Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực như khoa học, kinh tế và giáo dục Việc áp dụng các công nghệ mới giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả trong mọi hoạt động của con người Do đó, ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp trở thành một nhu cầu thiết yếu cho sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý bán hàng, một hệ thống đang thu hút sự quan tâm lớn từ các doanh nghiệp thương mại Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tích hợp giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về khách hàng và tình hình kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu trực tuyến chính xác Hệ thống này không chỉ cải thiện quy trình bán hàng mà còn tự động hóa việc chuyển giao thông tin, giúp quản lý hiệu quả hơn, gia tăng doanh thu và lợi nhuận, đồng thời phát triển mối quan hệ với khách hàng.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội, tôi đã chọn đề tài khóa luận "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng" để nghiên cứu Mục tiêu của nghiên cứu là nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh cho công ty.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Bài viết này hệ thống hóa kiến thức về hệ thống thông tin quản lý bán hàng, đặc biệt là tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội Qua việc nghiên cứu thực trạng quản lý bán hàng tại công ty, bài viết phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng và đưa ra các đề xuất, giải pháp nhằm phát triển một hệ thống thông tin phù hợp và thực tiễn, từ đó nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý bán hàng.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài đã sử dụng một số các phương pháp nghiên cứu như:
Phương pháp phiếu điều tra giúp tôi nắm rõ yêu cầu, quy trình và các chức năng cần thiết của phần mềm quản lý dự án tại công ty Từ đó, tôi đã tiến hành phân tích, thiết kế và xây dựng các chức năng, giao diện và cơ sở dữ liệu đáp ứng nhu cầu thực tế của công ty.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã có cơ hội quan sát hoạt động của nhân viên trong các đội triển khai dự án và người quản lý dự án Qua đó, tôi đã hiểu rõ hơn về quy trình quản lý dự án, đặc biệt là trong việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu đã giúp tôi tìm hiểu quy trình quản lý dự án và tài liệu kế toán của công ty, cùng với những tài liệu liên quan đến việc xây dựng phần mềm bằng ngôn ngữ C# Qua đó, tôi đã thu thập thông tin cần thiết để phát triển các chức năng theo ý tưởng của mình.
Phương pháp phỏng vấn là một công cụ quan trọng, bên cạnh các phương pháp khác, tôi đã tiến hành phỏng vấn một số nhân viên trong công ty để tìm hiểu sở thích và yêu cầu của họ về phần mềm Mục tiêu là thiết kế giao diện đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dùng.
Khóa luận áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu tổng hợp, bao gồm phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
Phương pháp phân tích và thiết kế phần mềm quản lý dự án bắt đầu bằng việc thu thập và chọn lọc dữ liệu để đảm bảo thông tin chính xác Tiếp theo, tiến hành phân tích và thiết kế theo hướng đối tượng Kết quả cuối cùng là tài liệu phân tích và tài liệu thiết kế phần mềm hoàn chỉnh.
Phương pháp lập trình và xây dựng phần mềm đã được thực hiện bằng ngôn ngữ C# trong môi trường Visual Studio 2010, kết hợp với SQL Server 2008 R2 để quản trị cơ sở dữ liệu Kết quả cuối cùng là một phần mềm quản lý dự án hoàn chỉnh.
Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như Mục lục, danh mục bảng biểu, …thì khóa luận được chia làm chia ra làm 2 phần chính:
Phần này cung cấp cái nhìn tổng quan về vấn đề nghiên cứu, bao gồm tính cấp thiết của nghiên cứu, tổng quan về đề tài, mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, cùng với phương pháp nghiên cứu được áp dụng.
Phần 2: Nội dung khóa luận
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội Nội dung chính bao gồm các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin, quy trình phân tích và thiết kế, cùng với vai trò của hệ thống trong việc tối ưu hóa quản lý bán hàng Bài viết cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng các công nghệ hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, đồng thời giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quan đến lý luận này.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội
Chương này cung cấp cái nhìn tổng quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, đồng thời phân tích và đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty.
Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần và đầu tư xây dựng số 1 Hà Nội
Với những phân tích đánh giá cụ thể tại chương 2 và một số lý thuyết tại chương
1 phân tích thiết kế cho cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội. luan van
Phần nội dung
1.1 Những khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế HTTT
Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ hữu cơ và tác động qua lại theo những quy luật nhất định, tạo thành một chỉnh thể thống nhất Từ sự tương tác này, hệ thống phát sinh thuộc tính mới gọi là tính trồi, mà các phần tử riêng lẻ không sở hữu hoặc chỉ có ở mức độ không đáng kể.
