Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ thanh toán lc tại hội sở ngân hàng thương mại cổ phần liên việt

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, thẩm định, phê duyệt cấp tín dụng và hạchtoánBước 1.1: Tiếp nhận hồ sơ Trường hợp thanh toán bằng vốn tự có, ký quỹ 100%: - Hợp đồng nhập khẩu hoặc các

LỜI MỞ ĐẦU

Thương mại quốc tế không còn là một cụm từ lạ đối với mọi ngườitrong thời điểm hội nhập hiện nay Thực tế thương mại quốc tế hay sự muabán giữa các quốc gia đã xuất hiện từ rất sớm trước đây hàng ngàn năm Minhchứng cho điều đó là con đường tơ lụa nổi tiếng của Trung Quốc, con đườngthương mại lớn nhất thời cổ đại Ngày nay, việc trao đổi mua bán giữa cácquốc gia đã trở nên dễ dàng hơn nhờ những tiến bộ của khoa học công nghệ.Gắn liền với sự trao đổi mua bán là vấn đề thanh toán giữa người mua vàngười bán, mọi việc thanh toán giữa người mua và người bán cũng được đơngiản và chuyên nghiệp hóa thông qua hệ thống ngân hàng Để việc thanh toánquốc tế trở nên dễ dàng và đơn giản hơn các phương thức thanh toán xuyênquốc gia đã ra đời gắn liền với nó là các văn bản các quy ước quốc tế Cụ thểmột vài hình thức thanh toán được nhắc đến ở đây là: Chuyển tiền(Remittance), Nhờ thu(Collection), và Tín dụng chứng từ(Letter of Credit).Mỗi phương thức đều có ưu điểm và nhược điểm riêng Thực tế có thể thấyđược ở thị trường Việt Nam hiện nay có đến 80% các giao dịch mua bánthương mại quốc tế được thanh toán bằng phương thức L/C Vì sao lại cóđiều này? Vì đặc tính của thị trường Việt Nam mới tham gia vào WTO hay donhững ưu điểm mà phương thức này đem lại cho người mua cũng như ngườibán Cùng với nó ngân hàng đóng vai trò như thế nào trong phương thức này?

Ngân hàng TMCP Liên Việt là một ngân hàng mới thành lập, trong đóTTQT vẫn là một nghiệp vụ mới mẻ với ngân hàng Đặc biệt phương thứcthanh toán tín dụng chứng từ là một phương thức rất phức tạp và tồn tại nhiềurủi ro cho các bên tham gia Vì vậy việc nghiên cứu để hoàn thiện quy trìnhthanh toán tín dụng chứng từ ở LVB là thực sự rất cần thiết Nhận thức đượctầm quan trọng trên nên em đã chọn đề tài để nghiên cứu

Tên đề tài là: “ Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ thanh toán L/C tại hội

sở ngân hàng thương mại cổ phần Liên Việt ”

Kết cấu bài viết bao gồm:

Chương 1: Lý luận chung về hoàn thiện quy trình thanh toán tín dụng chứng từ.

Chương 2: Thực trạng hoạt động thanh toán tín dụng chứng từ tại ngân hàng thương mại cổ phần Liên Việt.

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ tại ngân hàng thương mại cổ phần Liên Việt

Tại điều 2, UCP 600, Tín dụng chứng từ được định nghĩa như sau: “Tín

dụng chứng từ là một thỏa thuận bất kỳ, cho dù được gọi tên hay mô tả như thế nào, thể hiện một cam kết chắc chắn và không hủy ngang của Ngân hàng phát hành về việc thanh toán khi xuất trình phù hợp”.

Thuật ngữ “tín dụng-credit” ở đây được dùng theo nghĩa rộng, nghĩa là

“tín nhiệm”, chứ không phải là để chỉ “một khoản cho vay” theo nghĩa thôngthường Điều này được thể hiện rõ trong trường hợp khi người NK ký quỹ100% giá trị của L/C, thì thực chất NHPH không cấp bất kỳ một khoản chovay nào cho khách hàng, mà chỉ cho khách hàng “vay” sự tín nhiệm củamình Ngay cả trong trường hợp nhà nhập khẩu không hề ký quỹ, thì khoảnvay tín dụng chỉ thực sự xảy ra khi NHPH tiến hành thanh toán tiền cho nhàxuất khẩu và ghi nợ nhà nhập khẩu Như vậy, thuật ngữ “tín dụng” trongphương thức tín dụng chứng từ thể hiện khoản “tín dụng trừu tượng” bằngcam kết sẽ trả tiền của ngân hàng thay cho lời hứa trả tiền của nhà nhập khẩu,

vì ngân hàng có hệ số tín nhiệm cao hơn nhà nhập khẩu

1.1.2 Các bên tham gia:

- Người yêu cầu mở L/C (Applicant): Là bên mà L/C được phát hành

theo yêu cầu của họ Trong thương mại quốc tế, người yêu cầu mởthường là người nhập khẩu, yêu cầu ngân hàng phục vụ mình phát hành

một L/C và có trách nhiệm pháp lý về việc NHPH trả tiền cho ngườithụ hưởng L/C.

