Đẩy mạnh kinh doanh vật tư thiết bị tại công ty TNHH một thành viên vật tư và vận tải ITASCO

Qua từng giai đoạn sáp nhập, đổi tên với chức năng nhiệm vụ đượcgiao, và bề dày kinh nghiệm là tiếp nhận, vận chuyển hàng hóa, vật tư phục vụcho các đơn vị sản xuất than, đến nay công ty

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTVVẬT TƯ VÀ VẬN TẢI – ITASCO 3

1.1 Quá trình thành lập 3

1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty 4

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 4

1.4 Kết quả hoạt động 6 năm (2008 – 2013) 12

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KINH DOANH NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬT TƯ VÀ VẬN TẢI ITASCO 16

2.1 Bộ máy kinh doanh nhập khẩu vật tư thiết bị 16

2.2 Quy trình kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị 17

2.2.1 Quy trình nhập khẩu 17

2.2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu thị trường 17

2.2.1.2 Nghiên cứu thị trường quốc tế 18

2.2.1.3 Lập kế hoạch nhập khẩu 18

2.2.1.4 Đàm phán, ký kết hợp hợp đồng nhập khẩu 19

2.2.1.5 Thực hiện hợp đồng 20

2.2.2 Quy trình bán hàng nhập khẩu 23

2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị 25

2.3.1 Kim ngạch nhập khẩu vật tư, thiết bị của Công ty giai đoạn 2009 – 2013 25

2.3.2 Thị trường nhập khẩu vật tư, thiết bị của Công ty giai đoạn 2009 – 2013 29

2.3.3 Doanh số bán hàng của Công ty giai đoạn 2009 – 2013 31

2.4 Hiệu quả nhập khẩu 32

2.5 Đánh giá 33

2.5.1 Kết quả 33

2.5.1.1 Về kết quả kinh doanh 33

2.5.1.2 Về hoạt động nhập khẩu vật tư, thiết bị 33

2.5.2 Hạn chế và nguyên nhân 34

2.5.2.1 Hạn chế 34

2.5.2.2 Nguyên nhân 36

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH KINH DOANH NHẬP KHẨU VẬT TƯ, THIẾT BỊ TẠI CÔNG TYTNHH MTV

VẬT TƯ VÀ VẬN TẢI ITASCO 39

3.1 Phương hướng chiến lược phát triển công ty năm 2015 39

3.2 Giải pháp đẩy mạnh kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư thiết bị tại công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco 40

3.2.1 Nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình nhập khẩu 40

3.2.1.1 Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường quốc tế 40

3.2.1.2 Hoàn thiện việc lập kế hoạch nhập khẩu 40

3.2.1.3 Nâng cao kỹ năng đàm phán đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu vật tư, thiết bị 41

3.2.1.4 Hoàn thiện thực hiện hợp đồng nhập khẩu 42

3.2.2 Nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình bán hàng 43

3.2.3 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong bộ máy hoạt động kinh doanh 44

3.2.4 Một số giải pháp khác 45

3.2.4.1 Tăng cường huy động và sử dụng vốn kinh doanh hiệu quả 45

3.2.4.2 Giảm chi phí kinh doanh nhập khẩu 46

3.3 Kiến nghị của công ty 47

3.3.1 Kiến nghị Bộ Công Thương 47

3.3.2 Kiến nghị Tổng cục Hải quan 48

KẾT LUẬN 49

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 50

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Viết đầy đủ

AT - BHLĐ An toàn - Bảo hộ lao động

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, HÌN

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động của công ty giai đoạn 2008 - 2013 14

Bảng 2.1: Kim ngạch nhập khẩu vật tư, thiết bị của Công ty 26

giai đoạn 2009 – 2013 26

Bảng 2.2: Cơ cấu kim ngạch nhập khẩu vật tư, thiết bị theo từng thị trường của Công ty giai đoạn 2009 – 2013 29

Bảng 2.3: Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thucủa công ty giai đoạn 2009 - 2013 32

Y Biểu đồ 2.1: Tổng kim ngạch nhập khẩu vật tư, thiết bị giai đoạn 2009 – 2013 27

Biểu đồ 2.2: Cơ cấu kim ngạch nhập khẩu vật tư, thiết bị giai đoạn 2009-2013 28

Biểu đồ 2.3: Cơ cấu thị trường nhập khẩu vật tư, thiết bị của Công ty 30

giai đoạn 2009 – 2013 30

Biểu đồ 2.4: Doanh thu bán hàng nhập khẩu của Công ty giai đoạn 2009 – 2013 31

Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập khẩu vật tư, thiết bị 17

Sơ đồ 2.2: Quy trình hoạt động nhập khẩu 20

có thể giải quyết tình trạng khan hiếm nguồn lực và nâng cao chất lượng hànghóa nhờ phụ tùng máy móc, thiết bị hiện đại, từ đó kích thích các doanh nghiệp

có sáng tạo đổi mới sản phẩm, dây chuyền sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh.Việc nhập khẩu máy móc, trang thiết bị hiện đại còn giúp Việt Nam trong quátrình xây dựng cơ sở hạ tầng, phục vụ cho mục đích kinh tế, nâng cao năng suấtlao động

Công ty TNHH MTV vật tư và vận tải ITASCO chuyên nhập khẩu, kinhdoanh và phân phối các loại vật tư, phụ tùng, máy móc, thiết bị cho thị trườngtrong nước Nếu như với các công ty, xí nghiệp xây dựng, họ cần vật tư như sắtthép, gạch ngói,… với các mỏ khai khoáng, mỏ than,…họ rất cần những máymóc chuyên dụng để tiến hành công việc một cách thuận lợi, hiệu quả thì vớingành lắp ráp ô tô, phương tiện vận tải, đóng tàu lại cần phụ tùng, thiết bị nhậpkhẩu Tất cả các ngành nghề đó cần lựa chọn vật tư, phụ tùng, máy móc, thiết bịtheo đúng chức năng, nhu cầu của quá trình làm việc trong từng lĩnh vực Dotrình độ công nghệ Việt Nam còn chưa phát triển ngang tầm với thế giới, nhữngmáy móc thiết bị chưa sản xuẩt được để đáp ứng nhu cầu trong nước nên chúng

ta cần tiếp cận các tiến bộ kỹ thuật, công nghệ tiến tiến từ các nước phát triển,giúp việc xây dựng, khai thác,… hiệu quả hơn Công ty nhập khẩu nhiều vật tư,thiết bị đa dạng từ các nước khác nhau, với mục tiêu trên hết là làm hài lòngkhách hàng, đáp ứng nhu cầu của họ, từ đó nâng cao lợi nhuận cho công ty.Qua

đó thấy được tính cấp thiết của hoạt động nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bịtại công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco

Từ những nhận định trên em đã chọn đề tài: “đẩy mạnh kinh doanh vật

tư thiết bị tại công ty TNHH một thành viên vật tư và vận tải ITASCO”.

Trên cơ sở phân tích tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩu vật tư,thiết bị tại Công ty TNHH MTV Itasco giai đoạn 2009 – 2014, đề tài đề xuấtphương hướng và giải pháp đẩy mạnh kinh doanh nhập khẩu cho năm 2015

Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco

Chương 2: Thực trang kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị tại Công

ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco.

Chương 3: Phương hướng và giải pháp đẩy mạnh kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị tại Công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco.

