BÀI GIẢNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ.CHƯƠNG 1..NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.1.1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm Văn thư là gốc Hán dùng để chỉ các loại Văn bản, giấy tờ. Theo quan niệm của các triều đại phong kiến tr

Như vậy, có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các

Trang 1

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

Văn thư là gốc Hán dùng để chỉ các loại Văn bản, giấy tờ Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư có nghĩa là làm những công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau Làm những công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản tức là làm công tác văn thư Như vậy, có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi là các cơ quan, tổ chức)

Từ khái niệm trên có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt hầu hết các cơ quan, đơn vị Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy Nhà nước

1.1.2 Nội dung

Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:

1.1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

- Thảo văn bản

- Duyệt văn bản

- Đánh máy,in ấn, sao chụp văn bản

- Ký văn bản

1.1.2.2 Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.1.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

- Sử dụng con dấu

CPD

College

Trang 2

TRƯỜNG CAO ĐẲNG PHƯƠNG ĐÔNG www.phuongdongqn.vn / phuongdongqn.edu.vn

1.1.3 Yêu cầu về công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở

các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1.1.3.1 Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc

xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng

văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải

quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giảm ý nghĩa của sự việc

được đề cập trong văn bản, đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời

gian của cơ quan

1.1.3.2 Chính xác

+ Chính xác về nội dung của văn bản

Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là

phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của cơ quan

Nhà nước cấp trên

Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù

hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật

Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

+ Chính xác về thể thức văn bản

Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy

định

Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn do Nhà nước ban hành

+ Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ

Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả

các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao

văn bản

Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với

các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

1.1.3.3 Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề

thuộc bí mật của cơ quan, của nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản

và tổ chức quản lý giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn

thư để lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã

được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Ủy văn Thường

vụ Quốc hội

1.1.3.4 Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền

với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy,

Ngày thán

g

Họ tên người sử dụng

Số/ký hiệu ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Hồ

sơ số

Ký nhậ

n

Ngày trả Người cho phép sử dụng

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

2 Hướng dẫn đăng ký

- Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu

- Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử dụng bản lưu

- Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản

- Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

- Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư

- Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu

- Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu

- Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu

- Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép)

CPD

College

Trang 3

- Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày

dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12

- Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

- Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

- Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi

- Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của

bưu điện (nếu có)

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác

PHỤ LỤC Phụ lục X

SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU

(Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

1 Mẫu sổ

Sổ sử dụng bản lưu phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a.Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ

chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “sổ sử dụng bản lưu”

b Phần đăng ký sử dụng bản lưu

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x

297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu dưới đây

yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng

có năng xuất, chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành nhu cầu cấp bách nhưng phải tiến hành từng bước Phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan ần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc

áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư

1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

1.2.1 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được

và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một mặt hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước

1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước

để làm việc trái pháp luật

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của

cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho lưu

CPD

College

Trang 4

trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của cơ quan, các

cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Hồ sơ

lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càn đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu

lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện

thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ

không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ

không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động

nghiệp vụ, làmcho tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh

1.3 Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan

1.3.1 Những yêu cầu về phẩm chất chính trị

Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành với chế độ xã hội chủ

nghĩa, với cơ quan và với bản thân mình

Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối,chính

sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong

bất cứ tình huống nào

Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm

chỉnh pháp luật của nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của

mình

Người cán bộ văn thư phải rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính

trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản là nhiệm

vụ thường xuyên

1.3.2 Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ

+ Về lý luận nghiệp vụ: người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận

nghiệp vụ văn thư, trong đó biểu hiện nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và

điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết

về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác

để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Điều quan trọng đặt ra là

không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý

thức luôn luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá

trình công tác, từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện

lý luận nghiệp vụ

+ Về kỹ năng thực hành: người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững

lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành

sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư Không thể nói

người cán bộ văn thư giỏi mà không thực hành các nghiệp vụ công tác văn

thư một cách thành thạo, có chất lượng và năng suất cao Quá trình thực

hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp người cán

PHỤ LỤC Phụ lục IX

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

1 Mẫu sổ

Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm

a Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa

và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”

b Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột như trên

Ngày chuyển

Số, ký hiệu văn bản

Nơi nhận văn bản

Số lượng

bì

Ký nhận và dấu bưu điện

Ghi chú

CPD

College

Trang 5

1 Mẫu sổ :

Sổ chuyển giao văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

A.Bìa và trang: Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và

trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển

giao văn bản đi"

b Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4

theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm),

bao gồm 05 cột theo mẫu trên

Ngày

chuyển

Số, ký hiệu văn

bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận Ghi chú

- Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới

10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12

- Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản

- Cột 3: Nơi nhận văn bản

- Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao

văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức

- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong

trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân

khác

- Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

- Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bìa

bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ

lý luận nghiệp vụ

1.3.3 Những yêu cầu khác

Tính bí mật Tính tỉ mỉ Tính thận trọng Tính ngăn nắp, gọn gàng Tính tin cậy

Tính nguyên tắc Tính tế nhị

1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là ứng dụng vào các hoạt động như soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, truyền tải, tiếp nhận thông tin trong và ngoài cơ quan

Một số biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Trước hết cần tác động về mặt nhận thức của các cán bộ, viên chức, giúp họ có ý thức học tập, nghiên cứu nắm vững ý thức cần thiết về công nghệ thông tin và áp dụng chúng vào công tác văn thư

Tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ, viên chức Xây dựng chương trình phần mềm tối về công tác văn thư áp dụng thống nhất trong các cơ quan nhà nước

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý của từng cơ quan nói riêng và của cả bộ máy cơ quan nhà nước nói chung

CPD

College

Trang 6

CHƯƠNG 2

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

2.1 Khái niệm và nguyên tắc chung

2.1.1 Khái niệm văn bản đi

Tất cả các loại văn bản,bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản

lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi

chung là văn bản đi

2.1.2 Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong

quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy, việc

tổ chức quản lý văn bản đi cần đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo

đúng quy trình mà nhà nước đã quy định

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có

quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của

cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư)

Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, chuyển giao trong

ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển

phát ngay sau khi văn bản được đăng ký

2.2 Quy mô tổ chức,quản lý và giải quyết văn bản đi

2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày ghi sổ và

ngày tháng của văn bản

a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn

thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu

phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem

xét, giải quyết

b Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

8 ) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1), ĐC: Số XX phố Tràng Tiền,quận Hoàng kiếm,Hà Nội (2) ĐT: (0773) XXXXXXX Fax: (0773) XXXXXXX (3) E-Mail: ……… Website:………(4)

Số:………(5)

Kính gửi: ………(6)

……… ………(7)

(8)

2 Hướng dẫn trình bày và viết bì

- (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản

- (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần)

- (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

- (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

- (5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì

- (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

- (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản

- (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./

PHỤ LỤC Phụ lục VIII

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

CPD

College

Trang 7

- Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn

bản đến

- Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn

hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư

- Côt 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến

phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

- Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật,

quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền

- Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân so với

thời hạn đã được quy định

- Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản đến

- Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác

PHỤ LỤC Phụ lục VII

BÌ VĂN BẢN

1 Mẫu bì văn bản:

A Hình dạng và kích thước

Bì văn bản phải được in sẵn, có hình chữ nhật Kích thước tối thiểu đối với

các loại bì thông dụng cụ thể như sau:

- Loại 307mm x 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4

được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;

được vào bì ở dạng gấp làm 2 phần bằng nhau;

được vào bì ở dạng gấp làm 3 phần bằng nhau;

được vào bì ở dạng gấp làm 4 phần bằng nhau

b Mẫu trình bày : được minh họa tại hình vẽ dưới đây

Tất cả văn bản đi của cơ quan,tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho các loại văn bản ban hành chính

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, vv ); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v và nhóm công văn)

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản

c Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

2.2.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn

a Đóng dấu cơ quan Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ

ký về phía bên trái

Việc đóng dấu trên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên

cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

b Đóng dấu mức độ mật, khẩn Việc đóng dấu mức độ mật, khẩn phải tuân theo quy định của nhà nước (theo thông tư số 01/2011/TT - BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản)

