Khái quát chung về hoạt động nhận hàng nhập khẩu
Một số khái niệm về nhận và hoạt động nhận hàng nhập khẩu
1.1.1.1 Khái niệm nhận hàng nhập khẩu
Nhận hàng nhập khẩu là hoạt động quan trọng trong quá trình lưu thông và phân phối hàng hóa, kết nối sản xuất với tiêu thụ, đóng vai trò then chốt trong chu trình tái sản xuất của xã hội.
Nhận hàng nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, hoàn thiện quá trình lưu thông phân phối vật chất, trong khi thủ tục thương mại đã được thiết lập.
Quá trình nhận hàng gắn liền với vận tải, bao gồm các hoạt động như tập kết, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, và thực hiện thủ tục hải quan Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói, phân phối hàng hóa, cùng với các dịch vụ tư vấn liên quan như hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ.
Dịch vụ giao nhận hàng hoá là một hoạt động thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi và thực hiện các công việc như vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan khác để đảm bảo hàng hoá được giao đến tay người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc bên nhận khác.
Nhận hàng hóa là quá trình bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận.
1.1.1.2 Hoạt động nhận hàng nhập khẩu
Hoạt động nhận hàng nhập khẩu là quá trình mà các nhà nhập khẩu tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu Quá trình này đảm bảo rằng sản phẩm được vận chuyển an toàn, đúng số lượng và đạt chất lượng yêu cầu khi đến địa điểm nhận hàng.
Thư viện ĐH Thăng Long
2 điều kiện tốt nhất Hoạt động nhận hàng nhập khẩu còn được gọi là "hoạt động nhập khẩu", "quản lý nhập khẩu" hoặc "vận hành hải quan"
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bao gồm các bước chính như kiểm tra hàng hóa, khai báo hải quan, xác định quốc gia xuất xứ, đánh giá thuế và phí nhập khẩu, thanh toán, xử lý giấy tờ, lưu kho, vận chuyển và phân phối hàng hóa cho đến khi sản phẩm được giao đến địa điểm cuối cùng.
Hoạt động nhận hàng nhập khẩu là yếu tố quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, ảnh hưởng đến chất lượng, giá cả hàng hóa và chi phí sản xuất của công ty nhập khẩu Thực hiện hiệu quả quy trình này không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế mà còn giúp sản phẩm Việt Nam dễ dàng xuất khẩu sang các thị trường khác.
Vai trò của người nhận trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu
Trong thương mại quốc tế, hàng hóa thường cần sử dụng nhiều phương thức vận tải và thủ tục nhập khẩu để chuyển từ người bán đến người mua Do đó, người nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thu xếp các thủ tục và phương thức vận tải, giúp tối ưu hóa quá trình dịch chuyển hàng hóa giữa các quốc gia và giảm thiểu chi phí.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, người nhận có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác, mà không phải là người chuyên chở.
Theo Điều 233, Mục 4 của Luật Thương mại năm 2019, dịch vụ Logistics tại Việt Nam được định nghĩa là hoạt động của thương nhân nhận hàng và thực hiện nhiều công việc như vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, đóng gói, ghi mã hiệu và giao hàng, nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nhận thù lao cho các dịch vụ này.
Người nhận có thể đảm nhận vai trò môi giới hải quan, thực hiện thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu Họ cũng mở rộng dịch vụ cho cả hàng nhập khẩu và quản lý chỗ chở hàng trong thương mại quốc tế, đồng thời làm việc với các hãng vận tải theo uỷ thác của người nhập khẩu, dựa trên hợp đồng mua bán.
Ba nước cho phép người nhận thay mặt người nhập khẩu thực hiện khai báo và làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan Đại lý đóng vai trò cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở, hoạt động như đại diện cho người gửi hàng Người nhận được uỷ thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các công việc như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, và lưu kho, dựa trên hợp đồng uỷ thác và phải chịu trách nhiệm cho các hoạt động này.
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
- Chở hàng đến sai nơi quy định
- Giao hàng cho người không phải là người nhận
- Giao hàng không thu tiền từ người nhận
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
- Những thiệt hại về người và tài sản cho bên thứ ba do chính người chuyên chở gây ra
Khi hoạt động như một đại lý, cần tuân thủ “Điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” để đảm bảo hiệu quả Trong ngành vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng là rất quan trọng, giúp chuyển đổi lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL), từ đó tối ưu hóa sức chứa của container và giảm chi phí vận tải Đối với người chuyên chở, họ hoạt động như một nhà thầu độc lập và chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng.
Người nhận có trách nhiệm với các hành vi và sai sót của chính mình cũng như của những người mà họ thuê để thực hiện hợp đồng vận tải, coi đó như là hành vi và thiếu sót của chính họ.
Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người chuyên chở được quy định bởi luật pháp liên quan đến các phương thức vận tải Họ thu phí từ khách hàng dựa trên giá dịch vụ cung cấp, không phải tiền hoa hồng.
Người nhận không chỉ là người chuyên chở khi tự vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện của mình, mà còn đóng vai trò quan trọng trong các trường hợp khác liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.
