Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp điều tra bao gồm việc thu thập tài liệu và các thông số liên quan đến nhân sự cũng như tình hình hoạt động của công ty trong thời gian qua Đặc biệt, quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Đầu tư và Phát triển Minh Gia cũng được xem xét kỹ lưỡng.
- Phương pháp thống kê, tổng hợp: thống kê các số liệu đã điều tra được thành thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu
Phương pháp đánh giá quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Đầu tư và Phát triển Minh Gia nhằm xác định ưu nhược điểm và tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sự kiện Việc này không chỉ giúp cải thiện chất lượng sự kiện mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc của công ty.
Bố cục khoá luận
Ngoài những nội dung như Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo thì nội dung chính của khóa luận gồm các chương như sau:
Chương 1 Lý luận cơ bản
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức sự kiện của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ đầu tư và phát triển Minh Gia
Chương 3 Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ đầu tư và phát triển Minh Gia
LÝ LUẬN CƠ BẢN
Thao tác hóa khái niệm
Theo công ty Sea Event (2019), sự kiện được định nghĩa như sau:
“Theo từ điển tiếng việt: “sự kiện” là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam, các sự kiện bao gồm nhiều hoạt động đa dạng như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo và hội nghị Từ "event" trong tiếng Anh phản ánh sự đa dạng này, cho thấy sự kiện có thể bao trùm nhiều lĩnh vực khác nhau.
+ Business event: cácsự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
+ Fundraising events: sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Trade fairs: hội chợ thương mại
+ Entertainment events: sự kiện mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: lễ hội, liên hoan
+ Government events: sựkiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: họp hành, gặp giao lưu
+ Seminars: hội thảo chuyên đề
+ Social and cultural events: sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: sự kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: sự kiện liên quan tới marketing
+ Promotional events: sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
+ Brand and product launches: sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…”
Như vậy, tác giả định nghĩa về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau:
Sự kiện là những hoạt động xã hội quan trọng trong các lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, triễn lãm, và các trò chơi cộng đồng Chúng tập trung vào các lễ hội, văn hóa và phong tục tập quán, thu hút đông đảo người tham gia Sự kiện diễn ra trong không gian và thời gian cụ thể, đóng vai trò nổi bật trong đời sống cộng đồng.
1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều hoạt động đa dạng như lễ khai trương, lễ động thổ và gala dinner, cùng với nhiều hình thức tổ chức khác nhau.
“Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện
Kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm các hoạt động từ thiết kế, triển khai đến kiểm soát, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra cho sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm nhiều công việc như nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình và kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, cũng như tổ chức và thực hiện diễn biến của sự kiện Mục tiêu của việc này là truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham gia và xã hội, đồng thời đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể liên quan.
Tổ chức sự kiện được xem như một hoạt động văn hóa quan trọng, thể hiện sự tập trung và nổi bật trong đời sống cộng đồng Những sự kiện này không chỉ mang tính giải trí mà còn phản ánh các giá trị văn hóa, góp phần tạo dựng bản sắc và kết nối các thành viên trong xã hội.
+ Kỷ niệm, nhắc nhở và tôn vinh những giá trị có dấu mốc lịch sử
+ Pho diễn và tôn vinh những giá trị văn hóa, nghệ thuật, thể thao
+ Truyền thông quảng bá, chính trị, thương mại.”
Nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam cho thấy rằng quy trình này bao gồm nhiều bước quan trọng như: nghiên cứu sự kiện, lập kế hoạch và chương trình cho sự kiện, điều hành các diễn biến trong sự kiện, và kết thúc sự kiện.
Tổ chức sự kiện được định nghĩa là một quá trình bao gồm nhiều công việc như nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình và kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, cũng như tổ chức và thực hiện sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể Mục tiêu của quá trình này là truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham gia và xã hội, nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các bên liên quan.
Tổ chức sự kiện là việc thực hiện các hoạt động như hội nghị, triển lãm, tiệc, trong các lĩnh vực kinh doanh, văn hóa và thương mại Mục tiêu của doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện là truyền tải thông điệp đến khách hàng và công chúng, đồng thời đây cũng là một hình thức quảng bá hiệu quả.
Dịch vụ trong tiếng Anh được gọi là services
Theo Kotler và Armstrong, dịch vụ được định nghĩa là một hoạt động hoặc lợi ích mà một bên cung cấp cho bên khác, chủ yếu là vô hình và không tạo ra quyền sở hữu Sản xuất dịch vụ có thể liên quan hoặc không liên quan đến sản phẩm vật chất.
Theo J William Stanton định nghĩa dịch vụ là những hoạt động vô hình, có thể nhận diện riêng biệt, chủ yếu nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng mà không nhất thiết phải liên quan đến việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ khác.
Adrian Payne cho rằng dịch vụ là một hoạt động mang yếu tố vô hình, liên quan đến sự tương tác giữa nhà cung cấp và khách hàng hoặc tài sản của khách hàng Ông nhấn mạnh rằng dịch vụ không phải là việc chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm đầu ra.
Theo Hiệp hội Tiếp thị Hoa Kỳ (1960), dịch vụ được định nghĩa là các hoạt động, lợi ích hoặc sự thỏa mãn được cung cấp để bán hoặc liên quan đến việc bán hàng hóa.
Theo Philip Kotler, dịch vụ được định nghĩa là mọi hoạt động hoặc lợi ích mà một bên có thể cung cấp cho bên khác, với đặc điểm chính là tính vô hình và không tạo ra quyền sở hữu đối với một vật cụ thể Việc sản xuất dịch vụ có thể diễn ra độc lập hoặc không liên quan đến sản phẩm vật chất nào.
Theo Luật giá năm 2012, dịch vụ được định nghĩa là hàng hóa vô hình, không thể tách rời giữa quá trình sản xuất và tiêu dùng Dịch vụ bao gồm các loại hình trong hệ thống ngành sản phẩm Việt Nam theo quy định pháp luật.
Đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện
1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ của tổ chức sự kiện
Theo tài liệu của công ty cổ phần truyền thông và giải trí Nhật Thực (2021), dịch vụ tổ chức sự kiện có những đặc điểm nổi bật như tính vô hình, không thể tách rời, không ổn định và không thể lưu giữ Những đặc điểm này ảnh hưởng đến cách mà dịch vụ được cung cấp và trải nghiệm của khách hàng trong từng sự kiện.
Tính vô hình của dịch vụ sự kiện khiến khách hàng khó cảm nhận chất lượng sản phẩm qua các giác quan Để giúp khách hàng dễ dàng đánh giá, cần sử dụng hiệu quả các yếu tố hữu hình như địa điểm, con người, trang thiết bị, biểu tượng, giá cả và cam kết Những yếu tố này sẽ tạo ra ấn tượng tích cực, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và đánh giá chất lượng dịch vụ.
Tính không tách rời giữa cung ứng và sử dụng sản phẩm dịch vụ diễn ra đồng thời, khiến khách hàng đặc biệt quan tâm đến những nhà cung cấp uy tín hoặc nổi tiếng Để tối ưu hóa hiệu quả kinh tế, các nhà cung cấp có thể phục vụ nhiều khách hàng cùng lúc.
Chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện thường không ổn định và khó đánh giá do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhà cung cấp, khách hàng, thời gian, thời tiết, nhân sự và địa điểm Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, cần chuẩn bị kỹ lưỡng các bước nhằm tiêu chuẩn hóa quy trình cung ứng dịch vụ.
+ Tuyển chọn và huấn luyện tốt nhân viên
+ Xây dựng quy trình thực hiện dịch vụ rõ ràng, chi tiết
+ Thường xuyên theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng
Sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện không thể lưu trữ, do đó không thể làm kho dự trữ để điều chỉnh sự thay đổi nhu cầu thị trường Để đảm bảo cân bằng cung cầu, cần áp dụng các biện pháp hiệu quả trong quản lý dịch vụ.
+ Từ phía cầu Định giá phân biệt
Tổ chức dịch vụ bổ sung vào thời gian cao điểm
Hệ thống đặt chỗ trước
Thuê nhân viên làm việc bán thời gian
Khuyến khích khách hàng tự phục vụ một số công đoạn
Trang bị thêm máy móc thiết bị
Tổ chức sự kiện và các dịch vụ liên quan đang thu hút sự quan tâm mạnh mẽ từ các công ty và doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị cần tổ chức sự kiện Trong những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện không chỉ mang lại không khí tươi mới cho doanh nghiệp mà còn tạo cơ hội quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, vinh danh những cá nhân cống hiến, và thu hút nhà đầu tư cũng như kêu gọi tài trợ.
1.2.2 Đặc điểm về nhân lực
Dựa vào tài liệu công ty tổ chức sự kiện Nuplans (2020), nhân sự tổ chức sự kiện có các đặc điểm Cụ thể như sau:
Hầu hết các ngành dịch vụ phụ thuộc hơn 90% vào yếu tố con người, do đó nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện Con người chính là yếu tố tiên quyết giúp đảm bảo sự thành công của mọi hoạt động trong ngành này.
Trong ngành tổ chức sự kiện, con người là yếu tố then chốt để biến các ý tưởng sáng tạo và đột phá thành hiện thực Khác với các ngành công nghiệp khác, nơi thường sử dụng nguồn nhân lực cố định, ngành dịch vụ còn tận dụng thêm nguồn nhân sự bán thời gian Dưới đây là một số vị trí nhân sự quan trọng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
- Quản lý (Event Manager/Event Planner)
Quản lý là người có trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức sự kiện của công ty, doanh nghiệp Họ sẽ lập kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ cho từng nhân sự và thống nhất các vấn đề dựa trên ý kiến thảo luận của nhóm và các cộng sự.
Để đảm bảo tính chặt chẽ và hạn chế rủi ro, quản lý cần kiểm tra và sửa chữa kế hoạch ngay từ giai đoạn lập dự thảo, bao gồm việc xác định các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ và địa điểm, cũng như xây dựng các phương án giảm thiểu rủi ro và kiểm soát khủng hoảng Quản lý cũng phải kiểm tra kỹ lưỡng mọi khía cạnh để tránh sai sót Hơn nữa, việc phân công nhân sự dựa trên năng lực cá nhân là cần thiết để xếp họ vào các bộ phận phù hợp, đồng thời liên kết các bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chung.
Vị trí này yêu cầu người đảm nhiệm phải có năng lực và khả năng cao, vì họ sẽ lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện, cũng như tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.
- Giám sát (Event leader/ Event supervisor)
Trong tổ chức sự kiện, quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, trong khi giám sát viên đảm nhiệm giám sát từng hạng mục cụ thể Các mảng cần phụ trách bao gồm truyền thông, quản lý cộng tác viên như promotion girl (PG), promotion boy (PB) và MC, cũng như tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng như Celeb và KOL.
11 vụ này chỉ có trong những sự kiện mang quy mô lớn, còn sự kiện có quy mô nhỏ thì có thể chức vụ này không cần thiết
Nhân viên part-time là những người thực hiện công việc theo sự phân công của quản lý, thường được thuê theo thời vụ cho các dự án Họ hỗ trợ thực hiện những nhiệm vụ không yêu cầu kỹ năng cao, giúp tăng cường hiệu quả công việc.
1.2.3 Đặc điểm về hoạt động quản lý tài chính tổ chức sự kiện
Dựa vào tài liệu công ty Sky Enter (2021), hoạt động tổ chức sự kiện có các đặc điểm cụ thể như sau:
Khách hàng luôn tìm kiếm một chương trình tổ chức sự kiện đảm bảo chất lượng và tiết kiệm ngân sách, điều này yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện phải nỗ lực để đáp ứng nhu cầu của họ Quản lý tài chính là yếu tố quan trọng hàng đầu trong tổ chức sự kiện, và việc quản lý chi phí cần tuân theo những nguyên tắc cụ thể.
