Khóa luận tốt nghiệp tổ chức và điều hành họp tại công ty cổ phần công nghệ savis thành phố hà nội

Chính vì vậy, nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức các cuộc họp, với những kiến thức chuyên môn khi được học tập, rèn luyện tại Khoa Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội v

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS,

: 1605QTVB060 : 2016 – 2020 : ĐH QTVP 16B

HÀ NỘI - 2020

Hanoi University of Home Affairs

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức và điều

hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” là công

trình nghiên cứu của cá nhân em Các thông tin và số liệu được đưa ra trong bài được em thu thập và xử lý tại Công ty CP Công nghệ Savis, không sao chép tại bất cứ nguồn nào

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này

Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2020

Người cam đoan

Nguyễn Thu Trang

Hanoi University of Home Affairs

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian thực tế và hoàn thành khoá luận tốt nghiệp với đề tài

“Tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố

Hà Nội”, ngoài sự nỗ lực của bản thân em còn nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo

nhiệt tình của các tập thể và cá nhân khác

Trước hết, em xin gửi tới toàn thể các thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng, cùng thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời cảm ơn chân thành nhất Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới NCS – ThS Hoàng Văn Thanh, người đã tận tâm hưóng dẫn em trong suốt quá trình hoàn thiện đề tài

Ngoài ra, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty CP Công nghệ Savis, đặc biệt là Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự chị Nguyễn Thị Huyền đã trực tiếp hướng dẫn em Qua đây, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi có được những kiến thức thực tế cần thiết

Cuối cùng em kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công ty luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2020

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thu Trang

Hanoi University of Home Affairs

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2.Lịch sử nghiên cứu 2

3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

4.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4

5.Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 5

6.Giả thuyết khoa học 6

7.Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 6

8.Cấu trúc của đề tài 6

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP 8

1.1 Các khái niệm 8

1.1.1 Khái niệm họp 8

1.1.2 Khái niệm tổ chức 9

1.1.3 Khái niệm điều hành 10

1.1.4 Khái niệm tổ chức và điều hành họp 10

1.2 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức và điều hành họp 11

1.3 Phân loại các cuộc họp 12

1.4 Tổ chức cuộc họp 13

1.4.1 Nguyên tắc tổ chức họp 14

1.4.2 Trước cuộc họp 14

1.4.3 Trong cuộc họp 17

1.4.4 Kết thúc họp 18

1.5 Điều hành cuộc họp 19

1.5.1 Các nguyên tắc điều hành họp 19

1.5.2 Kỹ năng cần thiết trong quá trình điều hành cuộc họp 19

Hanoi University of Home Affairs

1.5.3 Các công việc được thực hiện trong điều hành cuộc họp 21

1.6 Trách nhiệm của các thành viên tham gia họp 23

1.6.1 Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp 23

1.6.2 Trách nhiệm của người tham ra hội họp 23

1.6.3 Trách nhiệm của người ghi biên bản 24

* Tiểu kết 24

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 26

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CP Công nghệ Savis 26

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP Công nghệ Savis 26

2.1.2 Cơ cấu tổ chức và các lĩnh vực lĩnh doanh của Công ty CP Công nghệ Savis 28

2.1.3 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Công nghệ Savis 31

2.1.4 Vai trò của Phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 36

2.2 Công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 38 2.2.1 Các loại hình họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 38

2.2.2 Công tác tổ chức các cuộc họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 43 2.2.3 Công tác điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 51

2.2.4 Tổ chức công tác kết thúc cuộc họp tại Công ty CP Công nghệ Savis 55

2.2.5 Nhận xét 56

*Tiểu kết 59

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 60

3.1 Xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty 60

Hanoi University of Home Affairs

3.2 Nâng cao trình độ của đội ngũ lãnh đạo cơ quan 61

3.3 Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đặc biệt là đội ngũ cán bộ văn phòng 62

3.4 Nâng cao ý thức, trách nhiệm của người tham dự cuộc họp 62

3.5 Làm tốt công tác chuẩn bị, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị để tổ chức các cuộc họp 63

3.6 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức các cuộc họp 64

3.7 Chú trọng đến công tác truyền thông của Công ty 65

3.8 Xây dựng văn hoá họp 67

3.9 Một số biện pháp khác 68

* Tiểu kết 69

KẾT LUẬN 70

TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

PHỤ LỤC

Hanoi University of Home Affairs

BẢNG KÊ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt Tên viết đầy đủ

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Văn phòng là một bộ máy quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn phòng không chỉ thực hiện chức năng hậu cần, đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan mà văn phòng còn thực hiện cả chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan trong quá trình chỉ đạo, điều hành hoạt động của tổ chức

Quản trị Văn phòng là một công việc quan trọng, nó ảnh hưởng đến mọi mặt của hoạt động trong quá trình vận hành của cơ quan Nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển, ngược lại nếu hoạt động kém hiệu quả sẽ kìm hãm sự phát triển đó Một trong những nhiệm

vụ hàng đầu của công tác văn phòng chính là tổ chức và điều hành các cuộc họp

Trong quá trình hoạt động, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp Các cuộc họp giúp cho nhà Lãnh đạo triển khai giải quyết công việc, nhất là những công việc cần

có sự tham mưu, góp ý của đội ngũ cán bộ, nhân viên Thông qua các cuộc họp, Ban lãnh đạo cùng với đội ngũ nhân sự sẽ có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận và phối hợp giải quyết công việc Đồng thời, không ít những vấn đề vướng mắc, chưa rõ ràng, thậm chí là “trái chiều” đã được giải quyết triệt để trong các cuộc họp

Tuy nhiên, không phải việc tổ chức các cuộc họp nào cũng đem lại hiệu quả, trái lại có một số cuộc họp chưa xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung

đã gây ra tình trạng lãng phí, tốn thời gian mà không mang lại hiệu quả Chính vì vậy, các nhà quản lý cần đưa ra các giải pháp, phương pháp để việc

tổ chức các cuộc họp mang lại kết quả cao

Trong quá trình thực em nhận thấy, công tác tổ chức và điều hành các

Hanoi University of Home Affairs

cuộc họp là một hoạt động không thể thiếu, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức các cuộc họp, Công ty

CP Công nghệ Savis bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫn tồn tại những hạn chế cần phải khắc phục Chính vì vậy, nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức các cuộc họp, với những kiến thức chuyên môn khi được học tập, rèn luyện tại Khoa Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội cùng những trải nghiệm tìm hiểu về họp hành trong quá trình thực

tế tại công ty, em quyết định chọn “Công tác tổ chức và điều hành họp tại

Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khoá

luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay, đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và điều hành họp không phải là một đề tài mới, trước đó, đã có nhiều tác giả nghiên cứu về đề tài này Các đề tài này đã đề cập đến công tác tổ chức và điều hành các cuộc họp ở các phạm vi và mức độ khác nhau Đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng, cung cấp cho em những kiến thức lý luận khi triển khai đề tài này

Khoá luận tốt nghiệp của em sử dụng nguồn tài liệu chính từ các loại sách, giáo trình như:

- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị Hành chính văn phòng, NXB

Thống kê, Hà Nội, cuốn sách này trang bị cho bạn đọc những kiến thức cần thiết trong quá trình quản trị hoạt động hành chính trong văn phòng, nhấn mạnh đến hành chính trong các doanh nghiệp (hành chính kinh doanh) và những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng

Tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000), Nghiệp vụ hành chính văn phòng,

Nxb Trẻ đã đề cập đến kỹ năng và nghiệp vụ trong công tác hành chính văn phòng

Trong cuốn luận và phương pháp công tác văn phòng, NXB Đại học

Quốc gia Hà Nội đã đề cập về cơ sở khái niệm, lý luận và thực tiễn của công

Hanoi University of Home Affairs

tác văn phòng trong các cơ quan, tổ chức

Nguồn tài liệu thứ 2 mà em sử dụng đó là nguồn thông tin từ các bài Khóa luận, Tiểu luận:

- Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn

phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng và Giao thông” của sinh

viên Nguyễn Văn Long, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017 Tại khoá luận này, tác giả đã chỉ ra được cơ sở lý luận về việc tổ chức các cuộc hội họp, từ đó đối chiếu với thực trạng tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Đồng thời rút ra được những nhận xét chủ quan của mình về thực trạng đó, rồi đưa ra những giải pháp làm nguồn tư liệu tham khảo cho Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông nói chung và các công ty khác nói riêng

- Khoá luận tốt nghiệp:“ Công tác tổ chức hội họp của văn phòng công

ty Điện lực Hai Bà Trưng” của sinh viên Vũ Thị Giang, Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội, năm 2017 Tác giả Vũ Thị Giang đã khái quát từ khái niệm hội họp, vai trò, quy trình hội họp đến thực trạng tổ chức hội họp của Văn phòng công ty Điện lực Hai Bà Trưng Tác giả nêu ra tại Văn phòng công ty đó có những loại hội họp nào và được tổ chức ra sao

- Báo cáo thực tập: “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức, điều hành

các cuộc hội họp của Huyện uỷ Hữu ũng, tỉnh ạng Sơn” của sinh viên

Nguyễn Thị Bích Hảo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2019 Trong báo cáo thực tập, tác giả nêu lên được những trải nghiệm và tìm hiểu thực tế về công tác tổ chức, điều hành các cuộc hội họp của Huyện uỷ Hữu Lũng

Nguồn tài liệu thứ ba mà em tham khảo để phục vụ cho khoá luận là Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước Quyết định nêu rõ những quy định

cụ thể về họp: về những quy định chung; quy trình tổ chức cuộc họp; cuộc

Hanoi University of Home Affairs

họp của Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cuộc họp của Chủ tịch UBND các cấp và Cơ quan chuyên môn cấp Tỉnh, Huyện; trách nhiệm thi hành; điều khoản thi hành

Những công trình nghiên cứu như đã liệt kê ở trên đều đề cập và đều lấy hội họp làm đối tượng nghiên cứu Dù có chung đối tượng nghiên cứu nhưng các đề tài trên đã khai thác nó ở nhiều góc độ, ở không gian và thời

gian khác nhau Theo tìm hiểu của em thì đề tài “Tổ chức và điều hành họp

tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” chưa có bài viết

nào nghiên cứu, nắm bắt được tình hình thực tế và điều kiện được trải nghiệm

ở Công ty CP Công nghệ Savis em quyết định chọn đề tài này làm khoá luận tốt nghiệp cho mình

3 Đối tƣợng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Khoá luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu hai vấn đề đó là: Tổ chức và điều hành họp

Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện 4 nhiệm vụ:

Thứ nhất, tập hợp, phân tích, tổng hợp các kiến thức lý luận chung về cồng tác tổ chức và điều hành họp qua các cuốn sách, giáo trình, bài báo, tạp

Hanoi University of Home Affairs

chí và các tài liệu liên quan khác

Thứ hai, tìm hiểu khái quát Công ty CP Công nghệ Savis, phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty để hiểu rõ lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty và phòng Hành chính – Nhân sự

Thứ ba, khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về công tác này

Thứ tư, từ thực trạng công tác này đã được tìm hiểu, đề xuất một số giải pháp mang tính thực tế, phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty

5 Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Em đã sử dụng các phương pháp sau để phục vụ cho quá trình hoàn thiện đề tài:

Phương pháp khảo sát thực địa: Em áp dụng phương pháp này trong quá trình thực tế tại Công ty CP Công nghệ Savis thông qua việc tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu, thực hiện công việc tìm hiểu, quan sát tại văn phòng làm việc Đây là phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần cho kết quả bài khoá luận mang tính xác thực