Thư viện ĐH Thăng Long
4 hợp họ phát hành chứng từ vận tải của mình, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - containerracting carrier)
Khi người nhận cung cấp dịch vụ vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối, họ sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu thực hiện bằng phương tiện của mình hoặc có cam kết rõ ràng Trong vai trò người chuyên chở, các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn không áp dụng, mà thay vào đó là các công ước quốc tế hoặc quy tắc của Phòng thương mại quốc tế Tuy nhiên, người nhận không chịu trách nhiệm về mất mát, hư hỏng hàng hóa trong một số trường hợp nhất định.
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác
- Khách hàng đóng gói và ghi, ký mã hiệu không phù hợp
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
- Do chiến tranh, đình công
- Do các trường hợp bất khả kháng
Người nhận không chịu trách nhiệm về việc mất lợi nhuận do chậm trễ hoặc nhận sai địa chỉ không phải do lỗi của mình Trong trường hợp người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển trọn gói từ cửa tới cửa (door to door), người nhận sẽ đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) MTO là người chuyên chở và có trách nhiệm đối với hàng hóa trong suốt hành trình vận tải.
Theo Công ước của Liên hợp quốc, MTO được định nghĩa là cá nhân hoặc tổ chức ký hợp đồng vận tải đa phương thức, hoạt động như một người uỷ thác MTO không phải là đại lý hay người đại diện cho người gửi hàng hoặc các chuyên chở liên quan, mà chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng vận tải đa phương thức.
Quy tắc về chứng từ vận tải đa phương thức được định nghĩa bởi Hội nghị Liên hợp quốc về buôn bán và phát triển cùng với Phòng thương mại quốc tế.
- MTO là bất kỳ một hợp đồng vận tải đa phương thức và nhận trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó như là một người chuyên chở
Người chuyên chở là cá nhân hoặc tổ chức thực hiện hoặc cam kết thực hiện việc chuyên chở, bao gồm cả một phần của quá trình này, không phụ thuộc vào việc họ có liên quan đến người kinh doanh vận tải đa phương thức hay không.
Doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng trong chuỗi cung ứng hàng hóa quốc tế Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của hợp đồng và các điều kiện tác động khác, doanh nghiệp sẽ cung cấp các dịch vụ hiệu quả nhất với chi phí vận hành thấp nhất cho khách hàng.
1.1.2.2 Vị trí của người nhận trong quá trình nhập khẩu hàng hoá
Tầm quan trọng của hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu
Dịch vụ nhận hàng hóa từ các doanh nghiệp cung cấp ngày càng mang lại lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp nhập khẩu và góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển.
Dịch vụ nhận hàng đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, giúp tối ưu hóa quy trình lưu thông hàng hóa Với dịch vụ này, hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và an toàn, đồng thời tiết kiệm chi phí mà không cần sự can thiệp phức tạp.
Hoạt động nhận hàng không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho người gửi và người nhận mà còn giúp các nhà nhập khẩu tập trung vào kinh doanh, từ đó giảm giá hàng hóa xuất nhập khẩu Hơn nữa, việc nhận hàng còn giúp các nhà nhập khẩu tiết kiệm chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng kho cảng và bến bãi, cũng như chi phí đào tạo nhân công, nhờ vào việc tận dụng kho bãi của bên nhận.
Hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu đóng góp tích cực vào tăng trưởng kinh tế xã hội, với tỉ trọng đóng góp vào GDP ngày càng tăng Đây là một ngành dịch vụ thương mại thiết yếu, liên quan chặt chẽ đến ngoại thương và vận tải quốc tế, mang lại lợi nhuận ổn định mà không cần đầu tư nhiều vốn Trong bối cảnh toàn cầu hóa, vai trò của hoạt động nhận hàng hóa càng trở nên quan trọng, đặc biệt khi thương mại quốc tế liên quan đến người mua và người bán ở các quốc gia khác nhau Quy trình giao hàng từ người bán đến người mua yêu cầu thực hiện nhiều công việc như đưa hàng ra cảng, xếp hàng lên phương tiện vận tải và chuyển tải hàng hóa, tất cả đều thuộc nghiệp vụ của người nhận Do đó, nghiệp vụ nhận hàng hóa là yếu tố không thể thiếu cho sự tồn tại và phát triển của thương mại quốc tế.
Phân loại dịch vụ nhận
Hoạt động nhận vận tải hàng hóa là một loại hình của hoạt động Logistics, trong đó hoạt động nhận lại bao gồm các loại hình sau:
- Theo phương thức vận tải, bao gồm:
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là phương thức phổ biến nhất trong thương mại quốc tế hiện nay, nhờ vào hiệu quả và khả năng vận tải lớn của các phương tiện vận tải biển.
Giao hàng bằng đường hàng không là phương thức nhập khẩu sử dụng máy bay để vận chuyển hàng hóa Phương thức này thường được áp dụng cho các mặt hàng có giá trị cao, khối lượng nhỏ, thời gian sử dụng ngắn hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt.
