Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ - Vận Tải Xi Măng Hải Phòng
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1.1 Khái quát về công ty
Công ty Cổ Phần Thương Mại - Dịch Vụ - Vận Tải Xi Măng Hải Phòng được thành lập theo QĐ số 1753/QĐ - BXD ngày 29/12/2003 của Bộ Xây dựng.
- Tên viết tắt: HP CTT
- Tên tiếng anh: Hai Phong Cement Trading And Transportation Joint Stock Company.
- Địa chỉ: Số 290 đường Hà Nội, Phường Sở Dầu, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng.
- Tài khoản ngân hàng : 102010000211123 - Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, Chi Nhánh Hồng Bàng, Hải Phòng.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu số 0203000727 được cấp vào ngày 24/02/2004 và đã trải qua 5 lần thay đổi, với mã số doanh nghiệp là 0200577563 Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng đã cấp giấy này vào ngày 04/07/2019.
+ Mô hình quản trị: Công ty cổ phần niêm yết có vốn Nhà nước chi phối.
+ Vốn điều lệ theo GPĐK kinh doanh: 20.163.850.000 đồng, trong đó:
Cổ đông Vốn góp (VND) Tỷ lệ (%)
Cổ đông Nhà nước – Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam
Cổ đông là người trong và ngoài doanh nghiệp 9.303.450.000 46,14
1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty:
Công ty cổ phần Thương mại - Dịch vụ - Vận tải Xi măng Hải Phòng được hình thành từ các đơn vị như phân xưởng Cơ Giới, phân xưởng sửa chữa sà lan, Đoàn vận tải thuỷ của Nhà máy xi măng Hải Phòng và Liên đội vận tải thuỷ, thuộc Công ty cung ứng vật tư thiết bị số.
3 - Bộ Xây dựng, lịch sử phát triển của Công ty gắn liền với sự phát triển của Nhà máy
Ngày 10/9/1899, Công ty Xi măng Poóclan nhân tạo Đông Dương được thành lập, đánh dấu sự ra đời của Nhà máy xi măng Hải Phòng và các đoàn vận tải thủy, bộ Công ty này độc quyền khai thác nguyên liệu tại khu núi đá vôi Tràng Kênh, cách Hải Phòng 17km, và khai thác đất sét tại bãi sông cửa Cấm Toàn bộ khối lượng nguyên liệu khai thác được vận chuyển về Nhà máy xi măng Hải Phòng bằng đoàn vận tải thủy, phục vụ cho quá trình sản xuất xi măng.
Sau khi hòa bình được lập lại tại miền Bắc, Nhà máy Xi măng Hải Phòng đã khởi xướng nhiều phong trào thi đua như “Ba nhất” và “Bốn ngọn cờ hồng” với khẩu hiệu “Hãy sản xuất nhiều xi măng cho Tổ quốc” Trong bối cảnh chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, nhà máy đã nhanh chóng chuyển đổi hoạt động từ thời bình sang thời chiến, sản xuất nhiều loại xi măng phục vụ cho các công trình quan trọng như Lăng Bác, Bảo tàng Hồ Chí Minh, và các nhà máy lớn khác Cán bộ công nhân viên vận tải đã hoàn thành nhiệm vụ tiếp nhận và vận chuyển hàng triệu tấn sản phẩm, đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục, đồng thời hỗ trợ vận chuyển thiết bị từ cảng Hải Phòng đến các công trình xây dựng ở miền Bắc.
Sau khi giải phóng miền Nam, đơn vị đã tập trung mọi nguồn lực để phối hợp với các ngành đường sông và đường biển, vận chuyển hàng chục triệu tấn xi măng cho các tỉnh phía Nam Mục tiêu là bình ổn giá cả thị trường và hỗ trợ quá trình xây dựng đất nước.
Theo định hướng phát triển của ngành xi măng, Tổng công ty xi măng Việt Nam đang nỗ lực hoàn thiện cơ sở vật chất và nâng cao trình độ chuyên môn cho các đơn vị thành viên nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh Chủ tịch HĐQT đã ký quyết định số 110/XMVN - HĐQT vào ngày 1/4/1997, thực hiện việc sáp nhập 4 đơn vị: đoàn vận tải thuỷ, đoàn vận tải tiêu thụ sản phẩm, phân xưởng cơ giới và phân xưởng sửa chữa thuỷ thành xí nghiệp Vận tải và Sửa chữa thuỷ thuộc công ty Xi măng Hải Phòng.
