CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1.1 Khái niệm cơ bản về HTTT
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp có tổ chức, bao gồm nhiều phần tử liên kết chặt chẽ với nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung.
Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý.
Mục tiêu của hệ thống chính là lý do tồn tại của nó, và để hoàn thành mục tiêu này, hệ thống cần phải tương tác hiệu quả với môi trường xung quanh.
Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố tương tác, có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin, dữ liệu Hệ thống này cũng cung cấp cơ chế phản hồi nhằm đạt được mục tiêu đã được xác định trước.
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong quản trị nội bộ, giúp tạo sự thông hiểu và thống nhất trong hành động, từ đó duy trì sức mạnh tổ chức và nâng cao lợi thế cạnh tranh Ngoài ra, HTTT còn hỗ trợ việc thu thập thông tin về khách hàng, cải tiến dịch vụ và tăng cường sức cạnh tranh, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin thiết yếu cho công tác quản lý trong tổ chức, bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối thông tin Hệ thống này đảm bảo rằng thông tin được cung cấp kịp thời và chính xác cho những người ra quyết định trong tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý có thể hoạt động mà không cần máy tính, với phương pháp thủ công như giấy và bút vẫn phổ biến ở nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam Tuy nhiên, hệ thống thông tin vi tính (Computer Based Information System) sử dụng công nghệ phần cứng và phần mềm để xử lý và phân phối thông tin hiệu quả hơn.
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau:
Thứ nhất, nhập dữ liệu: hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong doanh nghiệp hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một HTTT
Thứ hai, xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng.
Xuất dữ liệu là quá trình phân phối các thông tin đã được xử lý tới những người hoặc hoạt động cần sử dụng chúng.
Lưu trữ thông tin là một hoạt động quan trọng trong hệ thống thông tin, không chỉ phục vụ cho việc sử dụng ngay lập tức mà còn hỗ trợ phân tích và xây dựng kế hoạch trong tương lai Thông tin được tổ chức dưới dạng trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định có tính hệ thống.
Thông tin phản hồi đóng vai trò quan trọng trong việc điều khiển hệ thống thông tin Đây là những dữ liệu đầu ra giúp những người quản lý mạng lưới thông tin đánh giá và cải tiến quy trình thu thập và xử lý dữ liệu.
1.1.2 Những khái niệm cơ bản về HTTT quản lý bán hàng
Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi hay buôn bán
Theo quan niệm cổ điển, bán hàng là quá trình trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ giữa người bán và người mua, trong đó người bán nhận lại tiền, vật phẩm hoặc giá trị đã thỏa thuận từ người mua.
Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh, là sự kết nối giữa người bán và người mua tại các địa điểm khác nhau Khi cuộc gặp gỡ này diễn ra thành công, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu thông qua việc thương thảo và trao đổi sản phẩm hiệu quả.
Quản lý bán hàng cần dựa vào hệ thống quản lý hiệu quả để kiểm soát hàng hóa và nhân sự, nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược marketing và lợi nhuận mà công ty đã đề ra.
Công việc cụ thể của quản lý bán hàng
- Thiết lập chiến lược phân phối
- Thiết lập tổ chức đội ngũ bán hàng
- Thiết lập chính sách bán hàng, Tuyển dụng
- Lập kế hoạch bán hàng
- Triển khai kế hoạch bán hàng
- Quản lý đội ngũ bán hàng, khách hàng
- Huấn luyện nâng cao kỹ năng
- Đo lường, đánh giá hiệu quả bán hàng
Quản lý bán hàng có nhiệm vụ phân phối hàng hóa đến các kênh phân phối theo mục tiêu đã đề ra, nhằm tối ưu hóa sự hiện diện của sản phẩm và dịch vụ với chi phí hợp lý Điều này không chỉ giúp đạt được hiệu quả tối đa mà còn hỗ trợ thực hiện các mục tiêu marketing cả ngắn hạn và dài hạn.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Ngày nay, việc sử dụng phần mềm để quản lý bán hàng đã trở nên phổ biến, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả Công nghệ tiên tiến mang lại nhiều lợi ích, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.
Có thế truy cập không giới hạn về thời gian.
Quản lý dễ dàng đội ngũ bán hàng rải rác ở các vùng miền khác nhau.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Quản lý khách hàng hiệu quả.
Thống kê các số liệu của cửa hàng một cách chính xác và nhanh chóng
Công nghệ hỗ trợ làm cho công việc trở nên đơn giản hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc ghi chép sổ sách và thực hiện các phép tính trên máy tính Việc sử dụng phần mềm quản lý hiệu quả cho doanh số bán hàng, doanh thu và chi phí là giải pháp tối ưu.
1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.2.1 Một số lý thuyết về hệ thống thông tin cần xây dựng
1.2.1.1 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT
Quy trình xây dựng HTTT quản lý bán hàng gồm các bước sau
Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, với nhiệm vụ chính là thu thập và tìm hiểu thông tin cần thiết để đáp ứng các yêu cầu Giai đoạn này bao gồm hai bước cơ bản.
Khảo sát sơ bộ là bước quan trọng để hiểu rõ các yếu tố cơ bản như tổ chức, văn hóa, đặc trưng và con người, từ đó tạo tiền đề phát triển hệ thống thông tin (HTTT) phù hợp với hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp.
Khảo sát chi tiết là bước quan trọng trong việc thu thập thông tin về hệ thống, bao gồm chức năng xử lý thông tin, các quy định nhập và xuất dữ liệu, ràng buộc, giao diện cơ bản và nghiệp vụ Những thông tin này sẽ hỗ trợ hiệu quả cho quá trình phân tích và thiết kế hệ thống.
Bước 2: Đặt ra vấn đề trọng tâm cần giải quyết, như:
-Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào?
-Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào?
-Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần được xây dựng ra sao?
