Giáo trình môn Hành chính quản trị văn phòng dành cho giảng viên, sinh viên đại học, để làm tài liệu giảng dạy và học tập, đây là tài liệu được biên soạn bởi giảng viên có nhiều năm kinh nghiệm trong công tác văn phòng, có nhiều năm kinh nghiệm trực tiếp làm việc trong văn phòng doanh nghiệp
Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.1 Khái niệm Để phục vụ cho công tác lãnh đạo trong quản lý, điều hành ở các cơ quan cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, tham mưu giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan,… Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phòng.
Văn phòng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau:
Văn phòng được hiểu là bộ máy làm việc tổng hợp, hỗ trợ trực tiếp cho ban lãnh đạo trong việc điều hành cơ quan Theo quan niệm này, các cơ quan có thẩm quyền lớn như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, hay văn phòng các cấp tỉnh, huyện, xã thường thành lập văn phòng riêng Đối với các cơ quan nhỏ hơn, văn phòng thường được gọi là phòng hành chính tổng hợp hoặc phòng tổ chức hành chính.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đó.
Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là:
Văn phòng cần được tổ chức phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan, với quy mô lớn có nhiều bộ phận và nhân viên để thực hiện đầy đủ các hoạt động, trong khi các cơ quan nhỏ hơn có thể tổ chức văn phòng gọn nhẹ với số lượng tối thiểu.
Văn phòng cần có địa điểm hoạt động giao dịch và cơ sở vật chất phù hợp Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của văn phòng.
1.1.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động thiết yếu trong quản lý, yêu cầu người quản lý phải nắm vững nhiều lĩnh vực và kết nối các hoạt động của nhân viên một cách nhịp nhàng Để thực hiện điều này, người quản lý cần có mặt kịp thời và đưa ra quyết định chính xác cho mọi vấn đề Tuy nhiên, những yêu cầu này thường vượt quá khả năng thực tế của các nhà quản lý.
Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động hỗ trợ nhằm tìm kiếm quyết định tối ưu cho quản lý, góp phần đạt kết quả cao nhất Các cá nhân hoặc tập thể làm công tác tham mưu thường được bố trí tại văn phòng để thuận lợi trong công việc Để đưa ra ý kiến tham mưu, văn phòng cần tổng hợp và phân tích thông tin từ cả bên trong lẫn bên ngoài, tuân thủ các nguyên tắc nhất định Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận chuyên môn như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán, kỹ thuật và kinh doanh, cung cấp tham mưu cho lãnh đạo trong các vấn đề chuyên sâu.
Cách tổ chức này tận dụng tối đa khả năng của các chuyên gia trong từng lĩnh vực, nhưng cũng có thể dẫn đến sự tản mạn trong nội dung tham mưu, gây khó khăn cho việc xây dựng phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục vấn đề này, văn phòng sẽ là đầu mối tiếp nhận và tổng hợp các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nhằm trình bày hoặc đề xuất các phương án hành động tổng hợp dựa trên các đề xuất riêng biệt của từng bộ phận.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và thu thập, tổng hợp ý kiến từ các bộ phận khác, nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan để xử lý hiệu quả.
1.1.2.2 Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo quản lý và điều hành cơ quan thông qua việc xây dựng và triển khai các chương trình kế hoạch công tác theo quý, tháng, tuần và ngày Ngoài ra, văn phòng còn thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác và tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản.
Hoạt động của các cơ quan cần có các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị và dụng cụ Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp, bố trí và quản lý các phương tiện này để đảm bảo hiệu quả sử dụng Chức năng hậu cần của văn phòng là rất cần thiết, với quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất phụ thuộc vào hoạt động của các cơ quan Mục tiêu của công tác văn phòng là tối ưu hóa chi phí và đạt hiệu quả cao nhất.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo thông qua ba chức năng chính, vừa độc lập vừa bổ sung cho nhau Sự kết hợp này khẳng định sự cần thiết phải có văn phòng trong mỗi cơ quan.
Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp và xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần cho lãnh đạo, nhằm kết nối các kế hoạch của các bộ phận khác nhau thành một hệ thống hoàn chỉnh, hỗ trợ lẫn nhau Để đạt được mục tiêu chung của cơ quan, các kế hoạch này cần phải được phối hợp chặt chẽ Đồng thời, văn phòng cũng có nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
Thông tin là yếu tố thiết yếu cho hoạt động của bất kỳ cơ quan nào, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và kịp thời Để quản lý và sử dụng thông tin hiệu quả, lãnh đạo cần sự hỗ trợ từ văn phòng, nơi đóng vai trò là "cửa sổ" và "bộ lọc" thông tin Tại văn phòng, tất cả thông tin đến và đi đều được thu thập, xử lý và chuyển phát, đảm bảo rằng lãnh đạo có được thông tin cần thiết từ nhiều nguồn khác nhau.
Lãnh đạo cần truyền đạt rõ ràng các quyết định quản lý và theo dõi việc thực hiện những quyết định này Đồng thời, việc tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị là cần thiết để báo cáo cho lãnh đạo Ngoài ra, đề xuất các biện pháp nhằm hỗ trợ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo cũng rất quan trọng.
