- Phần mềm kế toán là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm hệ thống các chương trình được lập sẵn nhằm thực hiện xử lý tự động các thông tin trên máy vi tính, bắt đầu từ khâ
Trang 1Câu 1: Phần mềm kế toán là gì Nguyên tắc cơ bản xây dựng và sử dụng phần mềm kế toán
- Phần mềm kế toán là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm
hệ thống các chương trình được lập sẵn nhằm thực hiện xử lý tự động các thông tin trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng
từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình của kế toán sau đó in ra các sổ
kế toán và báo cáo kế toán Vai trò của phần mềm kế toán là công cụ tự động hóa xử lý thông tin kế toán trong đơn vị
- Nguyên tắc xây dựng và sử dụng phần mềm kế toán:
+ Tuân thủ luật và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, cũng như hệ thống chế
độ kế toán hiện hành
+ Đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của BCTC, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu
+ Đảm bảo tính thích nghi: kế toán phải đảm bảo thích nghi phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý SXKD của doanh nghiệp
+ Đảm bảo tính linh hoạt: PMKT phải được xây dựng thiết kế “mở và rộng” cho phép dễ dàng sửa đổi , bổ sung cập nhật khi hệ thống kế toán có sự thay đổi và phát triển
+ Tính bảo mật và an toàn dữ liệu: đảm bảo việc bảo quản, lưu trữ số liệu kế toán được lâu dài an toàn gọn nhẹ thực hiện được phân quyền sử dụng phần mềm quản lý, truy cập dữ liệu, truy cập thông tin theo yêu cầu quản trị người dùng
+ Đảm bảo nguyên tắc xử lý bút toán trùng:
Các phát sinh liên quan đồng thời đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua, bán ngoại tệ
Các phát sinh liên quan đến mua, bán hàng hóa, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hay TGNH
Câu 2: Hãy trình bày thời điểm, điều kiện và quy trình trích khấu hao TSCĐ trên phần mềm kế toán EFFECT
- Thời điểm: ngày cuối cùng trong tháng
- Điều kiện trích khấu hao: Phải khai báo chính xác hệ thống danh mục tài sản
cố định; đã có một số bút toán phản ánh tăng TSCĐ, TSCĐ chưa được khấu hao hết
Trang 2- Quy trình: Cây chức năng -> nhập dữ liệu -> chọn loại chứng từ -> Tài sản cố định -> Khấu hao TSCĐ
+ Ô ngày: ngày tính khấu hao ˩
+ Chứng từ: ˩
+ Diễn giải: ˩
+ Bộ phận: bộ phận trích khấu hao ˩
+ Ô khoản mục: Ấn F5 -> Chi phí khấu hao TSCĐ ˩
+ Ô TSCĐ: Ấn F5 ->Chọn TSCĐ cần khấu hao: Ctrl+A( chọn tất cả); Ctrl+Z (bỏ chọn), INS ( chọn từng mục)
- Ấn lưu ( chương trình tự động tính) Xem lại bút toán khấu hao, Ấn nút hình phễu
Câu 3: Hãy nêu các danh mục trong hệ thống các danh mục? trình bày nội dung danh mục đơn vị khách hàng
- Khái niệm: danh mục kế toán là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách
có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng đó Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm Mỗi danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý như một tài khoản kế toán, mộ khách hàng hay một hàng hóa… và được xác định bằng một mã duy nhất
