Quy trình kiểm soát quá trình thuê thầu phụ, dịch vụ

Quy trình kiểm soát quá trình thuê thầu phụ, dịch vụ

KMH: QT-KSQTTTP/DV-02

UY TRINH

9 Lân banhànhh : 3

QUY TRINH

KIEM SOAT QUA TRINH THUE THAU PHU/DICH VU

Người soạn thảo Người xem xét

Ho va Tén: Tran Quang Huy

KOT

Ho va Tén: Nghiém Trung Minh

Chức vụ: Phó giám đốc

Họ và Tên: Hồ Sỹ Hoàng

Chức vụ: Giám đốc

, KMH: QT-KSQTTTP/DV-02

UY TRÌNH

PETRIV.IETNAM KIÊM SOÁT QUÁ TRÌNH THUÊ |Ngày banhành: : 25/11/11

‘A DANH SACH PHAN PHOI TAI LIEU

STT Bộ phận được phân phối hes Ngay Ki nhan Ghi chú

1 |Hội đồng quản trị

6 |Phòng Kinh Tê - Kê hoạch Cập nhật

7 |Phòng Đâu tư WEB trong

Ph

9 |Phòng Tổ chức - Hành chính của Công ty

11 |Các công trường trực thuộc

Các đơn vị trực thuộc (PIC7, PVC-

GUY TRÍ KMH: QT-KSQTTTP/DV-02

— Lầnbanhànhh : 3

B TRANG KIEM SOÁT

2 |5,6,7,8 Mục D - Nội dung 23/11/11 25/11/11

500832

3ÔNG TY

CO PHAN

NG CONG NGH

DAN DUNG DAUKHI_/

t

€ ot wo > 2

KMH: QT-KSQTTTP/DV-02

Q Lanbanhanh : 3 PETROVIETHAM KIEM SOAT QUA TRINH THUE |Ngày banhành: : 25/11/11

C MỤC LỤC

A

B

C

D

I

I

II

IV

VỤ

VỊ

vil

VII

Nội d DANH SACH PHAN PHOI T

TRANG SOAT

CLUC NOI DUNG

vi Tài liệu tham khảo

Cac di

Di

ov teint KMH: QT-KSQTTTP/DV-02

PETROVIETHAM KIEM SOAT QUA TRINH THUE —[Ngay ban han: 25/11/11

D NOI DUNG

MUC DICH:

Xét chọn nhà thầu phụ để đảm đương một phần việc trong một gói thầu hoặc một công trình

cụ thể

Thống nhất các bước lựa chọn nhà thầu phụ theo đúng yêu cầu

Đảm bảo tiến độ xây dựng cho các công trình đã hợp đồng với chủ đầu tư, cải thiện và nâng

cao uy tin cla cong ty

Đáp ứng các yêu câu về chất lượng, giá cả, tiến độ

: PHẠM VI ÁP DỤNG:

Tắt cả các phần việc cần thuê nhà thầu phụ và các dịch vụ (bao gồm cả dịch vụ tư vấn) nhằm

phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty

_ TL TÀI LIỆU THAM KHẢO

Luật xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003

Luật đấu thầu số 61/2005/ QH11 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

khoá XI, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2006

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

Hệ thông quản lý an toàn & sức khoẻ nghề nghiệp (OHSAS 18001:2007);

Hệ thống Quản lý Môi trường (ISO 14001:2004)

Các văn bản, nghị định, thông tư, hiện hành của nhà nước liên quan đến xây dựng và đấu

thầu :

Các quy chê hiện hành của công ty

IV CÁC ĐỊNH NGHĨA

Nhà thầu phụ: những nhà thầu có đủ tư cách pháp nhân và năng lực phù hợp để thực hiện một

hoặc một số phần việc nào đó của công trình/dự án mà Công ty là Chủ đầu tư, Tổng thầu hoặc

nhà thầu chính nhằm phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của công ty

Vv CAC CHU VIET TAT

~

¬

HĐQT: Hội đồng quản trị

PGD DUQ: Phó giám đốc được ủy quyền

P.KTKH: Phòng Kinh tế - Kế hoạch

BPĐPC: Bộ phân được phân công

BCHCT Ban chi huy công trường

H

: KMH:

QT-KS TTTP/DV-02 QUY TRINH :