Thực hiện công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ công việc theo quy định hiện hành, đồng thời theo dõi và đôn đốc việc giải quyết các văn bản tại các bộ phận.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của văn phòng
1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị chung của cơ quan (doanh nghiệp)
Thông thường trong các doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy gồm: BGĐ và các phòng nghiệp vụ sau:
- Văn phòng hoặc Phòng tổ chức hành chính;
- Các phòng nghiệp vụ: Kỹ thuật, tài chính kế toán, kế hoạch, vật tư, kinh doanh,
…các phân xưởng, đội sản xuất.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là sự kết hợp của các bộ phận khác nhau, được sắp xếp để thực hiện các nhiệm vụ văn phòng Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và đặc điểm riêng của từng cơ quan, cơ cấu này sẽ có sự khác biệt Tuy nhiên, một số bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng thường gặp bao gồm:
Bộ phận hành chính văn thư có trách nhiệm quản lý và điều hành công tác tiếp nhận, xử lý và chuyển giao văn bản, đồng thời đảm bảo bảo mật thông tin trong và ngoài cơ quan Ngoài ra, bộ phận này còn tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết và quản lý hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư.
Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ quản lý và phân loại các tài liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan, thực hiện đánh giá và chỉnh lý tài liệu Đồng thời, bộ phận này cũng đảm bảo việc lưu trữ tài liệu theo quy định của ngành, đáp ứng yêu cầu của cơ quan và tổ chức, đồng thời hướng dẫn công tác lưu trữ cũng như khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận trong cơ quan.
Bộ phận thư ký tổng hợp bao gồm các chuyên viên có trình độ và năng lực, có nhiệm vụ nghiên cứu các chủ trương, đường lối chính sách từ cấp trên Họ tư vấn cho giám đốc trong công tác lãnh đạo và điều hành, đồng thời theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời và đề xuất các phương án giải quyết Ngoài ra, họ còn tham dự các cuộc họp do lãnh đạo chủ trì để ban hành thông báo kết luận.
Bộ phận quản trị đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các phương tiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, đồng thời quản lý và theo dõi việc sử dụng các tài sản này để đạt hiệu quả tiết kiệm Ngoài ra, bộ phận còn có trách nhiệm quản lý và sử dụng đất đúng mục đích, theo dõi việc nộp tiền sử dụng đất và thuê đất hàng năm theo quy định.
Chánh văn phòng là người phụ trách văn phòng, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng Các phó văn phòng hỗ trợ chánh văn phòng và chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ được phân công, đồng thời giải quyết một số công việc theo sự chỉ đạo của chánh văn phòng.
Mỗi bộ phận trong văn phòng sẽ được giao cho một người phụ trách, như Phó chánh văn phòng hoặc tổ trưởng, người này sẽ chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về việc điều hành và đạt được kết quả trong các hoạt động của bộ phận đó.
- Bộ phận hành chính: Văn thư, lưu trữ, lễ tân, thư ký tổng hợp;
- Bộ phận phục vụ, tạp vụ, lái xe
1.2.3 Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng
Tiêu chí đánh giá nhân viên trong các doanh nghiệp hiện nay chủ yếu dựa trên chỉ tiêu KPI, được xác định dựa trên số lượng và chất lượng công việc mà mỗi nhân viên hoàn thành hàng tháng Nhân viên sẽ tự chấm điểm cộng hoặc trừ vào cuối tháng, từ đó làm cơ sở để xem xét các yếu tố liên quan đến việc chi trả lương hàng tháng.
KPI, hay chỉ số hiệu quả (Key Performance Indicator), là công cụ quan trọng để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động thông qua các số liệu, tỷ lệ và chỉ tiêu định lượng Nó phản ánh hiệu quả làm việc của tổ chức, bộ phận chức năng hoặc cá nhân Đối với nhân viên văn phòng, các chỉ tiêu KPI cần được xác định rõ ràng để đánh giá chính xác hiệu suất làm việc.
- Chấp hành đúng nội quy lao động và các quy chế, quy định của cơ quan;
- Số lượng văn bản phát hành đi, đến đúng quy trình không sai sót;
- Ban hành văn bản, thông báo kết luật kịp thời đúng quy định;
- Bố trí lịch họp, làm việc kịp thời khoa học;
- Bố trí lịch xe, lái xe ô tô đưa đón cán bộ đi công tác an toàn đúng quy định;
- Tổ chức đón tiếp các đoàn đến công tác kịp thời, hợp lý;
- Phục vụ khánh tiết, hậu cần kịp thời.
1.2.3.2 Đối với tập thể văn phòng Đối với văn phòng được đánh giá theo năm dựa trên cơ sở quy định về chấm điểm thi đua, việc chấm điểm thi đua cũng căn cứ vào kết quả của từng nhân viên tổng hợp lại Gồm các tiêu chí sau:
- Chấp hành nội quy, quy định;
- Thực hiện công tác chuyên môn;
- Sảng kiến cải tiến hợp ký hóa sản xuất;
- Điểm cộng thêm do hoàn thành trước tiến độ, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cấp trên giao.
Về đánh giá xếp loại thi đua gồm 3-4 mức: Hoàn thành xuất sắc, hoàn thành tốt, hoàn thành, không hoàn thành nhiệm vụ.
Quản trị thông tin
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, giúp truyền tải tín hiệu và tin tức về các sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra, từ đó cung cấp kiến thức cho nhiều người.