(Nguyễn Văn Vỵ, 2007, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Hà Nội)
Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý.
Mục tiêu của hệ thống chính là lý do tồn tại của nó, và để đạt được mục tiêu này, hệ thống phải tương tác hiệu quả với môi trường xung quanh.
Hệ thống thông tin bao gồm con người, quy trình và tài nguyên nhằm thu thập, xử lý, truyền tải và phát thông tin trong tổ chức Hệ thống này có thể hoạt động thủ công với các công cụ truyền thống như giấy và bút, hoặc hiện đại hóa thông qua tự động hóa với sự hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin tiên tiến.
(Nguyễn Văn Ba, 2009, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội)
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong quản trị nội bộ, giúp tăng cường sự thông hiểu và thống nhất trong hành động, từ đó duy trì sức mạnh tổ chức và tạo lợi thế cạnh tranh Ngoài ra, HTTT còn hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt thông tin khách hàng, cải tiến dịch vụ và nâng cao sức cạnh tranh, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý của tổ chức Hệ thống này bao gồm con người, thiết bị và quy trình nhằm thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối thông tin một cách kịp thời và chính xác, hỗ trợ cho việc ra quyết định trong tổ chức.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Những khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế HTTT
Hệ thống là tập hợp các phần tử có mối quan hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau theo những quy luật nhất định, hình thành nên một chỉnh thể thống nhất Sự tương tác này tạo ra thuộc tính mới, được gọi là tính trồi của hệ thống, mà các phần tử riêng lẻ không có hoặc có rất ít.
(Nguyễn Văn Vỵ, 2007, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Hà Nội)
Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý.
Mục tiêu của hệ thống chính là lý do tồn tại của nó, và để đạt được những mục tiêu này, hệ thống cần phải tương tác hiệu quả với môi trường bên ngoài.
Hệ thống thông tin là sự kết hợp giữa con người, quy trình và tài nguyên nhằm thu thập, xử lý, truyền đạt và phát tán thông tin trong một tổ chức Hệ thống này có thể hoạt động thủ công với các công cụ truyền thống như giấy và bút, hoặc hiện đại hóa thông qua tự động hóa bằng máy tính và các công nghệ thông tin tiên tiến.
(Nguyễn Văn Ba, 2009, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội)
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong quản trị nội bộ, giúp tăng cường sự thông hiểu và thống nhất hành động, từ đó duy trì sức mạnh tổ chức và tạo lợi thế cạnh tranh Ngoài ra, HTTT còn hỗ trợ thu thập thông tin khách hàng, cải tiến dịch vụ và nâng cao khả năng cạnh tranh, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý của tổ chức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối thông tin một cách kịp thời và chính xác, hỗ trợ cho việc ra quyết định trong tổ chức.
(Nguyễn Văn Ba, 2009, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội)
Hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng máy tính, vì công nghệ thông tin thủ công vẫn phổ biến tại nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam Tuy nhiên, hệ thống thông tin vi tính (Computer Based Information System) sử dụng công nghệ phần cứng và phần mềm để xử lý và phân phối thông tin hiệu quả hơn.
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau:
Thứ nhất, nhập dữ liệu: hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một HTTT
Thứ hai, xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng.
Thứ ba, xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó.
Lưu trữ thông tin là một hoạt động quan trọng trong hệ thống thông tin, không chỉ phục vụ cho việc sử dụng ngay lập tức khi doanh nghiệp thu nhận dữ liệu, mà còn hỗ trợ trong việc phân tích và xây dựng kế hoạch mới trong tương lai Thông tin được lưu trữ dưới nhiều dạng như trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định có tính hệ thống.
Thông tin phản hồi là dữ liệu đầu ra quan trọng, giúp các nhà điều hành hệ thống thông tin đánh giá và cải thiện quy trình thu thập cũng như xử lý dữ liệu Việc sử dụng thông tin phản hồi hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng và độ chính xác của hệ thống thông tin.