Dù mỗi loại sự kiện có ngân sách, cách chi tiêu và thời gian thực hiện khác nhau, vẫn tồn tại một số nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ.
Các loại hình sự kiện
Dựa theo bài viết của Nguyễn Hùng (2019) tại Linked in:
Các sự kiện được tổ chức với nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng nhu cầu và mục tiêu khác nhau, giúp truyền tải thông điệp và ý nghĩa đến người tham dự một cách hiệu quả Việc phân loại sự kiện thường dựa trên các tiêu chí như quy mô và hình thức tổ chức.
+ Dựa vào địa điểm tổ chức: Có thể phân loại các loại hình sự kiện thành sự kiện trong nhà và sự kiện ngoài trời
Dựa vào mục tiêu tổ chức, sự kiện có thể được phân loại thành hai loại chính: sự kiện formal, mang tính chất nghiêm túc và chính thống, và sự kiện corporation, tập trung vào mục đích quảng bá thương hiệu.
Dựa vào tính chất của sự kiện, các loại hình sự kiện có những đặc điểm riêng biệt, mỗi loại mang đến màu sắc độc đáo và đáp ứng nhu cầu cụ thể phục vụ cho mục đích của sự kiện đó.
Các sự kiện thông thường bao gồm:
Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
Các lễ hội, liên hoan, lễ kỉ niệm…
Các sự kiện văn hoá
Sự kiện khai trương, khánh thành
Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…
Không có sự phân chia nào hoàn toàn chính xác, và các tiêu chí phân loại sự kiện chỉ mang tính tương đối Do đó, các loại sự kiện sẽ được quy định dựa trên những tiêu chí này.
14 doanh nghiệp, tập thể, cá nhân… muốn tổ chức sự kiện đó theo kiểu gì, nói chính xác hơn là phụ thuộc vào mục đích của nhà tổ chức.”
Vai trò của tổ chức sự kiện
“Một số vai trò của tổ chức sự kiện:
+ Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
+ Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
+ Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
+ Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường.” (Nguyễn Phong, 2021)
Mục đích của tổ chức sự kiện
Sau khi nghiên cứu về tổ chức sự kiện, tác giả đặt ra câu hỏi về lý do cần sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện và mục đích của nó Tổ chức sự kiện không chỉ giúp quản lý và điều phối các hoạt động một cách chuyên nghiệp mà còn mang lại những trải nghiệm đáng nhớ cho người tham gia, tạo ra cơ hội kết nối và xây dựng thương hiệu hiệu quả.
“Mục đích tổ chức sự kiện:
- Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu
- Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ
Thay đổi nhận thức của công chúng, người tiêu dùng và truyền thông về thương hiệu hoặc sản phẩm của một công ty là điều cần thiết để xây dựng hình ảnh tích cực và tạo dựng lòng tin Việc này không chỉ giúp nâng cao giá trị thương hiệu mà còn thúc đẩy sự quan tâm và ủng hộ từ khách hàng.
- Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…” (Nguyễn Phong, 2021)
Nguyên tắc của tổ chức sự kiện
Trong quá trình lên kế hoạch cho sự kiện, có 4 nguyên tắc quan trọng dưới đây, cụ thể:
1.6.1 Xác định lý do tại sao tổ chức sự kiện
Đầu tiên, cần xác định lý do tổ chức sự kiện, bao gồm các mục đích, mong muốn và kỳ vọng liên quan đến kế hoạch Những yếu tố này sẽ là nền tảng để xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp và hiệu quả nhất.
Lý do tổ chức sự kiện cần dựa trên nhu cầu của cả đơn vị tổ chức và đối tượng tham gia, vì đây là yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện và tạo sức hút cho người tham gia.
1.6.2 Lên kế hoạch địa điểm tổ chức
Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, việc lựa chọn địa điểm là rất quan trọng và cần dựa trên số lượng người tham gia cũng như tính chất của sự kiện Ví dụ, các tiệc cưới thường được tổ chức tại nhà hàng sang trọng, nơi có không gian rộng rãi để tiếp đón khách mời.
Không nhất thiết phải tổ chức sự kiện tại những địa điểm sang trọng và đẳng cấp Thực tế, có nhiều lựa chọn địa điểm với chi phí thuê hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng cho sự kiện của bạn.
1.6.3 Điểm nhấn của sự kiện
Bí quyết tổ chức sự kiện thành công là tạo điểm nhấn nổi bật Điểm nhấn này có thể xuất phát từ các hoạt động trong chương trình, thành phần khách mời, hoặc cơ cấu giải thưởng Quan trọng là trong kế hoạch, cần xác định rõ hoạt động chính để thu hút sự chú ý và để lại ấn tượng sâu sắc cho người tham gia.
1.6.4 Tạo tiếng vang cho sự kiện
Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, cần chú trọng đến các chiến dịch truyền thông để tạo sự lan tỏa và tiếng vang cho chương trình Có nhiều phương pháp như chia sẻ trên mạng xã hội, sản xuất clip viral, và phát tờ rơi Đơn vị tổ chức cần xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết, bao gồm thời gian thực hiện và ngân sách phù hợp.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản, mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng thêm các nguyên tắc riêng để tối ưu hóa quy trình tổ chức sự kiện, nhằm đạt được kết quả mong đợi cho từng nhóm khách hàng.
Các yếu tố tạo thành một sự kiện
Một sự kiện dù chỉ diễn ra trong vài giờ hay vài ngày, đều cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước Để đảm bảo sự kiện thành công, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và chú trọng đến các yếu tố quan trọng trong quá trình tổ chức.
1.7.1 Hiểu mục tiêu - mục đích của sự kiện
Để tổ chức một sự kiện thành công, điều quan trọng là phải xác định mục tiêu rõ ràng Thiếu mục tiêu sẽ gây khó khăn trong việc lập kế hoạch và triển khai sự kiện.