Trong quản lý, thông tin đóng vai trò quan trọng, phản ánh sự vận động và liên lạc giữa các đối tượng và yếu tố trong hệ thống môi trường.
Thông tin cần phải đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu thu thập để phục vụ cho công tác quản lý của từng tổ chức Với sự phong phú và phức tạp của thông tin, được tạo ra từ nhiều nguồn và hình thức khác nhau, việc lựa chọn thông tin thích hợp là rất quan trọng.
Thông tin chính xác là yếu tố then chốt để các nhà quản lý có thể phân tích và đánh giá tình hình một cách hiệu quả Nếu thông tin bị sai lệch, kết quả phân tích sẽ không chính xác, dẫn đến quyết định sai lầm và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Thông tin đầy đủ là yếu tố quan trọng để mô tả chính xác sự vật, hiện tượng và quá trình Khi thông tin không đầy đủ, nhà quản lý có thể đưa ra nhận xét và kết luận sai lệch về các hiện tượng và sự vật.
Thông tin kịp thời là yếu tố quyết định cho quá trình ra quyết định hiệu quả Trong bối cảnh hiện nay, khi các tổ chức đang nỗ lực tìm kiếm thông tin, tính kịp thời của dữ liệu càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Thông tin cần phải được tổ chức một cách hệ thống và tổng hợp, không chỉ đầy đủ về số lượng mà còn phải có tính logic Việc cung cấp thông tin một cách có hệ thống và tổng hợp giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian và chi phí.
Để tránh hiểu lầm và sai sót, thông tin cần được trình bày một cách đơn giản, dễ hiểu và rõ ràng Việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn hay kỹ thuật phải đi kèm với giải thích chi tiết và ghi chú đầy đủ để người đọc có thể tiếp cận một cách hiệu quả.
- Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật: Đối với những tài liệu mật, theo quy định của Nhà nước.
Để đảm bảo tính hiệu quả trong công tác thông tin, cần phải tổ chức dựa trên các yêu cầu thiết thực về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian Việc trang bị máy móc và thiết bị hiện đại phải được xem xét kỹ lưỡng, cân nhắc giữa nhu cầu sử dụng và khả năng thực tế, cũng như giữa kết quả đạt được và chi phí đầu tư, nhằm tránh lãng phí không cần thiết.
2.1.3 Quy định xử lý thông tin
Bất kỳ cơ quan nào cũng có quy định quản lý nội bộ, phân công chức năng nhiệm vụ, phân cấp, quy trình giải quyết thông tin;
- Hiện nay có nhiều loại thông tin khác nhau như: Văn bản, điện thoại, Email, tin nhắn (SMS, Zalo, Messenger….);
- Sau khi tiếp nhận thông tin phải báo ngay cho người có trách nhiệm xem xét giải quyết theo thẩm quyền.
Khi nhận được tin nhắn từ chuyên viên văn phòng UBND Tỉnh mời lãnh đạo họp gấp vào sáng hôm sau, văn thư cần nhanh chóng xác nhận thông tin và thông báo cho lãnh đạo về cuộc họp Sau đó, cần chuẩn bị tài liệu liên quan và sắp xếp lịch trình để đảm bảo lãnh đạo có đầy đủ thông tin trước khi tham dự cuộc họp Việc xử lý thông tin kịp thời và chính xác sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc và thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác văn thư.
Khi phát hiện thông tin phàn nàn về dịch vụ khách hàng của công ty trên Facebook, điều quan trọng là giữ bình tĩnh và không phản ứng ngay lập tức Trước tiên, hãy ghi nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng để hiểu rõ vấn đề Sau đó, thông báo cho bộ phận truyền thông hoặc quản lý để họ có thể xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp Đồng thời, có thể tham gia vào cuộc thảo luận trên mạng xã hội bằng cách thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng lắng nghe ý kiến của khách hàng, từ đó giúp cải thiện hình ảnh công ty.
Trong tình huống này, khi là nhân viên văn phòng không phụ trách lịch công tác tuần, việc nhận thông tin qua cuộc gọi điện thoại với bạn công tác về việc chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp sáng mai là rất quan trọng Để xử lý thông tin này, anh/chị cần nhanh chóng thông báo cho người phụ trách lịch công tác hoặc quản lý của mình về sự tham gia của công ty tại cuộc họp tại văn phòng UBND tỉnh Đồng thời, anh/chị cũng nên chuẩn bị tài liệu cần thiết để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng cho cuộc họp, nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong công việc.
2.1.4 Các khái niệm về văn thư, lưu trữ
Những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
“Văn bản” là thông tin được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, và phải được trình bày đúng thể thức và kỹ thuật theo quy định.
Văn bản chuyên ngành là tài liệu được tạo ra trong quá trình thực hiện các hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ của một lĩnh vực cụ thể, theo quy định của người đứng đầu cơ quan quản lý ngành đó.
3 “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Văn bản điện tử là loại văn bản được hình thành từ thông điệp dữ liệu, có thể là từ việc tạo lập mới hoặc số hóa từ văn bản giấy Để đảm bảo tính hợp lệ, văn bản điện tử cần tuân thủ đúng các thể thức, kỹ thuật và định dạng theo quy định hiện hành.