Phân loại HTTT quản lý
Một tổ chức hệ thống thông tin quản lý thường có nhiều cấp độ, mỗi cấp đều có thể sở hữu hệ thống thông tin quản lý riêng Một tổ chức điển hình thường bao gồm 4 cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp Do đó, trong một tổ chức có thể tồn tại 4 hệ thống thông tin quản lý tương ứng với các cấp này, và các cấp có thể chia sẻ một số bộ phận chung.
1.1.2 Khái niệm cơ bản về quản lý bán hàng
Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi hay buôn bán luan van
Theo quan niệm cổ điển, bán hàng được định nghĩa là hoạt động trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ giữa người bán và người mua, trong đó người bán nhận lại tiền, vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã được thỏa thuận.
Bán hàng là quá trình mà người bán nghiên cứu và đáp ứng nhu cầu của người mua, nhằm đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.
(Bộ giáo dục và đào tạo, 2010, theo giáo trình những nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa mác – lênin, NXB Bộ giáo dục và đào tạo)
Theo quan niệm cổ điển, bán hàng được hiểu là quá trình trao đổi giữa người bán và người mua, trong đó người bán cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ và nhận lại tiền, vật phẩm hoặc giá trị đã được thỏa thuận.
Quản lý là quá trình điều khiển và dẫn dắt các bộ phận trong một tổ chức, chủ yếu là tổ chức kinh tế, thông qua việc thiết lập và điều chỉnh các nguồn tài nguyên như nhân lực, tài chính, vật tư, trí tuệ và giá trị vô hình.
Quản lý bán hàng là hoạt động nghiệp vụ thiết yếu, tập trung vào việc áp dụng các kỹ thuật bán hàng và quản lý quy trình bán hàng trong doanh nghiệp Chức năng này không chỉ góp phần tạo ra doanh thu từ việc bán sản phẩm và dịch vụ, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, thúc đẩy các hoạt động thương mại Các mục tiêu và chỉ số hiệu suất trong quản lý bán hàng cũng rất quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Nhiệm vụ của quản lý bán hàng là phân phối hàng hóa đến các kênh phân phối theo mục tiêu đề ra, nhằm tối ưu hóa sự hiện diện của sản phẩm và dịch vụ với chi phí hợp lý Điều này không chỉ giúp đạt hiệu quả tối đa mà còn hỗ trợ công ty trong việc thực hiện các mục tiêu marketing cả ngắn hạn và dài hạn.
Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
1.2.1 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT
Quy trình xây dựng HTTT quản lý gồm các giai đoạn sau:
Khảo sát hiện trạng là bước đầu tiên trong phát triển hệ thống thông tin, với nhiệm vụ chính là thu thập thông tin cần thiết để đáp ứng yêu cầu dự án Giai đoạn này bao gồm hai bước, trong đó bước đầu tiên là khảo sát sơ bộ, nhằm tìm hiểu các yếu tố cơ bản như tổ chức, văn hóa, đặc trưng và con người, tạo nền tảng cho việc phát triển hệ thống thông tin phù hợp với dự án và doanh nghiệp.
Bước 2: Khảo sát chi tiết là quá trình thu thập thông tin về hệ thống, bao gồm chức năng xử lý thông tin, ràng buộc, giao diện cơ bản và nghiệp vụ, nhằm phục vụ cho việc phân tích và thiết kế Trong bước này, cần xác định các vấn đề trọng tâm như yêu cầu về thông tin đầu vào, sự khác biệt giữa dữ liệu hiển thị và xuất ra, cũng như cách xây dựng ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống Đồng thời, cần làm rõ chức năng và quy trình xử lý của hệ thống, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu đề ra và lựa chọn giải pháp phù hợp, đồng thời đánh giá tính khả thi của từng giải pháp Dựa trên thông tin thu thập được, cần chọn lọc các yếu tố cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin riêng cho doanh nghiệp.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin, phân tích (hay đặc tả) có các nhiệm vụ sau:
- Thiết lập cách nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính của hệ thống cần xây dựng.
- Liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện.
- Phát triển một bộ từ vựng để mô tả bài toán cũng như những vấn đề liên quan trong miền quan tâm của bài toán.
- Đưa ra hướng giải quyết bài toán.
Phân tích chỉ tập trung vào việc xác định các đặc trưng cần thiết cho hệ thống, chỉ ra các khái niệm liên quan và tìm kiếm giải pháp cho bài toán mà chưa đề cập đến cách thức thực hiện xây dựng hệ thống.