Để tổ chức một sự kiện lớn, việc xác định rõ ràng các hoạt động và thời gian cho từng hạng mục công việc là rất quan trọng Quản lý dự án phức tạp sẽ bao gồm sự phối hợp của nhiều bộ phận và nhân sự khác nhau, đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được thực hiện một cách hiệu quả.
Việc tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản mà còn rất quan trọng, vì lựa chọn địa điểm phù hợp đòi hỏi nghiên cứu kỹ lưỡng, đàm phán và ký kết hợp đồng Sự thành công của sự kiện phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ và sự chuẩn bị chu đáo liên quan đến địa điểm.
Ngân sách là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một sự kiện Mặc dù việc tổ chức một sự kiện lớn trở nên dễ dàng hơn khi không bị giới hạn về kinh phí, nhưng việc quản lý ngân sách hiệu quả là điều cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ trong khuôn khổ ngân sách có hạn.
Sự kiện là một quá trình phức tạp, được hình thành từ nhiều yếu tố khác nhau, do đó, bất kỳ sơ suất nào cũng có thể dẫn đến thất bại trong tổ chức Việc nhận thức rõ các khả năng xảy ra là rất quan trọng, vì vậy cần chuẩn bị các phương án A, B để giảm thiểu rủi ro và có biện pháp khắc phục kịp thời khi sự cố xảy ra Người quản lý dự án cần có kiến thức thực tế và kinh nghiệm vững vàng để đưa ra quyết định và lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chỉn chu, nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Các yếu tố rủi ro ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện
1.8.1 Các yếu tố vĩ mô
Dựa vào tài liệu công ty Seminarsaigon (2018), các yếu tố vĩ mô ảnh hưởng đến sự kiện như sau:
Các yếu tố vĩ mô là những lực lượng xã hội lớn có ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện.
Môi trường nhân khẩu học đề cập đến các yếu tố quan trọng liên quan đến dân số, bao gồm quy mô, mật độ và phân bố dân cư, cùng với các đặc điểm như tuổi tác, giới tính, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, sắc tộc và nghề nghiệp.
Môi trường kinh tế được phản ánh qua tốc độ tăng trưởng và cấu trúc vùng, từ đó tạo ra sức hấp dẫn cho thị trường và khả năng chi tiêu của người tiêu dùng.
Các yếu tố môi trường tự nhiên như thời tiết, khí hậu và tình hình ô nhiễm có tác động lớn đến đầu vào của nhà sản xuất, từ đó ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện.
Môi trường công nghệ kỹ thuật bao gồm các yếu tố tác động đến sự phát triển công nghệ mới, đổi mới sản phẩm và cơ hội thị trường, ảnh hưởng đến việc triển khai các giải pháp cụ thể trong tổ chức sự kiện.
+ Môi trường chính trị cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến quyết định tổ chức sự kiện của chủ đầu tư và sự kiện
Môi trường văn hóa là một hệ thống giá trị truyền thống và chuẩn mực hành vi được chia sẻ bởi một nhóm người cụ thể Nó bao gồm những giá trị văn hóa căn bản, giá trị văn hóa thứ phát và các nhánh văn hóa của một nền văn hóa.
1.8.2 Các yếu tố vi mô
Dựa vào tài liệu công ty Seminarsaigon (2018), các yếu tố vĩ mô ảnh hưởng đến sự kiện như sau:
Nhóm yếu tố vi mô bao gồm các yếu tố liên quan trực tiếp đến nhà tổ chức và sự kiện cụ thể, ảnh hưởng mạnh mẽ đến quy trình tổ chức sự kiện Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp tổ chức sự kiện bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, kinh nghiệm tổ chức sự kiện và các mối quan hệ của doanh nghiệp.
Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện bao gồm doanh nghiệp và cá nhân, đảm bảo cung cấp các yếu tố cần thiết để nhà tổ chức có thể triển khai các sự kiện một cách hiệu quả.
+ Khách hàng chính là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện hướng tới phục vụ để mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện.”
Quy trình tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, giúp xúc tiến hoạt động tiếp thị và quảng bá thương hiệu Để tổ chức sự kiện thành công, cần tuân theo quy trình tổ chức phù hợp, và quy trình này có thể thay đổi tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện Dưới đây là quy trình chung để tổ chức sự kiện hiệu quả.
1.9.1 Nghiên cứu, thu thập các thông tin về sự kiện sắp tổ chức
Để tổ chức sự kiện hiệu quả, bạn cần nắm rõ mọi khía cạnh liên quan đến sự kiện đó Việc nghiên cứu và thu thập thông tin là rất quan trọng, yêu cầu bạn phải đầu tư thời gian và làm việc một cách tỉ mỉ Ngoài ra, phương pháp 5W1H (Who, What, When, Where, Why, How) sẽ giúp bạn xác định các yếu tố cần thiết cho sự kiện.
- Where - When - What - Why - How) để không bỏ sót bất kỳ khía cạnh nào
1.9.2 Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện Ý tưởng tổ chức chính là linh hồn của sự kiện, nó bao gồm thông điệp của chương trình, các nội dung chính và phong cách thiết kế chủ đạo Với những sự kiện thiên về lễ hội, giải trí sẽ đòi hỏi việc xây dựng ý tưởng nhiều hơn Cần tìm ra một hướng tổ chức mới lạ, độc đáo để gây được sự thu hút sự chú ý đến người tham gia
1.9.3 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Ở bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện này, bạn cần lên chi tiết cho từng mục sau:
- Địa điểm và thời gian tổ chức
- Cách thức di chuyển cho khách mời
- Phân chia công việc cho nhân lực phục vụ cho sự kiện
+ Nhân viên phụ trách mảng nội dung: Người lên kịch bản, nội dung chương trình, phụ trách các vấn đề giấy tờ, ngân sách,
+ Nhân viên phụ trách Setup chương trình: Đội ngũ thiết kế, setup sân khấu,
Nhân viên phụ trách chạy chương trình: người dẫn chương trình, người mẫu, PG (promotion girl) – PB (Promotion Boy), vũ đoàn, ca sĩ, đội múa lân,
Nhân viên kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình Led,…
Nhân viên Media: Quay phim, chụp ảnh,
Nhân viên phụ trách hậu cần: Ban đón tiếp khách, ban hổ trợ đoàn, nhân viên tiệc
- Lên bản thiết kế và hoàn tất các ấn phẩm in ấn cần dùng cho sự kiện
Giấy mời và gửi giấy mời
Khu vực sân khấu: Backdrop, standee, banner, bục sân khấu
1.9.4 Lên kịch bản nội dung tổ chức sự kiện
Kịch bản nội dung tổ chức sự kiện bao gồm việc xây dựng timeline, nội dung chương trình và lời dẫn cho MC Một kịch bản chi tiết sẽ hỗ trợ tối đa cho sự thành công của sự kiện, đồng thời giúp phòng tránh các sự cố và rủi ro có thể xảy ra.