Sau 7 năm hoạt động, công ty xi măng Hải Phòng đã phát triển mạnh mẽ với đội ngũ 420 CBCNV có trình độ chuyên môn từ công nhân kỹ thuật đến thạc sỹ Đơn vị đã trưởng thành trong quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh, đồng thời quản lý hơn 8.520 tấn phương tiện thuỷ.
Xí nghiệp đã hoàn thành nhiệm vụ vận chuyển 420 tấn phương tiện bộ, phục vụ cho sản xuất xi măng và vận chuyển xi măng đến các công trình xây dựng Sản lượng vận chuyển thuỷ bộ đạt trên 1,2 triệu tấn mỗi năm, đồng thời thực hiện tốt công tác bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện thuỷ bộ, góp phần cải thiện đời sống cho người lao động.
Để thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước, các doanh nghiệp quốc doanh cần chuyển đổi mạnh mẽ nhằm tồn tại và phát triển trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng Theo lộ trình cổ phần hoá của Tổng công ty xi măng Việt Nam, công ty xi măng Hải Phòng đã lập phương án cổ phần hoá từng bộ phận, bắt đầu với Xí nghiệp vận tải và sửa chữa thuỷ, và phương án này đã được Tổng công ty và Bộ Xây dựng chấp nhận.
Vào ngày 29/12/2003, Bộ trưởng Bộ Xây dựng đã ban hành quyết định số 1753/QĐ-BXD, chuyển Xí nghiệp Vận tải và sửa chữa thuỷ thành Công ty cổ phần thương mại dịch vụ vận tải xi măng Hải Phòng Công ty này chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1/3/2004.
- Các mục tiêu chủ yếu của Công ty:
Mục tiêu kinh doanh của công ty là đồng hành cùng chiến lược phát triển ngành xi măng và Tổng công ty xi măng Việt Nam Công ty chú trọng đầu tư vào việc đổi mới phương tiện vận tải, nâng cao năng lực sản xuất, phát triển thương mại và dịch vụ, đồng thời mở rộng thị trường hoạt động, nhằm bảo toàn và phát triển vốn.
- Chiến lược phát triển trung và dài hạn:
Chiến lược quản lý của công ty HCT tập trung vào việc xây dựng thương hiệu uy tín cho các nhà đầu tư, đồng thời thiết lập các tiêu chuẩn hoạt động theo quy định ISO9001 Công ty cũng áp dụng công nghệ Internet trong quản lý nhằm giảm chi phí kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời đảm bảo sự hài hòa lợi ích giữa nhà đầu tư và cán bộ công nhân viên.
- Các mục tiêu đối với môi trường, xã hội và cộng đồng của Công ty:
Xây dựng môi trường làm việc xanh, sạch, đẹp và an toàn, đồng thời tiết kiệm năng lượng và chi phí thông qua việc nâng cao nhận thức cho cán bộ công nhân viên Khuyến khích ý thức đóng góp vào việc xây dựng cộng đồng nơi công ty hoạt động, tham gia tích cực vào các phong trào của địa phương và Tổng công ty.
Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực vận tải liên quan đến Nhà máy Xi măng Hải Phòng, đồng thời mở rộng sang các dịch vụ cho thuê, sửa chữa và khai thác cơ sở vật chất, hạ tầng nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh hiệu quả.
+ Vận chuyển bằng phương tiện vận tải thủy bộ;
+ Cung ứng vật tư đầu vào (than, phụ gia,…) cho ngành xi măng;
+ Kinh doanh xi măng, xăng dầu, vật tư, vật liệu xây dựng;
+ Kinh doanh kho, bến bãi;
+ Sửa chữa phương tiện vận tải;
+ Khai thác cát, đá, sỏi, đất sét,…;
+ Dịch vụ xây dựng, san lấp mặt bằng;
+ Dịch vụ lưu trú ngắn ngày, khách sạn, nhà nghỉ, nhà khách,… cho việc công tác, kinh doanh của CBCNV công ty và du khách;
+ Cho thuê máy móc thiết bị xây dựng và các đồ dùng hữu hình khác;
+ Đại lý và điều hành các tua du lịch;
Cơ cấu, tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
1.3 Cơ cấu, tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty sở hữu một bộ máy tổ chức rõ ràng, gọn nhẹ và đầy đủ, giúp đảm bảo chất lượng công việc trong quản lý và điều hành, nhằm đạt được kết quả tốt trong Đại hội đồng cổ đông.
