GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN, LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
Tên quốc tế: Duy Phat Mechanical Development Manufacturing Company Limited Tên viết tắt: Duy Phat Mechanical Development Manufacturing Co., Ltd
Mã số thuế: 3701824466 Địa chỉ: Số 232 Trần Ngọc Lên, khu phố 3, Phường Định Hòa, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam
Người đại diện: Nguyễn Đình Duy Điện thoại:0978961686 - 0567961686
Quản lý bởi: Chi cục Thuế Thành phố Thủ Dầu Một
Loại hình DN:Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN
Hình 1: các phiên bảng logo của công ty (nguồn: Công Ty TNHH Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy Phát)
Hình 2: Công Ty TNHH Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy Phát
(nguồn: Công Ty TNHH Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy Phát)
1.1.2 Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển
Công ty Cơ Khí Duy Phát, được thành lập vào ngày 10/01/2011 bởi ông Nguyễn Đình Duy, tự hào là đơn vị chuyên nghiệp trong ngành Cơ khí tại Việt Nam với hơn 14 năm kinh nghiệm Với 100% vốn đầu tư trong nước, công ty không phụ thuộc vào nguồn vốn nước ngoài và cung cấp các sản phẩm khung kim loại, cấu kiện kim loại phục vụ cho nội thất và ngoại thất.
1.1.3 Lĩnh Vực Hoạt Động Của Doanh Nghiệp
Công ty cơ khí nội thất mỹ nghệ, cấu kiện kim loại hoạt động trong hai lĩnh vực chính là:
Chúng tôi chuyên sản xuất và cung cấp các sản phẩm nội thất mỹ nghệ bằng kim loại, bao gồm bàn ghế, giường, tủ, kệ và nhiều mặt hàng khác Sản phẩm của chúng tôi không chỉ có thiết kế đẹp mắt, phù hợp với nhiều phong cách không gian sống từ cổ điển đến hiện đại, mà còn được làm từ chất liệu cao cấp, bền bỉ và an toàn cho sức khỏe người dùng.
Chúng tôi chuyên sản xuất và cung cấp các cấu kiện kim loại chất lượng cao cho các công trình xây dựng, bao gồm khung thép, lan can, cửa sổ, cửa ra vào và nhiều chi tiết khác Sản phẩm của doanh nghiệp cam kết đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và nhu cầu của khách hàng.
Công ty chuyên cung cấp sản phẩm với 4 độ chính xác cao, khả năng chịu lực tốt và dễ lắp đặt Ngoài ra, công ty còn sản xuất tủ điện, thang máng cáp, và chế tạo khung vỏ máy cùng dây chuyền máy công nghiệp.
Hình 3: một số sản phẩm của công ty
(Nguồn: Công Ty TNHH Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy Phát)
Nhiệm Vụ Và Chức Năng Của Doanh Nghiệp
Công Ty TNHH Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy Phát chuyên cung cấp các giải pháp cơ khí chất lượng cao, hiệu quả và bền vững Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu về thiết kế, chế tạo, lắp đặt và bảo trì các sản phẩm cơ khí đa dạng, bao gồm máy móc công nghiệp, thiết bị năng lượng, và công trình xây dựng, dân dụng Với nỗ lực không ngừng nâng cao năng lực sản xuất và đổi mới công nghệ, chúng tôi luôn hướng tới sự hài lòng của khách hàng.
5 tạo nhân sự và phát triển thị trường để trở thành đối tác tin cậy và uy tín của khách hàng.
Công ty chuyên thiết kế, gia công và lắp ráp các sản phẩm cơ khí phục vụ cho nhiều ngành công nghiệp như nông nghiệp, thực phẩm, dệt may, xây dựng, giao thông vận tải và năng lượng Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm cơ khí chất lượng cao theo yêu cầu của khách hàng với giá cả hợp lý.
HỆ THỐNG TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP
1.3.1 Sơ Đồ Cơ Cấu Tổ Chức
1.3.2 Nhiệm Vụ Và Chức Năng Của Các Phòng Ban
Giám đốc là người đứng đầu doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và phát triển các hoạt động kinh doanh, sản xuất và dịch vụ Đồng thời, giám đốc cũng là đại diện pháp nhân của tổ chức trước pháp luật và các bên liên quan Các nhiệm vụ của giám đốc bao gồm quản lý, điều hành và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
- Xây dựng và thực hiện chiến lược, kế hoạch và mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan.
- Phân công, chỉ đạo, giám sát và đánh giá công việc của các cấp dưới.