Phương pháp phỏng vấn: Được em áp dụng bằng cách phỏng vấn trực tiếp các anh chị trong văn phòng, đặc biệt là phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Công nghệ Savis Việc phỏng vấn này giúp em nắm bắt được cách tổ chức điều hành họp tại phòng Hành chính – Nhân sự, đồng thời biết được những suy nghĩ, cảm nhận của đội ngũ nhân sự khi tham dự các cuộc họp tại Công ty này

Phương pháp so sánh, đối chiếu: Từ những tìm hiểu về thực tiễn, lý luận và các văn bản quy định của Nhà nước về tổ chức và điều hành họp, em đối chiếu so sánh chúng với việc triển khai thực tế trong công tác tổ chức, điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis Trên cơ sở đó giúp em nhận

Hanoi University of Home Affairs

xét được mức độ thực hiện theo quy định của nhà nước về vấn đề họp của Công ty

Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với kết quả khảo sát thực địa và từ các nguồn thông tin khác, em tiến hành xử lý theo từng bước nhỏ, phân tích đưa ra ưu điểm, hạn chế và có căn

cứ để đề xuất các giải pháp thiết thực

6 Giả thuyết khoa học

Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì đó là nơi tổng hợp các kết quả đạt được, đưa ra những phương hướng, nhiệm vụ mới trong những giai đoạn phát triển mới của một tổ chức Đồng thời, nó cũng là nơi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức được duy trì Nếu tổ chức và điều hành họp không thống nhất với nhau sẽ gây ra tình trạng các công việc sẽ chồng chéo lên nhau mất thời gian, sức người, sức của, thậm chí còn làm mất hình ảnh, uy tín của tổ chức trong mắt các vị khách được mời đến tham dự Vì vậy, việc khảo sát tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis sẽ góp phần đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành các cuộc họp của Công ty nói riêng và là nguồn tham khảo cho các tổ chức nói chung

7 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài

Qua việc tìm hiểu về các công tác tổ chức các cuộc họp của Công ty

Em đã giới thiệu một cách hệ thống về vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức các cuộc họp

Nêu ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc xây dựng nâng cao hiệu quả các cuộc họp

Đề tài là nguồn tham khảo cho sinh viên Khoa Quản trị văn phòng và các ngành khác

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục Nội dung

Hanoi University of Home Affairs

của đề tài có cấu trúc làm 3 chương:

Chương 1 luận chung về tổ chức và điều hành họp

Chương này trình bày khái quát lý luận chung về công tác tổ chức và điều hành họp bao gồm các nội dung về: khái niệm, vai trò, ý nghĩa và phân loại cuộc họp; khai thác những bước tiến hành công tác tổ chức và điều hành họp và trách nhiệm của người chủ trì, người tham gia và người ghi biên bản cuộc họp Đây là căn cứ để em nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis

Chương 2 Thực trạng tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis

Mở đầu chương này, em đưa ra những giới thiệu khái quát về Công ty

CP Công nghệ Savis, đồng thời trình bày thực trạng công tác tổ chức và điều hành họp tại Công ty này Dựa trên những nghiên cứu thực tế đó, bản thân em đưa ra những đánh giá chủ quan của mình về ưu điểm, hạn chế của Công ty trong quá trình tổ chức và điều hành các cuộc họp Dựa vào đó làm tiền đề cho việc đề xuất các giải pháp tại chương 3

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và điều hành họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis

Trên cơ sở lý luận tại chương 1 và thực tiễn khảo sát thực trạng công tác tổ chức và điều hành tại Công ty CP Công nghệ Savis ở chương 2, em xin

đề xuất một số giải pháp góp phần làm cho công tác tổ chức và điều hành họp ngày càng hoàn thiện, thúc đẩy hiệu quả làm việc của Công ty

Hanoi University of Home Affairs

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG

VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP 1.1 Các khái niệm

1.1.1 Khái niệm họp

Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước nêu rõ: “Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật”

Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ

mà những người dự họp đều quan tâm

Họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Đồng thời, đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi, bàn bạc và thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm

Như vậy, có thể suy ra khái niệm họp được hiểu theo cách đơn giản đó

là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó vấn đề này có thể được thống nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần họp

Hanoi University of Home Affairs

1.1.2 Khái niệm tổ chức

“Tổ chức” là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau trong đó có khoa học tổ chức các cuộc họp Do được nhiều ngành nghiên cứu nên đã có không ít những định nghĩa “Tổ chức” có thể là danh từ hoặc động từ tuỳ theo cách đặt “tổ chức” vào các trường hợp khác nhau Đối với đề tài của khoá luận, “tổ chức” được bản thân em khai thác dưới góc độ của động từ

Xét dưới góc độ “tổ chức” là danh từ, Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”1

.Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định

Dưới góc độ động từ thì “tổ chức” lại mang một màu sắc khác:

Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với

sự sống”

Theo Chester I Barnard: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich: “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”

Điều quan trọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng

tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ

1

Mấy vấn đề về cán bộ và về tổ chức trong cách mạng xã hội chủ nghĩa, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1973, tr 28

Hanoi University of Home Affairs

chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó

Nói cách khác, tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định

và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm

ra ở cấp nào hay bộ phận nào

1.1.3 Khái niệm điều hành

Điều hành là một loại hoạt động được thực hiện trong các cáo quan, tổ chức mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung

Điều hành bao gồm những hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt động…nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các

cá nhân các phòng, ban, các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động của công sở đạt mục tiêu chung là hoàn thành nhiệm

vụ, quyền hạn của công sở đó

Tóm lại, điều hành là những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong một cơ quan, tổ chức để hướng đến thực hiện

nhiệm vụ chung hoặc giải quyết một hoạt động cụ thể

1.1.4 Khái niệm tổ chức và điều hành họp

Từ những định nghĩa về “Họp”, “Tổ chức” và “Điều hành” như đã nêu

ra ở trên ta có khái niệm về “tổ chức và điều hành họp” như sau:

Tổ chức và điều hành họp là việc xác định và phân chia các công việc liên quan họp, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay

bộ phận nào Các hoạt động đó được phối hợp giữa các các nhân, đơn vị, phòng ban dưới sự chỉ đạo của người có thẩm quyền để hướng đến nhiệm vụ

Hanoi University of Home Affairs

chung mà cấp trên đề ra

1.2 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức và điều hành họp

- Các cuộc họp là nơi phát kiến nhiều tưởng mới lạ

“Nhân vô thập toàn” là kinh nghiệm được ông cha ta đúc rút từ xa xưa

Dù có giỏi đến đâu thì chúng ta cũng không thể biết hết 10/10 những điều cần thiết khi làm việc trong một tổ chức nhất định, không thể thành công viên mãn nếu làm việc đơn lẻ một mình Khi được tham gia vào 1 cuộc họp, chúng

ta có cộng sự cùng làm việc chung, dù người đó không nổi trội thì việc bổ khuyết lẫn nhau những điểm còn yếu, còn thiếu sót sẽ là thế mạnh rất lớn cho thành công cho Công ty Mỗi người một ý tưởng gom góp lại, cuối cùng tổng hợp ra được ý tưởng mới, lạ, độc, tạo chỗ đứng vững chắc trên thương trường cạnh tranh khốc liệt

- Họp giúp mọi người cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Để có thể có những phát kiến hay, những ý tưởng mới lạ, cả nhóm sẽ cần phải có những buổi họp, thảo luận, đưa ra ý kiến, chất vấn, bảo vệ ý kiến,

và cuối cùng đi đến tổng hợp, chọn lọc, đưa ra quyết định

Qua những buổi thảo luận như thế khả năng giao tiếp cũng như các kỹ năng chất vấn, thảo luận, lắng nghe của từng người sẽ được cải thiện và nâng cao lên từng ngày

- Thông qua các cuộc họp mọi người có được những quyết định đúng đắn

Trong quá trình họp hành, mọi người cần làm là thảo luận đưa ra các ý tưởng, sau đó là thảo luận so sánh tính khả thi giữa các ý tưởng, rồi chọn lọc ý tưởng tốt có thể dùng làm đòn bẩy chiến lược cho dự án

Khi được tham gia một cuộc họp đủ mạnh thì việc đưa ra ý tưởng, xác định tính khả thi và quyết định cuối cùng cũng sẽ dễ dàng và chuẩn xác hơn Mọi người sẽ không phải quá lo lắng với một quyết định sai lầm, bởi ý cac công việc đã được đánh giá qua nhiều góc nhìn khác nhau để đi đến quyết

Hanoi University of Home Affairs

định có thực hiện công việc đó hay không

Do đó có thể nói các cuộc họp có thể giúp các chúng ta có được những

1.3 Phân loại các cuộc họp

Theo Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 của Thủ Tướng chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước có nêu rõ: Các cuộc họp được chia thành:

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe, trao đổi các ý kiến, đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền

Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ, công chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết những vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới

Hanoi University of Home Affairs

Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc

về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo

Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến

và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên

Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để trao đổi những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định công việc

Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị hoặc trong từng ngành, địa phương

Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm hoặc một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới hoặc một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương

Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một

số địa phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định

1.4 Tổ chức cuộc họp

Để có một cuộc họp thành công thì công tác tổ chức cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng Khi công tác tổ chức các cuộc họp được làm tốt, nó sẽ hạn chế được những rủi ro làm ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp Tổ chức các

cuộc họp thì phải đảm bảo các yếu tố sau

Hanoi University of Home Affairs

Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao

và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp, trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp

Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức

Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật

1.4.2 Trước cuộc họp

Đây là giai đoạn nhằm đảm bảo các điều kiện cần thiết để các cuộc họp được diễn ra thuận lợi Giai đoạn này bao gồm các công việc sau

- Xác định mục tiêu, tính chất và nội dung của cuộc họp

Mục tiêu họp cần xác định rõ ràng và cần được diễn đạt chính xác, ngắn gọn Xác định mục tiêu cuộc họp phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nhà quản lý cần xác định những nội dung sẽ được đem ra thảo luận trong cuộc họp Các nội

Hanoi University of Home Affairs

dung này cần được vạch ra thậm chí cần nghiên cứu, phổ biến trước hội họp

để các cá nhân tham dự nắm bắt và chuẩn bị thông tin kỹ lưỡng để cuộc họp diễn ra đạt kết quả cao

Tính chất và hình thức: Căn cứ vào mục đích cũng như các nội dung sẽ được đem ra thảo luận trong cuộc họp, bộ phận trực tiếp tổ chức sẽ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan hoặc lãnh đạo phòng ban, đơn vị xác định tính chất cũng như hình thức của cuộc họp Quá trình xác định hình thức của cuộc họp

là một công quan trọng, quyết định tính hợp lý, trang trọng, lịch sự, tiết kiệm của cuộc họp

Đối với những cuộc họp có quy mô lớn, quyết định những vấn đề quan trọng và mang tính chất định hướng cho hoạt động của cơ quan thì cuộc họp

đó sẽ được tổ chức dưới hình thức của Đại hội

Các cuộc họp được tổ chức, để bàn bạc, thảo luận, quyết định một hoặc một số vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực hiện các nội dung cơ bản, có ý nghĩa lớn đối với hoạt động của cơ quan hoặc để quán triệt tư tưởng, phổ biến nội dung và cách thức hành động chung để giải quyết một hoặc một số vấn đề quan trọng của tổ chức; để sơ kết, tổng kết các hoạt động trong năm thì cuộc họp đó sẽ được tổ chức dưới dạng Hội nghị

Ngoài ra, tùy theo các hoạt động, mục đích, các đơn vị có thể lựa chọn các loại hình hội họp sau: Họp giao ban, Họp triển khai công việc, Hội thảo, Họp chuyên môn,

