KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN
Cửa hàng SunHome là một doanh nghiệp mới chuyên cung cấp đồ trang trí nội thất như bàn, ghế, đèn và thiết bị điện cho gia đình Do quy mô nhỏ và hoạt động thủ công, việc quản lý mua bán gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian và công sức, dẫn đến độ chính xác thấp và thiệt hại cho công ty Hiện nay, SunHome đang tiến hành hiện đại hóa hệ thống quản lý bằng cách áp dụng công nghệ máy tính và phần mềm để nâng cao hiệu quả công việc.
Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công nên bộc lộ những hạn chế sau :
- Tra cứu thông tin về hàng hoá, khách hàng, lượng hàng tồn nhiều khi rất mất nhiều thời gian, thiếu chính xác
Lưu trữ thông tin về hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp và tài chính thường yêu cầu sử dụng nhiều loại giấy tờ và sổ sách, dẫn đến việc quản lý trở nên cồng kềnh và khó khăn.
- Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo, thống kê.
- Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương lai.
Yêu cầu đối với hệ thống mới:
Trước tình hình đó, vấn đề đặt ra cần phải có một hệ thống mới đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau :
- Giảm khối lượng ghi chép, đảm bảo truy vấn nhanh, lưu trữ và cập nhật kịp thời, thuận tiên.
- Lập báo cáo định kì, đột xuất nhanh chóng, chính xác
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
- Có thể thống kê được từng loại hàng, mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ trong kho một cách nhanh chóng và chính xác
- Tự động in các hóa đơn, phiếu nhập xuất kho và khách hàng.
- Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài
-Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các phần mềm download từ mạng.
-Quan sát hoạt động của hệ thống cũ
-Đưa ra giải pháp tối ưu cho chủ quản
-Đặt vị trí vai trò của khách hàng (người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện.
Chương trình có các chức năng chính:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
Yêu cầu thông tin hàng hoá
Lập hợp đồng mua hàng
Lập hoá đơn mua hàng
Lập chứng từ nhập kho
Tiếp nhận đơn đặt hàng
Lập chứng từ xuất kho
Lập hoá đơn bán hàng
Danh từ Nhà cung cấp Báo giá của
Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng
Bộ phận quản lý kho Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng
Bộ phận quản lý kho Hoá đơn mua hàng
Bộ phận kế toán Phiếu chi
Bộ phận quản lí kho
Bộ phận quản lý kho Sổ nhập kho
Bộ phận bán hàng Đơn giá
Bộ phận bán hàng Khách hàng
Sổ khách hàng Đơn đặt hàng
Bộ phận quản lý kho
Bộ phận quản lý kho Chứng từ xuất kho
Bộ phận quản lý kho
Bộ phận bán hàng Hoá đơn bán hàng Khách hàng
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân Tác nhân
Phiếu thu Hồ sơ dữ liệu
Sổ thu chi Hồ sơ dữ liệu
Kiểm tra sự cố Nhân viên Tác nhân
Lập biên bản sự cố Nhân viên Tác nhân
Thanh toán Khách hàng Tác nhân
Bộ phận kế toán Tác nhân
Lập báo cáo Quản lý cửa hàng Tác nhân
Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh
Yêu Thông cầu tin báo báo cáo, cáo, tra tra cứu cứu
Y/c thông tin hàng hoá Đơn giá 0
Bán hàng HỆ THỐNG MUA Y/c thanh toán
Hình 2 3.3 Mô tả tương tác
Khi cửa hàng cần cung cấp hàng hóa, họ sẽ liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu thông tin chi tiết về sản phẩm Sau khi đạt được thỏa thuận, cửa hàng sẽ ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp Quá trình giao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian đã được thỏa thuận giữa hai bên.
Khi nhận được yêu cầu cung cấp hàng từ khách hàng, nhân viên sẽ gửi báo giá các mặt hàng Sau khi hai bên thống nhất và khách hàng đồng ý, họ sẽ gửi yêu cầu mua hàng, và cửa hàng sẽ tiến hành giao hàng.
Chủ cửa hàng là người quyết định nhập hàng từ nhà cung cấp và yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán của cửa hàng Họ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn hàng và theo dõi doanh thu, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả.