Mỗi hình thức tổ chức sự kiện đều yêu cầu các mẫu kịch bản riêng, cần được tìm hiểu kỹ lưỡng Tuy nhiên, nhìn chung, các sự kiện thường bao gồm những nội dung chính sau đây:
- Đón khách: Check-in thông tin khách tham dự, hướng dẫn và giúp khách mời ổn định vị trí
Chương trình khai mạc bao gồm tiết mục khai mạc ấn tượng, giới thiệu chương trình và các vị đại biểu khách quý Đặc biệt, bài phát biểu khai mạc của đại diện chủ đầu tư sẽ tạo dấu ấn sâu sắc cho sự kiện.
- Nội dung chính sự kiện
- Phần hội: Thời gian dành cho các tiết mục văn nghệ, giải trí, gameshow
- Kết thúc chương trình: Tiền khách và dọn dẹp
1.9.5 Bắt tay triển khai dàn dựng sự kiện
Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, bạn nên bắt đầu dàn dựng và setup địa điểm tổ chức sự kiện ít nhất 2 ngày trước ngày diễn ra chính thức Đối với những sự kiện lớn với yêu cầu trang trí phức tạp, việc triển khai có thể bắt đầu từ 1 đến 2 tuần trước Điều này giúp bạn kịp thời khắc phục các sự cố phát sinh và có đủ thời gian để tổng duyệt chương trình.
1.9.6 Tổ chức và theo dõi sự kiện Để tổ chức sự kiện thành công, ban tổ chức cần phân công chi tiết từng công việc cho đội ngũ nhân sự Mỗi người phải có tinh thần chủ động trong mọi vấn đề, đảm bảo rằng trong mọi khâu diễn ra trơn tru và đúng như kế hoạch
Kết thúc chương trình, cần tiến hành thanh lý hợp đồng, dọn dẹp và tổng vệ sinh để rút ra bài học kinh nghiệm từ sự kiện Quan trọng không kém là việc thu thập hình ảnh, video và dữ liệu liên quan đến sự kiện, phục vụ cho các hoạt động truyền thông và marketing cho thương hiệu và sản phẩm.
Chương 1 đã trình bày cơ sở lý luận của vấn đề sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện và các yếu tố liên quan đến sự kiện Đã nêu ra chức năng, vai trò, tầm quan trọng và mục đích của từng bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện để có thể tạo ra dịch vụ tổ chức một sự kiện đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Đồng thời chương 1 cũng đã trình bày những ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện để làm tiền đề cho chương 2 phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chất lượng dịch vụ là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của sự kiện Một quy trình tổ chức hợp lý, chặt chẽ và logic không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn thu hút khách hàng tiềm năng, giữ chân khách hàng thường niên, và củng cố thương hiệu trên thị trường Dù quy trình tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố và không có tiêu chuẩn cố định, các công ty tổ chức sự kiện cần nỗ lực hoàn thiện dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẦU TƯ VÀ
Khái quát về doanh nghiệp
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Đầu tư và Phát triển Minh Gia, thành lập ngày 13 tháng 6 năm 2017, chuyên tổ chức sự kiện, thiết kế mỹ thuật, in ấn và dịch vụ quảng cáo Với đội ngũ chuyên nghiệp và trang thiết bị hiện đại, công ty cam kết mang đến dịch vụ tận tình và chất lượng.
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Đầu tư và Phát triển Minh Gia chuyên về nhãn hàng và chiến lược truyền thông tích hợp, cam kết tuân thủ nguyên tắc sáng tạo Minh Gia thực hiện các chiến dịch quảng bá thương hiệu mạnh mẽ trên nhiều nền tảng cho các thương hiệu quốc tế và lớn tại Việt Nam Với 5 năm kinh nghiệm và sự linh hoạt trong việc hiểu nhu cầu của các thương hiệu khác nhau, Minh Gia đã xây dựng được lòng tin từ nhiều khách hàng như Nguyễn Kim, Lotte Mart, Mobifone, Samsung, Tastee, FPT, Oppo, Sandoz, Kinh Đô, Novartis, Tenamyd.