- Người thụ hưởng (Beneficiary): Là bên hưởng lợi L/C được phát hành,

nghĩa là được hưởng số tiền thanh toán hay sở hữu hối phiếu đã chấpnhận thanh toán L/C

- Ngân hàng phát hành (Issuing bank): Là ngân hàng thực hiện phát hành

theo yêu cầu của người đề nghị mở L/C

- Ngân hàng thông báo (Advising Bank): Là ngân hàng thực hiện thông

báo L/C cho người thụ hưởng theo yêu cầu của NHPH NHTB thường

là NHĐL hay một chi nhánh của NHPH ở nước ngoài

- Ngân hàng xác nhận (Confirming Bank): Là ngân hàng bổ sung sự xác

nhận của mình đối với L/C theo yêu cầu hoặc theo sự ủy quyền củaNHPH

- Ngân hàng được chỉ định (Nominated Bank): Là ngân hàng mà tại đó

L/C có giá trị thanh toán hoặc chiết khấu, hoặc là bất cứ ngân hàng nàonếu L/C có giá trị tự do

- Ngân hàng chiết khấu (Negotiation Bank): Là ngân hàng mà tại đó L/C

có giá trị chiết khấu

- Ngân hàng hoàn trả (Reimbursing Bank)

1.1.3.Quy trình ph ng th c L/C:ươ ứ

Sơ đồ 1.1: Quy trình phương thức L/C

Ngân hàng thông báo

(Advising bank) Ngân hàng phát hành(Issuing bank)

Người thụ hưởng

(Beneficiary) Người yêu cầu mở thư tín dụng

(Applicant)

Trình tự thực hiện:

(1) Người nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng thương mại, viết đơn đề nghị

mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng, gửi tới ngân hàng phục vụ mình.(2) Ngân hàng phục vụ người nhập khẩu căn cứ vào đơn xin mở tín dụng,nếu đáp ứng các yêu cầu, ngân hàng sẽ phát hành thư tín dụng và thông quangân hàng phục vụ người xuất khẩu để thông báo cho người thụ hưởng

(3) Ngân hàng thông báo khi nhận được thư tín dụng sẽ khẩn trương thôngbáo, chuyển giao thư tín dụng này cho người xuất khẩu

(4) Người xuất khẩu nếu chấp nhận nội dung thư tín dụng đã mở thì sẽ tiếnhành giao hàng theo điều kiện hợp đồng

(5) Sau khi đã hoàn thành việc giao hàng người xuất khẩu lập bộ chứng từthanh toán theo thư tín dụng, gửi tới ngân hàng phục vụ mình đề nghị thanhtoán

(6) Ngân hàng này nếu là ngân hàng được chỉ định thanh toán sẽ tiến hànhkiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với các điều khoản trong thư tín dụngthì thanh toán cho người xuất khẩu(trả tiền ngay, chiết khấu bộ chứng từ haychấp nhận trả tiền)

(7) Sau khi đã thanh toán, ngân hàng chuyển bộ chứng từ sang NHPH đòitiền

(8) NHPH kiểm tra bộ chứng từ, nếu đáp ứng những điều kiện của thư tíndụng thì hoàn lại tiền cho ngân hàng đã thanh toán

(9) NHPH báo cho người nhập khẩu biết bộ chứng từ đã đến, đề nghị họlàm thủ tục thanh toán.

(10) Người nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp thì tiến hànhthanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, ngân hàng sẽ trao chứng từ để họ đinhận hàng Trong trường hợp người nhập khẩu không thực hiện thì ngân hàng

sẽ không trao bộ chứng từ cho họ

1.1.4 UCP – Văn b n pháp lý đi u ch nh thanh toán L/Cả ề ỉ

Khi thanh toán bằng phương thức TDCT, các bên XNK phải thỏa thuậnvới nhau về việc sử dụng văn bản pháp lý điều chỉnh cụ thể ở đây là UCP.UCP (The Uniform Customs and Practice for Documentary credit) là văn bảnquy tắc và cách hành xử thống nhất về tín dụng chứng từ do Phòng thươngmại quốc tê (ICC) tại Pari công bố lần đầu tiên vào năm 1933 Từ đó đến nay,UCP đã qua 6 lần sửa đổi, bổ sung vào các năm 1951, 1692, 1974, 1983,

1993, 2007 Văn bản UCP mới nhất hiện nay là UCP 600 có hiệu lực và ápdụng từ 01/07/2007

UCP đã được hơn 175 quốc gia áp dụng trong đó có Việt Nam Các bêntham gia có quyền lựa chọn có hay không dùng UCP để điều chỉnh hoạt độngthanh toán TDCT Nhưng một khi các bên áp đã đồng ý áp dụng UCP thi cácđiều khoản áp dụng của UCP sẽ ràng buộc nghĩa vụ và trách nhiệm của cácbên tham gia

Một điểm cần lưu ý là các bản sửa đổi và ban hành sau của UCP khôngphủ nhận các nội dung của các bản trước đó Do đó, các bên có thể thỏa thuậnlựa chọn một phiên bản nào đó, nhưng phải dẫn chiếu nó trong L/C Chỉ UCPbản gốc bằng tiếng Anh mới có giá trị pháp lý giải quyết các tranh chấp, cácbản dịch khác chỉ có giá trị tham khảo

Hiện nay, UCP 600 được coi là hoàn chỉnh và ngày càng được các ngânhàng của các nước thừa nhận và áp dụng rộng rãi trong thanh toán quốc tế.UCP 600 thực sự được coi là cẩm nang cho nghiệp vụ tín dụng chứng từ

1.1.5 Th tín d ng (L/C) – Công c quan tr ng trong ph ng th c thanhư ụ ụ ọ ươ ứtoán tín d ng ch ng tụ ứ ừ

1.1.5.1 Khái niệm L/C:

Thư tín dụng là một bản cam kết trả tiền do NHPH (NH mở L/C) mởtheo chỉ thị của người NK (người yêu cầu mở L/C), để trả một số tiền nhấtđinh cho người XK (người thụ hưởng) với điều kiện người đó phải thực hiệnđầy đủ những quy định trong L/C

1.1.5.2 Nội dung L/C

Nội dung của thư tín dụng bao gồm:

- Số hiệu L/C (Credit number)

- Địa điểm phát hành L/C

- Ngày phát hành L/C (Date of Insuance)

- Tên, địa chỉ những người có liên quan đến L/C

- Số tiền của L/C (Credit amount)

- Thời hạn hiệu lực và địa điểm xuất trình L/C

- Ngày gia hàng (Shipment Date)

- Những nội dung liên quan đến hàng hóa

- Những nội dung về vận tải, giao nhận hàng hóa

- Chứng từ cần thiết nhà xuất khẩu phải xuất trình

- Sự cam kết của NHPH

Thư tín dụng có tính chất quan trọng vì tuy được hình thành trên cơ sỏhợp đồng ngoại thương nhưng sau khi được thiết lập và phát hành, nó lại hoàntoàn độc lập với hợp đồng này Một khi L/C đã được mở và được các bênchấp nhận thì cho dù nội dung của L/C có đúng với hợp đồng ngoại thươnghay không cũng không làm thay đổi quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có liênquan Có nghĩa là khi thanh toán ngân hàng chỉ căn cứ vào bộ chứng từ, khinhà XK xuất trình bộ chứng từ phù hợp về mặt hình thức với những điều

khoản quy định trong L/C thì NHPH L/C phải trả tiền vô điều kiện cho nhàXK.