- Quản lý tài chính, nguồn lực nhân sự, vật tư, thiết bị và công nghệ của tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ quan.
- Tham gia đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng, thỏa thuận và giao dịch với các đối tác.
Phòng Nhân Sự Phòng Sản
Bộ Phận QC Kiểm Soát
- Thực hiện các biện pháp phòng ngừa và xử lý các vấn đề, khó khăn, rủi ro và tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động.
- Báo cáo kết quả hoạt động và trình bày ý kiến, đề xuất với cơ quan quản lý trên hoặc cơ quan có thẩm quyền.
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống được thiết lập bởi ban lãnh đạo, nhân viên và các bên liên quan nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Chức năng của kiểm soát nội bộ bao gồm xác định rủi ro, thiết lập quy trình và chính sách, thực hiện kiểm tra và giám sát, cũng như báo cáo kết quả và đề xuất biện pháp cải tiến Nhiệm vụ chính của kiểm soát nội bộ là đảm bảo tuân thủ pháp luật, bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường niềm tin từ các bên liên quan.
Phòng Kinh Doanh có nhiệm vụ tìm kiếm và phát triển thị trường nhằm tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty Các chức năng chính bao gồm lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược bán hàng, quản lý khách hàng, đào tạo và đánh giá nhân viên kinh doanh, cũng như theo dõi và phân tích kết quả kinh doanh Ngoài ra, phòng còn phải giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng.
Phòng Kế Toán đảm nhận nhiệm vụ thực hiện các công việc liên quan đến kế toán, tài chính, thuế và báo cáo tài chính cho doanh nghiệp Phòng này phải tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán, tài chính, thuế cũng như các quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Phòng Nhân Sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức Các chức năng chính bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, thưởng phạt, quản lý quan hệ lao động, chế độ bảo hiểm, an toàn lao động và phúc lợi nhân viên Ngoài ra, phòng nhân sự cần tuân thủ các quy định pháp luật về lao động và bình đẳng cơ hội, đồng thời thực hiện các chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu và văn hóa của tổ chức.
Phòng Sản Xuất là một bộ phận then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả và chất lượng sản xuất Nhiệm vụ của phòng này bao gồm lập kế hoạch, điều phối, giám sát và kiểm soát các hoạt động sản xuất, từ việc sử dụng nguồn lực nhân lực, vật tư, thiết bị đến công nghệ Hơn nữa, phòng sản xuất cần hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thị trường và các quy định pháp luật Như vậy, phòng sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bộ phận QC chịu trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty Ngoài ra, bộ phận này còn phối hợp với các phòng ban khác để giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng, đề xuất giải pháp cải tiến và thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Bộ Phận Quản Lý Kho: là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ và chức năng như sau:
Nhiệm vụ chính là quản lý và điều hành các hoạt động kho hàng, bao gồm việc kiểm soát nhập, xuất, tồn kho, thực hiện kiểm kê, bảo quản hàng hóa và tổ chức vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
Chức năng của bộ phận kho bao gồm lập kế hoạch nhập xuất kho, theo dõi chứng từ và phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo hàng hóa được cung cấp đúng thời gian, số lượng và chất lượng Ngoài ra, bộ phận còn giải quyết các vấn đề phát sinh trong quản lý kho và báo cáo, đánh giá hiệu quả hoạt động của mình.
Phòng Thu Mua là bộ phận thuộc công ty, có trách nhiệm quản lý và thực hiện các hoạt động mua sắm nguyên vật liệu, thiết bị, dịch vụ và tài sản khác Chức năng chính của phòng thu mua bao gồm việc đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các nguồn lực cần thiết cho hoạt động của công ty.
- Lập kế hoạch và dự toán nhu cầu mua sắm hàng năm của công ty.
- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, chất lượng và có giá cả hợp lý.
- Thương thảo, ký kết và theo dõi thực hiện các hợp đồng mua sắm với các nhà cung cấp.
- Kiểm tra, thanh toán và quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc mua sắm.
- Giám sát, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động mua sắm của phòng.
- Thực hiện các báo cáo, thống kê và phân tích dữ liệu về hoạt động mua sắm của phòng.
- Tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến việc mua sắm.
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty.
Bộ phận thiết kế đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng Nhiệm vụ của họ bao gồm nghiên cứu thị trường, phân tích xu hướng và đề xuất ý tưởng thiết kế Họ cũng thực hiện việc thiết kế bản vẽ, lựa chọn vật liệu, kiểm tra chất lượng và đánh giá hiệu quả giải pháp thiết kế Để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và đạt được mục tiêu kinh doanh, bộ phận thiết kế cần hợp tác chặt chẽ với các bộ phận sản xuất, kinh doanh, tiếp thị và bảo hành.
TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP
Công ty có tổng cộng 187 nhân viên, phân bố vào 9 bộ phận khác nhau.
- Bộ phận sản xuất có nhiều nhân viên nhất với 150 người, chiếm 80.21% tổng số nhân viên.
Bộ phận thu mua hiện có 3 nhân viên, chiếm 1.6% tổng số nhân viên trong công ty Đây là bộ phận mới được bổ sung vào danh sách nhân sự.
Các bộ phận kế toán, nhân sự, kinh doanh, kho, thiết kế, bảo vệ và tạp vụ mỗi bộ phận đều có từ 4 đến 5 nhân viên, chiếm từ 2.13% đến 2.67% tổng số nhân viên trong công ty.
Công ty có một đội ngũ nhân sự đông đảo và đa dạng, phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của công ty.
Công ty có sự phân bố hợp lý giữa các bộ phận, tạo điều kiện cho việc phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
Công ty sở hữu một bộ phận sản xuất mạnh mẽ, chiếm 80.21% tổng số nhân viên, điều này thể hiện sự chú trọng của công ty trong việc sản xuất và cung cấp sản phẩm chất lượng đến tay khách hàng.
Công ty sở hữu một bộ phận kinh doanh năng động, chiếm 5.43% tổng số nhân viên, điều này thể hiện khả năng tiếp cận và thuyết phục khách hàng hiệu quả của công ty.
Công ty hiện có bộ phận thu mua chiếm 1.6% tổng số nhân viên, điều này cho thấy sự mở rộng hoạt động và nhu cầu tăng cường nguồn cung ứng cho sản xuất.
MỘT SỐ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU CỦA DOANH NGHIỆP NĂM 2022
Hình4: Trang chủ web của công ty
(nguồn Công Ty TNHH Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy Phát)
Công ty đã ghi nhận doanh thu 100 tỷ đồng trong năm 2022, cho thấy khả năng tạo ra lợi nhuận và duy trì sự phát triển bền vững.
Công ty đã hoàn thành 350 dự án trong năm 2022, chứng tỏ khả năng thực hiện hợp đồng và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả.
Công ty đã mở rộng mạng lưới kinh doanh thành công với 230 nhà cung cấp đối tác vào năm 2022, thể hiện khả năng hợp tác với nhiều đối tác uy tín.
Tầm Quan Trọng Của Hoạt Động Thực Tập Về Phân Tích Thực Trạng Quản Lý
Phân tích thực trạng quản lý kho là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến chi phí, lợi nhuận, chất lượng, thời gian giao hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng Qua việc đánh giá mức độ hiệu quả của các quy trình và công cụ quản lý hàng hóa, doanh nghiệp có thể đề xuất giải pháp cải tiến và tối ưu hóa, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng quản lý kho.
TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ KHO
KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ KHO
Kho hàng là một khái niệm quan trọng trong sản xuất và kinh doanh, đóng vai trò thiết yếu cho các nhà máy, xí nghiệp, cửa hàng và siêu thị Tại kho, hàng hóa được xuất nhập khẩu và di chuyển lưu trữ thường xuyên Quản lý kho hàng bao gồm các hoạt động lưu trữ, bảo trì, quản lý và cập nhật hàng hóa, nhằm hỗ trợ hoạt động sản xuất và cung cấp hàng hóa liên tục, từ đó giúp giảm đáng kể chi phí lưu thông.
Kho chứa là phần quan trọng trong hoạt động logistics của doanh nghiệp, đảm nhiệm việc tổ chức và bảo quản hàng hóa dự trữ Hoạt động của kho liên quan chặt chẽ đến việc chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu kinh doanh, góp phần tối ưu hóa quy trình cung ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Với vị trí như vậy, kho hàng hoá có các vai trò sau:
Để đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và phân phối hàng hóa, doanh nghiệp cần duy trì một lượng dự trữ nhất định trong kho Điều này giúp đối phó với sự biến thiên theo mùa vụ và những dao động khó lường trong nhu cầu tiêu dùng, đồng thời ứng phó với các diễn biến phức tạp của nguồn cung Việc duy trì sản xuất liên tục là cần thiết để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý, từ đó phòng ngừa rủi ro và điều hòa hoạt động sản xuất.
Kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối Nhờ vào kho, doanh nghiệp có thể tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế, từ đó giảm chi phí bình quân trên mỗi đơn vị Hơn nữa, việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho giúp tiết kiệm chi phí lưu thông.
+ Bảo quản , giảm thiểu sự hư hỏng của nguyên vật liệu.
Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng bằng cách đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có về số lượng, chất lượng và tình trạng lô hàng, từ đó giúp giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
+ Hỗ trợ việc thực hiện quá trình logistics ngược thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏngg, sản phẩm thừa.
CHỨC NĂNG KHO
Kho hiện nay đóng vai trò thiết yếu trong sự thành công của doanh nghiệp, là cầu nối quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến chi phí và dịch vụ Một số chức năng quan trọng của nhà kho bao gồm việc tối ưu hóa quy trình lưu trữ, quản lý hàng tồn kho hiệu quả và đảm bảo giao hàng đúng hạn.
-Tập kết (gom) hàng hóa
Các kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa từ nhiều nguồn khác nhau Chúng hoạt động liên tục để chuyển hàng đến các khu vực cần thiết cho sản xuất, sử dụng các phương tiện vận chuyển chuyên dụng.
- Bảo quản lưu trữ hàng hóa
Kho bãi đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, tránh mất mát và hư hỏng Để kho có chức năng bảo quản hiệu quả, cần lựa chọn vị trí có không gian thông thoáng và thuận tiện cho giao thông Ngoài ra, việc xây dựng kho cần được thực hiện hợp lý với quy mô phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro về hao hụt, mất mát và hư hỏng hàng hóa.
- Quản lý, giám sát hàng hóa dễ dàng
Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, việc đa dạng hóa hàng hóa là rất cần thiết Sở hữu kho bãi giúp quản lý và kiểm soát hiệu quả số lượng cũng như chất lượng hàng hóa, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình vận chuyển và tiết kiệm chi phí.
PHÂN LOẠI KHO
Có nhiều loại hình kho khác nhau được sử dụng khá linh hoạt để đáp ứng các mục tiêu dự trữ
2.3.1 Phân Loại Theo Đối Tượng Phục Vụ
Kho định hướng thị trường, còn được gọi là kho phân phối hay kho cung ứng, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong thị trường mục tiêu Chức năng chính của loại hình kho này là cung cấp dịch vụ khách hàng, bao gồm tổng hợp lỗ hàng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng Đặc biệt, kho thường được đặt gần khách hàng để thuận tiện trong việc cung cấp hàng hóa.
13 trung vận chuyển lộ hàng lớn và cự ly dài từ nhà máy kết hợp với việc cung ứng lô hàng nhỏ từ kho cho khách hàng Phạm vi hoạt động của kho được xác định dựa trên yêu cầu về tốc độ cung ứng, quy mô đơn hàng trung bình và chi phí trên mỗi đơn vị cung ứng.
Kho định hướng nguồn hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, nằm ở các khu vực sản xuất để đáp ứng nhu cầu cung cấp nguyên liệu và phụ tùng cho các nhà sản xuất Chức năng chính của kho là thu nhận, tập trung vận chuyển và hỗ trợ quá trình sản xuất, đồng thời dự trữ hàng hóa theo mùa để đảm bảo tính liên tục trong sản xuất.
2.3.2 Phân Loại Theo Quyền Sở Hữu
Kho riêng là loại kho thuộc quyền sở hữu và sử dụng của từng doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp dự trữ và bảo quản hàng hóa của mình Loại hình kho này phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn lực tài chính mạnh và khi các kho khác không đáp ứng được yêu cầu về vị trí, thiết kế và thiết bị Lợi ích chính của kho riêng bao gồm khả năng kiểm soát tốt hơn, tính linh hoạt trong quản lý và các lợi ích vô hình khác Tuy nhiên, việc sử dụng kho riêng có thể dẫn đến chi phí logistics cao hơn và giảm tính linh hoạt về vị trí khi doanh nghiệp mở rộng thị trường.
Kho công cộng hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập, cung cấp dịch vụ dự trữ, bảo quản và vận chuyển với chi phí cố định hoặc biến đổi, mang lại lợi ích linh hoạt về tài chính và kinh tế Với quy mô nghiệp vụ và trình độ quản trị chuyên môn cao hơn, kho công cộng có thể có chỉ phí phi biến đổi thấp hơn so với kho dùng riêng, nhờ vào hiệu quả kinh tế và năng suất cao Chi phí vốn của kho công cộng cũng thấp, và nếu quản trị được điều chỉnh phù hợp với lợi nhuận trên đầu tư (ROI), việc sử dụng kho công cộng có thể gia tăng đáng kể lợi nhuận cho doanh nghiệp Hơn nữa, kho công cộng cung cấp tính linh hoạt trong việc thay đổi vị trí, quy mô và số lượng dịch vụ.
