(Tiểu luận) kỹ năng viết báo cáo là gì anh chị cho biết những nội dung của mục tiêu báo cáo trong lĩnh vực kinh doanh giả sử anh chị được giao là thư ký của cuộc họp giới thiệu sản phẩm mới

Khái niệm báo cáo Báo cáo là một loại văn bản hành chính gồm văn bản giấy và văn bản điệntử của cơ quan, tổ chức, cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện côngviệc nhằm giúp cho

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN

BÁO CÁO KẾT QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 7

KỸ NĂNG QUẢN TRỊ

Chủ đề: Kỹ năng viết báo cáo là gì? Anh/ chị cho biết những nội dung của mục tiêu báo cáo trong lĩnh vực kinh doanh Giả sử anh chị được giao là thư ký của cuộc họp giới thiệu sản phẩm mới, anh chị hãy viết báo cáo của cuộc họp giới thiệu sản phẩm mới.

Lớp: QT29B

Giảng viên: Đỗ Thị Tuyết

Thành viên: Nguyễn Thị Thành (Nhóm trưởng)

Nguyễn Thị Hồng Nhung (Thư ký)

Lê Vũ Phương Huyền

Nguyễn Thị Phương

Nguyễn Thị Phương Anh

Hà Nội, tháng 4, năm 2023

Trần Quý Dương

Tạ Hoàng Thanh (Thư ký lớp)

Hà Nội, tháng 4, năm 2023

MỤC LỤC

TÓM TẮT 3

1 Khái niệm, vai trò kỹ năng báo cáo 1

1.1 Khái niệm báo cáo 1

1.2 Đặc điểm của báo cáo 1

1.3 Tầm quan trọng của báo cáo 2

1.4 Các loại báo cáo 3

1.5 Nguyên tắc viết báo cáo 5

2 Quy trình xây dựng báo cáo 7

3 Kỹ thuật thu thập, phân tích thông tin 9

4 Các bước viết báo cáo 10

5 Kỹ năng soạn thảo báo cáo 11

5.1 Khái niệm 11

5.2 Cách thành phần thể thức văn bản báo cáo 11

5.2.1 Quốc hiệu tiêu ngữ 11

5.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 12

5.2.3 Số và ký hiệu văn bản 12

5.2.4 Địa danh và ngày tháng năm (thời điểm) ban hành văn bản 13

5.2.5 Tên loại và trích yếu văn bản 13

5.2.6 Nội dung văn bản 14

5.2.7 Thẩm quyền, chữ ký, họ tên của người kí văn bản 14

5.2.8 Đóng dấu cơ quan tổ chức 16

5.2.9 Nơi nhận 16

6 Yêu cầu kỹ thuật trình bày báo cáo 17

a Khổ giấy 17

b Kiểu trình bày 17

c Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) 17

7 Các kỹ năng cần rèn luyện 17

KẾT LUẬN 3

TÓM TẮT

Trong điều kiện hiện nay, những biến động của thị trường và điều kiệnkinh tế, luôn mang lại những cơ hội nhưng cũng không ít rủi ro Vì vậy, để cóđược những quyết định đúng đắn trong kinh doanh, các nhà quản lý đều quantâm đến vấn đề báo cáo quản trị Kết quả của công tác phân tích báo cáo là mộtbức tranh tổng quát, sinh động và trung thực về tình hình của công ty hay thịtrường

Theo số liệu thống kê, có đến 90% doanh nghiệp Việt không làm báo cáoquản trị đúng nghĩa Hầu hết chỉ có kế toán tài chính làm nhiệm vụ ghi chép,báo cáo số liệu tài chính theo nghiệp vụ kế toán tài chính

Báo cáo là một trong các mảng kiến thức quan trọng của lĩnh vực quản trịkinh doanh nói riêng và tất cả các lĩnh vực nói chung Trong góc độ là một nhàquản trị, tìm hiểu kỹ năng viết báo cáo cũng như đọc và hiểu báo cáo là rất cầnthiết để tực hiện công việc một cách hiệu quả và hợp lý

Báo cáo là hình thức quan trọng trong hoạt động thực tiễn của con người

Nó chính là kết quả thông tin về một loạt các nhu cầu quan trọng đối với nhiều

cá nhân, tổ chức quan trọng của xã hội Báo cáo là một phương pháp rất hữu íchcho việc theo dõi, cập nhật các thông tin, quan trọng đồng thời qua đó có thểnắm được, thống kê, kiểm soát, kiểm tra rà soát các thông tin công việc, hoạtđộng Thông tin trong báo cáo được sủ dụng để đưa ra các quyết định rất quantrọng ảnh hưởng đến cuộc sống cũng như kinh doanh