Như vậy, việc thanh toán L/C không hề căn cứ vào tình hình thực tếcủa hàng hóa, ngân hàng cũng không có nghĩa vụ xem xét việc giao hàng thực

tế có đúng hay không mà chỉ căn vào chứng từ do người bán xuất trình, nếuthấy các chứng từ đó phù hợp bề mặt với các điều kiện của L/C thì phải trảtiền người bán

Chính những tính chất quan trọng của L/C khiến cho phương thứcthanh toán TDCT mau chóng trở thành phương thức thanh toán hữu hiệu đặcbiệt trong ngoại thương

1.2 HOÀN THI N QUY TRÌNH THANH TOÁN L/C T I NHTMỆ Ạ

1.2.1 Khái ni m hoàn thi n quy trình thanh toánệ ệ

Một quy trình thanh toán hoàn thiện là một quy trình thực hiện đúngđầy đủ các bước, các trình tự, các khâu nghiệp vụ, các giai đoạn Quy trìnhđúng không vi phạm các bộ luật, các văn bản pháp lý trong nước và quốc tế

Sự chính xác của quy trình là sự chính xác về thời gian, không gian, về kỹthuật nghiệp vụ là sự đảm bảo an toàn và tính hiệu quả cho ngân hàng vàkhách hàng XNK

1.2.2 S c n thi t ph i hoàn thi n quy trình thanh toán L/Cự ầ ế ả ệ

Ta cần hoàn thiện quy trình thanh toán L/C vì:

- Thanh toán bằng L/C là một trong 3 phương thức thanh toán chủ yếu

giữa các quốc gia Hoàn thiện quy trình thanh toán bằng L/C giúp ngânhàng đảm bảo được uy tín của mình trong lĩnh vực thanh toán quốc tếtrong và ngoài nước

- Thanh toán bằng L/C là một phương thức thanh toán phức tạp vì liên

quan đến khối lượng chứng từ lớn và giá trị thanh toán cao đặc biết làrủi ro đối với ngân hàng trong phương thức này là rất lớn

- Thực tế hiện nay, thanh toán bằng L/C chiếm đến 80% tổng giá trị

thanh toán quốc tế của Việt Nam Trong tương lai gần nó vẫn sẽ làphương thức thanh toán quốc tế chủ lực Hoàn thiện quy trình L/C giúpngân hàng giảm thiểu rủi ro trong thanh toán, nâng cao uy tín với kháchhàng và thu được nhiều lợi nhuận hơn từ phương thức này

1.2.3 Nh ng nhân t nh h ng đ n quy ph ng th c thanh toán L/Cữ ố ả ưở ế ươ ứ

1.2.3.1 Nhân tố chủ quan

- Mô hình tổ chức và hoạt động của ngân hàng

- Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ ngân hàng đang áp dụng

- Chính sách của ngân hàng về các hoạt động thanh toán quốc tế nóichung và thanh toán bằng L/C nói riêng

- Nguồn vốn của ngân hàng, đặc biệt là nguồn ngoại tê

- Trang thiết bị và công nghệ của ngân hàng

- Trình độ chuyên môn của nhân viên

1.2.3.2 Nhân tố khách quan

- Môi trường pháp lý, hệ thống văn bản pháp lý tại Việt Nam

- Quy chế quản lý ngoại hối của Việt Nam

- Chính sách về hoạt động xuất nhập khẩu của nhà nước

- Nền kinh tế hiện nay của Việt Nam

- Khách hàng và hiểu biết của khách hàng

CH ƯƠ NG 2

TH C TR NG HO T Đ NG THANH TOÁN TÍN D NG CH NG Ự Ạ Ạ Ộ Ụ Ứ

T T I NGÂN HÀNG TMCP LIÊN VI T Ừ Ạ Ệ

2.1 GI I THI U V NGÂN HÀNG TMCP LIÊN VI TỚ Ệ Ề Ệ

2.1.1 S hình thành và phát tri n c a ngân hàng TMCP Liên Vi tự ể ủ ệ

Ngân hàng Thương mại Cổ phần Liên Việt (LienVietBank) được thànhlập theo Giấy phép thành lập và hoạt động số 91/GP-NHNN ngày 28/03/2008của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

  Cổ đông sáng lập của LienVietBank là Công ty Cổ phần Him Lam,Tổng Công ty Thương mại Sài Gòn (SATRA) và Công ty dịch vụ Hàngkhông sân bay Tân Sơn Nhất (SASCO) Hiện nay, với số vốn điều lệ 3.650 tỷ

đồng, LienVietBank hiện là 1 trong 10 Ngân hàng Thương mại Cổ phần lớnnhất tại Việt Nam

  Các cổ đông và đối tác chiến lược của LienVietBank là các tổ chức Tàichính – Ngân hàng lớn đang hoạt động tại Việt Nam và nước ngoài như Ngânhàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Agribank), Ngân hàngWells Fargo (Mỹ), Ngân hàng Credit Suisse (Thụy Sỹ), Công ty OracleFinancial Services Software Limited…

  LienVietBank định hướng xây dựng thương hiệu mạnh trên cơ sở pháthuy nội lực, hoạt động minh bạch, gắn xã hội trong kinh doanh

