luận văn thạc sĩ kinh tế hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần bệnh viện mắt sài gòn hà nội

Về mục tiêu cụ thể: Xác định một số mục tiêu cụ thể cần đạt được để đạt được mục tiêu tổng quát:+ Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán trong các

1.2 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 1

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.5 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

1.6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

1.7 ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI5

1.8 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI 5

CHƯƠNG 02 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 72.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

2.1.1 Lý luận chung về kiểm tra kiểm soát trong quản lí 7

2.1.2 Các loại kiểm soát nội bộ 9

2.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 11

2.2 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỚI VIỆC KIỂM SOÁT NỘI BỘ 22

2.2.1 Khái quát chung về tổ chức hạch toán kế toán 22

2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 25

2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán với kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 28

2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán với kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 30

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán với kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 36

CƯỜNG KIẾM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG ÍCH TẠI CÁC NƯỚC TRÊN THẾ GIỚI 40

CHƯƠNG 03 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MẮT SÀI GÒN- HÀ NỘI 43

3.1 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BỆNH VIỆN MẮT SÀI HÀ NỘI VỚI TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI

3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ với hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần bệnh viện mắt Sài Gòn-Hà Nội 53

3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán với kiểm soát nội bộ tại Công ty

56

3.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo với kiểm soát nội bộ tại công ty 57

3.3.1 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán vật tư, tài sản với kiểm soát nội bộ tại Công ty58

3.3.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 60

3.3.3 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu chi với kiểm soát nội bộ tại Công ty 60

3.3.4 Thực trạng các thủ tục kiểm soát tại công ty 61

KẾ TOÁN VỚI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY 67 4.2.1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ68

4.2.2 Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán 69

4.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán 70

4.2.4 Hoàn thiện tổ chức báo cáo tài chính 71

4.2.5 Hoàn thiện tổ chức các phần hành kế toán 72

4.2.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán 77

4.3 KIẾN NGHỊ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP 80

4.3.1 Về phía Nhà nước 80

4.3.2 Về phía doanh nghiệp 81

4.4 NHỮNG ĐÓNG GÓP VỀ MẶT LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 81

4.5 HẠN CHẾ CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 82

4.6 KẾT LUẬN CHUNG CỦA LUẬN VĂN 82

Bảng số 02: Danh mục sổ kế toán với hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 57 Bảng số 03: Danh mục các báo cáo của Công ty 58

Biểu số 01 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung 31 Biểu số 02 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí-sổ Cái 32 Biểu số 03 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 34 Biểu số 04 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ35 Biểu số 05Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 36

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội 44

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn – Hà Nội 46

Sơ đồ 3: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty 56

BDV : Ban dân vận

HTKSTN : Hệ thống kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 01 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Theo cục quản lí khám chữa bệnh Bộ Y tế, hiện nay ở Việt Nam số lượngBệnh viện tư nhân chiếm khoảng 8.6% so với tổng số bệnh viện trên cả nước

Với đặc điểm vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi vốn dài, để khắc phục tìnhtrạng lãng phí và hạ giá thành chi phí khám chữa bệnh nhưng vẫn đảm bảo chấtlượng khám chữa bệnh, muốn vậy Bệnh viện phải có hệ thống kế toán thực sự hữuhiệu để cung cấp thông tin về tài chính và tình hình hoạt động của Bệnh viện mộtcách chính xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu nhà quản lí

Trong khi đó kiểm soát nội bộ (KSNB) không những đảm bảo mục tiêu bảo

vệ tài sản cho Bệnh viện, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo thực hiện chế

dộ pháp lý, đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lí mà qua đó nâng cao hiệu quả hoạtđộng kinh doanh của Bệnh viện tư nhân

Công ty Cổ phần (CP) Bệnh viện Mắt Sài Gòn -Hà Nội là một Bệnh việnchuyên khoa Mắt và được thành lập tháng 06 năm 2006 Bệnh viện hoạt động theo

mô hình bệnh viện trong ngày với chức năng chính là khám bệnh trong ngày, điềutrị phẫu thuật Phaco (đục thủy tinh thể), phẫu thuật trung phẫu như : phẫu thuật lác,cắt mộng, quặm , phẫu thuật Lasik ( điều trị tật khúc xạ, cận, loạn, viễn thị) Đểgiúp cho Bệnh viện từng bước hoàn thiện và quản lí một cách có hiệu quả chi phíkhám chữa bệnh nâng cao vị thế và mở rộng công tác khám chữa bệnh thì việc

nghiên cứu Đề tài “ Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội ” là hết

như thực tiễn và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toánvới việc tăng cường KSNB tại các đơn vị

Một số công trình nghiên cứu tiêu biểu có liên quan đến Đề tài như:” Hoànthiện tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường KSNB tại Trung tâm Y tế dựphòng Huyện Mai Sơn Tỉnh Sơn La” ( Vũ Thị Sen); “ Hoàn thiện tổ chức hạch toán

kế toán với tăng cường KSNB tại Trường Đại học Tây Bắc” (Đặng Thị Thu Huệ); “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường KSNB tại Công ty Cổ phầnChứng khoán quốc tế Hoàng Gia” ( Nguyễn Thị Quế)… Các giải pháp hoàn thiện tổchức hạch toán kế toán với việc tăng cường KSNB được các tác giả nêu như sau:

Về việc hoàn thiện chứng từ kế toán với việc tăng cường KSNB

Tác giả Đặng Thị Thu Huệ cho rằng Trường Đại học Tây Bắc cần xây dựng

kế hoạch luân chuyển chứng từ cụ thể từ khâu lập, kiểm tra, ghi sổ, và lưu trữ chứngtừ

Về hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán với việc tăng cường KSNB

Tác giả Nguyễn Thị Quế cho rằng cần phải mở các tài khoản (TK) chi tiết đểtheo dõi từng đối tượng kế toán cụ thể

Về hoàn hoàn thiện sổ kế toán với việc tăng cường KSNB

Tác giả Vũ Thị Sen cho rằng Trung tâm nên vận dụng hình thức kế toánNhật kí chung sẽ phù hợp hơn, quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức này khôngphức tạp, dễ xây dựng vào các phần mềm và áp dụng đơn giản

Về hoàn thiện báo cáo tài chính với việc tăng cường KSNB

Tác giả Đặng Thị Huệ cho rằng Trường cần lập đầy đủ hệ thống báo cáo tàichính, phân tích các khoản chi phí phát sinh, tình hình tiết kiệm chi phí, tình hìnhkhai thác các nguồn thu cũng như kết quả hoạt động và nguyên nhân dẫn đến kếtquả tài chính trong năm Chính việc phân tích này sẽ giúp đơn vị thấy rõ kết quả thuchi của đơn vị gắn với mục tiêu phát triển đồng thời giúp đơn vị kiểm soát được cácchi phí

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Về mục tiêu tổng quát: Tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường KSNB tại Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội

Về mục tiêu cụ thể: Xác định một số mục tiêu cụ thể cần đạt được để đạt được mục tiêu tổng quát:

+ Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp

+ Về thực tế: Mô tả, phân tích đánh giá thực trạng hệ thống tổ chức hạch toán kế toán và mối liên hệ giữa tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường KSNB tại Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội

Trên cơ sở lý luận và thực tiễn tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường KSNB trong các doanh nghiệp hiện nay, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường KSNB tại Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội

1.4 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU

Các câu hỏi cụ thể được đặt ra trong Đề tài:

Hệ thống TK, sổ kế toán, báo cáo tài chính cần đổi mới gì để đáp ứng đượcyêu cầu của nhà quản lí và cơ quan nhà nước?

