BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN LÃNH ĐẠO TRONG TỔ CHỨC Đề bài: Anh(chị) hãy viết một case study về một lãnh đạo mà anh(chị) biết, về sự thành công hay thất bại. Bài học rút ra cho bản thân.

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN LÃNH ĐẠO TRONG TỔ CHỨC Đề bài: Anh(chị) hãy viết một case study về một lãnh đạo mà anh(chị) biết, về sự thành công hay thất bại. Bài học rút ra cho bản thân. Bài làm: Case Study: Kinh nghiệm dùng “hàng ngoại” Của anh Nguyễn Lâm Phương Tổng Giám Đốc FPT Software. Trong lịch sử FPT Software đã có nhiều nhân sự là người nước ngoài tham gia vào các dự án lớn, nhỏ của Công ty. Trước đã từng có Martin làm “sale” với “style” đậm chất Tây: “Ông giao cho tôi mở rộng thị trường Mỹ thì các ông cứ chuẩn bị nguồn lực đi, đừng hỏi”. Tuy nhiên, chất Tây ấy cũng chưa ảnh hưởng nhiều đến công việc của FPT Software. Với dự án Petronas, FPT Software đã sử dụng lực lượng “Tây” nhiều nhất từ trước tới giờ, được thuê từ nhiều nguồn khác nhau. Trước khi ký hợp đồng với Petronas, khoảng nửa cuối năm 2005, anh Phương chủ trương phải đi tìm một quản trị dự án giỏi, là Tây càng tốt. Hoàng Việt Anh liền tiến cử một người, theo lời giới thiệu của Hoàng Việt Anh, người này trước làm quản trị dự án cho Việt Anh ở Mỹ. Cậu ta vẫn còn trẻ, vừa mới lấy vợ, tên là Steven. Steven cũng có ý định 2 năm sau khi lấy vợ sẽ qua châu Á học kinh nghiệm. Nhận được lời đề nghị của anh Phương, Steven sang Việt Nam. Petronas là dự án lớn, anh Phương lo lắng không nghĩ sẽ quản lý được do công việc khá phức tạp. Có Steven, anh Phương cũng tạm yên tâm phần nào, vì Steven đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Anh Phương xếp Steven ngồi ở tầng 4 HITC. Cậu ấy ngồi sau bộ trống rất to của nhóm lập trình viên, nhiều đoàn khách nước ngoài đến thăm tòa nhà đều

Họ và Tên: Nguyễn Đình Trụ

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN LÃNH ĐẠO TRONG TỔ CHỨC

Đề bài: Anh(chị) hãy viết một case study về một lãnh đạo mà anh(chị) biết, về sự thành công hay thất bại Bài học rút ra cho bản thân

Bài làm:

Case Study: Kinh nghiệm dùng “hàng ngoại”

Của anh Nguyễn Lâm Phương - Tổng Giám Đốc FPT Software.

Trong lịch sử FPT Software đã có nhiều nhân sự là người nước ngoài tham gia vào các

dự án lớn, nhỏ của Công ty Trước đã từng có Martin làm “sale” với “style” đậm chất Tây: “Ông giao cho tôi mở rộng thị trường Mỹ thì các ông cứ chuẩn bị nguồn lực đi, đừng hỏi” Tuy nhiên, chất Tây ấy cũng chưa ảnh hưởng nhiều đến công việc của FPT Software

Với dự án Petronas, FPT Software đã sử dụng lực lượng “Tây” nhiều nhất từ trước tới giờ, được thuê từ nhiều nguồn khác nhau

Trước khi ký hợp đồng với Petronas, khoảng nửa cuối năm 2005, anh Phương chủ trương phải đi tìm một quản trị dự án giỏi, là Tây càng tốt Hoàng Việt Anh liền tiến cử một

Việt Anh ở Mỹ Cậu ta vẫn còn trẻ, vừa mới lấy vợ, tên là Steven Steven cũng có ý định

2 năm sau khi lấy vợ sẽ qua châu Á học kinh nghiệm Nhận được lời đề nghị của anh Phương, Steven sang Việt Nam