Phòng Tổ chức lao động
Phòng Kế toán tài chính
Phòng Kinh tế kỹ thuật
Tổ Sửa chữa Phương tiện
Tổ Kỹ thuật tàu biển
Phòng Kinh doanh và Vận tải bộ
Phân xưởng Vận tải thủy
Mô hình quản lý của công ty nhất có cơ cấu tổ chức rõ ràng, với từng vị trí và phòng ban đảm nhận nhiệm vụ cụ thể, tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế cho công ty Dưới đây là chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức.
1, Đại hội đồng cổ đông
Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty, bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết Đại hội được tổ chức định kỳ ít nhất một lần mỗi năm, trong vòng 4 tháng sau khi kết thúc năm tài chính Ngoài ra, có thể tổ chức họp bất thường trong một số trường hợp Trước khi cuộc họp diễn ra, công ty cần gửi các tài liệu cần thiết cho cổ đông tham dự Tất cả vấn đề sẽ được thảo luận và quyết định thông qua biểu quyết để trở thành nghị quyết chính thức.
Ban kiểm soát có vai trò giám sát và đánh giá hoạt động điều hành của hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc, đảm bảo tuân thủ các quy định trong điều lệ công ty cũng như các nghị quyết và quyết định của đại hội đồng cổ đông.
Cổ đông có quyền yêu cầu hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc cung cấp đầy đủ hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan đến việc điều hành và quản lý công ty.
Kiểm tra và thẩm định tính chính xác, hợp lý và trung thực của các số liệu trong báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan là rất quan trọng để đảm bảo sự cẩn trọng trong việc ra quyết định.
- Có quyền yêu cầu hội đồng quản trị tiến hành họp đại hội đồng cổ đông bất thường.
- Có quyền giám sát hiệu quả sử dụng vốn công ty trong đầu tư.
- Có quyền yêu cầu được tham dự các cuộc họp hội đồng quản trị nếu thấy cần thiết.
Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, có quyền quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng Giám đốc điều hành và các quản lý khác trong Công ty Quyền và nghĩa vụ của HĐQT được quy định bởi pháp luật, Điều lệ Công ty, các Quy chế nội bộ và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Giám đốc điều hành quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao.
Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên và hội đồng quản trị, đồng thời triển khai kế hoạch kinh doanh và các phương án đầu tư của công ty.
Kiến nghị về việc tổ chức cơ cấu và quy chế quản lý nội bộ công ty bao gồm các vấn đề như bổ nhiệm, miễn nhiệm và đề xuất cách chức các chức danh quản lý, ngoại trừ các chức danh do hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên bổ nhiệm.
Ngoài ra còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác & tuân thủ một số nghĩa vụ của người quản lý công ty theo luật pháp quy định.
5, Phòng Kế toán tài chính
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác kế toán tài vụ;
+ Công tác kiểm toán nội bộ;
+ Công tác quản lý tài sản;
+ Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
+ Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
+ Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
6, Phòng Tổ chức lao động
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
+ Công tác lao động, tiền lương;
+ Công tác thanh tra, pháp chế;
+ Công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động;
+ Công tác quản trị hành chính, đời sống, y tế;
+ Công tác tuyên truyền, thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
+ Công tác quan hệ quốc tế;
+ Phục vụ công tác Đảng, Đoàn;
+ Công tác văn thư, lưu trữ;
+ Công tác lễ tân, tổng hợp thong tin và các văn phòng khác;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
7, Phòng Kinh tế kĩ thuật
- Tham mưu cho giám đốc những việc sau:
+ Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty;
+ Ký kết các hợp đồng kinh tế;
+ Thay mặt giám đốc giám sát tất cả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các bộ phận trong công ty;
Tìm kiếm và khai thác thị trường kinh doanh mới để mang lại đơn hàng cho công ty là một nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, việc tổng hợp số liệu về hoạt động kinh doanh hàng tháng, quý và năm để báo cáo cho Ban giám đốc cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
+ Đưa đón cán bộ công nhân viên của Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hải Phòng đến nhà máy xi măng tại Minh Đức, Thủy Nguyên Hải Phòng;
+ Khai thác hợp đồng dịch vụ du lịch.
+ Điều hành công tác phân công công việc cho các xe tải hoạt động chở nguyên vật liệu trong nhà máy xi măng.