5 “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6 “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu
2.2.1 Nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu
Mỗi cơ quan đều có quy định nội bộ riêng, nhưng việc tập hợp và chỉnh lý hồ sơ tài liệu là bắt buộc Tất cả hồ sơ tài liệu cần được giao nộp về văn phòng lưu trữ theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
Nhà nước và các cơ quan phải tuân thủ nguyên tắc về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, quy định lưu trữ lịch sử và cách sử dụng tài liệu lưu trữ Sau khi hết thời hạn bảo quản, cần thực hiện thủ tục tiêu hủy đối với những hồ sơ tài liệu không còn giá trị.
- Người quản lý kho lưu trữ phải là người được lãnh đạo tín nhiệm, có đạo đức, chấp hành tốt tính kỷ luật;
Các cơ quan có thẩm quyền ngoài việc tuân thủ quy định của Nhà nước còn có quyền ban hành các quy định riêng liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của nhân viên lưu trữ trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ Đồng thời, việc lập hồ sơ công việc cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Hồ sơ bao gồm các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của cơ quan hoặc cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tổ chức và sắp xếp các văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan hoặc cá nhân, dựa trên các nguyên tắc và phương pháp quy định.
Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
Quản trị hồ sơ là quá trình hoạch định, tổ chức và sắp xếp thông tin một cách khoa học, đảm bảo lưu trữ đúng nơi, đúng lúc, đồng thời kiểm tra để hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả nhất.
Khi nhận được yêu cầu từ nhân viên phòng TCKT về việc xin quyết định cấp vốn đầu tư xây dựng công trình số 123 để cung cấp cho đoàn thanh tra, kiểm toán hoặc thuế, nhân viên lưu trữ cần xác minh thông tin và đảm bảo rằng yêu cầu này phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mình Sau đó, tiến hành kiểm tra hồ sơ liên quan đến quyết định cấp vốn và chuẩn bị tài liệu cần thiết để đáp ứng yêu cầu, đồng thời lưu ý đến các quy định pháp lý và quy trình nội bộ để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong việc cung cấp thông tin.
Khi tiếp nhận yêu cầu từ một người mặc sắc phục công an và một kiểm sát viên có giấy giới thiệu, nhân viên lưu trữ cần xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình trong việc hỗ trợ giải quyết vụ án tranh chấp Để đáp ứng yêu cầu photocopy hồ sơ công trình xây dựng, nhân viên cần kiểm tra tính hợp lệ của giấy giới thiệu, xác minh thông tin về hồ sơ đã được yêu cầu, và đảm bảo rằng việc cung cấp thông tin tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Nếu hồ sơ không còn lưu trữ hoặc không thể tìm thấy, nhân viên cần thông báo rõ ràng và hướng dẫn các bước tiếp theo cho các cơ quan chức năng liên quan.
Thư ký tổng hợp
Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách của cơ quan rất quan trọng, vì họ là đại diện đầu tiên của cơ quan đối với khách Ấn tượng ban đầu của thư ký ảnh hưởng lớn đến công tác của cơ quan; nếu tạo được ấn tượng tốt, việc giải quyết các công việc sau này sẽ dễ dàng hơn Thư ký cần biết phân loại khách và chọn lọc thông tin để hỗ trợ giám đốc, giúp tiết kiệm thời gian Họ cũng trực tiếp giải quyết yêu cầu từ nhiều khách muốn gặp giám đốc.
Thư ký phải định hướng giải quyết chính xác để không làm mất thời gian của lãnh đạo vào những cuộc tiếp khách không cần thiết.
Tham mưu cho chánh văn phòng trong việc sắp xếp lịch họp và thành phần tham gia, bao gồm cấp trên, đối tác và nội bộ, đồng thời tổ chức các cuộc họp hàng tuần cho lãnh đạo và các phòng ban thông qua hệ thống điện tử.
- Thông báo nhắc các phòng nghiệp vụ chuẩn bị nội dung để lãnh đạo đi họp, Email tài liệu dự họp cho từng thành viên;
- Tổ chức, thỏa thuận, đón nhận, sắp xếp khách và những người đối tác;
- Tổ chức cho lãnh đạo đến thăm, làm việc với các cơ quan, đơn vị khác;
- Trong những trường hợp cần thiết thì vừa làm nhiệm vụ tiếp khách, vừa làm nhiệm vụ phiên dịch;
Ghi chép lại diễn biến tiếp khách và các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng để ban hành thông báo kết luận, biên bản ghi nhớ và thỏa thuận Việc này giúp lưu giữ thông tin chính xác, hỗ trợ cho quá trình làm việc hiệu quả và đảm bảo mọi quyết định đều được ghi nhận đầy đủ.
Chuẩn bị các nhu cầu cần thiết cho việc tiếp khách bao gồm việc kiểm tra phòng làm việc của giám đốc, sắp xếp bàn tiếp khách một cách hợp lý, mua sắm các vật dụng cần thiết như hoa, nước giải khát, khăn giấy, và chuẩn bị tài liệu để đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
- Khi sắp xếp lịch họp phải ưu tiên xếp lịch cấp trên trước sau đó đến đối tác và sau cùng là cuộc họp nội bộ;
Trong các cuộc họp diễn ra cùng ngày và giờ do giám đốc và các phó giám đốc chủ trì, ưu tiên sẽ được dành cho giám đốc để sử dụng phòng họp 1 Sau đó, căn cứ vào tình hình thực tế, việc bố trí các cuộc họp do phó giám đốc chủ trì sẽ được xem xét để đảm bảo tính phù hợp.
