Bài Giảng Quản Trị Du Lịch Mice - + M - Meeting (Hội Họp, Gặp Gỡ)+ I - Incentives (Khen Thưởng, Động Viên) + C - Conferences (Hội Nghị, Đại Hội) + E - Events (Sự Kiện, Triển Lãm)

PowerPoint Template QUẢN TRỊ DU LỊCH MICE Nội dung 1 Tổng quan về du lịch MICE 2 Môi trường kinh doanh du lịch MICE 3 Các bộ phận tác nghiệp trong DL MICE 4 Kỹ năng tổ chức sự kiện 5 Phối thức marketi[.]

Trang 1

QUẢN TRỊ DU LỊCH MICE

Trang 2

Nội dung

1 Tổng quan về du lịch MICE

2 Môi trường kinh doanh du lịch MICE

3 Các bộ phận tác nghiệp trong DL MICE

4 Kỹ năng tổ chức sự kiện

5 Phối thức marketing trong DL MICE

Trang 3

Chương 1: Tổng quan về du lịch MICE

1.1 MICE là gì?

MICE là từ viết tắt của

Meeting (hội họp),

Incentive (khen thưởng),

Convention/conference (hội nghị, hội thảo)

Exhibition/Event (triển lãm)

MICE là loại hình du lịch kết hợp với các sự kiện: hội họp, khen thưởng, hội nghị, hội thảo và triển lãm

Trang 4

1.1 MICE là gì?

Du lịch MICE không cần hội đủ 4 chữ MICE Chỉ cần có đoàn đông người có nhu cầu về nơi ở, nơi hội họp, ăn uống và giải trí là đủ

Trang 5

Meeting tour: đây là loại hình du lịch kết hợp với việc gặp gỡ giữa các hoặc tổ chức nhằm trao đổi, thảo luận về những vấn đề hoặc chủ đề riêng biệt như thông tin mới về một loại sản phẩm hoặc tìm ra giải pháp cho một vấn đề đang tồn tại Meeting tour gồm 2 loại: Association meeting và Coporate meeting

Association meeting: đây là hoạt động gặp gỡ trao đổi thông tin giữa các nhóm người cùng quan tâm hoặc cùng nghề nghiệp

Trang 6

Coporate meeting bao gồm 2 loại nhỏ

- Intermal meeting: là hoạt động hội thảo của những người trong cùng một tổ chức hay cùng một nhóm của công ty nhằm trao đổi thông tin hoặc khen thưởng nội bộ công ty

- External meeting: là hoạt động hội thảo giữa công ty này với công ty khác nhằm trao đổi với nhau về việc hợp tác, đầu tư trong kinh doanh

và những phát minh mới Thời gian chuẩn bị cũng như quy mô của hoạt động gặp gỡ này nhỏ hơn Association meeting

Trang 7

Incentive tour: là hoạt động du lịch nhằm trao thưởng và khuyến khích tất cả các thành viên hoặc các người khác có quyền lợi hay công việc liên quan đến một công ty hoặc một tập đoàn, qua đó động viên các thành tích, thúc đẩy sự đoàn kết, gắn bó giữa các cá nhân với nhau và với công ty.

Trang 8

Convention tour: là loại hình du lịch kết hợp hoạt động hội nghị, hội thảo giữa những chuyên gia

có trình độ ngang nhau nhằm trao đổi thông tin với nhau Bao gồm 2 loại:

- Convention organized by member (hội nghị được

tổ chức bởi các thành viên luân phiên)

- Bid to host a convention (hội nghị do nước chủ nhà được lựa chọn đăng cai tổ chức)

Trang 9

Exhibition tour: là hoạt động du lịch kết hợp với việc giới thiệu hàng hóa và dịch vụ cho thị trường mục tiêu và những đối tượng có sự quan tâm qua đó quảng bá rộng rãi cho công chúng, bao gồm 2 loại:

- Trade show: là một cuộc triển lãm được tổ chức đặc biệt cho giới lãnh đạo kinh doanh

- Consumer show: là cuộc triển lãm nhằm giới thiệu cho người tiêu dùng sản phẩm, hàng hóa cũng như lợi ích khi sử dụng các sản phẩm, hàng hóa đó

Trang 10

Event tour: là hoạt động tổ chức các chương trình có quy mô, tầm cỡ không cố định và thu hút sự quan tâm, chú ý của một số lượng lớn các đối tượng khác nhau nhằm đạt được những mục đích cụ thể như xúc tiến, quảng bá hay tôn vinh giá trị nào đó…, thông qua đó cũng đạt được những mục tiêu về phát triển du lịch.