Công tác tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính với tăngcường KSNB cần được tổ chức như thế nào?

Công tác tổ chức phần hành kế toán với việc tăng cường KSNB cần đượcthực hiện như thế nào?

Những hạn chế cơ bản hiện còn tồn tại trong việc tổ chức hạch toán kế toánvới việc tăng cường KSNB tại Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn- Hà Nội có ảnhhưởng như thế nào đến công tác quản lí ?

Có những giải pháp cụ thể gì nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vớităng cường KSNB tại Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội?

1.5 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan

hệ với tăng cường KSNB

Phạm vi nghiên cứu : Giới hạn trong tổ chức hạch toán kế toán với KSNB tạiCông ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội

1.6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Kế thừa những kết quả nghiên cứu lý luận về tổ chức hạch toán kế toán vàKSNB của các tài liệu đã công bố, trực tiếp quan sát và nghiên cứu tài liệu hiện cótại Bệnh viện, kết hợp sử dụng phương pháp điều tra khảo sát thực tiễn, phươngpháp thống kê để thu thập thông tin và các phương pháp phân tích tổng hợp so sánh,

hệ thống hóa nhằm làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu

Về mặt thực tiễn luận văn đánh giá mức độ hoàn thiện của công tác tổ chức hạchtoán kế toán với việc tăng cường KSNB tại Công ty Cổ phần Bệnh viện Mắt SàiGòn- Hà Nội

Phương pháp định lượng:

Lấy số liệu từ dữ liệu thứ cấp: Từ các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán, dữ liệu

có sẵn tại Công ty Còn dữ liệu sơ cấp có được từ quá trình nghiên cứu phỏng vấn,quan sát

Số liệu thu thập được sẽ tổng hợp và phân tích theo mục tiêu nghiên cứu trên cơsở đó tác giả có thể đưa ra nhận xét, đánh giá

Phỏng vấn trực tiếp Ban Giám đốc để tìm hiểu hoạt động tổng thể của Công

ty, nhu cầu sử dụng thông tin như thế nào trước khi đưa ra quyết định

Phỏng vấn trực tiếp Trưởng phòng Hành chính nhân sự (HCNS) mục đích

để biết được tổ chức bộ máy quản lí như thế nào, mối quan hệ và nhiệm vụ của từngphòng ban

Phỏng vấn trực tiếp bà Trưởng phòng Kế toán để nắm được chính sách tàichính kế toán của Công ty như thế nào, sự phân công công việc cho các nhân viên

kế toán Và phỏng vấn trực tiếp người phụ trách kế toán về công việc cụ thể để cóđược nguồn số liệu thứ cấp cần cho đề tài.

1.7 ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI

Về mặt lý luận: Luận văn cụ thể hóa và làm rõ các lý luận cơ bản về tổ chứchạch toán kế toán với tăng cường KSNB đồng thời ứng dụng vào phân tích KSNBtại Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội

Về mặt thực tiễn: Luận văn phân tích và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện

tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường KSNB của Bệnh viện nhằm đảm bảotăng cường tính hiệu quả của hoạt động kinh doanh, tăng độ tin cậy của Báo cáo tàichính, nâng cao hiệu quả của công tác quản lí tài chính của Bệnh viện

1.8 BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI

Chương 01: Giới thiệu đề tài nghiên cứu;

Chương 02 : Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán vớiKSNB trong các công ty cổ phần;

Chương 03 : Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với KSNB tại Công ty CPBệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội

Chương 04 : Thảo luận kết quả tổ chức hạch toán kế toán với việc tăngcường KSNB tại Công ty CP Bệnh viện Mắt Sài Gòn-Hà Nội, các giải pháp đề xuất

Để đưa ra được lí do xác đáng, tìm hiểu sâu hơn về Đề tài nghiên cứu, Tácgiả cũng tìm hiểu các bài viết, công trình nghiên cứu của những tác giả trước đó đểtừ đó học hỏi cách thức các tác giả đặt vấn đề, giải quyết vấn đề, hình thức nghiêncứu về tổ chức hạch toán kế toán với việc tăng cường KSNB đối với từng đơn vị cụthể và rút kinh nghiệm từ những hạn chế của các đề tài đó để tránh lặp lại trongnghiên cứu của mình.

CHƯƠNG 02

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP2.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.1.1 Lý luận chung về kiểm tra kiểm soát trong quản lí

Quản lí theo định nghĩa của các trường phái quản lí học đưa ra các địnhnghĩa quản lí như sau:

“Taylor (1856-1915)” : Quản lí là bạn phải biết rõ muốn người khác làmviệc gì và hãy chú ý đến cách tốt nhất kinh tế mà họ làm.[ tr 20]

“Fayol (1886-1925)”: Quản lí là một hoạt động mà mọi tổ chức ( gia đình,doanh nghiệp, chính phủ) đều có nó gồm năm yếu tố tạo thành là : kế hoạch , tổchức, chỉ đạo, điều hành và kiểm soát Quản lí chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức,chỉ đạo điều hành và kiểm soát ấy.[ tr 20]

“ Harold Koontz” : Quản lí là xây dựng và duy trì một môi trường tốt giúpcon người hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định :” Kiểm soát là quá trình

đo lường , đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kếhoạnh của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả Kiểm soát tốt giúp nhàquản lí đạt được mục tiêu.[tr 20]

Theo quan điểm chung nhất : Quản lí quá trình định hướng, tổ chức và theodõi thực hiện các định hướng trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệuquả cao nhất Công việc quản lí bao gồm nhiều nhiệm vụ , mỗi nhiệm vụ là mộtkhâu hay một giai đoạn có liên hệ chặt chẽ với nhau, bao gồm: hoạch định, tổ chứcthực hiện, cung cấp nguồn lực và điều hành hoạt động

Giai đoạn hoạch định hay định hướng là giai đoạn xác định mục tiêu, dự báonguồn lực, xây dựng kế hoạch , chương trình và kiểm tra lại thông tin về mục tiêu,

dự báo, kế hoạch, chương trình

Mối liên hệ chặt chẽ giữa các khâu trong quản lí thể hiện các khâu đều thựchiện tốt thì quản lí mới có hiệu quả, ngược lại một khâu thực hiện không tốt thì cảquá trình quản lí sẽ không đạt hiệu quả cao.

