luận văn đề tài đánh giá quá trình thực hiện thí điểm và xây dựng kế hoạch áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5s cho hệ thống xăng dầu

Công cụ quản lý chất lượng 5S là một phương pháp do các tổ chức Nhật xây dựng và rất được ưa chuộng. 5S là một phương pháp đơn giản để có thể huy động con người, nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả. Phương pháp này có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức trong bất kì lĩnh vực nào. Hiện nay, chưa nhiều công ty Việt Nam áp dụng công cụ này để cải tiến môi trường làm việc, nâng cao chất lượng. Công ty Xăng dầu Khu vực 2 (Petrolimex) là một thương hiệu mạnh trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu trong cả nước. Trong công ty, xí nghiệp bán lẻ xăng dầu là đơn vị phục vụ khách hàng cá nhân trực tiếp nhất. Do đó, để có một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, các cửa hàng tại Xí nghiệp bán lẻ cần áp dụng công cụ 5S cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Trong năm 2012, Ban lãnh đạo xí nghiệp đã chỉ đạo tiến hành thực hiện thí điểm tại một số đơn vị. Sau thời gian thực hiện, có thể thấy 5S đã đem lại những hiệu quả nhất định. Do đó, công tác đánh giá quá trình thực hiện thí điểm và xây dựng kế hoạch triển khai 5S trên toàn bộ hệ thống cửa hàng tại Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu cần thực hiện ngay.

TNHH MTV

TP.HCM

LỜI MỞ ĐẦU

Công cụ quản lý chất lượng 5S là một phương pháp do các tổ chức Nhật xây dựng

và rất được ưa chuộng 5S là một phương pháp đơn giản để có thể huy động con người,nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả Phương pháp này có thể áp dụng đối với mọiloại hình tổ chức trong bất kì lĩnh vực nào

Hiện nay, chưa nhiều công ty Việt Nam áp dụng công cụ này để cải tiến môi trườnglàm việc, nâng cao chất lượng Công ty Xăng dầu Khu vực 2 (Petrolimex) là một thươnghiệu mạnh trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu trong cả nước Trong công ty, xí nghiệpbán lẻ xăng dầu là đơn vị phục vụ khách hàng cá nhân trực tiếp nhất Do đó, để có mộthình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, các cửa hàng tại Xí nghiệp bán lẻ cần ápdụng công cụ 5S cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.Trong năm 2012, Ban lãnh đạo xí nghiệp đã chỉ đạo tiến hành thực hiện thí điểm tại một

số đơn vị Sau thời gian thực hiện, có thể thấy 5S đã đem lại những hiệu quả nhất định

Do đó, công tác đánh giá quá trình thực hiện thí điểm và xây dựng kế hoạch triển khai 5Strên toàn bộ hệ thống cửa hàng tại Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu cần thực hiện ngay

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ 5S

1.1 Định nghĩa 5S:

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quanđiểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinhthần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệthống quản lý chất lượng hiệu quả hơn

5S là chữ cái đầu của các từ:

thực tế

1.2.2 Tác dụng:

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.

1.3 Nội dung của 5S:

Là nhận biết, phân loại và loại bỏ những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu không cần thiết

ra khỏi nơi làm việc nhằm tạo một không gian làm việc hữu dụng và hiệu quả

Mô hình thực hiện Seiri – Sàng lọc:

Là sắp xếp những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho

dễ dàng tìm thấy và truy lục một cách nhanh chóng

Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ để không còn bụi bám trên sàn, máy móc vàtrang thiết bị

Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri (sàng lọc),Seiton(sắp xếp), Seiso(sạch sẽ).

Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng, đào tạo mọi người tự giác tuântheo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc

CHƯƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP BÁN LẺ - CÔNG TY XĂNG DẦU

Xí Nghiệp Bán lẻ Xăng Dầu là kênh “Bán lẻ trực tiếp” của Công ty xăng dầu khu vực 2TNHH MTV (Petrolimex Sài gòn) thông qua hệ thống gồm 65 cửa hàng xăng dầu nằm trải rộngtrên khắp các quận huyện thuộc địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh nhằm phục vụ nhu cầu kháchhàng sử dụng xăng dầu cho phương tiện giao thông Ngoài các CHXD trực thuộc Xí nghiệp bán

lẻ xăng dầu còn thiết lập mạng lưới phân phối cho hơn 100 Đại lý bán lẻ mang thương hiệuPetrolimex