Trang 11

1.2 Đặc trưng của du lịch MICE

Khách du lịch MICE

- Thời gian lưu trú ngắn

- Đến từ nhiều quốc gia hoặc tổ chức khác nhau

- Đi theo đoàn với số lượng lớn

- Khả năng chi trả cao

- Có địa vị xã hội

- Có yêu cầu dịch vụ đặc biệt

Trang 12

Thiết kế chương trình du lịch cho khách MICE không tuân thủ nguyên tắc nào, mà phải đáp ứng mọi yêu cầu của đối tác

Du lịch MICE không chỉ đòi hỏi người tổ chức phải thể hiện được đặc trưng và mục đích của sự kiện

mà phải chuyển tải được cái hồn của điểm đến với

du khách

Trang 13

Các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của du lịch MICE:

Trang 14

1.3 Điều kiện ra đời và phát triển

Trang 15

1.4 Lợi ích của kinh doanh du lich MICE

Thu được hiệu quả kinh tế cao

Phát triển đội ngũ nhân lực du lịch

Nâng cao chất lượng và đa dạng hóa sản phẩm

du lịch

Xây dựng danh tiếng và thương hiệu

Thu hút các dự án đầu tư, phát triển hệ thống

cơ sở hạ tầng

Tăng số lượt khách

Tạo thêm nhiều việc làm

Trang 16

Những đối tượng khách hàng MICE

- Những cuộc họp

- Những hội chợ, triển lãm, gặp gỡ đối tác

- Những cuộc hội nghị, hội thảo chuyên đề

- Những hội nghị biểu dương, khen ngợi, những

chương trình du lịch khích lệ dành cho các đơn vị,

cá nhân có thành tích xuất sắc

- Những sự kiện, hội chợ, triển lãm

1.5 Những đối tượng và mục đích

của du lịch MICE

Trang 17

Mục đích của loại hình du lịch MICE

- Cung cấp thông tin về sản phẩm, công ty

Trang 18

2.1 Môi trường vĩ mô

Trang 19

Chương 2: Môi trường kinh doanh

du lịch MICE

Môi trường nhân khẩu

Sự bùng nổ dân số

Giảm tỷ lệ sinh

Gia tăng lượng công nhân viên chức

Sự dịch chuyển dân cư (từ nông thôn lên thành thị, từ miền núi xuống đồng bằng…)

Quy mô gia đình thay đổi (gia đình ít người là ít thế hệ)

Phụ nữ tham gia nhiều hơn vào công việc xã hội

và có vị trí nhất định trong tổng thu nhập của gia đình

Trang 20

du lịch MICE

Môi trường kinh tế

Tình hình kinh tế của thế giới

Giá cả ngoại tệ

Chính sách của nhà nước về giá cả…

Thu nhập của người dân

Trang 21

du lịch MICE

Môi trường văn hóa

Những giá trị văn hóa cốt lõi bền vững

Mỗi nền văn hóa đều bao gồm những nhánh văn hóa

Những giá trị văn hóa thứ yếu biến đổi theo thời gian

Các tinh hoa về văn hóa ( về vật thể và phi vật thể) do con người tạo ra

Trang 22

Trang 23

du lịch MICE

Môi trường công nghệ

Sự tăng tốc của việc thay đổi công nghệ

Những cơ hội đổi mới vô hạn

Thay đổi ngân sách nghiên cứu và phát triển

Quy định về thay đổi công nghệ ngày càng chặt chẽ

Ứng dụng khoa học công nghệ trong du lịch…

Trang 24

Trang 25

2.2 Môi trường vi mô

Bản thân doanh nghiệp

Trang 26

du lịch MICE

Bản thân doanh nghiệp

Mối liên hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty

Quy trình làm việc

Văn hóa doanh nghiệp

Trang 27

du lịch MICE

Nhà cung cấp

Gồm những ai?