Thiết kế là quá trình sử dụng các công cụ và phương pháp để phát triển mô hình hệ thống, với sản phẩm cuối cùng là đặc tả hệ thống giúp lập trình viên và kỹ sư phần cứng dễ dàng chuyển đổi thành chương trình và cấu trúc hệ thống Khác với phân tích, thiết kế tập trung vào câu hỏi "như thế nào" để xác định cách thức xây dựng hệ thống dựa trên kết quả phân tích trước đó.
- Đưa ra các phần tử hỗ trợ giúp cấu thành nên một hệ thống hoạt động thực sự.
- Định nghĩa một chiến lược cài đặt cho hệ thống.
Giai đoạn 4: Thực hiện Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, MySQL…) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống. luan van
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống (Microsoft Visual studio, PHP Designer…).
- Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống (DevExpress, Dot Net Bar…).
- Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử.
- Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm).
- Cuối cùng là khắc phục các lỗi
- Viết test theo yêu cầu.
Kết quả cuối cùng của giai đoạn này là một HTTT đạt yêu cầu đặt ra.
Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì
- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống.
Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu, sắp xếp và bố trí nhân sự trong hệ thống, cũng như tổ chức quản lý và bảo trì hệ thống hiệu quả.
- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của httt.
- Đào tạo và hướng dẫn sử dụng.
- Cải tiến và chỉnh sửa HTTT.
- Nâng cấp chương trình khi có phiên bản mới.
1.2.2 Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT
Có 3 phương pháp phân tích thiết kế HTTT, chủ yếu là phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc), phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc.
Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kết phi cấu trúc) Đặc điểm:
- Gồm các pha (phase): Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống. luan van
- Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác.
Gỡ rối và sửa chữa lỗi trong quá trình phát triển phần mềm là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp Đặc biệt, trong giai đoạn kiểm thử, nếu phát hiện lỗi vào giai đoạn cuối, việc sửa chữa có thể yêu cầu điều chỉnh nhiều mô đun Khó khăn càng tăng khi cần xác định chính xác mô đun nào trong số hàng trăm hoặc hàng ngàn mô đun đang chứa lỗi.
Việc tuân theo nguyên tắc tuần tự trong các pha thực hiện dự án cho phép người quản lý không cần quan tâm đến pha đã hoàn thành Tuy nhiên, nếu pha trước còn tồn tại lỗi, các pha tiếp theo sẽ bị ảnh hưởng Hơn nữa, hầu hết các dự án đều phải tuân thủ kế hoạch đã định sẵn, dẫn đến việc khó đạt được kết quả mong muốn trong khoảng thời gian quy định.
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc Đặc điểm:
Trong quy trình phát triển phần mềm, một loạt các bước "bottom-up" như viết lệnh và kiểm thử đã được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện "top-down" Điều này có nghĩa là các mô-đun cấp cao sẽ được viết lệnh và kiểm thử trước, sau đó mới đến các mô-đun chi tiết ở mức thấp hơn.
- Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc.
Nhược điểm của quá trình thiết kế là sự thiếu liên lạc giữa người thiết kế và phân tích viên hệ thống, cũng như việc không có sự kết nối với người sử dụng Điều này dẫn đến việc phân tích và thiết kế trở thành hai pha độc lập, ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án.
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc cho phép thực hiện các hoạt động song song, giúp tối ưu hóa quy trình phát triển Mỗi hoạt động trong phương pháp này có khả năng cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó, từ đó nâng cao hiệu quả và tính linh hoạt của hệ thống.
Các phương pháp hướng chức năng
Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique) của Mỹ là một kỹ thuật phân tích và thiết kế hệ thống, nhằm phân rã các hệ thống lớn thành những phần đơn giản hơn Phương pháp này chủ yếu sử dụng sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, ngôn ngữ mô tả có cấu trúc và ma trận chức năng Tuy nhiên, SADT chưa chú trọng đầy đủ đến mô hình chức năng của hệ thống, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình phân tích và thiết kế.
Phương pháp MERISE, xuất xứ từ Pháp, tập trung vào việc tổ chức và phân tích hệ thống thông tin thông qua các mức bất biến như mức quan niệm, mức tổ chức và mức vật lý Phương pháp này kết hợp chặt chẽ với các mô hình để tối ưu hóa quy trình phát triển và quản lý thông tin.