Hệ thống cần đảm bảo các chức năng và quy trình xử lý đáp ứng yêu cầu chất lượng và hiệu suất cao Để đạt được điều này, cần xem xét áp dụng những giải pháp công nghệ phù hợp, đồng thời đánh giá tính khả thi của từng giải pháp nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Để xây dựng hệ thống thông tin hiệu quả cho doanh nghiệp, cần phải lựa chọn và sàng lọc những yếu tố thiết yếu dựa trên thông tin thu thập được và các vấn đề đã xác định.
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin, phân tích ( hay đặc tả) có các nhiệm vụ sau: luan van
-Thiết lập cách nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính của hệ thống cần xây dựng.
-Liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện.
-Phát triển một bộ từ vựng để mô tả bài toán cũng như những vấn đề liên quan trong miền quan tâm của bài toán.
-Đưa ra hướng giải quyết bài toán.
Phân tích chỉ tập trung vào việc xác định các đặc trưng cần thiết cho hệ thống, chỉ ra các khái niệm liên quan và tìm kiếm hướng giải quyết cho bài toán, mà chưa đề cập đến phương pháp thực hiện xây dựng hệ thống.
Thiết kế là quá trình sử dụng công cụ và phương pháp để tạo ra mô hình hệ thống, với sản phẩm cuối cùng là đặc tả hệ thống giúp lập trình viên và kỹ sư phần cứng chuyển đổi thành chương trình và cấu trúc hệ thống Trong giai đoạn thiết kế, câu hỏi chính là "như thế nào" để xác định cách thức xây dựng hệ thống dựa trên kết quả phân tích Mục tiêu của thiết kế là xác định các phần tử cần thiết để hình thành một hệ thống hoạt động hiệu quả và định nghĩa chiến lược cài đặt cho hệ thống.
Giai đoạn 4: Thực hiện Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( SQL Server, Oracle, MySQL,…) và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệ thống ( Microsoft Visual studio, PHP Designer, ).
- Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống ( DevExpress, Dot Net Bar,
- Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử.
- Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết kế thành các chương trình ( phần mềm).
- Cuối cùng là khắc phục các lỗi
- Viết test theo yêu cầu.
Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đặt ra.
Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì
- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống. luan van
Chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới bao gồm nhiều bước quan trọng, như chuyển đổi dữ liệu, bố trí và sắp xếp nhân sự trong hệ thống, cùng với việc tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì hiệu quả.
- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của httt.
- Đào tạo và hướng dẫn sử dụng.
- Cải tiến và chỉnh sửa HTTT.
- Nâng cấp chương trình khi có phiên bản mới.
1.2.1.2 Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT
Có 3 phương pháp phân tích thiết kế HTTT, chủ yếu là phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc), phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc.
Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển( thiết kết phi cấu trúc)
- Gồm các pha (phase): Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống.
- Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới lên) và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác.
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc
Quá trình phát triển phần mềm đang chuyển từ phương pháp “bottom-up” sang “top-down”, trong đó các mô-đun cấp cao được lập trình và kiểm thử trước, sau đó mới đến các mô-đun chi tiết ở cấp thấp hơn.
The structured system analysis and design method is characterized by its ability to execute activities in parallel, allowing each task to offer relevant modifications to one or more preceding activities Key functional-oriented methods include SADT (Structured Analysis and Design Technique), MERISE (Method for Gathering Ideas Effortlessly), and CASE (Computer-Aided System Engineering).
Phương pháp hướng đối tượng
Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) được sử dụng để thiết kế các hệ thống thời gian thực, yêu cầu mã hóa phần mềm bằng ngôn ngữ lập trình ADA Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hỗ trợ thiết kế các đối tượng mà không cung cấp tính năng kế thừa và phân lớp.
Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) mô hình hóa hệ thống thành các lớp, phân tích và chia nhỏ các công việc cần thực hiện Các đối tượng trong các lớp này trao đổi thông tin thông qua các luồng thông báo để hoàn thành nhiệm vụ RDD hỗ trợ các khái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong lập trình hướng đối tượng, giúp cải thiện cấu trúc và khả năng mở rộng của hệ thống.
Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một trong những phương pháp tiên tiến nhất trong tiếp cận hướng đối tượng, giúp khắc phục những nhược điểm của các phương pháp trước đây.
TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Hệ thống thông tin quản lý ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin một cách hiệu quả Việc áp dụng các hệ thống này không chỉ nâng cao hiệu suất sản xuất – kinh doanh mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã được thực hiện nhằm khám phá các phương pháp mới trong quản trị quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.
1.3.1.Tình hình nghiên cứu trong nước
Nguyễn Công Dũng (2015) trong luận văn tốt nghiệp lớp CT15 đã thực hiện "Phân tích và thiết kế hệ thống bán hàng tại siêu thị" thuộc khoa công nghệ thông tin, trường Đại học Đông Đô Đề tài tập trung vào việc phân tích và khảo sát hiện trạng hệ thống bán hàng, đồng thời áp dụng phương pháp hướng đối tượng trong thiết kế Tuy nhiên, cơ sở lý luận của nghiên cứu chưa được xây dựng chặt chẽ và thiếu sự phân tích sâu sắc.
Trong luận văn tốt nghiệp năm 2013, Trần Thùy Trang đã phân tích và thiết kế hệ thống bán hàng tại doanh nghiệp thương mại Đức An, đánh giá thực trạng quản lý bán hàng và đề xuất xây dựng hệ thống quản lý với các chức năng như quản lý hóa đơn, tồn kho, hàng hóa và khách hàng, nhằm cung cấp công cụ quản lý chi tiết và giám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa Tuy nhiên, hệ thống vẫn chưa khắc phục được nhược điểm của phương pháp phân tích chức năng, như khả năng tái sử dụng và tính kế thừa Năm 2016, Nguyễn Thị Thuỳ Dương đã thực hiện luận văn về hệ thống quản lý bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương, đáp ứng yêu cầu quản lý giao dịch và theo dõi hiệu suất nhân viên, đồng thời cho phép tìm kiếm thông tin khách hàng và lập báo cáo Mặc dù vậy, giao diện chương trình chưa thân thiện và cách cập nhật thông tin còn khó khăn.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
In her 2012 article for Chron, Vicki A Benge emphasizes the significant benefits that system analysis and design can provide to businesses, particularly small and medium-sized enterprises The article highlights how effective management of information systems can enhance overall business quality, leading to improved efficiency and productivity.
