báo cáo kế toán

+ Mô hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị (còn gọi là mô hình tổ chức công tác kế toán hỗn hợp) Theo mô hình này, trong bộ máy kế toán của đơn vị

sẽ có những nội dung được tổ chức riêng biệt, đồng thời sẽ có những nội dung được tổ chức kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị

Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán trên đây đều có đặc điểm riêng, có ưu điểm và hạn chế riêng, thích hợp với từng đơn vị có đặc điểm, điều kiện riêng Chính vì vậy, cần phải nghiên cứu để lựa

chọn được mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đơn vị, nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế của mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán mà đơn vị lựa chọn

Đồng thời với việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán

là xây dựng các bộ phận, phần hành kế toán, phân công nhiệm vụ cho từng phần hành kế toán, cho từng nhân viên kế toán Để thực hiện công việc này một cách khoa học, hợp lý phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của đơn vị, căn cứ vào đặc điểm tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và yêu cầu quản lý của đơn vị

Thứ hai, tổ chức lựa chọn chính sách kế toán áp dụng tại

đơn vị

Thực hiện nội dung này là lựa chọn cơ sở kế toán, lựa chọn chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, nguyên tắc kế toán, phương pháp

kế toán, kỳ kế toán năm và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán

Đối với việc lựa chọn cơ sở kế toán áp dụng tại đơn vị, phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, bản chất của các giao dịch và yêu cầu quản lý để lựa chọn kế toán theo cơ sở tiền hay theo

cơ sở dồn tích Lựa chọn được cơ sở kế toán áp dụng phù hợp với hoạt động chủ yếu của đơn vị sẽ đảm bảo phản ánh đúng đắn, khách quan bản chất của giao dịch, cung cấp được những thông tin, số liệu kinh tế hữu ích, trung thực về thực trạng tài chính, về tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kinh tế của đơn vị

Các lựa chọn khác thuộc nội dung chính sách kế toán cũng cần phải phù hợp với đặc điểm của đơn vị và quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán hiện hành Chẳng hạn, khi lựa chọn áp dụng hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, các doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ áp dụng 19 chuẩn mực và có 7 chuẩn mực không áp dụng Khi lựa chọn chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị, phải nghiên

cứu để quyết định áp dụng chế độ kế toán phù hợp, chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ ban hành theo Thông tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ Tài chính, chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính

Thứ ba, tổ chức thu nhận thông tin kế toán

Tổ chức thu nhận thông tin kế toán là khâu đầu tiên, quan trọng trong chu trình công tác kế toán, có ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng công tác kế toán của đơn vị Tính trung thực và tính pháp lý của thông tin kế toán trước hết phụ thuộc vào khâu tổ chức thu nhận thông tin Việc tổ chức thu nhận thông tin kế toán cần phải được thực hiện để phục vụ cho cả kế toán tài chính và kế toán quản trị

Đối với tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán tài chính,

là tổ chức lập hoặc tiếp nhận chứng từ kế toán, tổ chức kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán,

tổ chức lưu trữ và huỷ bỏ chứng từ kế toán

Đối với tổ chức thu nhận thông tin phục vụ kế toán quản trị, là

tổ chức thu nhận thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, thu nhận thông tin trong quá trình thực hiện, thu nhận thông tin phục vụ cho việc kiểm tra và thu nhận thông tin phục vụ cho việc ra quyết định

Thứ tư, tổ chức xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán

Thu nhận thông tin kế toán là việc cần thiết, nhưng để sử dụng được thông tin, làm cho thông tin kế toán phát huy được tác dụng, phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý kinh tế của đơn vị, thì phải xử

lý, hệ thống hoá thông tin theo yêu cầu của cả kế toán tài chính và

kế toán quản trị

Để xử lý, hệ thống hoá thông tin theo yêu cầu của kế toán tài chính, trước hết đơn vị phải đưa ra được phương pháp và nguyên tắc tính giá các đối tượng cụ thể áp dụng tại đơn vị, như tính giá tài sản

cố định, tính giá hàng tồn kho, chi phí, thu nhập và dự phòng tổn thất tài sản Tiếp đến, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

và sổ kế toán để ghi chép, phản ánh tình hình và sự biến động của các nội dung đối tượng kế toán trong đơn vị theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán của chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành để vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị Hiện nay, đơn vị được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu Trường hợp không tự xây dựng được biểu mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, đơn vị có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính trong chế độ

kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị

Thứ năm, tổ chức cung cấp và phân tích thông tin kế toán

Thông tin do kế toán cung cấp có tác dụng trên nhiều mặt đối với công tác quản lý kinh tế của đơn vị, được nhiều đối tượng quan tâm, sử dụng với những mục đích khác nhau Việc tổ chức cung cấp

và phân tích thông tin kế toán là khâu cuối cùng trong chu trình công tác kế toán, đảm bảo cho kế toán thực hiện hoàn thành chức năng và nhiệm vụ của mình Theo mục đích sử dụng và yêu cầu đối với thông tin, các đối tượng sử dụng thông tin kế toán của đơn vị có thể chia thành hai nhóm, nhóm bên ngoài đơn vị và nhóm bên trong đơn vị

