Bài thảo luận quản trị tác nghiệp dntm tổ chức thực hiện công tác mua hàng tại công ty tnhh tiến thành

Ch¬ng Ι : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh

Trờng đại học thơng mại

luận nhóm

HọC PHầN: quản trị tác nghiệp dntm

GIảNG VIÊN: NGUYễN ngọc hng

đề tài: tổ chức thực hiện công tác mua hàng

của công ty tnhh tiến thành

Hải Dương, tháng 8 năm 2011

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5 ChƯƠng Ι : CƠ SỞ Lí LUẬN CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 6

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 6

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 6 1.1.2 Cỏc phương phỏp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 7

1.1.2.1 Cỏc phương phỏp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại .7

1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả 9

1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 10

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.10 1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 11

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức thực hiện công tác mua hàng 13

Ch¬ng II: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN THÀNH 18

2.1 Vài nét sơ lược về Công ty TNHH Tiến Thành 18

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 18

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 18

2.1.3 Tình hình và kết quả mua hàng của công ty theo nguồn hàng 19

2.3 Khảo sát và đánh giá tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty TNHH Tiến Thành 19

2.3.1 Quy trình thực hiện 19

2.3.1.1 Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng của công ty 19

2.3.1.2 Đối với công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp 20

2.3.1.3 Đối với công tác thương lượng và đặt hàng 21

2.3.1.4 Đối với công tác theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa 22

2.3.1.5 Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện 22

2.3.2 Đánh giá công tác tổ chức và quản trị nhân sự trong khâu mua hàng 22

2.3.3 Nhận xét chung đối với tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty 23

ch¬ng III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN THÀNH 25

3.1 Phương hướng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới 25

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức thực hiện mua hàng tại công ty .26

3.2.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện các bước của quy trình mua hàng .26

3.2.2 Các giải pháp liên quan đến việc tổ chức và nhân sự 28

3.2.3 Các giải pháp khác 29

KẾT LUẬN 31

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam là nước có nhiều biến chuyển mới sau khi gia nhập WTO, cácdoanh nghiệp và khách hàng đều lựa chọn những mặt hàng phù hợp để đáp ứngcác nhu cầu của mình Đặc biệt trong thời kỳ lạm phát như hiện nay giá cả hànghóa leo thang và nền kinh tế có nhiều biến động Để thực hiện chiến lược pháttriển kinh doanh của mình, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khókhăn Vì vậy, các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm

vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, nâng cao chất lượng sảnphẩm - dịch vụ, hạ giá thành

Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng,đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển Một người lãnh đạo tài năng,quyết đoán có thể đưa doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn và phát triển toàndiện.Trong đó mua hàng là một khâu quan trọng, mua hàng nhằm tạo tiền đề vậtchất cho hoạt động bán hàng, hoạt động bán hàng có được tốt hay không phụthuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiệntăng lợi nhuận

Chính vì vậy mà nhóm đã chọn Công ty TNHH Tiến Thành là nơi khảosát Đây là một dịp tốt để nhóm có thể hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị muahàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế Nộidung đề tài gồm 3 chương:

Ch ¬ng Ι: Cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệpthương mại

Ch ¬ng II : Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công

ty Tiến Thành

ch ¬ng III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị muahàng tại công ty Tiến Thành

Ch¬ng Ι : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG

TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối vớidoanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịpthời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của

khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp Dưới góc độ của nhà quản trịthì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ramột nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cáchlàm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu

đó cho tới khi tìm ra được điều kiện mua hàng tốt

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại,mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn

Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng

là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanhcủa doanh nghiệp

nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanhnghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải cóyếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu củadoanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đóbán ra thị trường Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốnphấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhấtnhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng đểthu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìmkiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp

lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanhnghiệp trên thị trường

- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúngyêu cầu của họ Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phảihàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phùhợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mua hàng

phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp chohoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đượctốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chữ tín và nâng cao hiệu quả kinhdoanh Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trìnhsản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đờisống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thếgiới.

1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp

thương mại

1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

a) Căn cứ vào quy mô mua hàng ta có:

Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi

doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấynhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệptrong một thời gian nhất định Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trongtừng lần, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sảnphẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp

Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán

ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự đoán nhu cầutrong một khoản thời gian nhất định nào đó Dựa vào một số luận cứ ta có thểxác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phícho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phímua hàng

b) Căn cứ vào hình thức mua ta có:

Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên

trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phương pháp thu mua này có ưu điểm

là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau,

nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của ngườitiêu dùng

Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lovốn và nguồn hàng kinh doanh

 Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ:

Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiệnvốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phânphối lại cho các cửa hàng tiêu thụ Ưu điểm của hình thức mua hàng này là domua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên mộtđơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liênquan

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng ta có:

Theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thìdoanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán

Sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận đượchàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó

Sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệpphải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lôhàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d) Căn cứ theo nguồn hàng:

Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến

hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước

Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để phục vụcho việc kinh doanh ở trong nước Trong đó có hai hình thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vaitrò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bịmáy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nước.

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện

từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến khibán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình

1.1.2.2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.

Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhấtđịnh Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động muahàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp Nếu như doanh nghiệp chỉmua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy radoanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục Những rủi ro xảy ratrong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hayrủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu,công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyểnhay do sự bất tín của các nhà cung cấp

 Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp:

Nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch

vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng củamình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủnhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được nhữngđiều kiện mua hàng tốt hơn

1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.

Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệpthương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng cácbước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi vàkiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu

đã xác định Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định muahàng gì? của ai, với số lượng và gí cả như thế nào Đây là một quá trình phức tạpđược lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quảphân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều

kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tácquản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng làđảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chiphí thấp nhất

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thểhiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho muađược hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp vớinhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí Quảntrị mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trìnhmua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng Đây làquá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì Nó liên quan đến việc

sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như: đánh giámôi trường chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trênthị trường

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn

hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện

tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựachọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ? mua bao nhiêu ? mua của ai ?giá cả

và các điều kiện thanh toán như thế nào ? Đây là một quá trình phức tạp đượclặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phântích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi trường chung, hiện tại

và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thịtrường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại, giá cả hiện hành và

dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vậnchuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nước và ngoàiước, chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác Để quá trình mua hàngđược tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng:

a) Xác định nhu cầu mua hàng.

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàngnhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗithời kì Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, muabao nhiêu, chất lượng như thế nào

b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện được mục tiêutrên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt ra là doanhnghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách màdoanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng Doanhnghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:

 Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp

 Thông qua hội chợ, triển lãm

 Thông qua đơn thư chào hàng

 Thông qua hội nghị khách hàng

c) Thương lượng và đặt hàng.

Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanhnghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bánvới họ

Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc giảibài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các ràngbuộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng Những ràng này liên quan đến

số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá,giá cả, các điềukiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu như vi phạm hợpđồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chiacác ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng Trong quá trình thương lượng và đặt hàngthì thương luợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng

d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng.

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần

đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tìnhtrạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quátrình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợpđồng không Cụ thể:

 Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này haykhông sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngănngừa thất thoát tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vàotay người tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty

 Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng

từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng Nếu không có gì sai sót kívào biên bản nhận hàng

 Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàngkiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng Nếu phát hiện hàng hoá

và đơn hàng không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từchối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho người cungcấp Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí khohàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ mộtbản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đây quá trình thu muakết thúc

e) Đánh giá kết quả thu mua.

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh

giá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêumua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt độngmua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Có thểxảy ra hai trờng hợp:

 Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp

ứng được các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vàođược ổn định Như vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là

có kết quả và có hiệu quả

 Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của

doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lạinhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạmphải sai lầm đó Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ nhữngthành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đolường sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan,đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức thực hiện công tác mua hàng.

a) Các nhân tố bên trong

 Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:

+ Chiến lược kinh doanh:

Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinhdoanh của mình theo chiến lược Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanhnghiệp thấy rõ mục đích, hướng đi của mình Chiến lược kinh doanh giúp doanhnghiệp nắm bắt được cơ hội trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trênthương trường bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả caonhằm đạt được mục tiêu đề ra

+ Kế hoạch chi tiết:

Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quảntrị phải đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặthàng cung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủlượng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra Nếu kế hoạch khônghợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn.Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thường kinh doanh nhiều mặthàng Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định Có những mặt hàng giữ vịtrí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu Những mặt hàng chủđạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí sốlượng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếunhững mặt hàng này sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp

+ Kết quả tiêu thụ:

Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một

kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước Với mỗi mộtmặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặthàng đó khả năng tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyênnhân do đâu để từ đó xây dựng được một kế hoạch hợp lí hơn

+ Các nguồn lực của doanh nghiệp.

 Vốn:

Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến côngtác mua hàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàngđược tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây dưa trong mua hàng,giảm được chi phí trong khâu mua Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanhnghiệp giúp doanh nghiệp chớp được các cơ hội trong các thương vụ kinhdoanh

 Cơ sở vật chất kĩ thuật:

Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kĩ thuậttốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật

chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều

cơ hội chớp lấy thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn … điều đó làmtăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhưng nếu

cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh củamình

Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại hành vi dễ sailầm nhất là mua hàng Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả

và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rấtnhiều vào hoạt động của con người Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làmcông tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh Doanhnghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng được mà doanhnghiệp phải có sự lựa chọn Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêuchuẩn sau:

 Kiến thức phong phú:

Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có

sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắmđược các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trường và biếtphân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà nước,hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua

 Năng động, tỉnh táo:

Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trường về nhucầu và giá cả

Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thấtbại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là người chỉ đạo cho nhân viên muahàng nên họ phải nắm rõ được về nhân viên, phải nắm rõ được khả năng củatừng người, biết được người nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khảnăng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua

hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn trongviệc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiềuđiều khoản ưu đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh đượctình trạng thủ tục rườm rà… Do đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thịtrường có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua Ngoài ra còn có các nhân tốkhác như tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kĩ thuật…đều

Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:

+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọntối ưu và để tránh bị ép giá

+ Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất vàkhả năng cung ứng của người cung ứng

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trongmọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vậttrung tâm, nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên

kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình muahàng như: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫnđến sự biến đổi trong mua hàng