Thư viện ĐH Thăng Long
Nhận bằng đường bộ - đường sắt là hình thức vận chuyển hàng hóa qua biên giới trên đất liền giữa hai quốc gia, sử dụng các phương tiện vận tải mặt đất.
Vận tải đa phương thức (MTO) là phương thức kết hợp nhiều loại phương tiện để tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển Trong khi đó, vận tải đường ống sử dụng hệ thống ống để vận chuyển hàng hóa, chủ yếu là chất lỏng như khí gas và dầu khí.
- Theo nghiệp vụ kinh doanh, bao gồm:
Nhận thuần túy: Là việc nhận chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến
Nhận tổng hợp: Là hoạt động nhận hàng hóa bao gồm cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển…
Quy trình về hoạt động nhận hàng nhập khẩu
Đặc điểm nhận vận tải hàng hóa nhập khẩu
- Nhận hàng hoá quốc tế bằng phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài
Nhận hàng hoá quốc tế là quá trình chuyên chở hàng hóa từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu, phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên ngoài như sự chuẩn bị của người gửi hàng, phương tiện vận tải quốc tế, pháp luật thương mại, luật hàng hải, hải quan các nước, cũng như điều kiện tự nhiên và dịch bệnh Do đó, việc nhận hàng hoá bằng đường bộ không thể hoàn toàn chủ động.
- Nhận hàng hóa quốc tế có tính thời vụ, chịu ảnh hưởng trực tiếp của thị trường xuất nhập khẩu
Tính thời vụ của dịch vụ nhận hàng hóa quốc tế là một yếu tố quan trọng, vì nó phụ thuộc vào quy trình xuất nhập khẩu Dịch vụ này chỉ phát triển mạnh mẽ khi hoạt động nhập khẩu diễn ra sôi động, trong khi đó, hoạt động này lại thường xuyên biến động, với những thời điểm cao điểm và những thời điểm ít hoạt động.
- Nhận hàng hóa quốc tế bằng đường bộ phụ thuộc vào cơ sở vật chất kĩ thuật và kinh nghiệm, nghiệp vụ của người kinh doanh nhận
Để kinh doanh dịch vụ nhận, cần có phương tiện chuyên chở, đội ngũ vận tải, hệ thống quản lý liên lạc và kho bãi để thực hiện các dịch vụ như gom hàng, vận chuyển, bốc xếp và nhận hàng.
Yêu cầu của các dịch vụ đó còn đòi hỏi người kinh doanh dịch vụ nhận phải có trình độ, bản lĩnh kinh doanh và kinh nghiệm.
Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu
Hình 1.2: Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bao gồm ba nhân tố chính: khách hàng, phòng giao nhận và người nhận, cùng với các yếu tố phụ trợ như hải quan, hãng vận tải và đại lý nước ngoài Những nhân tố này tương tác với nhau để phát triển quy trình từ khâu tiếp xúc, tìm hiểu nguồn hàng đến khâu thanh lý hợp đồng Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn dịch vụ nhập khẩu, phương thức và phương tiện nhận hàng, cũng như trong các bước cuối cùng như nhận hàng và thanh toán Nhân viên nhận thực hiện phần lớn công việc trong quy trình, bao gồm việc thu thập chứng từ từ khách hàng, hoàn thiện thủ tục hải quan, nhận hàng tại kho, giao hàng lên phương tiện vận tải và hoàn tất các thủ tục kết thúc hợp đồng.
Nhận chứng từ liên quan đến nhập khẩu
Chuẩn bị bộ chứng từ
Giao hàng cho khách hàng
Thanh lý và quyết toán hợp đồng
Thư viện ĐH Thăng Long
Phòng nhận đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối thông tin giữa khách hàng và nhân viên giao nhận, chịu trách nhiệm tư vấn và lựa chọn dịch vụ, cũng như soạn thảo hợp đồng Thông tin từ phòng nhận giúp nhân viên giao nhận thực hiện quy trình giao nhận chính xác, bao gồm đặc điểm hàng hóa, chứng từ cần thiết, thủ tục hải quan và phương thức giao hàng theo hợp đồng.
Quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu được diễn ra cụ thể như sau:
Người nhận hàng cần xác định thông tin chi tiết về danh mục hàng hoá, khối lượng, giá trị, nguồn gốc, điểm xuất phát và điểm đến, cùng với các yêu cầu khác từ khách hàng Sau khi thu thập thông tin, việc đánh giá rủi ro trong quá trình vận chuyển là cần thiết để đảm bảo an toàn cho hàng hoá.
Người nhận hàng cần chú ý đến các điều kiện an toàn và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, bao gồm giấy tờ hải quan, danh sách vận chuyển và các tài liệu pháp lý để đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ.
Người nhận hàng cần tham gia vào các thủ tục hải quan và tìm hiểu kỹ về nguyên tắc cũng như quy định đối với hàng hóa nhập khẩu, đặc biệt là đối với hàng hóa nguy hiểm.