2.2.3 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy tính

a Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

CPD

College

Trang 8

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ

quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một

năm có thể lập các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

Sổ đăng ký văn bản mật đi

+Những cơ quan,tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản

một năm có thể lập các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá

biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường)

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại

thường)

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một

năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá

biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường)

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường)

Sổ đăng ký công văn (loại thường)

- Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

Bìa sổ:

(1)

(2)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: (3)

Từ ngày / / đến ngày / /

(4)

Từ số: đến số: (5)

- Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân

- Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

- Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

- Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

- Cột 5: Ghi những điểm cần thiết

8 Sổ chuyển giao văn bản mật đến

Ngày chuyển

Số đến Mức độ Mật Đơn vị hoặc

người nhận

Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6)

Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến mục 7 và ghi thêm cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”) của văn bản đến

PHỤ LỤC Phụ lục VI

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

1 Mẫu sổ

Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”

b Phần theo dõi giải quyết văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 07 cột theo mẫu dưới đây

Số đến

Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản

Đơn vị hoặc người nhận

Thời hạn giải quyết

Tiến độ giải quyết

Số, ký hiệu văn bản trả lời

Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

CPD

College

Trang 9

………(1) ………

………

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)

Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)

2 Hướng dẫn ghi - (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến - (2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết - (3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày, tháng, năm cho ý kiến - (4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến PHỤ LỤC Phụ lục V SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Cong văn số 425.VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) 1 Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm A.Bìa và trang Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số đến số ”

b Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm), hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 059 cột theo mẫu dưới đây Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5)

(1): Tên cơ quan chủ quản (2): Tên cơ quan ban hành (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản (4): Ngày tháng bắt đầu và kết thúc (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và kết thúc trong sổ (6): Số thứ tự của quyễn sổ

Phần đăng ký bên trong

Số

ký hiệu văn bản

Ngày Tháng Văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký

Nơi nhận Văn bản

Đơn vị, Người Nhận bản lưu

Số Lượng Bản

Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Cột 1: Số, ký hiệu văn bản Ghi số và ký hiệu của văn bản Cột 2: Ngày tháng văn bản Ghi ngày, tháng của văn bản, đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở phía trước, ví dụ: 05/02,31/12

Cột 3: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản, nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại

Cột 4: Người ký Ghi tên của người ký văn bản Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu Cột 7: Số lượng bản Ghi số lượng bản ban hành Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

Đối với văn bản mật đi, nếu đăng ký chung với các văn bản khác cần ghi rõ

ở cột ghi chú mức độ mật Nếu đăng ký riêng cần thêm cột “Mức độ mật” vào sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản”

b Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng trong chương trình sử lý văn bản

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN – TTNC ngày 19 tháng

CPD

College

Trang 10

11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ

Nhà nước)

Việc đăng ký (cập nhập) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực

hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của

cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

2.2.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và

kích thước bì cho phù hợp Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước

của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy hoặc được gấp laij)

để có thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn tại Phục lục VIII

– Bì văn bản)

Bì văn bảng cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không

nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn

bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số

12/2002/TT – BCA (A11)

- Trình bày bì và viết bì

Mẫu trình bày văn bản và cách viết bì được thực hiện theo hướng dẫn tại

Phụ lục VIII – Bì văn bản

- Vào bì và dán bì

- Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để

vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

- Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ

dán dính vào văn bản, hồ phải dính đều, mép bì phải được dán kín và không

bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng

trên văn bản trong bì

Việc đóng dấu :Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu

độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3

của Thông tư số 12/2002/TT – BCA (A11)

b Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ

chức

Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá

nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực

hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá

- Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”, số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được

- Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ,

số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư

- Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số

- Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư

đó

- Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

- Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư

- Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v…)

PHỤ LỤC Phụ lục IV PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

1 Mẫu phiếu

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

CPD

College

Tiêu đề	Những Vấn Đề Chung Về Công Tác Văn Thư
Trường học	Trường Cao Đẳng Phương Đông
Thể loại	Bài giảng

Định dạng
Số trang	13
Dung lượng	0,96 MB