Tiểu Luận - Quản Trị Sự Kiện - Đề Tài - Tổ Chức Sự Kiện Ra Mắt Sản Phẩm Mới Tour Costa Victoria 5 Sao Cao Cấp Của Công Ty Dịch Vụ Lữ Hành Saigontourist.docx

Qu n tr s ki nản trị sự kiện ị sự kiện ự kiện ện Đề bài Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới của một công ty du lịch Sự kiện ra mắt sản phẩm mới Tour Costa Victoria 5 sao cao cấp Thời gian 7h30 ngày 17[.]

Đề bài : Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới của một công ty du lịch

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới Tour Costa Victoria 5 sao cao cấp

Thời gian : 7h30 ngày 17 tháng 09 năm 2016

Địa điểm : Khu vực cảng Đà nẵng đối diện khách sạn Novotel 36 Bạch Đằng, quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng

Lời Mở đầu

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, khi sản phẩm ngày càng đa dạng và phong phú, người tiêu dùng luôn đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau Họ đăgặp

khó khăn trong việc phân biệt và đánh giá sản phẩm Các doanh nghiệp luôn t́ìmcách tạo một h́ình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm của ḿnh nhằm đem lại h́ìnhảnh đẹp dễ đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ t́ìm cách đưa thươnghiệu vào nhận thức của khách hàng Các doanh nghiệp định vị và quảng cáothươnghiệu của ḿnh bằng nhiều cách : thông qua quảng cáo, - Public Relation –

PR hoặc các h́ình thức truyền thông khác với mục tiêu chung là làm thế nào đểđưa thươnghiệu vào tâm trí khách hàng

Trong số những h́ình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện nay,quảng cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như băo ḥa th́ PR là phương pháp màcác doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ư PR có ảnh hưởng tích cực trong việcquảng bá h́nh ảnh thương hiệu với các chương tŕnh hành động được thiết kế vàhoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm có được sự thừa nhận của công chúng và thông tin

đến họ những hoạt động của doanh nghiệp

Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event - tổ chức sự kiện - một công cụđang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệucủa ḿnh Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận Bêncạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu th́ đó cũng là cách rất hiệuquả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng , nhất là đối với kháchhàng mục tiêu

Ý tưởng sự kiện

Tổ chức sự kiện giới thiệu ra mắt sản phẩm mới đến người tiêu dùng là một sựkiện nhằm làm tôn vinh sản phẩm mới của mình và thể hiện sự tôn trọng kháchhàng và sản phẩm mới một cách trang trọng nhất Mỗi công ty có thể có nhiều sảnphẩm, mỗi sản phẩm đôi khi lại có một thông điệp riêng, chính bởi vậy, với cáccông ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, lễ giới thiệu sản phẩm mới sẽ phải nêu bậtđược thông điệp của sản phẩm và thông điệp của nhà sản xuất gửi gắm trong sảnphẩm mới lần này mà không làm khách hàng cảm thấy nhàm chán hoặc bị lẫn lộnvới nhiều sản phẩm khác của cùng công ty hoặc sản phẩm trên thị trường.Hơnnữa,thành phô Đà Nẵng nổi tiếng là thành phố biển nên chọn sản phẩm tàu du lịchcũng góp phần quảng bá cho du lịch tại thành phố biển Đà Nẵng.Tổ chức sự kiệnngoài trời thì người thiết kế có thể không bị giới hạn về chiều cao sân khấu Hệthống âm thanh ánh sáng phải có công suất lớn hơn đảm bảo cho không gian rộnglớn bên ngoài nhưng cần dự phòng các sự cố về thời tiết Tông màu xanh da trời-trắng thể hiện sự gần gủi, thân hiện, hài hòa với màu nước biển trong xanh.Để một

lễ ra mắt dòng sản phẩm mới thành công không thể thiếu đội ngũ nhân sự xinh đẹp,nóng bỏng đó chính là các cô lễ tân xinh đẹp.Với các bạn PG chuyên nghiệp, cókinh nghiệm và khả năng giao tiếp, giới thiệu sản phẩm mới đến quý khách hàng