In 1995, Chokgijgarn and Paulpone conducted a master project titled "Analysis/Design and Documentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand," available at library.uis.edu This research focused on analyzing and designing a comprehensive information management system, aimed at addressing discrepancies in data and revenue losses from service offerings, ultimately assisting business owners in improving operational efficiency.
Xu hướng đầu tư vào hệ thống thông tin quản lý (HTTT) trong doanh nghiệp đang ngày càng phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, nhằm quản lý hàng hóa và dịch vụ hiệu quả Việc xây dựng HTTT quản lý không chỉ giúp cải thiện quy trình ra quyết định mà còn tăng doanh thu và khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thiết kế HTTT phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của từng doanh nghiệp, từ đó đảm bảo hiệu quả đầu tư về thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực Trong bối cảnh các doanh nghiệp hiện nay đều nỗ lực giảm chi phí và nâng cao chất lượng quản lý thông tin bán hàng, nghiên cứu này sẽ tập trung vào việc khắc phục những tồn tại trong quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ để đạt được hiệu quả tối ưu.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG 14 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG
Thông tin cơ bản
Công ty TNHH Toàn Thắng được thành lập vào năm 2002.
Địa chỉ : Số 245A, Đường Nguyễn Lương Bằng, Phường Thanh Bình, Thành phố Hải Dương, Hải Dương
Tên đầy đủ : Công ty Trách nhiệm hữu hạn Toàn Thắng
Tên giao dịch : TOAN THANG CO.,LTD
Người đại diện : Lê Minh Tân
Quá trình thành lập và phát triển của công ty
Công ty TNHH Toàn Thắng, được thành lập bởi ông Lê Minh Tân và chính thức hoạt động từ ngày 1/11/2002, chuyên kinh doanh đại lý ô tô và các loại xe có động cơ khác Dù gặp nhiều khó khăn trong giai đoạn đầu xây dựng hệ thống tổ chức, công ty đã ổn định và phát triển bền vững từ năm 2002 đến nay.
Giai đoạn 2002-2008 đánh dấu sự hình thành và phát triển mạnh mẽ của công ty TNHH Toàn Thắng, với việc lắp đặt nhiều trang thiết bị hiện đại nhằm nâng cao khả năng vận chuyển vật tư lắp ráp ô tô một cách nhanh chóng và chủ động.
Từ năm 2008 đến 2010, Công ty TNHH Toàn Thắng đã mở rộng quy mô và bổ sung nhiều sản phẩm mới Vào ngày 24/5/2010, công ty đã khai trương đại lý HyunDai Hải Dương tại số 245A, đường Nguyễn Lương Bằng, Thành phố Hải Dương Đây là đại lý cấp 1 duy nhất của tập đoàn HyunDai Thành Công tại Hải Dương, đạt tiêu chuẩn quốc tế 3S của tập đoàn HyunDai Hàn Quốc, bao gồm showroom trưng bày các dòng xe, khu nhà điều hành và xưởng dịch vụ, với tổng vốn đầu tư trên 50 tỷ đồng.
Từ năm 2010 đến 2018, Công ty TNHH Toàn Thắng đã cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đồng thời cam kết hoạt động hiệu quả và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với nhà nước.
Cơ cấu tổ chức công ty
Công ty TNHH Toàn Thắng sở hữu đội ngũ nhân sự dày dạn kinh nghiệm trong các lĩnh vực kinh tế, cơ khí, điện tử, công nghệ ô tô và CNTT, được đào tạo bài bản từ các trường đại học và cao đẳng uy tín.
Số lượng cán bộ nhân viên chính thức: 100 nhân viên (tính đến 9/2018)
Bảng 2.1: Bảng nhân sự công ty
Chức vụ Số lượng nhân viên (người)
Phòng kế hoạch và đầu tư XNK 13
Phòng quản lý chất lượng sản phẩm 15
Phòng vật tư tiêu thụ 12
Phòng hành chính nhân sự 7
Phòng tài chính kế toán 6
Phòng bảo vệ 6 luan van
Số nhân lực có trình độ đại học trở lên: 35 người, chiếm tỷ lệ 35% trong tổng số nhân lực.
Số nhân lực tốt nghiệp khối khối kinh tế là 7 người, không có người tốt nghiệp Đại học Thương Mại.
GIÁM ĐỐC PGĐ Kinh tếPGĐ Kỹ Thuật Phòng bảo vệ
Phòng tài chính kế toán
Phòng hành chính nhân sự
Phòng vật tư, tiêu thụ
Phòng quản lý chất lượng sản phẩm
Phòng kế hoạch & đầu tư XNK Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy công ty luan van
Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Toàn Thắng đã chính thức trở thành Đại lý uỷ quyền của tập đoàn Hyundai Thành Công Việt Nam tại tỉnh Hải Dương, với tiêu chuẩn 3S (gọi tắt là HYUNDAI HẢI DƯƠNG) Công ty chuyên phân phối các dòng xe du lịch, thương mại và xe chuyên dụng chính hãng Hyundai, đồng thời cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa ô tô.
Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đại lý ô tô và các phương tiện có động cơ khác, thuộc nền kinh tế tư nhân với hình thức tổ chức trách nhiệm hữu hạn Đây là một tổ chức kinh tế chuyên cung cấp dịch vụ và hàng hóa trong ngành sản xuất kinh doanh.
