Tóm tắt nội dung ôn tập khoa học quản lý

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ - Khái niệm: tổng thể những cách thức tác động có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý cấp dưới và các tiềm năng của tổ chức và khách thể quản lý cá

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÁC TỔ CHỨC 2

CHƯƠNG 3: NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ 4

CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG QUẢN LÝ 6

CHƯƠNG 5: NHÀ QUẢN LÝ 9

CHƯƠNG 6: ĐẢM BẢO THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 10

CHƯƠNG 7: QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 12

TÓM TẮT NỘI DUNG ÔN TẬP KHOA HỌC QUẢN LÝ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÁC TỔ CHỨC

1.1 Tổ chức

1.1.1 Khái niệm tổ chức: là tập hợp của 2 hay nhiều người cùng hoạt động trong 1 hình

thái cơ cấu nhất định để đạt những mục đích chung

Những đặc điểm chung cơ bản của tổ chức: 6 đặc điểm

1- Mang tính mục đích

2- Là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người

3- Hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích

4- Thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục đích của mình 5- Hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác

6- Mọi tổ chức đều cần có những nhà quản lý

1.1.2 Các loại hình tổ chức

- Theo chế độ sở hữu: - 2 Tổ chức tư; tổ chức công

- Theo tính chất mối quan hệ: -2 Tổ chức chính thức; tổ chức phi chính thức

- Theo mục tiêu của tổ chức: - 2 Tổ chức vì lợi nhuận; tổ chức phi lợi nhuận

- Theo sản phẩm của tổ chức: 4 tổ chức

Những lĩnh vực hoạt động cơ bản của tổ chức: 6 lĩnh vực

1.2 QUẢN LÝ TỔ CHỨC

1.2.1 Khái niệm: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý

lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động

Quản lý bao gồm các yếu tố

-Phải có ít nhất một chủ thể quản lý và ít nhất một đối tượng quản lý

– Phải có một mục tiêu và một quĩ đạo đặt ra cho cả đối tượng quản lý và chủ thể quản lý

- Chủ thể phải biết thực hành việc tác động và phải biết tác động

- Khách thể là các yếu tố tạo nên môi trường của hệ thống

Phân loại quản lý

Căn cứ vào quy mô tổ chức: 2

Căn cứ vào đối tượng quản lý: 3

Căn cứ vào các lĩnh vực hoạt động: 3

1.2.2 Vai trò của quản lý

Quản lý ra đời thực hiện 2 chức năng

+ Kết hợp một cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sản xuất đảm bảo cho quá trình sản xuất

xh đạt được hiệu quả cao hơn

+ Xác lập sự ăn khớp về hoạt động giữa những người lao động cá biệt

Những nhân tố làm tăng vai trò của quản lý: 4 nhân tố chính

1.2.3 Đặc điểm của quản lý

- Quản lý là khoa học

- Quản lý là nghệ thuật

- Quản lý là một nghề

CHƯƠNG 3: NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ

3.1 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ

- Khái niệm: Nguyên tắc quản lý là những quy tắc chỉ đạo, những tiêu chuẩn hành vi,

những quan điểm cơ bản có tác dụng chi phối mọi hoạt động quản lý mà các nhà quản lý phải tuân thủ

3.1.1 Vai trò của nguyên tắc quản lý

- Định hướng, hướng dẫn hoạt động quản lý, đảm bảo cho hoạt động quản lý đi đúng quỹ đạo và đạt được các mục tiêu đề ra

- Đảm bảo thực thi đúng quyền hạn của chủ thể quản lý

- Duy trì kỷ luật, kỷ cương đối với đối tượng quản lý

- Góp phần xây dựng văn hóa tổ chức và văn hóa quản lý

3.1.2 Các nguyên tắc quản lý cơ bản

5 nguyên tắc

- Tuân thủ pháp luật

- Tập trung – dân chủ

- Kết hợp hài hòa các lợi ích

- Chuyên môn hóa

- Tiết kiệm và hiệu quả

3.2 PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ

- Khái niệm: tổng thể những cách thức tác động có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối

tượng quản lý (cấp dưới và các tiềm năng của tổ chức) và khách thể quản lý (các hệ thống khác, các ràng buộc của môi trường …) để đạt được các mục tiêu đề ra