Petronas là dự án lớn, anh Phương lo lắng không nghĩ sẽ quản lý được do công việc khá phức tạp Có Steven, anh Phương cũng tạm yên tâm phần nào, vì Steven đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm Anh Phương xếp Steven ngồi ở tầng 4 HITC Cậu ấy ngồi sau bộ trống rất to của nhóm lập trình viên, nhiều đoàn khách nước ngoài đến thăm tòa nhà đều thắc mắc: “Tại sao bọn mày lại tuyển thằng Rocker” Anh Phương đã phân bua mãi:

“Đây là thằng quản trị dự án của tao!”

Triển khai dự án Petronas chiếm mất của anh Phương và đồng nghiệp khá nhiều thời gian, bởi trước kia FPT Software chỉ “ăn miếng bánh nhỏ” Với dự án này, FPT Software phải làm từ A-Z, phải tìm hiểu tất cả mọi thứ Ngay cả đội triển khai cũng rất đông, ở Malaysia khoảng 60 người cùng làm dự án

Vì dự án quan trọng và cũng muốn “đẹp mặt”, anh Phương đưa Steven đi gặp khách hàng Khi Petronas sang, Steven đã trình diễn rất tốt, mọi thứ đều băng băng, trôi chảy: Slide tốt, khẩu hiệu tốt, từ khóa đều dùng đúng, tóm lại mọi thứ rất oai Tụi Tây thấy thế cũng gật gù, tin tưởng

Steven được giao làm tổng chỉ huy của toàn bộ dự án Khoảng Tết ra, anh Phương mời thêm anh KiênKT về làm QA (vì trước đây anh có một số kinh nghiệm với nhiều dự án VAT ở Việt Nam) Những tưởng có hai chiến tướng, mọi việc sẽ hoàn hảo, nhưng về sau

đã có một số mâu thuẫn về “style” làm quản trị dự án giữa hai người

Steven bảo với anh Phương: “Mày tin tao, giao nhiệm vụ cho tao, mày đừng hỏi nhiều Nếu mày cần báo cáo nào, nửa tiếng sau tao sẽ đưa cho, đừng hỏi giữa chừng tao đang làm cái gì? Chuyện của tao, tao sẽ lo hết” Tây là vậy!

Điều đó lại rất khác với cách làm dự án của FPT Do đây là dự án lớn nên khi làm, FPT đều muốn nắm vững dự án, tiến độ đi đến đâu Anh Phương so sánh thế này, dự án lớn khác dự án nhỏ như việc mình lái ô tô với tàu thủy Lái ô tô mình chỉ cần vặn tay lái là có thể quay ngay lại, trong khi lái tàu thủy vặn bánh lái một lúc sau nó mới chạy được, thậm chí quá thì còn phải điều chỉnh lại Làm dự án lớn, anh Phương lúc nào cũng lo mình vặn tay quá nên lại càng muốn biết mình đang làm cái gì Nhưng Steven lại một mực cho rằng: “Chúng mày đừng có quan tâm!”

Băn khoăn quá, anh Phương gặp anh Thành Nam trao đổi về việc này Sau một hồi các anh cũng rút ra bài học: Nên dùng ông Tây làm cố vấn còn chỉ huy thì vẫn phải là người Việt Về sau các anh thống nhất chuyển anh Kiên phụ trách mảng tác chiến lên làm luôn

cả nguồn lực Steven làm quản lý onsite, còn anh Phương làm nhiệm vụ “interconnect” hai người

Khi bắt tay vào dự án, nhiệm vụ đầu tiên phải làm là khảo sát và phân tích Đây thực sự

là vấn đề lớn của FPT do chưa bao giờ tiến hành làm việc này và không có nhiều người giỏi tiếng Anh Bí quá, Steven liền giới thiệu một người là John Cậu này là người Anh John đến và thuyết trình một bài hoành tráng về việc cắt nhỏ từng phần và có thể ăn hết

cả con voi như thế nào Anh em nghe xong hoa hết cả mắt, anh Phương nhất trí mời cậu