- Cung cấp các loại ô tô nhãn hiệu HyunDai Hàn Quốc
- Dịch vụ sau bán hàng
- Nhập khẩu linh kiện, phụ tùng chính hãng HyunDai Hàn Quốc
- Gia công máy móc thiết bị cơ khí quốc tế
- Kinh doanh xuất nhập khẩu sản phẩm xe ô tô HyunDai các loại
- Thiết kế phương tiện vận tải đường bộ
- Đóng mới thùng bệ chở khách, xe tải
- Sản xuất, lắp ráp phương tiện vận tải
-Sửa chữa, bảo dưỡng cho tất cả các loại xe ô tô của mọi nhãn hiệu.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
Vào năm 2010, công ty đã chính thức khai trương đại lý HyunDai Hải Dương với tổng vốn đầu tư 50 tỷ đồng Dưới đây là một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm 2015, 2016 và 2017.
Bảng 2.2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (đơn vị: tỷ VNĐ)
STT Danh mục Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
4 Nộp ngân sách nhà nước 4,2437 5,144 7,331
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty) luan van
Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2015-2017
Dựa vào bảng kết quả kinh doanh trong ba năm qua, có thể nhận thấy rằng doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh mẽ, với doanh thu năm sau tăng đáng kể so với năm trước.
- Doanh thu năm 2016 so với năm 2015 tăng 46,341 tỷ đồng hay tăng 34% làm cho lợi nhuận sau thuế tăng 4,077 tỷ đồng hay tăng 32%.
- Doanh thu năm 2017 so với năm 2016 tăng 37,09 tỷ đồng hay tăng 20,33%, lợi nhuận sau thuế tăng 3,02 đồng hay tăng 17,99%.
Trong giai đoạn 2015-2016, chi phí cho hoạt động bán hàng và quản lý tăng 34,75% do công ty áp dụng chính sách đổi mới công nghệ và xây dựng giải pháp tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn Đến giai đoạn 2016-2017, mức chi phí này chỉ tăng 19,86% nhờ vào việc máy móc thiết bị mới đã hoạt động ổn định, cho thấy những quyết định chi tiêu của công ty đã mang lại kết quả tích cực.
THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.2.1 Quy trình quản lý bán hàng của công ty
Hiện tại, công ty có một mạng lưới đối tác đa dạng, bao gồm doanh nghiệp, tổ chức chính phủ và tư nhân với quy mô khác nhau Khi khách hàng có nhu cầu về mua xe, sửa chữa, bảo dưỡng hay thay lắp, nhân viên sẽ tiếp nhận đơn hàng và làm việc với khách hàng để hiểu rõ yêu cầu Đồng thời, bộ phận chuyên môn phối hợp với ban kiểm tra chất lượng, phòng kế toán để quản lý doanh thu và chi phí, cũng như với phòng hành chính để quản lý thông tin khách hàng và cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Trong quá trình triển khai bán hàng, việc quản lý song song với các hoạt động kỹ thuật là rất quan trọng để đảm bảo thành công Để cung cấp dịch vụ hàng hóa hiệu quả, cần thực hiện nghiêm túc các hoạt động theo dõi và kiểm soát quy trình, bao gồm các hoạt động chính cần thiết.
-Quản lý phạm vi sản phẩm: Quản lý sản phẩm, dịch vụ sửa chữa; quản lý yêu cầu và thay đổi yêu cầu.
-Quản lý chi phí bao gồm: Chi phí nhân công, Chi phí triển khai.
-Quản lý tiến trình: Lập kế hoạch sửa chữa.
-Quản lý chất lượng : Thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng.
-Quản lý nguồn nhân lực: Xây dựng đội ngũ nhân viên cố vấn, kỹ thuật, cơ điện,
-Quản lý rủi ro: Thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánh giá lại các rủi ro.
-Quản lý mua sắm: Thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch.
Quản lý thông tin khách hàng bao gồm việc sửa đổi, thêm mới, tìm kiếm và xóa thông tin khách hàng một cách hiệu quả.
Quản lý thông tin nhân viên là một quy trình quan trọng, bao gồm việc sửa đổi, thêm mới, tìm kiếm và xóa thông tin của nhân viên Việc này giúp đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác, hỗ trợ hiệu quả trong công tác quản lý nguồn nhân lực.
-Quản lý thông tin về gian hàng: bao gồm sửa thông tin gian hàng, thêm thông tin gian hàng và tìm kiếm thông gian hàng, xóa thông gian hàng.
Quản lý hợp đồng là quy trình quan trọng trong việc đặt mua sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty Khi khách hàng gửi đề nghị đến bộ phận bán hàng, nhân viên sẽ lập đơn đặt hàng và sau đó tạo hợp đồng cho khách Đối với khách hàng cũ, quá trình này bao gồm việc tái ký hợp đồng Lưu ý rằng chức năng này không cho phép xóa hợp đồng, vì thông tin về các hợp đồng đã hết hạn hoặc khách hàng không còn giao dịch trên website của công ty vẫn cần được lưu trữ.
Quản lý hóa đơn là quy trình quan trọng khi khách hàng thanh toán tiền thuê gian hàng và dịch vụ Công ty sẽ thu tiền và lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng, cho phép họ lựa chọn thanh toán một lần hoặc theo định kỳ.
Bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng thực hiện việc lập báo cáo và thống kê định kỳ về gian hàng, dịch vụ, khách hàng và doanh thu, cung cấp thông tin này hàng tháng và theo yêu cầu cho ban giám đốc.
