Bài Tập Lớn - Quản Trị Sự Kiện - Đề Tài - Tổ Chức Hội Thảo Chuyên Ngành Phát Triển Du Lịch Biển Đà Nẵng 2017 Với Tên - Đà Nẵng- Biển Gọi .Docx

I Thông tin chung về sự kiện 1 Tên sự kiện Tổ chức hội thảo chuyên ngành phát triển du lịch biển Đà Nẵng 2017 với tên " Đà Nẵng Biển gọi " 2 Loại hình sự kiện Hội Thảo 3 Chủ sự kiện Sở du lịch TP Đà N[.]

I Thông tin chung về sự kiện

1 Tên sự kiện:

Tổ chức hội thảo chuyên ngành phát triển du lịch biển Đà Nẵng 2017 với tên:

" Đà Nẵng- Biển gọi."

2 Loại hình sự kiện: Hội Thảo

3 Chủ sự kiện: Sở du lịch TP Đà Nẵng

4 Đơn vị tổ chức sự kiện: Khách sạn Brilliant Đà Nẵng

II Giai đoạn chuẩn bị

1 Ý tưởng lựa chọn đề tài

Đà Nẵng là một trong những thành phố có tốc độ tăng trưởng du lịch và kinh

tế nhanh nhất trong cả nước Đáng tự hào là thương hiệu du lịch được biết đến với nhiều điểm đến hấp dẫn được bạn bè và du khách quốc tế đánh giá cao Đà Nẵng

sở hữu những bãi biển với bờ cát trắng trải dài, nước biển xanh trong thích hợp cho những chuyến du lịch biển ưng ý cùng hàng loạt các sự kiện du lịch biển nổi trội như: Điểm hẹn mùa hè, đua thuyền Kyatt, nhảy dù, lướt sóng, được tổ chức thường niên từ tháng 3 kéo dài cho đến tháng 8 hằng năm Đây cũng là dịp gặp gỡ giữa người bán và người mua quốc tế, khách tham quan thương mại và công chúng

để giới thiệu sản phẩm dịch vụ du lịch, các sản phẩm du lịch nghỉ dưỡng cao cấp, MICE, các loại hình dịch vụ thể thao giải trí biển

Sự kiện được tổ chức nhằm tìm ra những hướng đi mới làm kích cầu thị trường du lịch, đặc biệt ngành du lịch biển Tìm ra các giải pháp thu hút du khách quốc tế vào Đà Nẵng nói riêng và khu vực miền Trung Việt Nam nói chung Mục

đích cuối cùng của sự kiện này là hướng đến, mong muốn những tầm nhìn mới trong việc phát triển du lịch biển - Đà Nẵng lớn mạnh về lâu về dài

2 Chủ đề sự kiện

Hội thảo chuyên ngành phát triển du lịch biển Đà Nẵng 2017 với tên gọi:

"ĐÀ NẴNG - BIỂN GỌI"

3 Đối tượng khách tham dự

Thành phần khách mời: vì sự kiện mang tầm thành phố nên khách mời chủ

yếu là Trung tâm xúc tiến du lịch Đà Nẵng và Sở văn hoá thể thao và du lịch thành phố Đà Nẵng

- Khách VIP:

+ Đại diện sở du lịch Đà Nẵng

+ Đại diện trung tâm xúc tiến du lịch Đà Nẵng

+ Chuyên gia tham luận

+Ông Huỳnh Đức Thơ chủ tịch ủy ban nhân dân TP Đà Nẵng

+Đại diện Sở văn hóa thể thao Đà Nẵng

+ Đại diện các nhà tài trợ cho chương trình sự kiện

- Khách mục tiêu:

+Đại diện các doanh nghiệp lưu trú: Intercon, Hyatt, Pullman, Furama

+ Đại diện các doanh nghiệp lữ hành: Sài Gòn Tourism, Công ty du lịch Đà Nẵng, Vitour,

+ Các chuyên gia, diễn dã về du lịch.

+ Các giáo sư, tiến sĩ, giảng viên có hoạt động liên quan đến du lịch

- Về phía truyền thông:

+ Kênh truyền hình: DVTV, VTV3

+ Báo: Báo du lịch, vnexpress và một số báo khác…

Tổng số khách mời dự kiến: 200 khách mời.