Trong 20 năm hình thành và phát triển, Xí nghiệp không ngừng đầu tư, mở rộng, hiện đạihóa hệ thống cửa hàng bán lẻ trực thuộc Đến nay, Xí nghiệp có 65 cửa hàng với tổng sức chứa

tuyến online; trang bị trụ bơm thế hệ mới có độ chính xác cao; lắp đặt camera quan sát; nâng cấp

hệ thống PCCC, bảo vệ môi trường

Trụ sở giao dịch chính: 15 Lê Duẩn, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

2.1.2 Mặt hàng kinh doanh và hệ thống chất lượng

Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu có chức năng kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu vàcác hoạt động kinh doanh khác theo nhiệm vụ được giao Các mặt hàng kinh doanh cụ thể baogồm: Xăng không chì (Mogas 92, Mogas 95); dầu Diesel (DO); dầu FO; Dầu hỏa (KO); Hóachất; Dầu nhờn; Mỡ máy; Gas hóa lỏng (LPG), …

Từ những năm 2003, Xí nghiệp đã xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chấtlượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và không ngừng cải tiến liên tục để nâng cao năng lực quản lýđiều hành, thỏa mãn khách hàng bằng chất lượng dịch vụ tốt nhất

2.2 Sơ đồ tổ chức tại Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu – Công ty Xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV

Sơ đồ tổ chức

2.3 Tình hình sản xuất kinh doanh và sự cần thiết áp dụng 5S tại các CHXD

2.3.1 Tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp bán lẻ thông qua mạng lưới CHXD:

Hệ thống mạng lưới cửa hàng xăng dầu của Petrolimex Sài Gòn gồm 65 cửa hàng nằmrộng khắp các quận huyện Thành phố Hồ Chí Minh, phục vụ 24/24 nhu cầu tiêu dùng của xã hộivới đa dạng phương thức bán lẻ để khách hàng lựa chọn

D ư i đây là b ng th ng kê s n l ảng thống kê sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí ống kê sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí ảng thống kê sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí ượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí ng, doanh thu và l i nhu n c a Xí ợng, doanh thu và lợi nhuận của Xí ận của Xí ủa Xí nghi p bán l thông qua h th ng CHXD trong 3 năm t 2010 đ n 2012: ệp bán lẻ thông qua hệ thống CHXD trong 3 năm từ 2010 đến 2012: ẻ thông qua hệ thống CHXD trong 3 năm từ 2010 đến 2012: ệp bán lẻ thông qua hệ thống CHXD trong 3 năm từ 2010 đến 2012: ống kê sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí ừ 2010 đến 2012: ến 2012:

Biểu đồ 1 Sản lượng của Xí nghiệp bán lẻ qua các năm ( đvt: m3,tấn)

Biểu đồ 2 Lợi nhuận của Xí nghiệp bán lẻ qua các năm ( đvt: triệu đồng )

2.3.2 Sự cần thiết áp dụng 5S tại các cửa hàng xăng dầu tại xí nghiệp bán lẻ

2.3.2.1 Phân tích các hoạt động tại một cửa hàng xăng dầu:

Các hoạt động tại một cửa hàng xăng dầu ( CHXD ) bao gồm:

các công nhân của cửa hàng xăng dầu thực hiện theo một quy trình đã được Công ty quyđịnh sẵn

liệu đồng hồ trụ bơm, kiểm tra hàng hóa theo máy đo bồn tự động, kiểm tiền, bàn giaotiền hoặc niêm phong vào két, ghi số liệu vào sổ giao ca…

hiệu của cửa hàng…

được bố trí xung quanh và các vị trí được phân công

kệ, biển hiệu được đặt xung quanh )

2.3.2.2 Sự cần thiết áp dụng kỹ thuật 5S để giải quyết các vấn đề tại CHXD:

Vấn đề dễ nhận thấy:

cường độ lao động rất cao Dưới dây là thống kê về diện tích của 44 CHXD nằm trong khu vực nội thành TP.HCM:

8CH 12CH

7CH 17CH

Từ 700-1000m2 (16%) Dưới 400m2 (18%)

Trên 1.000m2 (27%)

Từ 400-700m2 (39%)

Biểu đồ tỉ lệ CHXD có diện tích nhỏ trong nội thành

8CH 12CH

7CH 17CH

Từ 700-1000m2 (16%) Dưới 400m2 (18%)

Trên 1.000m2 (27%)

Từ 400-700m2 (39%)

Biểu đồ tỉ lệ CHXD có diện tích nhỏ trong nội thành

Biểu đồ 3 Thống kê diện tích các Cửa hàng xăng dầu trong khu vực nội thành Tp.HCM

Do đó, để hiệu quả cho công việc, CH cần phải sử dụng diện tích trên một cách phù hợpnhất

chưa chủ động sắp xếp nơi làm việc cho phù hợp và khoa học

ü Khu vực bán hàng chưa phân luồng hợp lý, hệ thống các biển báo còn phức tạp Chưatạo được ấn tượng cho khách hàng, tính chuyên nghiệp còn thấp.