8, Phòng kinh doanh và Vận tải bộ
- Phụ trách việc bán hàng và quản lý các xe tải.
- Khai thác mở rộng thị trường bán xi măng, vật liệu xây dựng.
9, Phân xưởng Vận tải thủy
- Chở nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của nhà máy xi măng Hải Phòng theo đường sông.
- Khai thác thêm các đơn hàng chở nguyên vật liệu theo đường sông.
Cơ cấu, tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Dựa trên khối lượng công việc sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, với toàn bộ công việc và thông tin được xử lý tại phòng Kế toán tài chính Phòng này thực hiện các nhiệm vụ như kiểm tra, phân loại chứng từ, ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán.
Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phận:
1, Kế toán trưởng: Ông Vũ Thanh Tùng
- Lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý điều hành phòng KTTC.
- Trực tiếp theo dõi và thực hiện:
+ Quản lý dòng tiền, các khoản phải thu, phải trả;
+ Trích lập các quỹ, nộp ngân sách, cân đối nguồn lương;
+ Lập kế hoạch tài chính phục vụ SXKD tháng, quý, năm;
+ Tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc sửa đổi bổ sung các quy chế, quyết định, liên quan đến tài chính;
+ Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ;
+ Sao lưu số liệu kế toán.
Kế toán thanh toán Kế toán tàu biển và các phần hành khác Thủ quỹ kiêm Kế toán bán hàng
Hình 3: Cơ cấu, tổ chức bộ máy kế toán của công ty
+ Chỉ đạo lập và gửi báo cáo tới các Cơ quan chức năng.
- Tham gia nhiệm vụ khác theo sự phân công của HĐQT, Ban Giám đốc Công ty.
2, Kế toán tổng hợp: Bà Nguyễn Thị Minh Thu
- Theo dõi, thống kê, lưu trữ các hợp đồng, phụ lục, các quyết định về chiết khấu, thưởng, giảm giá hàng bán,
- Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng.
- Giám sát và hạch toán các khoản phải thu, phải trả.
- Hạch toán tài sản cố định, chi phí trả trước, lương và các khoản bảo hiểm, KPCĐ.
- Lập và gửi báo cáo đến các Cơ quan chức năng.
3, Kế toán thanh toán: Bà Nguyễn Thị Quỳnh Hoa
- Thanh toán thu chi tiền mặt, đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày.
- Giao dịch ngân hàng, theo dõi hợp đồng tín dụng, nhận và đối chiếu sổ phụ.
- Theo dõi tạm ứng, thanh toán và bảng kê hoàn ứng.
4, Kế toán tàu biển và các phần hành khác: Bà Vũ Thị Ngọc Diệp
- Hạch toán chi phí tàu HB68, dịch vụ tàu biển và lưu trữ hồ sơ.
- Theo dõi hồ sơ và hạch toán chi phí hoạt động vận chuyển xi măng GTNT, NQ32,
- Quản lý xuất, nhập, tồn, quyết toán nhiên liệu, vật tư, nhân công sửa chữa các phương tiện.
- Lập hồ sơ hợp lệ, mua hóa đơn tài chính tại Chi cục thuế.
5, Thủ quỹ kiêm Kế toán bán hàng: Trần Thị Cúc Thoa
- Thu chi tiền theo đúng quy định, đối chiếu sổ quỹ hàng ngày.
- Nộp tiền và rút tiền ngân hàng theo chỉ đạo của Kế toán trưởng và Ban Giám đốc.
- Hàng tháng phát tạm ứng, lương, thưởng kịp thời.
- Cập nhật bảng kê bán xi măng đúng tiến độ.
- Lập bảng kê và viết hóa đơn GTGT đầu ra.
Hình thức tổ chức kỹ thuật ghi sổ kế toán của đơn vị
Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Vận tải Xi măng Hải Phòng áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung, kết hợp với phần mềm kế toán Cyber Accounting để hỗ trợ quy trình kế toán.
Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung của công ty:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung Việc ghi chép phải tuân theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ (định khoản kế toán) Sau đó, số liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hệ thống báo cáo được xây dựng dựa trên các nguyên tắc kế toán tuân thủ quy định của Chế độ kế toán doanh nghiệp, theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/03/2016 của Bộ Tài chính.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp Khấu trừ
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ)
Hình 4: Quy trình của hình thức ghi sổ kế toán tại công ty
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có sổ, thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ này cùng lúc với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Cuối tháng, quý hoặc năm, kế toán thực hiện việc cộng số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ Cái phải khớp với bảng tổng hợp chi tiết từ các sổ kế toán Điều này là cần thiết để lập các Báo cáo tài chính chính xác Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số tương ứng trên sổ Nhật ký chung.