Trong đó hồ sơ một số khách trực tiếp tham gia tham luận trong hội thảo như:

Vinh

GĐ sở DL ĐN Chủ trị sự kiện - phát

biểu khai mạc, bế mạc

VP Sở DL ĐN

Thơ

tp.ĐN

Hồng Hạnh

giá tình hình DL biển

VP Sở DL ĐN

6 TS Hồng Yến Trưởng khoa quản trị DL &

KS ĐH San Jos (Hoa Kì)

Tham gia trao đổi thảo luận

ĐH San Jos

7 Trần Thị Cảnh Phó GĐ hành chính The Nam

Hải resort

Tóm tắt, đánh giá tình hình chung

Resort The Nam Hải

Thắng

Cán bộ quản lý phát triển nguồn nhân lực trong DL

Nêu mô hình & kế hoạch phát triển DL biển ĐN

0905.133xxx

Văn Hùng

Phó viện trưởng viện nghiên cứu và phát triển VH - XH ĐN

Nêu Ý kiến, giải pháp 0511.123xxx

4 Thư mời

 Kích thước:

 Thư: (18(9cm*2)*16) cm

 Bì thư (ngang): (11*18)cm

+Mặt ngoài thư mời

+ Mặt trong thư mời

SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

THƯ MỜI

THAM DỰ HỘI THẢO

HỘI THẢO CHUYÊN NGÀNH PHÁT TRIỂN DU LỊCH BIỂNĐÀ NẴNG

SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Trân trọng kính mời

Đến tham dự : " Hội thảo chuyên ngành

phát triển du lịch biển"

Thành phần: Sở DL Đà Nẵng, chủ tịch

ủy ban nhân dân TP Đà Nẵng, Đại diện trung tâm xúc tiến DL Đà Nẵng, Sở văn hóa - thể thao Đà Nẵng, đại diện các doanh nghiệp, Báo thanh niên, báo

Chương trình hội thảo

7h30- 8h00: Đón tiếp và khai mạc

8h00-8h30: Thực trạng , nguyên

nhân và giải pháp dưới phát biểu

của đại biểu

8h30-9h30: Trao đổi và thảo luận

9h30-9h50:Giải lao (tiệc trà)

+ Vỏ bì thư

+ yêu cầu khi in ấn:

 Nội dung in đúng như thiết kế ở trên

 Số lượng: số lượng khách dự kiến là 200 vì thế ta nên in nhiều hơn khoản 220 thư mời để phòng ngừa các sự cố sai sót

 Đảm bảo hoàn thành thiết kế và in ấn đúng thời gian hoạch định trước đó

4 Nội dung chương trình

 7h30-7h45: Đón tiếp khách mời

 7h45-8h00: Văn nghệ chào mừng, khai mạc

 8h-8h5: Phát biểu của chủ tọa

SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Kính gửi:

Địa chỉ: 102 Lê Lợi, Hải Châu, Đà Nẵng, Việt Nam

Điện thoại:0511 3821 203

 8h05-8h10: Phát biểu đề dẫn hội thảo

 8h10-8h20: Báo cáo, đánh giá tình hình du lịch biển trong thời gian qua

 8h20-8h30: Thực trạng , nguyên nhân dưới phát biểu của đại biểu

 8h30-8h45: Tóm tắt , đánh giá tình hình chung

 8h45-9h30: Trao đổi và thảo luận

 9h30-9h50: Giải lao (tiệc trà)

 9h50-10h10: Ý kiến,giải pháp của chuyên gia

 10h10-10h35: Mô hình và kế hoạch phát triển du lịch biển trong những năm tới

 10h35-11h30: Thảo luận-kết luận

 11h30: Chủ tọa tuyên bố bế mạc

5 Lịch trình tổ chức sự kiện

Biểu đồ Gant biểu thị tiến độ công việc

Công việc Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tháng 1

11111 222222 333333 444444 111111 222222 333333 444444 111111 122222 333333 444444 111111 222222 333333 Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Họp phân công cv