- Phương pháp CASE (Computer-Aided System Engineering) – phương pháp phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính.
Phương pháp hướng đối tượng
Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là lựa chọn lý tưởng cho việc thiết kế hệ thống thời gian thực, yêu cầu sử dụng ngôn ngữ lập trình ADA Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hỗ trợ thiết kế các đối tượng mà không có tính năng kế thừa và phân lớp.
Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) tập trung vào việc mô hình hóa hệ thống thành các lớp, nơi các công việc cần thực hiện được phân tích và phân chia cho từng lớp Các đối tượng trong các lớp này tương tác với nhau thông qua việc trao đổi thông báo để hoàn thành nhiệm vụ đã đặt ra RDD hỗ trợ các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa, phù hợp với cách tiếp cận hướng đối tượng.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Hệ thống thông tin quản lý ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, khi nhu cầu quản lý thông tin một cách có hệ thống ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất, khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã được thực hiện nhằm khám phá những phương pháp mới trong quản trị quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Hệ thống thông tin quản lý ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp quản lý thông tin một cách có hệ thống và ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả sản xuất - kinh doanh Nhu cầu này không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã được thực hiện nhằm khám phá những phương pháp mới trong quản trị quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Phân tích tài khoản hộ gia đình (TKHT) đã trở thành một lĩnh vực nghiên cứu phổ biến trên thế giới, với nhiều nghiên cứu tiêu biểu được thực hiện.
Bài viết của Vicki A Benge (2012) trên báo Chron đã chỉ ra những lợi ích quan trọng của phân tích và thiết kế hệ thống (HTTT) trong việc nâng cao chất lượng doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng phương pháp này có những hạn chế, chủ yếu là chỉ phù hợp với các hệ thống phức tạp của doanh nghiệp nhỏ, và khó áp dụng cho các hệ thống cồng kềnh của các công ty lớn.
Nghiên cứu của Chokgijgarn và Paulpone (1995) về việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cho một đại lý ô tô tại Thái Lan đã chỉ ra nhiều ưu điểm, bao gồm khả năng quản lý dịch vụ và giải quyết vấn đề thất thoát số liệu doanh thu Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ ra một số nhược điểm như tốn thời gian, chi phí và nhân lực, khiến hệ thống khó áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi mà sai lệch số liệu doanh thu không quá lớn.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trong nước
Trong lĩnh vực nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý bán hàng, có một số báo cáo tiêu biểu trong nước Nguyễn Quốc Trung (2010) trong đồ án tốt nghiệp của mình đã phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4, cung cấp công cụ quản lý bán hàng chi tiết và giám sát hàng hóa một cách có hệ thống Tuy nhiên, nghiên cứu này còn thiếu một số chức năng quan trọng trong quản lý khách hàng và hàng hóa, đồng thời tốn kém thời gian và chi phí, khó áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Nguyễn Thị Ánh (2011) trong khóa luận tốt nghiệp tại Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý theo hướng đối tượng, khắc phục nhược điểm của phương pháp phân tích truyền thống Mặc dù có nhiều ưu điểm như tính kế thừa cao và khả năng tái sử dụng, nhưng hệ thống này cũng yêu cầu thời gian và chi phí lớn, phù hợp hơn với các hệ thống lớn và phức tạp.
Xu hướng đầu tư và xây dựng hệ thống thông tin quản lý (HTTT) trong doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại để quản lý hàng hóa và dịch vụ Việc thiết lập một HTTT quản lý không chỉ hỗ trợ trong việc ra quyết định mà còn gia tăng doanh thu và khả năng cạnh tranh Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định cách thức và phương pháp xây dựng HTTT phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của mình, nhằm tối ưu hóa hiệu quả đầu tư về thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực Trong bối cảnh hiện nay, các doanh nghiệp đang nỗ lực giảm chi phí tìm kiếm và tổng hợp thông tin, đồng thời nâng cao chất lượng quản lý để cải thiện quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
Tổng quan về công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội
2.1.1 Sơ lược về công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội
Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội.Tên viết tắt: HICC1
Tên giao dịch quốc tế: HaNoi Investment and Construction Joint-Stoc Company No.1
Ngày 12 tháng 01 năm 2007, theo quyết định số 168/QĐ-UBND của UBND thành phố Hà Nội, tổ chức được thành lập và có địa chỉ tại tầng 2, tòa nhà CT2A, khu đô thị mới Nghĩa Đô, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần
Tổng số vốn điều lệ: 35.000.000.000 (Ba mươi lăm tỷ đồng)
Cổ phần thuộc sở hữu nhà nước: 12.352.000.000, Chiếm 35,29 %
Cổ phần thuộc các cổ đông khác: 22.648.000.000, Chiếm 64,71 % Điện thoại: (04) 3.7727830Fax: (84 - 4) 3772 7831
Email: hicc1@hicc1.com.vnWebsite: hicc1.com
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội đã thiết lập vị thế hàng đầu trong ngành xây dựng, với hơn 40 năm kinh nghiệm hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
- Nhận thầu xây dựng các công trình dân dụng, công trình xây dựng cơ bản.