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV

VẬT TƯ VÀ VẬN TẢI – ITASCO

Công ty TNHH MTV Vật tư và vận tải – Itasco thuộc Công ty Cổ phầnĐầu tư, Thương mại và Dịch vụ - Vanacomin , thành lập ngày 15 tháng 9 năm

1988 Địa chỉ: số 04 Cù Chính Lan, Phường Minh Khai, Quận Hồng Bàng, HảiPhòng Số điện thoại: 031 3746547 – Fax: 031 3842984

và các nước Xã hội chủ nghĩa, phục vụ cho ngành khai thác than trong nhữngnăm chống Mỹ cứu nước đã góp phần vào thắng lợi chung của cả dân tộc, thốngnhất đất nước và góp phần xây dung Chủ nghĩa xã hội trên cả nước

Trải qua quá trình phát triển và trưởng thành từ năm 1960 đến nay, công

ty đã tiếp nhận hàng triệu tấn hàng góp phần làm nên sự nghiệp phát triển củangành than Qua từng giai đoạn sáp nhập, đổi tên với chức năng nhiệm vụ đượcgiao, và bề dày kinh nghiệm là tiếp nhận, vận chuyển hàng hóa, vật tư phục vụcho các đơn vị sản xuất than, đến nay công ty còn phát triển thêm các công việcnhư: chuyển tải than xuất khẩu, vận chuyển than đi các nhà máy xi măng, đầumối vận chuyển than tiêu thụ về cuối nguồn, theo tinh thần chỉ đạo của Tập ĐoànCông nghiệp than khoáng sản Việt Nam, kinh doanh vật tư thiết bị phụ tùng, mayquần áo bảo hộ lao động cho công nhân mỏ, kinh doanh kho bãi… Phát huytruyền thống đoàn kết, trải qua trên 20 năm xây dựng và phát triển Công tyITASCO – HP đến nay đã có những bước phát triển vững vàng, nhiều ngànhnghề mới được mở rộng, đảm bảo công ăn việc làm và thu nhập ổn định cho hơn

200 cán bộ công nhân viên

1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty

Thứ nhất là kinh doanh, xuất khẩu trực tiếp, xuất khẩu ủy thác các loại:vật tư, phụ tùng, thiết bị, phương tiện, nguyên vật liệu, sắt thép, xăng dầu, hàngtiêu dùng

Thứ hai là kinh doanh vận tải đường thủy, đường bộ, cầu cảng, bến bãi.Thứ ba là đóng mới, cải tạo phương tiện thủy, bộ các loại ( gồm sà lan loại

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Căn cứ vào tình hình thực tế, điều kiện, mục tiêu sản xuất kinh doanh,Giám đốc sắp xếp tình hình tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý theo cơ cấu gồmcó: 08 phòng ban chức năng, 02 xưởng sản xuất, 04 đoàn phương tiện vận tảithủy, 01 đội vận tải ô tô, 01 kho bãi container và 01 chi nhánh kho

(1) Phòng tổ chức hành chính: Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ

thực hiện các công tác sau:

Công tác văn phòng: Qua công văn, giấy tờ giúp giám đốc theo dõi đôn

đốc các phòng ban thực hiện các chỉ thị nghị quyết, quy định, quyết định củacông ty, cấp trên và đảm bảo việc soạn thảo, in ấn phát hành quản lý văn bản (đi

và đến) theo đúng qui định của công ty, nhà nước Đồng thời, theo dõi tổng hợptình hình đời sống xã hội, phong trào thi đua, tuyên truyền Lập báo cáo tổng kếtcông tác thi đua khen thưởng theo qui định của Công ty và Công ty Itasco và Tậpđoàn Vinacomin

Công tác tổ chức, lao động, tiền lương: tham gia soạn thảo, chuẩn bị

phương án chấn chỉnh, bổ sung, hủy bỏ (hoặc thành lập) tổ chức mới thuộc Công

ty Đồng thời trực tiếp soạn thảo các văn bản, chỉ thị, qui định, quyết định về tổchức nhân sự thuộc Công ty Nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo Công ty về việcsắp xếp, bố trí, đề bạt, đào tạo, quản lý cán bộ, cá nhân thực hiện chính sách đốivới CBCNV như nâng bậc, nghỉ chế độ Phối hợp với các phòng chuyên môn,lập kế hoạch đào tạo, kèm cặp nâng bậc cho công nhân kỹ thuật hàng năm và lâudài Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đào tạo, chức trách nhiệm vụ của cán bộ,nội qui kỷ luật lao động, các chỉ thị qui định, quyết định đối với cá nhân thuộc

trách nhiệm mình quản lý Lập sổ sách biểu mẫu thống kê theo dõi, bổ sung quản

lý hồ sơ CBCNV Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ với Công ty và cấp trên theoqui định Xây dựng quy hoạch đào tạo cán bộ kế cận, bồi dưỡng nâng cao trình

độ năng lực cho CBNV Xây dựng kế hoạch đào tạo kèm cặp tay nghề choCNKT Tham mưu giúp việc cho Giám đốc tổ chức quản lý sử dụng và thực hiệnđúng đắn đầy đủ chế độ chính sách của nhà nước về lĩnh vực lao động tiền lươngtrong Công ty Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kếhoạch chi tiết (ngắn hạn, dài hạn) về tiền lương và lao động Thực hiện chế độchính sách với người lao động theo đúng hướng dẫn của Tập đoàn, Nhà nước vềcông tác lao động Trực tiếp triển khai hoặc phối hợp tổ chức thực hiện lao độngtiền lương hàng tháng Quản lý hướng dẫn thực hiện chính sách về BHXH,BHYT, BHTN, ĐPCĐ và lập thủ tục trình duyệt giải quyết các chế độ, chínhsách cho người lao động Đề xuất biện pháp chăm sóc sức khỏe cho người laođộng Quản lý hồ sơ nhân sự, tài liệu khác có liên quan thuộc trách nhiệm

Công tác thi đua: xây dựng kế hoạch thi đua lao động sản xuất hàng năm

theo chủ trương của Công ty, Tập đoàn, Nhà nước Đề ra phương hướng hoạtđộng mô hình tổ đội lao động tiên tiến, xuất sắc; cá nhân tiên tiến, xuất sắc; chiến

sỹ thi đua Bên cạnh đó, phải thường xuyên quan tâm, kiểm tra các hoạt độngphong trào thi đua ở cơ sở.Đánh giá thành tích hàng tháng, quí, năm; và thườngtrực hội đồng thi đua xét khen thưởng, kỷ luật của Công ty chuẩn bị tài liệu họphội đồng thi đua

Công tác y tế: xây dựng kế hoạch bảo hiểm y tế, bảo hiểm con người,

kiểm tra sức khỏe hàng năm, kế hoạch nghỉ điều dưỡng và điều trị các bệnh nghềnghiệp (nếu có) cho CBCNV trong Công ty

Công tác kiểm tra, thanh tra, bảo vệ: tham mưu giúp Giám đốc tổ chức

thực hiện và quản lý công tác thanh tra, xem xét giải quyết đơn thư khiếu tố Xâydựng và thực hiện các biện pháp phòng ngừa, kịp thời ngăn chặn các hành vi viphạm pháp luật góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD của Công ty trongkhuôn khổ pháp luật Thực hiện công tác bảo vệ trật tư, trị an địa bản thuộc Công

ty quản lý Thường xuyên kiểm tra công tác an toàn và phối hợp với các đơn vịtrong và ngoài Công ty để bảo vệ tốt, toàn diện công tác trật tự, an ninh, an toànđịa bàn phụ trách Phát hiện, ngăn chặn kịp thời những vụ việc vi phạm, lập hồ sơ

để Công ty xem xét xử lý Tuyên truyền công tác giáo dục, xây dựng lực lượngbán chuyên trách về công tác bảo vệ có phẩm chất, đạo đức làm nòng cốt Xâydựng địa bàn và quần chúng tham gia công tác bảo vệ trật tự an toàn xã hội Thực

hiện tốt chính sách quân sự, bảo vệ các biện pháp về phòng cháy chữa cháy Tổchức tham gia rèn luyện, diễn tập, hội thao theo hướng dẫn của cơ quan Công an,BCH Quân sự Quận, Huyện, địa phương của ngành & cấp trên Ngoài ra thựchiện nhiệm vụ khác khi Giám đốc giao.