3.2.1 VAI TRÒ CỦA PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ

- Mục tiêu, nhiệm vụ của quản lý chỉ được thực hiện thông qua các tác động của phương pháp quản lý

- Khơi dậy các động lực, kích thích tính năng động sáng tạo của con người, phát huy các tiềm năng của tổ chức cũng như các cơ hội có lợi từ bên ngoài

-Là biểu hiện cụ thể của mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý

-Là bộ phận năng động nhất trong hệ thống quản lý, được vận dụng linh hoạt trong từng tình huống cụ thể, tuỳ thuộc vào đặc điểm của đối tượng cũng như năng lực và kinh nghiệm của chủ thể quản lý

3.2.2 Phân loại phương pháp quản lý

- Căn cứ vào phương thức tác động: PP trực tiếp; PP gián tiếp

- Căn cứ vào chức năng quản lý: PP kế hoạch hóa; PP tổ chức; PP hoạch toán; PP kiểm tra

- Căn cứ vào nội dung và cơ chế hoạt động quản lý: PP giáo dục; PP hành chính; PP kinh

tế

- Căn cứ vào phạm vi, đối tượng tác động: PP quản lý nội bộ hệ thống; PP tác động lên các

hệ thống khác

3.2.2 CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ CHỦ YẾU

- Phương pháp giáo dục

- Phương pháp hành chính

- Phương pháp kinh tế

3.2.2.1 Phương pháp giáo dục

Phương pháp giáo dục là các cách thức tác động vào nhận thức và tình cảm của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ

3.2.2.2 Phương pháp hành chính

Là phương pháp tác động dựa vào mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và quyền lực của Nhà nước Đó là cách thức tác động trực tiếp của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý bằng những quyết định mang tính chất bắt buộc đòi hỏi cấp dưới phải chấp hành nghiêm chỉnh, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng

3.2.2.3 Phương pháp kinh tế

Phương pháp kinh tế là phương pháp tác động vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế bằng việc sử dụng các đòn bẩy kinh tế (tiền lương, tiền thưởng, lãi suất…)

để cho đối tượng quản lý tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ

CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

1 Khái niệm chức năng quản lý

Chức năng quản lý là tập hợp những nhiệm vụ quản lý khác nhau, mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý

2 Phân loại chức năng quản lý

a Theo giai đoạn của quá trình quản lý: 4 chức năng – Chức năng hoạch định;

tổ chức; lãnh đạo; kiểm soát

b Theo cấp quản lý: 2 chức năng – Quản lý nhà nước; chức năng quản trị

c Theo lĩnh vực quản lý – 3 chức năng – Quản lý nhân lực; Tiền tệ; Khoa học – Công nghệ

4.1.2 Các chức năng quản lý cơ bản

4.1.2.1 Chức năng hoạch định

- Khái niệm: Lập kế hoạch là một quá trình xác định các mục tiêu của tổ chức và lựa chọn các phương thức hành động để đạt được mục tiêu

- Quy trình lập kế hoạch: 4 bước

4.1.2.2 Chức năng tổ chức:

Khái niệm: Là quá trình sắp xếp nguồn lực con người với các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch

Bản chất: Tổ chức là sự phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung

4.1.2.3 Chức năng lãnh đạo

Khái niệm: Lãnh đạo là quá trình truyền cảm hứng, khơi dậy sự nhiệt tình và động lực của con người để họ làm việc một cách tốt nhất nhằm đạt được mục tiêu kế hoạch

4.1.2.4-Chức năng kiểm soát

Khái niệm: Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch của tổ chức đề ra

4.2-CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ

4.2.1 Khái niệm: Cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá

nhân) được chuyên môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý đã được xác định

Trong cơ cấu tổ chức quản lý có hai mối quan hệ cơ bản

- Theo quan hệ ngang

- Theo quan hệ dọc

4.2.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ

5 yếu tố

1 Môi trường bên ngoài

2 Chiến lược của tổ chức

3 Qui mô tổ chức và độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức

4 Công nghệ và tính chất công việc

5 Thái độ lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực

4.2.3 Những yêu cầu đối với một cơ cấu tổ chức quản lý

4 yêu cầu

1 Tính thống nhất trong mục tiêu (2)-Tính tối ưu

(3)-Tính linh hoạt (4)-Tính hiệu quả 4.2.4-CÁC MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠ BẢN

6 mô hình

4.2.4.1-Cơ cấu trực tuyến 4.2.4.2-Cơ cấu chức năng 4.2.4.3-Cơ cấu trực tuyến - Tham mưu 4.2.4.4-Cơ cấu trực tuyến – chức năng 4.2.4.5- Cơ cấu ma trận

4.2.4.6-Cơ cấu chương trình mục tiêu

CHƯƠNG 5: NHÀ QUẢN LÝ

5.1-VAI TRÒ VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN LÝ

5.1.1-Khái niệm nhà quản lý

Nhà quản lý là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc của những người khác để hệ thống do họ quản lý đạt được mục đích của mình

Công việc của nhà quản lý có 3 khía cạnh

Một nhà quản lý được xác định bởi các yếu tố: Có vị thế; có chức năng; có nghiệp vụ 5.1.2.Phân loại nhà quản lý

 Theo cấp quản lý: 3 - Cán bộ quản lý cấp cao; Cán bộ quản lý cấp trung; Cán bộ quản

lý cấp cơ sở

 Theo phạm vi quản lý: 2- Cán bộ quản lý chức năng; Cán bộ quản lý tổng hợp

 Theo mối quan hệ với đầu ra tổ chức: 2 – Nhà quản lý theo tuyến; Nhà quản lý tham mưu

 Theo loại hình tổ chức: 3 – Quản trị trong tổ chức kinh doanh; nhà quản lý trong tổ chức phi lợi nhuận; Nhà quản lý nhà nước

5.1.4-Yêu cầu đối với nhà quản lý

5.1.4.1- Yêu cầu về kỹ năng quản lý :

- Kỹ năng kỹ thuật

- Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ con người

- Kỹ năng nhận thức

5.1.4.2-Phẩm chất đạo đức cá nhân

- Có ước muốn làm công việc quản lý

- Có tính nguyên tắc trong công việc, đặt lợi ích của xã hội, lợi ích của tổ chức lên trên lợi ích cá nhân

- Có văn hóa

- Có ý chí

- Có tư duy phục thiện

5.2-XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ CÁC NHÀ QUẢN LÝ

- Kế hoạch hóa đội ngũ cán bộ quản lý

- Phân định chức năng, quyền hạn và trách nhiệm cho cán bộ trong bộ máy quản lý

- Lựa chọn nhà quản lý

- Đánh giá cán bộ quản lý

- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý

CHƯƠNG 6: ĐẢM BẢO THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 6.1- NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN QUẢN LÝ

6.1.1-Khái niệm thông tin quản lý

Thông tin quản lý là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý 6.1.1.3.Đặc điểm thông tin quản lý

- Gắn với một quá trình quản lý và điều khiển nhất định

- Có tính tương đối

- Có tính định hướng

- Tồn tại trong các vật mang tin

6.1.2-Vai trò của thông tin quản lý

a-Thông tin gắn liền với quá trình quản lý

b Thông tin quản lý là nguyên liệu đầu vào để đề ra các quyết định quản lý

c.Thông tin quản lý là công cụ, phương tiện để tổ chức thực thi các quyết định quản lý d- Hiệu quả quản lý, quả sản xuất kinh doanh trên mức độ khá lớn phụ thuộc vào trình độ

và chất lượng của thông tin

6.1.3-Yêu cầu đối với thông tin quản lý: 7 yêu cầu

1-Tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ

2-Tính có thẩm quyền

3-Tính chính xác

4-Tính kịp thời

5-Tính cô đọng và lô gích

6-Tính bảo mật

7-Tính kinh tế

6.1.4 Phân loại thông tin quản lý

(1)Theo mối quan hệ giữa tổ chức và môi trường bên ngoài: Thông tin bên trong -Thông tin bên ngoài

(2)Theo chức năng của thông tin: -Thông tin chỉ đạo -Thông tin thực hiện

(3)Theo cách thức truyền tin -Thông tin có hệ thống -Thông tin không có hệ thốn (4)Theo hướng chuyển động của thông tin -Thông tin dọc -Thông tin ngang

(5)Theo nội dung mà thông tin phản ánh

-Thông tin về chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật Nhà nước

-Thông tin về tình hình thị trường

-Thông tin khoa học – công nghệ

6.2.Tổ chức đảm bảo thông tin trong quản lý

6.2.1 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, những thiết bị phần cứng, phần mềm và những nguồn lực khác để thực hiện các hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin trong tổ chức

