Hành vi tổ chức truyền đạt thông tin hiệu quả

Một số kênh thông tin đại chúng như radio, tivi, film, tạp chí, báo…Một số kênh điện tử rất mới như Facsimile, thư điện tử… Các yếu tố chức năng của truyền thông tin như Mã hóa, giải mã

LỜI NÓI ĐẦU

Thành công của một tổ chức được quyết định bởi rất nhiều

nhiều yếu tố Nếu như trước đây, nguồn nhân lực, tài chính là hai

nhân tố quan trọng hàng đầu tạo nên sự thành công của tổ chức thì

ngày này thông tin đã vươn lên trở thành nhân tố quan trọng thứ ba

cấu thành nên sự thành công ấy

V.I.Lênin đã khẳng định: “Không có thông tin thì không có

thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản

xuất”

Trong những thập niên gần đây, thông tin được xem là người

cố vấn sáng suốt, trung thành, đáng tin cậy và thật sự cần thiết cho

mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động quản lí và điều hành tổ chức,

doanh nghiệp của mình

Thông tin được xem là máu của tổ chức Người nào nắm giữ

thông, người đó nắm giữ chìa khóa của sự thành công Nhưng thực

tế, xung quanh ta luôn có những rào cản làm méo mó, phá hoại,

ảnh hưởng đến quá trình truyền tin Điều này gây ra tác động xấu,

thâm chí cản trở sự thành công của tổ chức Chính vì những lí do đó

mà đề tài nhóm đã chọn là: “Các biện pháp để truyền thông tin hiệu

quả” Sau một quá trình nghiên cứu, phân tích, tổng hợp kiến thức,

kinh nghiêm từ nhiều nguồn, nhóm xây dựng được mô hình nhằm

quản lí, hạn chế tối đa các ảnh hưởng của những rào cản gây cản trở

đến quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả Nhóm hi vọng mô hình

này có thể giúp các bạn sinh viên, các tổ chức, doanh nghiệp nâng

cao được chất lượng trong quá trình thông tin

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng cũng khó tránh khỏi

những thiếu sót Nhóm chân thành mong nhận được sự đóng ghóp ý

kiến của thầy, cô và các bạn sinh viên để mô hình được bổ sung

hòan chỉnh

Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn thầy đã tạo điều kiện

để nhóm có thể hòan thành đề tài này

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

PHẦN I: SƠ LƯỢC VỀ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC

1/ Khái niệm 3

2/ Quá trình trao đổi thông tin 3

PHẦN II: CÁC YẾU TỐ TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ

1/ Truyền đạt thông tin hiệu quả 5

2/ Những rào cản trong quá trình truyền đạt thông tin 6

PHẦN III: CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ TRUYỂN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ 1/Mô hình giải pháp 7

2/ Các biện pháp để truyền đạt thông tin hiệu quả 8

a/ Giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị 10

b/ Giải pháp trong giai đoạn thông tin 11

Giải pháp từ phía người gửi 11

Giải pháp từ kênh thông tin 12

Giải pháp từ phía người nhận 13

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHẦN I

SƠ LƯỢC VỀ THÔNG TIN 1/ Khái niệm

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận

Thông tin được xem là máu của tổ chức, nó gắn mạch những bộ

phận phụ thuộc với nhau

Tầm quan trọng của thông tin chỉ ra số lượng thời gian mà

con người giành để giao tiếp nơi làm việc Một nghiên cứu cho thấy

các nhà quản lí dành 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin

qua thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầu hết thông tin bằng lời

nói và tương tác đối mặt Những hoặt động trong tổ chức phụ thuộc

rất lớn vào việc trao đổi thông tin Nếu dòng thông tin bị gỡ bỏ

trong tổ chức thì tổ chức sẽ không thể tồn tại

2/ Quá trình trao đổi thông tin

Nhiễu

Quá trình thông tin gồm các yếu tố:

Nguồn/ ngưởi gửi: là nơi phát đi thông tin, điểm khởi đầu

của quá trình thông tin có thể là một hoặc nhiều người cùng làm

việc với nhau, ví dụ như một ban nhạc, nhóm nghiên cứu…

Quá trình mã hóa

Quá trình mã hóa

Quá trình giải mã

Quá trình giải mã

Thông điệp và kênh

Thông điệp và kênh

Quá trình giải mã

Quá trình giải

mã Phản Phản hồihồi

Quá trình mã hóa

Quá trình mã hóa

Thông điệp nhận được

Người nhận

Thông điệp nhận được

Người nhận

Thông

điệp dự

định

Người

gửi

Thông

điệp dự

định

Người

gửi

Thông điệp: là những tín hiệu mà nguồn truyền cho người

nhận Thông điệp chứa đựng ngôn ngữ có thể là lời nói hoặc chữ

viết, tuy nhiên rất nhiều hành vi phi ngôn ngữ có thể được sử dụng

Như những ngôn ngữ cơ thể như là: nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu…

Người nhận: Nhận thông tin và có trách nhiệm giải mã nó.

Kênh thông tin: là phương thức chuyển thông điệp từ người

này sang người khác, thí dụ như kênh thông tin như tiếng nói, chữ

viết, điện thoại, văn bản, thư từ, fax, telex, Internet…) Một số kênh

thông tin đại chúng như radio, tivi, film, tạp chí, báo…Một số kênh

điện tử rất mới như Facsimile, thư điện tử…

Các yếu tố chức năng của truyền thông tin như ( Mã hóa,

giải mã và phản hồi)

Mã hóa: là quá trình chuyển những thông điệp dự định

thành biểu tượng mà biểu tượng này được sử dụng để truyền tin

Giải mã: là quá trình diễn dịch bản thông điệp nhận

được sao cho hiểu được ý nghĩa đích thực của nó

Phản hồi: là sự đáp lại, sự phản ứng lại của người nhận

và bản thông điệp mà nhận được Trong quá trình phản hồi

người nhận thông tin ban đầu chuyển sang vai trò của người

gửi thông tin và quá trình này lại tiếp tục tiếp diễn

Sự chính xác của thông tin phụ thuộc vào việc thực hiện

thành công mỗi bước trong quá trình thông tin Sẽ là không đủ cho

việc chuẩn bị một cách kĩ lưỡng và chuyền thông tin và sau đó đơn

giản cho rằng việc thông tin có hiệu quả sẽ xảy ra Những quá

trình mã hóa, truyền, giải mã, và phản hồi - tất cả là cốt yếu cho

việc thông tin có hiệu quả.

PHẦN II NHỮNG RÀO CẢN ẢNH HƯỞNG ĐẾN

QUÁ TRÌNH THÔNG TIN

1/ Truyền đạt thông tin hiệu quả

Truyền đạt thông tin hiệu quả là một trong những yếu tố

quan trọng quyết định đến sự thành công của tổ chức

“Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả trong nội bộ có

thể thúc đẩy nhân viên tham gia vào hoạt động kinh doanh,

giúp công ty giữ được nhân tài, đem đến giá trị bền vững cho

khách hàng, và phân phối lợi nhuận tài chính lớn hơn cho các

cổ đông” - Watson Wyatt

Theo bản "khảo sát truyền thông 2009/2010" mới nhất của Watson

Wyatt, chỉ ra rằng các công ty mà truyền đạt thông tin hiệu quả đã

mang về cho các cổ đông cao hơn 47% lợi nhuận trong khoảng thời

gian năm năm (giữa năm 2004 đến giữa năm 2009)

Quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả khi đạt được các

yêu cầu sau:

1.Sự hiểu biết: giữa người truyền đạt thông tin và người tiếp

nhận thông tin cần phải có đủ hiểu biết về những thông tin được

truyền tải

2.Sự hài lòng/ thú vị:quá trình thông tin đạt hiệu quả khi tạo

ra được cảm thấy hài lòng và thú vị ở người nhân tin đối với những

thông điệp vừa được truyền tải lúc đó thông điệp sẽ dễ dàng được

tiếp nhận, người nhận có thể hiểu rõ vấn đề và nhớ lâu hơn

3.Ảnh hưởng thái độ: Thái độ của người nghe cũng rất quan

trọng, nếu thông tin được truyền hiệu quả, người nghe có thiện cảm

với thông điệp được truyền và người gửi thông điệp Khi người

nghe cảm thấy nguồn thông tin đó thật sự đáng tin cậy thì họ sẽ tin

tưởng và tiếp nhận thông tin đó một cách thoải mái không nghi ngờ

và hiểu chính xác những vấn đề mả thông tin đó muốn truyền tải Từ

đó dễ dàng cho quá trình tiếp nhận thông tin, nhưng ngược lại nếu

quá trình thông tin tạo ra sự bất mãn, bất đồng thì thông tin sẽ

không được tin tưởng, có thể không được tiếp nhận, hoặc hiểu sai…

4.Hoàn thiện và phát triển các quan hệ: quá trình thông

tin hiệu quả giúp hòan thiện những mối quan hệ như quan hệ đồng

nghiệp, cấp trên cấp dưới, quan hệ bạn bè, quan hệ trong gia

đình… Con người dễ dàng chia sẻ thông tin với mọi người xung

quanh, xích lại gần nhau hơn, tạo lập mối quan hệ đề phối hợp hoạt

động Các mối quan hệ phát triển tốt giúp quá trình truyền thông

diễn ra thuận lợi hơn, thông tin dễ dàng được tiếp nhận hơn

5.Hành động: quá trình truyền thông hiệu quả sẽ dẫn đến sự

hành động của các cá nhân để đạt được đúng mục tiêu, nhiệm vụ

mà thông tin đề ra

2/

Những rào cản trong quá trình truyền đạt thông tin:

Trong quá trình truyền đạt thông điệp và nhận phản hồi,

thông điệp có thể bị phá hoại bởi nhiễu.Nhiễu bao gồm mọi thứ từ

những từ ngữ tối nghĩa, không rõ ràng của những thông điệp đến

những thiết bị dụng cụ tồi… Bất cứ nhân tố nào phá hoại, bóp méo,

gây trở ngại cho năng lực của người nhận trong việc nhận thông

điệp được coi là nhiễu

Hơn nữa khi thông tin được truyền từ người này sang người

khác, phần lớn thông điệp bị loại bỏ thông qua quá trình được gọi

là lọc

Quá trình lọc là do con người bị ảnh hưởng mạnh bởi nhận thức khi tiếp nhận và truyền đạt thông tin Chúng ta

thường có xu hướng tiếp nhận và truyền đi những thông tin

mà mình thích, thông tin có lợi và từ chối nhận hay truyền

đạt thông tin bất lợi Hoặc do lượng thông tin quá tải, áp

lực về thời gian… con người chỉ tiếp nhận những thông tin

dễ hiểu và từ chối những thông tin phức tạp, khó hiểu Quá

trình lọc diễn ra sẽ gây ảnh hưởng xấu đến quá trình truyền

đạt thông tin, khiến thông tin bị méo mó, biếng dạng

Những rào cản trong truyền đạt thông tin:

-Tiếng ồn: có thể làm bạn mất tập trung, không nghe rõ hoặc

không nghe thấy

-Sự bỏ sót/ lược bỏ: Do giới hạn, áp lực về thời gian hoặc

do phương pháp truyền thông tin mà hầu hết các thông điệp là

không hòan chỉnh, hoặc khi thông tin được truyền cho người khác,

NHỮNG RÀO CẢN

NHỮNG RÀO CẢN

Tiếng ồn

Sự bỏ sót/sự lược bỏ

Môi trường

Ngôn ngữ

Tình cảm/ Cảm xúc Những phán quyết g/trị

Sự quá tải thông tin

Kinh nghiệm/kiến thức

Văn hóa tổ chức

Mối q/hệ quyền hạn

đặc biệt là từ dưới lên thỉ những thông tin bất lợi bi gạt bỏ trước ,

chỉ những thông tin tích cực, thuận lợi được truyền lên cấp cao hơn

trong tổ chức

-Môi trường: cách bài trí văn phòng có thể làm phân tán tư

tưởng, làm cho người nghe không thể tập trung theo dõi, làm giảm

hiệu quả giao tiếp

-Ngôn ngữ: Ngôn ngữ phức tạp, ngôn ngữ chuyên môn làm

cho người nghe khó hiểu, đặc biệt khi xử dùng ngọai ngữ, có thể

xảy ra tình trang không hiểu hoặc hiểu sai vần đề mà người gửi

truyền đạt

-Tình cảm/ cảm xúc: nếu chúng ta đang bực mình về một

điều gì đó hoặc đang có tình cảm/ ấn tượng không tốt với người gửi

tin thì có thể sẽ dẫn đến tình trạng không nghe thấy những điều họ

muốn nói hoặc cố tình hiểu không đúng những điều họ muốn truyền

đạt

-Các mối quan hệ quyền lực quy định trên kênh thông

tin: nếu thông tin phải truyền qua nhiều cấp trung gian mới tới

được người cần nhận tin thì có thể xảy ra tình trạng thông tin bị

biến dạng, méo mó trong quá trình chuyển tải, làm giảm hiệu quả

giao tiếp, thậm chí giao tiếp không thành công

-Văn hóa tổ chức: Một người mới chưa hiểu văn hóa tổ

chức thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình truyền tin

-Kinh nghiệm, kiến thức của người tham gia quá trình

thông tin: Người tham gia có thể đã tích lũy được một số kinh

nghiệm để giải quyết tình huống tương tự hoặc có thể chưa có kinh

nghiệm, có thể rất uyên bác nhưng có thể chưa hiểu rõ nội dung

thông tin truyền đạt

-Sự quá tải thông tin: lượng thông tin quá nhiều, không

được sắp xếp phù hợp, nhiều thông tin không cần thiết, sẽ gây ra

hiện tượng quá tải thông tin, khiến người nghe không hiểu được nội

dung thông tin cần truyền đạt là gì hoặc hiểu sai, hiểu nhầm

-Những phán quyết về giá trị: trong quá trình truyền thông

tin, khi người gửi truyền thông tin, người nghe lắng nghe, nhưng

thay vì lắng nghe thông điệp phát ra, người nghe lại quy kết giá trị

thông điệp và phát hiện sự từ chối nó

PHẦN III CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ TRUYỀN ĐẠT

THÔNG TIN HIỆU QUẢ

1/ Mô hình giải pháp

Những rào cản giao tiếp luôn tồn tại xung quanh ta và ngay

trong mỗi chúng ta Bằng cách hiểu và nhận biết được những tác

hại của chúng, ta có thể giảm thiểu những tác hại do chúng gây ra

Để có thể truyền đạt thông tin một cách hiệu quả cần có

những giải pháp giải quyết những cản trở trên

Mô hình những giải pháp để truyền đạt

thông tin hiệu quả

Bị động

Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn truyền thông tin

Người

gửi

Người

nhận

Người

gửi

Người

nhận

Trả lời 6 câu hỏi:

Why, where, who, when, what, how.

Trả lời 6 câu hỏi:

Why, where, who when, what, how.

Giải pháp từ phía:

Người gửi Kênh thông tin Người nghe

2/Các biện pháp để truyền đạt thông tin hiệu quả

a/Giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị

Trong quá trình truyền đạt thông tin, cả khâu truyền tin lẫn

nhận tin đều quan trong Nếu khâu truyền tin được thực hiện tốt,

nhưng khâu nhận tin không thành công thì quá trình truyền tin cũng

không thể thành công Để quá trình truyền đạt thông tin đạt hiệu

quả phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng ngưởi gửi cần thỏa mãn những

nhưu cầu đã hình dung trước của người nhận và người nhận có thể

nhận tin hiệu quả nếu thấu đáo 6 câu hỏi dưới đây:

Câu hỏi Người gửi Người nhận

What Truyền thông tin gì? Thông tin đối tác truyền

đi là gì?

Why Tại sao lại phải

truyền thông tin đó? Tại sao họ lại truyềnthông tin đó?

là ai? Người đó có trình độ học vấn, văn hóa, tuổi tác, địa vị, mong muốn,… như thế nào?

Ai là người gửi thông tin? Những đặc điểm về tính cách, trình độ, sở thích, mong muốn… của người gửi thông tin đó?

When Việc truyền đạt được

thực hiện vào khi nào

là thích hợp nhất?

Thông tin được gửi đi khi nào?

những nơi nào? ở đâu?

Thông tin được chuyển

từ đâu?

nào để mang lại hiệu quả mong muốn?