Kho bãi lớn với 14 lượng cho phép doanh nghiệp linh hoạt đáp ứng nhanh chóng nhu cầu hàng hóa của khách hàng và thời vụ Kho công cộng không chỉ dự trữ mà còn bảo quản hàng hóa cho nhiều khách hàng, tạo ra quy mô lớn và mang lại lợi thế kinh tế Hơn nữa, khả năng cung cấp đa dạng dịch vụ cùng lúc là một điểm mạnh nổi bật.
2.3.3 Phân Theo Điều Kiện Thiết Kế, Thiết Bị
- Kho thông thường: Có đặc điểm thiết kế, kiến trúc xây dựng và thiết bị thực hiện quá trình công nghệ trong điều kiện bình thường.
- Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế - kiến trúc xây dựng và thiết bị riêng.
2.3.4 Phân Theo Đặc Điểm Kiến Trúc
Kho kín có khả năng tạo ra môi trường bảo quản kín, giúp duy trì chế độ bảo quản một cách chủ động và ít bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường bên ngoài.
- Kho nửa kín: Chỉ có thể che mưa, nắng cho hàng hoá, không có các kết cấu (tường) ngăn cách với môi trường ngoài kho.
Kho lộ thiên, hay còn gọi là bãi chứa hàng, là những khu vực tập trung dự trữ hàng hóa ít hoặc không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khí hậu và thời tiết Những bãi chứa này được thiết kế đặc biệt để bảo quản hàng hóa có tính chất thương phẩm khác nhau, đáp ứng yêu cầu của quá trình vận chuyển, bao gồm cả kho lạnh và kho động vật sống.
2.3.5 Phân Theo Mặt Hàng Bảo Quản
Kho tổng hợp có trình độ tập trung hóa và chuyên môn hóa cao, cho phép bảo quản nhiều loại hàng hóa hiệu quả Các khu kho và nhà kho chuyên môn hóa được thiết kế để tối ưu hóa quy trình lưu trữ và quản lý hàng hóa.
- Kho chuyên nghiệp: Chuyên bảo quản một nhóm hàng/loại hàng nhất định.
- Kho hỗn hợp: Có trình độ tập trung hoá và chuyên môn hoá thấp nhất.
2.3.6 Phân Theo Lĩnh Vực Logistics
Kho ngoại quan, hay còn gọi là kho bonded warehouse, là một khu vực được ngăn cách nhằm tạm lưu giữ và bảo quản hàng hóa từ nước ngoài hoặc trong nước Các hàng hóa này được đưa vào kho theo hợp đồng và có thể được thực hiện các dịch vụ liên quan trong suốt thời gian lưu giữ.
15 hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký kết giữa chủ kho và chủ hàng, với các kho ngoại quan này có thể thuộc sở hữu của nhà nước hoặc các doanh nghiệp tư nhân.
Kho CFS (container freight station) là địa điểm thu gom hàng lẻ, chuyên dụng cho việc tập hợp hoặc phân tách hàng hóa trong các container Loại kho này thường được sử dụng khi các chủ hàng không có đủ số lượng hàng hóa để lấp đầy một container (FCL).
Kho bảo thuế là kho chứa nguyên liệu và vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế, nhằm phục vụ cho việc sản xuất hàng hóa xuất khẩu của chủ kho.
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO CỦA CÔNG TY
TNHH SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN CƠ KHÍ DUY PHÁT
GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP
Thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho, bao gồm các công đoạn nhập kho, lưu trữ và xuất kho Công việc này yêu cầu sự cẩn thận và tỉ mỉ cao, đồng thời thủ kho cũng phải đảm bảo hàng hóa không bị thiếu hụt hoặc hư hỏng.
Khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra, thủ kho sẽ là người báo cáo lên cấp trên để có hướng giải quyết kịp thời.
PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO
Mục đích của việc kiểm soát theo dõi chi tiết số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên liệu và công cụ dụng cụ là để đảm bảo quản lý rõ ràng và chính xác Kiểm soát hoạt động xuất kho và di chuyển nguyên vật liệu, bao bì, thành phẩm giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối Hàng xuất cần tuân thủ nguyên tắc nhập trước xuất trước, đảm bảo được sắp xếp gọn gàng và dễ dàng lấy khi cần thiết.
