Môn học nhập môn hệ thống thông tin quản lý tìm hiểu hệ thống thông tin tại siêu thị lotte mart

Các vấn đề về bảo mật thông tin hệ thống thông qua sử dụng tường lửa bảo vệ, vấn đề liên quan môi trường vật lý, truyền thông,..cũng được đề cập trong cách vận hành làm việc với từ 500 đ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TRÍCH YẾU

Từ câu hỏi một hệ thống thông tin sẽ giúp gì cho doanh nghiệp chúng tôi đã có được rất nhiều thông tin hữu ích về một trong cách doanh nghiệp Lotte Mart thuộc tập đoàn Lotteria (Hàn Quốc) thực hiện Với các hệ thống quản lý ở từng bộ phận khác nhau đặc biệt là tìm hiểu rõ về phần mềm Cadena HRM hỗ trợ cho việc tuyển dụng trở nên dễ dàng và nhanh chóng Song song với việc công nghệ phát triển, yêu cầu

về bảo mật thông tin là không thể bỏ qua Các vấn đề về bảo mật thông tin hệ thống thông qua sử dụng tường lửa bảo vệ, vấn đề liên quan môi trường vật lý, truyền thông, cũng được đề cập trong cách vận hành làm việc với từ 500 đến 1000 nhân viên cũng như đối tác của doanh nghiệp Đề án cũng chỉ ra rõ tác động tích cực của

hệ thống thông tin quản lý, truyền thông, quan hệ xã hội và cả chuỗi cung ứng, Kết quả của tìm hiểu sâu về hệ thống được sử dụng tại Lotte Mart chúng tôi hiểu rõ được những chức năng, tiện ích mà hệ thống mang lại cho người dùng nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng Đồng thời cũng giúp chúng tôi có cách nhìn rõ nét hơn về tầm quan trọng của công nghệ, hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp và kinh tế.

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU iiiii

LỜI CẢM ƠN v v

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH vi.vi DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU vii vii

DẪN NHẬP 11  Mục tiêu của đề án 1

1 GIỚI THIỆU VỀ SIÊU THỊ LOTTE MART 22 1.1 Giới thiệu tổng quan về siêu thị Lotte Mart 2

1.2 Quy mô về hệ thống quản lý và các bộ phận làm việc tại Lotte Mart 2

1.3 Hệ thống thông tin tại Lotte Mart 4

1.4 Hệ thống quản lý nhân sự tại Lotte Mart 5

2 GIỚI THIỆU QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CADENA HRM 77 2.1 Mô tả quy trình 7

2.2 Sơ đồ quy trình 7

3 CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA ỨNG DỤNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CADENA TẠI SIÊU THỊ LOTTE MART 88 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 8

3.1.1 Bảng dữ liệu hồ sơ công nhân viên 8

3.1.2 Bảng dữ liệu mã chức vụ 10

3.1.3 Bảng dữ liệu tổ làm việc 10

3.1.4 Bảng dữ liệu gia đình 10

3.1.5 Bảng dữ liệu quá trình làm vi c ệ 11

3.1.6 Bảng dữ liệu mức lương cơ bản 11

3.1.7 Bảng dữ liệu hợp đồng lao động 12

3.2 Quan hệ giữa các bảng dữ liệu 13

4 TÍNH BẢO MẬT VÀ TÍNH RIÊNG TƯ CỦA HỆ THỐNG 1414 4.1 Các vấn đề liên quan đến bảo mật và riêng tư của các quy trình 14

4.1.1 Về môi trường vật lý 14

4.1.2 Phương pháp hệ thống 14

4.1.3 Truyền thông 14

4.2 Firewall và Check point Security Gateway 14

4.2.1 Về Firewall 14

4.2.2 Về Check point Security Gateway ™ 15

5 ỨNG DỤNG SOCIAL COMPUTING CỦA HỆ THỐNG 1515 5.1 Website thương mại điện tử của Lotte Mart 15