(3) Phòng kế hoạch tổng hợp: tham mưu giúp Giám đốc quản lý, hướng

dẫn, đôn đốc và tập hợp công tác lập trình duyệt kế hoạch, lập báo cáo thực hiện

kế hoạch vật tư, kỹ thuật An toàn – BHLĐ với Công ty và Cấp trên Phòng kếhoạch tổng hợp thực hiện các công tác sau:

Công tác kế hoạch: soạn thảo trình duyệt Giám đốc giao kế hoạch, nhiệm

vụ cho các đơn vị, bộ phận Theo dõi đôn đốc thực hiện kế hoạch và kịp thời đềxuất các biện pháp đảm bảo thực hiện hoàn thành toàn diện kế hoạch từng thời

kỳ hàng năm của Công ty Phối hợp với các phòng, bộ phận chủ động đề xuấtxây dựng các phương án sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả.Nghiên cứu phương án phát triển Công ty, đầu tư phát triển, đổi mới công nghệsản xuất kinh doanh của Công ty Trực tiếp lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, xâydựng kế hoạch chi phí giá thành (trên cơ sở kế hoạch các phòng lập), tổng hợpcân đối toàn diện kế hoạch, hoạch định của Công ty để trình duyệt cấp trên theoyêu cầu và đúng với thời gian quy định Soạn thảo, kiểm tra trình ký các hợpđồng kinh tế thuộc phạm vi quản lý Soạn thảo xây dựng cơ chế, biện pháphướng dẫn về công tác lập và quản lý kế hoạch.Theo dõi đôn đốc thực hiện vàthanh lý các hợp đồng đúng qui định của Công ty và Nhà nước.Trực tiếp và chủđộng phối hợp với các phòng giải quyết các thủ tục và các vướng mắc trong quitrình thực hiện kế hoạch.Thứ tám, tham mưu trong công tác ký kết hợp đồng củaCông ty về việc bán hàng và thanh lý tài sản.Trực tiếp thiết kế lập dự toán sửachữa hoặc xây dựng mới các công trình trong Công ty, phối hợp với các phòngchức năng quyết toán, thanh lý các công trình (trừ sửa chữa lớn các thiết bị thủy).Phối hợp xác nhận khối lượng kế hoạch, tham gia nghiệm thu bàn giao các côngtrình xây dựng đầu tư mới Quản lý và theo dõi các dự án đầu tư của Công ty.Tham gia lập quy hoạch và quản lý xây dựng theo qui hoạch trên toàn bộ ranhgiới đất đai thuộc Công ty quản lý (hồ sơ đất đai, ranh giới, sổ đỏ) Tham mưucho Giám đốc về các thủ tục quản lý, sử dụng đất đai, quản lý sử dụng nhà làmviệc văn phòng, kho bãi, nhà xưởng, hệ thống hạ tầng cơ sở (kể cả khu vực dân

cư trong phạm vi Công ty quản lý) Chọn các đối tác, thuê thiết kế, thi công xâydựng các công trình theo đúng chế độ chính sách Nhà nước quy định Theo dõitổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Lập báo cáo tháng, sơ kết,tổng kết theo thời gian qui định với Công ty và Công ty V - Itasco.Phòng kế

hoạch có nhiệm vụ đào tạo cán bộ kế cận, bồi dưỡng nâng cao trình độ năng lựccho CBNV và bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý.

Công tác vật tư: căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tháng,

quý, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc cung ứng vật tư nội bộ, trang thiết bị,vật tư sửa chữa, nhiên liệu của các phương tiện thuỷ bộ đảm bảo kịp thời cho nhucầu sản xuất kinh doanh của Công ty Lập đầy đủ và đúng các thủ tục chứng từ,nguyên tắc qui định về mua bán vật tư, phụ tùng và xuất, nhập hàng hóa theo yêucầu sản xuất kinh doanh của Công ty Thực hiện thủ tục thanh toán nhiên liệu, vật

tư trong công tác cấp phát cho các đoàn phương tiện, nguyên vật liệu cho sửachữa Thực hiện đúng qui định về mua bán, xuất nhập vật tư đột xuất theo đúngquy định Khảo sát thị trường, tìm nguồn hàng để chọn đơn vị cung cấp vật tưđúng chủng loại đảm bảo chất lượng và giá bán thấp nhất Kiểm tra đôn đốc quitrình thực hiện công tác vật tư kịp thời, có biện pháp chấn chỉnh quản lý tổ chứcphục vụ Lựa chọn, đào tạo cán bộ kế cận thuộc lĩnh vực quản lý Thực hiệnnhiệm vụ khác khi Giám đốc giao

Công tác kỹ thuật: tham mưu cho Công ty quản lý, sử dụng, sửa chữa

trang thiết bị đảm bảo cho phương tiện (cả phương tiện thủy), ô tô và các thiết bịhiện có của Công ty Đảm bảo đạt được hiệu quả cao theo đúng các qui định củangành và Nhà nước Lập kế hoạch sửa chữa lớn các thiết bị hàng năm, theo địnhmức kinh tế kỹ thuật qui định đã ban hành, trình Giám đốc duyệt và chỉ đạo cácđơn vị thực hiện kế hoạch sửa chữa Sửa chữa định kỳ và đột xuất các thiết bị baogồm: Lịch sửa chữa, kế hoạch sửa chữa Xem xét nghiên cứu bổ sung, đổi mớithiết bị đạt được theo mức độ phát triển của ngành và Nhà nước Quản lý kỹthuật vận hành, soạn thảo qui trình vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bịtrong Công ty trình Giám đốc duyệt Đôn đốc, kiểm tra, giám sát sửa chữa vàhoạt động của các thiết bị có hiệu quả, an toàn Thường trực hội đồng đánh giátình trạng kỹ thuật của các thiết bị sửa chữa lớn, thiết bị thanh lý, chứng từnghiệm thu sản phẩm sửa chữa trong Xí nghiệp và thuê ngoài Lập hồ sơ, tài liệu,báo cáo theo quy định Bồi dưỡng, nâng cao trình độ năng lực cho công nhân kỹthuật Tổ chức thi nâng bậc hàng năm (kể cả sát hạch, an toàn, giữ bậc) Thammưu cho Giám đốc về đào tạo, sắp xếp cán bộ thuộc phạm vi của phòng quản lýđảm bảo yêu cầu sản xuất, phát triển của Xí nghiệp Quản lý và giải quyết cáccông việc về bảo hiểm phương tiện, gia hạn lưu hành, đăng kiểm thiết bị và phốihợp giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền liên quan Kiểm tra ký xác nhậnthanh toán nhiên liệu cho phương tiện thủy, bộ theo các định mức quy định củaCông ty trước khi trình Phó Giám đốc phụ trách ký duyệt

Công tác AT – BHLĐ: đôn đốc, kiểm tra hoạt động sản xuất của các thiết

bị, đảm bảo an toàn vệ sinh công nghiệp, cải thiện điều kiện làm việc Đề xuất vàgiám sát thực hiện các biện pháp đề phòng sự cố, tai nạn Quản lý, thực hiệncông tác AT-BHLĐ theo quy định của công ty, tập đoàn và nhà nước Chủ trìbiên soạn các tài liệu về qui trình an toàn kỹ thuật, phương pháp làm việc an toàncho các ngành nghề của công ty Chủ trì các cuộc họp, hội nghị thường kỳ vềcông tác vận hành, sửa chữa Lập đoàn kiểm tra (nếu cần thiết) định kỳ hay độtxuất thuộc lĩnh vực phụ trách nhằm rút kinh nghiệm quản lý, vận hành, sửa chữa,uốn nắn, thực hiện đúng và đầy đủ qui trình qui phạm kỹ thuật an toàn mà Tậpđoàn, Nhà nước ban hành Phát hiện kịp thời những trường hợp vi phạm, lập biênbản, báo cáo Giám đốc cho ngừng thiết bị để khắc phục Nếu trường hợp có nguy

cơ gây tai nạn, sự cố cho người hay thiết bị thì có quyền đình chỉ ngay thiết bị,đồng thời tổ chức khắc phục và báo cáo nhanh cho Giám đốc Thường trực hộiđồng xét duyệt sáng kiến, cải tiến kỹ thuật Áp dụng các tiến bộ cải tiến kỹ thuậtvào điều kiện làm việc Thường trực chỉ đạo ban kiểm tra an toàn thiết bị, quản lýcác nội qui kiểm tra, lập lịch báo cáo công tác kiểm tra an toàn hàng năm Điềutra tai nạn lao động xảy ra trong phạm vi Công ty quản lý Lập biên bản vi phạm

an toàn, thực hiện báo cáo nhanh về ngành dọc với cấp trên Lập hồ sơ làm việcvới các cơ quan chức năng về bảo hiểm thiết bị và con người theo đúng quy định.Thống kê báo cáo chuyên ngành về an toàn, bảo hộ lao động vệ sinh công nghiệptheo quy định