Người nhận hàng cần kiểm tra hàng hóa nhập khẩu để xác minh số lượng, chất lượng và tình trạng đóng gói Trong trường hợp phát hiện hàng hóa bị hư hỏng hoặc thất lạc, cần thực hiện các biện pháp xử lý kịp thời nhằm bảo vệ quyền lợi của mình.
Người nhận hàng sẽ đảm nhận việc lưu kho hàng hóa và chuẩn bị vận chuyển đến địa điểm mà khách hàng mong muốn, hoặc chuyển giao cho đơn vị vận chuyển khác để tiếp tục quá trình giao hàng.
- Giao hàng hoá cho khách hàng: Cuối cùng, hàng hóa được giao đến địa điểm của khách hàng và xác nhận khách hàng đã nhận hàng
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS KIM THÀNH
Giới thiệu Công ty Cổ phần Logistics Kim Thành
2.1.1 Khái quát chung về công ty
Tên doanh nghiệp: Công Ty Cổ Phần Logistics Kim Thành
Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Cục Thuế Tỉnh Lào Cai, địa chỉ tại Lô KB13 đường T5, Khu Thương mại, Công nghiệp Kim Thành, Phường Duyên Hải, Thành phố Lào Cai, Lào Cai, là nơi đăng ký quản lý thuế Quý khách có thể liên hệ qua số điện thoại 0203906118 Đại diện pháp luật của Cục là ông Đặng Quyết Chiến.
Ngày bắt đầu hoạt động: 06/05/2011
2.1.2 Bộ máy tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức Công ty cổ phần logistics Kim Thành
(Nguồn: Phòng kế toán công ty)
Thư viện ĐH Thăng Long
Ban giám đốc trong công ty là Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty trên cơ sở quyền hạn và nhiệm vụ được quy định như sau:
Công ty có quyền tự quyết định các vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày mà không cần sự phê duyệt của Hội đồng quản trị Ngoài ra, công ty cũng có khả năng bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý theo nhu cầu thực tế.
+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm
+ Quyết định hợp đồng kinh doanh
+ Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động
+ Quản lý toàn bộ tài sản của Công ty
+ Tìm kiếm việc làm cho Công ty
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty
Là tổ chức thay mặt Tổng giám đốc và Phó giám đốctrong việc quản lý và điều hành Công ty
- Thực hiện giám sát trong việc quản lý và điều hành Công ty; chịu trách nhiệm trong thực hiện các nhiệm vụ được giao
Kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính của Công ty là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo sự trung thực và mức độ khẩn trương trong các hoạt động tài chính Bên cạnh đó, việc kiến nghị các biện pháp khắc phục sai phạm cũng cần được thực hiện để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh và báo cáo tài chính hàng năm cũng như sáu tháng của Công ty là một nhiệm vụ quan trọng Ngoài ra, việc đánh giá công tác quản lý báo cáo thẩm định trong các cuộc họp thường niên cũng cần được thực hiện để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính của Công ty.
- Quản lý các chi nhánh
Phòng hiện trường chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin liên quan đến vận chuyển hàng hóa, phối hợp với các cơ quan nhà nước để hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu Ngoài ra, phòng còn quản lý và giám sát tình hình hàng hóa tại cảng và kho, điều phối hoạt động tại các kho, cảng, thực hiện lệnh giao nhận hàng hóa và nhập chuyển container, cũng như lập báo cáo công việc gửi đến các bộ phận liên quan và cấp trên.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý tài sản và tiền vốn, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh tuân thủ pháp luật Đồng thời, phòng cũng tham mưu kịp thời về việc bảo toàn và phát triển vốn cho công ty.
Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh gồm:
- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng vận tải hàng hóa trong và ngoài nước
- Làm dịch vụ vận tải, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, dịch vụ đại lý container, dịch vụ môi giới hàng hải
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp cho khách hàng về vận chuyển hàng hóa, bao gồm việc phụ trách trực tiếp công tác cho thuê phương tiện và thiết bị chuyên dụng để bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm điều phối và quản lý các thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo hoàn thiện giấy tờ cần thiết và thực hiện đúng quy định pháp luật.
Phòng xuất nhập khẩu thực hiện việc tính toán giá thành và chi phí liên quan đến quy trình xuất nhập khẩu, nhằm đảm bảo mức giá hợp lý và cạnh tranh trên thị trường.
Phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm việc xử lý thủ tục và khai báo hải quan cho quá trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa, nhằm đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả trong các hoạt động này.
Phòng xuất nhập khẩu có trách nhiệm giám sát và theo dõi tình hình xuất nhập khẩu của công ty, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp khi cần thiết để đảm bảo hoạt động diễn ra hiệu quả.
Để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, phòng xuất nhập khẩu cần điều chỉnh và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan nhằm giải quyết kịp thời các sự cố phát sinh.