- Xác định thời gian của cuộc họp

Xác định thời gian dự kiến cuộc họp: bao gồm xác định ngày cuộc họp được tổ chức, thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành, thời gian kết thúc, thời gian đón, tiễn đại biểu Thời gian họp phải được thông báo trước, đảm bảo có khoảng thời gian cần thiết cho các đại biểu và thành viên dự họp chuẩn bị kế hoạch cá nhân Việc xác định thời gian họp cần theo kế hoạch thống nhất đã được phê duyệt

Hanoi University of Home Affairs

- Xác định địa điểm của cuộc họp

Căn cứ vào mục đích, tính chất của cuộc họp và số lượng thành phần tham dự mà lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp Địa điểm có thể là phòng làm việc của các đơn vi, phòng họp của cơ quan hoặc bên ngoài cơ quan (đối với những cuộc hội họp lớn cần không gian rộng)

- Xác định thành phần tham dự cuộc họp

Thành phần tham gia cuộc họp được xác định trên cơ sở loại hình cuộc họp và mục đích cuộc họp Đối với các loại hình hội họp khác nhau, đối tượng tham dự có thể bao gồm: những người có thẩm quyền và trách nhiệm ra quyết định những vấn đề liên quan đến chủ đề cuộc họp, những người có năng lực để đóng góp ý kiến trong quá trình cuộc họp, những người có trách nhiệm thực hiện các nội dung do hoạt động cuộc họp đề ra, những người chịu ảnh hưởng bởi các quyết định của hoạt động cuộc họp, những người cần thông tin được trình bày trong hoạt động họp để có thể thực hiện phần công việc của mình có hiệu quả hơn, các đối tượng khác mà mục đích cuộc hội họp hướng tới

- Xác định đơn vị tổ chức và phối hợp thực hiện

Xác định đơn vị tổ chức và phối hợp thực hiện tức là xác định đơn vị chính sẽ tổ chức họp, đảm bảo các điều kiện cần thiết để cuộc họp diễn ra Đơn vị phối hợp là những đơn vị hỗ trợ trong các khâu khác nhau nhằm đảm bảo cuộc họp được diễn ra thành công nhất

- Xây dựng chương trình hội họp

Chương trình hội họp cần phải:

Dự kiến được diễn biến và trình tự của cuộc họp

Dự kiến các cá nhân sẽ tham ra phát biểu trong cuộc họp

Dự kiến thời gian cho các phần trong chương trình

Xác định vấn đề trọng tâm của cuộc họp

Xác định vấn đề cần biểu quyết và hình thức cần biểu quyết

Sau khi xác định các vấn đề được thực hiện trong cuộc họp, đơn vị tổ

Hanoi University of Home Affairs

chức sẽ tiến hành sắp xếp hoàn thiện các phần nội dung và phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần

Chuẩn bị giấy tờ, quà tặng (nếu cần): thư ký của cuộc họp sẽ chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cần thiết để cuộc họp được diễn ra thuận lợi

Đảm bảo công tác hậu cần cho cuộc họp: Chuẩn bị địa điểm diễn ra, chuẩn bị cơ sở vật chất; sắp xếp bố trí chỗ ngồi phù hợp; đảm bảo âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, trong phòng họp; chuẩn bị chỗ ăn, chỗ nghỉ cho các vị đại biểu; chuẩn bị văn nghệ

1.4.3 Trong cuộc họp

Trong khi cuộc họp diễn ra, các công việc được tổ chức và điều hành bao gồm các công việc sau

1.4.3.1 Đón tiếp các vị đại biểu

Đây là công việc được thực hiện đầu tiên khi cuộc họp diễn ra Công việc này được áp dụng đối với những cuộc họp có quy mô và tính chất quan trọng Công tác đón tiếp khách mời sẽ do ban lễ tân của đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm Các vị khách sẽ được bố trí chỗ ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi đã được thiết kế Việc đón tiếp khách mời sẽ được diễn ra trước khi cuộc họp bắt đầu

Hanoi University of Home Affairs

1.4.3.2 Dẫn chương trình hội họp

Trong các cuộc họp sẽ có 1 MC hoặc 1 người chủ trì đứng ra điều hành cuộc họp Người chủ trì này trong các cơ quan thường bao gồm Ban giám đốc, Trưởng, phó các đơn vị, phòng ban; Trưởng của các dự án; sẽ là người đứng ra điều hành cuộc họp

1.4.3.3 Ghi biên bản của cuộc họp

Thư ký cuộc họp là người phụ trách ghi lại đầy đủ tiên trình trong cuộc họp và tổng hợp lại thành biên bản cuộc họp Biên bản phải được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích, không bỏ sót ý kiến Biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc người chủ trì nêu ý kiến tổng kết, kết luận và giao thư ký cuộc họp thể hiện vào biên bản Trong điều kiện cho phép

có thể tiến hành hoàn thiện ngay các văn kiện có liên quan Trong trường hợp cuộc họp có những vấn đề chưa nhất trí cao, người chủ trì cần làm sáng tỏ mức độ đã thống nhất và chưa thống nhất để người ghi biên bản có thể ghi chép chính xác, trung thực tinh thần của cuộc họp

Hoàn thiện Biên bản cuộc họp và trình người chủ trì ký duyệt

Quyết toán toàn bộ kinh phí liên quan đến hội họp

Họp bàn rút kinh nghiệm cho những cuộc họp tiếp theo (đối với các cuộc họp lớn và quan trọng)

Thu thập, hoàn thiện các tài liệu để lập hồ sơ Đối với các cuộc họp nhỏ thông thường chỉ cần lưu giữ Biên bản của cuộc họp Tuy nhiên với các cuộc họp lớn, có tính chất quan trọng thì bắt buộc phải lập Hồ sơ hội nghị Hồ sơ