2.2.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Toàn Thắng
Trang thiết bị phần cứng
Bảng 2.3: Bảng thông tin chi tiết trang thiết bị phần cứng tại công ty
STT Nhãn hiệu Cấu hình Loại máy
- CPU: Intel Core i5 (2 Core) 2.5Ghz Boost to 3.1 Ghz
- Ổ đĩa cứng – HDD: 256Gb SSD
- Đồ họa: Intel HD Graphics 4000
- Kích cỡ màn hình: 13,3” WSVGA (2560*1600)
- RAM: 4GB, Ổ cứng HDD: 1TB
- Đồ họa: Intel HD Graphics 620
- 2GB DDR3 Bus 1600Mhz, 500GB
- Kiểu Máy in: Laser đa chức năng.
- Tốc độ in: 27 trang /phút.
- Chức năng: In, Scan, Copy, Fax.
- Khay giấy tự động: 250 tờ
- Kết nối: USB 2.0 High Speed.
- In phun màu đơn năng
- 37ppm A4 (Black/Draft), 38ppm A4 (Colour/Draft), 5760x1440dpi
- 2.40GHz/1066MHz/12MB, 1x4 GB PC3-
10600 DDR3-1333 LP/288GB, SR M1015 RAID 0, 1, 10 Optional RAID 5
- O/Bay HS 2.5in SATA/SAS
9 Camera Độ phân giải: 5.0 Megapixel Image Sensor
* Công nghệ: HD - TVI up to 5MP resolution
* Công nghệ EXIR hồng ngoại xa 20m, IP66, 20fps@5MP hoă ̣c 25fps(P)/30fps(N)
@ với đô ̣ phân giải 4MP, DNR giảm nhiễu khi xem đêm, Phát hiê ̣n chuyển đô ̣ng (Motion Detection)
* Độ nhạy sáng tối thiểu: 0.1 Lux
@(F1.2,AGC ON), 0 Lux with IR
Toàn bộ nhân viên trong công ty đều được trang bị 1 máy tính để bàn, có kết nối mạng Internet cáp quang tốc độ cao của FPT.
Công ty đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng CNTT với 83 máy tính kết nối mạng nội bộ, tất cả đều có kết nối Internet Hệ điều hành hiện tại trên các máy tính bao gồm Windows XP, Windows 7, Windows 8 và Windows 10.
Kiến trúc mạng được thiết kế với mạng LAN theo kiểu hình nhánh, đảm bảo an toàn cho các thiết bị mạng đặt tại phòng máy riêng Chỉ những nhân viên có nhiệm vụ mới được phép truy cập, với tủ máy chủ được khóa cẩn thận Ngoài ra, các phần mềm mạng luôn được cập nhật với phiên bản nâng cấp và sửa lỗi mới nhất.
Các phần mềm ứng dụng
The company utilizes a variety of software across its departments, including Office 2003, 2007, 2010, and 2013, as well as MISA accounting software For design purposes, Adobe Photoshop CS6 and Adobe Illustrator are employed, along with Adobe Photoshop CC for photo editing and Camtasia Studio 9 for video editing Sothink SWF Decompiler is used for Flash editing, while Unikey serves as the Vietnamese typing software The company also relies on web browsers such as Internet Explorer, Chrome, and Firefox, and uses TeamViewer 12 for remote computer control Additionally, Skype is utilized for group chatting.
Công ty hiện đang sử dụng mạng LAN, wifi và Internet để truyền tải thông tin quan trọng, trong đó mạng LAN được ưu tiên cho việc này Hệ thống mạng bao gồm các thiết bị như máy tính kết nối qua dây dẫn và các thiết bị như môđem, hub, switch Công ty đã chọn nhà mạng FPT Telecom với tốc độ Internet nhanh và ổn định, đảm bảo hiệu quả cho công việc và kinh doanh Đặc biệt, mạng cục bộ được trang bị hệ thống an ninh với tường lửa, giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào thông tin nhạy cảm và bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài.
Giới thiệu về website công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn toàn thắng có website chính thức tại địa chỉ : http://hyundaihaiduong.com/ Đây là website chính của công ty được nhiều sự quan tâm và nhiều lượt truy cập mỗi ngày.
Website đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá thông tin và dịch vụ kinh doanh, là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho chiến lược marketing của doanh nghiệp.
Hình 2.1 Website của công ty
Giao diện website được thiết kế đơn giản trên nền tảng WordPress, đảm bảo tính logic và cung cấp đầy đủ thông tin Màu sắc hài hòa và đẹp mắt tạo cảm giác chuyên nghiệp, thân thiện, giúp khách hàng có ấn tượng tốt ngay từ lần đầu truy cập.
Web của chúng tôi tích hợp phần chat Facebook ở góc dưới bên phải màn hình, giúp khách hàng dễ dàng tương tác Ngoài ra, hotline 0904222118 luôn sẵn sàng để giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng và kịp thời.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY Đánh giá chung về hiệu quả của hệ thống thông qua khảo sát thực trạng tại công ty:
Những thành tựu đạt được
-Quy trình thực hiện bán hàng hoàn thiện
Hoạt động bán hàng của công ty tuân thủ quy trình đã giúp đáp ứng hiệu quả yêu cầu của khách hàng, dẫn đến việc bán ra nhiều dòng xe Hyundai chất lượng.
-Thực hiện tốt công tác tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dịch vụ
Bộ phận tài chính kế toán theo dõi chi phí và nguồn lực hàng tuần để kiểm soát chi tiêu và điều chỉnh hợp lý nhằm cắt giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhân lực tham gia vào nhiều dịch vụ bán hàng có lịch trình linh hoạt, có thể dẫn đến một số chậm trễ nhưng cho phép tập trung vào việc đẩy nhanh tiến độ cho dịch vụ khác Đảm bảo ngân sách cho sản phẩm và dịch vụ không chỉ ảnh hưởng đến việc huy động nguồn lực mà còn quyết định chất lượng và hiệu quả của công việc quản lý bán hàng.
- Trang thiết bị phần cứng luôn được trang bị đầy đủ, sẵn sang phục vụ hoạt động.