Trong các cuộc họp nội bộ, cần ưu tiên thảo luận những nội dung thiết yếu, công việc khẩn cấp và tiến độ thực hiện Đồng thời, việc báo cáo cho lãnh đạo về những vấn đề này là rất quan trọng để đảm bảo sự nắm bắt kịp thời.
Khi tham dự cuộc họp do PGĐKD chủ trì với tư cách là nhân viên thư ký tổng hợp, bạn cần ghi nhận và phân tích 5 nội dung kết luận mà PGĐKD đưa ra, trong đó có 2 nội dung trái với kết luận trước đó của GĐ Để giải quyết tình huống này, bạn nên lập biên bản cuộc họp, nêu rõ các nội dung đã thảo luận và các ý kiến khác nhau Sau đó, bạn cần thông báo cho GĐ về sự không nhất quán trong các kết luận và đề xuất tổ chức một cuộc họp bổ sung để làm rõ vấn đề, đảm bảo rằng các quyết định cuối cùng phù hợp với định hướng chung của công ty.
- Tình huống 2: Khi anh/chị là nhân viên thư ký tổng hợp tham dự cuộc họp do
GĐ chủ trì, tài liệu do phòng kỹ thuật soạn thảo và đề xuất, sau khi bàn bạc GĐ kết luận
Trong 05 nội dung được nêu, có 02 nội dung vi phạm quy định của Tập đoàn và 01 nội dung không tuân thủ Thông tư của Bộ Công Thương Theo chức năng và nhiệm vụ được giao, anh/chị cần xác định cách giải quyết phù hợp cho trường hợp này.
Trong tình huống này, khi là nhân viên thư ký tổng hợp, sau khi đọc thông báo kết luận của Giám đốc về TCNS, tôi nhận thấy có một nội dung trong ba nội dung kết luận trái với quy định của Bộ luật lao động Để giải quyết vấn đề này, tôi sẽ báo cáo ngay cho Giám đốc về sự không phù hợp, đồng thời đề xuất điều chỉnh nội dung đó để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Việc này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của nhân viên mà còn duy trì uy tín và tính hợp pháp của tổ chức.
Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu
Nguyên tắc cấp giấy đi đường không nhằm để thanh toán mà cấp giấy đi đường với 02 mục đích:
- Để nhận biết nhân viên đang đi làm nhiệm vụ được lãnh đạo phân công, hoặc để chứng minh khi tham gia giao thông liên quan đến tính mạng;
Để thanh toán chế độ công tác phí, cần bao gồm tiền công tác phí và chi phí nhiên liệu (nếu có) Theo quy định, tiền công tác phí được tính theo ngày, trong khi chi phí nhiên liệu được tính dựa trên quãng đường di chuyển.
- Đi công tác từ Đồng Tháp đến TP Cần Thơ: 100.000 đồng/ngày;
- Định mức nhiên liệu xăng cho xe mô tô: 35km/lít (kể cả lượt đi và lượt về);
Khi đi công tác từ thành phố Cao Lãnh đến thị trấn Mỹ Thọ, huyện Cao Lãnh, nếu khoảng cách nhỏ hơn 10 km, chỉ tính chi phí nhiên liệu mà không tính tiền công tác phí.
* Lưu ý: Việc cấp giấy đi đường là nhiệm vụ của văn phòng, còn việc có thanh toán hay không thì do phòng TCKT chịu trách nhiệm
Giấy giới thiệu là tài liệu xác nhận danh tính của người được cơ quan cử đi nhận các giấy tờ quan trọng như tiền thưởng, bằng khen, hay vật tư Văn phòng là đơn vị cấp giấy giới thiệu cho nhân viên khi cần giải quyết công việc, vì vậy mỗi cơ quan cần có quy định cụ thể về việc cấp giấy giới thiệu, bao gồm quyền cử đi và người ký giấy giới thiệu.
Khi nhận được yêu cầu từ văn phòng Tỉnh ủy về việc cử người nhận tài liệu mật cho lãnh đạo, nhân viên văn thư cần xác định rõ tính chất quan trọng của tài liệu và tuân thủ quy trình bảo mật Để giải quyết tình huống này, anh/chị nên nhanh chóng thông báo cho cấp trên về yêu cầu, đồng thời cử một nhân viên có trách nhiệm và hiểu biết về quy trình nhận tài liệu mật đến thực hiện nhiệm vụ Việc này không chỉ đảm bảo an toàn thông tin mà còn giúp lãnh đạo chuẩn bị tốt cho cuộc họp với Bí Thư tỉnh ủy về đại hội đảng sắp tới.
Khi nhận được điện thoại từ văn phòng UBND Tỉnh yêu cầu cử người đến nhận bằng khen và tiền thưởng của công ty năm 2020, nhân viên văn thư cần xác định rõ chức năng nhiệm vụ của mình Theo quy định, nhiệm vụ thi đua khen thưởng thuộc về Phòng Tổ chức - Cán bộ nhân sự (TCNS) Do đó, anh/chị nên thông báo cho lãnh đạo Phòng TCNS về yêu cầu này và đề xuất cử đại diện phù hợp để thực hiện việc nhận bằng khen và tiền thưởng, đảm bảo quy trình được thực hiện đúng theo quy định.
