Khái niệm
Nguyên vật liệu (NVL) là đối tượng lao động được biến đổi nhờ vào lao động của con người để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm Chúng được thể hiện dưới dạng vật chất như sắt, thép trong ngành cơ khí chế tạo, gạch, ngói, xi măng trong xây dựng, và bông, sợi trong ngành dệt may.
Đặc điểm của nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là yếu tố lao động quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất bên cạnh tư liệu lao động và sức lao động Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, tiêu dùng toàn bộ mà không giữ nguyên hình thái ban đầu, đồng thời chuyển toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất trong kỳ Với tính chất phức tạp và dễ bị ảnh hưởng bởi khí hậu, thời tiết, việc quản lý nguyên vật liệu trở thành nhiệm vụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến vốn sản xuất và tài sản của doanh nghiệp.
Phân loại nguyên liệu, vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất xây lắp, nguyên vật liệu được phân loại thành các đối tượng lao động do doanh nghiệp mua ngoài, tự sản xuất hoặc nhận từ bên giao thầu chủ đầu tư Giá mua nguyên vật liệu là giá thực tế từ các nguồn khác nhau và không bao gồm VAT khi dùng cho sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu, cùng với chi phí thu mua và gia công, được hạch toán riêng vào tài khoản 133 Nếu nguyên vật liệu được sử dụng cho sản xuất hàng hóa không chịu thuế GTGT hoặc cho các công trình phúc lợi, giá mua sẽ bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
Nguyên vật liệu chính là những thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh, tạo nên các sản phẩm xây lắp và dịch vụ Chúng bao gồm cả bán thành phẩm được mua ngoài nhằm tiếp tục quy trình sản xuất Trong ngành xây dựng, các nguyên vật liệu chính thường gặp bao gồm xi măng, gạch, sắt và thép.
Vật liệu phụ là những thành phần không cấu thành thực thể chính của sản phẩm trong quá trình sản xuất xây lắp, nhưng lại có vai trò quan trọng trong việc thay đổi màu sắc, hình dáng bề ngoài hoặc hỗ trợ cho quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ Chúng bao gồm các loại sơn, vôi ve quét tường, và các loại phụ gia khác, đáp ứng nhu cầu của công nghệ kỹ thuật và lao động.
Nhiên liệu là vật liệu cung cấp nhiệt cho quá trình sản xuất và thi công xây lắp, đóng vai trò quan trọng trong việc chế tạo sản phẩm Các loại nhiên liệu có thể bao gồm chất rắn như than, củi, nhựa đường; chất lỏng như xăng, dầu, mỡ; và chất khí như ô xy, đất đèn, axytylen.
Phụ tùng thay thế là các vật tư cần thiết để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải và công cụ trong sản xuất Trong khi đó, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm những thiết bị và vật liệu thiết yếu cho xây dựng, cả những thiết bị cần lắp đặt và không cần lắp, cũng như các công cụ và vật kết cấu đúc sẵn phục vụ cho các công trình xây lắp.
3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:
Quản lý vật liệu, từ thu mua đến bảo quản và sử dụng, là một yếu tố quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, thu hút sự chú ý của các nhà quản lý Để đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan.
Tổ chức tính giá và phân loại vật liệu cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp Đồng thời, việc tổ chức chứng từ, tài khoản và sổ kế toán phải phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho để ghi chép, phân loại và tổng hợp số liệu về tình hình vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Thực hiện việc phân tích, tính giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh
Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá NVL theo giá thực tế
4.1.1.Đánh giá NVL nhập kho:
Tùy theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu được xác định gồm các yếu tố cấu thành khác nhau
4.1.2.Đánh giá NVL xuất kho:
Trong sản xuất kinh doanh, vật liệu được sử dụng cho nhiều nhu cầu và đối tượng khác nhau Vì vậy, việc tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu tiêu hao là rất quan trọng Kế toán áp dụng một trong các phương pháp tính giá thực tế cho vật liệu xuất kho để đảm bảo tính chính xác trong quản lý chi phí.
Phương pháp tính giá theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho dựa trên số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân của vật liệu tồn đầu kỳ.
Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho được tính bằng cách nhân số lượng vật liệu xuất kho với đơn giá bình quân của vật liệu tồn đầu kỳ Đơn giá bình quân của vật liệu tồn đầu kỳ chính là trị giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ.
Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ
Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân kết hợp tồn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ cho phép xác định giá thực tế bằng cách nhân số lượng vật liệu xuất kho với đơn giá bình quân Đơn giá bình quân được tính bằng tổng số lượng vật liệu tồn đầu kỳ cộng với số lượng vật liệu nhập trong kỳ, giúp quản lý chi phí vật liệu hiệu quả hơn.
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Phương pháp tính giá thực tế đích danh là phương pháp hiệu quả cho các loại vật liệu có giá trị cao và vật tư đặc chủng Giá thực tế của vật liệu xuất kho được xác định dựa trên đơn giá thực tế của vật liệu nhập kho theo từng lô và số lượng xuất kho trong từng lần.
Phương pháp tính giá thực tế nhập trước xuất trước yêu cầu xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập kho Giá thực tế xuất kho được tính dựa trên số lượng xuất, theo nguyên tắc tính đơn giá nhập trước cho số lượng thuộc lần nhập trước, còn lại sẽ tính theo đơn giá của các lần nhập sau Cuối kỳ, giá thực tế vật liệu sẽ là giá thực tế của lần nhập kho gần nhất.
Phương pháp tính giá xuất kho theo giá thực tế nhập sau xuất trước cho phép xác định đơn giá nhập kho của từng lô hàng Khi xuất kho, giá trị được tính dựa trên số lượng hàng xuất và đơn giá của lô hàng nhập kho gần nhất, sau đó lần lượt áp dụng cho các lô hàng nhập trước đó để tính toán giá thực tế xuất kho.
Đánh giá NVL theo giá hạch toán
Giá hạch toán của vật liệu là mức giá thống nhất trong doanh nghiệp, được sử dụng ổn định trong suốt một niên độ kế toán Giá thực tế của vật liệu có thể được xác định bằng cách cộng giá mua (giá ghi trên hóa đơn) với các chi phí thu mua và vận chuyển, hoặc có thể sử dụng giá kế hoạch của vật liệu xây dựng.
Hệ số giá VL = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán VL nhập trong kỳ
Qua đó ta có thể xác định được giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ như sau:
VL xuất trong kỳ = Giá hạch toán
VL xuất trong kỳ x Hệ số giá VL
5.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Chứng từ kế toán sử dụng
Theo Quyết định số 15/BTC ban hành ngày 20/3/2006, các chứng từ kế toán liên quan đến việc nhập, xuất và sử dụng nguyên vật liệu (NVL) bao gồm nhiều loại tài liệu quan trọng.
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
+ Biên bản kiểm kê NVL cuối kỳ.
+ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
Ngoài các chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước, doanh nghiệp còn có thể áp dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn để hỗ trợ quy trình quản lý tài chính.
+ Phiếu xuất nhập NVL theo hạn mức.
+ Biên bản kiểm nghiệm NVL.
+ Phiếu bán NVL còn lại cuối kỳ.
Một số chứng từ khác có thể yêu cầu tùy thuộc vào đặc điểm và tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp trong các thành phần kinh tế khác nhau.
Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay ở các doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán được tiến hành theo một số phương pháp sau :
+ Phương pháp thẻ song song.
+ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Phương pháp sổ số dư.
Trình tự hạch toán ở cả 3 phương pháp này có thể khái quát như sau :
5.2.1.Kế toán chi tiết vật liệu tại kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho theo số lượng Thẻ kho được lập chi tiết cho từng loại vật liệu, giúp thủ kho theo dõi số lượng hàng hóa hàng ngày Phòng kế toán sẽ lập thẻ kho với các thông tin như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép Hàng ngày, thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ nhập xuất để cập nhật số liệu thực tế vào thẻ kho và định kỳ gửi các chứng từ này cho phòng kế toán.
