KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN
Cửa hàng SunHome, một doanh nghiệp mới thành lập, chuyên cung cấp đồ trang trí nội thất như bàn, ghế, đèn và thiết bị điện cho gia đình Với hoạt động chủ yếu mang tính thủ công và dựa vào kinh nghiệm của nhân viên, công tác quản lý và mua bán gặp nhiều khó khăn do lượng hàng hóa ngày càng lớn, dẫn đến tốn thời gian và công sức, cũng như độ chính xác không cao Điều này đã gây thiệt hại cho công ty Hiện tại, SunHome đang từng bước hiện đại hóa hệ thống quản lý bằng cách áp dụng máy tính và phần mềm để thay thế công tác quản lý thủ công, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công nên bộc lộ những hạn chế sau :
- Tra cứu thông tin về hàng hoá, khách hàng, lượng hàng tồn nhiều khi rất mất nhiều thời gian, thiếu chính xác
Việc lưu trữ thông tin liên quan đến hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp và tài chính thường yêu cầu sử dụng nhiều loại giấy tờ và sổ sách, dẫn đến việc quản lý trở nên cồng kềnh và khó khăn.
- Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo, thống kê.
- Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương lai
Yêu cầu đối với hệ thống mới:
Trước tình hình đó, vấn đề đặt ra cần phải có một hệ thống mới đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau :
- Giảm khối lượng ghi chép, đảm bảo truy vấn nhanh, lưu trữ và cập nhật kịp thời, thuận tiên.
- Lập báo cáo định kì, đột xuất nhanh chóng, chính xác
- Có thể thống kê được từng loại hàng, mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ trong kho một cách nhanh chóng và chính xác
- Tự động in các hóa đơn, phiếu nhập xuất kho và khách hàng.
- Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài
- Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các phần mềm download từ mạng
- Quan sát hoạt động của hệ thống cũ
- Đưa ra giải pháp tối ưu cho chủ quản
- Đặt vị trí vai trò của khách hàng (người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện
Chương trình có các chức năng chính:
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ
Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét
Yêu cầu thông tin hàng hoá
Lập hợp đồng mua hàng
Lập hoá đơn mua hàng
Lập chứng từ nhập kho
Tiếp nhận đơn đặt hàng
Lập chứng từ xuất kho
Lập hoá đơn bán hàng
Nhà cung cấp Báo giá của
Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng
Bộ phận quản lý kho Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng
Bộ phận quản lý kho Hoá đơn mua hàng
Bộ phận kế toán Phiếu chi
Bộ phận quản lí kho
Bộ phận quản lý kho
Bộ phận bán hàng Đơn giá
Bộ phận bán hàng Khách hàng
Sổ khách hàng Đơn đặt hàng
Bộ phận quản lý kho
Bộ phận quản lý kho Chứng từ xuất kho
Bộ phận quản lý kho
Bộ phận bán hàng Hoá đơn bán hàng Khách hàng
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân
Hồ sơ dữ liệu Tác nhân
Hồ sơ dữ liệuTác nhân
Lập biên bản sự cố
Bộ phận kế toán Quản lý cửa hàng
Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh
Hình 2 3.3 Mô tả tương tác
Khi cửa hàng cần cung cấp hàng hóa, họ sẽ liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu thông tin chi tiết về sản phẩm Sau khi đạt được thỏa thuận, cửa hàng sẽ ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp Quá trình giao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian đã được thỏa thuận giữa hai bên.
Yêu cầu báo cáo, tra cứu
Thông tin báo cáo, tra cứu Thông tin hàng hoá
Y/c thông tin hàng hoá Đơn giá 0 Báo giá
HỆ THỐNG MUA BÁN HÀNG
Y/c thanh toán tiền Phiếu chi
Khi cửa hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên sẽ gửi báo giá cho các mặt hàng Sau khi đạt được thỏa thuận, khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng và cửa hàng sẽ tiến hành giao hàng.
Chủ cửa hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định nhập hàng từ nhà cung cấp và yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán của cửa hàng Họ là người quản lý chính, đảm bảo rằng hàng hóa được cung cấp đúng thời điểm và theo nhu cầu thị trường.
Mô hình hóa chức năng
1 Biểu đồ phân rã chức năng (BFD) a Khái niệm: BFD là biểu đồ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từtổng thể đến chi tiết, mỗi chức năng có thể có một hoặc nhiều chức năng con, tất cả được thể hiện trong một khung của biểu đồ b Ý nghĩa của BFD:
Tiếp cận thông tin về mặt logic nhằm làm rỏ chức năng của hệ thống
BFD (Biểu đồ chức năng) giúp phân biệt các chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống thông tin Tuy nhiên, BFD có hạn chế là không thể hiện tính động, tức là nó chỉ mô tả các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý và sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận.