ấy sang

Nhưng, dù có Steven, John sang thì lực lượng vẫn chưa đủ, dự án cần nhiều người hơn thế FPT Software chủ trương tuyển thêm cả Việt kiều Đội quân Việt kiều triển khai dự

án này khá đông, có MinhTQ là Việt kiều tại Canada, sau lại thêm một cậu Việt kiều người Mỹ nằm trong nhóm phân tích, thiết kế…

Nhân sự được tuyển theo đúng kế hoạch, tuy nhiên, có một nhân sự khác không nằm trong kế hoạch nhưng vẫn được FPT Software tuyển về là… vợ của Steven Steven sang Việt Nam, vợ cậu ta cũng sang theo Vợ Steven dạy ở trường quốc tế Khi Steven qua Malaysia, một phần để Steven yên tâm công tác, phần khác không muốn thấy cảnh “ông Ngâu, bà Ngâu”, anh Phương liền tuyển luôn vợ Steven vào làm Đại khái, nhóm của Steven toàn Tây là Tây

Một thời gian sau, trong quá trình làm các anh phát hiện ra, John, ông Tây người Anh trình bày thì rất tốt, rất hoành tráng, nhưng hiệu quả công việc mang lại rất ít Sau một tuần chỉ thấy cậu chạy loăng quăng, anh em thất vọng và cho nghỉ việc John đi, nhóm còn lại Steven, đội quân Việt kiều và các anh em ở trong nước sang

Trong khi John không đáp ứng được yêu cầu công việc thì Steven lại thích nghi rất nhanh với môi trường công tác tương đối “lởm khởm” của FPT như ba người chung một phòng,

đi công tác, hoạt động văn hóa STCo…

Anh Phương những tưởng mọi việc sẽ băng băng, ai dè… dự án triển khai được hai tháng thì có vấn đề, Steven phải sang Singapore để khám bệnh Cậu nói: “Tao có vấn đề về thận, nhưng không có bảo hiểm vì chúng mày chưa mua cho tao” Quả thực, lúc ký hợp đồng cho Steven cũng không có bảo hiểm FPT Care gì cả “Có khi tao phải thôi việc”,

Steven thông báo Trước tình hình ấy, các anh thật sự lo lắng bởi Steven đang là đại diện của FPT bên đó, giờ Steven nghỉ, các anh không biết lấy ai thay thế Tuy nhiên các anh cũng đã có động thái chuẩn bị, đề phòng những trường hợp như thế có thể xảy ra

Dù biết ông Tây đại diện cho FPT nói tiếng Anh rất tốt, nhưng đội quân của FPT còn có nhiều người Việt Nam Các anh mời Nguyễn Thành Lâm sang Malaysia làm trợ thủ cho Steven Khi Steven gặp vấn đề về sức khỏe, nhận thấy đây là vấn đề gây rủi ro cho mình, rất nhanh các anh thay đổi style dự án, bằng cách giảm công việc của Steven xuống, công việc giao cho Thành Lâm phụ trách, đẩy vai trò của người Việt Nam lên Lúc đó, Steven trở thành cố vấn cho Thành Lâm

Sau này, Steven phụ trách về mảng quản lý thay đổi, do dự án phải thay đổi rất nhiều thứ, chủ yếu là người sử dụng Người sử dụng phải được huấn luyện để có sự chuẩn bị, sẵn sàng thích ứng khi hệ thống có sự thay đổi lớn Thực tế ở FPT việc này làm chưa tốt, chẳng hạn như khi đưa Oracle, những “công cụ” mới vào một cách đột ngột làm mọi người ngỡ ngàng Nhưng khi làm việc với Tây, họ có sự chuẩn bị rất kỹ càng cho những việc đó