động Xe đậu cản trở lối thoát, cản trở giao thông

Có thể thấy, tồn tại 7 loại chi phí ẩn mà các cửa hàng chưa nhận ra:

đi làm lại nhiều lần

üLãng phí do phải kiểm tra nhiều lần: Thiếu minh bạch, không tin tưởng nên phảikiểm tra đi, kiểm tra lại

Loại chi

Chi phí ước tính theo

ngày

Chi phí / Cửahàng/ năm

ngày

Lương trung bình:

7.000.000 đồng/ 22 ngày/ tháng/ nhân viên,nên chi phí lương: 561 đồng/phút/ nhân viên,

2 lần tìm làm tốn 3.366đ/ nhân viên./ ngày

Chi phí do lãng phí tìm kiếm = 3.366 x

3 x 26 x12 = 2.665.872 đồng

Mỗi tháng đơn vị in báo cáo:

thông báo, công văn, báo cáodoanh số… để nhân viênxem, đơn vị mất chi phí mực

in, giấy, khấu hao công cụ:

Chi phí lãng phí = 100.000

x 12 = 1.200.000 đồng

làm cho công nhân khi phục

vụ khách hàng phải dichuyển khó khăn

Trung bình 1 cửa hàng phải tốn khoảng 45 phút/10 công nhân/

ngày cho việc tốn thời gian di chuyển này, chi phí: 632 đồng/ phút *

45 phút= 28.409 đồng

Chi phí do vậnchuyển: 28.409

x 365 = 10.369.318 đồng

Thời gian chờ chonhững việc trên khoảng

3 phút/ ngày/ cửa hàng

=> doanh thu mất đikhoảng 9 lít/ phút x 3phút = 27 lít => 27 l x20.000 đ/l = 540.000 /ngày

Chi phí do lãng phí thời gian = 540.000

x 365 = 197.100.000 đồng

kiểm tra đi,

kiểm tra lại

Chi phí chưa tính được

Bảng 2 Ước tính các loại chi phí ẩn do chưa thực hiện 5S tại các cửa hàng xăng dầu

Đặc thù kinh doanh xăng dầu là loại sản phẩm dễ cháy nổ, vì vậy tất cả các CHXD đềuphải đối mặt với những rủi ro về mất an toàn cháy nổ Mặc dù hiện này các CHXD của XNBLchưa có những tai nạn cháy nổ, nhưng thời gian gần đây, khắp cả nước đã xảy ra rất nhiều vụcháy nổ CHXD gây thiệt hại lớn, có thể kể đến:

- Tháng 6/2013: tại Hà Nội – vụ cháy nổ cây xăng dầu Quân đội, số 2B, Trần Hưng Đạo,

quận Hoàn Kiếm, gần viện 108: Đang tiếp nhiên liệu cho cây xăng, một chiếc xe bồn bỗng nhiên

phát hỏa Hậu quả, cả xe bồn và cây xăng biến thành biển lửa trong tích tắc Hậu quả, khoảng1.000 người tham gia chiến đấu với “giặc lửa”, 12 người bị thương, trong đó có 9 cảnh sát phòngcháy chữa cháy, 4 ô tô bị cháy đen, 6-7 xe máy bị thiêu rụi, 1/3 hộ dân quận Hoàn Kiếm bị cắtđiện…

- Năm 2012: Vụ cháy xảy ra lúc 15h30 ngày 21/5/2012 tại cây xăng dầu số 4/34 NguyễnOanh, phường 17, quận Gò Vấp, TP.HCM Thiệt hại: Ngọn lửa bùng cháy dữ dội trên đườngcháy lan vào kho chứa xăng làm cháu trai chết thảm và ngay sau đó, ngọn lửa phụt cháy mộtđoạn dài gần 40m khiến nhiều người đi hoảng sợ vất xe bỏ chạy toán loạn Sau đó, ngọn lửa tiếptục cháy và lan vào tiệm bán nước giải khát rồi tiếp tục đến nhiều xe máy đang dựng trên vỉa hèkèm theo những tiếng nổ lớn