2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Theo điều lệ quy định của công ty, các chức năng và nhiệm vụ của công ty bao gồm:
Thư viện ĐH Thăng Long
Chúng tôi phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện việc chuyên chở và nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm và hàng tư nhân, cùng với các chứng từ liên quan.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ uỷ thác liên quan đến nhận, kho vận, thuê và cho thuê kho bãi, cũng như lưu cước cho các phương tiện vận tải như tàu biển, ô tô, máy bay, xà lan và container Dịch vụ của chúng tôi bao gồm các hợp đồng trọn gói “door to door”, thu gom và chia lẻ hàng hoá, thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu và hải quan, mua bảo hiểm hàng hoá, và giao hàng đến người chuyên chở để tiếp tục vận chuyển đến địa điểm quy định.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về vận tải, lưu trữ hàng hóa và các vấn đề liên quan khác, đáp ứng nhu cầu của cả tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
- Nhận uỷ thác nhập khẩu hoặc kinh doanh nhập khẩu trực tiếp hàng hóa trên cơ sở giấy phép nhập khẩu của công ty
Thực trạng nhận hàng nhập khẩu tại công ty Cổ phần Logistics Kim Thành
2.2.1 Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Logistics Kim Thành
Quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty Cổ phần Logistics Kim Thành được thực hiện theo trình tự cơ bản, nhưng đã được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác và hiệu quả trong giao nhận, phù hợp với điều kiện hoạt động của doanh nghiệp.
Thư viện ĐH Thăng Long
Hình 2.4: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu của công ty CP Logistics Kim
(Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu)
Bước 1: Trước khi nhận hàng:
Công ty tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng và cử nhân viên đến làm việc trực tiếp để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả.
Bước 2: Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan:
Nhân viên nhận sẽ phụ trách toàn bộ quy trình, nhưng thực tế cho thấy bộ phận nhận cũng có vai trò quan trọng Đầu tiên, bộ phận này cần tiếp nhận các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu từ khách hàng.
Bộ phận nhận chứng từ có thể tiếp nhận tại văn phòng khách hàng hoặc qua fax Để hoàn tất thủ tục khai báo hải quan, khách hàng cần chuẩn bị các chứng từ hợp lệ và hợp pháp cho lô hàng theo quy định và điều kiện liên quan.
Bước 3: Khai báo hải quan:
Khi nhận được NOR - Notice of Readiness (được hiểu là thông báo sẵn sàng
Nhận chứng từ liên quan đến NK
Chuẩn bị bộ chứng từ
Giao hàng cho khách hàng
Thanh lý và quyết toán hợp đồng
Khi công ty chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh cho 25 loại hàng hóa, họ sẽ nộp hồ sơ tại cơ quan hải quan để mở tờ khai Nhân viên tiếp nhận sẽ thực hiện việc áp mã tính thuế trước khi tiến hành đăng ký tờ khai.
Nếu doanh nghiệp không nợ thuế và có hồ sơ đầy đủ, nhân viên hải quan sẽ xác nhận và chuyển hồ sơ đến đội trưởng hải quan để lập tờ khai Sau đó, bộ phận thu thuế sẽ phát hành thông báo thuế.
Trong quá trình kiểm hóa, nhân viên cần mở hàng và giải trình để hải quan xác minh tính hợp lệ của hàng hóa so với tờ khai và bộ chứng từ Họ cũng phải cung cấp thông tin chi tiết về tên gọi, xuất xứ, công dụng và chất liệu của hàng hóa để tránh hiểu lầm, nhằm tạo thuận lợi cho việc giải phóng hàng Sau khi hoàn tất kiểm hóa, cán bộ hải quan sẽ xác nhận rằng “thủ tục hải quan đã hoàn thành”, cho phép Công ty Cổ phần Logistics Kim Thành tiến hành vận chuyển hàng hóa ra khỏi cảng đến địa điểm giao hàng cho người nhận.
(Tuy nhiên để thuận tiện cho việc khai báo hải quan, nhân viên nhận thường tiến hành khâu kiểm hóa trước.)
Bước 5: Nhận hàng nhập khẩu
Khi kiểm tra lệnh giao hàng (D/O), cần chú ý đến thời hạn hiệu lực Nếu lệnh đã hết hạn, hãy mang lệnh đến hãng vận tải để xin gia hạn Nhân viên sẽ thực hiện thủ tục mượn container rỗng, lưu ý rằng mỗi hãng vận tải có quy định khác nhau về địa điểm hạ container rỗng.
Để đổi lấy "Phiếu vận chuyển container", bạn cần mang D/O đến phòng điều độ, nơi sẽ cấp cho bạn 4 liên phiếu có màu khác nhau nhưng giá trị như nhau Hãy thông báo cho nhân viên phòng điều độ về số xe sẽ vận chuyển từng container, để họ ghi rõ trên "giấy nhận chuyển container" (mỗi container có một giấy vận chuyển riêng) Nhân viên phòng điều độ sẽ giữ một bản màu trắng, trong khi nhân viên nhận sẽ ghi số container tương ứng với số xe tài xế, giúp tài xế tự động gắp container lên xe và chờ sẵn ở bãi.
Nhân viên sẽ trình tờ khai hải quan cùng với 03 “giấy nhận chuyển container” tại bộ phận hải quan ở cổng Sau khi kiểm tra, hải quan sẽ gửi lại tờ khai cho nhân viên và lưu một bản màu xanh, có chữ ký xác nhận.