Dù dự án vẫn chạy, nhưng đến gần cuối năm 2006, các anh không tránh khỏi loay hoay Nguyên nhân là nhân sự Tây về chiến lược rất ngon, nhưng sự linh hoạt, xử lý theo tình huống lại không tốt Trong khi đó, quá trình triển khai của các anh gặp vấn đề, nhiệm vụ

là trong vòng 10 tháng phải thay đổi 20.000 user của Petronas, chuyển từ Lotus Note sang Exchange, Microsoft Application Loay hoay mãi đến cuối năm 2006, các anh mới chuyển được 1.000 user, anh Phương nhẩm tính là đã chậm kế hoạch rất nhiều

Tình hình khẩn cấp, Ban lãnh đạo phải ngồi bàn với anh Nam và lý giải nguyên nhân của

sự chậm trễ Các anh rút ra rằng: Đã động đến user thì phải STCo một tí, trong khi các ông Tây thì cứ nguyên tắc mà phang, học được thì học, không học được thì học lại Để xốc lại tình hình, các anh điều Đan Phượng sang hỗ trợ

Cuối năm 2006, Steven thông báo: “Vợ tao đang rất stress, đi làm vất vả quá và muốn nghỉ việc” Nghe được thông tin đó các anh hơi hoảng, nhưng sau nghĩ lại thấy vai trò của ông Tây lúc đầu là xây dựng hình ảnh, tới thời điểm hiện tại đã hoàn thành trách nhiệm lịch sử, hay hay dở thì đối tác đã nhìn thấy hết rồi Dù sao dự án cũng đã đi được nửa đường, nên các anh cũng tạm yên tâm

Mấy tháng sau, nhờ sự nỗ lực của Đan Phượng và nhiều anh em, các anh đã triển khai được 10.000 mail box Làm được điều đó là do các anh đã bỏ một số bước lúc đầu đặt ra làm cho nó đơn giản hơn

Steven làm lay lắt được khoảng đến tháng 03/2007 thì rời khỏi FPT Software Sau sự ra

đi của Steven, anh Phương đã rút ra kinh nghiệm: Dùng Tây thì phải dùng đúng, vì quản

lý Tây rất khó Hơn nữa, khi làm với Tây phải xác định chấp nhận rủi ro, phải luôn đặt tình huống xấu là dự án có thể đổ Anh Phương nhớ là khi làm dự án này các anh đã phải điều chỉnh đến 10 lần

Lần lượt hết John đi, Steven nghỉ việc, một số nhân sự Việt kiều không trụ lại được những tưởng điều đó sẽ làm cho phía Petronas và một số khách hàng phản ứng, nhưng kết quả phản hồi lại tốt hơn những gì các anh nghĩ Bởi vì, khách hàng cũng nhận ra được năng lực, giá trị của đội ngũ FPT Software

Bài học về Lãnh đạo rút ra từ case study:

Từ câu truyện ở trên, tôi rút ra được 5 bài học về Lãnh đạo như sau:

1 Lãnh đạo phải biết tự đánh giá

Nhiều khi chúng ta làm việc một cách tự động, lặp lại mà không đặt ra câu hỏi tại sao chúng ta lại hành động như vậy Khi ấy, chúng ta cần ngồi lại và suy nghĩ về những thói quen hàng ngày Việc đánh giá này không chỉ cho bạn thấy rõ những việc bạn đã làm được, mà còn giúp bạn hiểu được động cơ của những người khác tốt hơn

Ngoài ra, nó cũng giúp bạn đưa ra các quyết định mang tính trực giác sáng suốt hơn, một khả năng được đánh giá cao trong điều kiện các thay đổi diễn ra nhanh hơn và bạn phải hành động khi không có đủ thông tin cần thiết

Trong câu truyện ở trên, ngay từ trước khi ký hợp đồng với Petronas, anh Phương chủ trương phải đi tìm một quản trị dự án giỏi, là Tây càng tốt Điều này phải chăng do anh Phương chưa đánh giá được một quản trị dự án giỏi là gì, Việt Nam cũng có nhiều người làm quản trị dự án giỏi, đâu nhất thiết cứ phải là người Tây

Ngay trong nội bộ FPT Software lúc ấy cũng có nhiều người đã làm các dự án lớn và được đào tạo bài bản qua các cố vấn người Nhật Và người Nhật lại là người tỉ mỉ trong từng bước công việc, nên biết đâu được những quản trị dự án này lại có thể quản trị tốt dự

án Petronas mà không cần phải là người Tây quản trị

Ngoài ra, Steven được anh Hoàng Việt Anh giới thiệu với anh Phương vì Steven trước làm quản trị dự án cho anh Việt Anh ở Mỹ Có nghĩa là khả năng quản trị dự án của Steven đã được anh Việt Anh đánh giá tốt, còn anh Phương thì đã biết gì về Steven chưa?