Hệ thống chứng từ đang được sử dụng tại công ty
Quy trình luân chuyển của các chứng từ được lập tại công ty
Danh mục các chứng từ được lập tại công ty mà em thu nhận được:
- Bảng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp
Quy trình lập hoàn tất từng chứng từ tại công ty:
Khi nhận tiền mặt hoặc tiền từ ngân hàng, khách hàng thực hiện thanh toán và thanh lý tài sản, kế toán sẽ lập phiếu thu thành 3 liên Sau đó, phiếu thu này cần được ký nhận bởi kế toán trưởng và giám đốc, rồi chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục nhập quỹ Cuối cùng, sau khi hoàn tất các thủ tục và chữ ký, phiếu thu sẽ được lưu trữ.
Liên 1: Lưu ở nơi nhận tiền.
Liên 2: Giao cho người đưa tiền.
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán.
- Phiếu thu tiền mặt + Tờ kê nộp tiền bán xi măng ngày 20 tháng 04 năm 2020
Hình 5: Quy trình lập hoàn tất của phiếu thu
Khi có lệnh chi, kế toán lập phiếu chi thành ba liên và chuyển cho kế toán trưởng cùng giám đốc ký duyệt Sau khi được phê duyệt, phiếu chi sẽ được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục xuất quỹ Thủ quỹ sẽ ký và phát tiền cho người nhận, người này sau khi nhận đủ số tiền cần thiết phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2: Giao cho người nhận tiền.
Liên 3: Giao cho thủ quỹ.
Khi cần tạm ứng tiền cho công việc của công ty, người yêu cầu cần điền vào mẫu đề nghị tạm ứng và gửi đến phòng Kế toán tài chính Kế toán sẽ tiếp nhận đơn và chuyển cho kế toán trưởng, người sẽ ký duyệt trước khi gửi cho giám đốc Sau khi có đủ chữ ký, giấy đề nghị sẽ được chuyển cho thủ quỹ để thực hiện việc xuất tiền.
- Phiếu chi tiền mặt + Giấy nộp tiền tại ngân hàng ngày 02 tháng 07 năm 2020
Hình 6: Quy trình lập hoàn tất của Phiếu chi
Kế toán thanh toán tại công ty lập ủy nhiệm chi gửi cho Kế toán trưởng ký duyệt.
Kế toán trưởng sẽ gửi ủy nhiệm chi cho giám đốc ký và chuyển đến ngân hàng Ngân hàng nhận ủy nhiệm chi, thực hiện lệnh chi và lập giấy báo nợ Kế toán thanh toán nhận giấy báo nợ và ghi sổ kế toán tiền gửi, trong khi kế toán tiền mặt đảm nhiệm công việc này tại đơn vị thực tập kế toán ngân hàng.
Liên 1: Lưu ở nơi nhận tiền.
Liên 2: Giao cho người đưa tiền.
Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán.
Một bộ chứng từ ủy nhiệm chi của công ty để xin cấp vật tư bao gồm: biên bản khảo sát sửa chữa và đề nghị cấp vật tư, giấy xin lĩnh vật tư, phiếu đặt hàng, biên bản kiểm nhập vật tư, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy yêu cầu Phòng kế toán tài chính chuyển tiền, và ủy nhiệm chi cùng xác nhận ủy nhiệm chi của ngân hàng.
- Ủy nhiệm chi của công ty và xác nhận ủy nhiệm chi của ngân hàng VietinBank ngày
05 tháng 08 năm 2020
Hình 7: Quy trình lập hoàn tất của Ủy nhiệm chi
Khi hàng hóa và nguyên vật liệu được giao, bộ phận kho sẽ kiểm tra quy cách, số lượng và chất lượng dựa trên đơn đặt hàng, hợp đồng và hóa đơn Nếu phát hiện hàng hóa thừa hoặc thiếu, Thủ kho cần lập biên bản và báo cáo ngay cho người có trách nhiệm để xử lý theo quy định.
Sau khi nhận hàng, bộ phận quản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho, đây là chứng từ quan trọng để xác nhận sự hiện hữu và đầy đủ của hàng tồn kho Phiếu nhập kho cũng đóng vai trò thiết yếu trong công tác kiểm toán Mỗi phiếu sẽ được lập thành nhiều liên, trong đó 1 liên lưu tại sổ và 2-3 liên được giao cho nhân viên mua hàng để thực hiện thủ tục nhập kho.