Những tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng

Nên chọn bao nhiêu nhà cung ứng?

Quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng

…

Trang 28

Trang 29

du lịch MICE

Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh hiện tại

Cạnh tranh tiềm năng

Cạnh tranh của sản phẩm thay thế

Trang 30

du lịch MICE

Trung gian marketing

Trung gian phân phối: giúp doanh nghiệp thúc đẩy việc bán và phân phối sản phẩm

Các tổ chức truyền thông, các tổ chức quảng cáo,các công ty marketing chuyên nghiệp

Trung gian tài chính: tổ chức, cá nhân hỗ trợ về vốn, thực hiện các giao dịch, san sẻ rủi ro: ngân hàng, các doanh nghiệp tín dụng, các doanh nghiệp bảo hiểm

Trang 31

Công chúng trực tiếp địa phương

Quần chúng đông đảo

Công chúng trực tiếp nội bộ

Trang 32

Bộ phận sale & marketing

Bộ phận công nghệ thông tin

Bộ phận bảo vệ

Trang 33

Giai đoạn 1: Trước khi đoàn đến

Tổ nhận đặt phòng là những người đầu tiên tiếp xúc với khách qua văn bản (email, fax, thư) hoặc qua lời (điện thoại)

- Giới thiệu cho khách về sản phẩm phòng ngủ và dịch vụ khác

- Ghi nhận những yêu cầu cụ thể của đoàn khách

Trang 34

Báo cho trưởng bộ phận tiền sảnh, trao đổi nhanh với giám đốc marketing Để có những quyết định liên quan đến chính sách giá cũng như ưu đãi với đoàn khách này

Nhân viên tổ đặt phòng đưa các chi tiết trên vào máy vi tính và đưa vào biểu đồ xếp phòng và

đánh dấu số phòng đó không bán cho ai trong thời gian khách dự kiến đến

Gửi đến cho người đại diện “Thư xác nhận” cuộc đặt phòng kèm mã số đặt phòng

Trang 35

Tiếp đó, cứ mỗi tháng tổ nhận đặt phòng có văn thư thăm hỏi người đại diện đoàn khách

2 tháng trước khi diễn ra sự kiện, phải kết thúc các cuộc thương thảo và yêu cầu phía đoàn gửi văn bản xác nhận và đồng thời đóng tiến ứng trước

Trang 36

Trước khi đoàn đến 20 đến 10 ngày, tổ nhận đặt phòng gửi văn bản yêu cầu phía khách gửi cho khách sạn:

+ Danh sách của đoàn, danh sách ban tổ chức, danh sách đoàn tiền trạm (nếu có)

+ Khoảng 15 ngày trước khi đoàn đến, tổ nhận đặt phòng yêu cầu cung cấp bản photo hộ chiếu, hoặc visa, chứng minh nhân dân…

Trang 37

Giai đoạn 2: Khi đoàn đến

Công việc của giai đoạn này là nhiệm vụ của các

bộ phận: Giám đốc lễ tân – Giám đốc tiếp thị -

tổ hành lý – Tổ tiếp tân – Tổng đài điện thoại – cán bộ giao tế

Tổ sảnh phục vụ đoàn khách

Tổ tiếp tân phục vụ khách đến nhận phòng (check in)

Tổ tiếp tân làm việc với người đại diện đoàn MICE

Trang 38

Sau khi đoàn khách lên phòng

Báo cáo cho tổng đài, để họ đưa vào máy tính tên khách, số phòng của khách

Cập nhật hồ sơ khách vào sổ và máy tính

để sau này tính chi tiêu của từng khách

Hoàn tất hồ sơ để tối bộ phận bảo vệ sẽ báo công an phường (đăng ký tạm trú)