5.2.2.Kế toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán:
Việc ghi chép các sổ nay được tiến hành như sau:
Sổ chi tiết vật liệu là công cụ quan trọng trong kế toán, cho phép ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu theo số lượng và giá trị Vào cuối tháng, kế toán cần cộng sổ chi tiết để đối chiếu với thẻ kho, từ đó tổng hợp số liệu và lập bảng thống kê nhập – xuất – tồn cho từng nhóm và loại vật liệu Phương pháp thẻ song song được mô tả chi tiết trong sơ đồ phụ lục 01.
Sổ đối chiếu luân chuyển là phương pháp ghi chép quan trọng trong quản lý vật liệu Hàng ngày, các chứng từ nhập và bảng kê xuất được sử dụng để cập nhật số liệu Vào cuối tháng, các số liệu này sẽ được ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển và đối chiếu với thẻ kho cũng như số liệu kế toán tổng hợp Quy trình và nội dung kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp này được trình bày rõ ràng trong sơ đồ 02 phụ lục.
Phương pháp sổ số dư yêu cầu hàng ngày theo dõi các chứng từ nhập, xuất để lập bảng kê và bảng lũy kế nhập, xuất Cuối tháng, từ các bảng kê này, kế toán sẽ tổng hợp số liệu về nhập – xuất – tồn kho theo giá trị Khi nhận sổ số dư, thủ kho sẽ đối chiếu số tồn kho đã ghi với bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Quy trình kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp này được mô tả qua sơ đồ trong 03 phụ lục.
6.Trình tự luân chuyển chứng từ:
Doanh nghiệp sản xuất xây lắp áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo hình thức kê khai thường xuyên (KKTX) Phương pháp này cho phép ghi chép và phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất và tồn kho của vật liệu, CCDC và hàng hóa một cách hệ thống Dựa trên các chứng từ nhập, xuất, KKTX tổng hợp và phân loại thông tin theo đối tượng sử dụng để cập nhật vào tài khoản và sổ kế toán.
Chứng từ ban đầu
6.1.1.Nhập kho vật liệu mua ngoài :
Theo hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp và các bộ phận cung cấp, khi vật liệu đến, cần thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, quy cách và chất liệu, từ đó lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư" Dựa trên hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật tư" với đầy đủ thông tin và chữ ký Sau khi hoàn thành, phiếu sẽ được đưa xuống kho để nhập vật tư, và thủ kho ghi số thực nhập vào phiếu Nếu có sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, cần lập biên bản giải quyết với nhà cung cấp Hóa đơn từ người bán sẽ được chuyển cho phòng kế toán để thanh toán và ghi sổ kế toán thu mua.
6.1.2.Nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Dựa trên giấy giao hàng từ các cơ sở gia công chế biến vật liệu, phòng cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến" Sau khi bộ phận cung ứng ký tên, phiếu sẽ được chuyển cho người nhận hàng tại kho ký nhận và ghi thẻ kho Cuối cùng, phiếu được chuyển đến phòng kế toán để ghi sổ.
6.1.3.Vật liệu tự chế biến nhập kho, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê, vật liệu không dùng hết nhập kho, phế liệu thu hồi trong sản xuất kinh doanh: Đối với những trường hợp trên thì các bộ phận có vật liệu nhập kho phải lập “Phiếu nhập kho vật tư ", trong đó phải ghi tên bộ phận nhập, lí do nhập, nhập tại kho nào, tên quy cách danh điểm đơn vị tính và số lượng nhập. Sau khi nhập kho thủ kho kí vào phiếu và giao cho người nhập kho một liên, một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.
Chứng từ xuất kho bao gồm : - Phiếu xuất vật tư
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
- Phiếu xuất vật tư thuê ngoài biên chế
Tài khoản sử dụng
Để đánh giá tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán sử dụng TK
- Tài khoản này dùng để phản ánh số liệu và tình hình tăng giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Trị giá vốn thực tế của vật tư tăng trong kỳ. Điều chỉnh tăng do đánh giá lại tài sản.
Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ từ TK 611(Theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Dư nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế
Trị giá vốn thực tế của vật tư giảm trong kỳ. Điều chỉnh giảm do đánh giá lại tài sản.