Thông tin được truyền đi bằng cách nào?

b/ Giải pháp trong giai đoạn thông tin

Giải pháp từ phía người gửi

1 Thông tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải được phân

công rõ ràng: Cần tránh những thông điệp không rõ ràng

như : “Sáng mai đến điểm hẹn nhé”… sẽ khiến người tiếp

nhận thông tin phải mất thời gian xử lí thông tin như sáng mai

là mấy giờ? Điểm hẹn ở đâu? Đến điểm hẹn để làm gì? Để có

hệ thống thông tin thông suốt cần có sự phân công rõ ràng

nhiệm vụ giữa các cá nhân, bộ phân Trong đó nêu rõ nhiệm

vụ của từng bộ phận, từng thành viên Nhiệm vụ được phân

công rõ ràng giúp tránh được trường hợp đuồn đẩy trách

nhiệm, đổ lổi cho nhau, giúp người nhận tin hiểu rõ được

công việc, nhiệm vu của mình

2 Ngôn ngữ đơn giản: Ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên

môn và ẩn ý là cho người nghe không hiểu Ngưởi gửi nên sử

dụng những cách diễn đạt đơn giản, dùng từ dễ hiểu, đơn

nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nằm bắt được nội

dung thông tin Tuy nhiên thuật ngữ chuyên môn và những từ

ngữ nhiều ấn ý cũng sẽ rất phù hợp nếu người nghe hiểu đúng

vì nó cách diễn đạt chính xác, ngắn gọn những thông điệp mà

không cần phải dùng nhiều lời

3 Làm tăng sự phản hồi: Việc truyền tải nội dung thông tin chỉ

là bứơc đầu tiên của quá trình thông tin, cả người nói và

người nghe cần khuyến khích người kia phản hồi lại Việc

phản hồi giúp ta biết được người kia có thật sự nắm bắt vấn đề

đang trao đổi hay có hiểu đúng không? Từ đó giúp ta khẳng

định lại thông tin chưa hiểu,tránh được việc hiểu lầm hoặc

thực thi sai lầm

4 Sắp đặt dòng thông tin: Để giảm những tiêu cực của sự quá

tải thông tin, truyền thông tin không hiệu quả, cần phải sắp

đặt dòng thông tin bằng việc thiết kế một kênh thông tin rõ

ràng

5 Sự lặp lại: Người thông tin hiệu quả luôn lặp đi lặp lại thông

điệp bằng các diễn đạt cùng một ý tưởng nhưng với những

cách khác nhau, sự lặp lại thông điệp giúp người nghe diễn

đạt thông điệp tối nghĩa, không rõ ràng, và khó hiểu khi họ

nghe lần đầu Sự lặp lại còn giúp người nghe ghi nhớ thông

điệp

6 Đúng lúc: Một chiến lược hiệu quả trong thông tin là kiểm

soát thời điểm thông tin sao cho thông điệp được nhận đúng

lúc, cách đơn giản là sắp xếp công văn, giấy tờ theo chữ đề

hoặc sắp xếp theo thời gian biểu thảo luận theo chủ đề

7 Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ: Thông tin trực diện không

chỉ là ngôn ngữ mà còn bao gồm cả giọng nói, sự ngừng lại,

và nét mặt…Ngôn ngữ không tự nó đứng độc lập mà phụ

thuộc vào những nhân tố phi ngôn ngữ để thể hiện sự chính

xác của nó Những nghịên cứu về thông tin phi ngôn ngữ cho

thấy, có năm biến ảnh hưởng đến ý nghĩa thông điệp như sự

gần gũi, dáng diệu, nét mặt, giọng nói và ngọai hình Nghiên

cứu của Tiến Sĩ Hùng Văn Sơn cũng cho thấy, yếu tố phi

ngôn ngữ chiếm 55%, giọng nói 30% và nội dung chỉ chiếm

15% nội dung của thông điệp Điều này cho thấy kĩ năng diễn

đạt do việc rèn luyện giọng nói, cử chỉ, thái độ…khi truyền

thông tin rất quan trọng

Giải pháp từ kênh thông tin

1 Tổ chức hệ thống thông tin khoa học: Ngày này cùng với

sự pháp triển như vũ bão của khoa học công nghệ đã tạo điều

kiện thuận lợi cho quá trình thông tin được hiệu quả Chúng ta

có thể đưa những ứng công nghê thông tin như Internet, fax,

telex, các máy móc thiết bị vào quá trình truyền tin để nang6

cao chất lượng thông tin được truyền, xây dựng hệ thống

thông tin khoa học va linh hoạt Hệ thống thông tin khoa học

chỉ hoạt động khi không xảy ra hiện tượng quá tải thông tin

Để làm điều đó người phụ trách phải biết sắp xếp thông tin

theo thứ tự ưu , thông tin nào cần truyền trước, thông tin nào