- Nhóm đối tượng bên ngoài đơn vị gồm các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước, như cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ

quan thống kê và các đối tượng khác có liên quan đến hoạt động của đơn vị như người bán, người mua, các nhà đầu tư Các đối tượng này yêu cầu thông tin kế toán phải phản ánh được tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế của đơn vị thông qua

hệ thống chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trên các báo cáo kế toán

Để cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của nhóm đối tượng này, cần phải tổ chức lập các báo cáo tài chính, như Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền

tệ và thuyết minh báo cáo tài chính Đây là những báo cáo tài chính

mà đơn vị phải lập theo đúng quy định trong chế độ kế toán về mẫu biểu báo cáo, kỳ lập báo cáo, thời hạn nộp báo cáo, nơi nhận báo cáo, nguyên tắc lập và trình bày báo cáo Thông tin kế toán trình bày trên các báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn

vị, phải được trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu, phải đảm bảo có thể kiểm chứng và dễ hiểu, phải trình bày nhất quán và

có thể so sánh được giữa các kỳ kế toán

- Nhóm đối tượng bên trong đơn vị gồm các nhà quản trị nội

bộ của đơn vị như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các bộ phận quản lý theo chức năng trong đơn vị Với các đối tượng này, yêu cầu về thông tin kế toán không chỉ là các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp được phản ánh trên các báo cáo tài chính mà còn cả những thông tin chi tiết theo từng bộ phận, từng hoạt động của đơn vị và không chỉ

là những thông tin liên quan đến hoạt động của đơn vị trong quá khứ mà còn cả những thông tin liên quan đến hoạt động của đơn vị trong tương lai, nhằm giúp cho các nhà quản trị nội bộ đơn vị thực hiện các chức năng quản trị như lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra

và đưa ra quyết định trong quá trình quản lý đơn vị Để cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của nhóm đối tượng này, không chỉ lập báo cáo tài chính mà còn phải tổ chức lập các báo cáo kế toán quản trị Loại báo cáo kế toán này được lập và trình bày theo

yêu cầu quản trị của đơn vị Do đó, nội dung, hình thức trình bày,

kỳ lập báo cáo không có quy định thống nhất, bắt buộc mà được quy định tuỳ theo yêu cầu quản trị trong từng đơn vị cụ thể

Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin kế toán, cùng với việc lập các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin, còn phải tổ chức phân tích thông tin kế toán nhằm đánh giá tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, đánh giá xu hướng và khả năng phát triển của đơn vị

Thứ sáu, tổ chức kiểm tra kế toán

Mục đích của kiểm tra kế toán là phát hiện những bất cập, hạn chế trong tổ chức công tác kế toán của đơn vị, đề xuất giải pháp hoàn thiện, nhằm đảm bảo cho công tác kế toán của đơn vị được tổ chức một cách khoa học, hợp lý Kiểm tra kế toán ở đơn vị

có thể do cơ quan chức năng quản lý Nhà nước có thẩm quyền, cơ quan chủ quản cấp trên hoặc do chính đơn vị kế toán thực hiện Nội dung kiểm tra kế toán tập trung chủ yếu vào việc thực hiện các nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán, việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán, việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán Đơn vị kế toán có trách nhiệm cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra, có trách nhiệm thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra

Thứ bảy, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

kế toán

Ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý kinh

tế đang là xu hướng tất yếu của thời đại và tổ chức công tác kế toán không phải là ngoại lệ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán góp phần giảm nhẹ công việc kế toán, nâng cao năng suất và chất lượng công tác kế toán

Khi tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin, công tác kế toán sẽ được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính Vì vậy, vấn đề quan trọng của tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là lựa chọn phần mềm phù hợp, tổ chức quản lý phần mềm và khai thác thông tin trên máy tính đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý Phần mềm kế toán ứng dụng phải đảm bảo xử lý được hết các nghiệp vụ kinh tế, phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán ở đơn vị và có khả năng thích ứng khi có sự thay đổi về yêu cầu quản lý

Để thực hiện được việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, các đơn vị cần phải tổ chức trang thiết bị thích hợp cho công tác kế toán Trong đó bao gồm trang bị và lắp đặt máy tính, các thiết bị ngoại vi, thiết kế hệ thống mạng nội bộ có đường truyền riêng, ổn định, nhanh và chính xác