Các trường hợp trên nhắc nhở các CHXD cần nâng cao công tác PCCC thông qua nhữnghoạt động hiệu quả và thường xuyên nhất

Mặt hàng xăng dầu rất dễ gây ô nhiễm môi trường: Ô nhiễm môi trường có thể xảy ra

khi xăng dầu tràn vãi ra khu vực CHXD, khi các rác thải nhiểm dầu không được xử lý theo đúngquy định, khi xăng dầu bị rò rỉ hoặc chảy vào hệ thống thoát nước của thành phố

Như vậy, có thể thấy, nếu không thực hiện 5S, một cửa hàng sẽ hao tốn rất nhiều chi phí:

- Kinh phí một năm cho các chi phí ẩn có thể tính được khoảng: 211.300.000 đồng

- Môi trường làm việc không đẹp => ảnh hưởng tâm lí và hiệu quả công việc của nhânviên

- Thiếu không gian làm việc

Chính những vấn đề đã nêu trên mà chúng ta cần phải áp dụng một kỹ thuật quản lý phùhợp Với nội dung dễ hiểu, thiết thực thì kỹ thuật 5S là kỹ thuật rất phù hợp để dụng tại đơn vị

CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THÍ ĐIỂM VÀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S CHO HỆ THỐNG CỬA HÀNG XĂNG DẦU CỦA XÍ NGHIỆP BÁN LẺ THUỘC

CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC 2 TNHH MTV

3.1 Đánh giá tình hình thực hiện thí điểm

Khoảng tháng 10/2012, đơn vị bắt đầu tiến hành thí điểm áp dụng 5S tại 5 Cửa hàng sau:

1 Cửa hàng số 1: 136 Hai Bà Trưng, quận 1

2 Cửa hàng số 2: 6/5 Trần Não, quận 2

3 Cửa hàng số 3: 102 Phạm Hồng Thái, quận 1

4 Cửa hàng số 6: Võ Thị Sáu – Pasteur, quận 3

5 Cửa hàng số 9: 380 Lê Văn Sĩ, quận Tân Bình

Tiêu chí lựa chọn:

Thời gian thực hiện: 6 tháng ( từ tháng 10/2012 – tháng 4/2013 )

Thời gian đánh giá: 2 tháng ( từ tháng 4/2013 – 6/ 2013)

Kết quả thực hiện:

- Môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi cho nhân viên tác nghiệp

- Lượng khách hàng đến bơm xăng tại các đơn vị này nhiều hơn trước

- Nhân viên có tinh thần làm việc vui vẻ, các đồng nghiệp với nhau thân thiện, cởi mở

- Giảm bớt các chi phí đã tính ở trên chỉ còn một nửa

Lãng phí về không gian

Đồ đạc được tìm kiếm dễ dàng

cao doanh thu cho cửa hàng

Lãng phí do sản phẩm không phù hợp

Bảng 3 Lợi ích giảm chi phí tại các cửa hàng thực hiện thí điểm

Khó khăn khi thực hiện thí điểm:

- Chi phí chưa được tính toán chi tiết Trong quá trình thực hiện, phát sinh chi phí ngoài dựkiến

- Nhân viên chưa xây dựng hoàn toàn được ý thức thực hiện 5S một cách tự giác

- Nhân sự thực hiện tại các cửa hàng còn chưa nắm rõ các tiêu chuẩn thực hiện và tiêuchuẩn đánh giá

- Nhân sự đôi khi còn bị động

Thông qua việc thực hiện thí điểm, những hiệu quả đem lại cho thấy cần phải áp dụng 5Strên toàn hệ thống Bên cạnh đó, việc thực hiện cần hạn chế bớt những khó khăn

3.2 Kế hoạch áp dụng 5S trên toàn bộ hệ thống cửa hàng Bán lẻ xăng dầu của Xí nghiệp bán lẻ thuộc công ty Xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV

3.2.1 Xác định mục tiêu:

- Mục tiêu ngắn hạn:

trong 6 tháng tiếp theo

- Mục tiêu dài hạn: Kế hoạch 5S được triển khai nhằm mục đích chính là xây dựng ý thức cải

tiến cho mọi người, cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu những chi phí không cần thiết, gópphần đảm bảo về an toàn PCCC và vệ sinh môi trường Từ đó, nâng cao năng suất của doanhnghiệp

3.2.2 Kế hoạch qui trình thực hiện 5S trên toàn bộ CH

Bước 1: Đánh giá và rút kinh nghiệm đối với 5 cửa hàng thực hiện thí điểm: như trên.