2.1.2 C c u t ch c c a ngân hàng TMCP Liên Vi tơ ấ ổ ứ ủ ệ

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức LVB

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QT

Ban tổng giám đốc

Các chi nhánh Ngân hàng

2.1.3 M t s ho t đ ng nghi p v ch y u c a LVB:ộ ố ạ ộ ệ ụ ủ ế ủ

2.1.3.1 Đối với khách hàng doanh nghiệp

Nghiệp vụ tín dụng:

+ Tài trợ lưu động vốn

+ Cho vay mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh

+ Tài trợ xuất khẩu

+ Hạn mức tín dụng ngắn hạn

+ Tài trợ dự án…

Nghiệp vụ huy động vốn:

+ Tài khoản thanh toán

+ Tiền gửi bậc thang

+ Đầu tư tự động

+ Tiền gửi có kỳ hạn

+ Tiền gửi linh hoạt-lãi suất thả nổi…

Dịch vụ thanh toán trong nước

Dịch vụ thanh toán quốc tế

Bảo lãnh

2.1.3.2 Đối với khách hàng cá nhân

Cho vay:

+ Cho vay sản xuất kinh doanh

+ Cho vay mua nhà đất thế chấp bằng nhà đất hình thành từ vốn vay+ Cho vay tiêu dùng

+ Cho vay cầm cố giấy tờ có giá…

Gửi tiền:

+ Gửi tiền có kì hạn

+ Gửi tiền không kì hạn

+ Gửi tiền tiết kiệm…

Kiểm tra và phê duyệt

bước 1

Phê duyệt

N

Y

Chuyển lưu hồ sơ sang NHĐL, Lưu hồ sơ

Kiểm tra, tiếp nhận hoặc từ

chối

Phê duyệt B1 Y

Phê duyệt B2 Y

N

Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ và hạch toán

2.2 TH C TR NG QUY TRÌNH THANH TOÁN B NG L/C T I LVBỰ Ạ Ằ Ạ

2.2.1 L/C nh p kh uậ ẩ

2.2.1.1 Quy trình L/C nhập khẩu

A, Phát hành L/C

Sơ đồ 2.2: Quy trình phát hành L/C

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, thẩm định, phê duyệt cấp tín dụng và hạchtoán

Bước 1.1: Tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp thanh toán bằng vốn tự có, ký quỹ 100%:

- Hợp đồng nhập khẩu hoặc các giấy tờ tương đương hợp đồng: 01 bảnsao(sao y bản chính)(nếu cần CVKH/CVTT yêu cầu mang hợp đồng gốc đếnđối chiếu)

- Giấy phép XNK nếu có, hạn ngạch được cấp đối với lô hàng nếu làhàng hóa quản lý bằng hạn ngạch

- Hợp đồng mua bán ngoại tệ

- Các ủy quyền ký duyệt của lãnh đạo công ty(nếu có)

Các trường hợp ký quỹ dưới 100% và thanh toán bằng vốn tự có hoặc L/C trả chậm thanh toán bằng vốn tự có hoặc thanh toán bằng vốn vay

- Các giấy tờ yêu cầu tại mục a, nói trên

- Các giấy tờ hồ sơ khác nhau theo quy định tại quy trình thẩm định tíndụng hiện hành

Bước 1.2: Kiểm tra và thẩm định, phê duyệt cấp tín dụng

CVKH/CVTT kiểm tra và xác định rõ tính đầy đủ tính rõ ràng của yêucầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng, so sánh với hợp đồng ngoại đểkịp thời lưu ý khách hàng khi có mâu thuẫn

CVKH chịu trách nhiệm thẩm định khách hàng có đủ điều kiện để pháthành, điều chỉnh thư tín dụng hay không theo các quy định hiện hành về thẩmđịnh khách hàng tại LVB

Sau khi kiểm tra, thẩm định, CVKH được phê duyệt xong sẽ chuyểnsang cho trưởng bộ phận QHKH/TTQT phê duyệt bước 1 và giám đốc hayngười được ủy quyền phê duyệt bước 2 Sau đó, CVKH sẽ chuyển hồ sơ choTTTT để làm thủ tục phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng theo quy định

CVKH/CVTT tại chi nhánh xác định phí điều chỉnh Thư tín dụng do aichịu, nếu do khách hàng chịu thì sẽ trích tài khoản của khách hàng để thu phí,nếu do người hưởng lợi chịu thì ghi lại để khấu trừ vào khoản tiền sẽ thanhtoán

Việc hạch toán cụ thể theo chế độ kế toán hiện hành của LVB

(Biểu phí ngân hàng tại phụ lục cuối bài)

Bước 2: Kiểm tra và phe duyệt bước 1:

Trưởng bộ phận CVKH/CVTT tại chi nhánh có trách nhiệm kiểm tralại toàn bộ hồ sơ cần phát hành, điều chỉnh thư tín dụng, hạch toán liên quan

do CVKH/CVTT thực hiện Nếu có sai sót , không phù hợp thì chuyển trả lạiCVKH/CVTT để kịp thời chỉnh sửa Nếu đồng ý thì kí phê duyệt chuyển lênGiám đốc người được ủy quyền phê duyệt

Bước 3: Phê duyệt bước 2

Giám đốc hoặc người có ủy quyền chịu trách nhiệm phê duyệt nội dungcủa yêu cầu phát hành điều chính thư tín dụng hạch toán Nếu đồng ý thì phê

duyệt chấp nhận và chuyển lại cho CVKH/CVTT để chuyển lên TTTT, nếukhông đồng ý thì từ chối phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng và chuyển bộ

hồ sơ cho CVKH/CVTT để hoàn thiện hồ sơ hoặc chuyển tra lại khách hàng

Lưu ý : Yêu cầu phát hành L/C là một căn cứ quan trọng ngân hàng Ngân hàng một khi phát hành L/C là đã cam kết thanh toán cho người thụ hưởng miễn là bộ chứng từ xuất trình phù hợp dù người yêu cầu phát hành L/C có hay không thể thanh toán cho ngân hàng (trong trường hợp ký quỹ dưới 100%) Khi đó yêu cầu mở L/C của khách hàng là căn cứ pháp lý cho ngân hàng được phép đòi tiền người yêu cầu phát hành khi đã thanh toán cho bộ L/C.