Bài báo cáo được tham khảo từ Giáo trình “Kỹ năng quản trị”, Giáo trình

“quản trị văn phòng” của Đại học Kinh tế Quốc Dân và một số tài liệu liênquan

Nội dung của đề tài bao gồm phần tóm tắt (mở đầu), 7 phần mục nội dung

và phần kết luận

Phần tóm tắt: trình bày sự cấp thiết cũng như tầm quan trọng của đề tài

1 Khái niệm, vai trò kỹ năng báo cáo

2 Quy trình xây dựng báo cáo

3 Kỹ thuật thu thập, phân tích thông tin

4 Các bước viết báo cáo

5 Kỹ năng soạn thảo báo cáo

6 Yêu cầu kỹ thuật trình bày báo cáo

7 Các kỹ năng cần rèn luyện

Phần kết luận: tổng quan chung lại về vấn đề

Do thời gian nghiên cứu và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên bài báocáo khó tránh khỏi những khiếm khuyết chúng em mong nhận được sự nhậnxét, góp ý của cô giáo để bài được hoàn thiện hơn

1 Khái niệm, vai trò kỹ năng báo cáo

1.1 Khái niệm báo cáo

Báo cáo là một loại văn bản hành chính (gồm văn bản giấy và văn bản điệntử) của cơ quan, tổ chức, cá nhân để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện côngviệc nhằm giúp cho cơ quan, người có thẩm quyền có thông tin phục vụ việcphân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp.(Khoản 1 điều 3 nghị định 09/2019/NĐ-CP)

1.2 Đặc điểm của báo cáo

Đặc điểm thứ nhất là chủ thể ban hành: theo đó thì chủ thể ban hành củabáo cáo là các tổ chức, doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ ban hành các báocáo phục vụ mục đích, yêu cầu của từng công việc cụ thể

Đặc điểm thứ hai là về nội dung của báo cáo: Nội dung của từng báo cáo sẽkhác nhau, tùy theo tính chất công việc và yêu cầu của công việc mà báo cáo sẽ

đề cập đến những nội dung phù hợp cần thiết Báo cáo chỉ trình bày những sựviệc mang tính chất là trình bày chứ không mang tính xử sự chung và báo cáocũng không chứa đựng các quy tắc bắt buộc và không có kèm theo chế tài xửphạt

Đặc điểm thứ ba đó là về lý do viết báo cáo: báo cáo được viết để thực hiệntheo yêu cầu của công việc quản lý về những vấn đề, sự việc xảy ra mất thường

và đột xuất Bên cạnh đó thì báo cáo cũng có thể là được viết theo định kỳ, một

số công việc thì luôn yêu cầu phải viết báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng, quý

thể quản lý Báo cáo sẽ sơ kết và tổng kết các công tác, báo cáo chuyên đề lànhững tư liệu quan trọng giúp cho các cơ quan chuyên ngành có thể tổng kếtvấn đề và có thể đưa ra những quyết định quản lý chính xác

1.3 Tầm quan trọng của báo cáo

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có quyền và nghĩa vụ ban hànhbáo cáo nhằm phục vụ mục đích, yêu cầu công việc cụ thể Khác với các vănbản quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử sự chung, không chứađựng các quy định mang tính bắt buộc thực hiện và bất kỳ một biện pháp chế tàinào

Báo cáo là loại văn bản dùng để mô tả sự phát triển, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt

ra Việc viết báo cáo của các tổ chức nhà nước hay tư nhân để tổng kết, đánhgiá kết quả công việc, hoặc báo cáo về một sự việc, vấn đề nào đó gửi cho cơquan, tổ chức là việc làm cần thiết cho quá trình tổ chức quản lý của nhà nước

Về lý do viết báo cáo: Báo cáo có thể được viết định kỳ nhưng cũng có thể

được viết theo yêu cầu của công việc của cơ quan quản lý (vì lý do đột xuất, bấtthường) Các cơ quan cấp trên tiếp nhận báo cáo và dùng nó như một phươngtiện để kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổngkết công tác theo từng thời kỳ hay từng phạm vi nhất định