Tóm tắt chương

Chương 1 đã trình bày những nội dung chính liên quan đến (i) khái niệm và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán, (ii) căn cứ và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán, bao gồm: căn cứ vào văn bản pháp lý về kế toán hiện hành, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm tổ chức hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị, căn cứ vào trình độ, khả năng của người làm kế toán ở đơn vị và trình độ trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán của đơn vị và 4 nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán, (iii) 4 nguyên tắc

và 6 nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán Đó là nguyên tắc tuân thủ, nguyên tắc phù hợp, nguyên tắc thống nhất và nhất quán, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả, các nội dung tổ chức công tác kế toán là tổ chức bộ máy kế toán và lao động kế toán, tổ chức lựa chọn chính sách kế toán, tổ chức thu nhận thông tin kế toán, tổ chức xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán, tổ chức cung cấp và phân tích thông tin kế toán, tổ chức kiểm tra kế toán, tổ chức áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ NHIỆM VỤ TỰ HỌC

Câu hỏi ôn tập

1.1 Trình bày khái niệm và ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán 1.2 Trình bày căn cứ của tổ chức công tác kế toán

1.3 Trình bày nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán

1.4 Trình bày các nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

1.5 Trình bày tóm tắt nội dung tổ chức công tác kế toán 1.6 Nguyên tắc tuân thủ trong tổ chức công tác kế toán của đơn vị? Liên hệ vận dụng nguyên tắc này vào việc lựa chọn chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị

1.7 Nguyên tắc phù hợp trong tổ chức công tác kế toán của đơn vị? Liên hệ vận dụng nguyên tắc này vào tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị

1.8 Nguyên tắc thống nhất và nhất quán trong tổ chức công tác kế toán của đơn vị? Liên hệ vận dụng nguyên tắc này vào việc lựa chọn chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị

1.9 Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả trong tổ chức công tác

kế toán của đơn vị? Liên hệ vận dụng nguyên tắc này vào việc xử

lý, hệ thống hoá, cung cấp và phân tích thông tin kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Nhiệm vụ tự học

Nghiên cứu, nắm vững các vấn đề về khái niệm, ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán, căn cứ và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán; đặc biệt là nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán

Chương 2

TỔ CHỨC BỘ MÁY, LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH

KẾ TOÁN VÀ KIỂM TRA KẾ TOÁN

Mục tiêu:

Chương này giúp người học:

- Hiểu được cơ sở của tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán

- Phân tích, đánh giá các mô hình tổ chức bộ máy kế toán, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng

- Hiểu, vận dụng được các tiêu chuẩn, nhiệm vụ và quyền hạn của người làm kế toán và kế toán trưởng đơn vị kế toán

- Phân tích, đánh giá để lựa chọn chính sách kế toán và tổ chức kiểm tra kế toán

2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

2.1.1 Cơ sở của tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của một đơn vị là tập hợp những người làm kế toán cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán, xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế, tài chính về các hoạt động của đơn vị

Bộ máy kế toán trong một đơn vị kế toán là tập hợp nhân lực

kế toán trên cơ sở đảm bảo tính độc lập trong thực hiện từng công việc kế toán cụ thể, đồng thời lại trong mối quan hệ có tính hỗ trợ và

hợp tác nhằm đảm bảo toàn bộ khối lượng công tác kế toán của đơn

vị được thực hiện Thực chất của tổ chức bộ máy kế toán trong một đơn vị kế toán là sự phân công nhiệm vụ giữa các phần hành kế toán trong phòng, ban kế toán đến từng nhân viên kế toán Mục tiêu của

tổ chức bộ máy kế toán là có được một bộ máy gọn nhẹ và hiệu quả Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán của một đơn vị kế toán Tổ chức lao động kế toán như thế nào để từng cá nhân phát huy được tốt nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những

bộ phận hoặc cá nhân khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán Chính vì thế, tổ chức bộ máy kế toán là nội dung đầu tiên trong tổ chức công tác kế toán của các đơn vị Thực hiện nội dung này, trước hết phải xác định được mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị Sau đó, phân công nhiệm vụ

cụ thể cho từng bộ phận, phần hành và nhân viên kế toán đảm bảo

sự phối hợp tốt nhất giữa các bộ phận và nhân viên kế toán trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình

Để tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý đơn vị kế toán cần dựa vào một số cơ sở quan trọng sau đây:

- Đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị, ví dụ: đối với các đơn vị kế toán là DN thì xem xét loại hình và lĩnh vực sản xuất kinh doanh; đối với các đơn vị kế toán là đơn vị sự nghiệp công lập thì căn cứ vào loại hình dịch vụ công mà đơn vị đang thực hiện và mức