(4) Phòng tài chính kế toán:tham mưu giúp Giám đốc về việc quản lý tài

chínhvà hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn của Tậpđoàn & luật DN Có quyền hạn và nhiệm vụ theo qui định của pháp luật hiệnhành (Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành chế độ kếtoán Doanh nghiệp và nghị định số 09/2009/NĐ-CP ngày 05/02/2009 của Thủtướng Chính phủ về ban hành qui chế quản lý tài chính của Công ty Nhà nước vàquản lý vốn Nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác) Ghi chép, tính toán, quản

lý số liệu, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản vạt tưtiền vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng kinh phí tài chính củaCông ty Kiểm tra tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng vốn quản trị

kế toán, thu chi tài chính, thanh toán, kiểm tra việc gĩư gìn và sử dụng các loại tàisản vật tư từ tiền vốn kinh phí Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hành độnglãng phí, tham ô, vi phạm chế độ chính sách, kỷ luật kinh tế, tài chính của Nhànước Báo cáo cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh,

kiểm tra đánh giá, phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho việc lập vàtheo dõi thực hiện kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh tế Lựa chọn,đào tạo cán bộ kế cận thuộc lĩnh vực quản lý.

(5) Phòng tiếp nhận vận chuyển hàng hóa: có chức năng tham mưu,

giúp việc cho Giám đốc về công tác tiếp nhận hàng hoá xuất nhập khẩu uỷ thác,

tổ chức kinh doanh vận tải bộ, thực hiện vận chuyển hàng hoá Trực tiếp làm thủtục giấy tờ tiếp nhận vận chuyển hàng hoá trong và ngoài ngành than theo đúngpháp luật và quy định của Nhà nước Khai thác các nguồn hàng uỷ thác tiếp nhậnhàng hoá, vật tư thiết bị của các đơn vị trong và ngoài ngành than.Tiếp nhận hàngCông ty nhập khẩu về (giao thẳng cho khách hàng hoặc đưa về kho, bãi Công tyquản lý) Trực tiếp lập phương án tiếp nhận vận chuyển, kết hợp với các phòngkhác điều phối công tác tiếp nhận đạt hiệu quả cao Thường xuyên báo cáo Giámđốc về tình hình hoạt động vận tải bộ.Kiến nghị, đề đạt những giải pháp nâng caonăng suất, hiệu quả trong công tác khai thác kinh doanh vận tải ôtô.Chịu tráchnhiệm trước Giám đốc về mọi mặt điều hành kinh doanh vận tải.Lập kế hoạchvận chuyển nguồn hàng, năng lực đáp ứng yêu cầu vận chuyển hàng hoá nội bộ

và ngoài công ty.Thực hiện điều độ vận tải hợp lý, đầy đủ, kịp thời, tiết kiệm,quay vòng phương tiện nhanh đạt hiệu quả Chủ động khai thác nguồn hàng cùngcác phòng chức năng lập hợp đồng vận chuyển với các đơn vị khách hàng, hànghóa vận chuyển an toàn, hiệu quả Cung cấp đầy đủ các thủ tục hành chính, pháp

lý để phương tiện vận tải hoạt động Phối hợp cùng các phòng chức năng trongCông ty giải quyết bố trí lao động, phương tiện hợp lý, cung ứng nhiên liệu, chiphí sản xuất của đội vận tải Thực hiện thanh quyết toán nhiên liệu, chi phí sảnxuất, phân phối tiền lương theo qui chế của Công ty Lập yêu cầu sửa chữa độtxuất, sửa chữa lớn phương tiện

(6) Phòng kinh doanh 1,2: tham mưu cho Giám đốc về công tác kinh

doanh vật tư hàng hoá, thiết bị phụ tùng và các mặt hàng khác phục vụ SX chocác đơn vị trong và ngoài ngành than Tiếp thị, khai thác thị trường, ngành hàng,

ký hợp đồng mua bán hàng vật tư, thiết bị phụ tùng cho các đơn vị trong và ngoàingành than.Tuân thủ các quy chế mua bán vật tư thiết bị của Công ty, Tập đoàn

và Nhà nước Khai thác các nguồn hàng vật tư thiết bị của các đơn vị trong vàngoài ngành than Tham gia thực hiện công tác đấu thầu về cung cấp hàng hoávật tư thiết bị của các đơn vị trong và ngoài ngành than Thường xuyên liên lạcnắm bắt các nhu cầu vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữa của các công tysản xuất than trong ngành Lập đơn chào hàng, chào bán các loại vật tư, phụ tùngcho SX của các đơn vị trên Trực tiếp lập phương án kinh doanh và xác định

được kết quả của từng phương án kinh doanh Tổ chức thực hiện phương án đãduyệt theo đúng quy định của Công ty, Tập đoàn và pháp luật Thực hiện việc xin

ủy quyền của Công ty cấp trên cho Công ty thực hiện phương án đã lập và đãđược duyệt Mở sổ theo dõi hàng hoá xuất nhập: Đơn vị bán hàng, đơn vị muahàng, giá trị hàng đầy đủ, nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, phụ tùng hay lô hàng.Hoàn chỉnh tất cả các hoá đơn, chứng từ liên quan đến hàng hoá đã mua bán theođúng pháp luật của nhà nước, các quy chế kinh doanh của công ty và Công tyItasco ban hành Trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm trước Giám đốc vềviệc xin cấp giấy giới thiệu cho cán bộ lám công tác kinh doanh Lập báo cáo kếtquả kinh doanh hàng tháng, quí, năm.Tìm biện pháp khắc phục những mặt yếukém và phát huy những mặt mạnh trong công tác chuyên môn.Quản lý trực tiếpcác hồ sơ về mua bán, kinh doanh, xuất nhập khẩu các phụ tùng, vật tư, thiết bịthuộc chức năng quản lý

(7) Phòng vận tải thủy 1:tham mưu giúp Giám đốc quản lý và điều hành

công tác vận chuyển than tiêu thụ cuối nguồn và than đi các nhà máy xi măngcông suất nhỏ theo sự chỉ đạo của Tập đoàn Vinacomin Phòng Vận tải thuỷ 1quản lý công tác đầu mối vận chuyển than cuối nguồn từ Hà Tĩnh trở ra trừ khuvực Hải Phòng - Hải Dương, trên cơ sở các quy định, quy chế chỉ thị thườngxuyên của tập đoàn Vinacomin và uỷ quyền của Công ty CP Đầu tư, thương mại

và dịch vụ - Vinacomin cho Công ty Trên cơ sở các điều khoản hợp đồng Công

ty đã ký với các Công ty KD than cuối nguồn và các Công ty vận tải, kế hoạchtiêu thụ than của Tập đoàn Vinacomin duyệt hàng tháng Phòng Vận tải thuỷ đônđốc các bộ phận điều hành, các trạm đầu nguồn nhận than đầu nguồn, các trạmcuối nguồn theo dõi hành trình của phương tiện đưa than về cuối nguồn giao chocác công ty kinh doanh than cuối nguồn tại mép nước đúng quy định (Nhiệm vụ

cụ thể thực hiện theo Quy trình vận chuyển than cuối nguồn đã trình Công tyItasco) Lựa chọn, đào tạo cán bộ kế cận thuộc lĩnh vực quản lý