5.1.1 Website thương mại Lotte Mart 15

5.2 Trang mạng xã hội về Lotte Mart 16

5.2.1 Trang mạng xã hội 16

5.2.2 Lotte Mart không có sàn giao dịch thương mại 18

6 QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG (CRM) 19 19

6.1 Thu thập thông tin khách hàng,App thành viên 19

6.1.1 Hướng dẫn đăng kí thành viên 19

6.2 Các trung tâm dịch vụ hỗ trợ khách hàng 19

6.2.1 Góp ý, khiếu nại và đánh giá 19

6.2.2 Qua Hotline, Email 19

6.3 Tính năng tìm kiếm so sánh sản phẩm 20

6.4 Các chương trình dành cho khách hàng thân thiết 20

7 QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG (SCM) 21.21 7.1 Quản lý tồn kho 21

7.2 Thống kê tồn kho 22

KẾT LUẬN 2323

LỜI CẢM ƠN

Bài báo cáo “Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý của Lotte Mart” là bài báo cáo được đóng góp và hoàn thành bởi nhiều cá nhân Lời đầu tiên, nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Phượng Hoàng – Giảng viên Đại học Hoa Sen đã giúp đỡ để bài báo cáo có thể hoàn thành một cách tốt nhất Bên cạnh đó, đóng góp

từ các tác giả của bài báo, tài liệu cũng là một phần quan trọng để giúp bài báo cáo của chúng tôi có thêm nhiều kiến thức, thông tin chuẩn xác hơn Thời gian cũng là một hạn chế khá lớn trong việc hoàn thành bài báo nên sẽ không tránh khỏi thiếu sót không đáng có Nhưng điều mong muốn lớn nhất đó chính là mang lại cho người đọc những thông tin hữu ích và chuẩn xác nhất Xin chân thành cảm ơn.

DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH

Hình 1 S đ quy trình tuy n d ng c a công ty Lotte Martơ ồ ể ụ ủ 7

Hình 2 Mô hình quan h gi a các b ng d li u c a công ty Lotte Martệ ữ ả ữ ệ ủ 13

Hình 3 Website thương m i Lotte Martạ 16

Hình 4 Bài vi t v s n ph m Lotte Mart Vi t Nam trên n n t ng Facebookế ề ả ẩ ệ ề ả 17