Cơ sở hạ tầng CNTT của công ty hiện tại đáp ứng tốt cho việc tin học hóa hệ thống quản lý bán hàng, hỗ trợ các phần mềm ứng dụng và đảm bảo nhu cầu lưu trữ, xử lý thông tin liên quan đến các dòng xe, dịch vụ và thông tin khách hàng.
Đội ngũ nhân viên có kiến thức tin học căn bản là yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình đào tạo sử dụng hệ thống sau khi tin học hóa được thực hiện hiệu quả.
Công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng và trình độ cho nhân viên, giúp họ tiếp cận với những tiến bộ trong khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin để phục vụ hiệu quả cho hoạt động của công ty.
Hệ thống tuân thủ quy trình cứng nhắc nhằm đảm bảo tính nhất quán và không bỏ sót nghiệp vụ, nhưng người sử dụng cần linh hoạt và nhạy bén trong việc xử lý tình huống phát sinh khi cung cấp xe và dịch vụ sửa chữa cho khách hàng.
- Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin, xử lý chậm chạp, thiếu tính chính xác, thông tin không đồng bộ.
- Không đáp ứng được kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh.
Với sự bùng nổ thông tin hiện nay, nhu cầu khai thác và xử lý thông tin ngày càng cao, đòi hỏi tính chính xác, kịp thời và đầy đủ Tuy nhiên, hệ thống thông tin hiện tại vẫn chưa đáp ứng được những yêu cầu này.
-Quy trình quản lý bán hàng chưa phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ
Hệ thống hiện tại chỉ đáp ứng các chức năng cơ bản của quy trình quản lý bán hàng, nhưng khi nhu cầu của khách hàng tăng cao, sẽ phát sinh nhiều nghiệp vụ phức tạp hơn Do đó, hệ thống không đủ khả năng lưu trữ và xử lý thông tin cần thiết để đáp ứng những yêu cầu này.
Sự phát triển của công ty dẫn đến việc gia tăng số lượng dịch vụ và xe cần quản lý, khiến cho các vấn đề phát sinh ngày càng khó khắc phục Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng trở nên cần thiết để hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động này Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chính xác, từ đó thực hiện các bước tiếp theo để xây dựng hệ thống một cách dễ dàng hơn.
GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TY TNHH TOÀN THẮNG HIỆN NAY
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đang tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp toàn cầu, đặc biệt là tại Việt Nam Với sự phát triển của trí tuệ nhân tạo (AI), Internet of Things (IOT), robot và dữ liệu lớn (Big Data), cuộc cách mạng này làm mờ ranh giới giữa thế giới vật lý, kỹ thuật số và sinh học, hứa hẹn sẽ thay đổi toàn bộ hệ thống sản xuất, quản lý và quản trị.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào việc ứng dụng công nghệ trong sản xuất và quản trị Nhiều doanh nghiệp đang áp dụng các công nghệ như Internet of Things, điện toán đám mây, phân tích dữ liệu lớn, cùng với cảm biến thông minh và thiết bị thông tin liên lạc Điều này cho phép họ số hóa toàn bộ quy trình hoạt động từ sản xuất, kinh doanh đến quản lý Do đó, nhu cầu phát triển các hệ thống thông tin trở nên cấp thiết, đi kèm với đó là sự cần thiết phải đảm bảo an toàn thông tin trong mọi hoạt động.
Tại Việt Nam, sự quan tâm của các công ty đối với phát triển hệ thống thông tin và áp dụng công nghệ thông minh ngày càng gia tăng Các hệ thống quản lý như ERP và BI cung cấp dữ liệu đầy đủ, chính xác và kịp thời, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả Mức độ số hóa cao và thông tin cập nhật giúp các nhà quản trị đánh giá chính xác tình hình, từ đó nắm bắt cơ hội và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
3.1.2 Định hướng của công ty TNHH Toàn Thắng
Công ty quyết tâm khẳng định vị thế trên thị trường ô tô thông qua việc tích cực quảng bá sản phẩm và dịch vụ Nhờ nỗ lực của ban lãnh đạo và nhân viên, công ty thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao và đào tạo đội ngũ chuyên nghiệp Điều này không chỉ nâng cao thu nhập cho nhân viên mà còn góp phần giữ vững uy tín, phát triển thương hiệu và gia tăng doanh thu.
Công ty TNHH Toàn Thắng cam kết cung cấp các dòng xe chính hãng của tập đoàn Hyundai, cùng với dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng và thay thế Chúng tôi đang phát triển kênh bán lẻ trực tiếp nhằm mang đến sản phẩm nguyên bản với giá cả hợp lý cho người tiêu dùng trên toàn quốc Trong những năm tới, công ty sẽ tiếp tục duy trì uy tín, nâng cao thương hiệu, phát triển nguồn nhân lực và gia tăng doanh thu.
Mục tiêu chính sách tuyển dụng của công ty là thu hút và duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao
Tất cả các nhân viên chính thức trong công ty đều có cơ hội tham gia các khóa đào tạo nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng của bản thân, từ đó cải thiện hiệu quả công việc hiện tại và tương lai, đồng thời đáp ứng cả mục tiêu nghề nghiệp cá nhân và mục tiêu phát triển của tổ chức.
Đầu tư trang thiết bị, cơ sở hạ tầng
Công ty chú trọng đầu tư vào trang thiết bị và cơ sở hạ tầng công nghệ, đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu quản lý hệ thống thông tin và công việc của nhân viên.
GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG
3.2.1 Mô tả bài toán quản lý bán hàng tại công ty TNHH Toàn Thắng
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ sẽ gửi yêu cầu qua điện thoại hoặc trực tiếp gặp nhân viên bán hàng Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu, tư vấn về các gian hàng và dịch vụ phù hợp nhất Nhân viên sẽ trao đổi thông tin với khách hàng về yêu cầu, thời gian nhận hàng và các chi tiết liên quan.