Kết chuyển giá trị vốn thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ từ TK 611(Theo phương pháp kiểm kê định kỳ). của NVL tồn kho
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh: TK 151,TK1331,TK 331,TK111,TK112,TK 154
Chứng từ sử dụng
6.3.1 Kế toán tổng hợp tăng vật liệu:
Các nghiệp vụ làm tăng NVL như: Do mua ngoài, nhập khẩu, đánh giá lại làm tăng giá trị NVL, phát hiện thừa khi kiểm kê
Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cần đáp ứng đủ điều kiện như thực hiện mua, bán hàng hóa có hóa đơn và ghi chép kế toán đầy đủ Trong trường hợp này, thuế GTGT đầu vào được tách riêng và không tính vào giá trị thực của nguyên vật liệu (NVL) Khi mua NVL, tổng giá thành thanh toán cho người bán bao gồm cả phần thuế, trong đó phần giá mua chưa thuế sẽ được ghi tăng giá trị vật tư, còn phần thuế GTGT đầu vào được ghi vào phần thuế GTGT được khấu trừ.
+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: ThuếGTGT đầu vào được tính vào trị giá thực tế của NVL mua ngoài nhập kho
6.3.2.Kế toán tổng hợp giảm vật liệu:
Các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu (NVL) bao gồm: xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, góp vốn liên doanh, xuất để gia công chế biến, đánh giá lại làm giảm giá trị vật tư, và phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê.
Khi xuất nguyên vật liệu (NVL) cho sản xuất, kế toán sử dụng Phiếu xuất kho để phân loại và tổng hợp NVL theo từng loại và đối tượng sử dụng Cuối kỳ, kế toán tính toán trị giá thực tế của NVL xuất kho, và việc phân loại tổng hợp NVL được thực hiện thông qua Bảng phân bổ NVL.
Trình tự hạch toán
Trình tự hạch toán được thể hiện chi tiết theo sơ đồ 04 – Phụ lục.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Phong Phú, tiền thân là công ty Cung ứng vận tải, được thành lập vào ngày 24/12/1982 và là một doanh nghiệp Nhà nước dưới sự quản lý của Tổng công ty xây dựng Hà Nội Tổng công ty xây dựng LICOGI_18 chủ yếu thực hiện chức năng cung ứng vật tư và thi công, xây dựng các công trình dân dụng, giao thông đô thị, thủy lợi, bưu điện, thể dục thể thao, khu vui chơi giải trí, cũng như các khu dân cư và đô thị mới.
Hơn 20 năm xây dựng và trởng thành, công ty Cổ phần Phong Phú đã ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trờng trong và ngoài nớc công ty đã thực hiện cung ứng vật t và thi công nhiều công trình trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội, đồng thời công ty cũng đạt đợc những bớc tiến vợt bậc trên mọi mặt Ban đầu công ty chỉ tập chung vào thi trờng xây dựng ở Hà Nội và một vài tỉnh lân cận, thì nay công ty đã mở rộng trên khắp cả n ớc, không chỉ mở rộng quy mô sản xuất, tăng số lợng các công trình, hạng mục công trình thi công, công ty còn không ngừng tăng chất lợng các công trình đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về kỹ thuật, mang tính thẩm mỹ cao, đợc khách hàng tín nhiệm.
Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh
Dựa vào bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (Biểu 1 Phụ lục), có thể nhận thấy doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ đã có sự thay đổi đáng kể kể từ năm 2008.
Năm 2009, doanh thu thuần tăng 11.707.439.590 (13,22%) so với năm 2008, với tổng doanh thu đạt 40.857.691.476 (40,76%) Tốc độ tăng doanh thu năm 2009 gấp ba lần năm 2008 nhờ vào số lượng công trình thi công và hoàn thành tăng nhanh Lợi nhuận trước thuế cũng ghi nhận sự tăng trưởng, với mức tăng 1.024.457.973 (43,43%) so với năm 2008 và 1.012.685.447 (29,93%) so với năm trước đó.
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
1.3.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh:
- Sản xuất và kinh doanh bê tông thơng phẩm, bê tông cấu kiện, vật t
- Kinh doanh vận tải phục vụ cho xõy dựng.
- Xuất nhập khẩu sản phẩm, hàng hoá.