Báo cho bộ phận ẩm thực số lượng khách đoàn ăn sáng ngày hôm sau

Mở hồ sơ khách

Trang 39

Trưởng bộ phận tiền sảnh và đại diện marketing

Đứng tiếp đoàn, chào đoàn ngay từ cửa vào

Trao hoa cho trưởng đoàn, trao đổi danh thiếp, chúc đoàn

Mời đoàn dùng nước giải khát

Giúp đỡ, chăm sóc những thành viên yếu hoặc có yêu cầu

Giúp đỡ nhân viên tiếp tân nếu cần

Khi đoàn bắt đầu lên thang máy, đứng bên ngoài thang máy, chúc khách vui vẻ

Trang 40

Giai đoạn 3: Trong lúc đoàn lưu trú

Phần lớn công việc trong thời gian lưu trú được giao cho bộ phận phòng và bộ phận ẩm thực

Ngoài ra còn có các bộ phận sau tác nghiệp:

Trang 41

Chương trình thường gặp ở Việt Nam

Trang 42

Trình tự yêu cầu của một đoàn

đổi

Chuẩn bị phục vụ/ Theo dõi các thay

Các hoạt động theo kế hoạch

Các hoạt động theo kế hoạch Khách đến

Lưu hồ sơ

Không

Đồng ý

Không

Trang 43

3 Họp các bên liên quan

4 Đoàn đến

5 Chuẩn bị thanh toán

6 Tiễn khách

1 Bàn giao hồ sơ

2 Gửi thư cảm ơn

3 Giải quyết phàn nàn (nếu có)

4 Họp rút kinh nghiệm

5 Chăm sóc khách hàng

6 Lưu hồ sơ khách hàng

During event Post event

Trang 44

Sắp xếp bàn họp

Với HN –HT được tổ chức tại khách sạn thì việc sắp xếp bàn họp sẽ do bộ phận ẩm thực đảm nhiệm, nếu như ngoài khách sạn thì do điều phối viên sự kiện của trung tâm HT – HN đảm nhiệm Việc sắp xếp bàn họp tùy thuộc vào tính chất của HN –HT đó

Trang 45

Kiểu Theatre (Nhà hát)

Chỗ ngồi đối diện với sân khấu, bàn hội nghị hay diễn giả và không có bàn

Trang 46

Sắp xếp kiểu chữ U

Một loạt các bàn hội nghị được sắp xếp theo hình dạng của chữ U, với ghế xung quanh bên ngoài

Trang 47

Kiểu Calssroom (lớp học)

Dãy bàn hội nghị hướng lên sân khấu - thường

là có diễn giả, có không gian cho mọi người ghi chép

Trang 49

4.1 Nhận sự kiện và phát triển ý tưởng

4.2 Chuẩn bị tổ chức sự kiện

4.3 Triển khai tổ chức sự kiện

4.4 Đánh giá và rút kinh nghiệm

4.5 Huấn luyện lễ tân

Chương 4: Kỹ năng tổ chức sự kiện

Trang 50

4.1 Nhận sự kiện và phát triển ý tưởng

4.1.1 Concept

 Concept được định nghĩ là Ý tưởng chủ đạo (Main Idea, core idea), tức là ý tưởng đi xuyên suốt trong chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình

 Từ Concept, người ta phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác như ý tưởng về thiết kế, ý tưởng

về xây dựng hoạt động giải trí, ý tưởng về quà tặng nhưng phải đảm bảo những ý tưởng đó làm tôn lên Concept

Trang 51

4.1.2 Theme

 Theme (chủ đề) là diện mạo của sự kiện bao hàm tất cả những gì liên quan đến phần nhìn như cách trang trí, set

up, màu sắc, bố cục trong sự kiện.

 Concept hay Theme tất cả đều phải được hình thành trên những thông tin cơ bản về đặc điểm thông điệp của sản phẩm, đối tượng dòng sản phẩm hướng đến và mục tiêu truyền thông của sự kiện

 Concept là xương sống, các ý tưởng con là những xương sườn còn Theme là bộ da Như vậy Theme là cái trực quan, đập vào mắt người tham dự còn Concept thì phải thông qua những gì diễn ra ở Event làm cho người tham

dự cảm nhận được nó

Trang 52

Để suy nghĩ ra Concept và Theme cho sự kiện, chúng

ta có thể sử dụng phương pháp Brainstorm (công não):

 Công não là gì?