Hanoi University of Home Affairs

này thông thường bao gồm các tài liệu như: Kế hoạch tổ chức; Chương trình hội họp; giấy mời; Danh sách đại biểu tham dự; Các bài phát biểu, tham luận trong hội nghị; Quyết định khen thưởng; Bản quyết toán kinh phí,

Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt nội dung của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn

đề còn ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp

Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung vào nội dung của cuộc họp, những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý

Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp

1.5.2 Kỹ năng cần thiết trong quá trình điều hành cuộc họp

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp Trước hết, phải tuân thủ chính xác về thời gian Người chủ trì cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn

Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng

cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công

Hanoi University of Home Affairs

Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát Quá trình cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương cơ bản Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh chóng Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một cách cụ thể

Khi một cuộc họp được tiến hành thì cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn

đề cụ thể

- Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả

Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp

- Trước hết người điều hành phải tuân thủ chính xác về thời gian

Người điều hành cũng phải giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn

- Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp

Nếu có thể người điều hành hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng

- Tổng hợp cuộc họp là bước rất quan trọng

Hanoi University of Home Affairs

Trước khi kết thúc cuộc họp, người điều hành tổng kết lại những vấn đề cốt lõi đã được giải quyết hay còn tồn đọng và giao việc cụ thể cho từng thành viên

Nhắc nhở những thành viên về nhiệm vụ của họ được giao sau cuộc họp

Nhận xét của những thành viên tham gia về cuộc họp

1.5.3 Các công việc được thực hiện trong điều hành cuộc họp

Họp hành là một trong những phần quan trọng nhất trong hoạt động của các tổ chức, là một người lãnh đạo, năng lực điều hành một cuộc họp hiệu quả

là năng lực không thể thiếu Ngoài ra, họp hành còn được xem là cỗ máy nuốt thời gian nhiều nhất của mọi tổ chức

- Chuẩn bị trước và có mục đích rõ ràng và nghiêm khắc về thời gian Việc chuẩn trước cuộc họp tuy rất ngắn nhưng lại mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian gấp nhiều lần Trong khoảng thời gian này, các cơ quan, tổ chức xác định mục đích, thời gian của cuộc họp, những công cụ hỗ trợ (máy chiếu, tài liệu ) và đặc biệt là xem xét lại thành phần tham dự họp

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất để có thể họp hành hiệu quả chính là xác định mục đích của cuộc họp Mục đích cuộc họp này phải được viết ra giấy và được nêu ra ngay khi bắt đầu cuộc họp Việc xác định cuộc họp giúp xác định được trọng tâm, không lạc đề và có thể điều chỉnh các thành viên dự họp nếu có ai đó muốn câu hoặc kéo thời gian mà chuyển đề tài sang chuyện khác

- Bắt đầu cuộc họp cần nêu các nội dung

Mục đích cuộc họp

Thành phần tham dự

Thời gian buổi họp

Các nội dung chi tiết

Tại các doanh nghiệp, tình trạng chờ đợi họp xảy ra phổ biến Là người

Hanoi University of Home Affairs

quản lý nên bắt đầu đúng giờ, và từ chối nêu lại những nội dung đã trình bày khi có người khác đến trễ, cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp Những người vào trễ không có lý do sẽ không được tham dự

- Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định

Có nhiều cuộc họp đặc biệt ở các cơ quan nhà nước thường theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không có sự trao đổi hai chiều Điều này rất nguy hiểm, vì nó vừa mất thời gian vừa không hiệu quả Nếu theo kiểu một chiều như vậy, tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc

Bản chất của các cuộc họp là thảo luận và tìm ra vấn đề để gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng, do đó, việc để mọi người nêu ý kiến của mình sẽ giúp cuộc họp hiệu quả hơn Để khuyến khích mọi người thảo luận, người lãnh đạo cần thực hiện:

+ Nêu rõ nội dung cần thảo luận

+ Mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt, cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trong đám đông và muốn nghe ý kiến của họ

+ Ghi nhận lại và đặt lại câu hỏi để xác định ý kiến của ai đó là đúng như vậy

+ Để mọi người cho ý kiến về điều mà thành viên trong cuộc họp nêu ra trong trường hợp ý kiến của họ là hợp lý nhưng người lãnh đạo chưa đủ thông tin để ra quyết định

+ Ra quyết định để rút lại vấn đề Khi đã có các ý kiến, cần thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyết định Các quyết định phải được ghi vào biên bản cuộc họp

- Kết thúc cuộc họp

Đến giai đoạn này đã có đủ thông tin, bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc họp Kết thúc cuộc họp cần thực hiện:

+ Xác định lại những vấn đề đã xem xét

+ Nêu lại những quyết định trong buổi họp

Hanoi University of Home Affairs

+ Không quên hỏi thư ký đã ghi nhận đấy đủ hay chưa

+ Kết thúc cuộc họp và cảm ơn

- Sau buổi họp

Chuyển biên bản họp cho các thành viên họp và những người liên quan Ghi nhận lại những kế hoạch hoặc quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện

1.6 Trách nhiệm của các thành viên tham gia họp

Trong một cuộc họp, trách nhiệm của các thành viên trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp là khác nhau Mỗi thành viên phải hiểu được trách

nhiệm của mình để thực hiện đúng và đủ các công việc được phân công

1.6.1 Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

Người chủ trì phải quán triệt mục đích, nội dung, yêu cầu của cuộc họp đến các thành viên tham dự; xác định thời gian tối đa cho các thành viên tham

dự cuộc họp được phát biểu, đóng góp ý kiến

Phải điều hành cuộc họp theo đúng chương trình đã đề ra và rèn luyện các kỹ năng của người điều phối, hướng dẫn, dẫn dắt mọi người vào trọng tâm vấn đề cần thảo luận và giải quyết và phải lắng nghe, tôn trọng ý kiến phát biểu của các thành viên

1.6.2 Trách nhiệm của người tham ra hội họp

Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp và chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp

Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp Trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự được rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc

Chấp hành đúng các quy định bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn và văn hóa công sở Trong quá trình họp không làm việc riêng không liên quan đến nội dung họp

