Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn

Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tại tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn. Đây là hồ sơ dành cho những người làm việc văn phòng, văn thư lưu trữ nói chung. Nó sẽ giúp ích bạn trong quá trình làm quen với công việc

I CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TỔNG CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN

• Phòng Kế hoạch Kinh doanh

• Phòng kế hoạch đầu tư

• Phòng Công nghệ Thông tin

• Trung tâm Điều độ

• Xí nghiệp Cơ giới xếp dỡ Tân cảng

• Xí nghiệp lai dắt

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

II DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG

DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG

HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG

DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG

HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG

• TCT TCSG là doanh nghiệp quốc phòng đang hoạt động

có cơ cấu tổ chức ít thay đổi, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị tương đối rõ rang, không chồng chéo nên chọn phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức để phân loại tài liệu và lập DMHS của TCT.

• Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu tổ chức gồm 13 phòng ban chức năng và 01 Trung tâm, 02 Xí nghiệp thì các khối hồ sơ, tài liệu chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của TCT gồm:

DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG

HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG

DANH MỤC HỒ SƠ – TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG

HOẠT ĐỘNG CỦA TCT TCSG

I PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH

1 Ban Kinh doanh khai thác

01 01/KHKD Tập văn bản hướng dẫn của Nhà nước, Bộ quốc phòng về

hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT TCSG năm 2014

Đến khi vb hết hiệu lực thi hành

02 02/KHKD Tập văn bản phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh năm

2014 của TCT TCSG

Vĩnh viễn

03 03/KHKD Tập văn bản v/v thanh, xử lý hàng tồn đọng,giám định và

tiêu hủy hàng hóa của TCT TCSG năm 2014

20 năm

04 04/KHKD Tập văn bản v/v giải quyết các thương vụ phát sinh với các

hãng tàu, chủ hàng năm 2014 của TCT TCSG

20 năm

05 05/KHKD Tập văn bản về chính sách giá cước và điều chỉnh giá cước

của TCT TCSG năm 2014

Vĩnh viễn

06 06/KHKD Tập giấy Ủy quyền của TCT TCSG năm 2014 10 năm

07 07/KHKD Tâp hợp đồng dịch vụ của TCT TCSG năm 2014 10 năm kể từ

khi hết thời hạn trên hợp đồng

08 08/KHKD Tâp hợp đồng nguyên tắc của TCT TCSG năm 2014 10 năm kể từ

khi hết thời hạn trên hợp đồng

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN

NĂM 2014

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TCT TÂN CẢNG SÀI GÒN

NĂM 2014

2 Ban Thương vụ - Thu ngân

09 09/KHKD Tập văn bản hướng dẫn về công tác thương vụ, thu

ngân của TCT TCSG năm 2014

Đến khi vb hết hiệu lực thi hành

10 10/KHKD Tập văn bản tổng hợp sản lượng thu của TCT TCSG

3 Ban Kế hoạch tổng hợp

19 19/KHKD Tập văn bản hướng dẩn về tổng hợp, thống kê của của TCT

TCSG năm 2014

Đến khi vb hết hiệu lực thi hành

20 20/KHKD Tập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2014 của TCT TCSG Vĩnh viễn

