(Tiểu luận) báo cáo thực tập chuyên đề tìm hiểu quy trình giao nhận hàng nhập lcl tại công ty cổ phần giao nhận hàng hóa tnn

Khái niệm về hoạt động giao nhận Theo quy tắc mẫu của liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là: “Bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vậnchuy

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO

TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN

TÊN CHUYÊN ĐỀ: TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN HÀNG HÓA TNN

HỌ VÀ TÊN: HOÀNG NGỌC QUÝ

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO

TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH

KINH TẾ VẬN TẢI BIỂN

TÊN CHUYÊN ĐỀ: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN GẤU TRÚC TOÀN CẦU

HỌ VÀ TÊN: HOÀNG NGỌC QUÝ

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập chuyên ngành đợt này, trướchết em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy, cô giáo trong khoa Kinh tế trường Đạihọc Hàng Hải Việt Nam vì đã tạo cơ hội để em được thực tập, cho em bước rađời sống thực tế, biết áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã truyền đạttrên giảng đường

Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên Nguyễn Thị HươngGiang, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề báo cáothực tập này

Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng bancủa công ty TNHH Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu, đã tạo điều kiện thuận lợicho em được mở rộng vốn kiến thức, tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thựctập tại công ty

Và đặc biệt nhất, em xin cảm ơn các anh chị Phòng Logistics của công tyTNHH Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực

tế, cần thiết để em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập

Qua đợt thực tập này, em nhận ra được rất nhiều điều mới mẻ, có chomình thêm vốn kiến thức bổ ích và kinh nghiệm thực tế để giúp ích cho côngviệc sau này của bản thân

Vì kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên trong quá trìnhthực tập và hoàn thiện chuyên đề bản thân em không tránh khỏi những sai sót,kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ quý thầy cô cũng như quý công

ty để bài báo cáo của em trở nên hoàn thiện hơn

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÍ HIỆU vi

DANH MỤC CÁC BẢNG vii

DANH MỤC CÁC HÌNH vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN GẤU TRÚC TOÀN CẦU CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 3

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu 3

1.2 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ chính 6

1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng ban 6

1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật 9

1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 11

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN GẤU TRÚC TOÀN CẦU 12

2.1 Khái quát chung về hoạt động giao nhận 12

2.1.1 Khái niệm về hoạt động giao nhận 12

2.1.2 Vai trò của hoạt động giao nhận 12

2.1.3 Phạm vi của hoạt động giao nhận 13

2.1.4 Khái niệm và trách nhiệm của người giao nhận 14

2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập LCL 15

2.2.1 Định nghĩa về hàng LCL 15

2.2.2 Quy trình chung 16

2.3 Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng nhập LCL tại công ty TNHH Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu 20

2.3.1 Quy trình giao nhận hàng nhập LCL tại công ty TNHH Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu 20

2.3.2 Quy trình giao nhận lô hàng vải dệt thoi nhập khẩu LCL của công ty TNHH Giao Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu 24

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ 35

3.1 Nhận xét 35 3.1.1 Ưu điểm của quy trình giao nhận hàng nhập khẩu LCL 35

3.1.2 Nhược điểm của quy trình giao nhận hàng nhập khẩu LCL 35

3.2 Đề xuất biện pháp 36

3.3 Bài học rút ra sau quá trình thực tập 37

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

PHỤ LỤC 41

BỘ CHỨNG TỪ CẦN CHO QUY TRÌNH HÀNG NHẬP LCL 41

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP LCL TẠI CÔNG TY TNHH CỔ PHẦN GIAO NHẬN HÀNG HÓA TNN

2.1 Khái quát chung về hoạt động giao nhận

2.1.1 Khái niệm về hoạt động giao nhận

Theo quy tắc mẫu của liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA),

dịch vụ giao nhận được định nghĩa là: “Bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vậnchuyển, gom hàng, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.Nói chung, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan

đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng(người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)

Người giao nhận có thể làm các dịch một cách trực tiếp hoặc thông qua

đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

2.1.2 Vai trò của hoạt động giao nhận

 Đối với nền kinh tế

- Giao nhận ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng của toàn cầu

- Hoạt động giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng,

an toàn và tiết kiệm mà không cần phải có sự tham gia hay hiện diện của ngườigửi hàng cũng như người nhận hàng vào quá trình vận chuyển này

