tài liệu tự học exel chuyên nghiệp giúp bạn lhọc tập tốt,làm chủ việc tính toán quản trị công việc linh hoạt, trở thành nhân tài tốt trong doanh nghiệp. Các mục hướng dẫn chi tiết giúp người học dc dễ dàng hiểu và phát triẻn kĩ năng ứng dụng.
Khởi động làm quen giao diện
Khởi động chương trình
Để khởi động Microsoft Excel nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có của chương trình trên màn hình Desktop của máy tính
Cửa sổ giới thiệu sau sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
Chọn Blank workboOK màn hình chính của chương trình sẽ xuất hiện như hình dưới đây:
Dưới đây là các thành phần cơ bản trên màn hình chính
- (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh
- (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp
- (3): Thanh công cụ Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau
- (4): Name box: Vùng địa chỉ vị trí con trỏ hiện thời
- (5): Fomula bar: Thanh công thức
- (6): Màn hình nhập liệu: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là vùng chứa dữ liệu trên bảng tính (WorkSheet)
Tiêu đề cột và hàng trong WorkSheet được đánh dấu bằng ký tự chữ cái cho cột và số thứ tự cho hàng, mặc dù các ký hiệu này có thể được điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.
- (8): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải
Thanh Sheet tab trong Excel liệt kê danh sách các bảng tính có trong tệp WorkBook, đồng thời cung cấp thanh điều khiển giúp người dùng dễ dàng di chuyển giữa các Sheet.
- (10): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại, …
Tạo một bảng tính mới
Sau khi khởi động chương trình, một bảng tính mới sẽ được tạo tự động Nếu không thấy bảng tính này, bạn có thể tạo mới bằng một trong các cách sau đây.
Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button
Một hộp thoại xuất hiện nhấp chọn New rồi chọn biểu tương Blank WorkboOK ở hộp thoại bên tay phải
Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ nhanh
Trong trường hợp chưa thấy biểu tượng này trên thanh công cụ, chọn mũi tên trỏ xuống trong thanh này, chọn New
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
Bằng một trong ba cách trên, một bảng tính mới và rỗng sẽ được tạo
Khác với Microsoft Word, Microsoft Excel không phải là công cụ soạn thảo văn bản, mà là một bảng tính mạnh mẽ, có khả năng thực hiện và xử lý các phép toán từ đơn giản đến phức tạp.
Thanh công cụ Ribbon
Thanh Ribbon là công cụ chính bao gồm hầu hết các lệnh cần thiết để thao tác với chương trình, như điều chỉnh bảng tính, sử dụng hàm, công thức và xử lý dữ liệu.
Thanh Ribbon bao gồm các tab như home, insert, và Page layout, mỗi tab chứa các nút lệnh tương ứng Các nút lệnh sẽ được làm sáng trong từng ngữ cảnh sử dụng, cho phép người dùng thực hiện thao tác Để thao tác với một lệnh cụ thể trên thanh Ribbon, người dùng cần xác định tab chứa lệnh đó và sau đó chọn lệnh cần thao tác trong tab tương ứng.
I.3.1 Chi tiết các Tab Ribbon
The Home tab, prominently featured on the Ribbon, includes essential command groups such as Clipboard for cut and paste functions, Font for text styling, Alignment for content positioning, Number for data formatting, Styles for spreadsheet design, Cells for cell manipulation, and Editing for functions like formulas, filtering, and data search.
Trên thanh Ribbon, xuất hiện một nhóm lệnh mặc định liên quan đến việc chèn các đối tượng vào văn bản, bao gồm chức năng chèn bảng và thao tác với các bảng.
The article discusses various commands for inserting graphical objects, including illustrations, charts, text elements such as TextBox and WordArt, as well as headers and footers Additionally, it covers commands related to the insertion of symbols.
Trên thanh Ribbon, tab Bố cục xuất hiện với các nhóm lệnh quan trọng cho việc thiết lập bố cục bản tính Trong đó, Themes cho phép tùy chỉnh nền cho bảng tính, Page Setup cung cấp các lệnh để định dạng trang in, Scale to fit giúp cố định số trang in trong văn bản, Sheet Options cho phép tùy chỉnh các tùy chọn trên Sheet, và Arrange cung cấp các lệnh để sắp xếp các đối tượng trên văn bản.
The Ribbon in Excel features a default display of formulas, which includes essential tools for working with functions and calculations The Function Library provides commands for accessing various functions, while Defined Names allows users to define specific ranges within their workspace Formula Auditing offers commands for referencing and checking formulas, and the Calculation section provides options for managing how calculations are performed in Excel.