Với một chương trình ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp, có kế hoạch và sự đầu tưtoàn diện thì cần sự góp mặt của các tiết mục trình diễn của các ca sỹ, nhóm nhảy,nhóm múa hay đặc biệt hơn và sự góp mặt của một giọng nói ngọt ngào, truyềncảm của các bạn MC nam nữ Đội ngũ nhân sự chính, góp phần tích cực tạo nênnhững điểm nhấn ấn tượng cho sự kiện mà công ty tổ chức Chương trình có hoạtđộng trải nghiệm sản phẳm giúp người tham dự trải nghiệm cảm xúc cá nhân tậnmắt chứng kiến, cảm nhận trực tiếp, ghi nhớ tạo ấn tượng về sản phẩm.Cũng qua

sự kiện này,góp phần quảng cáo về hình ảnh công ty và các doanh nghiệp tài trợ

Đối tượng tham gia: UBND thành phố Đà Nẵng, sở tài nguyên du lịch thành phố

Đà Nẵng, đại diện khách sạn nổi tiếng, các công ty du lịch trong ngành, kháchhàng thân thiết và khách hàng tiềm năng của saigontourist

Nhà tài trợ:Nhà tài trợ Kim Cương: Công ty Dịch vụ lữ hành Saigontourist

Nhà tài trợ vàng: Công ty du lịch Đà Nẵng Xanh

Nhà tài trợ bạc: Công ty TNHH nước giải khát Coca-Cola Việt Nam tại TP ĐàNẵng

 Lợi ích của nhà tài trợ: Là cơ hội để quảng cáo, truyền thông rộng rãi vềdoanh nghiệp

 Song hành cùng sự kiện trên các phương tiện truyền thông

 Xuất hiện thương hiệu trên các vật phẩm tuyên truyền, quảng cáo, tài liệu

 Phát hàng mẫu

 Trưng bày sản phẩm

 Bán hàng

 Truyền thông về nhà tài trợ miễn phí trên báo đài bảo trợ truyền thông hoặcbáo nào khác dưới dạng bài PR, banner miễn phí

 Làm khảo sát, thăm dò

 Được chia sẻ database người tham gia sự kiện

I/ Xây dựng nội dung chương trình

1/ Kịch bản chương trình

07h30 : Đón khách

08h00 : Chương trình ca nhạc

08h20 : Giới thiệu đại biểu, khai mạc sự kiện

08h40 : Tuyên bố lí do – giới thiệu về sản phẩm

09h15 : Trải nghiệm trên du thuyền – Tiệc trà

10h00 : Chương trình bốc thăm trúng thưởng

10h30 : Bế mạc chương trình

2/ Tiến độ công việc

TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC

Giai đoạn 1 : Chuẩn bị sơ bộ

Họp phân công công việc x

Dự trù kinh phí x x x

Khảo sát địa điểm x x

Chốt địa điểm x

lên danh sách khách mời x x

thiết kế thiệp x x x x

lên danh sách các thứ cần mua, thuê x x x

đốc thúc nhân viên x x x x x x x x x x x x x x x Giai đoạn 2 : Chuẩn bị

Sáng tạo và thiết kế địa điểm, sân khấu x x x

thiết kế các thứ ( voucher … ) x x x x x x x

In ấn các thứ x x x x

Mua các thứ trong danh sách x x x

Đưa thông tin lên trang web x x x x x

Liên hệ nhà tài trợ x x x x

Gửi mail cho khách x x x

Thuê âm thanh, ánh sáng, máy chiếu … x x x x x

Chuẩn bị quà tặng x x

Thuê Mc, ca sĩ, nhóm nhảy x x x x x

Bài phát biểu x x x x

Trang trí du thuyền, khu vực sân khấu x x x

Lên menu thức ăn, đồ uống x x x

Chuẩn bị chương trình bốc thăm x x x

Người gửi thiệp x x x x

Giai đoạn 3 : Chạy chương trình

Kiểm tra việc in ấn các tài liệu cần thiết x

Tập dợt văn nghệ x x x x x

Gửi thiệp mời x x x

Xác nhận lại danh sách khách mời x

In danh sách khách mời x

Kiểm tra âm thanh, ánh sáng x x x Chạy thử chương trình x

3/ Mô tả công viêc

Giai đoạn 1 : chuẩn bị công việc sơ bộ

- Tham khảo các địa điểm mà khách hàng đề xuất, xem xét tính phù hợp vànhững ưu/khuyết điểm của địa điểm Từ đây có thể tiến hành ký một cam kếttạm thời với người cho thuê địa điểm

- Nhận danh sách khách mời từ khách hàng, sắp xếp sơ bộ về phương tiện,cách thức, thời gian di chuyển (ví dụ khách mời ở xa sẽ đi máy bay, thờigian trước sự kiện 1 ngày và khách mời ở gần thì di chuyển bằng xe và ướctính thời gian họ đến nơi) để có cơ sở làm việc với các nhà ung cấp như xe

cộ, địa điểm ăn ở

- Ký các hợp đồng cần thiết với nhà cung cấp Tìm hiểu thông tin về cáckhách mời trong sự kiện để đưa ra các nội dung sự kiện như kịch bản, cáchoạt động phù hợp cho chương trình