Q : Q Lan ban hanh 3

Se

: 6/8

VI LUU DO QUA TRINH LUA CHON NHA THAU PHU/DICH VU

es Trach nhiém

Lưu đề

Biểu mẫu

BM-01

Lập kế hoạch thuê TP/DV

BM-01A

BM-02

Lập hồ sơ yêu cầu aa

BM-03A

z

5 P.KTSX/BPĐPC

Thông báo mời thằu/Phát hành hồ sợ ——

Ỷ

BM-04

Xem xét đánh giá hồ sơ chào giá

BM-05 :

aL

Se

9 BPDPC

Dam phán, thương thảo

P.KTSX

—

|

BM-06 :

ar

P.KTSX

:

|

P.KTSX

_

12 P.TCKT

_ Bảo hành công trình |

|

P.KTSX

=

fates

L

Thanh lý hợp đồng

|

P.KTSX

—

P.TCKT CC

HH `

PETBUVIEINRM

PVC -IC

VII DIEN GIAI LƯU ĐỎ QUÁ TRÌNH LUA CHON THAU PHU:

1 Lap ké hoach thué TP/DV

Căn cứ vào tiến độ công trình, nhu cầu thuê TP/DV cho dự án, trước khi triển khai dự

án/ công trình Phòng Kỹ thuật - Sản xuất sẽ lập kế hoạch thuê TP/DV trình

GĐ/PGĐĐUQ Công ty phê duyệt bao gồm những hồ sơ/tài liệu sau:

+

1.2

13

1.4

LS,

Ké hoach thué TP/DV:

La bảng kế hoạch trong đó liệt kê các nội dung công việc dự kiến thuê TP/DV, thời gian dự kiến, tiến độ thực hiện, hình thức lựa chọn, giá trị dự kiến gói thầu (nêu có)

Biêumâu BM-01 Đối với những phần việc trong quá trình thi công thay đổi, phát sinh mà chưa có

trong bảng kế hoạch thuê TP/DV đã lập, thì lập bổ sung theo biểu mẫu BM-01A

Thành lập tổ xét thầu để lựa chọn nhà thầu phụ Trên cơ sở nghiên cứu tiến độ thi công của công trình, Phòng KTSX sẽ lập yêu cầu thuê TP/DV dựa trên cơ sở Kế hoạch thuê TP/DV và trình GĐ/PGĐĐUQ Công ty xem xét phê duyệt

Tờ trình thành lập tô xét thầu:

Cùng với việc lập Kế hoạch và yêu cầu thuê TP/DV, Phòng KTSX sẽ trình GĐ/PGĐĐUQ xem xét thành lập Tổ chuyên gia xét thầu (nếu có) cho các gói thầu của cả công trình

Lập hồ sơ yêu cầu Trên cơ sở Kế hoạch thuê TP/DV và Kế hoạch thực hiện, Phòng KTSX sẽ tiến hành lập Hồ sơ yêu cầu để trình GĐ/PGĐĐUQ phê duyệt làm cơ sở cho việc tham gia chào giá của các nhà thầu phụ

Hồ sơ yêu câu bao gồm các yêu câu:

Yêu cầu về giá chào và các điều kiện thanh toán Yêu cầu về-mặt kỹ thuật, bao gồm: Mức độ đáp ứng các yêu cầu về mặt kỹ thuật;

tiến độ và biện pháp thi công; biện pháp an toàn lao động; biện pháp vệ sinh môi trường: biện pháp đảm bảo chất lượng; kinh nghiệm thi công các công trình tương tự; mức độ đáp ứng về nhân lực, thiết bị thi công; số lượng công trình đã thi công;

kinh nghiệm hoạt động của Công ty

Các yêu cầu khác như: về tiến độ thực hiện công việc; thời hạn có hiệu lực của chào giá; yêu cầu về bảo hành, bảo trì, chuyển giao công nghệ

Thông báo mời thầu/phát hành Hồ sơ yêu cầu Sau khi GĐ/PGĐĐUQ phê duyệt Hồ sơ yêu cầu, Phòng KTSX sẽ tiến hành lập Thông báo mời thầu để mời các nhà thầu tham gia chào giá

Phòng KTSX có trách nhiệm phát hành Hồ sơ yêu cầu cho các nhà thầu nằm trong Danh sách mời tham gia chào giá theo đúng thời hạn đã được ghi trong Thông báo mời thầu