- Quảng cáo OOH (Out Of Home)
- Quảng cáo TVC (Television Commercials)
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN MINH GIA
Tên quốc tế: MINH GIA DEVELOPMENT AND INVESTMENT SERVICES TRADING COMPANY LIMITED CO., LTD
Tên viết tắt: MINH GIA DEVELOPMENT AND INVESTMENT SERVICES TRADING CO., LTD
Giấy phép kinh doanh và ngày cấp: 0314457622 / 13-06-2017
Mã số thuế: 0314457622 Quản lí bởi chi cục Thuế Quận 3 Địa chỉ: P403, Tầng 4, Tòa Nhà TPP Số 141 Nguyễn Đình Chiểu,
Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM Điện thoại: 0908 656 734 – 0938 272 880 – 0938 272 881
Email : quangcaominhgia2017@gmail.com Đại diện pháp luật: Nguyễn Thị Mai Phương Chức danh: Tổng Giám Đốc
Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nghiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài
Tình trạng: Đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Hình 2.1 Logo Công ty Minh Gia (Nguồn: https://truyenthongminhgia.vn) 2.1.4 Giá trị cốt lõi
- Hiệu quả: là thước đo mọi hoạt động, mọi công việc của Minh Gia phải mang lại hiệu quả cho khách hàng
- Đam mê: có đam mê, yêu thích việc mình làm, kiên trì và quyết tâm theo đuổi mục tiêu, để đạt được thành công
- Đổi mới: không ngừng nâng cao hiểu biết, luôn tư duy đổi mới, sáng tạo nên giá trị khác biệt
- Chính trực: hướng đến những tiêu chuẩn đạo đức cao nhất mọi hoạt động với hành xử trung thực, minh bạch, tôn trọng và công bằng
- Cam kết: tinh thần trách nhiệm, chính trực, giữ cam kết ở mức cao nhất với mọi người trong mọi hoạt động để giữ uy tín và niềm tin
Tốc độ là yếu tố quan trọng trong công việc, đòi hỏi sự quyết đoán có cơ sở và khả năng hành động nhanh chóng Điều này giúp thích ứng linh hoạt với mọi tình huống, từ đó mang lại hiệu quả tối ưu trong tất cả các hoạt động.
Minh Gia, với 3 chi nhánh và đội ngũ hơn 50 nhân viên, đang nỗ lực triển khai các dự án quan trọng cho khách hàng trên toàn quốc.
Trụ sở chính: P403 Tầng 4, Tòa Nhà TPP Số
141 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Võ Thị Sáu, Quận
Văn phòng miền Bắc: Phường Trương Định,
Quận Hai Bà Trưng, Tp Hà Nội
Văn phòng miền Trung: Phường Hòa Xuân,
Quận Cẩm Lệ, Tp Đà Nẵng
Kho xưởng: 606/20/39 Quốc lộ 13, Phường
Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, Tp Hồ Chí Minh
Hình 2.2 sơ đồ mạng lưới hoạt động
(Nguồn: Minh Gia company profile)
2.1.6 Bộ máy tổ chức của công ty
Hình 2.3 sơ đồ tổ chức Công ty Minh Gia (Nguồn: https://truyenthongminhgia.vn)
2.1.7 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban
Phòng ban Mô tả công việc Ưu điểm Nhược điểm
Giám đốc là người lãnh đạo và quản lý toàn bộ công ty, có trách nhiệm tổng hợp dữ liệu và đưa ra các quyết định chiến lược cho hoạt động kinh doanh Với quyền hạn cao nhất, giám đốc không chỉ quản lý nhân sự và phòng kinh doanh mà còn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của công ty trước pháp luật.
Phát triển kế hoạch kinh doanh ngắn hoặc dài Điều hành và quản lí đội nhóm
Khích lệ và đốc thúc các thành viên trong công ty Đưa ra quyết định đầu tư mang về lợi nhuận cao nhất
Xây dựng các mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác
- Có tinh thần trách nhiệm cao
- Có định hướng kinh doanh tốt, thúc đẩy sự phát triển của công ty
- Có sự lắng nghe, tiếp thu ý kiến để hoàn thiện hơn trong công tác quản lý, điều hành công ty
Phòng thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát các dự án thiết kế và sáng tạo của công ty Các thành viên trong phòng làm việc phối hợp chặt chẽ để hình ảnh hóa các đối tượng trước khi đưa vào sản xuất Với kỹ năng chuyên môn, phòng thiết kế chuyển đổi ý tưởng thành những hình ảnh trực quan và sinh động, giúp người xem dễ dàng đưa ra quyết định cuối cùng Những thiết kế chi tiết này cho phép doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả của các dự án một cách hiệu quả.
Phòng thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho giám đốc về các vấn đề thiết kế Ngoài ra, phòng còn có trách nhiệm tổ chức, thực hiện và quản lý toàn bộ công tác thiết kế trong doanh nghiệp.
- Thiết kế đúng yêu cầu của khách hàng
- Bảng thiết kế rõ ràng, chi tiết hóa dễ hình dung
- Nhiệt tình trong quá trình giám sát thi công
- Thiết kế chưa có ý tưởng đột phá
- Số lượng nhân sự còn hạn chế
Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý và giám sát hiệu quả làm việc của phòng ban, đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành mục tiêu đề ra Bên cạnh đó, trưởng phòng cũng là người chủ động báo cáo về công việc, doanh thu và chi phí với giám đốc.
Phòng Kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm nghiên cứu, phát triển và phân phối sản phẩm Mục tiêu chính của phòng là lập kế hoạch phát triển doanh số và lợi nhuận cho công ty, đồng thời đóng vai trò kết nối giữa các phòng ban khác.
- Hoàn thành đúng tiến độ công việc
- Tiếp cận khách hàng tốt đem lại doanh số cao cho công ty
- Lập kế hoạch phát triển doanh số rõ ràng, chi tiết
- Thúc đẩy, tiêu thụ sản phẩm chưa đạt hiệu quả cao
- Nghiên cứu, khai thác thị trường chưa thực sự hiệu quả
Phòng kế hoạch sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được sản xuất theo quy trình chuẩn, đáp ứng các thông số kỹ thuật chất lượng Sản phẩm hoàn thiện đúng tiến độ giúp giao hàng đúng hẹn, đồng thời tiết kiệm chi phí sản xuất và nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp.