 Phương pháp thực hiện?

 Nội dung chính của sự kiện: Đọc diễn văn, giao lưu khách mời, giới thiệu sản phẩm, các hoạt động tương tác

 Bế mạc sự kiện

Trang 53

4.1.3 Nội dung sự kiện

4.1.3.1 Thiết kế nội dung sự kiện

• Lý do của sự kiện

• Kết quả mong muốn sau khi kết thúc sự kiện

• Giới thiệu khách mời

Khai mạc

• Đọc diễn văn

• Giao lưu khách mời

• Giới thiệu sản phẩm, các hoạt động tương tác

Nội dung chính

• Chào khách

• Tiễn khách

Bế mạc sự kiện

Trang 54

4.1.3.2 Viết lời dẫn chương trình, soạn câu hỏi giao lưu

 Yêu cầu với lời dẫn

 Yêu cầu với câu hỏi giao lưu

Trang 55

4.2 Chuẩn bị tổ chức sự kiện

4.2.1 Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức phải đảm bảo các yếu tố:

 Vị trí trung tâm, thuận tiện cho khách mời

 Đảm bảo được đầy đủ trang thiết bị cần thiết

 Sức chứa, bãi gửi xe, …

=> Tùy tính chất sự kiện sẽ chọn vị trí phù hợp và theo yêu cầu của nhà đầu tư

Trang 56

4.2.2 Tuyền truyền trước sự kiện

 Mục đích của việc tuyên truyền

 Phương tiện tuyên truyền

Trang 57

4.2.3 Chuẩn bị các hoạt động tương tác trong hội nghị

Trang 58

4.2.4 Quà tặng, tài liệu

 Hình thức quà tặng, tài liệu

 Thời gian tặng quà và gửi tài liệu hợp lý?

 Mục đích của việc tặng quà và tài liệu

Trang 59

4.2.5 Bố trí, sắp xếp bên trong nơi tổ chức sự kiện

 Chỉ dẫn lối vào

 Sân khấu

 Ghế khách danh dự

 Ghế khách mời

 Cách bố trí bàn ghế (phụ thuộc vào sự kiện)

Trang 60

4.2.6 Bố trí sắp xếp bên ngoài nơi tổ chức sự kiện

Trang 61

4.2.7 Thiết kế thư mời và gửi thư mời

 Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm

 Phong bì hồi âm (tùy chọn)

Trang 62

4.3 Triển khai tổ chức sự kiện

Trang 63

4.3.2 Khai mạc sự kiện

 Hoạt động tương tác trong sự kiện => Thảo luận

 MC giới thiệu sự kiện

 Đại diện nhà đầu tư sự kiện tuyên bố lý do sự kiện (Cũng có thể do MC đảm nhiệm) => thực hành

 MC (đại diện nhà đầu tư sự kiện) xướng danh

khách mời danh dự và khách khác

Trang 64

4.3.3 Nội dung chính của sự kiện

 Căn cứ vào từng loại sự kiện khác nhau, đơn vị tổ chức sự kiện phối hợp với nhà đầu tư sự kiến sẽ có

kế hoạch về các nội dung trong sự kiện đó

Trang 65

4.3.4 Tiệc trà trong sự kiện

 Gồm các loại đồ uống như trà, cà phê, ca cao và thức ăn nhẹ

 Hình thức là đứng để thưởng thức

 Có thể được phục vụ trước sự kiện, giữa sự kiện, trong quá trình diễn ra sự kiện, phụ thuộc vào tính chất sự kiện

Tiêu đề	Bài Giảng Quản Trị Du Lịch Mice - + M - Meeting (Hội Họp, Gặp Gỡ)+ I - Incentives (Khen Thưởng, Động Viên) + C - Conferences (Hội Nghị, Đại Hội) + E - Events (Sự Kiện, Triển Lãm)
Trường học	Trường Đại Học Du lịch Hà Nội
Chuyên ngành	Quản Trị Du Lịch MICE
Thể loại	Bài giảng
Năm xuất bản	2024
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	95
Dung lượng	828,69 KB