Xây dựng nhà ở và các công trình công nghiệp, công cộng, cũng như phát triển hạ tầng kỹ thuật và công trình giao thông, thủy lợi là những lĩnh vực quan trọng Đồng thời, việc triển khai và lắp đặt hệ thống trang thiết bị thông tin cũng đóng vai trò thiết yếu trong quá trình xây dựng và phát triển.
Lập và quản lý hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu là những bước quan trọng trong quá trình thi công xây lắp Ngoài ra, giám sát và quản lý chi phí xây dựng cũng đóng vai trò then chốt để đảm bảo chất lượng công trình Cuối cùng, nghiệm thu công trình là bước cần thiết để xác nhận hoàn thành dự án theo đúng yêu cầu.
- Tổ chức nghiên cứu, nâng cao năng suất lao động.
- Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: bê tông, gạch và đá ốp lát, khung nhôm thép.
- Kinh doanh dịch vụ về khách sạn, nhà hàng, lữ hành, vui chơi giải trí. luan van
- Kinh doanh bất động sản.
2.1.3 Lịch sử phát triển của công ty
Giai đoạn 1972 – 1975, đất nước đang trong bối cảnh chiến tranh, công ty phải đối mặt với nhiều thách thức do chiến tranh phá hoại của Mỹ Nhiệm vụ chính của công ty là kết hợp sản xuất và chiến đấu, nhằm củng cố và phát triển sức mạnh của công ty.
Giai đoạn 1975 - 1986 đánh dấu sự phát triển mạnh mẽ của Công ty với quy mô xây dựng lớn, bao gồm các khu nhà cao tầng và tiểu khu nhà ở lớn nhằm đáp ứng nhu cầu nhà ở cho cán bộ, công nhân viên sau chiến tranh Công ty cũng chú trọng phát triển các công trình hạ tầng xã hội như nhà trẻ, trường học và chợ.
Giai đoạn 1986-1990, công ty đã trở thành một trong những đơn vị tiên phong trong việc xây dựng hiệu quả các công trình nhà ở dân cư tại Hà Nội Mặc dù gặp nhiều khó khăn về tài chính, kỹ thuật và trang thiết bị, công ty đã tập trung vào việc khai thác tiềm năng đất đai sẵn có, vay vốn ngân hàng để đầu tư vào các dự án, đồng thời đẩy mạnh liên kết và mở rộng hoạt động.
Từ năm 1990 đến nay, công ty đã phát triển vững mạnh trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hội nhập quốc tế sâu rộng Công ty xác định rõ mục tiêu phát triển và mở rộng các lĩnh vực kinh doanh, nhận thầu thi công nhiều công trình tiêu biểu trên địa bàn thành phố.
2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Các bộ phận quản lý của công ty cổ phần bao gồm Đại hội đồng cổ đông, nơi tập hợp tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Đây là cơ quan có quyền lực cao nhất trong công ty, quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động và phát triển của doanh nghiệp.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý tối cao của công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và lợi ích hợp pháp của công ty.
Ban kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý trong hoạt động kinh doanh cũng như báo cáo tài chính của công ty cổ phần.
Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động của Công ty, trực tiếp chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, và nâng cao điều kiện lao động cho cán bộ, công nhân viên cũng như công nhân.
Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các quy trình kỹ thuật, hành chính, đối ngoại và kinh doanh, đồng thời báo cáo trực tiếp với Giám đốc về các lĩnh vực này.