Mô hình hóa chức năng
1 Biểu đồ phân rã chức năng (BFD) a Khái niệm: BFD là biểu đồ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từtổng thể đến chi tiết, mỗi chức năng có thể có một hoặc nhiều chức năng con, tất cả được thể hiện trong một khung của biểu đồ b Ý nghĩa của BFD:
Tiếp cận thông tin về mặt logic nhằm làm rỏ chức năng của hệ thống.
Trong hệ thống thông tin, việc phân biệt chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận là rất quan trọng Tuy nhiên, BFD (Biểu đồ chức năng) có những hạn chế nhất định; nó không thể hiện tính động và trình tự xử lý của các chức năng, cũng như không cho thấy sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận.
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
Biểu đồ phân rã nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1.Yêu cầu thông tin hàng hoá
2.Lập hợp đồng mua hàng
3 Kiểm tra hàng Nhập hàng
4.Lập hoá đơn mua hàng
6.Lập chứng từ nhập kho
7 Vào sổ nhập kho Bán hàng
8 Tiếp nhận đơn đặt hàng
11 Lập chứng từ xuất kho
12 Vào sổ xuất kho Giải quyết sự cố
13 Lập hoá đơn bán hàng
16 Lập biên bản sự cố
Sơ đồ phân rã chức năng
1.Cung cấp hàng 2.Bán hàng 3.Giải quyết sự cố 4 Báo cáo
1.1Yêu cầu thông tin hàng hoá 2.1Tiếp nhận đơn đặt hàng 3.1 Kiểm tra sự cố 4.1 Lập báo cáo
1.2 Lập hợp đồng mua hàng
3.2 Lập biên bản sự cố
1.3 Kiểm tra hàng 2.3 Kiểm tra kho
1.4 Lập hoá đơn mua hàng 2.4 Lập chứng từ xuất kho
1.6 Lập chứng từ nhập kho
2.6 Lập hoá đơn bán hàng 1.7 Vào sổ nhập kho
Miêu tả chi tiết chức năng lá
Khi cửa hàng cần cung cấp hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên sẽ yêu cầu gửi danh sách chi tiết về các loại mặt hàng, chủng loại và giá cả từng sản phẩm Thông tin này giúp cửa hàng lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả.
Sau khi đạt được thỏa thuận, chủ cửa hàng sẽ ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp Hợp đồng này sẽ xác định rõ ràng số lượng, giá cả, chủng loại hàng hóa, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và các yêu cầu về chất lượng sản phẩm.
Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận quản lý kho cần kiểm tra hàng hóa để đảm bảo chất lượng, số lượng và chủng loại hàng hóa đúng như hợp đồng mua hàng đã ký kết.
1.4 Lập hoá đơn mua hàng : Sau khi bộ phận quản lí kho kiểm tra hàng, so sánh với hợp đồng mua hàng, nếu khớp thì xác nhận và lập hoá đơn mua hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp
1.5 Lập phiếu chi : Khi nhận được yêu cầu thanh toán, thủ quỹ sẽ xác nhận sau đó lập phiếu chi để thực hiện thanh toán với nhà cung cấp
1.6 Lập chứng từ nhập kho :Sau khi kiểm tra hàng,bộ phận quản lí kho sẽ lập chứng từ nhập kho để làm thủ tục nhập hàng vào kho.
1.7 Sổ nhập kho : Khi nhập hàng vào kho thì đồng thơi bộ phận quản lí kho sẽ cập nhật danh mục hàng hoá vào sổ nhập kho
2.1Tiếp nhận đơn đặt : Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng sẽ tham khoả đơn giá, đơn mua hàng từ cửa hàng Sau đó sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho cửa hàng thông qua đơn đặt hàng Nhân viên cửa hàng sẽ có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng, giải thích các thắc mắc hoặc phản hồi từ khách hàng
2.2 Vào sổ khách hàng : Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên cửa hàng sẽ cập nhật đơn đặt hàng, thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Để cửa hàng có phương án cung cấp hàng cho khách hàng
2.3 Kiểm tra kho : Thông qua sổ khách hàng, bộ phận quản lí kho phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi và lắm các thông tin về các mặt hàng trong kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng cho khách hàng hoặc lên kế hoạch gửi lãnh đạo để nhập hàng về
2.4 Lập chứng từ xuất kho : Sau khi kiểm tra hàng, nếu thấy đủ hàng, bộ phận quản lí kho sẽ kiểm hàng và lập chứng từ xuất kho để bàn giao hàng cho bộ phận bán hàng.