Nhận biết được điều này LVB đã thực hiện xây dựng một mẫu yêu cầu

mở (phát hành) thư tín dụng không hủy ngang một cách chặt chẽ và chi tiết đểđảm bảo hạn chế tối đa rủi ro cho ngân hàng trong quá trình phát hành vàthanh toán L/C Để hiểu rõ hơn về điều này ta theo dõi một mẫu yêu cầu mởthư tín dụng không hủy ngang của một doanh nghiệp XNK thực hiện tại ngânhàng thương mại cổ phần Liên Việt tại phụ lục cuối bài

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ

Bước 4.1: Kiểm tra chấp nhận hoặc từ chối:

CVTT tại TTTT tiếp nhận các giấy tờ yêu cầu phát hành, điều chỉnhthư tín dụng từ chi nhánh và tiền hành:

- Kiểm tra hồ sơ: CVTT tại TTTT nhận hồ sơ phát hành thư tín dụng cóxác nhận của chi nhánh xem có đầy đủ hợp lệ hay không Chú ý nếuthấy thiếu chứng từ hoặc sai lệch thông tin thì phải tra soát với nơi gửi

để tránh thất lạc

- Sau đó, tiến hành kiểm tra các nội dung dưới đây:

+ Kiểm tra đảm bảo yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng đãđược cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Kiểm tra nội dung yêu cầu phát hành hoặc điều chỉnh thư tín dụng đãđầy đủ chưa So sánh với nội dung hợp đồng ngoại, phụ lục hợp đồng.

Bước 4.2: Chấp nhận hoặc từ chối:

- Sau khi CVTT tại TTTT kiểm tra nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì ký xácnhận thực hiện theo lệnh của chi nhánh

- Nếu CVTT tại TTTT phát hiện hồ sơ chưa hợp lệ thi ghi rõ lý do, kýxác nhận và thông báo trực tiếp cho chi nhánh tại thời điểm phát hiệnsai sót, đề nghị xem xét lại, liên hệ với khách hàng để hoàn chỉnh lại hồ

sơ cho phù hợp Nếu có sửa chữa thay đổi nào thì phải có sự xác nhậncủa khách hàng bằng văn bản Văn bản phải do người có thẩm quyềncủa khách hàng ký đóng dấu Mọi sự thay đổi phải do người có thẩmquyền phê duyệt tại chi nhánh xác nhận việc thay đổi này

Bước 5: Phê duyệt bước 1

Kiểm soát nội dung điện mở thư tín dụng là công việc quan trọng, đòihỏi tính cẩn thận và chính xác cao Nếu sai sót sẽ gây tốn phí tu sửa, xác nhận

và ảnh hưởng tiếp tới uy tín của LVB

Việc kiểm soát cụ thể như sau: Sau khi nhận hồ sơ phát hành hoặc điềuchỉnh thư tín dụng từ CVTT, KSV tại TTTT tiến hành kiểm tra toàn bộ sơ vàhạch toán Nếu thấy chính xác và phù hợp trình lên cấp có thẩm quyền tạiTTTT phê duyệt Nếu không chuyển trả lại cho CVTT để kịp thời điều chỉnhBước 6: Phê duyệt bước 2

Cấp có thẩm quyền tại TTTT tiền hành tái kiểm soát hồ sơ phát hànhhoặc điều chỉnh thư tín dụng do KSV trình lên Sau khi kiểm tra, nếu thấychính xác và phù hợp thì phê duyệt để tiến hành chuyển hồ sơ cho NHĐL,nếu không thì chuyển trả lại KSV để tiến hành kiểm tra lại hồ sơ và hoànthiện

Bước 7: Chuyển hồ sơ sang NHĐL và lưu hồ sơ

Bước 7.1: Chuyển hồ sơ sang NHĐL

Hồ sơ khi kiểm soát và phê duyệt, CVTT tại TTTT chịu trách nhiệmchuyển hồ sơ sang NHĐL, bàn giao và ký nhận CVTT chịu trách nhiệm lấyđiện L/C bản gốc và gửi cho chi nhánh để chuyển cho KH

Bước 7.2: Lưu hồ sơ

Hồ sơ phải được lưu giữ trong “bìa đựng L/C” tại phòng TTQT thuộcTTTT Ngoài bìa phải ghi rõ và cập nhật các thông tin: tên khách hàng, số vàngày L/C, số và loại tiền L/C, nhật ký từng giao dịch liên quan đến L/C vàcác ghi chú đặc biệt khác in sẵn trên bìa Những ghi chú trên bìa đựng L/C rấtquan trọng, nó giúp cho việc theo dõi, tìm kiếm L/C được thuận tiện Hồ sơlưu gồm:

- Yêu cầu phát hành L/C, yêu cầu điều chỉnh L/C,

- Hợp đồng ngoại, hợp đồng nhập khẩu ủy thác hoặc các giấy tươngđương hợp đồng (1photo),

- Tờ trình phát hành, điều chỉnh L/C đã được phê duyệt của cấp cóthẩm quyền (mỗi loại 1 bản),

- L/C (1 bản chính và 1 bản ACK), các điều chỉnh, hủy bỏ và các xácnhận bằng điện có liên quan đến thư tín dụng (1 bản chính và 1 bản ACK),

- Việc lưu trữ bộ hồ sơ mở tại L/C tại TTTT tuân theo quy định quản lý

hồ sơ của LVB và của TTTT,

-Tại chi nhánh CVKH/CVTT tiến hành lưu hồ sơ cần thiết theo quyđịnh quản lý hồ sơ tại chi nhánh Việc tách chứng từ lưu kế toán được tiếnhành theo quy định tại chế độ chứng từ kế toán hiện hành