- Hoàn thành các mẫu thiết kế, tư vấn và yêu cầu xác nhận từ khách hàng Saukhi được xác nhận, chuyển cho nhà cung cấp thực hiện những hạng mục cơbản như khung sân khấu, hệ thống đèn hoặc trangtrí

- Hoàn thành kịch bản, nội dung chương trình Triển khai các hạng mục như

- Mời tất cả các nhà cung cấp như âm thanh ánh sáng, nhân sự phục vụ sựkiện, cộng sự và cả khách hàng rehearsal trước ngày sự kiện chính thức diễnra.

a HỌP PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Event planner:

- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lí toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạchcho đến các hạng mục sản xuất , các hạng mục thuê mướn và quản lí rủi ro,phân công nhân sự và nhửng vấn đề sau sự kiện

Event leaer/project manager

- Người sẽ thực hiện theo kế hoạch và điều phồi chương trình thuê mướn địađiểm,thuê mướn, thõa thuận với các suppliers về âm thanh ánh sang về sảnxuất…

Event supervisor

- Sẽ quản lí theo từng hạng mục trong event, điều phối tiệc, quản lí PG, phụtrách truyền thông

Event executive (nhân viên)

- Sẽ thực hiện theo mọi chĩ đạocủa even planner

Cộng tác viên

- Thuê them dể chạy thời vụ theo chương trình, nhừng công việc linh tinh phátsinh

Bộ phận sản xuất – kĩ thuật

- Có nhiệm vụ đưa ý tưỡng thành hiện thực, tháo dỡ lắp dặt hoặc giám sát cơ

sỡ vật chất cho toàn bộ sự kiện (hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, điệnnước… )

Bộ phận hậu cần

- Tổ chức lập kế hoạch triển khai các nguồn lực dể sự kiện diển ra và kết thúcmột cách hiệu quả Bộ phận này chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới địađiểm sử dụng, lien hệ giấy phép với các thủ tục hành chính khác Chuẩn bịkho và bảo hiểm hàng hóa , đảm bào an toàn, an ninh cho người tham dự