6.2.1.2 Hệ thống thông tin chính thức và không chính thức

6.2.2 Hệ thống thông tin quản lý (MIS)

MIS là một hệ thống chuyển đổi các dữ liệu từ môi trường bên trong và môi trường bên ngoài tổ chức thành thông tin, đồng thời truyền những thông tin này theo hình thức phù hợp tới các nhà quản lý ở tất cả các cấp, ở tất cả các chức năng nhằm đảm bảo cho việc

ra quyết định của các nhà quản lý trong lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát một cách hiệu quả và kịp thời

6.2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý

- Hệ thống báo cáo thông tin

- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định

- Hệ thống hỗ trợ điều hành

- Hệ thống hỗ trợ nhóm

- Hệ thống chuyên gia

6.2.3.Đảm bảo thông tin trong quản lý

CHƯƠNG 7: QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 7.1.Những vấn đề chung về quyết định quản lý

Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo với tư cách là sản phẩm lao động của người lãnh đạo nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức trên cơ

sở hiểu biết các qui luật vận động khách quan và phân tích những thông tin về hiện trạng của tổ chức, môi trường

*Đặc điểm của quyết định quản lý

-Là sản phẩm trí tuệ của chủ thể quản lý (trực tiếp là người lãnh đạo ), được thể hiện chủ yếu dưới dạng thông tin

-Là sản phẩm chủ quan của chủ thể quản lý trên cơ sở nhận thức và vận dụng qui luật khách quan, thực trạng của đối tượng quản lý và môi trường

-Chất lượng của quyết định quản lý phụ thuộc vào: số lượng, chất lượng thông tin về đối tượng quản lý; trình độ, năng lực, quan điểm của chủ thể quản lý…

-Chỉ tác động trong phạm vi nhất định

7.1.2.Các chức năng của một quyết định quản lý

(1)Chức năng định hướng

(2)Chức năng đảm bảo các nguồn lực

(3)Chức năng phối hợp

(4)Chức năng cưỡng bức, động viên

7.1.3- Vai trò của quyết định quản lý

-Toàn bộ quá trình quản lý thực chất là quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý

-Là yếu tố cơ bản nhất chi phối toàn bộ quá trình vận động, phát triển của tổ chức -Chất lượng của quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý là thước đo năng lực của người lãnh đạo, trình độ quản lý ở mọi lĩnh vực, mọi cấp quản lý

-Có tác động rất lớn tới sự tồn tại và phát triển của tổ chức 7.1.4 Hình thức biểu hiện của quyết định quản lý

- Hình thức phi văn bản

- Hình thức văn bản

7.1.5.Phân loại quyết định quản lý

(1) Theo tầm quan trọng của quyết định:

- Quyết định chiến lược

- Quyết định chiến thuật

-Quyết định tác nghiệp

(2) Theo thời gian :

- Quyết định dài hạn

- Quyết định trung hạn

- Quyết định ngắn hạn

(3)Theo phạm vi điều chỉnh:

-Quyết định toàn cục

-Quyết định bộ phận

(4)Theo qui mô nguồn lực sử dụng để thực hiện quyết định

-Quyết định lớn

- Quyết định vừa

-Quyết định nhỏ

(5)Theo cấp quản lý :

-Quyết định cấp cao

-Quyết định cấp trung gian

- Quyết định cấp thấp

(6)Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức

-Quyết định quản trị sản xuất và tác nghiệp

- Quyết định quản trị nhân lực

-Quyết định quản trị tài chính …

7.1.6-Yêu cầu đối với quyết định quản lý: 5 yêu cầu

(1)Tính hợp pháp :

(2)Tính khoa học

(3)Tính thống nhất

(4)Tính kịp thời, chính xác, dễ hiểu

(5)Phù hợp với điều kiện và cơ sở vật chất để thực hiện quyết định

7.2.-Quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý 7.2.1-Căn cứ đề ra quyết định quản lý: dựa vào 4 căn cứ

7.2.2-Các bước ra quyết định quản lý: có 6 bước

7.2.2.3- Tổ chức thực hiện quyết định quản lý: 6 bước

7.3.Phương pháp và kỹ thuật ra quyết định quản lý: Có 8 phương pháp