- Dịch vụ giao nhận góp phần hoàn thiện và tiêu chuẩn hóa các chứng từ kinh doanh quốc tế

- Việc phát triển dịch vụ giao nhận một cách hiệu quả sẽ góp phần nâng cao 13 khả năng cạnh tranh của nền kinh tế quốc gia

Đối với doanh nghiệp

- Giúp các doanh nghiệp phát triển và có chỗ đứng trên thị trường

- Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của các phương tiện vận tải, tận dụng một cách tối đa và có hiệu quả dung tích và tải trọng của các phương tiện vận tải, các công cụ vận tải cũng như các phương tiện hỗ trợ khác

- Giao nhận giúp cho các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt các chi phí không

cần thiết như chi phí xây dựng kho tàng bến bãi của người giao nhận hay

do người giao nhận thuê, cũng như giảm các chi phí đào tạo nhân công

- Dịch vụ giao nhận góp phần mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế Dịch

vụ này có tác dụng như cầu nối trong vận chuyển hàng hóa trên các tuyến đường đến các thị trường mới đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đặt ra Nên doanh nghiệp có thể khai thác và mở rộng thị trường nhanh và mạnh hơn

- Dịch vụ giao nhận góp phần gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp giao nhận.

2.1.3 Phạm vi của hoạt động giao nhận

- Phạm vi các dịch vụ giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ giao nhận

kho vận Trừ khi bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tự mình làm gia làm bất kì khâu thủ tục, chứng từ nào đó

- Còn thông thường, người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các cung đoạn cho đến tay người nhận cuối cùng.14

- Người giao nhận có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua

đại lí và thuê dịch vụ của những người thứ ba khác

2.1.4 Khái niệm và trách nhiệm của người giao

nhận a) Khái niệm

- Theo định nghĩa giao nhận do Ủy ban kinh tế, xã hội châu Á Thái Bình Dương (ESCAP) người giao nhận được định nghĩa như sau: “Người giao nhận là đại lý ủy thác thay mặt nhà xuất nhập khẩu thực hiện những nhiệm vụ từ đơn giản như lưu cước, làm thủ tục thuế quan cho đến làm trọn gói các dịch vụ của toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng”

- Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng

nhận kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

b) Trách nhiệm

Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện

đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệmvề:

+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn

+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá dù đã có hướng dẫn

+ Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

+ Chở hàng đến sai nơi quy định

+ Giao hàng cho người không phải là người nhận, giao hàng mà không thu tiền

từ người nhận hàng

+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế15

+ Những thiệt hại về tài sản mà người của người thứ ba gây nên

Khi là người chuyên chở (Principal)

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà

thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà kháchhàng yêu cầu

Người đó phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người

chuyên chở, của người giao nhận khác mà họ thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình

Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói,lưu kho, bốc xếp hay phân phối, thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm

như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở

Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu

chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc

do Phòng thương mại quốc tế ban hành

2.2 Quy trình giao nhận hàng nhập LCL

2.2.1 Định nghĩa về hàng LCL

Trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hoá, LCL viết tắt của “Less than

Container Load”, nghĩa là hàng xếp không đủ một container Cụm từ này mô tả cách thức vận chuyển hàng hoá khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên mộtcontainer, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng khác

2.2.2 Quy trình chung

2.2.2.1 Gửi giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

Đại lý người gom hàng lẻ nước nhập khẩu gửi Giấy báo hàng đến

(Arrival Notice) cho bên mua

Sau khi nhận được giấy báo hàng đến, công ty nhập khẩu ủy thác hay

thuê các công ty giao nhận để họ đứng ra làm thủ tục nhập hàng

2.2.2.2 Thuê công ty Forwarder

Công ty nhập khẩu sẽ thuê công ty Forwarder thực hiện dịch vụ

Để thực hiện nhập khẩu lô hàng, người nhập khẩu sẽ ký hợp đồng với công

ty dịch vụ Forwarder để họ tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết

Khi nhận được thông tin về đơn hàng của khách hàng, bên dịch vụ

Fowarder sẽ tiến hành theo các quy trình cụ thể

2.2.2.3 Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O)

Lệnh giao hàng được lấy sau khi tàu cập cảng, hãng tàu hoặc Forwarder

sẽ gửi giấy báo hàng đến cho người nhận hàng

Để lấy được Lệnh giao hàng, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ và thực hiện thanh toán đầy đủ các khoản phí cho hãng tàu bao gồm: phí Local Charge, phí

sử dụng tiện ích công trình cảng biển, phí xếp dỡ, phí hải quan giám sát

Sau đó lên đại lý của người gom hàng lẻ, hoặc một Fowarder khác (có chứcnăng giao hàng, phát hành lệnh nối) để lấy lệnh

2.2.2.4 Khai hải quan

Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty Forwarder tiến hành mở tờ

khai ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến

Các chứng từ cần để nhập số liệu trên phần mềm:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Bảng

kê/ phiếu chi tiết hàng hóa (Packing list) Vận đơn

Ngay sau khi nhập và kết thúc việc truyền, cơ quan hải quan sẽ trả lời

kết quả phân luồng tờ khai:

Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng

hóa Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu

Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển

hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hảiquan) vào tờ khai xuất khẩu

Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa

Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container

và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ

sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải

quan) vào tờ khai xuất khẩu

2.2.2.5 Đổi phiếu xuất kho tại kho CFS và lấy hàng

Sau khi tiến hành xong các bước kiểm tra chứng từ, kiểm hàng xong thì

hải quan chuyên trách sẽ nhập thông tin lên hê ̣thống, nhân viên giao nhận của công ty Fowarder sẽ kiểm tra trên trang web hải quan để in mã vạch Giao diện

in mã vạch trên trang web:

Hình 2.1: Giao diện in mã vạch

Nhân viên mang các giấy tờ xuống kho CFS để làm thủ tục lấy phiếu xuất

kho rồi chuyển hàng về kho của khách hàng

2.2.2.6 Vận tải đường bộ

Lái xe sẽ liên hệ với khách hàng xác nhận lại địa điểm, thời gian giao hàng

và mang biên bản về nộp cho bộ phận chứng từ để làm bảng kê, thanh toán cướcvận chuyển

2.2.2.7 Lập bảng kê thanh toán

Công ty Forwarder lập bảng kê yêu cầu khách hàng (người nhập khẩu) hoàntrả lại các khoản tiền đã được ứng trước khi làm hàng

2.2.2.8 Các chứng từ liên quan

Vận đơn (Bill of lading): Là một chứng từ vận tải do người vận chuyển,

thuyền trưởng hay đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa

đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.19

Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): Giấy thông báo của hãng tàu, đại lý

hãng tàu hay của một công ty Logistics sẽ thông báo cho bạn biết chi tiết

về:

 Lịch trình: lô hàng khởi hành từ cảng nào đến cảng nào

Thời gian: ngày lô hàng xuất phát, ngày lô hàng đến

Số lượng, chủng loại: hàng nguyên cont/ hàng lẻ, số lượng bao nhiêu

Trọng lượng (GW), số khối (CBM)

Tên tàu, số tàu, tên chuyến… của lô hàng

Lệnh giao hàng (D/O): Là chứng từ trong vận tải quốc tế Chứng từ này

do hãng vận tải phát hành cho chủ hàng hoặc shipper để trình lên cơ quangiám sát hàng hóa để có thể lấy hàng khỏi kho bãi, container…

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng lập ra để yêu cầu người mua

phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Thông tin về đặc điểm hànghóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng sẽ được nêu rõ trên hóa đơn thương mại

Bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa (Packing list): Là một thành phần trong

bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa, nó mô tả chi tiết nội dung lô hàng và thường không bao gồm giá trị lô hàng

Tờ khai hải quan: Là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải

kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi tiến hànhxuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam

Giấy báo nợ (Debit Note): Là một loại chứng từ thương mại do nhà cung cấp hàng hóa gửi đến đối tác mua hàng để thông báo về nghĩa vụ thanh toánhóa đơn còn thiếu.20