Trên thanh Ribbon, tab Dữ liệu cung cấp các lệnh quan trọng để làm việc với dữ liệu, bao gồm: Lấy dữ liệu từ các ứng dụng khác thông qua Get External Data, sắp xếp và lọc dữ liệu với Sort & Filter, sử dụng các công cụ thao tác dữ liệu trong Data Tools, và nhóm dữ liệu với các lệnh trong Outline.
Review là một phần mặc định trên thanh Ribbon, bao gồm các nhóm lệnh liên quan đến việc kiểm tra ngữ pháp cho nội dung bảng tính, tạo ghi chú và bảo mật bảng tính.
Thẻ View trên Ribbon cung cấp các nhóm lệnh hiển thị trong WorkboOK, bao gồm: chế độ hiển thị, tùy chọn hiển thị các thanh Panel, lệnh phóng to và thu nhỏ nội dung, tùy chọn hiển thị nhiều WorkboOK và các lệnh liên quan đến Macros.
I.3.2 Ẩn hiện một Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh trong thanh công cụ Ribbon làm như sau:
- Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon
- Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon
Để ẩn hoặc hiện các Tab trong danh sách Main Tabs, bạn chỉ cần bỏ hoặc đánh dấu tích ở đầu tên Tab tương ứng Sau khi thực hiện xong, hãy nhấn OK để lưu thay đổi.
Để ẩn toàn bộ thanh công cụ Ribbon, bạn có thể nhấp vào biểu tượng "Minimize the Ribbon" ở góc phải màn hình chính hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + F1.
Khi muốn hiện lại thanh công cụ này, nhấp chuột vào nút lệnh đó một lần nữa
I.3.3 Tự tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ Ribbon
Ngoài những Tab lệnh sẵn có Microsoft Excel còn cung cấp cho người dùng chức năng tự tạo ra các Tab lệnh mới, cách thực hiện như sau:
- Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon
- Một menu nhanh xuất hiện, chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Excel Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon
- Để thêm một Tab mới, nhấp chọn nút New Tab, một Tab, một nhóm lệnh mới xuất hiện như hình dưới đây:
- Có thể đổi tên cho Tab bằng cách nhấp chuột phải vào Tab này chọn Rename
- Làm tương tự để đổi tên cho nhóm lệnh
- Ngoài ra có thể bổ xung các nhóm lệnh khác vào Tab này bằng cách nhấp chọn Tab vừa thêm rồi nhấn nút New Group
Kết quả Tab các lệnh sẽ có được như hình dưới đây:
Công việc cuối cùng của là chọn những lệnh cần thiết để bổ xung vào các nhóm lệnh tương ứng Cuối cùng nhấp OK để hoàn tất
Tab lệnh mới xuất hiện trên màn hình chính của chương trình, minh họa một ví dụ cơ bản về cách tạo ra các Tab lệnh được sắp xếp khoa học và tiện lợi cho người sử dụng.
Thanh công cụ nhanh
Thanh công cụ thường nằm ở góc trên bên trái của màn hình chính, chứa các lệnh thường sử dụng để người dùng thao tác nhanh chóng Để thực hiện lệnh, chỉ cần nhấp chuột trực tiếp vào nút trên thanh công cụ.
I.4.1 Bổ xung các lệnh thường sử dụng có trong danh sách mặc định
Khi mới cài đặt, thanh công cụ chỉ hiển thị một số nút lệnh cơ bản Để bổ sung thêm các nút lệnh khác, bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên trỏ xuống và chọn nút lệnh mong muốn, miễn là nút đó chưa có trên thanh công cụ.
Các nút lệnh chưa có dấu tích là những nút lệnh chưa được bổ sung lên thanh công cụ Ngược lại, bạn có thể ẩn các nút lệnh đã có trên thanh công cụ bằng thao tác tương tự.
(Những nút lệnh có dấu tích là những nút lệnh đã có trên thanh công cụ)
I.4.2 Bổ xung các lệnh không có trong danh sách mặc định
Microsoft Excel cho phép người dùng bổ sung các nút lệnh không có trong danh sách mặc định lên thanh công cụ nhanh Để thực hiện việc này, bạn có thể làm theo các bước hướng dẫn cụ thể.
- Bước 1: Nhấp chuột chọn mũi tên trỏ xuống trên thanh công cụ nhanh (Quick access toolbar), danh sách xuất hiện chọn More Commands…
Hộp thoại Excel Options xuất hiện và tự động trỏ tới mục Quick Access Toolbar
Để tùy chỉnh Quick Access Toolbar, bạn cần chú ý đến danh sách bên trái chứa các nút lệnh của chương trình và danh sách bên phải hiển thị các nút lệnh hiện có Để thêm một nút lệnh mới, hãy chọn nút trong danh sách bên trái và nhấn nút Add>> Ngược lại, nếu bạn muốn loại bỏ một nút lệnh, hãy chọn nó trong danh sách bên phải và nhấn nút