Nghe đến đây, nhiều người sẽ thấy cảm thấy rằng việc anh Phương nhận Steven làm dự

án thì cũng chỉ bình thường thôi chứ đâu có gì là hay, đâu có gì là tốt Nhưng cái hay ở chỗ anh Việt Anh là một trong những quản trị dự án cực kỳ tốt của FPT Software ngày

ấy, và FPT Software lại là công ty phần mềm của Việt Nam tốt nhất lúc bấy giờ, vậy mà Steven còn được anh Việt Anh giới thiệu cho anh Phương, chứng tỏ Steven phải có cái gì

đó khiến chính anh Việt Anh khâm phục, ắt hẳn Steven là lựa chọn tốt mà anh Phương nhắm đến.Kết quả ấy chính là khả năng tự đánh giá tốt của anh Phương về các vấn đề liên quan đến công việc của mình, từ nguồn nhân lực đến môi trường xã hội, môi trường vi

mô, vĩ mô,…

2 Không sợ sự thay đổi

“Petronas là dự án lớn, anh Phương lo lắng không nghĩ sẽ quản lý được do công việc khá phức tạp Có Steven, anh Phương cũng tạm yên tâm phần nào, vì Steven đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm.”

Thông thường, các nhà Lãnh đạo cho rằng trong khi thử những mạo hiểm mới là liều lĩnh, thì đứng im còn liều lĩnh hơn Họ phải vẽ một bức tranh mà chỉ ra một tương lai đáng liều lĩnh để có được Tương lai đó có cả mạo hiểm và cơ hội Cách duy nhất để chúng ta đến được đó là chấp nhận thay đổi Đoạn trích dẫn ở trên dường như cho thấy sự

lo ngại về sự thay đổi, về rủi ro của dự án lớn mà anh Phương lần đầu đảm trách vai trò Giám đốc dự án Phải chăng anh Phương đang sợ sự thay đổi?

Thật ra thì anh Phương không hề sợ sự thay đổi, mà ngược lại anh còn không hề ngần ngại thất bại, vì anh luôn quan điểm mỗi thất bại là một bước dài trên con đường tới thành công Cộng với sự cẩn thận và nhạy cảm của mình, anh đã tìm kiếm và sử dụng sự hợp tác với Steven để làm chìa khóa quản trị các sự thay đổi, quản trị rủi ro nhằm giảm thiểu đến mức thấp nhất các khả năng thất bại có thể xảy ra

Với đam mê cháy bỏng cho thành công của một dự án lớn nhất từ lúc FPT Software ra đời, anh đã chủ động tìm kiếm nguồn lực bên ngoài là nhà quản trị dự án người Tây để tổng hợp các kinh nghiệm cả ta và tây để tăng sức mạnh quản trị dự án, làm chủ các thay đổi, đấu tranh với các rủi ro để thành công Không những thế, việc sử dụng người Tây làm quản trị dự án của anh còn được ví như cuộc đầu tư mạo hiểm, nếu thành công thì đương nhiên FPT Software rạng danh, còn chẳng may thất bại thì tinh thần anh em quản trị dự án người Việt cũng không bị ảnh hưởng nhiều, không bị ảnh hưởng đến các dự án khác

3 Tối ưu sử dụng nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực của dự án Petronas luôn được anh Phương quan tâm triệt để, “ở Malaysia khoảng 60 người cùng làm dự án”, vì đây là dự án mà FPT Software phải làm từ A đến Z,

do đó nguồn nhân lực luôn được anh Phương xem xét và bổ sung khi cần thiết

Xác định giai đoạn phân tích và thiết kế là giai đoạn quan trọng nhất của dự án, cần phải