Còn vấn đề kiểm soát thì cũng có rất nhiều quan niệm khác nhau

Theo tác giả Schoderbek, Cosier và Aplin (1988) , kiểm soát là hoạt độngđánh giá và hiệu chính những lệch lạc từ tiêu chuẩn Kiểm soát do đó bao gồm cáchoạt động : Thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêuchuẩn và hiệu chỉnh những lệch lạc từ thực tế so với những tiêu chuẩn đã xác lập.Về bản chất , kiểm soát là sự đo lường thực tế hoạt động so với tiêu chuẩn đã xáclập nhằm mục tiêu điều chỉnh nếu cần [12, tr13]

Theo các tác giả George và Jones : kiểm soát là quá trình nhà quản lý giámsát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trongviệc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.[12, tr13]

Theo từ điển tiếng Việt : kiểm soát là sự xem xét để phát hiện, ngăn chặnnhững gì trái với quy định

Từ các quan niệm trên, một định nghĩa chung về kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả [ 5,tr14 ]

Tác dụng của kiểm soát: giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu Trong doanh

nghiệp điển hình với mục tiêu lợi nhuận, kiểm soát giúp nhà quản lý đạt được tínhhiệu quả, chất lượng hoạt động hay sản phẩm, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

và không ngừng cải tiến Để xác định tính hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lựcnhà quản lý cần có khả năng đo lường chính xác số đơn vị đầu vào được sử dụng đểtạo ra một sản phẩm đầu ra Một hệ thống kiểm soát có các thước đo cho phép nhàquản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong việc sản xuất sản phẩm và cungứng dịch vụ Nếu nhà quản lý thử nghiệm với thay đổi cách thức sản xuất sản phẩmhay cung cấp dịch vụ nhằm tìm kiếm cách thức hiệu quả hơn, các thước đo cho thấynhà quản lý thành công đến mức nào Không có hệ thống kiểm soát nhà quản lýkhông có ý tưởng gì về tổ chức hoạt động như thế nào và hoạt động có thể cải thiệnnhư thế nào

Ngày nay, rất nhiều sự cạnh tranh giữa các tổ chức xoay quanh việc gia tăngchất lượng sản phẩm và dịch vụ Kiểm soát có ý nghĩa quan trọng trong quyết địnhvề chất lượng sản phẩm và dịch vụ vì cung cấp thông tin phản hồi cho nhà quản lývề chất lượng sản phẩm và dịch vụ Nhà quản lý hiệu quả tạo ra hệ thống kiểm soátgiám sát thường xuyên chất lượng sản phẩm dịch vụ để có sự cải tiến chất lượngthường xuyên Điều này tạo cho doanh nghiệp một lợi thế cạnh tranh.

Hệ thống kiểm soát giúp đáp ứng khách hàng tốt hơn thông qua đánh giáhiệu quả của nhân viên có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng Giám sát hành vi củanhân viên giúp nhà quản lý xác định cách thức tăng cường hoạt động của nhân viên,thông qua đó đào tạo kỹ năng, hỗ trợ cho nhân viên hoặc tìm kiếm sản phẩm mớicho nhân viên làm việc tốt hơn Khi nhân viên biết được hoạt động của họ bị giámsát họ sẽ có động lực để duy trì sự tích cực trong quan hệ với khách hàng

Kiểm soát có thể tăng cường mức độ cải tiến trong doanh nghiệp Những cảitiến thành công diễn ra khi nhà quản lý tạo ra môi trường doanh nghiệp mà nhânviên cảm thấy có sức mạnh trong sáng tạo và quyền lực được phân chia sao chonhân viên cảm thấy tự do trong thử nghiệm và chấp nhận rủi ro Quyết định về hệthống kiểm soát phù hợp để khuyến khích sự chấp nhận rủi ro là một thách thức lớnđối với nhà quản lý

Như vậy, kiểm soát là một chức năng quan trọng và không thể tách rời tronghoạt động quản lý Không có kiểm soát thì không có hoạt động quản lý với đầy đủ ýnghĩa của nó Nó được tiến hành thường xuyên dưới nhiều hình thức nhằm cung cấpthông tin quản lý giúp cho nhà lãnh đạo có cơ sở đưa ra những quyết định phù hợp.Mặt khác, chất lượng và độ chính xác của hệ thống thông tin lại phụ thuộc vào hệthống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)

2.1.2 Các loại kiểm soát nội bộ

Hoạt động kiểm soát có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau

Theo nội dung kiểm soát, kiểm soát nội bộ bao gồm : Kiểm soát quản lí vàkiểm soát kế toán

Kiểm soát quản lí là quá trình trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lí)tác động lên các thành viên của đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục

tiêu của tổ chức đó Kiểm soát quản lí bao gồm các hoạt động lập kế hoạch , kết hợpcác hoạt động của các bộ phận khác nhau trong đơn vị, tổ chức,trao đổi thông tin,đánh giá và xử lí thông tin, lựa chọn và ra quyết định, tác động lên các khách thểkiểm soát nhằm thay đổi hành vi của khách thể kiểm soát.