Thư viện ĐH Thăng Long
Hai liên còn lại gồm một liên màu hồng dùng để bảo vệ cổng cảng khi ra khỏi cảng, và một liên dành cho tài xế để di chuyển trên đường.
+ Vậy là thủ tục nhận hàng xem như là hoàn tất
Bước 6: Giao hàng cho khách hàng:
Khi hợp đồng quy định người nhận hàng tự tổ chức vận chuyển từ cảng về kho, nghĩa vụ của công ty sẽ chấm dứt ngay khi giao hàng cho người vận chuyển của chủ hàng tại cảng Nhân viên công ty sẽ lập biên bản bàn giao hàng hóa với người chuyên chở của chủ hàng và hai bên ký nhận Thông thường, công ty sẽ đảm nhận việc tổ chức vận chuyển hàng tận kho của chủ hàng theo thỏa thuận giữa hai bên.
Bước 7: Thanh toán và thanh lý hợp đồng
Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên cần báo cáo kết quả thực hiện thương vụ và quyết toán toàn bộ chi phí tạm ứng với bộ phận kế toán Bảng quyết toán này sẽ là cơ sở để công ty thực hiện thanh toán lại với chủ hàng.
Công ty sẽ gửi bảng quyết toán (Debit Note – Giấy báo nợ) kèm theo hóa đơn và biên lai cho chủ hàng Nếu trong vòng 15 ngày kể từ ngày gửi, chủ hàng không có khiếu nại nào, điều này được coi là sự chấp thuận bảng quyết toán theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Công ty Cổ phần Logistics Kim Thành cam kết lập văn bản ghi nhận tổn thất và biên bản giám định khi xảy ra sự cố Chúng tôi sẽ đại diện cho khách hàng để liên hệ với các đơn vị chuyên chở và công ty bảo hiểm nhằm xử lý các khiếu nại liên quan đến hàng hóa.
2.2.2 Quy trình thực hiện nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Logistics Kim Thành đối với 1 lô hàng
Bước 1: Trước khi nhận hàng:
Xu hướng phát triển của thị trường giao nhận
Trong thời đại toàn cầu hóa hiện nay, mọi quốc gia và ngành nghề đều cần tham gia tích cực vào xu thế này để tồn tại và phát triển Sự gia tăng giao thương giữa các quốc gia đã tạo ra nhu cầu lớn về dịch vụ vận tải, kho bãi và các dịch vụ phụ trợ, từ đó thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của ngành Logistics toàn cầu.
Sự phát triển nhanh chóng của thương mại điện tử, cùng với tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 và những tiến bộ trong trí tuệ nhân tạo, đã tạo ra sự kết nối mạnh mẽ qua Internet vạn vật (IoT) Sự xuất hiện của Logistics bên thứ tư (4PL) và bên thứ năm (5PL) cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy thị trường Logistics toàn cầu 4PL tập trung vào việc tích hợp và quản lý toàn bộ quy trình Logistics, từ nhận hàng đến giao hàng cuối cùng, trong khi 5PL được phát triển để phục vụ thương mại điện tử và quản lý chuỗi phân phối trên nền tảng này.
Các lĩnh vực toàn cầu sử dụng dịch vụ Logistics bao gồm bán lẻ, vận tải, sản xuất, truyền thông, giải trí, viễn thông và tài chính Xu hướng hiện nay cho thấy Logistics đang trở thành cầu nối giữa các ngành công nghiệp, điều này đòi hỏi ngành Logistics phải thay đổi để phù hợp với nhu cầu của các lĩnh vực mà nó phục vụ Đây vừa là động lực thúc đẩy sự phát triển, vừa là thách thức lớn cho ngành Logistics.
Lĩnh vực Logistics toàn cầu đang chuyển dịch trọng tâm sang các thị trường đang phát triển tại châu Á, nhờ vào sự di chuyển của các tập đoàn sản xuất và sự bùng nổ của thị trường bán lẻ trong khu vực Đầu tư vào công nghệ và nguồn nhân lực sẽ là yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của ngành Logistics trong tương lai.
Xu hướng tại Việt Nam
Theo Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), ngành Logistics tại Việt Nam đã phát triển với tốc độ 14% - 16% trong những năm gần đây, đạt quy mô khoảng 40 - 42 tỷ USD mỗi năm.
Thư viện ĐH Thăng Long
Theo khảo sát của VLA, hiện có hơn 3000 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics tại Việt Nam, với 20% là công ty nhà nước, 70% là công ty TNHH và 10% là doanh nghiệp tư nhân Xu hướng "Nhà nhà làm Logistics, người người làm Logistics" đang gia tăng, cho thấy tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong tương lai cho hoạt động Logistics nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp trong nước, cả về số lượng lẫn chất lượng.
- Về số lượng: Các dịch vụ Logistics sẽ ngày càng đa dạng hơn, phong phú hơn
Số lượng doanh nghiệp trong ngành nhận tại Việt Nam đang gia tăng, đặc biệt với sự tham gia của các công ty nước ngoài có kinh nghiệm và công nghệ hiện đại Điều này tạo cơ hội cho các doanh nghiệp trong nước học hỏi, áp dụng công nghệ tiên tiến và cải thiện phương pháp quản lý, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.