3.2.1 Quy Trình Nhập Kho – Lưu Kho Hàng Thành Phẩm
Bước 1: Sản xuất chuyển hàng thành phẩm đạt xuống kho kèm với Form giao hàng 2 Liên cho THỦ KHO/ nhân viên kho
Bước 2: Kiểm tra: Mã hàng, nhãn , Số Đơn hàng
- Số lượng thực tế với Form giao hàng
+ Nếu đúng yêu cầu, nhận hàng
+ Nếu không đúng yêu cầu, trả lại cho sản xuất
Bước 3: Nhân viên kho cần kiểm tra hàng hóa thành phẩm để đảm bảo đúng số lượng và quy cách, sau đó ký xác nhận lên phiếu nhập kho, với mỗi bên giữ một bản.
Bước 4: THỦ KHO / NHÂN VIÊN KHO chuyển hàng thành phẩm vào khu vực chờ xuất.
Lưu ý : Hàng được đặt trên pallet và quấn màng PE, đầy đủ tem nhãn nhận diện. Bước 5: Thủ kho/NV.Kho cập nhật thẻ kho DP/TT-03-BM-03.
-Cập nhật thông tin xuất kho lên hệ thống quản lý kho 2023-DP/ XUẤT-NHẬP-TỒN KHO, in phiếu nhập kho chuyển đến các bộ phận liên quan.
-Lưu trữ phiếu xuất kho và các tài liệu liên quan đến việc xuất kho
Hình: sơ đồ quy trình nhập kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy
Nhận hàng từ Sản xuất
TK,NVK ký xác nhận hàng thành phẩm Đúng yêu cầu
Chuyển hàng vào vị trí lưu kho chờ xuất hàng
Cập nhật thẻ kho Lưu hồ sơ
- Sale Admin phát hành kế hoạch xuất hàng đến SX, KHO, QC qua email.
- Xác nhận kế hoạch: thời gian, địa điểm, phương thức, tình trạng hàng hóa qua email.
- Điều phối phương tiện vận chuyển hàng đúng lịch xuất hàng.
Khi có nhu cầu xuất kho, cần lập đề nghị xuất kho theo mẫu DP/TT-03-BM-01 Người yêu cầu sẽ chuẩn bị phiếu Đề nghị xuất kho và trình ký cho Trưởng bộ phận để được phê duyệt theo phân quyền đã được quy định.
- Hàng hoá thành phẩm sản xuất theo đơn cần ghi rõ mã đơn hàng, tên công ty Khách hàng
- Phát hành phiếu Đề nghị xuất kho đến kho DP/TT-03-BM-01
Dựa vào phiếu Đề nghị xuất kho, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho Nhân viên kho cần lấy đúng mã hàng và số lượng theo phiếu xuất để đảm bảo quy trình xuất kho chính xác.
- Lưu ý : phiếu xuất kho in thành 3 bản
+ khách hàng giữ một bản
- Kiểm tra lại chất lượng Xe vận chuyển.
- Kiểm tra tình trạng hàng xuất:
+ Mã sản phẩm, số lượng.
Chuyển hàng vào container hoặc xe tải theo hướng dẫn của THỦ KHO/ nhân viên kho
Kiểm tra và xác nhận số lượng hàng xuất theo phiếu xuất kho là trách nhiệm giữa Kho và Tài xế, cùng với nhân viên phụ trách nhận hàng của khách hàng.
- Chụp hình mã số seal, số cont, số xe, tình trạng hàng trong cont/xe của mỗi lô hàng. Bước 5:
- Thủ kho/nhân viên Kho cập nhật thẻ kho DP/TT-03-BM-03.
- Lưu chứng từ Phiếu đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho thành phẩm …
- Chuyển chứng từ xuất kho đến bộ phận kế toán và thông tin đến các bộ phận liên quan.
Xác nhận điều chỉnh kế hoạch
Nhận kế hoạch xuất hàng
Không đúng yêu cầu Đặt xe vận chuyển và Phát hành phiếu Đề nghị xuất kho
Phát hành phiếu Đề nghị xuất kho
Không đúng yêu cầu Đúng yêu cầu
Bốc xếp hàng lên cont hoặc xe tải
Xác nhận giữa kho và người nhận hàng
Hình: sơ đồ quy trình xuất kho của Công Ty TNHH Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy
3.2.3 Quy Trình Cấp Phát Nguyên Vật Liệu Công Cụ Dụng Cụ
Khi có nhu cầu xuất kho, người yêu cầu cần lập phiếu Đề nghị xuất kho DP/TT-03-BM-01 và trình ký Trưởng bộ phận để được phê duyệt, hoặc có thể thực hiện theo ủy quyền đã được phê duyệt.