- Thiết kế quy hoạch tổng thể mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp
- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng giao thông, thuỷ lợi
- Lập dự án đầu t, t vấn thầu, khảo sát xây dựng, thí nghiệm, thẩm định
1.3.2.Cơ cấu tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ:
Cơ cấu tổ chức sản xuất trong ngành xây dựng cần kết hợp giữa lao động thủ công và máy móc hiện đại Việc lựa chọn một cơ cấu tổ chức hợp lý và chuyên môn hóa cao sẽ nâng cao hiệu quả quản lý sản xuất, giúp công ty hoạt động đồng bộ và đạt được hiệu quả kinh tế tối ưu.
Quy trình công nghệ sản xuất của công ty được chia thành hai lĩnh vực chính, phù hợp với chức năng kinh doanh vật tư và thi công các công trình xây dựng Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả và chất lượng trong từng giai đoạn của quy trình.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
1.4.1.Tổ chức bộ máy quản lý: (Sơ đồ 09 Phụ lục)
1.4.2.Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý chủ chốt của công ty, có quyền đại diện công ty để đưa ra quyết định liên quan đến mục tiêu, quyền lợi, chiến lược phát triển, phương án đầu tư kinh doanh và việc tổ chức nhân sự.
Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp trong quản lý cũng như điều hành các hoạt động kinh doanh của đơn vị Ban cũng duy trì mối liên hệ tham vấn thường xuyên với Hội đồng quản trị và thực hiện thẩm định các báo cáo tài chính trước khi trình bày lên cấp trên.
Giám đốc là người được Hội đồng quản trị Tổng công ty bổ nhiệm, có nhiệm vụ điều hành trực tiếp hoạt động của công ty Là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, giám đốc chịu trách nhiệm với Nhà nước và cấp trên về việc quản lý đơn vị, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cán bộ công nhân viên.
Công ty Phú Giỏm Đốc bao gồm hai Phó giám đốc: Phó giám đốc xe máy thiết bị và Phó giám đốc kỹ thuật thi công Các Phó giám đốc hỗ trợ Giám đốc điều hành theo sự phân công và ủy nhiệm, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và hoạch định chiến lược phát triển của công ty.
Bộ máy quản lý bao gồm 4 phòng ban, mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt :
Phòng Tổ chức hành chính - Thanh tra bảo vệ đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và hỗ trợ Giám đốc trong các lĩnh vực như tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, bố trí nhân sự, và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm quản lý lao động tiền lương, công văn giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu, cũng như thực hiện công tác bảo vệ.
- Phũng Kế hoạch - Kỹ thuật: Là bộ phận tham mu giúp việc trực tiếp cho cho
Ban giám đốc công ty có trách nhiệm chỉ đạo và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo kế hoạch được thực hiện hiệu quả Đồng thời, ban giám đốc cũng theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế và tham gia nghiệm thu, thanh quyết toán các hợp đồng cả bên ngoài lẫn nội bộ công ty.
Phòng kế toán tài chính là cơ quan tư vấn cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính và tổ chức công tác tài chính kế toán trong công ty cùng các đơn vị trực thuộc Nhiệm vụ của phòng là cập nhật, xử lý và tổng hợp thông tin, từ đó phản ánh kịp thời mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và lập báo cáo tài chính để trình lên cấp có thẩm quyền.
Ban dự ỏn chịu trách nhiệm tư vấn về đầu tư phát triển, tìm kiếm các dự án xây dựng tiềm năng trên thị trường và giao khoán các dự án cho các Xí nghiệp cơ sở.
Bên dới là 8 xí nghiệp và một chi nhánh ở Lào Cai.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và các chính sách kế toán áp dụng: 15 1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
1.5.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty hoạt động theo hình thức kế toán tập trung, với tất cả công việc kế toán được thực hiện tại Phòng kế toán trung tâm Phòng kế toán bao gồm 7 nhân viên đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ cụ thể.
Kế toán trưởng là người có chuyên môn về kế toán tài chính, với kinh nghiệm làm việc và được đào tạo bài bản Nhiệm vụ của kế toán trưởng bao gồm chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê và thông tin kinh tế của công ty, kiểm soát việc lập và thực hiện các kế hoạch sản xuất, tài chính Họ cũng chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động tài sản, vốn, các khoản chi phí, thu nhập, và đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng như các đối tượng liên quan.
Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính về hạch toán trong công ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát và cung cấp thông tin cho các bên liên quan Họ tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm hoàn thành, và hạch toán các phần hành đầu tư tài chính và thuế Định kỳ, kế toán tổng hợp cũng lập báo cáo tài chính và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu quản trị.
Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng có trách nhiệm lập Phiếu thu, Phiếu chi và ghi sổ theo dõi số tiền mặt tại quỹ công ty dựa trên các Lệnh thu, chi tiền mặt và các Hoá đơn liên quan Đồng thời, kế toán cũng thực hiện việc theo dõi các khoản tiền gửi Khi nhận chứng từ từ ngân hàng như Giấy báo có, Giấy báo nợ hoặc Bản sao kê, kế toán cần đối chiếu với chứng từ gốc, thông báo cho ngân hàng để xác minh và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
Kế toán tiền lương và vật tư dựa vào các Phiếu nhập xuất vật tư và Bảng phân bổ vật tư từ kế toán xí nghiệp để theo dõi và đối chiếu với định mức dự toán của từng công trình Đồng thời, kế toán lập Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cho toàn công ty, căn cứ vào Bảng chấm công và Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành.
Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận số lượng hiện có, theo dõi tình hình biến động tăng giảm của TSCĐ, cũng như quản lý tình trạng sử dụng và sửa chữa TSCĐ của công ty.
Kế toán thanh toán có trách nhiệm theo dõi tình hình công nợ và quy trình thanh toán của công ty với các đơn vị khác Họ cũng giám sát các khoản vay từ ngân hàng, thực hiện việc viết Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản và Séc bảo chi để đảm bảo các khoản thanh toán đến khách nợ và chủ nợ được thực hiện đúng hạn.
- Thủ quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tiền mặt, kịp thời báo cáo tình hình thu chi và xác định số tiền còn tồn quỹ cuối ngày.
1.5.2.Các chính sách kế toán hiện đang áp dụng tại công ty:
Hiện nay Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ15/BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính ban hành:
- Kỳ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12.
- Đơn vị tiền tệ được dùng ghi sổ kế toán: Đồng Việt Nam.
- Hình thức kế toán: Theo hình thức Nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ theo dõi chi tiết từng tài khoản.
- Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao tuyến tính.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: Theo phương thức thẻ song song.
2.Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần phonh phú:
Đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty
Công ty cổ phần Phong Phú là một trong những doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất, chuyên thi công nhiều công trình công nghiệp, dân dụng và giao thông quan trọng nhằm phục vụ phát triển hạ tầng đất nước Công ty sử dụng đa dạng vật liệu xây dựng như gạch, ngói, sắt thép, xi măng, cát đá sỏi và phụ gia, với nhiều chủng loại và quy cách khác nhau Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp các loại nhiên liệu cho thiết bị vận tải, phụ tùng thay thế cho máy móc và dụng cụ bảo hộ lao động cho công nhân Chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 70 - 75% tổng chi phí sản xuất, do đó sự biến động của chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận của công ty.
Phân loại nguyên vật liệu
Công ty sở hữu một kho vật liệu phong phú và đa dạng, với khối lượng lớn và các tính năng, chức năng riêng biệt Theo yêu cầu hạch toán quản trị, vật liệu được phân loại thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, và phụ gia Thực tế, Công ty tiến hành phân loại vật liệu theo hai loại cơ bản để đáp ứng nhu cầu kinh tế.
Vật liệu chính trong xây dựng bao gồm xi măng, sắt thép, cát đá và gạch gỗ Để hạch toán các loại vật liệu này, kế toán sử dụng tài khoản 1521 "vật liệu chính".
Vật liệu phụ bao gồm các loại như sơn, vôi, ve quột tường, ma tít và phụ gia Đối với những vật liệu này, kế toán sử dụng tài khoản 1522 "vật liệu phụ" để tiến hành hạch toán.