Dự báo trong những năm tới, chất lượng dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu tại Việt Nam sẽ được cải thiện đáng kể, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải biển Điều này là cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng Để xây dựng uy tín và thương hiệu trên thị trường, các doanh nghiệp nhận tại Việt Nam cần không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình.
Phương hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty Cổ phần logistics Kim Thành trong thời gian tới
ty Cổ phần logistics Kim Thành trong thời gian tới
Cần nâng cao hiệu quả quản lý và đổi mới phương thức chỉ đạo trong ban giám đốc cũng như các phòng ban, đồng thời vẫn tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình.
Giao khoán cho các đơn vị trực thuộc dựa trên chỉ tiêu kinh tế cho phép các đơn vị tự do hạch toán và kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, vào cuối kỳ hoặc theo định kỳ, các đơn vị cần báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh cho công ty.
Tiếp tục mở rộng thị trường và củng cố mối quan hệ kinh doanh hiện tại, đồng thời phát triển mạng lưới dịch vụ và áp dụng linh hoạt các hình thức kinh doanh.
Hoạt động dịch vụ của công ty cần ưu tiên hiệu quả, an toàn và sự thuận lợi cho khách hàng Đặc biệt, chất lượng dịch vụ cao phải luôn được đặt lên hàng đầu.
Các biện pháp để nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu
3.3.1 Giải pháp về tổ chức quản lý
Công tác quản lý hiệu quả yêu cầu một hệ thống trang thiết bị hiện đại và đồng bộ với các doanh nghiệp khác, nhằm thu hút khách hàng và nâng cao khả năng tiếp cận Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức phát triển, thông tin về thị trường, đối thủ và chính sách nhà nước trở thành yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty.
Công ty cần xác định rõ chức năng và phạm vi hoạt động của từng đơn vị, đồng thời thiết lập sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để tối ưu hóa sức mạnh tập thể Để đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời, công ty phải trang bị đầy đủ hệ thống liên lạc như điện thoại, bộ đàm, máy nhắn tin và fax, cũng như hiện đại hóa công tác quản lý bằng phần mềm nội bộ và kho dữ liệu chung Điều này sẽ giúp các đơn vị trong công ty và các chi nhánh dễ dàng trao đổi thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả giao tiếp và sự phối hợp giữa các phòng ban.
Giải pháp sẽ được áp dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của công ty, với thời gian thiết kế phần mềm dự kiến là 1 tháng.
Giám đốc điều hành sẽ đề ra các quy định để phân định rõ chức năng phạm vi hoạt động mỗi đơn vị
Tuyển 01 nhân viên IT chuyên phụ trách mảng thiết kế phần mềm và quản lý web để thiết kế phần mềm sử dụng nội bộ công ty (kho dữ liệu về đối thủ, chính sách nhà nước, thông tin thị trường, khách hàng, )
Thư viện ĐH Thăng Long
Tất cả nhân viên công ty cùng sử dụng phần mềm, tham gia đóng góp ý kiến khi phần mềm đã hoàn thành
Trả lương cho nhân viên IT tầm 10 ~15triệu vnđ/tháng
Các đơn vị phối hợp ăn ý, ít cạnh tranh từ đó đem lại nguồn lợi cho công ty
Khâu quản lý cũng giảm tải và gọn nhẹ hơn cho giám đốc điều hành
Dự kiến doanh thu có thể tăng thêm 5% doanh thu/ tháng
3.3.3 Giải pháp về nguồn nhân lực
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và xu hướng hội nhập quốc tế, ngành dịch vụ Logistics tại Việt Nam cần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao với kỹ năng, kiến thức chuyên môn và trình độ tiếng Anh chuyên ngành Theo dự báo của VLA, trong 15 năm tới, Việt Nam sẽ cần thêm 717.500 nhân sự Logistics ở các cấp độ Để tạo lợi thế cạnh tranh, các công ty cần đầu tư vào đội ngũ cán bộ có năng lực và nhạy bén hơn Không chỉ các chuyên gia mà cả nhân viên cũng cần hiểu rõ về kinh doanh dịch vụ và biết cách đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, cần thường xuyên bồi dưỡng và đào tạo chuyên môn cho cán bộ công nhân viên Điều này bao gồm việc tài trợ cho nhân viên có năng lực tham gia các khóa học nước ngoài nhằm nâng cao kỹ năng và trình độ Đồng thời, cần bố trí nhân viên tham gia các triển lãm quốc tế và thực hiện các nghiệp vụ như mua bảo hiểm hàng hóa, xử lý hàng hóa nhập khẩu, và giải quyết tranh chấp.
Nâng cao ý thức cạnh tranh cho cán bộ công nhân viên là yếu tố quan trọng nhằm tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc Đồng thời, việc áp dụng mức lương và thưởng hấp dẫn sẽ giúp thu hút nhân lực có chuyên môn giỏi và nhiều kinh nghiệm.