- Đối với Nguyên vật liệu sản xuất theo đơn cần ghi rõ Mã số Lệnh sản xuất
- Đối với máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản để phục vụ cho hoạt động sản xuất ghi rõ mục đích sử dụng.
Thủ kho / Nhân viên kho Kiểm tra: Thông tin trên phiếu đề nghị xuất kho
+ Nếu đúng yêu cầu: Cấp phát
+ Nếu không đúng yêu cầu: Trả lại cho bộ phận yêu cầu.
Sử dụng mẫu Đề nghị xuất kho DP/TT-03-BM-01
Thủ kho /Nhân viên kho dựa theo phiếu đề nghị xuất kho để soạn hàng và cấp phát đúng mã hàng, số lượng,
Khi số lượng cấp phát không đủ so với phiếu đề nghị, Thủ kho hoặc nhân viên kho cần ghi rõ số lượng thực tế được cấp phát trên phiếu đề nghị xuất kho.
Sử dụng mẫu Đề nghị xuất kho DPTT-03-BM-01
Kiểm tra và ký xác nhận số lượng cấp phát thực tế giữa Kho và Nhân viên phụ trách nhận hàng trên phiếu đề nghị xuất kho.
Lưu ý : kiểm tra và ký xác nhận trược khi ra khỏi khu vực kho.
Thủ kho/nhân viên Kho cập nhật thẻ kho DP/TT-03-BM-03.
- Cập nhật thông tin xuất kho lên hệ thống quản lý kho 2023-DP/ XUẤT-NHẬP-TỒN KHO
-Lưu trữ phiếu xuất kho và các tài liệu liên quan đến việc xuất kho
Hình: sơ đồ Quy trình cấp phát nguyên vật liệu công cụ dụng cụ của Công Ty TNHH
Sản Xuất Phát Triển Cơ Khí Duy Phát
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO
Từ quy trình trên ta có thể thấy :
Quy trình có sự phân công rõ ràng và hợp lý cho các bộ phận liên quan, đảm bảo sự liên kết và phối hợp giữa các bộ phận.
Bộ phận yêu cầu phát hành phiếu đề nghị cấp phát
Cấp phát NVL,CCDC theo phiếu đề nghị cấp phát Bộ phận yêu cầu Đúng yêu cầu
Cho sản xuất ký nhận
Cập nhật thẻ kho Lưu hồ sơ
Quy trình kiểm tra bao gồm các bước xác minh chứng từ, hàng hóa, chất lượng và số lượng nhằm đảm bảo sản phẩm hoàn thiện đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng và tiêu chuẩn của công ty.
Quy trình có sử dụng hệ thống quản lý kho để cập nhật thông tin xuất kho, giúp theo dõi và kiểm soát tốt hơn dòng chảy hàng hóa.
Quy trình có lưu ý về việc đóng gói, sắp xếp và bảo quản hàng thành phẩm trong kho, đảm bảo an toàn và tiết kiệm không gian.
Quy trình quản lý kho hiệu quả giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ trong sản xuất, từ đó giảm thiểu lãng phí và hao hụt.
- Giúp phân bổ hợp lý nguyên vật liệu công cụ dụng cụ cho các đơn vị sản xuất, theo nhu cầu và kế hoạch của từng đơn vị.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất sử dụng nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ là rất quan trọng để nhận diện các vấn đề và khó khăn trong quá trình cấp phát và sử dụng Từ đó, có thể đề xuất các giải pháp cải tiến hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.
Tăng cường trách nhiệm và kỷ luật của nhân viên trong việc sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là rất quan trọng, giúp nâng cao ý thức bảo quản và bảo trì tài sản.
Quy trình quản lý kho có thể gặp phải một số sai sót, ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng và chi phí sản phẩm Một số nhược điểm của quy trình này bao gồm việc thiếu chính xác trong kiểm kê, quản lý hàng tồn kho không hiệu quả, và khả năng phát sinh chi phí không cần thiết.
Thiếu chính xác và minh bạch trong việc lập kế hoạch, đặt hàng và kiểm soát nguyên vật liệu có thể dẫn đến tình trạng đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít Điều này không chỉ gây lãng phí mà còn có thể dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ sản xuất.