Kiểm soát kế toán bao gồm việc lập kế hoạch , tổ chức thực hiện các trình tựcần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán tức làphải đảm bảo các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể củaquản lí Kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của đơn vị đượcphản ánh trên tài liệu kế toán Còn kiểm soát quản lí có phạm vi rộng hơn của cácđối tượng quản lí theo mục tiêu của kiểm soát Tuy nhiên kiểm soát kế toán lại cóvai trò quan trọng để làm cơ sở cho kiểm soát quản lí Kiểm soát kế toán có thểhình thành phương pháp tự kiểm soát qua chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp cânđối kế toán

Theo quá trình tác nghiệp thì kiểm soát bao gồm kiểm soát ngăn ngừa, kiểmsoát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh

Mục tiêu của kiểm soát là phải bảo đảm cho quá trình tác nghiệp được thànhcông theo mục đích quản lí, chính vì vậy việc ngăn ngừa, phát hiện, điều chỉnh cácsai sót trong quản lí là hết sức cần thiết

Kiểm soát ngăn ngừa tập trung chủ yếu vào việc quản lí nhân sự, xây dựngcác quy trình, quy phạm, thực hiện các thao tác tác nghiệp

Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lân, sai sót và rủi

ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng nhằm giúp các cấp lãnh đạo cóhướng xử lí kịp thời, hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra

Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc

ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện

Theo thời điểm kiểm soát thì kiểm soát bao gồm kiểm soát trước, kiểm soáttác nghiệp, tác nghiệp và kiểm soát sau tác nghiệp

Kiểm soát trước tác nghiệp là sự dự báo những vấn đề có thể xảy ra trongquá trình tác nghiệp để đề phòng những rủi ro Loại kiểm soát này rất quan trọng,đòi hỏi các nhà quản lí phải có trình độ , có kinh nghiệm và có tầm nhìn chiến lược

Kiểm soát tác nghiệp là quá trình kiểm soát được tiến hành trong quá trìnhtác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm và kiểm tra việc thực hiện các quyếtđịnh quản lí trong quá trình tác nghiệp Loại kiểm soát này có tác dụng làm giảmcác rủi ro, sai sót đảm bảo hiệu quả công việc.

Kiểm soát sau tác nghiệp hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi là kiểmsoát thông dụng nhất hiện nay Loại kiểm soát này bị động về mặt thời gian songkiểm soát sau tác nghiệp có đầy đủ căn cứ để đánh giá đo lường kết quả tác nghiệp

2.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Hiện nay với tốc độ phát triển ngày càng cao, các hoạt động sản xuất kinhdoanh cũng như các ngành dịch vụ du lịch, khám chữa bệnh… ngày càng đượcchuyên môn hóa và được phân thành nhiều bộ phận chuyên môn Do vậy quản lícàng trở thành cầu nối quan trọng giữa các bộ phận đó nhằm đạt được hiệu quả sảnxuất kinh doanh Chức năng quản lí tùy thuộc vào quy mô, khi quy mô kinh doanhcàng lớn thì chức năng quản lí và kiểm soát càng trở nên cần thiết, quyết định sựsống còn của công ty Từ đó HTKSNB chính là công cụ để kết hợp hài hòa tráchnhiệm và nghĩa vụ của mỗi bộ phận, cá nhân để cùng hướng tới mục tiêu tiêu la sựphát triển ổn định, bền vững cho doanh nghiệp

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể:Theo Spencer Picket, tác giả của cuốn “Internal Control: A Manager’sJourney”, HTKSNB là những cơ chế để đảm bảo đạt được các mục tiêu Hệ thốngkiểm soát tốt sẽ tăng cường hiệu quả, đảm bảo sự tuân thủ luật pháp và các quy tắc,

có thông tin tốt, loại trừ được lỗi và sự lạm dụng

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Số 400: Đánh giá rủi ro và Kiểm soátnội bộ thì HTKSNB là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toánxây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định,

để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo trungthực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệthống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủtục kiểm soát”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): HTKSNB là một hệ thống chínhsách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản củađơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độpháp lý và bảo đảm hiệu quả các hoạt động

Một hệ thống kiểm soát nội bộ chứa nhiều cách thức khác nhau và cách đolường khác nhau, được thiết kế và thực hiện trong phạm vi một hệ thống của tổchức để đạt được bốn mục tiêu chính

HTKSNB có bốn mục tiêu cơ bản đó là bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậycủa thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và mục tiêu bảo đảm hiệuquả hoạt động và năng lực quản lý

Thứ nhất: Về mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh

nghiệp bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình Các tài sản này có thể bịđánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không đượcbảo vệ bởi hệ thống kiểm soát thích hợp Điều này cũng tương tự như một số tài sảnphi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng,…(các hợp đồng bảomật của Nhà nước)

Để bảo vệ tài sản vô hình có thể sử dụng các hình thức đăng ký bản quyền,theo dõi đảm bảo không có hiện tượng làm nhái, làm giả hàng hóa của đơn vị, ảnhhưởng đến thu nhập cũng như hình ảnh của đơn vị trên thị trường

Bảo vệ tài sản hữu hình có thể thực hiện bằng hình thức trông coi, bảo vệ vậtchất, theo dõi và kiểm tra tài sản nhằm duy trì tính hữu dụng của tài sản cũng nhưquyền sở hữu tài sản của đơn vị Để ngăn chặn, phòng ngừa thiệt hại tài sản trướcnguy cơ phá hủy từ môi trường tự nhiên doanh nghiệp thực hiện biện pháp đăng kýbảo hiểm liên quan

Một loại tài sản khác là các tài sản luân chuyển kinh doanh Tài sản này luônluôn biến động từ hình thức này sang hình thức khác Chu kỳ luân chuyển bắt đầutừ việc mua vào, nhập kho, xuất kho, chế biến và trở thành bộ phận cấu thành củathành phẩm hay dịch vụ bán ra Để đảm bảo tài sản này, cần có các thủ tục theo dõikho, các biện pháp nhằm tránh thất thoát trong quá trình luân chuyển…

Ngoài ra, con người cũng là một yếu tố đặc biệt, không như máy móc, thiết

bị có thể thực hiện chính xác các lập trình sẵn có, con người có thể mắc phải nhữngsai lầm vô ý hay cố ý khi thực hiện công việc của mình Các biện pháp tuyển chọn,đào tạo, hướng dẫn quy trình làm việc và thường xuyên thảo luận để lường trướccác sai lầm có thể mắc phải, cùng rút kinh nghiệm và có bài học thực tế là các biệnpháp được áp dụng nhằm ngăn chặn nguy cơ phát sinh từ yếu tố con người

Sự bảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quantrọng hơn kể từ khi có hệ thống máy tính Số lượng lớn thông tin được tồn trữtrong các phương tiện bằng máy tính như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu khôngcẩn trọng bảo vệ chúng

Thứ hai: Về mục tiêu bảo đảm độ tin cậy của thông tin: Hệ thống thông tin

kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là cơ sở quan trọng cho việchình thành các quyết định của các nhà quản lý Các thông tin cung cấp phải đảmbảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động.Thông tin phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của các hoạt độngkinh tế, tài chính Để hệ thống thông tin có tính tin cậy cao cần phải đảm bảo cácyêu cầu sau:

Tính cho phép: Các quyết định được đề ra bởi các cấp có thẩm quyền Cónghĩa là đảm bảo các quyết định được cân nhắc đầy đủ các yếu tố Ví dụ các quyếtđịnh về cơ chế tiêu thụ, chính sách giá bán hàng phải được phê duyệt bởi Giám đốc.Tuy nhiên cần phải có sự kết hợp với Kế toán trưởng và Trưởng phòng Kế hoạch đểbiết giá thành sản phẩm, kết hợp với Trưởng phòng Kinh doanh để biết được nhucầu của khách hàng, kết hợp với các thông tin bên ngoài để được chính sách giá củacác đối thủ cạnh trạnh cũng như các sản phẩm thay thế khác…

Tính hiện thực: Tránh các rủi ro ghi chép hạch toán các nghiệp vụ giả tạohoặc không liên quan đến doanh nghiệp

Tính đầy đủ: Yêu cầu này đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phát sinh của doanhnghiệp đều được ghi chép hạch toán đầy đủ

Tính đánh giá đúng đắn: Các nghiệp vụ được hạch toán theo đúng giá trị vàphù hợp với nguyên tắc kế toán

Hạch toán đúng: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng việc ghi chép đượcthực hiện trong các tài khoản cá thể riêng lẻ có liên quan và các tài khoản này đượctập hợp một cách đúng đắn, các nghiệp vụ tập hợp vào bảng tổng kết tài sản và báocáo kết quả kinh doanh tuân thủ các quy tắc về lập và trình bày báo cáo tài chính.

Thư ba: Về mục tiêu bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNBđược thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lýliên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức Cụ thểHTKSNB cần duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến cáchoạt động của doanh nghiệp; ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các saiphạm và gian lận trong mọi hoạt động kinh doanh; đảm bảo việc ghi chép kế toánđầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

Thứ tư: Về mục tiêu bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:Các quy trình của kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặplại không cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kémhiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lýthường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp bằng cơ chế giám sát củaHTKSNB nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanhnghiệp

Như vậy, tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khicũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đíchbảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ củacác nhà quản lý là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hữu hiệu và kếthợp hài hòa các lợi ích trên

Tùy từng loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ chức màHTKSNB bao gồm bốn bộ phận cấu thành: môi trường kiểm soát, hệ thống kếtoán, thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ

Bộ phận thứ nhất môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bêntrong và bên ngoài đơn vị có tính chất môi trường ảnh hưởng đến việc thiết kế,hoạt động và xử lí dữ liệu của KSNB

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác

nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm

đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chứckiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt làcác nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tụckiểm soát sẽ áp dụng tại các doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng trong doanh nghiệp sẽ góp

phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thốngxuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai cácquyết định đó, cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đó trongtoàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệuquả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanhnghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn

bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc

bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng; bảo đảm sự độc lậptương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong cácbước thực hiện công việc

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhàquản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéogiữa các bộ phận

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép

sổ và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quảcao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

Cơ cấu tổ chức hợp lý đối với chi phí sản xuất là phải thực hiện sự phân chiatrách nhiệm đối với chi phí sản xuất, xác định trách nhiệm, quyền hạn về chi phí sảnxuất cho các bộ phận trong đơn vị và mối liên hệ giữa các bộ phận đó Ví dụ, trong

một đơn vị sản xuất, mỗi bộ phận sản xuất được xác định như một trung tâm lợinhuận Người đứng đầu mỗi bộ phận sản xuất phải có sự phân quyền trách nhiệmcông việc cụ thể, chi tiết đối với từng cá nhân trong bộ phận mình để làm sao lợinhuận cao nhất mà chi phí thấp nhất Lợi nhuận cao thì việc kiểm soát chi phí đượckiểm soát chặt chẽ, hiệu quả.

Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với

đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soátcũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong mọi hoạt động củadoanh nghiệp Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát cóthể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội

bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách vàthủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong côngviệc và thiếu trung thực về phẩm chất thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể pháthuy hiệu quả

Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần cónhững chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khenthưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phùhợp với trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kếtục và liên tiếp

Chính sách nhân sự đối với việc kiểm soát chi phí sản xuất được thực hiệntrên ba nội dung:

Một là, chính sách tuyển dụng: Cần phải xây dựng một quy chế tuyển dụngđảm bảo đúng tiêu chuẩn ISO, đảm bảo lựa chọn được những nhân viên có năng lực

và tin cậy, phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ của từng vị trí yêu cầu công việc đề

ra

Hai là, chính sách đào tạo: đào tạo để nâng cao tay nghề, nâng cao hiệu quảsản xuất kinh doanh để xây dựng được đội ngũ nhân viên ngày một chuyên nghiệp.Mỗi một nhân viên giỏi là một kiểm soát viên giỏi Kiểm soát giỏi làm giảm thiểuđáng kể chi phí sản xuất

Ba là, chính sách lương, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật: Trong một

tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng củangười sử dụng với người lao động luôn tồn tại song hành Người lao động vì quyềnlợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức,của người sử dụng lao động Chính vì vậy, để tránh xung đột giữa quyền lợi chung

và quyền lợi riêng thì mỗi một doanh nghiệp phải xây dựng được cho mình mộtchính sách lương, chính sách đãi ngộ thích đáng, phù hợp với từng vị trí, công việc,năng lực của mỗi người cũng như có những hình thức kỷ luật thích đáng đúngngười, đúng tội Chính sách đãi ngộ gắn liền tình hình sử dụng nguồn lực người laođộng Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí sản xuất, thì chính sách lương thưởng

có thể được xây dựng dựa trên: quy chế khoán sản phẩm sản xuất hay định mức haophí sử dụng nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu sản xuất

Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản

xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định,đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm các ước tính cân đối tài chính, kết quả hoạt động

và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môitrường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học vànghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ rất hữu hiệu.Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kếhoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiệnnhững vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây cũng là khíacạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanhnghiệp, đặc biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích

Kế hoạch, dự toán chi phí sản xuất tốt phải được xây dựng trên các yêu cầusau:

Một là, kế hoạch dự toán chi tiết: khả năng kiểm soát được tăng cường, côngtác kiểm soát giám sát tốt, dễ dàng

Hai là, kế hoạch dự toán phải được lập đầy đủ: phải được lập mọi khoản mụcchi phí sản xuất và trên mọi địa bàn phát sinh

Ba là, kế hoạch dự toán phải được lập một cách đáng tin cậy dựa trên cácnhân tố chủ quan và khách quan, đảm bảo số liệu, báo cáo đưa ra phải có căn cứ cơsở xác định Kế hoạch dự toán sai dẫn đến quyết định sai làm ảnh hưởng đến côngtác kiểm tra, giám sát.