Biểu đồ phân rã nhóm dần các chức năng
Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1 Yêu cầu thông tin hàng hoá
2 Lập hợp đồng mua hàng
4 Lập hoá đơn mua hàng
6 Lập chứng từ nhập kho
7 Vào sổ nhập kho Bán hàng
8 Tiếp nhận đơn đặt hàng
11 Lập chứng từ xuất kho
12 Vào sổ xuất kho Giải quyết sự cố
13 Lập hoá đơn bán hàng
16 Lập biên bản sự cố
Sơ đồ phân rã chức năng
Miêu tả chi tiết chức năng lá
Khi cửa hàng cần cung cấp hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên sẽ yêu cầu gửi danh sách chi tiết về các mặt hàng, chủng loại và giá cả từng sản phẩm Thông tin này giúp cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng hiệu quả.
Sau khi đạt được thỏa thuận, chủ cửa hàng sẽ ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp Hợp đồng này sẽ quy định rõ ràng về số lượng, giá cả, chủng loại hàng hóa, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng và các yêu cầu về chất lượng sản phẩm.
Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận quản lý kho cần kiểm tra hàng hóa để đối chiếu với hợp đồng mua hàng Việc này bao gồm xác nhận chất lượng, số lượng và chủng loại hàng hóa nhận được.
1.Cung cấp hàng 2.Bán hàng 3.Giải quyết sự cố 4 Báo cáo
1.4 Lập hoá đơn mua hàng
1.2 Lập hợp đồng mua hàng
3.2 Lập biên bản sự cố 1.1Yêu cầu thông tin hàng hoá
2.1Tiếp nhận đơn đặt hàng
2.6 Lập hoá đơn bán hàng
2.4 Lập chứng từ xuất kho
1.6 Lập chứng từ nhập kho
1.4 Lập hoá đơn mua hàng : Sau khi bộ phận quản lí kho kiểm tra hàng, so sánh với hợp đồng mua hàng, nếu khớp thì xác nhận và lập hoá đơn mua hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp
1.5 Lập phiếu chi : Khi nhận được yêu cầu thanh toán, thủ quỹ sẽ xác nhận sau đó lập phiếu chi để thực hiện thanh toán với nhà cung cấp
1.6 Lập chứng từ nhập kho :Sau khi kiểm tra hàng,bộ phận quản lí kho sẽ lập chứng từ nhập kho để làm thủ tục nhập hàng vào kho.
1.7 Sổ nhập kho : Khi nhập hàng vào kho thì đồng thơi bộ phận quản lí kho sẽ cập nhật danh mục hàng hoá vào sổ nhập kho
2.1Tiếp nhận đơn đặt : Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng sẽ tham khoả đơn giá, đơn mua hàng từ cửa hàng Sau đó sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho cửa hàng thông qua đơn đặt hàng Nhân viên cửa hàng sẽ có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng, giải thích các thắc mắc hoặc phản hồi từ khách hàng
2.2 Vào sổ khách hàng : Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, nhân viên cửa hàng sẽ cập nhật đơn đặt hàng, thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Để cửa hàng có phương án cung cấp hàng cho khách hàng
2.3 Kiểm tra kho : Thông qua sổ khách hàng, bộ phận quản lí kho phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi và lắm các thông tin về các mặt hàng trong kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng cho khách hàng hoặc lên kế hoạch gửi lãnh đạo để nhập hàng về
2.4 Lập chứng từ xuất kho : Sau khi kiểm tra hàng, nếu thấy đủ hàng, bộ phận quản lí kho sẽ kiểm hàng và lập chứng từ xuất kho để bàn giao hàng cho bộ phận bán hàng.
2.5 Vào sổ xuất kho : Sau khi xuất hàng, bộ phận quản lí kho phải cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho
2.6 Lập hoá đơn bán hàng : Bộ phận phận bán hàng, khi nhân được hàng từ kho sẽ đối chiếu hàng với đơn đặt hàng của khách hàng, nếu thấy khớp thì viết hoá đơn bán hàng và giao hàng cho khách hàng
2.7 Lập phiếu thu : Bộ phận kế toán sau khi nhận được hoá đơn bán hàng từ khách hàng sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền với khách hàng sau đó viết phiếu thu và gửi lại cho khách hàng
3.1 Kiểm tra sự cố : Quá trình mua bán hàng diễn ra hàng loạt các công việc, các sự cố xảy ra là điều không thể tránh khỏi Khi xảy ra sự cố, nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra sự cố, xem xét mức độ sự cố để đưa ra các giải pháp xử lí thích hợp.
3.2 Lập biên bản sự cố : Sau khi kiểm sự cố, nhân viên cửa sẽ lập biên bản sự cố
Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế mà có các mức độ bồi thường hoặc bắt bồi thường cụ thể
3.3 Thanh toán : Để giải quyết sự cố, bộ phận kế toán sẽ tuỳ thuộc vào biên bản sự cố mà tiến hành thanh toán tiền với khách hàng Bồi thường tiền hoặc yêu cầu khách hàng phải bồi thường tiền cho cửa hàng.