Hanoi University of Home Affairs

Chỉ được phát biểu ý kiến khi người chủ trì cuộc họp cho phép; trình bày ý kiến tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đúng chủ đề

và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép

Trong trường hợp được cử đi họp thay, ý kiến của người dự họp là ý kiến chính thức của cơ quan, đơn vị và phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp

Không cung cấp thông tin, nội dung cuộc họp, tài liệu cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến cuộc họp

1.6.3 Trách nhiệm của người ghi biên bản

Thư ký của cuộc họp có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, chính xác tiến trình của cuộc họp, các nội dung được đem ra thảo luận trong cuộc họp, những quyết định của cuộc họp cùng với những biểu quyết đã được thông qua,

Đối với những cuộc họp quan trọng, thư ký cần đọc thông qua những nội dung đã được ghi trong biên bản cuộc họp

* Tiểu kết

Trên đây em đã trình bày cơ sở lý luận về tổ chức và điều hành họp Có thể thấy công tác tổ chức và điều hành hội họp có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức quản trị, trong hoạt động và hình ảnh của tổ chức Cách tổ chức và điều hành họp là toàn bộ các giá trị văn hóa được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một tổ chức, trở thành các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động công sở

ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của các thành viên trong công sở Vai trò, phẩm chất, năng lực của người lãnh đạo là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng, duy trì và phát huy văn hoá họp Bên cạnh đó là vai trò, sức mạnh của chuẩn mực, các giá trị, sự nỗ lực, đồng thuận của toàn thể nhân

Hanoi University of Home Affairs

viên trong quá trình này

Nội dung chương 1 mang tính bao hàm, tiền đề, đóng vai trò nền tảng cho những nội dung tiếp theo Đây sẽ là căn cứ để em, tiến hành khảo sát thực trạng tổ chức và điều hành họp tại Công ty CP Công nghệ Savis

Hanoi University of Home Affairs

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CP Công nghệ Savis

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP Công nghệ Savis

Tên công ty : Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, tên công ty viết bằng tiếng Anh: SAVIS TECHNOLOGY GROUP

Tên viết tắt: SAVIS GROUP

Người đại diện: Hoàng Nguyên Vân

Điện thoại: 024 3782 2345 Fax: 024 3782 3939

Logo Công ty: [Xem phụ lục 01]

Công ty CP Công nghệ Savis Việt Nam là Công ty tích hợp hệ thống CNTT và Phát triển phần mềm hàng đầu ở Việt Nam Thành lập năm 2004, bởi những người tài năng, giàu kinh nghiệm, đam mê công nghệ trong lĩnh vực CNTT

Một số hình ảnh về Công ty CP Công nghệ Savis

[Xem phụ lục 02]

Trong suốt quá trình phát triển, Công ty CP Công nghệ Savis luôn chú trọng xây dựng đội ngũ, tập trung đầu tư R&D nhiều lĩnh vực công nghệ, phát triển quan hệ với khách hàng và các đối tác công nghệ hàng đầu trên thế giới; Savis tự hào khi là đối tác công nghệ hàng đầu của các hãng cung cấp giải

Hanoi University of Home Affairs

pháp CNTT như: Cisco, IBM, Oracle, Microsoft, Symantec, Checkpoint, McAfee, Fortinet, HP, Netapp, Hitachi, Fujitsu Công ty cũng tự hào là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam gia nhập các tổ chức công nghệ hàng đầu trên thế giới AMWA, FIMS trong lĩnh vực Truyền hình cùng các hãng sản xuất lớn như BBC, CNN, SONY, FOX, Dalet, Avid

Năm 2004, Công ty CP Công nghệ Savis được thành lập Năm 2011, Công ty lần đầu tái cấu trúc và thực hiện cổ phần hóa Công ty đã thành lập Trung tâm phần mềm, Trung tâm công nghệ và Trung tâm nghiên cứu phát triển R & D, định hướng trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực CNTT Năm 2012, Công ty CP Công nghệ Savis trở thành đối tác cao cấp của hàng loạt các Công ty công nghệ hàng đầu trên thế giới với vai trò là nhà tích hợp, đối tác triển khai, phát triển dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật cao cấp Năm

2014, Công ty ký kết thỏa thuận trở thành đối tác thương mại của 2 tập đoàn truyền hình: Frogbywyplay và Wtvision Đây là bước đi chiến lược của Công

ty với mục tiêu từng bước tiếp cận và phát triển mảng dịch vụ truyền hình số tại thị trường Việt Nam Năm 2015, Công ty CP Công nghệ Savis cán mốc doanh thu 130 tỷ đồng cho các lĩnh vực phần mềm, tích hợp hệ thống và dịch

vụ Năm 2016, Công ty lọt vào danh sách 50 doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam, do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ Công nghệ thông tin Việt Nam (VINASA) bình chọn Năm 2017, Công ty tự hào là một trong 6 đơn vị duy nhất tại Việt Nam được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp Giấy phép kinh doanh sản phẩm và dịch vụ an toàn thông tin

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Công ty không ngừng nghiên cứu và phát triển sản phẩm, dịch vụ theo các xu hướng công nghệ mới nhất và đã đạt được những thành tựu đáng kể Tham dự Giải thưởng Công nghệ số Việt Nam ngày 19 tháng 11 năm 2018, “Hệ thống quản lý quốc gia về đăng ký, cấp phép và hành nghề y” của Công ty được tôn vinh là Ứng dụng công nghệ số xuất sắc trong lĩnh vực Y tế

