(Tiểu luận) báo cáo thực tập doanh nghiệp tìm hiểu nghiệp vụ logistics tại công ty tnhh mtv qts logistics

Kho vực này là: cho thuê kho, cho thuê bãibãi container, quản lý hàng xuất nhập ít, thường nhậnhàng ngay Khách hàng thường xuyên của QTS chủ yếu là những công ty Trung Quốc có nhà máy sả

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ HỒNG BÀNG

KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ

BỘ MÔN LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾

BÁO CÁO THỰC TẬP DOANH NGHIỆP

TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH MTV QTS LOGISTICS

Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:

NHÀN.

MSSV: 191405046

TP Hồ Chí Minh – 2022

LỜI CẢM ƠN

¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾

Sau thời gian học tập tại Khoa Kỹ Thuật và Công Nghệ, Trường Đại học Quốc tế Hồng Bàng, và sau 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH MTV QTS, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập của mình với đề tài: “Tìm hiểu…”

Để hoàn

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Sinh viên thực hiện

LỜI CAM ĐOAN

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

MỤC LỤC

1 LỜI NÓI ĐẦU

2 Lý do tạo chủ đề:

Hiện nay, hoạt động xuất- nhập khẩu là một vấn đề rất quan trọng trong cuộc sống của chúng ta, được quan tâm hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh vì nó khẳng định đượcsự phát triển của nước ta trên thị trường quốc tế, ngoài ra nó là yếu tố quan trọng và không thể thiếu trong việc cân bằng cán cân thương mại quốc gia, giúp tìm kiếm thị trường và phát triển kinh tế là đòn bẩy thúc đẩy xã hội, chính trị Việc không ngừng mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại, đa dạng hoá các mối quan hệ quốc tế, tích cực hội nhập, tăng cường tìm kiếm các cơ hội trao đổi, buôn bán hàng hoá giữa các quốc gia với nhau Các quy trình để có vận chuyển các sản phẩm của chúng ta đến thị trường quốc tế và ngược lại đến được tận tay người tiêu dùng rất quan trọng Quy trình xuất khẩu diễn ra qua rất nhiều bước nghiệp vụ, muốn thúc đẩy xuất khẩu thì cần cải tiến, nâng cao, hoàn thiện chúng

Vì vậy, em quyết định chọn đề tài : “…”

Các phương pháp chủ yếu được sử dụng, kết hợp gồm: Quan sát thực tế, lýthuyết, phương pháp so sánh, tổng hợp, thống kê các ý kiến của anh(chị) trong ngành xuất-nhập khẩu

3 Mục tiêu chủ đề:

4 Ý nghĩa của chủ đề:

5 Phương pháp thực hiện:

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV QTS, trên nền tảng kiến thức

về logistics và nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu kết hợp thực tiễn nhìn nhậntrong quá trình thực tập, em xin đề ra một số phương pháp tiếp cận như sau:

Thứ nhất, là nắm rõ được định nghĩa về quy trình xuất nhập khẩu, hợp đồngxuất nhập khẩu và những ưu điểm, nhược điểm của Công ty về các quy trình xuấtnhập khẩu

Thứ hai, nghiên cứu các yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến quytrình thực hiện xuất nhập khẩu

6 Phạm vi đề tài

7 Kết cấu của báo cáo thực tập:

Bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu tổng quát về công ty XNK QTS

Chương 2: Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá bằng đường biển tại Công ty TNHH MTV QTS

Chương 3: Kiến nghị và kết luận

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP.