Dự trù kinh phí

Lên kế hoạch danh sách khách mời

Khảo sát địa điểm

Book địa điểm

Thiết kế layout, thiệp mời

Đốc thúc công việc

Lên list các thứ cần mua

Thiết kế các thứ

Đưa thông tin lên website

In ấn

Liên hệ nhà tài trợ

Chốt danh sách khách mời

Chốt ngân sách dự kiến

Truyền thông sự kiện

Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, tài liệu

Gửi thư mời

Liên lạc lại khách mời để nhắc nhở

Chạy thử chương trình

Diễn ra sự kiện

Kết thúc hội thảo, kiểm tra, truyền

thông sau sự kiện

6 Mô tả công việc cụ thể

Trước sự kiện

• Khảo sát địa điểm (đến hội trường brilliant xem xét chi tiết, cụ thể về vật chất, không gian, ánh sáng, sức chứa)

• Xin giấy phép tổ chức hội thảo (đến sở VHTTDL và các cơ quan liên quan quan để xin giấy phéo tổ chức hội thảo)

• Dàn dựng lắp đặt sân khấu (hội trường thuộc phía khách sạn nên bàn bạc và nêu ý tưởng, sáng kiến của mình với phía bên tổ chức dàn dựng của khách sạn brilliant)

• Truyền thông cho chương trình (đăng thông tin của sự kiện lên các bản tin thời sự địa phương và trên các báo, quảng cáo)

• Phương tiện đi lại cho khách mời (hợp đồng trước với hãng taxi và đặt trước vé máy bay để đưa đón các đại biểu quan trọng)

Trong sự kiện

• Đón tiếp đại biểu (chuẩn bị băng-rôn, lãng hoa, tranh ảnh trang trí trước sảnh khách sạn và hội trường)

• Điều khiển dẫn chương trình hội thảo (hợp đồng với MC lên kế hoạch chi tiết để chạy chương trình)

• Chương trình văn nghệ đầu giờ và giữa giờ của hội thảo (mời ca sĩ, diễn viên nghiệp dư của địa phương hoặc nghệ sĩ mới nổi)

• Tiệc ngọt trong giờ giải lao 20 phút của chương trình (chuẩn bị một lượng bánh ngọt, thức ăn nhẹ, trà, nước suối, và 1 số thức uống giải khát đủ dùng cho lượng khách tham dự)

• Liên hệ phía bên khách sạn về phía nhân sự phục vụ trong hoạt động

ăn uống nhẹ này(sử dụng nhân viên của khách sạn)

Sau sự kiện

• Chuẩn bị hoa và quà cho các đại biểu quan trọng của sự kiện

• Quà tặng liên quan đến biển hoặc biểu tượng gắn với tp Đà Nẵng

• Truyền thông của hội thảo sau sự kiện này( lên báo, thời sự, băng-rôn tuyên truyền….)

• Tổng kết, thanh toán các chi phí cho các dịch vụ, công ty có liên quan,

hỗ trợ cho sự kiện được diễn ra (người chịu trách nhiệm về việc tổng kết các khoản thường là thủ quỹ hoặc kế toán của nhóm sự kiện)

7 Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

a Thời gian

Hội thảo sẽ được tổ chức trong 1 ngày , ngày 22 tháng 1 năm 2017, bắt đầu vào lúc 7h00-11h30

b Địa điểm

Vì sự kiện của chúng tôi là một cuộc hội thảo chuyên ngành về du lịch nên

chúng tôi chọn địa điểm tổ chức tại khách sạn Brilliant Đà Nẵng Khách sạn Brilliant sở hữu một vị trí đắc địa trên con đường Bạch Đằng dọc theo bờ sông.

Đây là con đường đẹp nhất trung tâm thành phố Đà Nẵng chỉ cách sân bay Quốc tế

10 phút Kề cận Trung tâm Hành chính, nhà thờ Con Gà, Cổ viện Chàm, chợ Hàn, các trung tâm mua sắm, nhà hàng và quán bar nhộn nhịp

Brilliant có Ballroom I là kháng phòng hội nghị lớn, tích hợp sân khấu hiện

đại với hệ thống âm thanh, ánh sáng tiên tiến, cùng kiến trúc độc đáo kết hợp kính chống nhiệt trong suốt trực diện sông Hàn

Phòng họp Ballroom I sẽ mang đến một không gian mới, tinh tế, nhưng cũng không kém phần sang trọng Khán phòng lớn của khách sạn có sức chứa lên đến