Sự thiếu liên kết và đồng bộ giữa các bộ phận như kế toán, kho và sản xuất có thể dẫn đến việc thông tin không được cập nhật kịp thời Điều này gây ra sự sai lệch giữa số liệu thực tế và số liệu báo cáo, ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định của ban lãnh đạo.
Thiếu hệ thống quản lý thông tin và công nghệ hỗ trợ việc theo dõi, phân bổ và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có thể dẫn đến tình trạng mất mát, hỏng hóc hoặc lạm dụng mà không được ghi nhận Điều này gây ra thiệt hại về tài chính và ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty.
Việc thiếu tiêu chuẩn và quy định rõ ràng về bảo quản, bảo trì và thanh lý nguyên vật liệu cũng như công cụ dụng cụ có thể dẫn đến tình trạng hư hỏng, chẳng hạn như việc nguyên vật liệu bị oxy hóa.
23 hóa, rỉ sét hoặc hết hạn sử dụng mà không được xử lý kịp thời, gây ra sự giảm giá trị và chất lượng của sản phẩm.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO
TRIỂN VỌNG VÀ MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN CỦA BỘ PHẬN
Triển vọng và mục tiêu phát triển của bộ phận thủ kho nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Một số mục tiêu cụ thể bao gồm việc cải thiện quy trình quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng phục vụ khách hàng.
- Áp dụng công nghệ thông tin và kỹ thuật số hóa trong quản lý kho, nhằm giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ và tiết kiệm chi phí.
- Đào tạo và phát triển nhân sự, nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng và ý thức trách nhiệm của nhân viên thủ kho.
- Cải tiến và tối ưu hóa quy trình làm việc, nhằm tăng cường sự hợp tác, linh hoạt và sáng tạo của bộ phận.
- Mở rộng và nâng cấp cơ sở vật chất, nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ và vận chuyển hàng hóa ngày càng đa dạng và phức tạp.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP
Để lập kế hoạch xuất hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án nhằm tạo và theo dõi kế hoạch, phân công nhiệm vụ và thông báo qua email về các thay đổi Việc tích hợp phần mềm này với hệ thống kế toán sẽ giúp đồng bộ dữ liệu về hàng hóa và chi phí Trong bước kiểm tra chứng từ, ứng dụng quét mã vạch sẽ hỗ trợ kiểm tra mã hàng và số lượng một cách nhanh chóng và chính xác, trong khi ứng dụng chữ ký điện tử cho phép xác nhận phiếu xuất nhập kho mà không cần in ấn Đối với việc chuyển hàng, ứng dụng theo dõi vị trí sẽ cung cấp thông tin về vị trí hàng hóa trong kho và trên đường đi, cùng với ứng dụng chia sẻ hình ảnh giúp gửi thông tin về mã số seal, số cont, số xe và tình trạng hàng hóa đến khách hàng và cấp trên Cuối cùng, để cập nhật thẻ kho và lưu chứng từ, phần mềm quản lý kho sẽ tự động hóa việc cập nhật số lượng hàng hóa, và lưu trữ chứng từ trên đám mây giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng truy cập khi cần.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
Quy trình quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp, giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí Một hệ thống quản lý kho hiệu quả không chỉ cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn gia tăng sự hài lòng của khách hàng Để nâng cao quy trình này, cần áp dụng một số biện pháp cải tiến phù hợp.
Áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho, bao gồm việc sử dụng phần mềm quản lý kho, mã vạch, RFID và thiết bị di động, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao tốc độ, độ chính xác trong quy trình nhập xuất kho, kiểm kê và báo cáo.
Xây dựng và duy trì một hệ thống phân loại hàng hóa hiệu quả là rất quan trọng, dựa trên các tiêu chí như loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng, đặc tính, nguồn gốc và hạn sử dụng Hệ thống này giúp dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và bố trí hàng hóa trong kho, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý kho.
Đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân viên quản lý kho là rất quan trọng, bao gồm việc cung cấp kiến thức về quy trình, công cụ và thiết bị quản lý kho, cùng với kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề Những yếu tố này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ.
Để nâng cao hiệu quả quản lý kho, việc thường xuyên kiểm tra và đánh giá quy trình là rất quan trọng Điều này bao gồm thu thập và phân tích dữ liệu về số lượng hàng hóa nhập xuất, tồn kho, tỷ lệ hao hụt, chi phí quản lý và mức độ hài lòng của khách hàng Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cũng như các cơ hội và thách thức nhằm cải tiến quy trình một cách liên tục.