Ủy ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy

lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng khôngkiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểmsoát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Giám sát sự chấphành luật pháp của công ty; kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nộibộ; giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính; dung hòa những bất đồng (nếu có) giữaBan Giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài; môi trường bên ngoài: môi trườngkiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài.Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnhhưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sựthiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân

tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởngcủa các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởngđến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộdoanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt độngkiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp

Bộ phận thứ hai: Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán

của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán; hệ thống sổ kế toán; hệ thống tàikhoản kế toán; hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập vàluân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ của doanhnghiệp Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thuthập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó,thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán

Chức năng của công tác kế toán:

Chức năng phản ánh ( hay còn gọi là chức năng cung cấp thông tin) : Chứcnăng này được biểu hiện ở việc kế toán theo dõi toàn bộ các hiện tượng kinh tế, tàichính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị thông qua việc tính toán , ghichép, phân loại, xử lí, và tổng kết các dữ liệu lien quan đến hoạt động sử dụng vốn

và tài sản của đơn vị

Chức năng giám đốc (hay còn gọi là chức năng kiểm tra ) : Chức năng nàythể hiện ở việc thông qua số liệu đã được phản ánh, kế toán sẽ nắm được một cách

có hệ thống toàn bộ quá trình và kết quả hoạt động của đơn vị làm cơ sở cho việcđánh giá đúng đắn và kiểm soát chặt chẽ tình hình chấp hành pháp luật của các đoen

vị trong công tác quản lí kế toán – tài chính Chức năng này nhằm giúp cho hoạtđộng của đơn vị ngày càng đạt hiệu quả cao hơn

Bộ phận thứ ba, Thủ tục kiểm soát là cơ chế và cách thức thực hiện cácnhiệm vụ theo mục tiêu quản lí Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm : Lập, kiểmtra, so sánh, đối chiếu và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị, kiểmtra tính chính xác giữa số liệu kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đối chiếu sốliệu nội bộ với bên ngoài, so sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu kếtoán, quy định về việc giới hạn sự tiếp cận tài sản và sổ kế toán, phân tích so sánh

số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơbản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm;nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và

công việc cần được phân chia cụ thể cho từng bộ phận và cho từng cá nhân Mụcđích của nó là không để một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện mọi mặtcủa một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Việc phân công phân nhiệm rõ ràngtạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễphát hiện do có sự kiểm tra chéo lẫn nhau Ngoài ra đây cũng là cơ sở để khenthưởng, động viên kịp thời khi một bộ phận làm việc tốt, phát huy tinh thần tráchnhiệm, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp

về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm vàhành vi lạm dụng quyền hạn

Vấn đề này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu kiêmnhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng và do đó sẽ rất khó khăn ngăn ngừa hayphát hiện gian lận Những loại nghiệp vụ cơ bản cần được cách ly bao gồm:

Một là, Cách ly quyền phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát;

Hai là, Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc ghi sổ tài sản

và bảo quản các tài sản có liên quan: Cần phân tách trách nhiệm giữa những người

có quyền phê chuẩn với các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát các tàisản có liên quan;

Ba là, Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ: Nếu từng bộphận hoặc khu vực trong một tổ chức đều có cùng trách nhiệm với quá trình ghichép sổ sách và các báo cáo của chính mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả

để tăng mức thực hiện trên báo cáo Để đảm bảo thông tin không bị thổi phồng, quátrình ghi sổ thường giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền điều hành của kếtoán trưởng

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: yêu cầu sự xử lý đúng đắn của các nhà

quản lý cấp cao trong chế độ ủy quyền và phê duyệt các quyết định

Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyếtđịnh và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyềnđược tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia tráchnhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tếphải được phê chuẩn đúng đắn Sự phê chuẩn này được thực hiện qua hai loại: phêchuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Sự phê chuẩn chung được thể hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.Theo quy tắc này thì cấp dưới được phép phê chuẩn, quyết định trong phạm vicủa chính sách đã ban hành

Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng Đây là

sự phê chuẩn cho những trường hợp không thể xác lập được quy tắc mà phải xemxét cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau trước khi ra quyết định

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, thủ tục kiểm soát còn quy định chứngtừ và sổ sách đầy đủ; quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểmsoát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị phải được duy trì

Bộ phận thứ tư là bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiếnhành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộđơn vị

Theo Viện Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ (IIA): “Kiểm toán nội bộ là hoạt độngđánh giá và tư vấn độc lập trong nội bộ tổ chức, được thiết kế nhằm cải tiến và làmtăng giá trị cho các hoạt động của tổ chức đó Giúp tổ chức đạt được các mục tiêubằng việc đánh giá và cải tiến một cách có hệ thống và chuẩn tắc tính hiệu lực củaquy trình quản trị, kiểm soát và quản lý rủi ro.”[4]

Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội bộHoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lậpđược thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như

là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức” Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp

đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả.[3]

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt độngđánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanhnghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệthống kế toán và kiểm soát nội bộ”.[3]

Tóm lại, kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vịtiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội

bộ đơn vị

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ củadoanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thườngxuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc

thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểmtoán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời vàxác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soátnhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có tác dụng nếu bộ phận kiểmtoán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ không giới hạn phạm vi hoạt động ,bên cạnh đó phải được gia một quyền hạn tương đối rộng rãi hoặc hoạt độngtương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận khác được kiểm tra, về nhân

sự thuộc bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn được nhân viên có năng lựcchuyên môn và đạo đức phù hợp với quy định hiện hành Do đó bộ phận kiểmtoán nội bộ nó thường tồn tại ở những đơn vị có quy mô lớn và phức tạp

2.2 TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỚI VIỆC KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.2.1 Khái quát chung về tổ chức hạch toán kế toán

Hạch toán là một hệ thống điều tra quan sát, tính toán đo lường và ghi chépcác quá trình kinh tế nhằm quản lí các quá trình kinh tế để quản lí các quá trình kinh

tế đó chặt chẽ hơn

Hạch toán kế toán là môn khoa học phản ánh và giám đốc các mặt hoạt độngkinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp và các cơ quan So vớihạch toán nghiệp vụ và hạch toán thống kê

Tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác địnhgiữa các yếu tố chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá (tập hợp chi phí ) và tổng hợpcân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thôngtin cần thiết cho quản lí

Hạch toán kế toán có những đặc điểm sau:

Hạch toán kế toán phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện và có

hệ thống tất cả các loại vật tư, tiền vốn và mọi mặt kinh tế Về thực chất, hạch toán

kế toán nghiên cứu vốn kinh doanh ( dưới góc độ tài tản và nguồn vốn ) và quá trìnhvận động của vốn trong các tổ chức, các đơn vị Nhờ đó mà hạch toán kế toán thựchiện được sự giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh

Hạch toán kế toán sử dụng cả ba loại thước đo, trong đó thước đo tiền tệđược coi là chủ yếu Nghĩa là trong kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghichép theo giá trị và biểu hiện bằng tiền Nhờ đó mà hạch toán kế toán cung cấpđược các chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho việc giám đốc tình hình thực hiện kế hoạchkinh tế – tài chính.