b DỰ TRÙ KINH PHÍ

- Giấy phép quảng cáo giới thiệu sản phẩm : 15.000.000

- Thuê địa điểm : 15.000.000

- Chi phí khác : - Điện, máy quạt lạnh : 6.000.000

- Nước phục vụ :1.000.000

- Bảo vệ 10 người X 200.000 = 2.000.0000

- tiệc Tea-breack,cocktail : 300.000 suất X 150ng= 45.000.000

- Nhân sự hỗ trợ:-Côn gan,dân phòng, giao thông: 7ng X 250.000 = 1.750.00

- Xe PCCC : 4.000.0000

- Cộng tác viên : 5ng X 100.00 = 500.000

- PG, PB : 8ng X 400000 = 3.200.000

- Thiết kế sân khấu, phối cảnh : 15.000.000

- Thiết kế các ấn phẫm phục vụ chương trình(thư mời, banner….) : 6.000.000

- In ấn thiệp mời, banner, voucher : 3.500.000

- Dàn dựng,trang trí : - Sânkhấu : 35.000.000

- Âmthanh, ánhsáng : 35.000.000

- Màn hình máy chiếu: 6.000.000

- Thuê ghế VIP : 150 ghế X 50.000 = 7.500.000

- Dù tròn đường kính 16m-20m (phòng trời mưa) : 5.000.000

- Cảnh trí cho sân khấu : 10.000.000

- Nhân sự tham gia biểu diển : -MC Phan Anh : 25.000.000

- Ca sĩ : 10.000.000

- Nhóm nhãy Việt Dance nhãy 2 bài : 12.000.000

TỔNG DỰ TÍNH CHI PHÍ = 312 TRIỆU

Giai đoạn 2 : chuẩn bị

a. Thiết kế thiệp mời

Hạng

Mục Công

Việc

Mô Tả Nội Dung Người phụ

trách Yêu Cầu

Thời Gian Thực Hiện

Kiểm tra vàliệt kê kỉlưỡng, tránhsai sót

Ngày 28 29/9/2016

-Các khách hàng lâu năm cảcông ty

Các nhà tài Trợ của chươngTrình

Đại Diện các Đại lí du lịch Báo chí ( Thanh Niên,Tuổi Trẻ, ) Tạp chí DuLịch

2 Thiết kế

thiệp

Lê NguyễnThảo Uyên -Nhân viên

-Thiết kếmẫu mã đẹp

Ngày 29-39-31/9/2016

28-3 Lên danh

sách

-Kê khai tất cả các đồ dùngcần mua thành danh sách

Lê NguyễnThảo Uyên -

Ngày 29-30/2016

Thảo Uyên Nhân viên

Kiểm tra kĩlưỡng, tránhsai sót

Ngày 28-

27-29/9/2016

- Các giấy tờ về thuê độingũ nhân viên, PG

-Báo Cáotình hìnhcho Công ty -Thuê các trang thiết bị âm

Nhiệttình,năngđộng,chuyênnghiệp

Lê NguyễnThảo Uyên -Nhân viên

-Mẫu mã,màu sắcđúng yêucầu

Ngày 30/9

-> 2/10/2016

- Đảm bảogiao thiệpđúng thờigian quyđịnh

-Mua đúngyêu cầuđược viết và

có hóa đơncho mỗi lầnmua hàng đểgởi về chocông ty

Xác nhậnngày đưa tingiá cả đểbáo về choông ty

Ngày 31/9

-> 4/10/2016

-Liên hệ với các trang web

du lịch, các đại lí du lịch( agoda, travele, )

Yêu Cầu Thời Gian

-Cảng Đà Nẵng-Công ty Cp Du LịchPhương Đông Việt

-Công Ty TNHH Du LịchNgũ Hành Sơn

-Khách sạn Novotel,Ks

PhạmThịThanhMinh-Nhânviên

Liên hệđúng thôngtin nhà tàitrợ,thiện chíkêu gọi

Ngày 2/10/2016

30/9-Brilliant,Ks Mường Thanh

PhạmThịThanhMinh-Nhânviên

Đúng khách,tránh nhầmlẫn,thiếuxót,thể hiệnthiện chí

Ngày 4/10/2016

2/10-3 Thuê bàn

ghế

-Bàn khách Vip, bàn gỗ cókhăn bàn trang trí

Thuê đúng

dung,kiểmtra tránh saixót

Ngày 5/10/2016

1000W,4loa fullrange800W,2loa monitor350W,1đầu DVD –MD,4mic Sheihensher khôngdây& 2 chân mic,1 Mixer

24 channel,2 Equalizer,2Crossover,2 Sponcer, 4Amplier,1 Noise gate,3

PhạmThịThanhMinh-Nhânviên

Ngày 5/10/2016

3/10-Compressor+cáp tínhiệu,cáp kết nối đồngbộ,1laptop&người chỉnhnhạc.

-Máy chiếu cường độ sáng

từ 2000-5000 AnsiLumen/màn chiếu 84-150Inches

5 Chuẩn bị

quà tặng

- Tặng vé miễn phí tourđầu tiên của duthuyền (Phần thưởngchính)

PhạmThịThanhMinh-Nhânviên

Chuẩn bịđầy đủ phầnquà,muahàng chínhhãng

Ngày5,6/10/2016

* Vũ đoàn Đà Nẵng (Highdance) hoặc Đà NẵngService & Media

PhạmThịThanhMinh-Nhânviên

Đúng giờ,các tiết mụctham giamới lạ vàphù hợp vớinội dungchươngtrình

Ngày 3/10/2016

MC,PG,cộn

g tác viên

-MC chuyên nghiệp,ngoại hình đẹp, dẫnchương trình 2 ngôn ngữAnh Việt

PhạmThịThanhMinh-

trang phụccho PG đểphù hợp với

Ngày 3/10/2016

30/9 PG cao 1m6 trở lên -Cộng tác viên(hỗ trợ làm

sự kiện)

*Vũ đoàn Đà Nẵng (Highdance)

Nhânviên

nội dungchươngtrình

Nhân viênnhiệt

tình,năngđộng,chuyê

PhạmThịThanhMinh-Nhânviên

khỏe, nhiệttình, chịukhó,làmviệc hiệuquả

Ngày 3/10/2016

PhạmThịThanhMinh-Nhânviên

Ngày 3/10/2016

30/9-c Xác định Đối tượng truyền thông

Chiến lược truyền thông

- Sử dụng hình ảnh một cách trực tiếp và rõ ràng, dễ hiểu để đảm bảo đốitượng truyền thông hiểu rõ được thông điệp Ngoài ra, hình ảnh phải thểhiện đúng thực trạng, và phải được để nơi có lượng đối tượng xem đôngnhất để có thể tiếp cận được đối tượng nhiều nhất