đội ngũ cán bộ nhân viên hiện tại chưa cao, không đáp ứng được yêu cầu này Do đó, anh Phương đã mời thêm anh KiênKT, John và một số Việt Kiều để bổ sung cho quá trình phân tích, thiết kế

Nhưng một thời gian, chính anh Phương lại chủ động cho John nghỉ việc vì John trình bày thì rất tốt, rất hoành tráng nhưng hiệu quả công việc mang lại rất ít Lúc này giai đoạn phân tích cũng đã gần kết thúc, nên nguồn nhân lực được tiếp tục được bổ sung từ chính nguồn nhân lực của FPT Software Việt Nam đưa sang Vừa tránh lãng phí vì phải thuê nhân lực ngoại đắt tiền, vừa có cơ hội cho anh em cọ sát thực tế

Trong quá trình dự án, anh Phương đã thay đổi nhân sự rất nhiều lần để phù hợp với từng yêu cầu của từng công việc cụ thể Chính quá trình luôn theo dõi, xem xét và điều chỉnh nguồn nhân lực rất sát của anh Phương đã giúp dự án luôn chạy đúng tiến độ và về đích thành công

4 Biến “người thường” làm được những việc “phi thường”

“Tình hình khẩn cấp, Ban lãnh đạo phải ngồi bàn với anh Nam và lý giải nguyên nhân của sự chậm trễ Các anh rút ra rằng: Đã động đến user thì phải STCo (văn hóa FPT) một

tí, trong khi các ông Tây thì cứ nguyên tắc mà phang, học được thì học, không học được thì học lại Để xốc lại tình hình, các anh điều Đan Phượng sang hỗ trợ

Mấy tháng sau, nhờ sự nỗ lực của Đan Phượng và nhiều anh em, các anh đã triển khai được 10.000 mail box Làm được điều đó là do các anh đã bỏ một số bước lúc đầu đặt ra làm cho nó đơn giản hơn.”

Đan Phượng lúc đó chưa giỏi về chuyên môn, nhưng bù lại Đan Phượng có năng khiếu về STCo Anh Phương đã thông qua Đan Phượng để truyền đạt niềm tin của mình vì mục tiêu chung tốt nhất và thể hiện với mọi người rằng làm việc chăm chỉ sẽ mang lại sự thay đổi và mang lại những khía cạnh tích cực cho cuộc sống của chính họ Đồng thời anh Phương thông qua Đan Phượng để thiết lập các quy tắc ứng xử trong khi làm dự án để mọi người cùng làm theo, sáng tạo, cải tiến và bỏ qua một số bước không cần thiết để dự

án đơn giản hơn

Anh Phương đã biến “người thường” là Đan Phượng làm được những việc “phi thường”

là xốc lại tình hình Nhờ đó dự án triển khai đơn giản hơn và nhanh chóng hơn

5 Cần tạo ra “di sản” lãnh đạo

“Các anh mời Nguyễn Thành Lâm sang Malaysia làm trợ thủ cho Steven Khi Steven gặp vấn đề về sức khỏe, nhận thấy đây là vấn đề gây rủi ro cho mình, rất nhanh các anh thay đổi style dự án, bằng cách giảm công việc của Steven xuống, công việc giao cho Thành Lâm phụ trách, đẩy vai trò của người Việt Nam lên Lúc đó, Steven trở thành cố vấn cho Thành Lâm.”

“Di sản” trong câu truyện này là anh Nguyễn Thành Lâm, ban đầu anh Lâm được mời sang làm trợ lý cho Steven, nhưng về cơ bản là anh Phương đã nhìn thấy anh Lâm là người kế cận, dự phòng cho Steven, và dưới sự định hướng của anh Phương thì khi Steven có vấn đề về sức khỏe, cũng chính là lúc anh Lâm đảm nhận được vai trò của Steven