- Phiếu nhập kho vật tư (bình ắc quy) ngày 30 tháng 07 năm 2020
- Phiếu nhập kho hàng hóa (xi măng) ngày 31 tháng 07 năm 2020
Hình 8: Quy trình lập hoàn tất của Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống nhau.
Sau khi hoàn thành lập phiếu xuất kho, người lập và kế toán trưởng sẽ ký tên, sau đó chuyển cho Giám đốc để xác nhận và ghi rõ họ tên Phiếu xuất kho này sẽ được giao cho người nhận, người sẽ xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hóa và vật tư.
Sau khi xuất kho vật tư, công cụ và hàng hoá, thủ kho cần ghi lại số lượng thực xuất cho từng loại, đồng thời ghi rõ ngày tháng năm xuất kho Thủ kho và người nhận đều phải ký tên và ghi đầy đủ họ tên để xác nhận.
+ Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu lại ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2 sẽ được thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho Sau đó, thủ kho sẽ chuyển thông tin này cho bộ phận kế toán để thực hiện việc ghi cột 3 và 4, cũng như hạch toán vào sổ kế toán.
+ Liên 3 do người nhận hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp.
- Phiếu xuất kho vật tư (bình ắc quy) ngày 30 tháng 07 năm 2020
Hình 9: Quy trình lập hoàn tất của Phiếu xuất kho
F, Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp: Để lập được bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của Công ty cổ phần thương mại dịch vụ vận tải xi măng Hải Phòng sử dụng những chứng từ sau:
+ Bảng chấm công (Phòng Tổ chức lao động đảm nhiệm) và các chứng từ ban đầu (Phòng Kế toán tài chính đảm nhiệm)
Bảng thanh toán lương bao gồm tiền lương, các khoản trích theo lương và phụ cấp của từng đơn vị bộ phận, được tổng hợp từ hai phòng và sau đó sẽ được Giám đốc ký duyệt.
+ Bảng tổng hợp của các khoản trích theo lương (do Kế toán tổng hợp đảm nhiệm).
Sau khi hoàn tất các chứng từ cần thiết và được Giám đốc phê duyệt, Kế toán sẽ tiến hành phát lương cho nhân viên, và nhân viên sẽ ký nhận số tiền lương của mình.
Hình 10: Quy trình lập hoàn tất của Bảng thanh toán lương
- Bảng thanh toán lương (của đơn vị: Văn phòng) tháng 07 năm 2020
- Bảng thanh toán lương (của đơn vị: Tàu Hồng Bàng 68) tháng 07 năm 2020
- Danh sách trích nộp BHXH, BHYT, BHTN của công ty tháng 06 năm 2020
- Tổng hợp trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của công ty tháng 06 năm 2020.
(1) Khách hàng lập Yêu cầu báo giá các sản phẩm cần mua gửi đến Phòng kinh doanh.
(2) Phòng kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập báo giá.
(3) Phòng kinh doanh báo giá tới khách hàng.
(4) Khách hàng nhận Báo giá, đồng ý mua hàng và lập Đơn hàng mua.
(5) Khách hàng gửi Đơn hàng mua tới Phòng kinh doanh.
(6) Phòng kinh doanh căn cứ Đơn hàng mua của khách hàng, lập Đơn hàng bán.
Hình 11: Quy trình lập hoàn tất của Hóa đơn bán hàng
(7a) Phòng kinh doanh gửi Đơn hàng bán đến bộ phận kho.
(7b) Đồng thời phòng kinh doanh gửi đơn hàng bán đến Phòng kế toán tài chính.
(8) Bộ phận kho căn cứ Đơn hàng bán của Phòng kinh doanh, lập Phiếu xuất kho hoặc Phiếu giao hàng.
(9) Bộ phận Kho gửi Phiếu xuất kho tới Bộ phận Kế toán.
Kế toán sử dụng Phiếu xuất kho và Đơn hàng bán để lập Hóa đơn bán hàng, nhằm đảm bảo Bộ phận kho có thể giao hàng cùng với hóa đơn cho khách hàng.
(11) Kế toán gửi Hóa đơn bán hàng xuống bộ phận kho.
(12) Bộ phận kho giao hàng cho Khách hàng kèm theo Phiếu giao hàng và Hóa đơn bán hàng.