Công cụ truyền thông lựa chọn

Những kênh truyền thông và phương tiện truyền thông sử dụng để đạt đượcmục tiêu hiệu quả nhất với CHI PHÍ PHÙ HỢP VỚI HỘI: Poster ,Billboard

Mô tả công cụ:Những công cụ truyền thông phải mang tính thực hiện được

ngay lập tức, phù hợp với địa phương, dễ dàng tiếp cận, điển hình:

1 Poster: • Đưa thông điệp nhanh và trực tiếp đến đối tượng

• Chi phí thấp phù hợp với hoạt động của hội

• Truyền tải thông tin và hình ảnh rõ ràng,

• Dễ tiếp cận đúng mục tiêu ngay tại địa phương

2 Billboard + Ambient: (Chỉ thực hiện khi kinh phí đã được tài trợ)

• Truyền tải thông điệp cho toàn cộng đồng một cách hiệu quả

• Tiếp cận nhanh chóng

- Thời gian thực hiện dự kiến Timeline

d Công ty thuê bàn ghế,âm thanh ánh sáng, máy chiếu, PG…

Công ty TNHH Công nghệ & Truyền Thông X-Media

Add : Lô 177 KDC Phần Lăng I – An Khê - Q.Thanh Khê, TP Đà Nẵng

Hotline: 0988161701 (Mr Dũng)

Email: sukiendng@gmail.com / xmediadn@gmail.com

Skype: sukiendn.com / xmediadn

Yahoo: sukien_danang / xmediadn

Facebook: Sự Kiện Đà Nẵng

Website: www.xmediadn.com

e QUY TRÌNH THỰC HIỆN MỜI TÀI TRỢ

1 Lên checklist các hạng mục cần thiết

Để một chương trình hay sự kiện có thể diễn ra, bạn cần chuẩn bị hạng mục côngviệc và những thứ cần chuẩn bị Sau khi có checklist, bạn có thể biết rõ cái mìnhcần, tổng chi phí để lên danh sách mời tài trợ Phân loại tài trợ với các hình thức:tài trợ tiền mặt, tài trợ hiện vật và bảo trợ truyền thông

2 Lập danh sách các nhà tài trợ tiềm năng

Sau khi có checklist, bạn cần lên danh sách nhà tài trợ tiềm năng sau sự phân chiatrên Thế nào là nhà tài trợ tiềm năng cho các chương trình từ thiện??? Đánh giánhà tài trợ tiềm năng cho những chương trình từ thiện theo một số yếu tố sau:

- Người đứng đầu của tổ chức là một mạnh thường quân có quan tâm đến cáchoạt động phát triển cộng đồng

- Doanh nghiệp mới phát triển cần nâng cao hình ảnh thông qua các hoạt động

vì cộng đồng

- Doanh nghiệp, tổ chức có tên tuổi đã tham gia nhiều chương trình tài trợ, cáchoạt động tài trợ của họ là thường niên, được lên kế hoạch tham gia hàngnăm

- Doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ được sử dụng trong chương trình( liên quan đến nhà tài trợ hiện vật, tất nhiên họ cũng thuộc 3 đối tượng trên)

3 Tìm hiểu thông tin đối tác

Sau khi lên danh sách đối tác tiềm năng, cần tìm hiểu thông tin về đối tác Tìmhiểu đối tác có thể thông qua người quen hoặc tìm thông tin qua internet Dưới đây

là những bước tìm hiểu thông tin đối tác qua internet

Bước 1: Lên Google search tên công ty xem họ có website hay bất cứ thông tin gì

có liên quan Đừng vội click ngay vào ô có hiện website của họ, mà hãy nhìn hếtmột lượt xem xem có thông tin gì có thể liên hệ được với ai hay không

Bước 2: Click vào ô Liên hệ để lấy thông tin, địa chỉ, email cùng số điện thoại

chuẩn nhất có thể

Bước 3: Click vào ô Hoạt động hay Tin tức để xem Doanh nghiệp đó hiện có tham

gia hoạt động xã hội gì không hay đã tham gia những hoạt động nào???

Bước 4: Tìm hiểu kĩ lĩnh vực của Doanh nghiệp, xác định xem bạn sẽ xin gì từ họ?

Tiền hay Vật phẩm hay cả hai?

Bước 5: Nhấc điện thoại lên và tiến hành tiếp cận doanh nghiệp.

Khi lấy thông tin doanh nghiệp qua người quen thì bạn vẫn cần tìm hiểu đầy đủnhững thông tin trên

4 Tiếp cận đối tác