2.3 Tìm hiểu quy trình giao nhận hàng nhập LCL tại công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN

2.3.1 Quy trình giao nhận hàng nhập LCL tại công ty Cổ Phần Giao Nhận Hàng Hóa TNN

2.3.1 Quy trình giao

Sơ đồ quy trình

Sơ đồ 2.1: Quy trình giao nhận hàng nhập LCL tại công ty TNHH Giao

Nhận Gấu Trúc Toàn Cầu

Diễn giải các bước

Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ

Bên xuất khẩu sẽ cung cấp các bản chứng từ nháp cần thiết cho bênnhập khẩu Sau đó, đối tác sẽ gửi bản nháp các chứng từ này cho bộ phận giaonhận của công ty để đối chiếu số liệu giữa hóa đơn, hợp đồng, và các giấy tờ

có liên quan khác

Bước 2: Lấy lệnh giao hàng

Bộ phận giao nhận liên hệ với đại lý của người gom hàng lẻ tại nướcnhập khẩu kiểm tra điện giao hàng Nếu người gom hàng xác nhận lại thì bộphận sẽ tạm ứng tiền cho nhân viên hiện trường Nhân viên hiện trường sẽ

mang các giấy tờ cần thiết lên đại lý của người gom hàng lẻ lấy lệnh.

Sau khi hoàn tất đóng xong các lệ phí Local charge, đại lý sẽ gửi trả

D/O và Bill of Lading

Bước 3: Truyền dữ liệu qua phần mềm khai báo hải quan

Sau khi nhận được các chứng từ cần thiết, nhân viên khai báo hải

quan sẽ tiến hành nhập dữ liệu để khai báo với hải quan về thông tin của lô

hàng qua phần mền khai báo hải quan điện tử (ECUS5) Tiến hành truyển tờ

khai và đợi kết quả thông báo phân luồng

Bước 4: Đăng ký, tiến hành KTCL và KDTV (nếu có)

Kiểm dịch thực vật

- Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành truy cập vào hệ thống cổng thông tin một cửa quốc gia để đăng kí kiểm dịch thực vật

- Cách đăng kí: Đăng nhập hệ thống => Chọn Menu BỘ NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN/ KIỂM DỊCH THỰC VẬT => Từ màn hình tìm kiếm thông tin hồ sơ, nhấn thêm mới để thực hiện khai báo mới thông tin hồ sơ => Sau khi khai báo các thông tin, nhân viên upload file

đính kèm ( gồm phytosan, bill, hợp đồng, invoice, packing list) => Chờ sửa

đổi bổ sung đến lúc đơn đăng ký được phê duyệt => In giấy đăng kí kiểm

dịch thực vật và chuẩn bị bộ hồ sơ cứng để nộp

- Nhân viên giao nhận mang theo bộ hồ sơ lên Chi cục Hải quan cửa khẩu,mang theo công văn xin kiểm dịch vào phòng tổng hợp để nhân viên hải quan 22 vào sổ,đóng dấu Sau đó, mang công văn đã vào sổ đóng dấu và hồ sơ cứng

đã chuẩn bị sang phòng giám sát hải quan để làm các thủ tục

- Cơ quan kiểm dịch tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ Khi được duyệt hợp lệ, nhân viên giao nhận sẽ hẹn với cơ quan kiểm dịch, xuống kho để kiểm tra

- Theo đúng lịch kiểm dịch tại Chi cục kiểm dịch, nhân viên giao nhận

xuống kho tiến hành đăng kí dịch vụ, rồi đi đến Hải Quan ở kho để làm biên bản kiểm dịch, thông báo với nhân viên hải quan về vị trí đặt hàng lấy mẫu kiểm dịch Lấy mẫu hàng hóa đưa cho nhân viên kiểm dịch thuộc chi cục kiểm dịch

- Sau khi đã tiến hành kiểm tra với mẫu hàng và phát hiện không có vấn đề

gì, nhân viên giao nhận sẽ lên chi cục kiểm dịch thực vật để lấy giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

Kiểm tra chất lượng

- Nhân viên giao nhận sẽ làm giấy đăng kí chất lượng sản phẩm đến cơ quan Chứng nhận và Giám định

- Khi mở hàng để kiểm dịch thực vật, nhân viên hiện trường sẽ thông báo với