21 21/KHKD Tập thông báo về thời gian làm hàng ngày lễ, tết và điều

chỉnh thời gian làm hàng năm 2014 TCT TCSG

5 năm

22 22/KHKD Tập báo cáo sản lượng tổng hợp của các phương tiện tại các

khu vực hàng tháng, quý năm 2014 của TCT TCSG

5 năm

23 23/KHKD Tập báo cáo sản lượng tổng hợp của các phương tiện tại các

khu vực hàng 6 tháng, 9 tháng, hàng năm năm 2014 của TCT TCSG

20 năm

24 24/KHKD Tập báo cáo sản lượng tổng hợp của các phương tiện tại các

khu vực hàng năm năm 2014 của TCT TCSG

II PHÒNG QUÂN SỰ BẢO VỆ

Ban tổng hợp

27 01/QSBV Tập Kế hoạch, thuyết minh, kịch bản của ý định diễn tập 2

bên 2 cấp, chuyển trạng thái sẵn sàng chiến đấu năm 2014 của TCT TCSG

30 04/QSBV Tập chỉ thị, kế hoạch đảm bảo an toàn đơn vị trong các dịp lễ,

tết, các ngày kỷ niệm, kỳ họp quốc hội năm 2014 của TCT TCSG

Vĩnh viễn

31 05/QSBV Tập chỉ thị, kế hoạch, quyết định về diễn tập bảo đảm an

ninh cảng biển tại Tân cảng và Cát Lái năm 2014 của TCT TCSG

Vĩnh viễn

32 06/QSBV Tập kế hoạch, báo cáo công tác quân sự, huấn luyện, đóng

quân canh phòng, mất an ninh trật tự năm 2014 của TCT TCSG

Vĩnh viễn

33 07/QSBV Tập văn bản về chống ùn tắc giao thông, cấp giấy phép sử

dụng tín hiệu giao thông xe quân sự và biểu tượng hải quân năm 2014 của TCT TCSG

III TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH

LẬP HỒ SƠ TẠI TCT

TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH LẬP HỒ SƠ TẠI TCT

Hiện nay , tại TCT Tân Cảng Sài Gòn, trình tự lập hồ sơ được thực hiện theo điều 26 Mục 4 Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội ban hành kèm theo Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày

26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng gồm các nội dung sau:

TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH LẬP HỒ SƠ TẠI TCT

Theo Khoản 1 Điều 21 của Nghị định

số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì nội dung việc lập hồ sơ bao gồm các bước:

- Mở hồ sơ

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ

- Kết thúc và biên mục hồ sơ

Cụ thể các nội dung trên được văn thư TCT

TCSG thực hiện như sau:

Cụ thể các nội dung trên được văn thư TCT

TCSG thực hiện như sau:

• Vì TCT TCSG chưa có bản DMHS nên từng cán bộ, công nhân

viên khi lập hồ sơ sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban cũng như nhiệm vụ được giao và công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ

• Sau khi đã mở hồ sơ, cán bộ, công nhân viên tiến hành thu

thập, lựa chọn những văn bản có giá trị hình thành thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc đưa vào hồ sơ

Sắp xếp VB, TL trong hồ sơ đánh số tờ Thống kê VB, TL trong hồ sơ vào Mục lục văn bản

STT hiệu văn Số, ký

bản

Ngày, tháng văn bản

Cơ quan ban hành Trích yếu nội dung Tờ số Ghi chú

MỤC LỤC VĂN BẢN ( tại TCT đang sử dụng)

Tác giả văn bản Tên loại và Trích yếu nội dung văn bản Tờ số Ghi chú

Đặc điểm bên trong: Tài liệu

được in trên khổ giấy A4

79 tờ Viết bằng chữ : bảy mươi chín tờ

Mục lục văn bản có 01 tờ Đặc điểm và trạng thái của tài liệu

Ngày tháng năm Người lập hồ sơ

Kết thúc và biên mục hồ sơ

Viết bìa hồ sơ

Bìa hồ sơ TCT đang sử dụng

TỔNG CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN

HỒ SƠ Tập kế hoạch, báo cáo công tác quân sự, huấn luyện, đóng quân canh phòng, mất an ninh trật tự năm 2014 của TCT TCSG

Phông số: 01 THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số:

Hồ sơ số:

Số tờ:

Bìa hồ sơ theo TCVN 9251: 2012

QUÂN CHỦNG HẢI QUÂN

TỔNG CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN

Ký hiệu thông tin

Số……… VT

HỒ SƠ Tập kế hoạch, báo cáo công tác quân sự, huấn luyện, đóng quân canh phòng, mất an ninh trật tự năm 2014 của TCT TCSG

( Từ ngày đến ngày )

Gồm: …….tờ

Phông số: 01 THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số:

Hồ sơ số:

Viết bìa hồ sơ

Nhận xét, đánh giá:

• Tuy trình tự lập hồ sơ cũng như cách ghi Mục lục văn bản, chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ của TCT TCSG không giống theo trình tự quy định tại Nghị định

số:110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 07/2012/TT-BNV

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nhưng nhìn chung cũng đầy

đủ các nội dung và vẫn đảm bảo hồ sơ được lập đầy

đủ, chính xác giúp cho việc tra cứu được nhanh chóng, góp phần giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả; giúp quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của cơ quan,

tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ…

• Do chưa nhận thức được vị trí và tác dụng của việc lập

hồ sơ nên ở nhiều đơn vị , phòng ban trong TCT việc lập hồ sơ công việc của CB-CNV chưa đầy đủ

một trong những tiêu chí thi đua, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hang năm của mỗi CB – CNV

• Thường xuyên mở các lớp tập huấn , bồi dưỡng,

hướng dẫn lập hồ sơ cho toàn thể CB – CNV TCT

• Tuyên truyền nâng cao nhận thức của CB – CNV về

vị trí, tác dụng của công tác lập hồ sơ.

• Lập danh mục hồ sơ

TRÂN TRỌNG CẢM ƠN