Hạch toán kế toán sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học nhưchứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá , tổng hợp cân đối kế toán Trong đó phươngpháp lập chứng từ kế toán là thủ tục hạch toán đầu tiên và bắt buộc phải có đối vớimọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nhờ đó, số liệu do kế toán cung cấp bảo đảm phảnánh được tính chính xác và có cơ sở pháp lý vững chắc

Chức năng chính của hạch toán kế toán là phản ánh và giám đốc các mặt hoạtđộng kinh tế tài chính ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan sự nghiệp Chứcnăng này được thực hiện liên tục, toàn diện và có hệ thống tất cả các loại vật tư, tiềnvốn về mọi hoạt động kinh tế Những thông tin mà kế toán cung cấp cho hoạt độngquản lí là kết quả sử dụng tổng hợp các phương pháp khoa học của mình

Thông tin hạch toán kế toán là những thông tin động về tuần hoàn vốn.Trong doanh nghiệp, toàn bộ bức tranh về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâuđầu tiên là cung cấp vật tư cho sản xuất, qua khâu sản xuất đến khâu cuối cùng làtiêu thụ đều được phản ánh thật đầy đủ và sinh động qua thông tin kế toán

Thông tin hạch toán kế toán luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiệntượng, mỗi quá trình: tài sản và nguồn vốn, tăng và giảm, chi phí và kết quả…Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn đối với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh.Với nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất vàtrách nhiệm vật chất…

Mỗi thông tin thu được đều là kết quả của quá trình có tính hai mặt: Thôngtin và kiểm tra Do đó, khi nói đến hạch toán kế toán cũng như thông tin thu được từphân hệ này đều không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản nhất là thông tin và kiểmtra

Thông tin kế toán phục vụ cho các đối tượng quan tâm để ra quyết định đúngđắn, phù hợp với mục đích sử dụng thông tin của mình

Kế toán phục vụ cho các nhà quản lí kinh tế: Căn cứ vào thông tin kế toán,các nhà quản lí định ra các kế hoạch dự án và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch,các dự án đặt ra.

Kế toán phục vụ các nhà đầu tư: Dựa vào thông tin kinh tế, các nhà đầu tưnắm được hiệu quả của một thời kì kinh doanh và tình hình tài chính của doanhnghiệp, từ đó có các quyết định nên đầu tư hay không và cũng biết được doanhnghiệp đã sử dụng số vốn đó như thế nào

Kế toán phục vụ Nhà nước: Qua kiểm tra , tổng hợp các số liệu kế toán, Nhànước nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận của các đơn vị, từ đó đề ra các chínhsách về đầu tư, thuế vụ thích hợp cũng như hoạch định chính sách, soạn thảo luật lệ

Hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Tổ chức hạch toán kế toán khoa học và hiệu quả sẽ nâng cao tính hữu hiệu củaHTKSNB Công tác tổ chức hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ giúp nhà quản lí dễdàng thực hiện cơ chế và cách thức của thủ tục kiểm soát, tổ chức bộ máy kế toánhợp lí sẽ đáp ứng được các nguyên tắc cơ bản của hệ thống KSNB

Để tăng cường công tác quản lí tài chính và đảm bảo chất lượng thông tin kếtoán, nâng cao vai trò kiểm tra, giám sát bằng đồng tiền, tổ chức hạch toán kế toánphải dựa trên các nguyên tắc sau:

Một là Thực thể kinh doanh, bất kí một đơn vị kinh tế nào nắm trong tay cáctiềm lực và tiến hành các hoạt động kinh doanh cần phải ghi chép, tổng hợp và báocáo

Hai là hoạt động liên tục: Nguyên tắc này giả thiết rằng các đơn vị sẽ tiếp tụchoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất sẽ không bị giải thể trong tương lai gần

Ba là thước đo tiền tệ: Là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán, ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phản ánh những gì có thể biểu hiện được bằngtiền Tiền được sử dụng như một đơn vị đo lường cơ bản trong các báo cáo tàichính

Bốn là kỳ kế toán: Là những khoảng thời gian nhất định mà trong đó các báocáo tài chính được lập Để thuận lợi cho việc so sánh, thời gian của các kỳ kế toánthường dài như nhau ( tháng, quý, năm )

Năm là nguyên tắc giá phí: Nguyên tắc này đòi hỏi việc đo lường, tính toánvề tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải dựa trên cơ sở giá phí thực tế màkhông quan tâm đến giá thị trường.

Sáu là nguyên tắc doanh thu thực hiện: Doanh thu là số tiền thu được hoặcđược ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao và các dịch vụ đượccung cấp

Bảy là nguyên tắc phù hợp: Nguyên tắc này đòi hỏi giá phí phải gánh chịutrong việc tạo ra doanh thu, bất kì là giá phí phát sinh ở kì nào, nó phải phù hợp vớikì mà trong đó doanh thu được ghi nhận

Tám là nguyên tắc khách quan: Tài liệu do kế toán cung cấp phải mang tínhkhách quan, có thể kiểm tra được

Chín là nguyên tắc nhất quán: Các khái niệm, các nguyên tắc, các chuẩnmực, các phương pháp… mà kế toán sử dụng phải bảo đảm nhất quán không thayđổi từ kì này sang kì khác

Mười là nguyên tắc công khai: Nguyên tắc này đòi hỏi báo cáo tài chính củadoanh nghiệp phải rõ ràng, dễ hiểu và phải bao gồm đầy đủ các thông tin liên quanđến hoạt động của doanh nghiệp Những báo cáo này phải được trình bày công khaicho tất cả những người sử dụng

Mười một là Nguyên tắc trọng yếu: Nguyên tắc này chú trọng đến các vấnđề, các yếu tố, các khoản mục… mang tính trọng yếu, quyết định bản chất và nộidung sự vật hiện tượng Một khoản mục được coi là trọng yếu nếu có lý do hợp lí đểbiết rằng nó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của những người sử dụng báo cáo tàichính

Mười hai là nguyên tắc thận trọng: Việc ghi tăng vốn chủ chỉ thực hiện khi

có chứng cứ chắc chắn và việc ghi giảm vốn chủ khi có những chứng cứ cụ thể

2.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với kiểm soát nội bộ trong doanh

nghiệp

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các công ty cổ phần phải lậpchứng từ theo đúng mẫu và nội dung quy định trong danh mục chứng từ kế toán doBTC ban hành theo QĐ Số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 áp dụng

đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và theo QĐ Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20tháng 03 năm 2006 áp dụng cho tất các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thànhphần trong cả nước Ngoài ra các doanh nghiệp hoạt động, kinh tế tài chính đặc thùchưa có mẫu quy định có thể áp dụng mẫu chứng từ riêng nhưng phải được chấpthuận bằng văn bản của BTC.