Về nội dung báo cáo: Trong các bản báo cáo thường mang những nội

dung khác nhau do tính chất của sự việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu hoặccông việc mà đối tượng dự định báo cáo quyết định Nội dung báo cáo vì vậy rấtphong phú Nội dung báo cáo trình bày, giải thích về các kết quả hoạt động,những ưu điểm, những khuyết điểm, nguyên nhân của nó và những bài học kinhnghiệm để phát huy hoặc để ngăn ngừa cho thời gian tới Nội dung báo cáo cũng

có thể là trình bày về một sự việc đột xuất xảy ra hoặc báo cáo về kết quả

hoạt động của cơ quan, tổ chức về một lĩnh vực hoạt động trong một khoảngthời gian xác định (5 năm, 10 năm, )

Là phương tiện ban hành các quyết định đúng hướng: Tuy nhiên, các

quyết định trong quản lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều phải dựa trênnhững căn cứ nhất định Báo cáo là một loại văn bản hành chính thông thườngnhưng có khả năng mang lại những thông tin thiết thực cho việc ra quyết địnhcủa chủ thể quản lý Chính vì lẽ đó, hoạt động viết báo cáo của cấp dưới gửi lêncấp trên sẽ giúp cơ quan, tổ chức cấp trên nắm được tình hình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức cấp dưới trước khi ra quyết định, nhằm hướng hoạt động quản

tư liệu quan trọng giúp cho các cơ quan chuyên ngành có thể tổng kết vấn đề và

có thể đưa ra những quyết định quản lý chính xác

Báo cáo là phương tiện giải trình của cơ quan cấp dưới với cơ quan cấp trên Bởi đây là văn bản có tính chất là loại văn bản mô tả sự việc, do đó

nội dung báo cáo phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để trình bày, giảithích về các kết quả hoạt động, những ưu, khuyết điểm Khi đọc được báo cáothì cơ quan cấp trên họ sẽ xem các báo cáo để nắm bắt được các sự việc, tiếntrình của công việc Thông qua báo cáo thì cấp trên có thể nắm bắt đưa ra nhữnglời khuyên giải pháp cho việc thực hiện công việc

Báo cáo là hồ sơ lưu lại để ghi nhớ các hoạt động của tổ chức.

Đối với người đọc báo cáo là giúp người đọc hiểu được hoạt động của tổ

chức, kiểm soát được hoạt động của tổ chức và có thể đưa ra phản ứng phù hợp

1.4 Các loại báo cáo

Báo cáo là loại văn bản hành chính thông thường và rất phong phú Dựa trên những tiêu chí khác nhau có thể chia báo cáo ra thành các loại khác nhau.

a Căn cứ vào nội dung báo cáo có thể chia thành: báo cáo chung và báo cáo chuyên đề

Báo cáo chung: là báo cáo nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác cùng đượcthực hiện trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan Mỗi vấn đề, mỗimặt công tác được liệt kê, mô tả trong mối quan hệ với các vấn đề, các mặtcông tác khác, tạo nên toàn bộ bức tranh về hoạt động của cơ quan Báo cáo nàycho phép đánh giá toàn diện về năng lực, hiệu quả hoạt động của cơ quan.Báo cáo chuyên đề: là báo cáo chuyên sâu vào một nhiệm vụ công tác, mộtvấn đề quan trọng Các vấn đề, các nhiệm vụ khác không được đề cập hoặc nếu

có thì chỉ được thể hiện như các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề cần được báo cáo.Báo cáo chuyên đề chỉ đi sâu đánh giá một vấn đề cụ thể trong hoạt động của cơquan Mục đích của báo cáo chuyên đề là tổng hợp, phân tích, nhận xét và đềxuất giải pháp cho vấn đề được nêu trong báo cáo

b Căn cứ vào tính ổn định của quá trình ban hành báo cáo có thể chia thành: báo cáo thường kỳ và báo cáo đột xuất

Báo cáo thường kỳ hay còn gọi là báo cáo theo định kỳ: là báo cáo đượcban hành sau mỗi kỳ được quy định Kỳ hạn quy định viết và nộp báo cáo cóthể là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm hay nhiệm kỳ Đây là loại báocáo dùng để phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của cơ quan trong thời hạnđược báo cáo Thông thường loại báo cáo này là cơ sở quan trọng để cơ quan cóthẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động của cấp dưới, phát hiện khó khăn, yếukém về tổ chức, nhân sự, cơ chế hoạt động, thể chế, chính sách, từ đó đưa ranhững chủ trương, biện pháp phù hợp để quản lý