Phê duyệt Y

Nhận chứng từ, kiểm tra, thông báo

Y

Y

Y

Tiếp nhận trả lời làm thủ tục thanh toán

N

Tiếp nhận yêu cầu thanh

toán Phê duyệt

Phê duyệt 2 Phê duyệt 1

Chuyển hồ sơ cho NHĐL, lưu hồ sơ

N

B, Thanh toán L/C nhập khẩu

Sơ đồ 2.3: Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu

Bước 1: Nhận chứng từ, kiểm tra, thông báo

Nhận chứng từ, kiểm tra

CVTT tại TTTT chịu trách nhiệm tiếp nhận chỉ thị thanh toán kèm bộchứng từ thanh toán do NHĐL xuất trình để đòi tiền

CVTT tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, cụ thể:

- Kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng, loại chứng từ với cácđiều kiện, điều khoản trong L/C gốc điều chỉnh L/C nếu có

- Kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau CVTT ghi ý kiếncủa mình lên phiếu kiểm tra chứng từ hàng nhập theo mẫu quy định

Nếu chứng từ không phù hợp thì thông báo với NHĐL

Nếu bộ chứng từ phù hợp, CVTT sẽ kiểm tra, xác định bộ chứng từ đó thuộckhách hàng của chi nhánh nào và lập giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C

và thông báo cho khách hàng

Thông báo chứng từ cho chi nhánh.

CVTT lập giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C theo mẫu và chuyểncho cấp có thẩm quyền phê duyệt Sau đó, chuyển giấy báo chứng từ hàngnhập theo L/C đã được phê duyệt và bộ chứng từ cho CVKH/CVTT tại chinhánh để thông báo cho khách hàng

Trường hợp bộ chứng từ không phù hợp, CVTT chỉ gửi giấy báo chứng

từ hàng nhập theo L/C về chi nhánh (chưa gửi ngay bộ chứng từ), nếu kháchhàng vẫn đồng ý thanh toán bộ chứng từ, CVTT chuyển bộ chứng từ về chinhánh để trả khách hàng, tính là chứng từ sai biệt nếu khách hàng khôngđồng ý thanh toán, thông báo từ chối đến NHĐL và chờ chỉ thị tiếp theo NếuNHĐL chấp nhận sửa đổi bộ chứng từ cho phù hợp thì thông báo về chinhánh để thông báo cho khách hàng Nếu NHĐL từ chối sửa chữa hoặc không

có thông tin gì thêm thì CVTT sẽ chuyển trả NHĐL bộ chứng từ (thu phí phát

Trường hợp đã phát hành bảo lãnh nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn đểkhách hàng đi nhận hàng: CVTT không thông báo sai sót của bộ chứng từ màchỉ kê lỗi để trừ phí khi thanh toán.

Bước 2: Phê duyệt

Cấp thẩm quyền tại TTTT phê duyệt trên giấy báo chứng từ hàng nhậptheo L/C sau khi kiểm tra với chỉ thị thanh toán từ NHĐL và bộ chứng từ.Nếu không đồng ý, chuyển trả lại CVTT hoàn chỉnh lại

Bước 3: Thông báo cho khách hàng, hạch toán

Sau khi nhận được giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C và bộ chứng

từ từ TTTT, CVTT/CVKH tại chi nhánh gửi giấy báo chứng từ hàng nhậptheo L/C cho khách hàng, đề nghị khách hàng sớm cho ý kiến về bộ chứng từhàng nhập đồng thời hướng dẫn khách hàng trả lời như sau:

- Trường hợp khách hàng đồng ý thanh toán bộ chứng từ trả ngay: đềnghị KH ký vào giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C và gửi lại cho chinhánh; đồng thời chuyển đủ tiền thanh toán vào tài khoản của mình tại LVB

- Trường hợp khách hàng đồng ý chấp nhận thanh toán bộ chứng từ trảchậm: đề nghị khách hàng ký chấp nhận vào giấy báo chứng từ hàng nhậpL/C và gửi cho chi nhánh, trong đó cam kết rõ sẽ chuyển đủ tiền thanh toánvào tài khoản của mình tại LVB trước hạn thanh toán tối thiểu 3 ngày và làmthủ tục thanh toán bộ chứng từ khi đến hạn thanh toán

- Trường hợp khách hàng không đồng ý hoặc không chấp nhận thanhtoán: đề nghị KH thông báo bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối thanhtoán hoặc từ chối chấp nhận thanh toán và gửi cho chi nhánh

Bước 4: Phê duyệt

Cấp thẩm quyền tại chi nhánh phê duyệt trên giấy báo chứng từ hàngnhập theo L/C sau khi kiểm tra lại thông tin Nếu không đồng ý , chuyển trảlại CVKH/CVTT liên hệ lại với TTTT để kịp thời điều chỉnh

Bước 5: Tiếp nhận trả lời, giao chứng từ, làm thủ tục thanh toán

Tiếp nhận trả lời:

- Trường hợp khác hàng không đồng ý chấp nhận thanh toán đối vớichứng từ thanh toán: CVKH/CVTT lập thông báo từ chối thanh toán bộchứng từ gửi lên TTTT để TTTT thông báo từ chối gửi lên NHĐL vàchờ chỉ thị về việc đinh đoạt bộ chứng từ

- Trường hợp nhận được chấp nhận thanh toán của khách hàng đối với

bộ chứng từ trả chậm: CVKH/CVTT tiến hành giao chứng từ chokhách hàng; lập thông báo chấp nhận thanh toán gửi lên TTTT đểTTTT làm thủ tục chấp nhận thanh toán với NH chuyển chứng từ Khiđến hạn thanh toán và khách hàng đến làm thủ tục thanh toán thì tiếnhành thanh toán cho NHĐL

- Trường hợp khách hàng ký đồng ý thanh toán đối với bộ chứng từ trảngay: CVKH/CVTT tiếp nhận trả lời của khách hàng, tiến hành giaochứng từ cho khách hàng và làm thủ tục thanh toán thông qua NHĐL

Giao chứng từ:

CVTT/CVKH tiến hành giao bộ chứng từ cho khách hàng khi kháchhàng đã xuất trình bản giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C được ký đồng ýthanh toán hoặc chấp nhận thanh toán và hoàn tất các thủ tục theo đúng quyđịnh của L/C

Làm thủ tục thanh toán theo yêu cầu:

Sau khi khách hàng đã đồng ý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán,nhận bộ chứng từ và chuyển tiền vào tài khoản để thanh toán hoặc đến hạnchuyển đủ tiền vào tài khoản để thanh toán, CVKH/CVTT lập phiếu đề nghịthanh toán( gửi kèm giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C được khách hàngcho ý kiến đồng ý chấp nhận) và trình giám đốc chi nhánh hoặcngườiđược ủyquyền kí phê duyệt và chuyển lên TTTT để tiến hành thanh toán Việc hạch

Bước 6: Phê duyệt thanh toán

Cấp có thẩm quyền tại chi nhánh nếu đồng ý thì ký phê duyệt lên phiếu

đề nghị thanh toán, nếu không chuyển trả CVKH/CVTT điều chỉnh kịp thờicho phù hợp

Bước 7: Tiếp nhận yêu cầu thanh toán của chi nhánh, kiểm tra và thanh toán

CVTT tại TTTT yêu cầu thanh toán của chi nhánh gồm: phiếu đề nghịthanh toán có chữ ký củangườicó thẩm quyền phê duyệt và đóng dấu tại chinhánh, giấy báo chứng từ hàng nhập theo L/C được khách hàng cho ý kiếnđồng ý chấp nhận

Tiến hành kiểm tra lại nội dung và tính pháp lý của phiếu đề nghị thanhtoán( tại khoản thanh toán, tài khoản thu phí và các loại phí đề nghị thu, chữ

ký củangườicó thẩm quyền và đóng dấu của chi nhánh) nếu đầy đủ tiến hànhthủ tục thanh toán

Nếu CVTT phát hiện hồ sơ không phù hợp thì liên hệ lại vớiCVTT/CVKH tại chi nhánh để sửa đổi hoặc chuyển lại phiếu đề nghị thanhtoán, hoặc làm thủ tục lập điện hỏi NHPH chiết khấu thêm thông tin trước khithanh toán NHĐL

CVTT nhập dữ liệu và ký tiếp nhận trên yêu cầu thanh toán của chinhánh và chuyển cấp có thẩm quyền phê duyệt

Bước 8: Phê duyệt bước 1

KSV TTQT tại TTTT tiến hành kiểm soát lại yêu cầu thanh toán Khikiểm soát đặc biệt biệt chú ý: tài khoản trích nợ, tài khoản Nostro, số tiền hốiphiếu, loại tiền, ngày giá trị, ngân hàng hưởng lợi, đường dẫn thanh toán, cácloại phí phải thu Nếu đồng ý thì phê duyệt bước 1 và ký tên trên cover chỉdẫn thanh toán của ngân hàng nước ngoài Người phê duyệt bước 1 chịu tráchnhiệm về giao dịch mà mình đã phê duyệt về hồ sơ, hạch toán và chịu tráchnhiệm về việc đã thu đủ loại phí và trị giá phí theo biểu phí hiện hành

Bước 9: Phê duyệt bước 2

Sau khi KSV TTQT kiểm tra như đã mô tả ở trên và duyệt xong thìchuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền tiếp tục kiểm tra các nộidung thanh toán và thu phí Nếu đồng ý thì phê duyệt bước 2

Nếu giám đốc TTTT hoặc người được ủy quyền phê duyệt bước 2 pháthiện ra sai sót thì chuyển hồ sơ cho CVTT yêu cầu sửa đổi bổ xung

Bước 10: Chuyển hồ sơ cho NHĐL và lưu hồ sơ

Chuyển hồ sơ sang NHĐL :

Hồ sơ khi được kiểm soát và phê duyệt, CVTT tại TTTT chịu tráchnhiệm chuyển hồ sơ sang NHĐL, bàn giao và ký nhận CVTT chịu tráchnhiệm lấy điện SWIFT bản gốc và gửi cho chi nhánh để chuyển cho KH.Lưu hồ sơ:

CVTT tại TTTT và CVKH/CVTT tại chi nhánh tiền hành lưu giữ đầy

đủ các chứng từ có liên quan đến giao dịch thanh toán L/C nhập khẩu theongày phát sinh Việc lưu giữ hồ sơ là rât quan trọng đảm bảo trách nhiệm củachuyên viên là cơ sở dữ liệu khi cần tra cứu Việc lưu chứng từ được thựchiện theo quy trình lưu chứng từ tại TTTT/Chi nhánh

Chứng từ kế toán được lưu theo chế độ chứng từ kế toán của LVB

2.2.1.2 Kết quả hoạt động L/C nhập khẩu

Bảng 2.1: Tổng hợp số món và giá trị thanh toán L/C nhập khẩu

Năm 2009 và năm 2010

Sốlượng

Doanh số(USD)

Sốlượng

Doanh số(USD)

(Nguồn: Báo cáo thanh toán quốc tế năm 2009-2010)

Biểu đồ 2.1: Doanh số hoạt động L/C nhập khẩu 2009-2010

105669053.20114016564.4

133525429.21399804.5123601869.5

050000000

Phê duyệt Y

Nhận chứng từ, kiểm tra, thông báo

Sơ đồ 2.4: Quy trình thông báo L/C xuất khẩu

Bước 1: Nhận L/C từ ngân hàng nước ngoài, kiểm tra và thông báo cho chinhánh

Bộ phận TTQT tại TTTT khi tiếp nhận thư, điện phát hành hoặc điềuchỉnh L/C từ NHĐL gửi đến cần phải tiến hành kiểm tra, xác định tính chânthực của điện, thư phát hành hoặc điều chỉnh L/C gồm: Xác định tính chânthực của chữ ký và dấu của NHĐL theo danh sách chữ ký được ủy quyền củangân hàng đó