2.1.5 Đặc điểm về sản phẩm và thị trường của công ty
Nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật, bao gồm cấp thoát nước, chiếu sáng, giao thông, bưu điện, thuỷ lợi, thể dục thể thao, và các công trình văn hoá, vui chơi giải trí Chúng tôi cũng chuyên lắp đặt đường dây và trạm biến áp dưới 35KV, cùng với lắp đặt máy móc, thiết bị máy tính và cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin cho các công trình trên.
- Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực:
+, Tư vấn vi tính và quản trị các hệ thống máy tính
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin bao gồm lắp đặt và triển khai các hệ thống máy tính trong các tòa nhà, cùng với các dịch vụ khác liên quan đến máy tính.
Phân tích thực trạng httt quản lý bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 hà nội
2.2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT và HTTT trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Đối với cơ sở hạ tầng phần cứng
Công ty trang bị đầy đủ thiết bị làm việc cho nhân viên, bao gồm laptop, máy tính để bàn và máy in, đảm bảo hiệu suất xử lý ổn định.
Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế như bàn phím máy tính bị mờ sau thời gian sử dụng, gây khó khăn cho người dùng Chuột cũng giảm chất lượng khi sử dụng lâu, và máy in cũ chưa được thay mới gặp phải nhiều vấn đề khác nhau.
Đối với các phầm mềm
Để tối ưu hóa công việc kinh doanh, công ty đã triển khai nhiều phần mềm như kế toán, quản lý nhân sự và diệt virus nhằm đảm bảo an toàn Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế mà tôi sẽ đề cập ở phần sau.
2.2.2 Thực trạng quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số
Hiện nay quy trình triển khai một dự án của Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội gồm có 5 quy trình nhỏ như sau:
Quy trình nhận hợp đồng và phân chia hợp đồng:
Khách hàng, thường là các công ty, sẽ đề nghị mua sản phẩm từ công ty Phòng kinh doanh phối hợp với trưởng phòng triển khai để tiếp nhận yêu cầu sản phẩm từ khách hàng Sau khi đàm phán thành công, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng, đảm bảo thông tin đầy đủ; nếu thiếu sót, sẽ bổ sung lại Cuối cùng, hợp đồng được trình lên ban giám đốc để ký duyệt.
Dựa trên quy mô dự án trong hợp đồng và khả năng của từng nhóm triển khai, ban giám đốc sẽ phân bổ hợp đồng cho các nhóm tương ứng.
Quy trình trình khảo sát và lập phương án
Sau khi hợp đồng được phân bổ cho các nhóm phụ trách, nhóm triển khai sẽ nghiên cứu nội dung hợp đồng và tài liệu liên quan Trưởng nhóm sẽ tổ chức nhân sự khảo sát để hiểu rõ bài toán cụ thể và ghi nhận thông tin Nhóm cũng có thể liên hệ qua email hoặc điện thoại với khách hàng để thu thập thêm chi tiết Dựa trên khảo sát thực tế, nhóm triển khai sẽ lập phương án cụ thể về không gian, thời gian và chi phí, đồng thời thống nhất lịch khảo sát với khách hàng.
Quy trình chỉnh sửa đổi
Quá trình sửa đổi bao gồm việc bổ sung các chức năng theo yêu cầu thực tế của khách hàng, đảm bảo nằm trong khả năng của nhóm dự án Sau khi hoàn tất sửa đổi, nhân viên sẽ lập tài liệu ghi chép để lưu trữ và kiểm soát quá trình này.
Quy trình cài đặt, hướng dẫn và hỗ trợ
Sản phẩm hoàn thiện sẽ được lắp đặt và bàn giao cho khách hàng sau khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu và được kiểm tra Trước khi bàn giao, nhóm dự án sẽ liên hệ để sắp xếp lịch và hướng dẫn cách sử dụng sản phẩm, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ liên quan Trong giai đoạn đầu sử dụng, đội dự án sẽ hỗ trợ khách hàng liên tục, và khi sản phẩm ổn định, sẽ tiến hành báo cáo và họp nghiệm thu phần mềm theo kế hoạch.
Quy trình chuyển bảo hành
Sau khi sản phẩm được nghiệm thu, nếu khách hàng có thắc mắc, họ có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận bảo hành của công ty để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.