Sau đó bộ phận bán hàng kiểm tra thông tin về khách hàng, xem khách hàng có phải là khách hàng cũ của công ty không
- Nếu khách hàng là khách hàng cũ, bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra xem khách hàng này có còn tài khoản ở công ty không.
Khách hàng có tài khoản cần thực hiện hợp đồng bán hàng, trong đó bao gồm thông tin cơ bản như tên, mã số hợp đồng, thời gian bắt đầu và kết thúc, các yêu cầu điều khoản từ bên mua và bên bán, cùng với việc ký kết thỏa thuận giữa hai bên và chi phí liên quan.
+ Khách hàng không còn thì tiến hành làm hợp đồng mới như bình thường.
- Nếu như khách hàng là khách hàng mới, bộ phận bán hàng làm hợp đồng mua bán cho khách.
Bộ phận tài chính thu tiền từ khách hàng dựa trên hợp đồng và thông tin thanh toán định kỳ, lập hóa đơn chi tiết cho từng khách hàng Hàng tháng, bộ phận này cung cấp thống kê thu chi cho ban giám đốc, trong khi bộ phận bán hàng báo cáo tình hình khách hàng và doanh thu Từ các báo cáo này, công ty sẽ xác định mục tiêu và chiến lược bán hàng cho các tháng tiếp theo trong các cuộc họp hàng tháng.
Hệ thống quản lý bán hàng cung cấp thông tin liên tục, giúp nhân viên và ban lãnh đạo theo dõi hiệu quả hoạt động Điều này cho phép nhân viên bán hàng dễ dàng cập nhật tình hình các gian hàng trên website công ty.
Các yêu cầu chức năng hệ thống
Hệ thống quản lý bán hàng gồm có những chức năng như sau:
+ Quản lý những thông tin về khách hàng:
-Thêm thông tin gian hàng
-Xóa thông tin gian hàng
-Sửa thông tin gian hàng
+Quản lý những thông tin về nhân viên:
-Thêm thông tin nhân viên
-Xóa thông tin nhân viên
-Tìm thông tin nhân viên
-Sửa thông tin nhân viên
+Quản lý thông tin hợp đồng:
-Thêm thông tin hợp đồng
-Xóa thông tin hợp đồng
-Tìm thông tin hợp đồng
-Sửa thông tin hợp đồng
-Thêm thông tin hóa đơn
-Xóa thông tin hóa đơn luan van
-Tìm thông tin hóa đơn
-Sửa thông tin hóa đơn
-Báo cáo thống kê thông tin gian hàng
-Báo cáo thống kê thông tin khách hàng
-Báo cáo thống kê thông tin nhân viên
-Báo cáo thống kê thông tin hợp đồng
-Báo cáo thống kê thông tin hóa đơn
Các yêu cầu của hệ thống
Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Mỗi người dùng đều có một tài khoản cá nhân với tên người dùng và mật khẩu, nhằm ngăn chặn truy cập trái phép vào thông tin Quyền truy cập của từng người dùng được xác định dựa trên các quyền mà người quản trị cấp, cho phép họ tiếp cận những thông tin nhất định.
Về mặt hệ thống: Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến, nâng cấp sau này
Giao diện nhập liệu cần đẹp mắt và thân thiện với người sử dụng, giúp dễ dàng thực hiện các thao tác Hệ thống cũng phải kiểm tra chặt chẽ từng bước nhập liệu để giảm thiểu sai sót, tự động điền các tham số cần thiết và chuyển tiếp một cách mượt mà khi hoàn thành từng phần.
Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thông tin linh hoạt, nhanh chóng và an toàn hơn. luan van
3.2.2 Biểu đồ use case uc tongquat giám đốc nhân viên bán hàng
Báo cáo thống kê Đăng nhập Đăng xuất
Quản lý nhân viên ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ ôincludeằ
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ use case tổng quát luan van uc Use Case Model
Quản lý khách hàng thêm khách hàng Sửa khách hàng
Thêm gian hàng sửa gian hàng xóa gian hàng
Tìm kiếm gian hàng và thêm nhân viên là những bước quan trọng trong việc quản lý nguồn lực Việc xóa nhân viên không còn phù hợp cũng cần được thực hiện để duy trì hiệu quả công việc Đặc biệt, nhân viên tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động tài chính diễn ra suôn sẻ.
Biểu đồ 3.2 Biểu đồ use case quản lý khách hàng, quản lý gian hàng, quản lý nhân viên
Tên use case Use case “quản lý danh mục”
Tác nhân chính Nhân viên Điều kiện vào Nhân viên đăng nhập vào hệ thống Điều kiện ra Cập nhật thành công danh mục
Sự kiện chính - nhân viên đăng nhập vào hệ thống và chọn chức năng cần thực hiện
- Hệ thống hiển thị giao diện chính của chương trình
- nhân viên nhập thông tin
- Nhân viên ấn nút chức năng đã chọn(thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, lưu)
- Hệ thống cập nhật thông tin vào CSDL
- Quá trình cập nhật danh mục kết thúc
Sự kiện phụ -Hệ thống yêu cầu nhập user và pass
-Hệ thống thông báo thông tin không hợp lệ nếu không nhập đủ thông tin
-Hệ thống báo lưu thành công luan van uc ban hang
Thêm hợp đồng sửa hợp đồng tìm kiếm hợp đồng xúa hợp đồng ôincludeằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ
Biểu đồ 3.3 Biểu đồ use case quản lý hợp đồng
Kịch bản use case quản lý hợp đồng:
Tên use case Use case “quản lý hợp đồng”
Nhân viên bán hàng là tác nhân chính trong quy trình quản lý hợp đồng Để thực hiện nhiệm vụ, nhân viên cần đăng nhập vào hệ thống và nhấn vào nút quản lý hợp đồng Khi hoàn thành việc cập nhật hợp đồng thành công, quy trình sẽ được kết thúc.