Báo cáo đột xuất: là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra hay có nguy

cơ xảy ra các biến động bất thường về tự nhiên, về tình hình kinh tế, chính trị,

xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao Cơ quan nhà nước có thể báo cáo theoyêu cầu của cấp có thẩm quyền hoặc khi xét thấy vấn đề phức tạp vượt quá khảnăng giải quyết của mình, cần có sự hỗ trợ của cấp trên hay cần phải phản ánhtình hình với cơ quan có thẩm quyền để cơ quan có biện pháp giải quyết kịpthời Loại báo cáo này được dùng để thông tin nhanh về những vấn đề cụ thểlàm cơ sở cho các quyết định quản lý nhanh nhạy, phù hợp với các tình huốngbất thường trong quản lý Yêu cầu về tính chính xác và kịp thời của các thôngtin mới nhất trong loại văn bản này được đặc biệt coi trọng.

c Căn cứ theo mức độ hoàn thành công việc có thể chia thành: báo cáo

sơ kết và báo cáo tổng kết;

+ Báo cáo sơ kết: Là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thựchiện Trong quản lý, có những công việc đã được lập kế hoạch, lên chương trình

từ trước, có những công việc được thực hiện ngoài kế hoạch khi phát sinh nhữngtình huống không dự kiến trước Dù trong trường hợp nào thì quá trình thực hiệncũng có thể nảy sinh những vấn đề không thể dự liệu được hoặc đã được dự liệuchưa chính xác Để hoạt động quản lý có chất lượng cao, việc thường xuyênnắm bắt tình hình thực tế, đánh giá thuận lợi, khó khăn, rút kinh nghiệm, đề ranhững biện pháp mới, điều chỉnh hoạt động quản lý cho phù hợp với thực tế làđiều cần thiết Báo cáo sơ kết giúp cho cơ quan có thẩm quyền chỉ đạo sát sao,kịp thời, thiết thực đối với hoạt động của cấp dưới

Báo cáo tổng kết: là loại văn bản được ban hành sau khi đã hoàn thànhhoặc đã hoàn thành một cách căn bản một công việc nhất định Khác với báocáo sơ kết có mục đích tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất, trongbáo cáo tổng kết, mục đích là để đánh giá lại quá trình thực hiện một công việc,

so sánh kết quả đạt được với mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra, rút kinh nghiệm chocác hoạt động quản lý cùng loại hoặc tương tự về sau từ việc lập kế hoạch hoạtđộng đến tổ chức thực hiện các hoạt động đó trên thực tế

1.5.Nguyên tắc viết báo cáo

Báo cáo tuy không có giá trị pháp lý rõ rệt như thông tin trong các biên bảnđược lập tại đúng thời gian và địa điểm xảy ra sự việc nhưng báo cáo chính làcăn cứ quan trọng để chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh kịpthời

Khi thực hiện báo cáo, doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo các yêu cầu cụ thểnhư sau:

Không được suy luận: Điều đó có nghĩa, thực tế như thế nào thì viết như

thế ấy, không thêm thắt, suy diễn Người viết báo cáo không được che giấukhuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu khôngđúng trong thực tế

Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan và khoa học: phản ánh đúng

hiện thực, nêu đúng ưu nhược điểm, thuận lợi khó khăn, việc đã giải quyết, việccòn tồn đọng Người soạn thảo báo cáo không được thêm bớt hiện tượng, bópméo sự thật Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa những nguồntin không chính xác, không toàn diện, lãnh đạo sẽ đưa ra giải pháp không đúng,

xử lý không kịp thời, không triệt để, điều đó gây hậu quả xấu đến công tác quảnlý

Cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm: phải chọn lọc các số liệu, sự kiện về các

vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ chính yếu của đơn vị mình để đưa vào báocáo, không nên liệt kê tràn lan các sự việc hiện tượng trong báo cáo Thông quacác số liệu tình hình đòi hỏi báo cáo phải lập luận để thấy được ưu khuyết điểm,tránh những sự kiện chung chung (hoặc số liệu ma) không chứng minh lý giảiđược điều gì Một bản báo cáo chỉ đơn thuần thống kê sự việc mà không rút rađược những kinh nghiệm, bài học gì thì sẽ là báo cáo kém chất lượng Cần xuấtphát từ mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo và đối tượng đọc báo cáo màlựa chọn đúng trọng tâm, trọng điểm vấn đề để viết cho cụ thể, mạch lạc