4.1 Lập báo cáo : Lập báo cáo là công việc diễn ra định kì theo tuần hoặc theo thàng, khi có nhu cầu của lãnh đạo công ty, nhân viên cửa hàng phải đưa ra được các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo một cách nhanh nhất, đảm bảo chính xác
Các hồ sơ dữ liệu
A) Các hồ sơ dữ liệu
1) Bộ phận quản lí kho
5.Ma trận thực thể chức năng
1.2 Lập hợp đồng mua hàng R C
1.4 Lập hoá đơn mua hàng R C
1.6 Lập chứng từ nhập kho C
2.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng C
2.4 Lập chứng từ xuất kho R C
2.6 Lập hoá đơn bán hàng R C
Biểu đồ luồng giữ liệu
1)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Thông tin hàng hoá Đơn giá Thanh toán tiền Đơn đặt hàng Phiếu thu
D2 Hợp đồng mua hàng D3 Hoá đơn mua hàng
D 10 C hứ ng từ x uấ t kh o
Y/c thông tin hàng hoá Bảng báo giá
Hợp đồng mua hàng Yêu cầu thanh toán Phiếu chi
Sự cố Thông tin phản hồi
Lãnh đạo Yêu cầu báo cáo cáo
2)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0 - Nhập hàng
Yêu cầu thông tin hàng hóa
Lập hóa đơn mua hàng
Lập chúng từ nhập kho
Lập hợp đồng mua hàng
3)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0 - Bán hàng
Tiếp nhận đơn đặt hàng
Lập chứng tử xuất kho
Lập hoá đơn mua hàng
D 10 C hứ ng từ x uấ t k ho
4)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 - Giải quyết sự cố với nhà cung cấp
Lập biên bản sự cố
Nhà cung cấp Y/c giải quyết sự cố
5)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 - Giải quyết sự cố với khách hàng
Lập biên bản sự cố
D14 Sổ thu chi D15 Biên bản sự cố
D9 Sổ khách hàng Khách hàng Y/c giải quyết sự cố
5) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 4.0 _ Lập báo cáo
D14 Sổ thu chi D11 Sổ xuất kho
Mô hình khái niệm dữ liệu: mô hình E-R
a Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin b BẢNG PHÂN
Tên sản phẩm Ngày nhập hàng
Loại sản phẩm √ Số lượng sản phẩm √
Số lượng Tên sản phẩm √
Ghi chú √ b HOÁ ĐƠN (phiếu thanh toán)
Số hoá đơn Ngày xuất kho
Số lượng sản phẩm Mã sản phẩm √
(tên) loại sản phẩm √ Số lượng sản phẩm √
Ngày, giờ nhập kho √ (tên) loại sản phẩm
Ngày, giờ xuất kho √ Giờ xuất kho √
Bảng 9 Chú thích: √ - đánh dấu mục tin được loại/ chọn ở bước I (1,2,3) b Xác định thực thể & thuộc tính
Tên sản phẩm => LOẠI SẢN PHẨM (tên loại sản phẩm, số lượng, đơn giá)
Số hoá đơn => HOÁ ĐƠN (số hoá đơn), số sản phẩm => SẢN PHẨM (số sản phẩm)
Bảng thuộc tính còn lại sau bước 1 a BẢNG PHÂN LOẠI
Tên loại sản phẩm √ Số hoá đơn
Giá √ Số lượng sản phẩm √
Số lượng √ c SỔ GHI NHẬP KHO d SỔ GHI XUẤT KHO
Ngày nhập kho Ngày xuất kho
Mã sản phẩm √ Giờ xuất kho
Bảng 10 Động từ: Nhập kho, xuất kho (về phía khách) ) (Nhận), thanh toán(trả)
Hóa đơn thanh toán là tài liệu quan trọng ghi lại thông tin về sản phẩm, bao gồm ngày nhập, ngày xuất, giờ nhập và giờ xuất Mỗi hóa đơn đều có số hóa đơn riêng và tổng tiền cần thanh toán Việc quản lý hóa đơn giúp theo dõi quá trình giao dịch hiệu quả hơn.
7.1 Chuyển đổi mô hình ER sang mô hình quan hệ a Biểu diễn các thực thể
HOÁ ĐƠN (số hoá đơn) (1)
SẢN PHẨM (số sản phẩm) (2)
LOẠI SẢN PHẨM (tên loại, số lượng, giá) (3) b Biểu diễn các mối quan hệ
NHẬP KHO (mã, số lượng sản phẩm, ngày nhập, giờ nhập)
XUẤT KHO (số hoá đơn, mã, số lượng sản phẩm, ngày xuất, giờ xuất)
SẢN PHẨM (số lượng sản phẩm, tên loại) c Chuẩn hoá: Tất cả là chuẩn 3, không cần chuẩn hoá d Biee
#mã sản phẩm Tên loại
8 Thiết kế các giao diện
1 Giao diện hợp đồng mua hàng:
2 Giao diện đơn đặt hàng:
3 Giao diện cập nhật hoá đơn xuất kho :
4 Giao diện cập nhật hóa đơn mua hàng
5 Giao diện cập nhật phiếu thu :
6 Giao diện cập nhật phiếu chi :