(8) Phòng vận tải thủy 2: tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức,

quản lý, điều hành công tác vận tải thủy, khai thác tốt nhất năng lực vận tải thủyhiện có nhằm đạt hiệu quả cao nhất Xây dựng kế hoạch vận tải thủy hàng tháng,quí, năm phù hợp với năng lực thiết bị phục vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh củaCông ty Phối hợp cùng các phòng, bộ phận sản xuất trong Công ty tổ chức laođộng, huy động vật tư thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh hợp lý, tiết kiệm, antoàn, hiệu quả Thường xuyên báo cáo Giám đốc về tình hình hoạt động vận tảithủy.Kiến nghị, đề đạt những giải pháp nâng cao năng suất, hiệu quả trong côngtác vận tải thủy.Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi mặt điều hành KD vận

tải thủy.Lập kế hoạch vận chuyển nguồn hàng, năng lực đáp ứng.Thực hiện điều

độ vận tải hợp lý, đầy đủ, kịp thời, tiết kiệm, quay vòng phương tiện nhanh đạthiệu quả Chủ động khai thác nguồn hàng cùng các phòng chức năng lập hợpđồng vận chuyển với các đơn vị khách hàng, hàng hóa vận chuyển an toàn, hiệuquả Cung cấp đầy đủ các thủ tục hành chính, pháp lý để các đoàn phương tiệnhoạt động Phối hợp cùng các phòng chức năng trong Công ty giải quyết việc bốtrí lao động, cung ứng vật tư, chi phí sản xuất của các đoàn phương tiện Thựchiện thanh quyết toán nhiên liệu, chi phí sản xuất, phân phối tiền lương theo quichế của Công ty Kiểm tra, đôn đốc các đoàn phương tiện thực hiện tốt công tác

an toàn- BHLĐ cho người và thiết bị Chấp hành đúng các qui định của phápluật, chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động Các đoàn phươngtiện chấp hành tuyệt đối luật ATGT đường thuỷ.Lập yêu cầu sửa chữa đột xuất,sửa chữa lớn phương tiện Kiểm tra, giám sát công tác bảo dưỡng thường xuyênthiết bị thuỷ Tham gia giám sát công tác sửa chữa, dự toán, quyết toán sửa chữaphương tiện thuỷ Thực hiện tốt công tác thống kê, báo cáo tháng, quí, năm theoquy định với Công ty, cấp trên Đề xuất, kiến nghị với Công ty thực hiện các giảipháp nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, các yêu cầu hỗ trợ trong công tácquản lý điều hành phương tiện vận tải thủy

(9) Phòng kinh doanh vật tư kho bãi: tham mưu giúp Giám đốc Công ty

quản lý theo dõi, cấp phát hàng hoá trong kho theo hoá đơn xuất kho của Công ty

kể cả hàng vật tư dự trữ của Tập đoàn Vinacomin Thực hiện quy định bán hàng

dự trữ của tập đoàn Vinacomin Cùng các phòng ban chức năng đàm phán hợpđồng gửi hàng và làm thủ tục cấp phát theo yêu cầu của chủ hàng và Công ty.Khai thác, quản lý KD các kho bãi tại khu vực Đông Hải, Số 4 Cù Chính Lan vàQuảng Yên, bảo vệ tài sản và trật tự an ninh trong khu vực đạt hiệu quả cao.Quản lý và khai thác kinh doanh kho bãi Container Đông Hải Itasco (Nhiệm vụ

cụ thể thực hiện theo Quy trình giao nhận container đã được Công ty côngnhận.) Thực hiện liên doanh liên kết SXKD, kinh doanh hàng hoá vật tư tại cáckho bãi theo quy định của Công ty và cấp trên Kinh doanh hàng hoá vật tư theođúng quy định của Công ty và Tập đoàn Thực hiện tốt công tác thống kê, báocáo tháng, quý, năm với Công ty, Công ty Itasco, Tập đoàn.Quản lý các công văntài liệu, hồ sơ thuộc lĩnh vực phòng quản lý

(10) Xưởng may BHLĐ:xưởng may BHLĐ có nhiệm vụ tổ chức SX các

mặt hàng BHLĐ và kinh doanh dịch vụ hàng BHLĐ phục vụ cho SX trong vàngoài ngành than Kinh doanh dịch vụ các mặt hàng may đo, BHLĐ và một sốvật tư phụ tùng khai thác cung ứng cho các đơn vị trong và ngoài ngành Thực

hiện thanh quyết toán chi phí sản xuất theo hợp đồng, phân phối tiền lương theoqui chế của Công ty Trực tiếp lập phương án kinh doanh về mặt hàng theo hợpđồng ký kết Thực hiện tốt công tác thống kê, báo cáo tháng, quý, năm với Công

ty Lựa chọn, đào tạo cán bộ kế cận thuộc lĩnh vực quản lý Thực hiện các nhiệm

vụ khác khi Giám đốc giao

(11) Xưởng sửa chữa cơ khí: có nhiệm vụ tổ chức cho công nhân sửa

chữa phương tiện vận tải thuỷ trong nội bộ Công ty theo đúng dự toán đượcduyệt đảm bảo chất lượng và ATLĐ Tìm kiếm phương tiện vận tải thuỷ bênngoài vào sửa chữa tại xưởng của Công ty nhằm đảm bảo công ăn việc làm chocông nhân xưởng khi phương tiện sửa chữa của Công ty hết kế hoạch Thực hiệnđóng mới phương tiện theo đúng kế hoạch đầu tư của Công ty và khai thác đóngmới cho khách hàng bên ngoài Lập dự toán toàn bộ các công trình, phương tiệnvào đà sửa chữa kể cả sửa chữa đột xuất trình các phòng liên quan trước khiGiám đốc duyệt cho sửa chữa.Quyết toán công trình, phương tiện sửa chữa khiđược hội đồng giá của Công ty duyệt

1.4 Kết quả hoạt động 6 năm (2008 – 2013)

Công ty đạt mức tăng trưởng hàng năm từ 10 – 15% Nộp ngân sách đúng

và đủ theo chế độ của Nhà nước

Công tác tiếp nhận: vận chuyển hàng hóa nhập khẩu của ngành về qua cửakhẩu Cảng Hải Phòng… những năm qua công ty hoàn thành xuất sặc nhiệm vụtiếp nhận, vận chuyển hàng hóa phục vụ cho công việc khai thác của ngành than,

5 năm qua công ty đã tiếp nhận và vận chuyển an toàn 150 nghìn tấn thép chống

lò và thép ray; 300 xe ô tô, máy chuyên dùng các loại ( CAT 773, KOMATSU,VOLVO, BELLAZ, HYUNDAI), gần 100 xe xúc, máy khoan, máy gạt phục vụkhai thác mỏ, hàng tram bộ linh kiện lắp ráp xe ô tô đáp ứng kịp thời thiết bị sảnxuất phục vụ ngành, giải phóng kịp thời nhiều lô hàng qua Cảng, không để xảy ratình trạng hư hỏng, mất mát hàng hóa, lưu kho bãi góp phần giảm chi phí tiếtkiệm cho Công ty và các đơn vị trong ngành mỗi năm hàng tram triệu đồng,Công ty đóng góp vào thành tích chung của Công ty V – ITASCO và ngành thantrong những năm qua

Công tác kinh doanh Vật tư thiết bị: doanh thu năm sau cao hơn nămtrước, mở rộng được thị trường mới trong và ngoài ngành, tạo dựng được ui tínvới khách hàng