Đánh giá về HTTT, ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
Bên cạnh những thành công đã nêu ra ở trên thì công ty cũng còn tồn tại những mặt hạn chế và khó khăn như sau:
Công tác quảng cáo và giới thiệu sản phẩm hiện nay còn gặp nhiều hạn chế, dẫn đến khó khăn cho khách hàng trong việc tiếp cận thông tin Điều này cũng ảnh hưởng đến khả năng nhận được tư vấn về các vấn đề kỹ thuật công nghệ liên quan đến luận văn.
- Hiệu quả ứng dụng CNTT trong đơn vị còn chưa được cao lắm.
Công ty chưa tận dụng hiệu quả thương mại điện tử (TMĐT) trong hoạt động sản xuất kinh doanh, với website chủ yếu chỉ mang tính chất giới thiệu về công ty, các lĩnh vực hoạt động, cũng như sản phẩm, giải pháp và dịch vụ mà công ty cung cấp.
- HTTT của công ty còn chưa có nhiều.
Sự gia tăng số lượng nhân viên và khách hàng truy cập thông tin đồng thời có thể gây ra tình trạng tắc nghẽn cổng thông tin, khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc đăng nhập vào hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của công ty.
2.3.2 Đánh giá về tình hình quản lý bán hàng tại công ty Ưu điểm của quá trình quản lý bán hàng ở công ty
Quá trình quản lý bán hàng của công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội đã phát triển theo thời gian, với hệ thống thông tin quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, không chỉ đông về số lượng mà còn có trình độ chuyên môn vững vàng, là yếu tố quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý bán hàng Công ty luôn chú trọng đến việc đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ nhân viên.
Công việc quản lý bán hàng tại công ty không yêu cầu trình độ chuyên môn cao, nhờ vào việc sử dụng công cụ tin học văn phòng và quản lý sổ sách hiệu quả.
Công ty thường xuyên tổ chức các khóa học đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn, giúp họ tiếp cận các tiến bộ trong khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, phục vụ hiệu quả cho hoạt động của công ty.
Hệ thống của công ty cũng có thể nói là tạm ổn nhưng đó là khi doanh nghiệp còn nhỏ và chưa quá lớn mạnh.
Chuyên nghiệp hoá tác nghiệp bán hàng tạo uy tín cho doanh nghiệp giúp tăng doanh thu cho công ty 1 cách đáng kể.
Nhược điểm của quá trình quản lý bán hàng ở công ty
Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại gặp phải rất nhiều nhược điểm, cụ thể như là: luan van
Cấu trúc dữ liệu không tối ưu và lượng thông tin cần nhập lớn gây khó khăn cho người dùng, đồng thời làm tăng chi phí lưu trữ Hệ thống còn gặp nhiều hạn chế trong việc khai thác và sử dụng tài nguyên, thiếu sự đồng bộ cần thiết.
Các báo cáo còn thiếu hoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin.
Hệ thống hiện tại không hỗ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, dẫn đến việc người dùng phải tự tính toán nhiều phép toán và sau đó nhập vào máy, gây lãng phí thời gian và công sức.
Phần mềm quản lý bán hàng hiện tại của doanh nghiệp chưa được tối ưu, dẫn đến mất dữ liệu và tình trạng treo chương trình, gây khó khăn trong việc quản lý Việc khắc phục thông qua tra cứu chứng từ hóa đơn tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến các hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp, đặc biệt là những hợp đồng lớn.
Khi quy mô kinh doanh của Công ty mở rộng, cơ sở dữ liệu về quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ ngày càng lớn, nhu cầu trao đổi thông tin cũng trở nên phức tạp hơn Việc lưu trữ dữ liệu truyền thống không còn hiệu quả, và bên cạnh việc quản lý, lưu trữ, còn phát sinh nhiều nghiệp vụ khác như truy xuất, xử lý, đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin cho khách hàng và cơ quan quản lý, cũng như cập nhật thông tin, dẫn đến nhiều khó khăn.
Công ty cần đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ để giải quyết những khó khăn hiện tại Mặc dù việc xây dựng hệ thống này phức tạp và tốn kém, nhưng với quy mô mở rộng và sự đa dạng trong hàng hóa, việc xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả kinh tế là rất cần thiết Nếu thành công, hệ thống sẽ giúp Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội tiết kiệm nguồn nhân lực, quản lý hàng hóa và cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng và nội bộ doanh nghiệp.