- Kế hoạch rõ ràng, chi tiết, có những đánh giá nhận xét khách quan
- Thi công nhanh đúng tiến độ
Làm việc với phòng kinh doanh để nắm được các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng
Kiểm tra nguồn nguyên liệu, thiết bị sản xuất và số lượng nhân công lao động cần thiết, chi phí cho dự án sản xuất
Lên kế hoạch sản xuất chi tiết cho từng công việc đảm bảo dây chuyền sản xuất hoạt động ổn định
Tính toán thời gian hoàn thành sản xuất sản phẩm và chi phí sản xuất tối ưu
Phòng hành chính Đứng đầu là trưởng phòng nhân sự, thực hiện các công việc:
- Quản lý, sắp xếp thông tin giấy tờ, hồ sơ một cách khoa học, bao gồm tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, cập nhật
- Thiết kế bảng lương, cân nhắc danh sách lương thưởng hợp lý cho nhân viên trong công ty
- Có kỹ năng tổ chức tốt
- Có trách nhiệm cao trong công việc
- Không thể phân công công việc theo đúng năng lực của từng người, đôi khi bị chồng chéo
- Chưa đáp ứng kịp thời những yêu cầu xử lý
- Theo dõi, kiểm tra, sắp xếp thông tin nhân viên của công ty
- Quản lý, thực hiện các quyết định thay đổi nhân sự trong doanh nghiệp, ví dụ như:
Tuyển dụng, Thực tập, Đào tạo, Sa thải, Nghỉ hưu
- Xác định và thỏa mãn các nhu cầu của nhân viên các phòng ban trong công ty
- Giám sát việc thực hiện Hệ thống Đánh giá Hiệu suất Mở đối với công việc của riêng các cá nhân, bộ phận
- Tạo điều kiện đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực như: nâng cao kỹ năng, kiến thức chuyên môn
- Phối hợp cung cấp các quyền lợi thiết yếu cho người lao động như: lương hưu, trợ cấp, chế độ bảo hiểm y tế,…
- Giải quyết khiếu nại, vấn đề của nhân viên công ty cung cấp thông tin cho cấp trên
Phòng Đứng đầu là kế toán trưởng, - Trong bộ máy kế - Có nhiều hạn chế ở quá trình
Kế toán chuyên nghiệp thực hiện các công việc như quản lý tiền lương, chứng từ, sổ sách kế toán và thống kê chi phí trong công ty, đồng thời đảm bảo các khoản thuế phải nộp Họ chuẩn bị và diễn giải báo cáo tài chính để cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho ban quản lý Với trình độ chuyên môn cao, kế toán lập kế hoạch sử dụng sổ sách và chứng từ theo chế độ hiện hành Tuy nhiên, trong môi trường sản xuất kinh doanh với khối lượng công việc lớn và ít nhân sự kế toán, nguy cơ xảy ra sai sót là cao, đặc biệt vào cuối tháng khi công việc bị dồn lại.
2.1.8 Giới thiệu Phòng ban và vị trí thực tập của doanh nghiệp
Dưới sự lãnh đạo của giám đốc Nguyễn Thị Mai Phương, công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Đầu tư và Phát triển Minh Gia bao gồm 5 phòng ban: thiết kế, kinh doanh, kế hoạch sản xuất, hành chính và kế toán Mỗi phòng ban đảm nhận nhiệm vụ và chức năng riêng biệt, góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của công ty.
Tác giả thực tập tại công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Đầu tư và Phát triển Minh Gia, trong phòng kinh doanh kết hợp với đội ngũ marketing để thúc đẩy doanh thu Phòng kinh doanh quản lý và giám sát hiệu quả làm việc nhằm đảm bảo tiến độ và hoàn thành mục tiêu Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo doanh thu, chi phí và công việc với giám đốc, đóng vai trò chủ chốt trong doanh nghiệp Công việc của phòng bao gồm nghiên cứu và phát triển.
Phòng kinh doanh, do Nguyễn Việt Tuấn đứng đầu, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển doanh số và lợi nhuận cho công ty, đồng thời là cầu nối giữa các phòng ban khác Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý và phân bổ công việc cho 5 nhân viên kinh doanh, cũng như báo cáo kết quả hoạt động cho giám đốc.
Tác giả có vai trò quan trọng trong việc kết nối khách hàng với doanh nghiệp, phối hợp với nhân viên kinh doanh và trưởng phòng kinh doanh để tư vấn về các gói sản phẩm và dịch vụ hiện có Họ chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, đảm bảo sự kết nối hiệu quả giữa khách hàng và doanh nghiệp, từ đó mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Các yếu tố công việc của tác giả :
- Kết hợp với nhân viên kinh doanh làm cầu nối liên lạc với chính khách hàng đã được phân công
Thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ đầu tư và phát triển Minh Gia
2.2.1 Các sự kiện tiêu biểu công ty đã thực hiện
SABECO HYBRID EVENT dealer conference (Tháng 1 năm 2021)
Hội nghị nhà phân phối SABECO là sự kiện thường niên nhằm tăng cường kết nối giữa các nhà phân phối trên toàn quốc Trong bối cảnh giãn cách xã hội do Covid-19, Minh Gia đã triển khai giải pháp kết nối Ban lãnh đạo SABECO với các nhà phân phối thông qua cuộc họp trực tuyến, đồng thời duy trì tương tác trực tiếp với các nhóm nhỏ nhà phân phối Sự kiện thu hút hơn 600 người tham dự với 22 đầu cầu kết nối.
Grand Opening general hospital TÂM ANH (Ngày 28 tháng 2 năm 2021)
Ngày 28.2.2021, bệnh viện hiện đại bậc nhất tại Tp Hồ Chí Minh - Bệnh viện Đa khoa Tâm Anh chính thức khai trương, tọa lạc tại số 2B Phổ Quang, phường 2, quận Tân Bình, BVĐK Tâm Anh Tp Hồ Chí Minh nằm gần Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất, nơi cửa ngõ nối liền các khu vực trọng điểm của thành phố với các tỉnh lân cận, từ đó được kỳ vọng sẽ góp phần giải quyết nhu cầu khám chữa bệnh rất lớn của người dân Thành phố và khu vực phía Nam Minh Gia đã có được vinh dự tổ chức lễ khai trương “khủng” cho bệnh viện Đa khoa Tâm Anh và đạt được sự hài lòng của khách hàng
BIA SAIGON CHILL (Tháng 4 năm 2021)
Bia Saigon Chill, nhà tài trợ Vàng cho Đại nhạc hội Rap Việt All-star, đã thu hút sự chú ý của giới trẻ yêu thích rap thông qua một gian hàng độc đáo, biến thành quán bar thời thượng Tại đây, người tham gia có thể trải nghiệm Chill Barber với kiểu tóc undercut ấn tượng, hoặc thể hiện phong cách cá nhân tại gian hàng ảnh 360 Các hoạt động giải trí hấp dẫn tại gian hàng chắc chắn sẽ mang lại trải nghiệm thú vị cho mọi người.