Bước2: Chuẩn bị thực hiện đồng bộ cho 65 cửa hàng

- Khảo sát vị trí, môi trường làm việc hiện tại, cơ sở vật chất hiện có của các cửa hàng để

có kế hoạch xây dựng chương trình 5S đặc thù cho từng cửa hàng

- Cam kết quyết tâm thực hiện 5S

- Thành lập nhóm công tác 5S: Xây dựng chính sách, mục tiêu 5S, thưc hiện kiểm tra, đánhgiá định kì nhằm đảm bảo 5S được thực hiện một cách hiệu quả nhất

- Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S tại đơn vị

Bước 3: Thông báo chính thức của ban lãnh đạo

- Giám đốc Xí nghiệp thông báo về việc triển khai thực hiện 5S tại tổ chức

- Ban lãnh đạo Xí nghiệp giải thích rõ mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả cán bộ,nhân viên

- Thiết lập và công bố sơ đồ phân công 5S tại từng khu vực

- Tuyên truyền chương trình 5S trong tổ chức bằng các khẩu hiệu, biểu ngữ, bảng tin, xâydựng góc 5S cho từng bộ phận/phòng ban/CHXD

Bước 4: Đào tạo 5S

- Ban lãnh đạo xí nghiệp và các cán bộ chủ chốt tại các cửa hàng tổ chức thăm quan các

mô hình thực hành tố 5S tại các cửa hàng đã thí điểm và có những đánh giá, rút kinhnghiệm để phù hợp với đơn vị mình

- Đào tạo 5S cho các cán bộ tham gia điều phối chương trình 5S Việc đào tạo này phảiđược thực hiện nghiêm ngặt, đúng chuẩn đảm bảo rằng tất cả mọi cán bộ tham gia điềuphối 5S đều nắm vững về 5S nhằm triển khai lại cho tất cả nhân viên

- Đào tạo các quy định về 5S cho tất cả cán bộ, công nhân viên trong tổ chức Các quy địnhnày có thể truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp, buổi học ngoại khóa,…Để các quy định này

đi vào thực tế thì cần triển khai theo từng bước, từng giai đoạn thích hợp Khi mọi thànhviên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến hành và các quy định liên quan thìbắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể trong các bước tiếp theo

Bước 5: Thực hiện từng S

 Thực hiện SEIRI - Sàng lọc:

- Xác định những đồ vật cần thiết và không cần thiết:

ngay Những vật có thể thanh lý thì tiến hành giao trả cho phòng hành chánh quản trị, cònnhững vật đang trong quá trình chờ thanh lý thì phải để gọn qua một nơi riêng biệt và códấu hiệu nhận biết Những vật không có giá trị, bỏ thì phí thì tìm cách tận dụng vàonhững mục đích khác

thường dùng, thỉnh thoảng dùng, hiếm hoặc không dùng

Ví dụ:

 Khu vực bán hàng: Ngoài những máy móc thiết bị cần thiết như trụ bơm, thiết bị PCCC,

bể chứa xăng dầu, thiết bị bán nhớt lẻ, máy POS thì những vật dụng không cần thiết đểtrên nóc trụ bơm, các ca đong, phễu dùng để bán nhớt lẻ,… đã cũ, hư hỏng đều phảithanh lý, hoặc bỏ,…

 Khu vực văn phòng: các vật dụng không cần thiết như bàn ghế đã hư hỏng, hồ sơ tài

liệu cũ ( như hình dưới ),… thì tiến hành lưu kho, thanh lý hoặc bỏ

Sau khi việc sàng lọc đã được thực hiên, tại nơi làm việc không còn những vật dụng khôngcần thiết và những vật dụng cần thiết nhưng mức độ và tần suất sử dụng không cao Khi thựchiện sắp xếp nghĩa là sắp xếp các vật dụng một cách khoa học, thuận tiện và tạo hiệu quả làmviệc cao nhất, đảm bảo không có sự lẫn lộn, có thể tìm – lấy ra và xếp vào một cách dễ dàng, tiếtkiệm thời gian tìm kiếm, … Việc Sắp xếp được thực hiện theo phương châm “Dễ nhìn - dễ thấy

- dễ lấy - dễ sử dụng”

Ví dụ:

 Khu vực bán hàng: sắp xếp các máy móc thiết bị:

- Trụ bơm:

- Bể chứa xăng dầu:

- Thiết bị bán nhớt lẻ:

giá bán (hiện hành)

chiều phương tiện vào mua hàng