Do vậy trong bài luận văn của mình, tác giả xin chỉ đề cập đến QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp gồm:

Chỉ tiêu lao động tiền lương

Chỉ tiêu hàng tồn kho

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùngmột nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợpđặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì

có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lí của tất

cả các liên chứng từ

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quyđịnh cho chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán muốn có giá trị pháp lí thì phải có đủ chữ kí theo chứcdanh quy định trên chứng từ Đối với chứng từ điện tử phải có chữ kí điện tử theoquy định của pháp luật Mọi chữ kí trên chứng từ kế toán đều phải kí bằng bút bihoặc bút mực, không được kí bằng mực đỏ, bút chì, chữ kí trên chứng từ chi tiềnphải kí theo từng liên Chữ kí của một người trên chứng từ phải thống nhất và giốngvới chữ kí đã đăng kí theo quy định, trường hợp không đăng kí chữ kí thì chữ kí lầnsau phải khớp với chữ kí lần trước đó.

Các doanh nghiệp khi chưa có kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kếtoán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ kí kế toán trưởng được thay bằngchữ kí của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phảithực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng

Chữ kí của người đứng đầu doanh nghiệp ( Tổng giám đốc, Giám đốc hoặcngười được ủy quyền ) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ

kí còn giá trị đã đăng kí tại ngân hàng Chữ kí của kế toán viên trên chứng từ phảigiống chữ kí đã đăng kí với kế toán trưởng

Kế toán trưởng ( hoặc người được ủy quyên ) không được kí ‘thừa ủy quyền’của người đứng đầu doanh nghiệp Người được ủy quyền không được ủy quyền lạicho người khác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, cácnhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (vàngười được uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáplai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khicần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được kýchứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệmcủa người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc)doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soátchặt chẽ, an toàn tài sản

Cũng theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộtrưởng BTC thì tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoàichuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toánkiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháplý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trìnhGiám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghichép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghitrên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách,chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thựchiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốcdoanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ sốkhông rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầulàm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán với kiểm soát nội bộ trong doanh

nghiệp

Tài khoản kế toán là cách thức phân loại và hệ thống hóa các loại tài sản vàcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán, nhằmphục vụ cho yêu cầu quản lí của các chủ thể khác nhau

Hệ thống TK kế toán dùng để phân loại, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phátsinh, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo từng đối tượng kế toán.

Hệ thống TK là phương tiện để phản ánh, kiểm soát thường xuyên, liên tục

có hệ thống tình hình tài sản, tiếp nhận, sử dụng kinh phí, các khoản thu, chi hoạtđộng, kết quả hoạt động, các khoản thanh toán, ở doanh nghiệp Ở Việt Nam hệthống TK kế toán áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp được BTC quy định thốngnhất Các quy định thống nhất trong hệ thống TK ở các doanh nghiệp bao gồm:thống nhất về loại TK, số lượng TK, ký hiệu TK, tên gọi và nội dung ghi chép củatừng TK

Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty căn cứ vào hệ thống TK kế toánquy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chitiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêucầu quản lí của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kếtcấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng

Trường hợp doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty cần bổ sung tài khoản cấp

1, cấp 2 hoặc sửa đổi TK cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháphạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng vănbản của BTC trước khi thực hiện

Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty có thể mở thêm các TK cấp 2 vàcác TK cấp 3 đối với những TK không có qui định TK cấp 2, TK cấp 3 tại danhmục hệ thống TK kế toán doanh nghiệp đã quy định trong QĐ số 15/2006/QĐ-BTCnhằm phục vụ yêu cầu quản lí của doanh nghiệp mà không phải đề nghị BTC chấpthuận

Hệ thống TK kế toán sử dụng cho các doanh nghiệp phải đáp ứng được cácyêu cầu sau:

Một là đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lí và kiểm soát thu chi

Hai là phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của cácdoanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức vàtính chất hoạt động

Ba là đáp ứng yêu cầu xử lí thông tin bằng các phương pháp tính toán thủcông hoặc bằng máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu quản lí của doanh nghiệp.

Hệ thống TK kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp do BTC quy định baogồm 10 loại:

Loại TK1: tài sản ngắn hạn

Loại TK 2: tài sản dài hạn

Loại TK 3: nợ phải trả

Loại TK 4: vốn chủ sở hữu

Loại TK 5: doanh thu

Loại TK 6: chi phí sản xuất kinh doanh

Loại TK 7: thu nhập khác

Loại TK 8: chi phí khác

Loại TK 9: xác định kết quả kinh doanh

Loại TK 0: TK ngoài bảng

2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán với kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liênquan đến doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán,Nghị định Số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết vàhướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, cácvăn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán này

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm

Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái

Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chépđối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại

sổ, thẻ kế toán chi tiết

Doanh nghiệp áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình thức kế toán Nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký mà trọngtâm là sổ Nhật ký chung và ghi theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế củanghiệp vụ đó Từ đó lấy số liệu để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ:

Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật kí đặc biệt

Sổ Cái

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trình tự ghi Sổ kế toán Nhật kí chung theo Biểu mẫu 01

Biểu số 01 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí chung

Sổ, thẻ kê toán chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theotrình tự thời gian và nội dung kinh tế trên cùng một quyển số kế toán tổng hợp duynhất là sổ Nhật kí – Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nộidung kinh tế

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảngtổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Biểu số 02 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật kí-sổ Cái

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp đểghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp baogồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc BảngTổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm(theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đínhkèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Biểu số 03 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ

Chứng từ ghi sổ là chứng từ kế toán dùng để tổng hợp, phân loại và hệ thốnghóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có cùng nội dung kinh tế

Trong hình thức kế toán này, việc ghi sổ kế toán được căn cứ vào chứng từghi sổ và được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt

Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng

kí chứng từ ghi sổ

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Bảng tổng hợpchứng từ kế toáncùng loại

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt

Sổ, thẻ kếtoán chitiết

Bảngtổng hợpchi tiết

Ghi theo từng đối tượng kế toán trên sổ cái.

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký chứng từ;

- Bảng kê;

- Sổ Cái;

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Biểu số 04 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Hình thức kế toán trên máy vi tính

Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán thực hiện theo mộtchương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính

Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổcủa hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