Công tác Vận tải thủy: phương tiện vận tải thủy được cải tạp nâng cấpchuyển sâu về chuyển tải than xuất khẩu, vẩn chuyển than tiêu thụ về cuối nguồn,

than đi các nhà máy xi măng theo tinh thần chỉ đạo của Tập đoàn Công tác quản

lý vận chuyển than cuối nguồn thu được hiệu quả cao Năm 2012 đã thực hiệnđưuọc việc kết hợp vận chuyển hàng hai chiều ( từ Quảng Ninh về nhà máy nhiệtđiện Hải Phòng sau đó chạy sang vận chuyển than xuất khẩu từ khu vực Uông Bí

ra tàu xuất khẩu khu vực Hòn Nét) trong năm đạt trên 27 chuyến vận chuyển haichiều đã tiết kiệm được hàng trăm triệu đồng cho đơn vị Công ty đã được Tậpđoàn công nghiệp khoáng sản Việt Nam đánh giá là đơn vị quản lý, vận chuyểnhợp lý và khoa học

Sửa chữa phương tiện thủy: trong 6 năm đóng mới và sửa chữa 40 phươngtiện Riêng năm 2011 doanh thu thực hiện được 2 tỷ đồng, đạt 116% kế hoạch

May bảo hộ lao động: 6 năm qua đã sản xuất được hàng trăm nghìn bộquần áo bảo hộ lao động cung ứng cho các đơn vị trong ngành, được các công tytrong tập đoàn đánh giá hàng may đảm bảo chất lượng cao, tăng thu nhập và giảiquyết việc làm cho 20 công nhân viên chức của đơn vị

Bảng 1.1: Kết quả hoạt động của công ty giai đoạn 2008 - 2013

Chỉ tiêu chủ yếu Đơn vị

(Nguồn: Báo cáo tài chính công ty giai đoạn 2008 – 2013)

Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu trên đây đã thể hiện sự ổn định vàphát triển liên tục của Công ty, những thành tích nổi bật trong quá trình thực hiện

kế hoạch giai đoạn 2008-2013 là việc đẩy mạnh sản xuất kinh doanh các khâutrọng yếu như tiếp nhận vận chuyển hàng hóa; Vận tải thủy, Vận chuyển thancuối nguồn; Kinh doanh Vật tư thiết bị…

6 năm qua Công ty đã phát huy tinh thần đoàn kết tập thể dân chủ trongđơn vị, giao chỉ tiêu kế hoạch đến từng bộ phận phòng ban, phân xưởng, tậptrung tháo gỡ những khó khăn trong từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh Là đơn vị

có rất nhiều mảng hoạt động sản xuất kinh doanh và địa bàn hoạt động rộng.Năm 2012 và năm 2013 thực hiện thêm một số công việc mới như kinh doanhkho bãi container, đầu tư nâng hàng từng bước phát triển cho Công ty

Trong những năm qua phát huy vai trò làm chủ tập thể của cán bộ côngnhân viên với tinh thần đoàn kết, phát huy nội lực, nâng cao trách nhiệm củatừng cá nhân, phát động phong trào thi đua cải tiến kỹ thuật hợp lý hóa trong sảnxuất kinh doanh, áp dụng rỗng rãi tới từng tổ đội sản xuất đạt hiệu quả cao Kếthợp cùng công đoàn đẩy mạnh phong trào sáng kiến cải tiến kỹ thuật, áp dụngrộng rãi tới từng tổ đội sản xuất và cá nhân Trong 6 năm qua Công ty đã đưa vàosản xuất kinh doanh 15 sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hóa sản xuất Có nhiều

sáng kiến tiêu biểu được đưa vào áp dụng đã góp phần nâng cao công tác quản lýđiều hành sản xuất kinh doanh, cải tiến được phương thức sản xuất kinh doanh,giảm giờ làm tăng năng suất lao động đồng thời giải quyết được việc làm chohàng chục lao động trong đơn vị.

Công trình Công đoàn Công ty được gắn biển Công trình Công đoàn Tậpđoàn Vinacomin Bãi container Đông Hải với giá trị làm lợi: 135 000 000 đ

Công trình Công đoàn đã được Công đoàn tập đoàn Vinacomin khenthưởng 40 000 000đ được đánh giá cao là sáng kiến cải tiến được phương thứcsản xuất kinh doanh tạo nguồn thu và việc làm cho cán bộ công nhân viên củaCông ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KINH DOANH NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬT TƯ VÀ

VẬN TẢI ITASCO

2.1 Bộ máy kinh doanh nhập khẩu vật tư thiết bị

Công ty TNHH MTV vật tư và vận tải Itasco ngoài kinh doanh vận tảiđường bộ, thủy, sản xuất phương tiện vận tải, phụ tùng ô tô,… còn chuyên vềhoạt động nhập khẩu vật tư: sắt thép, linh kiện,…và tiến hành kinh doanh trongnước Bộ máy tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu bao gồm:Phòng kế hoạch tổng hợp, Phòng tiệp nhận, vận chuyển hàng hóa,Phòng kinhdoanh 1,2

Trong đó, phòng kế hoạch tổng hợp bao gồm 12 người, thực hiện công tác

kế hoạch, công tác vật tư và công tác kỹ thuật.Dựa theo phương hướng hoạt độngcủa từng giai đoạn, mà phòng lập ra phương án nhập khẩu, kinh doanh, tiêu thusản phẩm ngắn và dài hạn cho công ty Sau khi cập nhật nhu cầu thị trường, phântích và tổng hợp số liệu, phòng sẽ đưa ra kế hoạch nhập khẩu cụ thể, chi tiết về sốlượng vật tư, chủng loại,… từ đó tính dự kiến chi phí giá thành, tổng hợp cân đốitoàn diện kế hoạch Nếu dự ánđược ban giám đốc phê duyệt, phòng kế hoạch lúcnày trực tiếp và chủ động phối hợp với các phòng, đặc biệt là phòng kinh doanh đểtriển khai dự án, giải quyết các thủ tục và các vướng mắc trong quy trình thực hiện

Việc tiến hành nhập khẩu hàng hóa, vật tư và kinh doanh trong nước do 2phòng kinh doanh 1,2 đảm nhận sau khi nhận được kế hoạch và chỉ đạo của cấptrên.Với số lương 22 nhân viên được phân chia nhiệm vụ rõ ràng, trong đó có 9người chuyên về mảng xuất nhập khẩu, sẽ phụ trách quy trình nhập khẩu hànghóa từ liên hệ với đối tác, tới đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu và thực hiệnhợp đồng Đồng thời mở sổ theo dõi hàng hóa nhập khẩu: đơn vị nhập hàng, giátrị hàng đầy đủ, nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, phụ tùng hay lô hàng, hoànchỉnh tất cả các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa đã nhập theo đúng quyđịnh của Nhà nước Phòng kinh doanh có trách nhiệm quản lý trực tiếp các hồ sơ

về mua bán, kinh doanh, XNK các phụ tùng, vật tư, thiết bị thuộc chức năngquản lý.Do đã nắm bắt được nhu cầu vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữacủa công ty sản xuất than trong ngành cũng như ngoài ngành, nên phòng chủ

động lập đơn chào hàng, chào bán các loại vật tư, phụ tùng sản xuất cho các đơn

vị trên, nhằm bán được nhiều hàng nhất, tối đa lợi nhuận mang về cho công ty

Phòng kinh doanh sau khi thực hiện xong nhiệm vụ của mình là thực hiệnhợp đồng nhập khẩu, khi hàng về đến cảng sẽ do Phòng tiếp nhận, vận chuyểnhàng hóa tiếp nhận Phòng có 13 nhân viên, sẽ trực tiếp làm thủ tục giấy tờ tiếpnhận vận chuyển hàng hóa nhập khẩu của công ty từ nước ngoài về rồi giaothẳng cho khách hàng hoặc đưa về kho, bãi của Công ty để Công ty quản lý

2.2 Quy trình kinh doanh nhập khẩu vật tư, thiết bị

2.2.1 Quy trình nhập khẩu

Để tiến hành nhập khẩu vật tư thiết bị trước khi đưa vào kinh doanh, công

ty thực hiện theo các bước như sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập khẩu vật tư, thiết bị