(13) Khách hàng thanh toán tiền.
(13a) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu.
(13b) Nếu thanh toán qua Ngân hàng, kế toán nhận Giấy báo có của Ngân hàng, tiến hành hạch toán.
(14) Kế toán chuyển Phiếu thu qua thủ quỹ để thu tiền.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (gồm 3 liên, trong đó liên 2 giao cho khách hàng) ngày 13 tháng 08 năm 2020
2.2 Quy trình luân chuyển của các chứng từ được thu nhận từ bên ngoài công ty.
Danh mục các chứng từ được thu nhận sử dụng:
- Hóa đơn tiền điện, nước
Cách thức kiểm tra chứng từ do bên ngoài công ty cung cấp:
Tất cả chứng từ kế toán từ bên ngoài phải được gửi đến bộ phận kế toán để kiểm tra và xác minh tính chính xác trước khi ghi sổ Mỗi chứng từ có nội dung, kết cấu và công dụng riêng, nhưng quy trình kiểm tra vẫn có những điểm tương đồng Việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm các nội dung quan trọng cần xác minh.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ.
Cách sắp xếp, phân loại chứng từ, kẹp và lưu trữ chứng từ
Trong công ty, có nhiều loại chứng từ được lập và nhận từ bên ngoài, do đó, bộ phận kế toán đã áp dụng các phương pháp sắp xếp, phân loại, kẹp và lưu trữ chứng từ một cách khoa học và logic để quản lý hiệu quả.
A, Cách sắp xếp chứng từ:
1, Công tác sắp xếp chứng từ gốc:
Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo thứ tự của bảng kê thuế đầu vào và đầu ra đã in, sau đó nộp báo cáo cho cơ quan thuế Từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc như hóa đơn đầu vào và đầu ra phải được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp.
- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo:
Hóa đơn bán ra cần phải được kèm theo Phiếu thu khi thực hiện việc bán hàng hoặc thu tiền Đồng thời, cần kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng và biên bản thanh lý nếu có.
+ Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
+ Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
Hóa đơn bán hàng thông thường có giá trị lớn hơn 20.000.000đ không yêu cầu chuyển khoản; chỉ cần lập hợp đồng và thanh lý hợp đồng để hợp thức hóa.
2, Sắp xếp chứng từ đã nộp cho cơ quan thuế:
Mỗi năm, các chứng từ cần phải kèm theo báo cáo tương ứng, bao gồm các báo cáo định kỳ như tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo xuất nhập khẩu, môn bài, tiêu thụ đặc biệt, và báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
3, Sắp xếp theo các hợp đồng kinh tế:
- Sắp xếp đầy đủ theo thứ tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra.
- Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ của các phòng liên quan.
Các quyết định về bổ nhiệm, điều chuyển công tác và tăng lương được tập hợp thành từng cuốn riêng biệt Bìa ngoài của mỗi cuốn ghi rõ thông tin như: Sổ phụ hoặc chứng từ ngân hàng tháng năm
Số hiệu tài khoản, Tên tài khoản.
B, Các cách phân loại chứng từ:
Chứng từ kế toán đa dạng về nội dung và đặc điểm, dẫn đến sự xuất hiện của nhiều loại chứng từ khác nhau Để dễ dàng phân biệt và sử dụng, chứng từ được phân loại dựa trên các đặc trưng như công dụng, địa điểm lập, trình tự và phương thức lập Dưới đây là những cách phân loại chứng từ kế toán phổ biến.
1, Theo công dụng của chứng từ:
- Chứng từ mệnh lệnh (không là căn cứ ghi sổ): Lệnh chi tiền, lệnh điều động (xuất kho) vật tư,…
- Chứng từ chấp hành (là căn cứ ghi sổ): Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất vật tư,
- Chứng từ thủ tục kế toán: Bảng kê, chứng từ ghi sổ,…
- Chứng từ liên hợp: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, những lệnh kiêm phiếu xuất,…
=> Đây là cách phân loại chứng từ được Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ vận tải xi măng Hải Phòng áp dụng.
2, Theo địa điểm lập chứng từ:
Theo cách phân loại này, hệ thống chửng từ gồm chứng từ bên trong (nội bộ) và chứng từ bên ngoài.