1 Giới thiệu tổng kết về Công ty:

1.1.Thông tin công ty:

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

- Tên tiếng anh: QTS LOGISTICS COMPANY LIMITED

- Tên tiếng việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QTS LOGISTICS

- Tên viết tắt: QTS LOGISTICS

- Địa chỉ: 72/54A Nguyễn Hồng Đào, Phường 14, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Mã số thuế: 0317 059718

- Người đại diện: Huỳnh Lan Quyên

- Giấy phép kinh doanh: 0317059718

- Lĩnh vực: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải

- Tình trạng hoạt động: Đang hoạt động

1.2 Nhiệm vụ, tầm nhìn, sứ mệnh công ty:

Nhiệm vụ: Gia tăng giá trị của công ty bằng việc góp phần vào sự phát triển của nềnkinh tế toàn cầu và nhận được lòng tin của khách hàng qua việc cung cấp những dịch vụchất lượng và quy mô đẳng cấp nhất thế giới

Tầm nhìn: Trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận toàn bộ hoàn chỉnh, khai tháchoạt động toàn cầu với chất lượng và quy mô tầm cỡ thế giới

Sứ mạng: Cung cấp các giải pháp logistics cho khách hàng và đối tác với trách nhiệmcao nhất và đem lại giá trị cao hơn sự mong đợi của khách hàng và đối tác thông qua cácdịch vụ giao nhận phức tạp và chất lượng.

4 12 Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương

H52 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải

5 21 đường sắt

H52 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải

6 25 đường bộ

G46

7 10 Đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa

G46 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy

- Giám đốc điều hành: Ra quyết định và quản lý chung các hoạt độngkinh doanh cũng như về tiến độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra của công ty QTS Logistics.

- Phó giám đốc: Quản lý và điều phối mọi công việc liên quan đến kháchhàng và hoạt động tiêu thụ dịch vụ của công ty theo chiến lược kinh doanh theochỉ đạo trực tiếp từ giám đốc điều hành

- Phòng vận tải: Quản lý và sắp xếp lịch giao nhận hàng hóa tại các cảng,giao nhận hàng hóa kiểm hóa tại chi cục hải quan

- Phòng thủ tục (khai thuê hải quan): Quản lý các hoạt động khai thuê hảiquan cho từng mặt hàng xuất/nhập khẩu

- Phòng tài chính – kế toán: Kiểm tra, kiểm soát việc thu, chi và thanhtoán các khoản nợ, nộp ngân sách cho nhà nước và trả lương cho nhân viên vàlập báo cáo theo định kỳ

- Phòng kinh doanh: Giữ vai trò tham mưu cho Ban Giám đốc và

phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty như

phòng hành chính, phòng kế toán, phòng tài chính… để xây dựng

các chiến lược kinh doanh nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, giúp

công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh

- Phòng chăm sóc khách hàng: Soạn thảo, xử lý các chứng từ xuấtnhập khẩu,liên hệ với khách hàng, phối hợp với bộ phận hiện trường làm thủ tục thông quanhàng hóa.

vật liệu, bán thành phẩm đầu vào

- Làm thủ tục khai thuê hải quan xuất khẩucho sản phẩm hoàn thiện/nguyên phụ liệu dư thừahoặc xuất bán

cho đối tác

- Các hoạt động chủ yếu: nhận hàng/ giaohàng, bốc/xếp hàng, vận chuyển hàng nội địa vàxuyên quốc gia bằng tất cả các đường: đườngkhông, đường biển, đường sắt,