Tổ chức không gian làm việc
3.1.1 Vai trò, yêu cầu không gian và môi trường làm việc
Bố trí các bộ phận của văn phòng là yếu tố quan trọng trong tổ chức văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc Việc sắp xếp này cần mang tính khoa học và linh hoạt, tùy thuộc vào nội dung, tính chất công việc và hoàn cảnh cụ thể của từng cơ quan, đơn vị Để đạt hiệu quả cao, cần quán triệt đầy đủ các yêu cầu liên quan đến bố trí văn phòng.
Bố trí văn phòng là quá trình tổ chức và sắp xếp không gian làm việc, bao gồm phòng ốc, bàn ghế và dụng cụ, nhằm tối ưu hóa tiện nghi cho nhân viên và khách hàng Việc sắp xếp hợp lý không chỉ giúp việc di chuyển tài liệu trở nên dễ dàng hơn mà còn nâng cao khả năng kiểm soát công việc Để nghiên cứu hiệu quả của sự xếp đặt trong công việc, chúng ta cần tuân theo các giai đoạn cụ thể.
Để vẽ bản đồ chính xác, trước tiên cần xác định lược đồ khoảng trống Tiếp theo, hãy đo đạc tỉ lệ chiều cao, chiều ngang và chiều dài của từng phòng, đồng thời ghi nhận chu vi hành lang, tường và cầu thang Đây là những yếu tố quan trọng cần chú ý khi thực hiện việc vẽ bản đồ.
Để sắp xếp bàn ghế một cách thuận tiện, việc đo các khoảng cách là rất quan trọng Sử dụng bản đồ giúp bạn dễ dàng thay đổi vị trí của các vật dụng trước khi bắt đầu khuân vác và sắp xếp, đồng thời cung cấp một hình ảnh rõ ràng về tiến trình công việc.
Nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng việc sắp xếp không gian làm việc một cách khoa học và thẩm mỹ không chỉ nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên mà còn giảm căng thẳng và tăng năng suất lao động Nếu các phòng ốc và bàn ghế không được bố trí hợp lý theo từng bộ phận chuyên môn, điều này sẽ dẫn đến lãng phí thời gian và công sức trong quá trình di chuyển và làm việc Hơn nữa, việc tạo ra các phòng làm việc riêng cho từng nhân viên có thể gây lãng phí tài nguyên, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng.
- Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng.
- Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng suất lao động cao nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất của công tác thu thập, xử lý thông tin.
- Tiết kiệm chi phí lắp đặt.
- Tuân thủ các quy tắc về an toàn vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy, tận dụng ánh sáng tự nhiên…
3.1.2 Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc
Khi sắp xếp các phòng làm việc, nhà quản trị hành chính cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sau đây:
3.1.2.1 Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban
Nhà quản trị cần chú ý đến việc sắp xếp các phòng ban trong bối cảnh tổng thể của hệ thống, bởi vì các bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng.
Các bộ phận phòng ban của công ty được sắp xếp gần các bộ phận chính như điều hành, kinh doanh, mua sắm, kế toán, tài chính, dịch vụ hành chính và nhân sự Để tối ưu hóa sự tiếp xúc với khách hàng, các phòng ban thường xuyên giao dịch sẽ được đặt ở tầng trệt, gần sảnh ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách khi đến làm việc, giao nhận báo chí, hàng hóa và công văn giấy tờ.
- Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi vị trí phòng ban.
Để tối ưu hóa không gian làm việc, các phòng ban có mối quan hệ mật thiết nên được sắp xếp gần nhau Mặc dù tất cả các bộ phận đều tương tác, một số phòng ban có sự liên kết chặt chẽ hơn Ví dụ, phòng họp nên được đặt gần phòng của các cấp quản lý thường xuyên sử dụng để thuận tiện cho việc trao đổi và ra quyết định.
- Cách ly xa chỗ làm việc những bộ phận hay gây tiếng ồn.
- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.
3.1.2.2 Bố trí phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc
Sắp xếp các phòng ban và bàn làm việc theo luồng công việc là cách hiệu quả để tối thiểu hóa di chuyển khi chuyển giao tài liệu và trao đổi công việc Khoảng cách quá xa không chỉ tốn thời gian mà còn gia tăng nguy cơ làm thất lạc giấy tờ, dẫn đến trì trệ và gián đoạn trong quy trình làm việc.
Việc bố trí này thể hiện sắp xếp khoa học, tiện ích trong quá trình di chuyển nhất là trong những công việc của văn phòng.
Mô hình sắp xếp này mang lại sự tiện ích và thuận lợi cho nhân viên trong việc di chuyển và thực hiện các nghiệp vụ văn phòng tại nơi làm việc của họ.
3.1.2.3 Hạn chế sử dụng phòng riêng (hệ thống văn phòng “đóng”)
Hiện nay, xu hướng thiết kế văn phòng đang chuyển sang việc giảm bớt các phòng riêng cho bộ phận hành chính, thay vào đó là tạo ra những không gian mở rộng rãi cho nhân viên làm việc Tuy nhiên, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, các công ty vẫn cần có một số phòng riêng Những phòng này thường được bố trí cho các cấp lãnh đạo nhằm tăng cường uy tín, cũng như cho những công việc yêu cầu tính bảo mật hoặc cần sự tập trung cao độ.
Vì sao ngày nay có khuynh hướng ít sử dụng phòng riêng?
- Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc tại khu vực trống trải.
- Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió.
- Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí.
- Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng phòng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.
- Hệ thống văn phòng “đóng” được ngăn cách bởi vách ngăn, tường cao, phân chia thành từng phòng riêng biệt.
- Đảm bảo yếu tố an toàn, bí mật của công việc.
- Đảm bảo tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng.
- Phù hợp với công việc tập trung cao.
- Chi phí hành chính cao.
- Khó giám sát công việc, quản lý nhân viên
3.1.2.4 Sử dụng vách ngăn (hệ thống văn phòng “mở”)
Thay vì tạo nhiều phòng riêng cho nhân viên hành chính, các công ty thường sử dụng vách ngăn để giảm thiểu sự giao tiếp và tạo không gian làm việc riêng tư cho mỗi nhân viên Những vách ngăn này thường cao ngang đầu người ngồi hoặc bằng chiều cao của khung cửa ra vào, và có thể được thiết kế với phần trên bằng kính hoặc không.
Việc sử dụng vách ngăn trong không gian làm việc rộng lớn mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc tạo ra sự riêng tư cho từng nhân viên mà không làm gián đoạn luồng công việc hay cản trở ánh sáng và thông gió Nó cũng thuận tiện cho việc giao tiếp giữa các nhân viên, giúp dễ dàng tập trung vào các hoạt động trong văn phòng Hơn nữa, vách ngăn có thể di chuyển linh hoạt khi cần thay đổi vị trí và góp phần tiết kiệm điện năng cùng vật dụng.
3.1.2.5 Bố trí phòng họp chung
Phòng họp chung là không gian văn phòng dành cho cấp quản trị cao cấp, nhưng cũng phục vụ cho các cấp quản lý khác, nhân viên và khách hàng Thư ký có trách nhiệm lập lịch công tác hàng tuần để tổ chức các cuộc họp tại đây.
Mặc dù các cuộc họp của hội đồng quản trị và các cuộc họp lãnh đạo với khách hàng thường được ưu tiên, nhưng cần mở rộng các hoạt động cho nhân viên nhằm tối đa hóa tiềm năng của tổ chức.
Quản lý tài sản, thiết bị
Mỗi cơ quan đều có bộ phận chịu trách nhiệm quản lý sổ sách tài sản và cơ sở vật chất, bao gồm trụ sở làm việc, nhà xưởng sản xuất, xe ô tô và các phương tiện phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý sổ sách, theo dõi khấu hao tài sản, giảm khi thanh lý và tăng khi mua sắm mới Đối với tài sản đang sử dụng, văn phòng là đơn vị chủ yếu quản lý Trước ngày 31 tháng 12 hàng năm, văn phòng và TCKT sẽ tiến hành kiểm kê, đối chiếu và dán thẻ kiểm kê.
Khi doanh nghiệp có nhiều văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, cần phân cấp quản lý cho cấp dưới Tuy nhiên, việc theo dõi sổ sách và hình thức sử dụng phải được thực hiện bởi văn phòng chính để đảm bảo kiểm tra và kiểm soát hiệu quả.
3.2.2 Bảo trì, bảo hành tài sản thiết bị
Sau khi mua sắm tài sản, các cơ quan cần ban hành quy trình vận hành, bao gồm thời gian bảo hành, bảo trì và bảo dưỡng Ví dụ, đối với xe ô tô, sau 5.000 km cần thay nhớt máy; sau 10.000 km thay nhớt và lọc nhớt, lọc xăng; và thực hiện bảo dưỡng định kỳ sau 50.000 km.
Tùy thuộc vào loại tài sản, lãnh đạo sẽ phân cấp việc sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn Cụ thể, văn phòng sẽ tổ chức sửa chữa trụ sở làm việc, nhà xưởng, xe ô tô con và ô tô khách Đối với các công trình và phương tiện phục vụ sản xuất kinh doanh, đơn vị quản lý sẽ tự thực hiện theo phân cấp được giao.
3.2.3 Sửa chữa tài sản thiết bị
Về thực hiện sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn thực theo quy định của pháp luật đấu thầu, trình tự thực hiện như sau:
- Văn phòng đề xuất loại tài sản, hạng mục sửa chữa, lập khái toán, bản vẻ trình cấp thẩm quyền phê duyệt;
- Sau khi lãnh đạo phê duyệt văn phòng chuyển hồ sơ đến phòng quản lý về đấu thầu để tổ chức đấu thầu theo quy định;
- Sau khi ký hợp đồng sửa chữa văn phòng là thành viên trong tổ giám sát và thành viên hội đồng nghiệm thu;
Sau khi công trình được nghiệm thu và đưa vào sử dụng, văn phòng sẽ đảm nhận trách nhiệm theo dõi quá trình bảo hành và bảo dưỡng định kỳ cho đến khi hết thời gian bảo hành theo hợp đồng đã ký kết.
3.2.4 Quản lý sử dụng văn phòng phẩm
Hiện nay, các cơ quan không còn mua sắm văn phòng phẩm và máy photocopy như trước, mà thay vào đó là phân cấp chi phí để thuê thiết bị.
Vào đầu năm, chi phí văn phòng phẩm được phân bổ cho từng phòng, ban và đơn vị, trong khi văn phòng phẩm của ban giám đốc sẽ do văn phòng đảm nhiệm.