Bảo đảm tính kịp thời: nếu không kịp thời sẽ làm cho lãnh đạo không nắm

được thông tin từ cấp dưới dẫn đến hậu quả: không thể ứng phó kịp thời nhanhnhạy với tình hình để có những quyết định, mệnh lệnh chính xác, kịp thời

2 Quy trình xây dựng báo cáo

Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báocáo;

Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên

Bước 2: Xác định đối tượng nhận báo cáo

Thao tác này nhằm định hướng nội dung thông tin Những nội dung thôngtin được đề cập trong báo cáo phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyềncủa đối tượng tiếp nhận, khai thác và sử dụng báo cáo Việc xác định đối tượngtiếp nhận còn giúp cho người soạn thảo chọn cách viết phù hợp về hình thức lẫnvăn phong, làm cho báo cáo có sức thuyết phục cao

Bước 3: Xác định tên, loại văn bản: báo cáo.

Điều này giúp giới hạn thông tin, nội dung cần trình bày trong báo cáo

Bước 4: Thu thập và xử lý thông tin

Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lí chính xác Thông tin thu thậpđầy đủ, phong phú thì VB càng có chất lượng Lựa chọn các thông tin cần thiết

có liên quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá Thông tin cần thu thập làcác thông tin pháp lí và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiềuphương pháp khác nhau

Bước 5: Xây dựng và hoàn thiện đề cương

Xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn thảo văn bản thuậnlợi Đề cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định những điểm cốtyếu trong nội dung và bố cục của văn bản Những văn bản có nội dung quantrọng có thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương Đề cương báo cáo (tổng kết,

sơ kết) có cấu trúc như sau:

Mở đầu (đặt vấn đề): Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác,nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện với những khó khăn, thuận lợi cóảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện

Phần nội dung: (i) Tổng kết, đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch đề

ra, kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhânđem đến kết quả trên đánh giá tình hình, xác định các tồn tại cần giải quyết; (ii)

Đề ra phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới, các biện pháp tổ chức thứcthực hiện

Phần kết thúc: Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ, những biện pháp thực hiện,những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ, hỗ trợ của cấp trên hay các cơ quan chứcnăng và nhận định triển vọng

Bước 6: Duyệt bản thảo

Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (trưởng hoặc phó) duyệt nội dung bản thảo bổsung thêm hoặc bớt nội dung và rà soát lại thông tin trong báo cáo

Bước 7: Hoàn thiện thủ tục hành chính ban hành văn bản

Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình

ký chính thức khi trình ký chính thức, trình lên phụ trách đơn vị ký nháy trước

và trưởng phòng hành chính kiểm tra lại thể thức, nội dung, ký nháy trước khitrình người có thẩm quyền ký

Bước 8: Công bố văn bản

Ký đóng dấu và gửi báo cáo Báo cáo được gửi đến các cơ quan đơn vị cóliên quan

3 Kỹ thuật thu thập, phân tích thông tin 3.1 Phân loại thông tin

Thông tin pháp lý: bao gồm những thông tin thuộc quy phạm pháp lý của nhànước quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ và các vấn đề liên quanđến đối tượng chịu sự chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền Thông tin pháp lý mangtính cố định hoặc tương đối cố định có giá trị trong một thời gian xác định

Thông tin thực tiễn: bao gồm những thông tin phản ánh về hiện trạng hoạt độngcủa đối tượng quản lý, những thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động và nhữngthông tin khách quan nảy sinh trong quá trình hoạt động của quản lý nhà nước Vềnguyên tắc thông tin thực tiễn phải thể hiện khách quan, phù hợp với quy luật pháttriển, bảo đảm tính chính xác đầy đủ kịp thời ảnh hưởng tới quá trình vận động, pháttriển của đối tượng quản lý

3.2 Nguyên tắc thu thập thông tin

a Thông tin phải được xử lý sơ bộ

Thông tin thu thập dược phải được phân loại; loại bỏ các thông tin trùng lặp,thông tin thừa, mâu thuẫn

Trên cơ sở thông tin đã được tổng hợp, phân loại cần tiến hành phân tích sàng lọcthông tin để loại bỏ đi những thông tin không cần thiết, không phù hợp, thông tin trùnglặp Quá trình này được thực hiện trên cơ sở so sánh, đối chiếu với những thông

9