Biểu mẫu ` BM-03

PVC -IC

KMH: QT-KSQTTTP/DV-002

Lân banhànhh : 3

1.6

1.8

17

1.10

Phòng KTSX là đầu mối tiếp nhận Hồ sơ đề xuất/Hồ sơ chào giá của các nhà thầu

phụ để BPBPC hoặc Tổ chuyên gia xét thầu tiến hành so sánh, đánh giá Hồ sơ đề xuất/Hồ chào giá của các nhà thầu phụ

Xem xét và đánh giá Hồ sơ đề xuất/Hồ sơ chào giá của các nhà thầu phụ Sau khi nhận được các Hồ sơ đề xuất/Chào giá của các nhà thầu phụ, Tổ chuyên gia xét thầu (BPĐPC) sẽ tiến hành kiểm tra, so sánh chào giá cũng như các đề xuất của các nhà thâu phụ để chọn ra nhà thầu có giá chào tốt nhất, có các giải pháp về mặt kỹ thuật, về thời gian, tiến độ thực hiện, biện pháp bảo hành đáp ứng Hồ sơ yêu cầu và các yêu cầu đã đưa ra

Quy định về xét giá: giá thầu phụ được xét chọn trúng thầu không được vượt quá 89% giá trị dự toán được Chủ đầu tư phê duyệt Trường hợp đặc biệt ngoài quy định này Giám đốc là người quyết định

Kêt quả đánh giá sẽ được Tô chuyên gia xét thâu (BPĐPC) trình GD/PGBDUQ Công ty quyết định phê duyệt để làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng với nhà thầu

trúng thầu

Đàm phán, thương thảo và ký kết hợp đồng với nhà thầu

BPĐPC sẽ đàm phán, thương thảo những nội dung mà các bên chưa thống nhất (nếu có) Trên cơ sở kết quả thương thảo, đàm phán, Phòng KTSX sẽ hoàn tất các thủ tục và bản dự thảo hợp đồng để trình GĐÐ hoặc người có thắm quyền ký

Giám sát thực hiện hợp đồng Phòng KTSX và các bộ phận chức năng có liên quan có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng và định kỳ hàng năm hoặc đột xuất báo cáo lãnh đạo Công ty, để phục vụ cho công tác quản lý của Công ty

Biểu mẫu BM-06 Thanh toán, quyết toán, bảo hành và thanh lý hợp đồng Phòng KTSX cùng với Phòng TCKT phối hợp với nhau trong việc thanh toán, quyết toán cho nhà thầu phụ theo quy định của hợp đồng đã ký kết và các phụ lục

bổ sung (nếu có)

Việc theo dõi tình trạng bảo hành của nhà thầu phụ sẽ do Phòng KTSX thực hiện

Sau khi hết thời hạn bảo hành, Phòng KTSX cùng với Phòng TCKT, tiến hành quyết toán và thanh lý hợp đồng với nhà thầu phụ

Lưu hồ sơ

Sau khi kết thúc hợp đồng, phòng KTSX sẽ lưu hồ sơ trong thời hạn 2 năm kể từ khi thanh lý hợp đồng Sau đó chuyển hồ sơ sang Bộ phận lưu trữ của công ty

VII BIỀU MẪU ĐÍNH KÈM

1 BM-01A/QT-KSQTTTP/DV-02 5 BM-04/QT-KSQTTTP/DV-02

2 BM-01B/QT-KSQTTTP/DV-02 6 BM-05/QT-KSQTTTP/DV-02

3 BM-02/QT-KSQTTTP/DV-02 7 BM-06/QT-KSQTTTP/DV-02

4 BM-03/QT-KSQTTTP/DV-02

OOD ©:©› —=

roo

VA DAI DAU

PEIRUVIEINAM

PVC - IC

Số:

1 Công trình:

3 Địa điểm XD:

4 Chủ đầu tư:

KMH: BM-01A/QT-KSQTTTP/DV-02

BANG DE XUAT KÉ HOẠCH THUÊ THẦU PHU

“

POR ORR eee HERERO HEHEHE EEE EEE Eee EEE EEE EEE EEEee

Để đảm bảo tiến độ thi công dự án đã cam kết với chủ đầu tư, P.KT-SX xin kính trình Giám đốc bảng kế hoạch thuê

thầu phụ/dịch vụ cho Công trình cụ thể như sau:

1

2

3

Bs

4 tư

IẨN

[DỤNG

cs

8

9

10

11

12

Kính đê nghị Giám đôc xem xét phê duyệt đê Phòng KTSX/BPĐPC thực hiện triên khai các công việc tiếp theo

Trân trọng!