Hiện nay, việc sử dụng văn bản điện tử ngày càng phổ biến, dẫn đến nhu cầu photocopy tài liệu giảm Thay vào đó, nhiều tổ chức đang chuyển sang sử dụng máy photocopy có chức năng quét màu để phục vụ cho việc số hóa tài liệu hiệu quả hơn.
3.2.5 Quản lý sử dụng điện thoại Để tiết kiệm chi phí, hiện nay đa phần các doanh nghiệp hạn chế sử dụng điện thoại để bàn mà thay vào đó sử dụng điện thoại di động của cá nhân, cơ quan khoán chi phí sử dụng dịch vụ điện thoại, cụ thể như sau:
- Thiết bị đầu cuối (máy điện thoại) cá nhân tự trang bị;
- Khoán chi phí hàng tháng theo chức vụ, chức danh như Chánh văn phòng, trưởng phòng, nhân viên quản trị, lái xe… ;
- Cuối tháng nhân viên văn phòng vào Web nhà cung cấp dịch vụ in hóa đơn điện tử và lập thủ tục thanh toán;
Vào cuối tháng 6 và tháng 12 hàng năm, nhân viên văn phòng sẽ tổng hợp chi phí theo từng chức vụ và chức danh để xác định những khoản thừa hoặc thiếu so với định mức Trong trường hợp thiếu, cá nhân sẽ phải tự nộp tiền cho kế toán.
- Toàn bộ các nội dung trên được ban hành trong quy định chi tiêu nội bộ của cơ quan.
3.2.6 Quản lý sử dụng xe ô tô
Hiện nay, các cơ quan đều trang bị xe ô tô để đưa đón cán bộ, nhân viên trong công tác phục vụ nhiệm vụ của mình Để quản lý hiệu quả xe ô tô phục vụ cho sản xuất kinh doanh, mỗi cơ quan thường cần có những loại văn bản giấy tờ nhất định.
- Quy định bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa đột xuất, sửa chữa lớn….;
- Quy định về sử dụng xe ô tô trong nội bộ cơ quan;
- Quyết định định mức nhiên liệu cho từng xe;
- Thiết lập phần mềm quản lý xe ô tô (lý lịch, tổng hợp km di chuyển, theo dõi sửa chữa xe….;
- Thiết lập phần mềm bố trí lịch xe ô tô;
- Thiết lập phần mềm phiếu xuất kho nhiên liệu.
Doanh nghiệp Nhà nước thường mua xe công để phục vụ công tác, trong khi doanh nghiệp tư nhân và công ty cổ phần chỉ mua vài xe cho lãnh đạo đi công tác hoặc xe chuyên dụng cho sản xuất kinh doanh Các loại xe thông thường khác thường được thuê khi cần thiết.
Quản lý sử dụng đất
Theo Luật đất đai ngày 29 tháng 12 năm 2013, Nhà nước đại diện cho chủ sở hữu toàn dân về đất đai, quản lý và sử dụng đất đai một cách thống nhất Luật quy định quyền hạn và trách nhiệm của Nhà nước, cũng như quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất tại Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Đất được coi là tài sản vô hình quan trọng của mỗi doanh nghiệp, bao gồm cả địa thế ở thành phố và nông thôn Việc quản lý và sử dụng đất đai là rất cần thiết, do đó, văn phòng đóng vai trò chủ chốt trong việc này Quản lý đất đai không chỉ đảm bảo hiệu quả sử dụng mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hồ sơ pháp lý về đất đai hợp lệ bao gồm: Quyết định giao đất hoặc thuê đất, biên bản bàn giao ngoài thực địa có đầy đủ chữ ký, hợp đồng thuê đất, bản đồ trích đo, và các giấy tờ liên quan đến nghĩa vụ tài chính.
- Quản lý đất ngoài thực địa: Có đầy đủ mốc giới tứ cận, xây hàng rào để bảo vệ đất,….
Như yêu cầu nêu trên thì văn phòng cần bố trí người thực hiện việc quản lý đất đai của cơ quan.
Bài tập tình huống
Khi tiếp nhận biên bản vi phạm giao thông do anh Châu lái xe cho giám đốc tại TP HCM, với lỗi quá tốc độ và lấn làn đường, bạn cần lập thủ tục thanh toán 3 triệu đồng Dù anh Châu biện minh rằng giám đốc yêu cầu chạy nhanh để kịp giờ họp, bạn vẫn phải tuân thủ quy định pháp luật và xử lý vụ việc theo đúng chức năng nhiệm vụ được giao Việc này đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong công việc, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ luật giao thông.
Khi tiếp nhận hồ sơ xin thanh toán tiền thuê đất năm 2023, với thông báo gồm một dòng nộp tiền thuê đất và một dòng nộp phạt 2 triệu đồng do chậm nộp, chánh/phó văn phòng cần xem xét kỹ lưỡng nội dung và các quy định liên quan Trước tiên, cần xác minh thông tin về số tiền thuê đất và lý do chậm nộp để đưa ra hướng xử lý phù hợp Sau đó, cần thông báo cho người nộp hồ sơ về các bước tiếp theo, bao gồm việc thanh toán đầy đủ số tiền thuê đất và khoản phạt, đồng thời lưu ý đến lãi suất ngân hàng nếu có Việc này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt với người nộp hồ sơ.