- Các danh mục: danh mục tài khoản; danh mục ĐVKH (đơn vị, khách hàng); danh mục VLSPHH (vật liệu, sp, hàng hóa); danh mục kho hàng; danh mục
bộ phận; danh mục khoản mục; danh mục đối tượng chi phí; danh mục TSCĐ; danh mục tiền tệ; danh mục đơn vị cơ sở
- Nội dung danh mục đơn vị khách hàng: là danh mục đơn vị cá nhân mua, bán, đơn vị cá nhân trong nội bộ DN…
+ Sử dụng để quản lý danh sách các đối tượng có phát sinh nghiệp vụ (mua, bán, đi vay, tạm ứng,…) liên quan tới các tài khoản công nợ hoặc đối tượng chi liên quan đến kê khai thuế
+ Trong effect, các danh mục có thể liên quan tới mọi tài khoản Danh mục ĐVKH liên quan tới tk 131, 331,141,138,338,…1 đối tượng trong danh mục đvkh có thể vừa là người mua, bán, vừa là người vay tiền, tạm ứng, các công nợ,…Không cần phải mở thêm nhiều tài khoản chi tiết cho mỗi đối tượng cho từng tk riêng
+ EFFCT gộp theo đvkh số phát sinh, số dư tk để ra tổng hợp số phát sinh, số
dư các tk công nợ theo từng đối tượng để cho ra tổng hợp công nợ
+ Các cột trong danh mục đvkh
Trang 31, Cột mã: chứa mã đvkh Mã đvkh là 1 xâu chữ hoặc sô dài 10 ký tự Phân cấp các đơn vị khách hàng bằng các chữ, số ở mã đvkh Ví dụ: 2 chữ cái đầu tiên quy định nhóm kh là nhóm cửa hàng (CH) hay nhóm cồn ty (CT), các chữ
số quy định thứ tự trong nhóm kh đó Điều này giúp công ty quản lý các đối tượng công nợ theo dạng hình cây và ra báo cáo thống kê tổng thể theo nhóm(doanh số bán hàng, công nợ) Mã đơn vị khách hàng không được trùng giữa 2 đvkh khác nhau
2, Cột tên: chứ thông tin tên kh
3, Cột địa chỉ
4, Cột mã số thuế
5, Cột điện thoại
6, Cột số tài khoản nh
Câu 4: Trình bày đặc điểm cập nhật số dư ban đầu ? Trình bày chi tiết cập nhật
số dư các tài khoản hàng tồn kho? Cho ví dụ
• Cập nhật số dư tài khoản ban đầu
- Tất cả các số liệu về kế toán đang có của doanh nghiệp đều phải cập nhật dưới dạng các danh mục hoặc số dư tài khoản Nhóm chứng từ sử dụng: số dư tài khoản ban đầu
- Thực hiện một lần duy nhất khi bắt đầu đưa đưa chương trình vào hoạt động
- Chỉ định khoản 1 vế: nếu tk dư nợ nhập mã tk vào ô nợ, nếu tk dư có nhập mã vào ô có
- Ngày cập nhật phải là ngày cuối cùng của tháng trước áp dụng phần mềm
- Số dư các tài khoản công nợ: cập nhật chi tiết thông tin: ngày, diễn giải, đvkh,
- Số dư các tk hàng tồn kho: cập nhật chi tiết
- Số dư các tk nguyên giá và khấu hao TSCĐ: các thông tin ngày, tên , mã,
- Số dư các tk khác: không cập nhật chi tiết theo danh mục nào, chỉ có một số
dư
• Cập nhật số dư các tài khoản hàng tồn kho
- Loại chứng từ: cập nhật số dư tồn kho ban đầu
- Nhập các thông tin cần thiết
+ màn hình chính -> cây chức năng -> nhập dữ liệu -> Chọn loại chứng từ ->
số dư ban đầu -> cập nhật số dư tồn kho ban đầu
+ Ô phiếu in: Phiếu hạch toán ˩
+ Ô ngày: ˩
+ Ô chứng từ: ˩
+Ô diễn giải: cập nhật số dư tồn kho ban đầu hoặc nhập nội dung ˩
Trang 4+Ô kho: ấn F5-> chọn kho VL, TP, HH,… hoặc V+tab( chọn cho VL), T+tab(kho thành phẩm),
- màn hình chính -> cây chức năng -> nhập dữ liệu -> chọn loại chứng từ -> số
dư ban đầu -> cập nhật số dư tồn kho ban đầu
Ô phiếu in: phiếu hạch toán ˩
Ô ngày: 31/12/2020 ˩
- Ô chứng từ:
- Ô diễn giải: cập nhật số dư ban đầu của vật liệu chính X
Ô kho: ấn F5 -> kho vật liệu ˩
Trang 5Câu 5: Thông tin kế toán và yêu cầu của thông tin kế toán trong điều kiện
kế toán máy
- Thông tin kế toán: là những dữ liệu, thông tin kinh tế, tài chính liên quan đến tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, kết quả trong quá trình hoạt động của đơn vị, chúng đước tổ chức theo một cách nhất định để phục vụ cho những quyết định cần thiết của các nhà quản lý và các đối tượng quan tâm
- Yêu cầu: ngoài những yêu cầu của kế toán chung về thông tin kế toán: trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, nhất quán (tính có thể so sánh được)…trong điều kiện tổ chức kế toán máy, thông tin kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Thông tin trung thực và an toàn: kế toán thủ công hay kế toán đều đòi hỏi cung cấp thông tin 1 cách trung thực Tuy nhiên trong điều kiện tổ chức kế toán máy, tính trung thực và an toàn của thông tin không chỉ phụ thuộc vào người làm kế toán mà còn phụ thuộc nhiều vào chất lượng phần mềm kế toán, tính bảo mật, sự kiểm soát nội bộ để ngăn chặn các sai sót, gian lận Bên cạnh rất nhiều ưu điểm, việc áp dụng kế toán máy có thể gây ra rất nhiều lỗi khác như lỗi phần mềm, hoặc cán bộ kế toán cũng dễ dàng che dấu biện minh cho các sai phạm
+ Thông tin kịp thời: trong điều kiện kinh tế thị trường, đòi hỏi thông tin kế toán nói chung và thông tin trong điều kiện kế toán máy nói riêng đều phải nhanh nhạy, kịp thời Với sự hỗ trợ của máy vi tính và kĩ thuật phần mềm hiện đại thì thông tin kế toán có thể cung cấp kịp thời với bất kì thời điểm nào, điểm này là một lợi thế rất to lớn so với kế toán thủ công
+ Thỏa mãn yêu cầu của đơn vị và theo chuẩn mực, chế độ quy định: Thông tin kế toán cung cấp phải thỏa mãn được tất cả các yêu cầu cần thiết và quản
lý tài chính, kế toán của đơn vị và tuân theo chuẩn mực, chế độ kế toán và quy chế tài chính quy định Do vậy, khi tổ chức phần mềm kế toán phải đáp ứng được tối đa yêu cầu thông tin cần cung cấp của đơn vị, đảm bảo cho việc nhập liệu, xử lý tất cả các dữ liệu liên quan đến tất cả các đối tượng , nghiệp vụ, giao dịch phát sinh ở đơn vị, đảm bảo kết xuất được các báo cáo thỏa mãn tối
đa các yêu cầu cần thiết của đơn vị và chế độ kế toán quy định
Câu 6: Bút toán trùng và các nghiệp vụ có thể phát sinh
- Nguyên tắc ghi sổ kép là một trong những nguyên tắc cơ bản và quan trọng của kế toán Theo nguyên tắc này, cứ 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì sẽ liên
Trang 6quan ít nhất đến hai đối tượng kế toán do đó cứ 1 chứng từ chúng ta sẽ ghi vào
ít nhất cho 2 đối tượng
- Tuy nhiên có 1 số nghiệp vụ kinh tế phát sinh cả 2 đối tượng đều có chứng từ,
vì vậy nếu không sàng lọc, kế toán sẽ nhập dữ liệu trùng lặp vào cơ sở dữ liệu Như vậy dẫn đến việc tổng hợp số phát sinh cho những tài khoản liên quan đến các đối tượng đó sai Do đó, các nghiệp vụ kinh tế trước khi nhập vào bảng kê chứng từ phát sinh phải được khử trùng
- Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng hóa thu tiền ngay bằng tiền mặt
+ kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho
+ Bán hàng hóa, thành phẩm, vật liệu thu tiền ngay
- Phương pháp xử lý qua tài khoản trung gian: có nghĩa là các bút toán phát sinh, ta hạch toán qua 1 tài khoản trung gian
Ví dụ: mua hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt
+ Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho
- Đề xuất các tài khoản trung gian
+ Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng và rút tiền ngân hàng về nhập quỹ (TK 1131)
+ Mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ trả tiền ngay (TK 331)
Trang 7+ Bán hàng hóa, thành phẩm, vật liệu thu tiền ngay(TK 331)
Câu 7: Lỗi 1500 và cách xử lý
- Với phiên bản dành cho đào tạo, số bút toán phải nhỏ hơn 1500 và không quá 1 tháng phát sinh số liệu Trong effect chỉ cho phép nhập dữ liệu từ 1 đến 3 tháng liên tục
- Cách xử lý: cây hệ thống-> tìm kiếm dữ liệu-> bỏ dữ liệu ô ngày/tháng/năm -> sau đó tìm kiếm thủ công và sử
Câu 8: Hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kế toán máy
• Hệ thống thông tin kế toán : là tập hợp các nguồn lực con người (cán bộ kế toán), thiết bị công cụ xử lý thông tin (máy tính, thiết bị ngoại vi, mạng, ) và các thành phần hỗ trợ khác (phần mềm) được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu kinh tế, tài chính đầu vào và kết xuất thông tin kế toán
• Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện kế toán máy bao gồm 3 quá trình
- Quá trình nhập liệu đầu vào: là quá trình cung cấp nguồn dữ liệu chứa trong các tập tin hệ thống (dữ liệu nguồn)
Các dữ liệu đầu vao bao gồm: các chứng từ kế toán ( phiếu thu, chi, nhập kho xuất kho, ) hoặc các số liệu, tài liệu liên quan khác và đươc các cán bộ
kế toán nhập liệu vào máy tính
- Quá trình xử lý dữ liệu: là quá trình diễn ra ngầm bên trong của máy tính Với sự kết hợp của máy tính, phần mềm kế toán và các thủ tục thao tác của người sử dụng máy tính để xử lý các số liệu đã nhập vào máy tính theo các quá trình kế toán số liệu như: ghi tính toán, sổ chi tiết, sổ tổng hợp,…
- Thông tin đầu ra: là các sổ kế toán toán tổng hợp , chi tiết, các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị , các bảng số liệu… theo yêu cầu quản lý của đơn vị và thường được kết xuất khi cần thiết
Trang 8- Ô địa chỉ: ˩
- Ô mã số thuế: ˩
2, Danh mục vật liệu, sản phẩm hàng hóa
Màn hình làm việc -> cây hệ thống -> danh mục -> danh mục vật liệu, sp ,hh
3, Danh mục đối tượng chi phí (thành phẩm sản xuất)
Vào màn hình làm việc -> cây chức năng -> danh mục -> danh mục đối tượng chi phí
4, Danh mục khoản mục chi phí
Vào màn hình làm việc -> cây chức năng -> danh mục -> danh mục khoản mục
Trang 9- Ô tên: kho đại lỹ ˩ -> có
Vào màn hình làm việc -> cây hệ thống -> nhập dữ liệu ->chọn loại chứng từ -> số
dư ban đầu -> cập nhật số dư công nợ ban đầu
- Phiếu in: phiếu hạch toán
- Ô ngày: ngày cuối cùng của tháng trước ˩
Trang 10Màn hình làm việc -> cây chức năng -> Nhập dữ liệu -> Chọn loại chứng từ -> Số
dư ban đầu -> Cập nhật số dư tồn kho ban đầu
- Phiếu in: phiều hạch toán