ì KMH: BM-01B/QT- ; QUY TRINH 2 1B/QT-KSQTTTP/DV-02

Lần ban hành -

PVC - IC min =

Số: /CNDD-KTSX Ngày Tháng năm 201

BẢNG ĐÈ XUẤT KÉ HOẠCH THUÊ THẦU PHU BO SUNG

1 Công trình: ốc su“

¬ Á

"1 H3.: — ố :

- _ Căn cứ bảng đề xuất kế hoạch thuê TP/DV số: Lập ngày:

- _ Căn cứ vào yêu cầu thuê TP/DV của công ty

P.KT-SX kính trình Giám đốc bảng kế hoạch thuê TP/DV (Bổ sung) cho Công trình cụ thể như sau:

Tiến độ thực hiện

1

10

11

12

Kính đề nghị Giám đốc xem xét phê duyệt đê Phòng KTSX thyc hién trién khai cdc céng viéc tiép theo

Trân trọng!

PHONG KY THUAT SAN XUAT

pa UK IEM SOAT QUA TRINH THUS THAU PHU/DICH vu [Ng4ybanhanh : 25/11/11

SÃ /CNDD-KTSX Ngày Tháng năm 201

KẾ HOẠCH THỤC HIỆN

- C&nctr hop dong SỐ: về việc

“ ¬3

" — . -.-

" ‹ :ã se an nh tàn ván l0 say

a08329>"

Kểtừngày dénngay: NƯNN

SS

Sau khi Giám đốc phê duyệt kết quả đánh giá và lựa chọn nhà thâu, Phòng

Phê duyệt kết quả chọn thầu và KTSX, Phòng TCKT sẽ tiến hành thương thảo và hoàn thiện hợp đồng với 4.4

4.5 _ Danh sách các nhà thầu (dự kiến cho gói thầu)

Stt Tên nhà thầu _ Địa chỉ

1

2

3

4

Trên đây là Kế hoạch chọn thầu cạnh tranh và Thông báo mời thầu gói thầu:

Trân trọng!

PHONG KY THUAT SAN XUAT

BM-03 /QT-KSQTTTP/DV-02

SÃ /TB-CNDD Ving Tàu, ngày tháng năm

THONG BAO MOI THAU Công ty Cổ phần Xây dựng Công nghiệp & Dân dụng Dầu khí (PVC- 1C) đang có

nu cầu th công một phần việc trong gói thầudự án:

Kính mời tất cả các nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm và có điều kiện tham gia chào giá với các thông tin như sau:

5 Tản va sẽ sh êằêâ S

Be Ò3:ÔÔÔÖÔ - - `

4 _ Thời gian thực hiện: Kể từ ngày .- đều sjáy có &

SS ng Teles n 4

7 Thời gian nhận chào giá: Từ ngày .- đến ngày .-

"1 áaá “số ốäẽẽ5ẽ=a ốẽố cố cằốe6S-Ặằ <<

Hồ sơ chào giá (Bao gồm nhưng không giới hạn các tài liệu sau):

Thư chào giá cạnh tranh

Hồ sơ năng lực: Tư cách pháp nhân, năng lực tài chính

Hồ sơ kinh nghiệm: Danh sách các hợp đồng tương tự đã thực hiện (Tên đối tác, giá

trị hợp đông, thời gian thực hiện )

5 Bang chào giá (Theo Phụ lục đính kèm)

6 Thư giám giá và các tài liệu khác (nếu có)

Chào giá có thể gửi trực tiếp, hoặc qua bưu điện về địa chỉ:

Phòng Kỹ thuật Sản xuất (BPĐPC),

Công ty CP Xây dựng Công nghiệp và Dân dụng Dâu khí (PVC-IC)

Địa chỉ: 35D Đường 30⁄4, Phường 9, Thành phố Vũng tàu

Tel: 0643.834.784 Fax: 0643.839.925/839947 Rat mong nhan được sự hợp tác của Quý công ty

Tran trong./ ee ì

- Như trên; \

- Lưu VT, P.KTSX | \

NG

U-TE

Yep cổPH :0JN@tÔ

VÀ ™

No

9

.999999090409099404940996694009004499419099999499094904940990099

444499949094910904904090000093219090199104219399119399009209994909090909090999095XV2tTV

£0-AŒ/41.LLĐSW-LĐ/b0-Nd

y6

“mm

2UE1]

£0-AŒ/dLLLÒS%-LÒ/€0-WNd

⁄⁄Z