2.2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu thị trường

Để bắt đầu một phương án kinh doanh, phòng kế hoạch bao giờ cũng thựchiện công tác nghiên cứu thị trường.Việc nghiên cứu thị trường trong nước nhằmmục đích nhận biết sản phẩm nhập khẩu, từ đó chọn ra mặt hàng kinh doanh cólợi nhất.Đối tượng khách hàng mà công ty hướng tới là các mỏ than, các nhà máysản xuất, xí nghiệp đóng tàu, công ty xây dựng,… ở thị trường nội địa, từ đó cácmặt hàng như vật tư xây dựng, máy móc thiết bị phụ tùng được đẩy mạnh nhậpkhẩu Qua quá trình nghiên cứu, tiếp xúc với các chủ doanh nghiệp, công ty nắmbắt được nhu cầu của họ về các mặt hàng một cách cụ thể về quy cách, phẩmchất, kiểu dáng, bao bì, nhãn hiệu, số lượng để nhập khẩu hàng hoá về thoả mãnđúng, đủ, kịp thời những nhu cầu đó Đồng thời, phòng kế hoạch cũng tiến hànhthử nghiệm để nắm bắt chức năng của sản phẩm, ví dụ đối với máy khai khoáng,xây dựng có thể làm việc tốt nhất trong địa hình nào, công suất tốt đa bao nhiêu,

…để chọn đối tác nhập khẩu cho phù hợp

Lập kếhoạchnhậpkhẩu

Đàmphán, kýkết hợpđồngnhậpkhẩu

Thựchiện hợpđồng

Thông qua việc nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước, từ đó phòngkinh doanh thực hiện công tác tạo nguồn hàng kinh doanh bằng cách nhậpkhẩu.Theo quy trình nhập khẩu đã nói ở trên.

2.2.1.2 Nghiên cứu thị trường quốc tế

Kinh doanh nhập khẩu đòi hỏi phải nghiên cứu thị trường hàng hoá quốc

tế như một yếu tố khách quan.Bao gồm việc nghiên cứu toàn bộ quá trình tái sảnxuất trên phạm vi quốc tế, việc nghiên cứu không chỉ dừng lại ở lĩnh vực lưuthông mà còn nghiên cứu cả trong lĩnh vực sản xuất và phân phối hàng hoá.Nghiên cứu thị trường hàng hóa quốc tế để nắm được quy luật hoạt động củachúng, thể hiện qua nhu cầu, cung ứng và giá cả, từ đó liên hệ với điều kiện củadoanh nghiệp và nhu cầu về hàng hóa nhập khẩu ở trong nước để quyết định kinhdoanh mặt hàng gì và chọn đối tác kinh doanh thích hợp

Thời gian đầu kinh doanh nhập khẩu, bộ phận xuất nhập khẩu của công ty

đã thực hiện công tác nghiên cứu thị trường rất tốt, giúp công ty từ nhập khẩu vật

tư, sắt thép như nhưng ngày đầu thành lập đến nay đã mở rộng, đa dạng hóanhiều mặt hàng, kinh doanh thêm máy móc, phụ tùng ô tô, vận tải,…góp phầnvào sự phát triển của công ty Trải qua nhiều năm hoạt động, công ty đã tạo dựngđược mối quan hệ khách hàng thân thiết với các đối tác trên thế giới, nên việcnghiên cứu thị trường không gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian Do đócông ty thường áp dụng phương pháp nghiên cứu tại bàn, rồi đặt hàng theo sảnphẩm trước đó, và có thể hoàn toàn yên tâm, tin cậy về chất lượng Nhưng đốivới các hợp đồng có giá trị lớn, trưởng phòng kinh doanh, hoặc nhân viên trựctiếp phụ trách nhập khẩu mặt hàng đó được công ty cử tới nhà máy sản xuất củađối tác để nghiên cứu thực tế

Phòng kế hoạch của công ty chịu trách nhiệm tìm hiểu thị trường trongnước, nắm bắt một cách rõ ràng và chính xác nhu cầu của khách hàng trong từnggiai đoạn Phối hợp là 2 Phòng kinh doanh 1,2, thường xuyên khảo sát thực tế vàđến với khách hàng lâu năm để xin ý kiến, từ đó đưa ra danh mục thiết bị cầnnhập khẩu, mức độ cần thiết của một mặt hàng để xác định số lượng nhập và thờigian nhập cho phù hợp

2.2.1.3 Lập kế hoạch nhập khẩu

Sau khi tiến hành nghiên cứu thị trường, dựa trên kết quả thu thập được

đó, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch nhập khẩu Trong đó chỉ rõ những đặc điểmcủa hàng hóa cần nhập, đặc điểm của đối tác, những lợi ích mà công ty đạt được,

và xây dựng cụ thể những chỉ tiêu dự tính: doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả của

phương án Công ty không chỉ xây dựng và duyệt một phương án nhập khẩu màphải xây dựng nhiều phương án khác nhau nhằm duy trì liên tục hoạt động nhậpkhẩu và đưa hàng nhập khẩu vào thị trường đã hướng tới.

Việc lập kế hoạch nhập khẩu do phó giám đốc phụ trách kinh doanh chỉđạo trực tiếp đến phòng kế hoạch và phòng kinh doanh chịu trách nhiệm phốihợp Từ đó trưởng phòng phân công cho từng nhân viên trong phòng Khối lượngcông việc sẽ được giải quyết bởi các nhân viên, mỗi người đảm nhiệm một mặthàng thực hiện theo các phương án kinh doanh.Đây là khâu rất quan trọng, giúpcông ty chủ động kiểm soát hàng nhập khẩu, tối thiểu hóa các chi phí phát sinh

2.2.1.4 Đàm phán, ký kết hợp hợp đồng nhập khẩu

Đàm phán là quá trình hai bên thương lượng, bàn bạc và trao đổi với nhaucác điều khoảnmua bán, cuối cùng đi đến thống nhất và tiến hành ký kết hợpđồng Hai bên đưa ra yêu cầu của mình và trao đổi, nhằm mục đích bảo vệ lợi íchcủa mình, nên cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước tài liệu cho buổi đàm phán, tìm hiểutrước đối tác để dễ thỏa thuận Có ba hình thức đàm phán là: đàm phán trực tiếp,đàm phán qua thư và đàm phán sử dụng phương tiện truyền thông (Fax, telex,email, …) Từng phương thức có những ưu và nhược điểm khác nhau, tùy vàođiều kiện của mình mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức cho phù hợp Công ty sẽtùy từng hoàn cảnh cụ thể để chọn hình thức đàm phán Mỗi quá trình đàm phánđều có nội dung cơ bản là: hỏi giá, báo giá, chào hàng, đặt hàng, hoàn giá, chấpnhận, xác nhận

Đối với đối tác truyền thống lâu năm và có uy tín, công ty thường sử dụnghình thức đàm phán qua điện thoại, skype, thống nhất về hợp đồng nhập khẩuhàng hóa, chủ yếu là vật tư và phụ tùng máy móc thiết bị, việc chuyển tiền vànhận hàng được 2 bên thống nhất, ghi rõ trong hợp đồng, các điều khoản cụ thểkhác được quy định chi tiết, được sự nhất trí của cả công ty và đối tác Còn vớiđối tác mới, đặc biệt là đối tác lớn và giá trị hợp đồng lớn, công ty sẽ cử một bộphận tiến hành gặp mặt trực tiếp để đàm phán, thỏa thuận, đi tới ký kết hợp đồngvới đối tác Việc ký kết hợp đồng do trưởng phòng kinh doanh thực hiện dưới sự