đường bộ

- Các hoạt động của công ty trong lĩnh

Kho vực này là: cho thuê kho, cho thuê bãi

bãi container, quản lý hàng xuất nhập

ít, thường nhậnhàng ngay

Khách hàng thường xuyên của QTS chủ yếu là những

công ty Trung Quốc có nhà máy sản xuất tại Việt Nam và thuê

ngoài toàn bộ dịch vụ logistics với

- Giao nhận vận tải

ụ

- Giao nhận vận tải

ch

- Khai thuê hải quan

tần suất sử dụng liên tục và lượng hàng hóa giao nhận lớn,

mặt khác khách hàng lẻ của QTS là những tổ chức/cá nhân

sử dụng một hoặc một số dịch vụ logistics, tần suất không

thường xuyên và lượng hàng hóa giao nhận ít Do đặc điểm

khác nhau về nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics mà khách

hàng của Pacific logistics có sự lựa chọn dịch vụ khác nhau

để phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công

Doanh thu dịch vụ logistics của khách hàng thường

xuyên chiếm phần lớn (gấp 3 lần so với doanh thu dịch vụ

logistics của khách hàng lẻ), tỷ lệ của

nhóm khách hàng thưởng xuyên đang có xu hướng giảm từ

75,08% năm 2018 xuống 72,56% năm 2020 với tốc độ tăng

trưởng giảm trung bình 1,68%/năm

Trong tiêu chí phân loại theo nhu cầu sử dụng dịch vụ

cũng có sự biến động nhẹ khi gia tăng tỷ lệ của dịch vụ khai

thuê hải quan (tốc độ tăng trưởng trung bình tăng 1,7%/năm)

và dịch vụ kho bãi và giảm tỷ lệ dịch vụ vận tải với tốc độ

tăng trưởng trung bình giảm 4,96%

3 Các yếu tố nguồn lực chủ yếu của doanh nghiệp:

2 Sơ đồ quy trình nhập khẩu lô hàng:

2.1 Phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban:

Nhân viên vàNhiệm vụ công việc trách nhiệm

công việchoàn thànhTìm kiếm khách hàng : trong Nhân viên

ngoài địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

có nhu cầu thuê dịch vụ

Logisitcs của công ty

thuộcphòng Kinhdoanh

Cung cấp bản báo giá công ty Nhân viên kế

toánThương thảo, đàm phán để Nhân viên Saleskhách hàng chấp nhận bản báo giá thuộc phòng Kinh

Khai Hải quan điện tử bằng Nhân viên khai

phòng Chứng từLấy lệnh giao hàng từ Hãng tàu Nhân viên XNK

trường

Đi cược container rỗng từ hãng Nhân viên XNK

trường

ngoài cảng (làm các thủ tục thông hiện trường

quan và nhận hàng từ cảng

tảiTrả container rỗng cho hãng Nhân viên XNK

Quyết toán và lưu hồ sơ của Nhân viên kế

hàng

Khách hàng

Thông quan

3 Diễn giải quy trình áp dụng vào lô hàng cụ thể:

3.1 Công ty liên hệ nhà nhập khẩu (khách hàng) để ký kết hợp đồng đứng ralàm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng:

- Nhân viên sales sẽ tìm kiếm những khách hàng doanh thương mại sảnxuất, nhà đầu tư, các công ty, tập đoàn đa quốc gia hoạt động trên địa bàn Hải Phòng,trong khu vực miền Bắc có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản

xuất, thương mại, trao đổi hàng hóa Tiêu chí đặt ra: nên tìm kiếm những khách hàng tiềmnăng lâu dài và nguồn tài chính ổ định, vững mạnh, kinh doanh uy tín trên thị trường.

- Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của khách hàng Sau đótiến hành xem xét và báo giá cho khách hàng sau khi khách hàng gửi yêu cầu báo giá, hai bênthỏa thuận, nếu đồng ý và

ký kết hợp đồng giao nhận vận chuyển.

- Trong hợp đồng này, Công ty QTS hoạt động với danh nghĩa là

một người nhận hàng dưới sự ủy thác của nhà nhập khẩu Trong

đó, công ty TNHH là công ty thuê dịch vụ, bên công ty QTSLogistics đảm nhận vai trò thực hiện dịch vụ và hưởng phí dịchvụ

3.2 Công ty QTS tiếp nhận và kiểm tra bộ phận chứng từ theo yêu cầu của khách hàng:

- Khi nhận được giấy báo hàng đến từ hãng tàu, công ty nhập khẩu sẽchuyển bộ chứng từ cho công ty dịch vụ logistics mà mình thuê để họ đứng ra làmthủ tục nhập khẩu

- Bộ chứng từ công ty nhập khẩu chuẩn bị gồm:

+ Giấy báo hàng đến (Arrival notice)

- Thông thường sau ngày dự kiến tàu đến 1-2 ngày thì hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu

sẽ gửi thông báo hàng đến cho người nhận hàng, giấy thông báo hàng đến gồm các nội dungchính sau:

Trong bộ chứng từ sử dụng vận đơn điện giao hàng(Telex Release), là một sự xác nhận (một cuộc điện thoại,fax hoặc email…) của hãng tàu tại cảng xuất yêu cầu đại lýhoặc văn phòng của họ tại cảng đích giao hàng cho ngườinhận hàng (Consignee) mà không trình vận đơn gốc Có thểhiểu đơn giản là người gửi hàng (Shipper) không cần gửi vậnđơn gốc cho người nhận hàng mà người nhận hàng vẫn cóthể nhận hàng, hãng tàu không cần thu hồi vận đơn gốc.Vận đơn gồm các nội dung chính sau:

- Số bill:

- Tên tàu (Ocean Vessel):

- Số chuyến (Voyage No):

- Người gửi hàng (Shipper):

- Container no/Seal no:

- Miêu tả hàng hoá (Description of

- Ngày và nơi phát hành B/L:

+ Giấy giới thiệu của công ty:

Được đóng dấu đỏ và có chữ ký của giám đốc công tyđảm bảo quyền lợi cho nhân viên hiện trường của công tyQTS Logistics thay mặt công ty khi làm việc với hãng tàucũng như hải quan

Giấy giới thiệu rất quan trọng, vì phải có giấy giới thiệukết hợp với giấy arrival notice và bill of loading thì mới có thểđến hãng tàu đổi được lệnh giao hàng

( Delivery order).

- Hợp đồng mua bán (Sales contract)

• Phương thức thanh toán:

• Điều kiện giao hàng:

A Trách nhiệm, chi phí của người bán chịu (người xuất khẩu):

- Book tàu, trả cước biển, mua bảo hiểm hàng hóa

- Thanh toán phí Local charges tại đầu cảng xếp: phí THC, Phí chứng từ, phí chì

- Thanh toán phí nâng vỏ, hạ hàng tại Cảng, chi phí vận tải ( kéo container

từ bãi cảng về kho riêng đóng hàng, hạ bãi xuất tàu Thanh toán phí cân hàng

- Cung cấp các giấy tờ xuất khẩu cần thiết : C/O, packing list, Hợpđồng mua bán, (giấy hun trùng mối mọt, kiểm dịch nếu có )

…

- Trả chi phi mở tờ khai hải quan hàng xuất (kiểm hóa nếu có)

- Chịu chi phí đóng hàng vào container, chèn lót, tăng chằng

B Trách nhiệm, chi phí của người mua chịu (người nhập khẩu):

- Trả chi phí Local charges tại đầu cảng đến: THC, DO, vệ sinh cont,CIC,

DEM/DET nếu có, EMC,

- Trả chi phí mở tờ khai hải quan hàng nhập (kiểm hóa nếu có)

- Thanh toán phí nâng hàng, hạ vỏ

- Cược vỏ khi lấy container

- Chịu chi phí vận chuyển lấy container từ cảng về kho riêng, rút ruột

- Chịu chi phí sửa chữa, vệ sinh container nếu có

+ Hóa đơn thương mại ( Commerical Invoice)

Commercial Invoice là chứng từ thương mại được sửdụng cho việc thanh toán giữa hai bên xuất và nhập khẩu,yêu cầu người nhập khẩu chi trả đúng đủ số tiền đã ghi chongười xuất khẩu

• Bên bán: CÔNG TY ZHENGJIANG HI-WAY IMP-EXP CO.,LTD

• Bên mua: CÔNG TY TNHH KIM KHÍ ĐƯỜNG SÁNG

• Số hóa đơn (Invoice no): 01/2020/DS

• Ngày phát hành: 24/03/2020

• Phương thức thanh toán: TT

• Điều kiện giao hàng: CIF HẢI PHÒNG

• Số lượng: 109.512,6 KGS

• Trị giá: 126.629,00 USD

+ Bảng kê đóng gói chi tiết hàng hóa (Packing list)