Sự kiện chính - nhân viên đăng nhập vào hệ thống và chọn chức năng cần thực hiện(quản lý hợp đồng)
- Hệ thống hiển thị giao diện chính của chương trình
- Nhân viên ấn nút chức năng đã chọn(thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, lưu)
- nhân viên nhập thông tin
- Hệ thống cập nhật thông tin vào CSDL
- Quá trình cập nhật kết thúc
Sự kiện phụ -Hệ thống yêu cầu nhập user và pass
-Hệ thống thông báo thông tin không hợp lệ nếu không nhập đủ thông tin.
-Hệ thống báo thành công. luan van uc thanhtoan nhân viên tài chính Quản lý hóa đơn thêm hóa đơn sửa hóa đơn xóa hóa đơn
Tìm kiếm hóa đơn ôextendằ ôincludeằ ôextendằ ôextendằ ôincludeằ ôextendằ
Biểu đồ 3.4 Biểu đồ use case quản lý hóa đơn
Kịch bản use case quản lý hóa đơn:
Tên use case Use case “quản lý hóa đơn”
Nhân viên tài chính là tác nhân chính trong quy trình quản lý hóa đơn Để thực hiện nhiệm vụ này, họ cần nhấn vào nút quản lý hóa đơn Khi các điều kiện được đáp ứng, hóa đơn sẽ được cập nhật thành công và có thể được in ra.
Sự kiện chính - Phần mềm sẽ lấy thông tin các hợp đồng và khách hàng hiển thị lên màn hình.
- nhân viên chọn hợp đồng và khách hàng thanh toán
- lập hóa đơn thanh toán
Sự kiện phụ -Hệ thống cảnh báo nếu không tìm thấy hợp đồng cần thanh toán luan van uc Use Case Model
Nhân viên bán Báo cáo, hàng thống kê
Báo cáo TKTT gian hàng
Báo cáo TKTT khách hàng giám đốc
Báo cáo TKTT nhân viên
Báo cáo TKTT hợp đồng Báo cáo TKTT hóa đơn ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ ôextendằ
Biểu đồ 3.5 Biểu đồ use case báo cáo, thống kê luan van
Biểu đồ 3.6 Biểu đồ lớp
Biểu đồ tuần tự chức năng đăng nhập:
Khi nhân viên muốn truy cập vào hệ thống, họ cần mở ứng dụng và điền thông tin vào form đăng nhập, bao gồm tên người dùng và mật khẩu Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin này trong cơ sở dữ liệu tài khoản; nếu thông tin chính xác, menu sẽ hiển thị và thông báo đăng nhập thành công Ngược lại, nếu thông tin sai, hệ thống sẽ thông báo lỗi đăng nhập.
Để thực hiện việc đăng nhập, người dùng cần điền thông tin vào form đăng nhập Sau khi gửi thông tin, hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác Nếu thông tin đúng, menu sẽ hiển thị; nếu sai, sẽ có thông báo lỗi đăng nhập.
Biểu đồ 3.7 Biểu đồ tuần tự đăng nhập
Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hợp đồng
Khi nhân viên bán hàng muốn thêm mới hợp đồng, họ cần đăng nhập vào hệ thống và chọn mục quản lý hợp đồng Sau đó, form hợp đồng sẽ xuất hiện, và nhân viên chỉ cần nhấn nút thêm để nhập thông tin cần thiết Hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thông tin; nếu thông tin đúng, hợp đồng sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu và nhân viên sẽ nhận thông báo thành công Ngược lại, nếu thông tin không phù hợp, hệ thống sẽ thông báo không thể thêm hợp đồng.
Nhân viên bán hàng cần kiểm tra thông tin hợp đồng trước khi yêu cầu lập hợp đồng mới Nếu thông tin hợp đồng đã có, hệ thống sẽ hiển thị thông báo không thể thêm mới Trong trường hợp thông tin chưa có, nhân viên cần nhập đầy đủ thông tin và thực hiện yêu cầu thêm hợp đồng Sau khi lưu thông tin thành công, hệ thống sẽ thông báo thêm mới thành công.
Biểu đồ 3.8 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hợp đồng
Biều đồ tuần tự chức năng sửa khách hàng
Nhân viên bán hàng có thể sửa thông tin khách hàng bằng cách chọn quản lý danh mục khách hàng và nhấn nút sửa Để tìm kiếm, nhân viên nhập mã khách hàng cần sửa và sau đó cập nhật thông tin trong giao diện form khách hàng Hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thông tin; nếu hợp lệ, thông tin sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu, ngược lại, nhân viên sẽ nhận được thông báo lỗi.
Form khách hàng Điều khiển form khách hàng nhập thông tin cần sửa() hiển thị thông tin khách hàng
() lưu thành công() hiển thị nút sửa() kiểm tra và nhập lại thông tin() có thông tin() ki ểm tra() nhập mã khách hàng cần sửa
() lưu thành công() thông ti n khách hàng() yêu cầu kiểm tra thông tin khách hàng
() nhập thông tin() lưu không thành công() kiểm tra () lưu thành công() ki ểm tra thông tin() thông tin không hợp lệ() yêu cầu sửa khách hàng
() thông tin hợp lệ, l ưu()
Biểu đồ 3.9 Biểu đồ tuần tự chức năng sửa khách hàng
Biểu đồ tuần tự chức năng xóa khách hàng bao gồm các bước: nhân viên bán hàng yêu cầu xóa thông tin khách hàng, kiểm tra và xác nhận yêu cầu xóa Sau khi nhập thông tin khách hàng cần xóa, hệ thống sẽ thực hiện chức năng xóa Nếu xóa thành công, thông báo sẽ được hiển thị, ngược lại, nếu xóa không thành công, hệ thống sẽ thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại thông tin.
Biểu đồ 3.10 Biểu đồ tuần tự chức năng xóa khách hàng luan van
Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm hóa đơn: sd tìm ki?m nhân viên tài chính