ủy thác của giám đốc công ty

Hợp đồng ngoại thương sẽ do bộ phận xuất nhập khẩu (gồm 9 người) củaphòng kinh doanh lập, trong đó ghi rõ: Số hiệu, tên hợp đồng; Ngày, địa điểm kýkết và thời gian thực hiện hợp đồng; Địa chỉ các bên tham gia mua bán, quốctịch, số điện thoại, số tài khoản, ngân hàng mở tài khoản và các điều khoản củahợp đồng, bao gồm: Tên hàng, quy cách, số lượng, chất lượng bao bì, ký mã

Ký kết hợp

đồng nhập

khẩu

Xin giấy phép nhập khẩu

Mở L/C khi bên bán yêu cầu

Đôn đốc bên bán giao hàng

Thuê phương tiện vận tải

Mua bảo hiểm hàng hóa

Làm thủ tục hải quan Nhận hàng

Kiểm tra hàng hóa

hiệu; địa điểm, thời hạn, phương thức giao hàng, thủ tục thanh toán, phươngthức, đồng tiền sử dụng thanh toán, giải quyết tranh chấp, khiếu nại có luật ápdụng cùng một số điều khoản khác

2.2.1.5 Thực hiện hợp đồng

Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa với đối tác, thống nhất cácđiều khoản, các bên sẽ tổ chức thực hiện các nghiệp vụ liên quan để trao đổi hànghóa theo trình tự sau:

Sơ đồ 2.2: Quy trình hoạt động nhập khẩu

Do đó, công ty giao cho bộ phận xuất nhập khẩu của phòng kinh doanh vàphòng hành chính phải làm các thủ tục:

a, Xin giấy phép nhập khẩu

Vật tư như gang thép, cát, sỏi, xi măng và phụ tùng, máy móc, thiết bịmáy khai khoáng, xây dựng, thiết bị điện, vật liệu điện, thiết bị thủy lực, thiết bịhàng hải,… nằm trong mục những mặt hàng cần phải xin giấy phép nhập khẩucủa Tổng cục hải quan như các mặt hàng khác

Theo Thông tư 190/TCHQ-GSQL của Tổng cục Hải quan quy định vềviệc cấp và quản lý giấy phép xuất, nhập khẩu hàng hóa thuộc thẩm quyền của

Tổng cục Hải quan, khi làm thủ tục xin giấy phép, công ty phải chuẩn bị hồ sơnhư sau: Đơn ghi đầy đủ, rõ ràng nội dung bằng tiếng Việt Nam; Bản kê chi tiếthàng hóa nhập khẩu: 02 bản chính; Vận tải đơn (bản photocopy): 02 bản và 1 sốgiấy tờ khác

Sau đó, công ty sẽ được cấp giấy phép chậm nhất 02 ngày kể từ ngày nộp

đủ hồ sơ Một bộ giấy phép cho một lô hàng nhập khẩu gồm 2 bản: 1 bản lưu tạiHải quan nơi cấp phép cùng 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh, 1 bản công ty được cầm đểnộp cho Hải quan cửa khẩu khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa Thời hạn hiệulực của 1 giấy phép là 30 ngày kể từ ngày cấp giấy phép, giấy phép chỉ có giá trịmột lần, không được cấp một giấy phép cho nhiều lần nhập khẩu

b, Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế

Công ty thực hiện thanh toán cho hầu hết các lô hàng nhập khẩu bằngphương thức tín dụng chứng từ Do đó, với tư cách là người nhập khẩu, trước hếtcông ty phải tiến hành mở thư tín dụng tại ngân hàng được quy định trong hợpđồng Ngân hàng công ty lựa chọn làm việc là ngân hàng Vietinbank chi nhánhHải Phòng, thư tín dụng hợp đồng quy định là thư tín dụng không hủy ngang, trảngay Phí mở L/C là 0.3% hợp đồng, sau khi mở L/C xong, ngân hàngVietinbank sẽ thông báo cho ngân hàng của người xuất khẩu

Khi ngân hàng mở L/C phải có chữ kí của kế toán trưởng và giám đốccông ty, bên cạnh đó ngân hàng sẽ yêu cầu công ty ký quỹ, tùy mối quan hệcủa ngân hàng với công ty mà khi đó tỷ lệ ký quỹ đòi hỏi là khác nhau Công

ty TNHH MTV vật tư và vân tải Itasco phải ký quỹ với tỷ lệ chỉ là 15% giá trịhợp đồng

c, Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa

Với đặc điểm công ty kinh doanh vận tải hàng hóa ven biển và viễndương, nên tùy theo điều kiện giao hàng đã thống nhất trong hợp đồng ngoạithương, mà công ty có phải chịu phí vận tải không Nếu điều kiện giao hàng ghitrong hợp đồng là EXW, FAS, FCA FOB có nghĩa là công ty phải có nghĩa vụthuê phương tiện vận tải và chịu chi phí liên quan, nhưng do ngoài kinh doanhnhập khẩu, công ty có kinh doanh vận tải hàng hóa, nên việc vận chuyển sẽ dochính công ty thực hiện mà không mất khoản phí nào, và phương thức vận tảiđường biển Để tận dụng lợi thế nên công ty thường ký hợp đồng theo nhữngphương thức giao hàng này Khi đó, một số chứng từ cần dùng là: vận đơn đườngbiển, biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đường biển, phiếu gửi hàng,…

Bên cạnh đó, trong quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng, nếu 2 bên thỏathuận đi đến nhất trí phương thức giao nhận theo điều kiện EXW, FCA, FAS,FOB, CFR, CPT thì công ty phải có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng nhậpkhẩu hiện tại Mục đích là để giảm thiểu rủi ro, trong vận tải đường biển, hoạtđộng chuyển chở hàng hóa gặp nhiều khó khăn do thiên tai và tiềm ẩn nhiều rủi

ro khác

Hiện tại, công ty thường ký kết hợp đồng nhập khẩu máy móc, phụ tùng,thiết bị, vật tư theo phương thức giao nhận FOB, theo đó công ty phải chịu tráchnhiệm về phương tiện vận tải và tự mua bảo hiểm hàng hóa Thường thì 2 bên đãthống nhất mua bảo hiểm chuyến cho những hợp đồng nhập khẩu, nên bên bảohiểm chỉ chịu trách nhiệm đối với tổn thất của hàng trong phạm vi một chuyếnhàng Với máy móc, phụ tùng, thiết bị, vật tư, 2 bên thường thống nhất mua bảohiểm với suất phí là 0,237%, trị giá bảo hiểm là 110% trị giá hợp đồng.Khi kýhợp đồng bảo hiểm, công ty phải liên hệ với hãng bảo hiểm khi có thông tin vềchuyến tàu, số hiệu, cũng như giá trị nhập

d, Làm thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu

Khi nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về, công ty phải làm thủ tục hảiquan theo các bước:

Bước 1: Khai và nộp tờ khai hải quan

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có: Tờ khai hải quan: 02 tờ; Tờ khai giá trị: 01 tờ;Hợp đồng thương mại: 01 bản sao; Hóa đơn thương mại: 01 bản chính và 01 bảnsao; Vận đơn đường biển: 01 bản sao; Lệnh giao hàng của hàng tàu: 01 bản;Danh mục hàng hóa: 01 bản chính, 01 bản sao; Giấy giới thiệu: 01 bản

Bước 2: Xuất trình hàng hóa đến địa điểm quy định để kiểm tra

Sau khi lô hàng nhập khẩu cập cảng, cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm trahàng hóa Nếu thấy đạt yêu cầu thì cơ quan hải quan sẽ tiến hành thu lệ phí theođúng quy định của Nhà nước, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khaicho công ty

Bước 3: Thực hiện các quy định của hải quan

Khi kiểm tra hàng hóa xong, cán bộ phụ trách của hải quan sẽ đưa raquyết định như: hàng hóa được thông quan, hàng qua biên giới khi đã nộp thuếnhập khẩu, cho hàng đi qua 1 cách có điều kiện,…Thời gian nộp thuế nhập khẩutheo quy định của pháp luật thường là 275 ngày kể từ ngày công ty đăng kí tờ