• Bên bán: CÔNG TY ZHENGJIANG HI-WAY IMP-EXP CO.,LTD

• Bên mua: CÔNG TY TNHH KIM KHÍ ĐƯỜNG SÁNG

• Phương thức thanh toán: TT

• Điều kiện giao hàng: CIF HẢI PHÒNG

+ Giấy chứng xuất xứ hàng hóa (C/O mẫu E)

- Công việc của bộ phận chứng từ của công ty dịch vụ logistics là nhận bộchứng từ do nhà xuất khẩu gửi qua ngân hàng, sau khi nhà nhập khẩu đã trả tiền hoặccam kết trả tiền hoặc do nhà xuất khẩu gửi

thẳng cho nhà nhập nhẩu Sau đó nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểmtra chứng từ do công ty nhập khẩu, ở đây TNHH / Khách hàng/ gửiqua Công việc kiểm tra được tiến hành nhanh chóng nhưng cẩn thậnbằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ cácthông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số cont và

số seal, số bill, chi tiết hàng hóa Trong trường hợp không trùng khớpvới các số liệu giữa các chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ cónhiệm vụ liên lạc với công ty TNHH /Khách hàng/ báo lại người gửihàng phía Trung Quốc chỉnh sửa để kịp thời bổ sung và thông báo chocông ty khi có sự điều chỉnh gấp Một số trường hợp do lỗi của bộ phậnchứng từ không kiểm tra kĩ càng bộ

chứng từ, không phản hồi lại cho khách hàng để bổ sung chứng từcho công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phíđiều chỉnh, bảng kê vận chuyển container.

- Nhân viên chứng từ sẽ lập một hóa đơn excel Debit Note – hóa đơn nàycấp cho nhân viên giao nhận để nhân viên giao nhận mang đến phòng Kế toánlấy tiền tạm ứng đi làm các công việc thông quan hàng nhập theo yêu cầu củakhách hàng

- Bên cạnh đó, nhân viên giao nhận ký xác nhận là đã nhận bộ chứng từ, saochụp bộ chứng từ ra thành nhiều bản để phục vụ cho công việc

hiện trường, lưu lại trên máy tính đề phòng trường hợp mất chứng từ

4 Lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu (lệnh D/O -Delivery Order):

- Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày sẽnhận được Arrival note giấy báo hàng đến của hãng tàu gửi về ngườinhận hàng Người nhận hàng sẽ gửi thông báo này cho phòng giao nhậncủa công ty logistics Về cơ bản, lệnh D/O tương tự giấy báo hàng đếnArrival Note.

- Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận hiện trường cầmvận đơn (Bill of lading), giấy thông báo hàng đến (Arrival notice), giấy giớithiệu của nhà nhập khẩu cùng với chứng minh thư (nếu có) đi đến văn phòngcủa hãng tàu hoặc đại li hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên Giấy thông báohàng đến để lấy D/O

- Sau khi đến văn phòng đại diện của hãng tàu, trình giấy giới thiệu, vậnđơn gốc, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên, nhân viên này sẽ tiếp nhận và

sẽ đưa ra mức phí phải đóng Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãngtàu mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau Ví dụ phí chứng từ, phí D/O v.v…Nhân viên giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên laigiá trị gia tăng (lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn làcủa công ty giao nhận hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng

và người làm dịch vụ nhận giao nhận) nhận 3 D/O và các hóa đơn Khi nhận D/

O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu (Tại ViệtNam)

Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý đưacho nhân viên giao nhận một tờ D/O khác, có nội dung tương

tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên giao nhận sẽ ký xácnhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh Vì khi người nhận hànggiao chứng từ cho công