Sau đó, chuyển cho cấp có thẩm quyền phê duyệt để làm thủ tục thôngbáo L/C hoặc điều chỉnh L/C cho chi nhánh

Bước 2: Phê duyệt

Sau khi tiếp nhận L/C hoặc điều chỉnh L/C từ CVTT chuyển lên, kiểmsoát, giám đốc người được ủy quyền tiến hành kiểm tra lại tính chân thực củaL/C hoặc điều chỉnh L/C Nếu xác thực, chuyển lại cho CVTT để chuyển chochi nhánh, thông báo cho khách hàng Nếu không xác thực, chuyển trả lạiCVTT để xác thực lại

Bước 3: Nhân hạch toán thông báo cho khách hàng

Nhận L/C hoặc điều chỉnh L/C từ TTTT

CVKH/CVTT tại chi nhánh sau khi nhận được L/C điều chỉnh L/C từ TTTT,tiến hành kiểm tra lại hồ sơ có đúng về chi nhánh hay không, nếu không đúngchuyển trả lại TTTT

Hạch toán và thông báo cho khách hàng

Sau khi kiểm tra đầy đủ, chính xác, CVTT/CVKH đề nghị thu phí thông báoL/C điều chỉnh L/C theo quy định trong biểu phí hiện hành tại LVB, chuyểncho bộ phận kế toán phụ trách hạch toán, đồng thời tiến hành lập thông báoL/C XK theo mẫu biểu có mã hiệu lực 01/L/C XK hoặc điều chỉnh L/C theomẫu biểu mã có mã hiệu 02/L/C XKvà trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.Sau đó chuyển thông báo đã được phê duyệt và thư tín dụng gốc điều chỉnhL/C gốc cho khách hàng

Bước 4: Kiểm tra và phê duyệt

Cấp có thẩm quyền tại chi nhánh kiểm tra chính xác thông tin trênthông báo L/C, hoặc điều chỉnh L/C hạch toán có chính xác không Nếu chínhxác, phê duyệt để CVKH/CVTT gửi thông báo, L/C gốc điều chỉnh L/C chokhách hàng Nếu không, đề nghị CVKH/CVTT điều chỉnh lại cho chính xác

Chú ý:

Trường hợp LVB là ngân hàng thông báo thứ nhất thì CVKH/CVTTphải liên hệ trực tiếp với khách hàng trước để xem khách hàng muốn lấy L/Cđiều chỉnh L/C tại ngân hàng LVB hay tại ngân hàng thông báo thứ 2 Nếukhách hàng yêu cầu nhận L/C điều chỉnh L/C tại ngân hàng thông báo thứ 2thì CVTT phải chuyển tiếp L/C điều chỉnh L/C đến ngân hàng đó, đồng thờiyêu cầu ngân hàng thông báo thứ 2 chuyển trả tiền phí thông báo

CVKH lưu hồ sơ theo quy định quản lý hồ sơ tại chi nhánh

Bước 5: Lưu hồ sơ

Sau khi chuyển L/C cho khách hàng CVKH/CVTT tại chi nhánh tiếnhành lưu hồ sơ theo quy định của LVB

Phê duyệt Y

Nhận chứng từ, kiểm tra, thông báo

N

Phê duyệt

Tiếp nhận hồ sơ, lập chỉ thị thanh toán gửi sang NHĐL

B, Thanh toán L/C xuất khẩu

Sơ đồ 2.5: Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu

Bước 1: Nhận chứng từ của L/C XK kiểm tra:

CVKH hướng dẫn khách hàng lập 2 bản chính yêu cầu thanh toán L/Ctheo mẫu biểu đồ có mã hiệu 03/L/C XK, chuẩn bị các chứng từ theo đúng yêucầu của L/C điều chỉnh L/C do ngân hàng nướcc ngoài phát hành kèm theo bảngốc L/C xuất khẩu điều chỉnh L/C xuất khẩu trình tại LVB

CVKH ký nhận việc nhận yêu cầu thanh toán L/C xuất và bộ chứng từkèm theo, khi nhận chú ý đếm đủ loại và số lượng bản gốc chứng từ được xuấttrình , ghi rõ ngày giờ nhận và ký xác nhận vào yêu cầu thanh toán L/C , sau đóchuyển lại cho khách hàng 01 bản yêu cầu thanh toán L/C đã được phê duyệt

Tiến hành kiểm tra bộ chứng từ với L/C gốc điều chỉnh L/C do ngân hàngnướcc ngoài phát hành, lập phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất theo mẫu, chuyểncho khách hàng để kịp thời bổ sung và hoàn thiện bộ chứng từ trong thời hạn chophép của L/C, nếu khách hàng không bổ sung, sửa đổi cho phù hợp, yêu cầu kýxác nhận lên phiếu kiểm tra Sau khi hoàn thành, chuyển hồ sơ lên cấp có thẩmquyền phê duyệt

Sau khi bộ hồ sơ được phê duyệt, CVKH gửi toàn bộ hồ sơ gồm có: L/Cgốc điều chỉnh nếu có, yêu cầu thanh toán theo hình thức L/C, phiếu kiểm trachứng từ hàng xuất lên giám đốc người được ủy quyền

Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt

Giám đốc người được ủy quyền tại chi nhánh tiến hành kiểm tra toàn bộ

hồ sơ do CVKH tiếp nhận kiểm tra yêu cầu thanh toán có chính xác với bộ chứng

từ xuất trình, L/C gốc điều chỉnh L/C, phiếu kiểm tra chứng từ hàng xuất có xácnhận của khách hàng Nếu chính xác và đầy đủ, chuyển cho CVKH để chuyểntiền TTTT, nếu không đề nghị sửa chữa, điều chỉnh cho phù hợp

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ, lập chỉ thị thanh toán, gửi chứng từ sang NHĐL

CVTT tại TTTT nhận hồ sơ từ chi nhánh gửi lên, tiến hành kiểm tra lại hồ

sơ có đầy đủ chữ ký của cấp có thẩm quyền, hồ sơ đầy đủ hợp lệ, phù hợp với