Hanoi University of Home Affairs

Ngày 18 tháng 9 năm 2018, Công ty CP Công nghệ Savis năm thứ ba liên tiếp lọt TOP “50 doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam Sau đó, Công

ty tiếp tục khẳng định vị thế là một trong những công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam khi 2 năm liên tiếp giành danh hiệu Sao Khuê uy tín từ Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) Đây là năm thứ 16 Danh hiệu Sao Khuê được tổ chức đồng thời cũng là năm đầu tiên có sự kết nối với Giải thưởng CNTT và Truyền thông khu vực Châu Á – Thái Bình Dương (APICTA) Công ty đã tham dự Danh hiệu Sao Khuê 2019 với sản phẩm “Hệ thống quản lý và lập kế hoạch sản xuất tài nguyên truyền hình số” và vinh dự được xướng tên ở hạng mục sản phẩm tiêu biểu ngành phần mềm, dịch vụ CNTT

Hình ảnh ãnh đạo Công ty CP Công nghệ Savis lên nhận giải thưởng Sao Khuê 2019

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm các bộ phận:

Phòng Tư vấn: tham mưa cho phòng về các dự án, triển khai dự án Tham mưu cho lãnh đạo và các phòng liên quan đến các dự án, hợp đồng

Phòng Quản lý dự án thầu và pháp chế: quản lý dự án, tư vấn và triển khai các gói thầu

- Khối tích hợp: Được chia làm 2 phòng: Phòng kỹ thuật triển khai, phòng công nghệ

Phòng Kỹ thuật triển khai: chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc liên quan đến mạng nội bộ

Phòng Công nghệ: tham mưu và tổ chức, triển khai thực hiện quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin thuộc Công ty

Phòng Triển khai và Phát triển phần mềm: Là bộ phận trực tiếp sản xuất, thiết kế sản phẩm dựa trên sự đóng góp ý tưởng từ cấp trên và khảo sát nhu cầu thị trường, Là bộ phận triển khai, cài đặt hệ thống phần mềm

Phòng Nghiệp vụ và Kiểm thử: Là bộ phận chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng của một sản phẩm phần mềm trước khi phát hành đến khách hàng

- Khối BO (Back office) được chia làm 3 phòng:

Phòng Hành chính – Nhân sự: Là bộ phận kiểm tra, phỏng vấn, tuyển dụng nhân viên mới Là nơi chăm lo đời sống, cùng với người quản lý đưa ra

Hanoi University of Home Affairs

quyết định thăng tiến hay cắt giảm nhân viên

Phòng Marketing: Là bộ phận thực hiện giới thiệu, quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ của Công ty

Phòng Tài chính – Kế toán: Là bộ phận quản lý các công việc liên quan đến thu chi hàng tháng, quý, năm

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CP Công nghệ Savis

An ninh mạng: dịch vụ khôi phục dữ liệu, phòng ngừa chống tấn công mạng Tư vấn, giám sát và ứng cứu sự cố an toàn thông tin mạng

Dịch vụ hạ tầng mạng, tư vấn, thiết kế, cải tạo trung tâm dữ liệu Dịch

vụ truyền thông hợp nhất, dịch vụ tích hợp, tối ưu mạng và các dịch vụ bảo hành hỗ trợ kĩ thuật

- Mục tiêu: Mong muốn trở thành Công ty Công nghệ uy tín hàng đầu trong khu vực với năng lực, kinh nghiệm, uy tín và chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp đạt đẳng cấp quốc tế Với mục tiêu trở thành một thương hiệu quốc tế, Công ty CP Công nghệ Savis luôn tuân thủ quy trình chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế Năm 2017, Công ty được cấp chứng nhận ISO 9001:2015, đảm bảo sẽ kiểm soát ổn định chất lượng và tiến tới nâng cao chất lượng sản phẩm

và dịch vụ cung cấp

Hanoi University of Home Affairs

- Sứ mệnh

+ Xây dựng môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp với cơ hội phát triển cho từng cá nhân đồng hành với phát triển nguồn nhân lực trẻ, sáng tạo và năng động

+ Phát triển thịnh vượng và bền vững, nâng cao chất lượng cuộc sống vật chất và tinh thần cho nhân viên trong Công ty

+ Nghiên cứu, phát triển, cung cấp các giải pháp và dịch vụ CNTT tiên tiến nhất nhằm đáp ứng các yêu cầu khắt khe và mang lại sự hài lòng cao nhất cho quý khách hàng

+ Mang lại lợi ích tối đa cho cổ đông, đối tác Đồng thời, đóng góp cho cộng đồng và xã hội

- Giá trị cốt lõi

+ Có trách nhiệm với xã hội và cộng đồng

+ Coi trọng đạo đức nghề nghiệp và tài năng

+ Không ngừng sáng tạo và thay đổi theo nhịp sống công nghệ

+ Bản lĩnh kiên trì bên cạnh sự nhạy bén và mối quan hệ tốt

2.1.3 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Công nghệ Savis

Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn Công ty

Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc , thực hiện các chế độ cho người lao động

Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giám đốc

Hanoi University of Home Affairs

Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công

ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện

Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động

Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty

Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức Hành chính – Nhân sự

Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ

và đội ngũ nhân sự trong Công ty

Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt

Tổ chức kí hợp đồng lao động thử việc cho người lao động

Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn Công ty

Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng công nhân viên Công ty nghỉ việc

Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ công nhân viên lập các báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc

Làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty và người lao động

Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm

Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong Công ty

Đánh giá kết quả đào tạo

Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới

Hanoi University of Home Affairs

vào Công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động…

Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên Công ty Điều động nhân sự theo yêu cầu kinh doanh

Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành

Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của nhân viên

Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự

Lập ngân sách nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược kinh doanh của Công ty

Giải quyết khiếu nại của nhân viên Công ty

Xây dựng các hệ thống, các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty

và giám sát việc chấp hành các nội quy

Tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Công ty

Phục vụ hành chính, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh

Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác trong và ngoài nước, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng cho công ty

Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến

Phân loại và phân phối các loại công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu

Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan

Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao

Sắp xếp hồ sơ, giấy tờ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ

Giữ bí mật nội dung các công văn, giấy tờ tài liệu…

Tham mưu cho BGĐ về xây dựng cơ cấu tổ chức và điều hành Công ty

Hanoi University of Home Affairs