Chill Suite là những điểm để thưởng thức Bia Saigon Chill mát lạnh Kết quả tiếp cận được 4000 người với 1950 sản phẩm dùng thử
Trong giai đoạn Tết, SABECO triển khai chiến dịch Pitstop tại các siêu thị lớn, nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng thông qua các chương trình khuyến mại hấp dẫn Chiến dịch này đã thu hút sự quan tâm của nhiều khách hàng tương tác và mua sắm sản phẩm của SABECO Kết quả ấn tượng, chỉ sau 10 ngày, Minh Gia đã lắp đặt và vận hành 9 Pitstop tại 5 tỉnh khác nhau.
Và một số sự kiện khác
- Hội thảo khoa học MSD
- Trang trí văn phòng JohnSon & JohnSon
- Hội nghị nội bộ Boehringer CARAVEL
- Chương trình giới thiệu sản phẩm EVENE
- Hội nghị về sức khỏe (Astrazeneca, Servier )
- Kỉ niệm 10 năm thành lập Việt Anh school
- Mở bán sản phẩm mới của FPT
- Tiệc tất niên công ty PUNG KOOK Bình Dương (hơn 5700 người tham gia)
- Kỉ niệm 20 năm thành lập BETU
- Khai trương ( Seoul Spa, Green coffee, trà sữa Tastee )
- Lễ mở bán dự án – Center city (chương trình mở bán với 500 lô đất)
- Thi công tường bao – Pano công trình
2.2.2 Thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty Minh Gia
Quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Đầu tư và Phát triển Minh Gia bao gồm các bước cụ thể từ lên kế hoạch, chuẩn bị cho sự kiện, đến thực hiện và đánh giá kết quả Công ty cam kết mang đến những sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tư vấn và kết hợp cùng khách hàng
Nhân viên kinh doanh sẽ không chỉ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng mà còn đề xuất thêm một số hạng mục bổ trợ, nhằm tạo nên một sự kiện hoành tráng và quy mô, phù hợp với ngân sách của khách hàng.
Lên ý tưởng theo yêu cầu của khách hàng
Dựa trên yêu cầu của khách hàng về quy mô tổ chức, địa điểm và thời gian, chúng tôi phát triển ý tưởng phù hợp và sáng tạo, nhằm thu hút sự chú ý của người tham gia Qua đó, chúng tôi lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Lập kế hoạch tổ chức
Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chi tiết là bước quan trọng, bao gồm việc xác định quy mô khách mời, kích thước không gian sử dụng và các yếu tố liên quan khác Sau khi nắm rõ các yếu tố cốt lõi, chúng tôi sẽ xây dựng các bản kế hoạch để khách hàng có thể lựa chọn phương án phù hợp nhất Dựa trên bản kế hoạch đã được khách hàng phê duyệt, chúng tôi sẽ tiến hành tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp.
Chuẩn bị nhân sự, thi công, setup theo yêu cầu và thời gian khách hàng cần
Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, cần chuẩn bị đầy đủ mọi yếu tố cần thiết như background, backdrop và sân khấu theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời chú ý đến thời gian và địa điểm tổ chức Nhân sự đóng vai trò quan trọng, vì vậy cần sắp xếp hợp lý và có kế hoạch dự phòng để đối phó với rủi ro Bên cạnh đó, việc chuẩn bị một “kế hoạch B” sẽ giúp hạn chế tối đa rủi ro và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Tổ chức và theo dõi
Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, tiến hành thi công lắp đặt background, backdrop và sân khấu (nếu có) Hệ thống hóa dữ liệu và chạy thử chương trình trước khi chính thức triển khai.
Trong 37 ngày diễn ra chính thức, cần kiểm tra lại nhân sự để đảm bảo không thiếu hoặc thừa Đồng thời, chuẩn bị các hướng giải quyết cho những vấn đề phát sinh trong quá trình chạy thử chương trình nhằm đảm bảo sự thành công cho chương trình chính.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, cần theo dõi liên tục để giảm thiểu các phát sinh ngoài ý muốn Nếu xảy ra rủi ro, hãy nhanh chóng chuyển sang "kế hoạch B" đã chuẩn bị sẵn hoặc linh hoạt điều chỉnh để tìm ra giải pháp tối ưu nhất.
Dọn dẹp và tổng kết sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, việc dọn dẹp và tổng vệ sinh để trả lại địa điểm như ban đầu là rất quan trọng Cần rà soát công tác tổ chức sự kiện để rút ra bài học kinh nghiệm Ngoài ra, thu thập hình ảnh, video và dữ liệu về sự kiện cũng là một nhiệm vụ thiết yếu nhằm phục vụ cho các hoạt động truyền thông và marketing cho thương hiệu, sản phẩm.
2.2.3 Đánh giá công tác tổ chức sự kiện tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ Đầu Tư và Phát Triển Minh Gia
Giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu và nâng cao hình ảnh, các chương trình sự kiện là cầu nối hiệu quả để tiếp cận khách hàng tiềm năng Những phản hồi và ý kiến của khách hàng trong sự kiện cung cấp thông tin quý giá, giúp công ty điều chỉnh chiến lược phù hợp với thị trường.
Với tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, hay tổ chức sự kiện PR được coi là
“liều thuốc” kích thích bán hàng của doanh nghiệp, thúc đẩy khả năng mua hàng, tăng lợi nhuận
Ngoài việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, chúng tôi còn hỗ trợ đối tác trong việc tạo ra không gian để bày tỏ tình cảm và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng thông qua các hội nghị và hội thảo.