2.5 Vào sổ xuất kho : Sau khi xuất hàng, bộ phận quản lí kho phải cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho
2.6 Lập hoá đơn bán hàng : Bộ phận phận bán hàng, khi nhân được hàng từ kho sẽ đối chiếu hàng với đơn đặt hàng của khách hàng, nếu thấy khớp thì viết hoá đơn bán hàng và giao hàng cho khách hàng
2.7 Lập phiếu thu : Bộ phận kế toán sau khi nhận được hoá đơn bán hàng từ khách hàng sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền với khách hàng sau đó viết phiếu thu và gửi lại cho khách hàng
3.1 Kiểm tra sự cố : Quá trình mua bán hàng diễn ra hàng loạt các công việc, các sự cố xảy ra là điều không thể tránh khỏi Khi xảy ra sự cố, nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra sự cố, xem xét mức độ sự cố để đưa ra các giải pháp xử lí thích hợp.
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
3.2 Lập biên bản sự cố : Sau khi kiểm sự cố, nhân viên cửa sẽ lập biên bản sự cố
Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế mà có các mức độ bồi thường hoặc bắt bồi thường cụ thể
3.3 Thanh toán : Để giải quyết sự cố, bộ phận kế toán sẽ tuỳ thuộc vào biên bản sự cố mà tiến hành thanh toán tiền với khách hàng Bồi thường tiền hoặc yêu cầu khách hàng phải bồi thường tiền cho cửa hàng.
4.1 Lập báo cáo : Lập báo cáo là công việc diễn ra định kì theo tuần hoặc theo thàng, khi có nhu cầu của lãnh đạo công ty, nhân viên cửa hàng phải đưa ra được các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo một cách nhanh nhất, đảm bảo chính xác
Các hồ sơ dữ liệu
A)Các hồ sơ dữ liệu
1) Bộ phận quản lí kho
5.Ma trận thực thể chức năng
1.2 Lập hợp đồng mua hàng R C
1.4 Lập hoá đơn mua hàng R C
1.6 Lập chứng từ nhập kho C
2.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng C
2.4 Lập chứng từ xuất kho R C
2.6 Lập hoá đơn bán hàng R C
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
Biểu đồ luồng giữ liệu
1)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
D5 Chứng từ nhập kho Thồng tin phản hồi
Y/c thông tin hàng hoá Bảng báo giá
Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng
Yêu cầu thanh toán Phiếu chi
Cung hàng Hoá đơn mua hàng
D4 Phiếu chi D14 Sổ thu chi
Thồng tin phản hồi Thông tin hàng hoá
Khách hàng Đơn giá Đơn đặt hàng Thanh toán tiền Phiếu thu
Giải kh o quyết sự cố
Bán D11 Sổ xuất kho hàng
D12 Hóa đơn bán giải quyết
D15 Biên bản sự cố hàng sự cố
4.0Báo cáoLập báo cáo
2)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0 - Nhập hàng
Yêu cầu Lập hợp Kiểm tra thông tin đồng mua hàng hàng hóa hàng
D4 Phiếu chi D2 Hợp đồng mua hàng tin hàng hàng hoá hoá
Phiếu chi Lập phiếu Lập hóa đơn chi mua hàng
Vào sổ nhập Lập chúng kho từ nhập kho
D6 Sổ nhập kho D5 Chứng từ nhập kho
3)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0 - Bán hàng
Y/c thông Báo tin giá hàng hoá
Tiếp nhận đơn đặt hàng
D14 Sổ thu chi ng iá
C hứ ng ừ tx u ấtk ho