- Ô ngày: ngày cuối cùng của tháng trước ˩
- Ô chứng từ:
- Ô diễn giải: Cập nhật số dư tồn kho ban đầu ˩
- Ô kho: Ấn F5 -> Chọn kho vật liệu
Vào màn hình làm việc -> cây chức năng -> Nhập số liệu -> Chọn loại chứng từ ->
Số dư ban đầu -> Cập nhật số dư TSCĐ ban đầu
- Phiếu in: Phiếu hạch toán
- Ô ngày: Ngày cuối cùng của thàng trước ˩
- Ô chứng từ:
- Diễn giải: Cập nhật số dư tài sản cố định ban đầu ˩
- Ô Đvtt: VNĐ ˩ ( hoặc USD -> tỷ giá: )
Trang 114, Số dư các tài khoản
- Chú ý tài khoản có 2 cấp: cấp 1, cấp 2-> chỉ nhập tài khoản cấp 2
3 cấp: chỉ nhập tài khoản cấp 3
Vào màn hình chính -> cây chức năng -> Nhập dữ liệu -> chọn loại chứng từ -> số
dư ban đầu -> Cập nhật số dư tài khoản ban đầu
- Phiếu in: phiếu hạch toán
- Ngày: ngày cuối cùng của tháng trước ˩
1, Thu tiền bằng tiền mặt
Vào màn hình chính -> cây chức năng -> nhập dữ liệu -> chọn loại chứng từ -> tiền mặt -> thu tiền mặt
Trang 12- Phiếu in: phiếu thu
- Ngày: ngày phát sinh ˩
- Chứng từ: PT0101 ˩
- Ô ông bà, ô địa chỉ ˩
- Ô diễn giải: Nhập nôi dung ˩
- Ô Đvtt: VNĐ ˩ ( ngoại tệ: USD -> tỷ giá)
- Ô Nợ: 1111 ˩
- Ô kèm theo: (nếu có) ˩
- Ô khoản mục: (nếu có, khi xuất hiện chi phí)
- Ô diễn giải chi tiết: Nhập nội dung nghiệp vụ ˩
- Ô có: ( nhập tài khoản đối ứng) ˩
2, Thu tiền bằng tiền ngân hàng
Vào màn hình làm việc -> Cây chức năng -> Nhập dữ liệu -> Chọn loại chứng từ -> Ngân hàng -> Thu tiền ngân hàng
- Phiếu in: phiếu thu
- Ngày: ngày phát sinh ˩
- Chứng từ: GBN01001 ˩
- Ô ông bà, ô địa chỉ ˩
- Ô diễn giải: Nhập nôi dung ˩
- Ô Đvtt: VNĐ ˩ ( ngoại tệ: USD -> tỷ giá)
- Ô Nợ: 1121 ˩ -> Chọn ngân hàng: … ˩
- Ô kèm theo: (nếu có) ˩
- Ô khoản mục: (nếu có, khi xuất hiện chi phí)
- Ô diễn giải chi tiết: Nhập nội dung nghiệp vụ ˩
- Ô có: ( nhập tài khoản đối ứng) ˩
- Ô Mã đvkh: Ấn F5 -> Chọn Công ty Hòa An ˩
✓ Mã Đvkh: CT001
Trang 13II Chi tiền
1, Chi tiền bằng tiền mặt( bằng ngoại tệ); tiền việt thì VNĐ
Vào màn hình làm việc > Cây chức năng > Nhập dữ liệu > Chọn loại chứng từ
-> tiền mặt > Chi tiền mặt
- Phiếu in: Phiếu chi
- Ô ngày: 1/1/2021 ˩
- Ô chứng từ: PC0102 ˩
- Ô diễn giải: Nội dung nghiệp vụ ˩
- Ô Đvtt: U+tab hoặc ấn F5 -> chọn USD ˩
- Ô tỷ giá: 18932 ˩
- Ô có:1112 ˩
- (Ô kèm theo: nếu có) ˩
- Ô khoản mục: nếu xuất hiện chi phí ˩
- Ô diễn giải chi tiết: Nội dung nghiệp vụ ˩
- Ô nợ: 3331(1) ˩ ( tài khoản đối ứng)
Trang 14Vào màn hình làm việc -> cây chức năng -> Nhập dữ liệu -> Chọn loại chứng từ -> Nhập xuất kho -> Nhập mua hàng
- Phiếu in: Phiếu nhập
- Ô diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ ˩
- Ô ĐvKH: Ấn F5-> chọn Công ty Hải Tân ˩
✓ Đvkh: CT006, Công ty Hải Tân
- Ô kho: Ấn F5 -> chọn kho vật liệu ˩ hoặc T+tab ˩
2, Xuất kho vật tư thành phẩm (Ngày 02/01/N+1: Phiếu xuất kho số PX0101 :
Xuất vật liệu từ Kho vật liệu để sản xuất sản phẩm A : 290kg vật liệu chính X ; 150kg vật liệu chính Y ; 350kg vật liệu chính Z ; 5.500kg vật liệu chính T ; 275 cái vật liệu phụ H
Màn hình làm việc -> Cây chức năng -> Nhập dữ liệu -> Chọn loại chứng từ -> Nhập xuất kho -> Xuất sản xuất
- Phiếu in: Phiếu xuất
- Ngày: 02/01/2021 ˩