- Chứng từ bên trong: bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng,…
- Chứng từ bên ngoài: hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,…
Việc phân chia chứng từ thành chứng từ bên trong và bên ngoài giúp thuận tiện cho quá trình đối chiếu, kiểm tra và xử lý nghiệp vụ kế toán Tuy nhiên, sự phân chia này chỉ có ý nghĩa tương đối trong một số trường hợp, vì cùng loại chứng từ có thể được lập từ cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị Do đó, trong quá trình đối chiếu và kiểm tra, cần chú ý đến yếu tố "ngày và số thứ tự chứng từ" để xác định và phân loại chính xác.
3, Theo trình tự lập chứng từ:
- Chứng từ ban đầu (gốc): phiếu xuất/nhập, phiếu thu/chi, các loại hóa đơn,…
- Chứng từ tổng hợp: bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê,…
4, Theo phương thức lập của chứng từ:
- Chứng từ ghi một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ xuất(nhập)vật tư,
Chứng từ ghi nhiều lần là loại chứng từ mà việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế chỉ thực hiện một lần, và sau đó được chuyển vào sổ kế toán để theo dõi và quản lý.
5, Theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ:
- Chứng từ bình thường: Là những chứng từ thể hiện sự đúng quy trình, nguyên tắc, đúng mức, đúng hạn.
- Chứng từ báo động: sử dụng vật tư quá định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời,
6, Theo phương diện pháp lý của chứng từ:
- Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ mang tính hướng dẫn.
- Giúp cho nhà quản trị tùy theo mối quan hệ, tùy theo từng nghiệp vụ để vận dụng chứng từ thích hợp.
7, Theo hình thức biểu hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ:
- Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành chứng từ thông thường và chứng từ điện tử.
8, Theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ:
- Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành các loại như sau:
+ Chứng từ lao động và tiền lương
+ Chứng từ kế toán và hàng tồn kho
+ Chứng từ về tài sản cố định
+ Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT , hóa đơn bán hàng
+ Chứng từ tiền mặt : Phiếu thu , phiếu chi , biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt ,
Chúng tôi cung cấp dịch vụ phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, định khoản và ghi sổ kế toán một cách thuận lợi Ngoài ra, Công ty chúng tôi còn chuyên giải đáp các thắc mắc liên quan đến kế toán, kiểm toán, thuế và các vấn đề pháp luật liên quan đến kế toán và thuế.
C, Cách kẹp chứng từ: Thường kẹp các chứng từ liên quan của một nghiệp vụ kinh tế lại với nhau, được gọi là bộ chứng từ
Hóa đơn bán ra cần kèm theo phiếu thu khi thực hiện giao dịch bán hàng hoặc thu tiền, đồng thời phải đính kèm phiếu xuất kho, hợp đồng và biên bản thanh lý nếu có.
- Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
- Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có,
- Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh đại diện cho phòng ban và công ty.
- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
Chứng từ gốc mua vào, bao gồm hóa đơn mua vào từ 20 triệu đồng trở lên kèm theo ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cần được sắp xếp theo thứ tự kê khai trong tờ khai thuế GTGT.
Ngoài ra hóa đơn mua vào, bán ra được photo để kẹp với các chứng từ khác :
- Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền TK ngân hàng và các chứng từ liên quan khác.
- Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác.
- Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa,
- Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3,
- Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương: kẹp với Bảng lương chuyển ngân hàng, giấy ủy nhiệm chi, bảng các khoản trích theo lương,
D, Cách lưu trữ chứng từ:
Chứng từ kế toán là tài liệu gốc có giá trị pháp lý, do đó, sau khi được sử dụng làm căn cứ cho sổ sách, chúng cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý, đóng gói cẩn thận và bảo quản lưu trữ Việc này đảm bảo rằng khi cần thiết, chúng có thể được sử dụng làm cơ sở cho việc đối chiếu và kiểm tra.
Trong trường hợp mất chứng từ gốc, cần báo cáo ngay với Giám đốc và Kế toán trưởng để có biện pháp xử lý kịp thời Đặc biệt, khi mất hoá đơn bán hàng, biên lai hoặc séc trắng, phải thông báo cho cơ quan thuế hoặc công an địa phương về số lượng và hoàn cảnh bị mất để tiến hành xác minh và xử lý theo quy định pháp luật Đồng thời, cần nhanh chóng thông báo và vô hiệu hoá các chứng từ đã mất.
1, Một số nguyên tắc khi lưu trữ chứng từ:
Khi thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền, kế toán cần lập các tài liệu như Phiếu thu chi, Giấy báo Nợ, và Giấy báo Có, đồng thời phải kèm theo các chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