220 khách cho các buổi hội nghị, và tiệc chiêu đãi long trọng

8 Bố trí không gian sự kiện

Sơ đồ không gian tổ chức sự kiện

3

6

5

1

2

4

7

10

12 8

1 1

1- Sân khấu 2- Bàn dành cho các thành viên chủ trì hội thảo 3- Backdrop sân khấu

4- Bục thuyết trình 5- Màn hình máy chiếu 6- Lẵng hoa

7- Bàn khách VIP 8- Cổng ra vào 9- WC 10- Backdrop cổng và banner

11- Bàn trang trí, đón tiếp

• Backdrop sân khấu:

- Đây là một hội nghị lớn mang tính chất trang trọng

- Phông nền màu xanh phù hợp với chủ đề của hội thảo

- Trên backdrop thể hiên được đơn vị tổ chức, tên sự kiện và ngày diễn ra

sự kiện

• Backdrop cổng:

- Tạo cho khách tính thẩm mỹ khi có phông nền để chụp ảnh kỉ niệm

- Nó còn là yếu tố để quảng cáo sự kiện rộng rãi đến mọi người

• Bàn đón tiếp:

+ Quà tặng: chuẩn bị những cuốn kỷ yếu phát cho khách khi khách rời sự kiện Trong đó, một số nội dung mà các diễn giả lên phát biểu để họ xem như là là tư liệu rất bổ ích

+ Sổ để khách kí tên xác nhận

+ Khung ảnh mang ý nghĩa nội dung về biển

SỞ DU LỊCH ĐÀ

NẴNG

HỘI THẢO PHÁT TRIỂN DU LỊCH

BIỂN

Đà nẵng, tháng 1/2017

“ĐÀ N Ẵ NG-BI Ể N GỌI”

+ Hoa tươi

+ Vài ly thủy tinh to đựng cát và vỏ sò phía trong

9 Hoạt động và dịch vụ

a Diễn giả

 Hợp đồng với diễn giả

+ Thời gian: 30/10/2016

+ Hình thức thanh toán: bằng tiền mặt

+ Trách nhiệm của diễn giả: làm đúng theo hợp đồng đã kí với nhà tổ chức như: đi đúng giờ, chuẩn bị bài nói trong sự kiện, trang phục tác phong chỉnh tề, lịch sự (vest + caravat + giày đen),

b Đưa đón khách tham dự sự kiện

Xe 4 chỗ: thuê xe và tài xế kèm theo Đưa đón khách từ sân bay đến sự kiện

và ngược lại

Chất lượng xe: dạng xe công vụ bình thường

Thời gian phục vụ: bắt đầu đưa đón khách từ 6h - 1h chiều

Yêu cầu: có mặt đúng giờ, lái xe năng động nhiệt tình

c Phục vụ ăn uống, lưu trú cho sự kiện

Hợp đồng với khách sạn

+ Thời gian: 15/12/2016

+ Theo đó bên phía khách sạn sẽ chuẩn bị trước các món ăn đồ uống cho tiệc trà diễn ra trong sự kiện

+ Bố trí nhân viên phục vụ nhiệt tình chu đáo, đầy đủ số lượng theo yêu cầu của nhà tổ chức

10.Kế hoạch truyền thông

Cần định ra các công cụ truyền thông chủ yếu và công cụ sẽ sử dụng cho kế hoạch sự kiện Một số kênh thường được sử dụng và công cụ tương ứng la:

 Phát sóng trên trực tiếp trên kênh DVTV

 Tin tức sự kiện sẽ được nhắc đến trên kênh VTV3

 Được các báo đăng tải tin tức như Vn.express, báo du lịch, báo dân trí Đà Nẵng,

Thời gian triển khai thực hiện hoạt động truyền thông cho sự kiện từ đầu tháng 10 cho đến ngày tổ chức sự kiện

11 Kêu gọi tài trợ

a Danh sách các đơn vị tài trợ

ST

T

Danh vị nhà tài trợ Số tiền tài trợ Tên nhà tài trợ

1 Nhà tài trợ Kim

Cương

50,000,000 Công ty cổ phần Du lịch Đà

Nẵng –DANATOURS

2 Nhà tài trợ Vàng 25,000,000 Công ty CP dịch vụ DL ĐN

3 Nhà tài trợ địa

điểm sân khấu

Tài trợ hiện vật Khách sạn Brilliant Đà Nẵng

b Nội dung hồ sơ tài trợ

Để có được sự tài trợ từ các doanh nghiệp Chúng tôi đã thiết lập một hồ sơ mời tài gồm các nội dung sau:

Đà nẵng, ngày 8 tháng 11 năm 2016

12.Dự toán ngân sách

lượng

Đơn giá (VNĐ)

Thành tiền (VNĐ)

Nhân viên PV tiệc trà Ngày công/ người 12 100.000 1.200.000 Người dẫn chương

trình

Nhân viên âm thanh + ánh sáng

Phiên dịch viên Ngày công/ người 1 2.000.000 2.000.000

2 Chi phí trang trí & quảng cáo

Chi phí khác 1.000.000

Tiệc trà Con số ước tính cho mỗi người 1 ly trà nóng 500.000

Thuê xe đưa đón khách đặc biệt

13.Thực hiện sự kiện

 Bố trí nhân sự

 Điều hành đón tiếp và xác nhận khách tham dự: Để kiểm soát số lượng khách đến tham dự sự kiện ban tổ chức sẽ cho khách kí tên để xác nhận được mời

và được đeo một thẻ thành viên khi đi vào hội trường

 Điều hành theo kịch bản sự kiện

 Xử lý tình huống

 Khảo sát ý kiến và sự hài lòng của khách tham dự dự kiện: trước khi kết thúc

sự kiện cho nhân viên phát phiếu khảo sát cho khách để khách đánh giá về sự kiện

14.Dự phòng các sự cố có thể xảy ra

STT Dạng sự cố Hướng giải quyết

Trước sự kiện Trong sự kiện

1 Khách đến quá ít hoặc

quá nhiều

-Xác định lại số lượng khách tham dự sự kiện trước 1 tuần

-Gọi điện nhắc nhở khách mời tham gia sự kiện

2 Cháy nổ, hỏa hoạn -Khảo sát kỹ lại địa điểm, các

lối thoát hiểm, trang bị một

số trang thiết bị, dụng cụ phòng cháy chữa cháy, nhân viên sơ cứu

-Cho khách thoát hiểm,

sử dụng dụng cụ chữa cháy…

3 Trục trặc về các trang

thiết bị

-Cho chạy thử chương trình, chuẩn bị nhân viên kỹ thuật kịp thời sửa chữa

-Cho nhân viên kỹ thuật sữa chữa nhanh chóng và cáo lỗi với khách

4 Xảy ra tranh cãi, ẩu đả,

gây mất trật tự

-Kiểm tra an ninh xung quanh, và bố trí lực lượng an ninh kỹ càng

-Cho bộ phận an ninh nhanh chóng giải quyết -Liên hệ công an nếu cần thiết

5 Mất điện -Dự phòng các máy nổ, xăng

dầu, nhân viên hỗ trợ…

-Cho chạy máy nổ

6 Sự phối hợp không

đồng bộ giữa các bộ phận

-Cho chạy thử chương trình trước 2 ngày, tìm ra những sự chưa đồng đều và biện pháp

xử lý

-Nhanh chóng liên kết các bộ phận với nhau

ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

1 Thái Thị Thận 1920715907 - dự toán ngân sách, hoạt động dịch

vụ, lịch trình tổ chức, thiệp mời

- tổng hợp, slide

95%

2 Trương Hoàng Minh Quân 020715622 -Lịch trình tổ chức, ý tưởng 80%

3 Nguyễn Doãn Như Thảo 2020716763 - Lịch trình, mô tả công việc 90%

4 Nguyễn Thị Như Hiền 2020713689 - mô tả công việc, dự phòng sự cố 90%

5 Phạm Minh Thanh 1921123169 -Thiết kế thiệp, lịch trình 88%

6 Trần Thị Lan 1820326107 - tài trợ, đôi tượng tham dự, thực hiện

sk

93%

7 Nguyễn Thị Minh Hiếu 1920715701 - mô tả công việc, dự phòng sự cố 90%

8 Trương Thị Mỹ An 1920716004 - Chủ đề, nội dung CT,truyền thông 90%

9 Trần Thị Thanh Thủy 1920514079 - mô tả cv, thời gian, địa điểm 89%

10 Hồ Phương Trang 1920715919 - Thời gian, địa điểm, hoạt động và

dịch vụ

85%

11 Hoàng Duy Khánh 1921715912 - Back- drop, hoạt động và dịch vụ 88%

12 Nguyễn Thị Lương Nhi 1920718501 - Bố trí không gian, thuyết trình 85% 13

14