Hình 5 Lotte Mart Vi t Nam trên n n t ng Facebookệ ề ả 17

Hình 6 Lotte Mart trên n n t ng Instagramề ả 18

Hình 7 Lotte Mart trên n n t ng Youtubeề ả 19

Hình 8 Các video v Lotte Mart trên n n t ng Youtubeề ề ả 19

Hình 9 Lotte Mart trên n n t ng Linked inề ả 20

Hình 10 Các nhân viên c a Lotte Mart trên n n t ng Linked inủ ề ả 20

Hình 11 Trang website c a Lotte Martủ 21

Hình 12 Đăng ký và nh p thông tin trên Website Lotte Martậ 22

Hình 13 Đi n thông tin cá nhân trên Website Lotte Martề 23

Hình 14 Đăng ký th MCARD trên Website Lotte Martẻ 23

Hình 15 Đánh giá tr i nghi m c a khách hàng trên Websiteả ệ ủ 24

Hình 16 Các thông tin đ y đ trên Websiteầ ủ 24

Hình 17 So sánh giá c gi a các s n ph m trên Website Lotte Martả ữ ả ẩ 25

Hình 18 Chương trình khuy n mãi trên n n t ng Zaloế ề ả 26

Hình 19 Các chương trình dành cho khách hàng trên Website Lotte Mart 27

Hình 20 H th ng tr l i t đ ng trên Website Lotte Martệ ố ả ờ ự ộ 28

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

B ng 1ả Phân công công vi cệ 1

B ng 2 K ho ch th c hi n đ ánả ế ạ ự ệ ề 2

B ng 3 D li u h s công nhân viênả ữ ệ ồ ơ 8

B ng 4 D li u mã ch c vả ữ ệ ứ ụ 10

B ng 5 D li u t làm vi cả ữ ệ ổ ệ 10

B ng 6 D li u gia đìnhả ữ ệ 10

B ng 7 D li u quá trình làm vi cả ữ ệ ệ 11

B ng 8 D li u m c lả ữ ệ ứ ương c b nơ ả 11

B ng 9 D li u h p đ ng lao đ ngả ữ ệ ợ ồ ộ 12

DẪN NHẬP

Xây dựng, phát triển và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp là nhu cầu cần và

đủ trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin Hầu hết các hoạt động kinh doanh đều xác định tập trung toàn bộ nguồn lực của mình vào việc cải tiến hoạt động nhằmtạo ra sự hội tụ kỹ thuật số giữa Công nghệ, Nghiệp vụ và Chức năng Điều này làm cho việc đào tạo, tìm kiếm và vận hành nhân lực có trình độ cao về kinh tế lẫn công nghệ thông tin đối với các doanh nghiệp đang trở thành mục tiêu hàng đầu Tự đặt

ra câu hỏi liệu một doanh nghiệp thành công có phải là doanh nghiệp áp dụng hiệu quả hệ thống thông tin hiệu quả hay không? Đặc biệt là tìm hiểu và có cơ hội tiếp cận với một trong những chuỗi bán lẻ hàng đầu siêu thị Lotte Mart, khai thác về hệ

thống thông tin tại doanh nghiệp nói chung và hệ thống quản lý nhân sự Orange tại siêu thị Lotte Mart chúng tôi có cơ hội được trả lời câu hỏi của chính mình cũng

như hiểu những kiến thức được tiếp thu vận dụng thế nào và mang lại lợi ích gì trong đời sống doanh nghiệp

 Mục tiêu của đề án

 Tìm hiểu về Hệ thống quản lý tại siêu thị Lotte Mart

 Biết cách làm việc nhóm theo một cách hiệu quả

 Tìm hiểu cách thức hoạt động, lưu trữ dữ liệu của hệ thống này

 Liệt kê những gì hệ thống mang lại

1 GIỚI THIỆU VỀ SIÊU THỊ LOTTE MART

1.1 Giới thiệu tổng quan về siêu thị Lotte Mart

LOTTE Mart là một công ty của tập đoàn LOTTE Hàn Quốc, là chuỗi siêu thị lớn bán nhiều loại hàng tạp hoá, quần áo, đồ chơi, đồ điện tử và các hàng hoá khác LOTTE Mart khai trương chi nhánh đầu tiên tại Guui-dong, Gang Byeon, Seoul, Hàn Quốc vào ngày 1 tháng 4 năm 1998 Năm 2008, LOTTE Mart mở rộng ra thị trường nước ngoài tại các quốc gia: Trung Quốc (tháng 5), Indonesia (tháng 11), Việt Nam (tháng 12) Tính đến thời điểm tháng 2 năm 2018, LOTTE Mart có tổng

số 294 siêu thị trên toàn cầu: Hàn Quốc 123 siêu thị, Trung Quốc 112 siêu thị, Indonesia 46 siêu thị và Việt Nam 13 siêu thị

Siêu thị LOTTE Mart đầu tiên tại Việt Nam là LOTTE Mart Nam Sài Gòn được xây dựng tại quận 7, thành phố Hồ Chí Minh, cũng là nơi đặt trụ sở chính của LOTTE Mart Việt Nam

1.2 Quy mô về hệ thống quản lý và các bộ phận làm việc tại Lotte Mart

- Ở Lotte Mart được chia ra làm các phòng quản lý các công việc khác nhau, chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề khác nhau từ nhiều mặt Chúng ta có thể kể đến như:

 Nhân viên tại phòng nhân sự: họ sẽ đảm nhận công việc chấm công, theo dõiquá trình làm việc của nhân viên, thống kê các vị trí còn trống để tuyển dụng bổsung

 Nhân viên kinh doanh: họ đảm nhận công việc gia tăng doanh số, lợi nhuận

 Bộ phận kiểm kê hàng hóa trên kê, kho,

- Chúng ta có thể thấy ở mọi vị trí các công việc đều có sự phức tạp, cần độ chính xác rất cao như thế nên sẽ có rất nhiều phần mềm để hỗ trợ họ trong quá trình công việc để việc quản lý trở nên dễ dàng và tăng độ chính xác cao hơn

b Quản lý

- Khi được phỏng vấn quản lý nhân sự tại Lotte Mart chúng tôi được biếtcông việc của họ ngày trước rất nhiều công đoạn, phải có bộ phận chấm công, tính lương, xem xét các vị trí còn thiếu trong công ty để đưa ra kế hoạch tuyển dụng và quản lý rất cục khi phải thống kê lại cáccông việc của các nhân viên phía dưới đưa lên Đều này cho chúng ta thấy một điều rằng khi áp dụng các phần mềm vào trong công việc sẽ rút ngắn và làm giảm áp lực công việc rất nhiều.

- Giám sát bộ phận kế toán - Ngân quỹ tại vị trí này người quản giám sát(hay quản lý) cần phải phản hồi lại tất cả các vấn đề mà ở các bộ phậnnày xảy ra, ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm sự đúng đắn, đầy đủ của các loại hóa đơn, chứng từ, chịu trách nhiệm phối hợp với ngân hàng chuyển doanh thu của chuỗi cửa hàng về trụ sở chính Họ sẽ sử dụng một phần mềm để thống kê lại các hóa đơn, chứng từ trong ngày

để kiểm soát độ chính xác

- Tại bộ phận quản lý chuỗi cung ứng họ phải kết nối trực tiếp giữa Trang trại đến nhà máy sản xuất Địa phương và họ đang thực hiện việc đa dạng hóa các kênh phân phối cũng như đảm nguồn gốc hàng hóa chất lượng khi đến tay người tiêu dùng thì việc này có rất nhiều công đoạn và cần độ chính xác, phần mềm có thể giúp thống kê các mặt hàng được lấy từ nguồn nào, trang trại nào chịu trách nhiệm sản xuất, Tất cả cần sự thống nhất nên họ đã áp dụng các phần mềm giúp thống kê các nguồn hàng nhập từ đâu để giúp việc quản lý trở nên dễ dàng

c Các mặt hàng tại Lotte Mart

- Ở Lotte Mart rất đa dạng mặt hàng, hầu hết tất cả các loại hàng hóacần thiết trong cuộc sống của mỗi gia đình thì tại đây đều có Tại cáccửa hàng của chuỗi hệ thống Lotte Mart đáp ứng 14 danh mục sảnphẩm đáp ứng nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng Các danh mụcsản phẩm như: Rau - củ - quả; Thịt; Thủy hải sản; Bơ - sữa - trứng;Bánh tươi; Bánh - kẹo - ngũ cốc; Thực phẩm chế biến; Thực phẩmđông lạnh; Nhu yếu phẩm & đồ hộp; Rượu & nước giải khát; Thiết bịđiện - điện tử & Văn phòng phẩm; Vật dụng gia đình & Vật phẩm trangtrí; Hóa mỹ phẩm; May mặc & giày da

- Chúng ta có thể thấy Lotte Mart cung cấp rất đầy đủ các mặt hàngtrong đời sống, trong mỗi danh mục sản phẩm còn có hàng ngàn cáitên thương hiệu sản phẩm khác nhau như:

 Sữa thì có các hãng như Vinamilk, TH true milk, Cô gái Hà Lan, Nutifood,

 Thực phẩm đông lạnh: Kem G North, Bánh Mandu Bibigo, Chả giò xốpCholimex,

 Gia vị - Nhu yếu phẩm: dầu nành Simply, hạt nêm Knorr, mì Jumbo Koreno bòcay,

 Thiết bị điện - Văn phòng phẩm: lò nướng Philips, máy hút bụi Electrolux,

- Chỉ mỗi mặt hàng sữa hay gia vị đã có đến hơn 10 thương hiệu, nhãnhàng khác nhau như vậy cho ta thấy rằng việc quản lý một mặt hàngnào đó với nhiều cái tên như thế sẽ rất khó và chắc chắn rằng phíasau việc quản lý hàng hóa sẽ có những hệ thống phần mềm giúp íchcho nhân viên trong việc quản lý và kiểm tra số lượng hàng hóa ra vàomỗi ngày Các hệ thống phần mềm sẽ giúp cho nhân viên theo dõi mỗisản phẩm của các thương hiệu có được tiêu thụ nhanh hay chậmnhằm giúp cho Lotte Mart biết cách điều chỉnh lượng hàng hóa nhậpvào.

1.3 Hệ thống thông tin tại Lotte Mart

Tại Lotte Mart sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để hỗ trợ công việc củatừng bộ phận Sẽ có nhiều hệ thống thông tin khác nhau như: hệ thống thông tin

về nhân sự; kế toán, quản lý khách hàng, quản lý nguồn nhân lực, Chúng tôi sẽlàm rõ những công việc của từng cấp bậc ở mỗi hệ thống như sau:

Hệ thống quản lý giao dịch: hệ thống này được sử dụng làm đầu vào cho

Hệ thống kế toán: họ sẽ tiếp các vấn đề tài chính của công ty, các hóa

đơn thu - chi sẽ do họ giải quyết và thống kê

 Trưởng phòng kế toán: sẽ là người chịu trách nhiệm xử lý số liệu hóa đơntrong một ngày/tháng/năm của công ty

 Nhân viên: sẽ có thu ngân tại các quầy tính tiền, tại đây sẽ có phần mềm giúp

họ quét mã sản phẩm, xuất hóa đơn, thống kê số lượng mua hàng của khách vàcuối ngày sẽ được đưa về phòng kế toán

Hệ thống tài chính: sẽ là nơi giải quyết tiền lương, mức thưởng của các

nhân viên trong công ty

 Giám đốc tài chính: sẽ điều hành vấn đề tài chính của công ty

 Quản lý cấp cao: họ sẽ hỗ trợ cấp trên giải quyết các vấn đề tài chính

 Quản lý cấp trung: thống kê và quản lý thông tin nhân viên đưa lên

 Nhân viên: sẽ tiếp nhận và xử lý giao dịch từ các phòng

Hệ thống quản trị nhân sự hay nguồn nhân lực: ở hệ thống này sẽ đưa

ra cái nhìn tổng thể về cách tổ chức để đưa ra quyết định về kế hoạch, quản lý,điều phối các nguồn nhân lực Ngoài ra, ở bộ phận này họ sẽ thực hiện nhiềucông việc khác như là chấm công, quản lý số lượng ngày nghỉ của nhân viên,

 Quản lý: sẽ đưa ra các quyết định về việc tổ chức, điều hành nguồn nhân sự,tuyển thêm nhân viên bổ sung vào bộ phận nào, duyệt hồ sơ trúng tuyển

 Nhân viên: là người thống kê vị trí còn thiếu, tiếp nhận hồ sơ ứngtuyển, tạo thông tin tuyển dụng.