độ tự chủ tài chính của các đơn vị này

- Quy mô, địa bàn hoạt động của đơn vị kế toán, đây là căn cứ phản ánh mức độ tập trung hay phân tán của thông tin kế toán Nếu đơn vị kế toán có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có tư cách pháp nhân cần có một cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp đủ để đáp ứng yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin trong nội bộ và cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài Nếu đơn vị kế toán có quy

mô nhỏ, có hay không có các đơn vị trực thuộc và các đơn vị có tư

cách pháp nhân, cơ cấu bộ máy kế toán sẽ đơn giản hơn Do đó, khi

tổ chức bộ máy kế toán cần phân tích kỹ đặc điểm về quy mô và các đơn vị trực thuộc của đơn vị kế toán đó Bên cạnh cơ cấu quản lý của đơn vị kế toán, cách thức phân định nhiệm vụ các bộ phận phòng, ban trong đơn vị và các mối quan hệ nội bộ cũng sẽ ảnh hưởng đến việc phân chia các phần hành kế toán và phân công công việc cho nhân viên kế toán

- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính trong nội bộ đơn

vị kế toán, vì mức độ phân cấp càng cao thì cũng đòi hỏi phân cấp

kế toán có sự phù hợp tương ứng Thông thường mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính phụ thuộc vào quy mô của đơn vị Dựa trên mức độ phân cấp và ủy quyền giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hoặc giữa cấp trên với cấp dưới trong nội bộ đơn vị kế toán, có thể chia thành 3 cấp độ phân cấp quản lý như sau: (i) quản

lý tập trung: là mô hình có rất ít (hoặc không có) phân cấp trong quản lý giữa cấp trên với các đơn vị cấp dưới, mọi quyết định đều tập trung tại đơn vị chính Mô hình này chỉ áp dụng đối với các đơn

vị kế toán quy mô nhỏ, không phát huy được tính tự chủ của các đơn vị cấp dưới vì thế sẽ không thích hợp khi quy mô của đơn vị ngày càng được mở rộng, hoạt động phân tán; (ii) quản lý phân tán:

là mô hình có sự phân chia trách nhiệm giữa cấp trên và cấp dưới,

có sự ủy quyền và phê chuẩn trong thực thi các hoạt động trong nội

bộ đơn vị kế toán Vì thế mô hình này tạo ra nhiều trung tâm trách nhiệm quản lý, phát huy được sự năng động, sáng tạo của các nhà quản lý cơ sở, đảm bảo các quyết định sát với thực tiễn và thích hợp với các đơn vị có quy mô lớn, hoạt động phân tán; (iii) quản lý vừa tập trung vừa phân tán: là sự kết hợp một cách hài hòa cả hai mô hình nêu trên khi mà trình độ của các đơn vị phụ thuộc trong nội bộ đơn vị kế toán chưa có sự đồng nhất

- Khối lượng công việc kế toán, định biên bộ máy kế toán và năng lực, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán Khối lượng

công việc của bộ máy kế toán được ước tính dựa trên đặc điểm hoạt động của đơn vị và được đánh giá mức độ phức tạp dựa trên mức độ phức tạp của hoạt động, của yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý trong đơn vị Khi tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào khối lượng công việc và mức độ phức tạp của công việc để có kế hoạch tuyển dụng nhân viên: cần bao nhiêu người? trình độ, năng lực của mỗi nhân viên được tuyển dụng ra sao? Đồng thời sắp xếp, bố trí nhân

sự cho phù hợp Sau khi phân tích khối lượng công việc dựa vào các chính sách kế toán đã được xây dựng, các báo cáo cần được lập, người chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán sẽ xác định đầy đủ các chức năng kế toán cần có để từ đó định hướng xây dựng bộ máy

kế toán

- Khả năng về tài chính, mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán sử dụng cho công tác kế toán, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nói chung, trong kế toán nói riêng Công nghệ thông tin làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế toán: giảm khối lượng công việc ghi chép, xử lý, giảm các hạn chế liên quan đến khối lượng nghiệp vụ, hạn chế về không gian

và thời gian… Nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán Do vậy, khi tổ chức bộ máy kế toán cần lưu ý đến các vấn đề sau:

+ Đặc điểm hệ thống trang thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện có của đơn vị: máy chủ, máy trạm, mạng máy tính, Internet… + Định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý: ví dụ đơn vị sẽ sử dụng phần mềm kế toán hay hệ thống ERP Nếu đơn vị ứng dụng ERP, một phần lớn dữ liệu đầu vào sẽ

do các bộ phận phòng ban khác nhập liệu, nhân viên kế toán chỉ kiểm tra, kiểm soát dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin Nếu đơn vị định hướng sử dụng phần mềm kế toán thì việc nhập liệu ban đầu do nhân viên kế toán đảm nhận Đây cũng là căn cứ để đưa ra các yêu