Khi bố trí nhân viên, cần xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến phẩm chất và trình độ chuyên môn của họ Việc phân công đúng người vào đúng việc không chỉ giúp tăng cường sự yêu thích lao động mà còn khơi dậy đam mê trong công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
Chú trọng phát triển nguồn nhân lực trẻ mang lại lợi thế về tri thức mới, khả năng nhạy bén với ngoại ngữ và công nghệ thông tin Công ty có thể tuyển chọn và đầu tư cho sinh viên chuyên ngành ngoại thương, thương mại, vận tải biển, quản trị kinh doanh thông qua việc tổ chức ngày hội việc làm, buổi tham quan thực tế hoặc tuyển thực tập sinh Điều này không chỉ đào tạo nhân viên tiềm năng mà còn khơi gợi niềm đam mê với ngành Logistics cho sinh viên.
Thời gian áp dụng giải pháp: Theo từng thời điểm trong năm (cụ thể ở bảng dưới)
Người thực hiện: Nhân viên trong công ty
STT Danh mục Dự kiến chi phí Số tiền Thời gian áp dụng
1 CP cho các khóa học chuyên môn nghiệp vụ
25~50 triệu vnđ/đợt Đợt tháng 4 và đợt tháng 10
2 CP các suất học bổng cho sinh viên
3 SV/ năm (3 triệu vnđ/1 SV)
Tháng 7 (kết thúc năm học)
3 CP tổ chức các buổi tuyển chọn, phỏng vấn
TTS và trả lương TTS mỗi dịp SV đi thực tập
5 TTS (tầm 4 triệu vnđ/1 TTS)
Tháng 1 (Thời gian nhà trường cho sinh viên đi thực tập tại DN)
Bảng 3.1 Chi phí dự kiến Kết quả dự kiến
Công ty có được nguồn nhân lực chất lượng cao
Nhân lực tiềm năng lớn trong tương lai
Nâng cao thương hiệu của công ty
Mặc dù công ty phải đầu tư chi phí ban đầu, nhưng hàng năm, họ sẽ có được nguồn nhân lực dồi dào và chất lượng cao mà không phải tốn thêm chi phí.
Thư viện ĐH Thăng Long
56 đào tạo lại với các TTS được tuyển dụng chính thức (Thường là 3% lợi nhuận công ty cho việc tuyển chọn, đào tạo nhân sự)
3.3.4 Giải pháp về cơ sở vật chất kỹ thuật
Theo khảo sát của VLA năm 2021, ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông (ICT) trong hoạt động Logistics của doanh nghiệp trong nước còn hạn chế, chủ yếu chỉ tập trung vào khai báo hải quan và GPS Hiện tại, chưa có công ty nào áp dụng hệ thống tự động hóa cho kho hàng và trung tâm phân phối Mặc dù Công ty Cổ phần Logistics Kim Thành là một doanh nghiệp mới với các phương tiện vận chuyển hiện đại, nhưng sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ yêu cầu công ty cần nâng cấp trang thiết bị để cải thiện dịch vụ và tăng cường khả năng cạnh tranh trong tương lai.
Công ty cần đầu tư vào việc sửa chữa hoặc mua sắm trang thiết bị hiện đại để tối ưu hóa quy trình nhận và bảo quản hàng hóa Để mở rộng thị trường, việc xây dựng một trang web riêng là cần thiết, không chỉ để quảng bá thương hiệu mà còn để kết nối với khách hàng Sau khi có trang web, công ty nên sử dụng Google Adwords để tăng khả năng xuất hiện trên trang tìm kiếm với các từ khóa như “quy trình nhận”, “Logistics”, “hàng hóa quốc tế”, từ đó nâng cao cơ hội truy cập vào website Điều này không chỉ giúp tăng lượng khách hàng mà còn tạo ấn tượng tích cực về thương hiệu uy tín Hơn nữa, website cần được thiết kế nổi bật với thế mạnh vận chuyển hàng hóa, đảm bảo dễ dàng tra cứu cho người dùng.
Công ty có thể áp dụng Email Marketing để gửi thư quảng cáo dịch vụ đến các đối tác Mặc dù không thể hoàn toàn kiểm soát và đánh giá hiệu quả của quá trình gửi và nhận email, giải pháp này vẫn có thể mang lại hiệu ứng tích cực nếu được nhắm đúng đối tượng và thời điểm Hơn nữa, Email Marketing còn giúp tạo ấn tượng và ghi nhớ tốt trong tâm trí khách hàng.
Để tăng cường lượng khách hàng, công ty cần khai thác hiệu quả nguồn dữ liệu khách hàng mua được, áp dụng giải pháp TeleMarketing Việc này sẽ giúp nhiều khách hàng biết đến và sử dụng dịch vụ của công ty hơn.
Công ty nên áp dụng hệ thống quản lý phương tiện vận tải và kho hàng, chẳng hạn như hệ thống quản lý phương tiện vận tải ESys hoặc hệ thống giám sát hành trình, để tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả.