1.4 Hệ thống quản lý nhân sự tại Lotte Mart

- Trong bài báo cáo, chúng tôi lựa chọn Hệ thống thông tin về quản lýnguồn nhân lực để tìm hiểu Trong hệ thống quản lý nguồn nhân lựcLotte Mart sử dụng phần mềm Cadena HRM để quản lý lịch nghỉ,chấm công, tiền lương và chế độ thưởng cho nhân viên

- Theo như phỏng vấn thì Cadena HRM là một phần mềm hữu ích đểgiúp cho các doanh nghiệp, công ty đơn giản hóa các bước tuyểndụng nhân sự cho từng bộ phận mà không mất nhiều thời gian Từ

đó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho việc lựa chọn người chotừng vị trí

- Phía dưới đây chúng tôi nêu ra các chức năng của Cadena HRM vàcho thấy sự tối ưu hóa của việc sử dụng phần mềm này so với việctuyển dụng theo cách truyền thống như trước

- Chức năng quản trị:

 Đầu vào: các thông tin từ doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động,thông tin về bằng cấp, người sử dụng, email thông tin, đượcthiết lập cụ thể và rõ ràng

 Đầu ra: xuất ra các thông tin chính xác từ các phòng ban, vănphòng hay các thông tin của một nhân viên cụ thể

- Chức năng quản lý thông tin cá nhân:

 Đầu vào: thông tin cá nhân, hình ảnh, thông tin liên lạc, mứclương của một người,

 Đầu ra: CV, bảng thông tin đầy đủ của một nhân viên

- Chức năng theo dõi ngày nghỉ:

- Đầu vào: + Đơn xin nghỉ phép của nhân viên trong 1tuần/tháng/năm

+ Số ngày được nghỉ lễ của một nhân viên trong 1 nămtheo quy định

- Đầu ra: + Tổng số ngày nghỉ của một nhân viên trong 1tháng/năm

+ Tổng số ngày nghỉ của toàn bộ nhân viên

2 GIỚI THIỆU QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CADENA HRM2.1 Mô tả quy trình

Cadena HRM là một trong những phần mềm hàng đầu về Quản lý nhân

sự, được hàng trăm khách hàng từ nhiều Quốc gia lựa chọn bởi các tính năng ưuviệt và liên tục cải tiến để phù hợp với nhu cầu khách hàng từng khu vực Đến nayCadena là trợ thủ đắc lực cho các phòng/ban Nhân sự công ty, tập đoàn lớn sửdụng Trong đó đông đảo nhất là khu vực Đông Nam Á Các bước thực hiện tuyểndụng trên phần mềm Cadena HRM, gồm có 4 bước:

 Bước 1: Lập vị trí cần tuyển dụng

 Bước 2: Ghi nhận các đơn đăng ký và thêm vào danh sách ứngviên

 Bước 3: Lên lịch phỏng vấn qua từng vòng

 Bước 4: Tuyển dụng vào làm việc

Phía trên là 4 bước chính thực hiện trên phần mềm OrangeHRM và sauđây là quy trình cụ thể như sau:

Người quản trị viên sẽ vào ứng dụng Cadena HRM để tạo hồ sơ thông tin

vị trí cần được mở tuyển dụng (Recruitment => Vacancies) thì trên phần mềm sẽđược tạo một link và một feed RSS cũng sẽ được tạo tương ứng Link này sẽ chophép ứng viên có thể nộp đơn trực tiếp thông qua mẫu đơn có sẵn trên phần mềm

và tại đây sẽ đưa ra các thông báo cũng như thông tin vị trí đang tuyển dụng Khimột ai đó ứng tuyển thì phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin ứng viên và ngườiquản lý chỉ cần nhấp vào tên ứng viên thì mọi thông tin của người này sẽ được hiện

ra giúp cho việc lựa chọn ứng viên phù hợp cho vị trí đó trở nên nhanh chóng Quacác vòng phỏng vấn theo yêu cầu của công ty đưa ra, nếu ứng viên trúng tuyển thìmọi thông tin của người này sẽ được tự động đưa vào hệ thống các thành viên củacông ty/ nếu không đạt thì mọi thứ sẽ bị lọc bỏ