Lập hoá đơn mua hàng
D 12 H óa đơ n bán Hình 6 hà ng
Lập chứng tử xuất kho
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
4)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 - Giải quyết sự cố với nhà cung cấp
Nhà cung cấp Y/c giải quyết sự cố Kiểm tra sự D2 Hợp đồng mua hàng
Thồng tin phản hồi cố
D15 Biên bản sự cố bản sự cố
D4 Phiếu thu D14 Sổ thu chi
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
5)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 - Giải quyết sự cố với khách hàng
Thồng tin phản hồi cố
4.2 Lập biên D15 Biên bản sự cố bản sự cố
D14 Sổ thu chi D4 Phiếu thu
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
5) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 4.0 _ Lập báo cáo Hình 8
Mô hình khái niệm dữ liệu: mô hình E-R
a Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin b BẢNG PHÂN 1 c SỔ GHI NHẬP KHO 1
Tên sản phẩm Ngày nhập hàng
Loại sản phẩm √ Số lượng sản phẩm √
Số lượng Tên sản phẩm √
Ghi chú √ b HOÁ ĐƠN (phiếu 1 d SỐ GHI XUẤT 1 thanh toán) KHO
Số hoá đơn Ngày xuất kho
Số lượng sản phẩm Mã sản phẩm √
(tên) loại sản phẩm √ Số lượng sản phẩm √
Ngày, giờ nhập kho √ (tên) loại sản phẩm
Ngày, giờ xuất kho √ Giờ xuất kho √
Bảng 9 Chú thích: √ - đánh dấu mục tin được loại/ chọn ở bước I (1,2,3) b Xác định thực thể & thuộc tính.
Tên sản phẩm => LOẠI SẢN PHẨM (tên loại sản phẩm, số lượng, đơn giá)
Số hoá đơn => HOÁ ĐƠN (số hoá đơn), số sản phẩm => SẢN PHẨM (số sản phẩm)
Bảng thuộc a BẢNG PHÂN 2 b HOÁ ĐƠN 2 tính còn lại LOẠI (Phiếu thanh sau bước 1 toán)
Tên loại sản phẩm √ Số hoá đơn
Giá √ Số lượng sản phẩm √
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
Số lượng √ c SỔ GHI d SỔ GHI XUẤT
Ngày nhập kho Ngày xuất kho
Mã sản phẩm √ Giờ xuất kho Giờ nhập kho
Bảng 10 Động từ: Nhập kho, xuất kho (về phía khách) ) (Nhận), thanh toán(trả)
: cái gì? HOÁ ĐƠN : cái gì? HOÁ ĐƠN
Cho cái gì? SẢN PHẨM cho cái gì? SẢN PHẨM Khi nào? ngày nhập khi nào? Ngày xuất
Bằng cách nào? Số hoá đơn Bao nhiêu? Tổng tiền c Vẽ biểu đồ và rút gọn
Số lượng Đơn giáThành tiền
7.1 Chuyển đổi mô hình ER sang mô hình quan hệ a Biểu diễn các thực thể
HOÁ ĐƠN (số hoá đơn) (1)
SẢN PHẨM (số sản phẩm) (2)
LOẠI SẢN PHẨM (tên loại, số lượng, giá) (3) b Biểu diễn các mối quan hệ
NHẬP KHO (mã, số lượng sản phẩm, ngày nhập, giờ nhập)
XUẤT KHO (số hoá đơn, mã, số lượng sản phẩm, ngày xuất, giờ xuất)
THUỘC SẢN PHẨM (số lượng sản phẩm, tên loại) c Chuẩn hoá: Tất cả là chuẩn 3, không cần chuẩn hoá d Biee
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
# Mã hoá đơn 2, SẢN PHẨM
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
8 Thiết kế các giao diện
1 Giao diện hợp đồng mua hàng:
2 Giao diện đơn đặt hàng:
3 Giao diện cập nhật hoá đơn xuất kho :
4 Giao diện cập nhật hóa đơn mua hàng
Bài tập lớn môn Phân tích&Thiết kế hệ thống
5 Giao diện cập nhật phiếu thu :
6 Giao diện cập nhật phiếu chi :