Trong ngành xây dựng, các công cụ như cuốc, xẻng, cùng với quần áo, mũ bảo hộ và găng tay được sử dụng phổ biến tại các công trình Những loại công cụ này được kế toán ghi nhận vào tài khoản 153 "công cụ dụng cụ".
Đánh giá nguyên vật liệu
2.3.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho:
Trong kế toán, nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá vốn thực tế, đặc biệt trong công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) Tại công ty, NVL chủ yếu được nhập từ nguồn mua ngoài như xi măng, cát, đá, gạch, do đó, việc tính giá theo giá thực tế là rất quan trọng Kế toán đã áp dụng giá thực tế để xác định giá NVL nhập kho trong kỳ, bao gồm giá ghi trên hóa đơn cộng với chi phí vận chuyển.
Vào ngày 04/01/2009, Công ty đã thực hiện giao dịch mua 50 tấn xi măng ChinFon từ đại lý xi măng Thanh Xuân với tổng số tiền ghi trên hóa đơn là 35.500.000đ Trong đó, thuế GTGT là 3.550.000đ và chi phí vận chuyển là 1.000.000đ, dẫn đến tổng số tiền thanh toán là 40.050.000đ.
Giá trị vật liệu nhập kho của Công ty thường do bên bán đảm nhận vận chuyển, do đó giá trị ghi trên phiếu nhập kho tương ứng với giá trên hóa đơn cộng với chi phí vận chuyển Ví dụ, giá thực tế của xi măng là 36.500.000đ.
2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho:
Kế toán tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước yêu cầu công ty xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập kho Dựa vào số lượng xuất, công ty sẽ tính toán giá thực tế khi xuất kho.
+ Đầu tháng 01/2009: Số lợng xi măng ChinFon tồn kho là 30 tấn, giá thực tế đơn vị : 710đ, thành tiền : 21.300.000đ.
+ Ngày 03/01/2009 : Công ty xuất kho 22.5 tấn xi măng ChinFon dùng cho sản xuất ở công trình Công ty Dợc phẩm Vĩnh Phúc.
Vào ngày 04/01/2009, công ty đã nhập kho 50 tấn xi măng từ đại lý Thanh Xuân với giá mua ghi trên hóa đơn là 35.500.000 đồng, cộng thêm chi phí vận chuyển là 1.000.000 đồng, tổng giá trị thực tế nhập kho là 36.500.000 đồng.
+ Ngày 08/01/2009 xuất kho 26.2 tấn xi măng dùng cho công trình Công ty d- ợc phẩm Vĩnh Phúc.
+ Ngày 16/01/2009 Công ty nhập kho 70 tấn xi măng của công ty xây dựng và kinh doanh vật liệu Duy Tân, giá mua theo hoá đơn là 51.100.000đ.
+ Ngày 18/01/2009 nhập kho 40 tấn xi măng của đại lý xi măng Thanh Xuân, giá mua theo hoá đơn là 28.400.000đ.
+ Ngày 22/01/2009 xuất dùng 39.000kg xi măng dùng cho công trình Công ty dợc phẩm Vĩnh Phúc.
+ Ngày 26/01/2009 xuất kho 44.5 tấn xi măng dùng cho công trình.
Vào ngày 30/01/2009, công ty đã xuất kho 38 tấn xi măng để bán cho khách hàng Để thực hiện việc này, kế toán áp dụng phương pháp tính giá thực tế nhập trước, xuất trước để tiến hành tính toán.
Trị giá NVL xuất kho = ( 22.500 * 710) + [( 7.500 *710) + (26.250 * 370)] +
Tổ chức hạch toán ban đầu về nhập xuất vật liệu
Tại Công ty chứng từ kế toán NVL sử dụng bao gồm:
Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, Công ty còn áp dụng một số chứng từ bổ sung, mỗi loại đều có quy trình luân chuyển rõ ràng.
2.4.2 Thủ tục nhập kho vật liệu:
Tại công ty, vật liệu mua ngoài chủ yếu được nhập kho để phục vụ cho việc xây dựng các công trình Hiện nay, phần lớn nguyên vật liệu này được vận chuyển trực tiếp đến kho tạm của công ty tại các công trường.
Khi vật liệu được giao đến Công ty, phòng kế hoạch đầu tư sẽ kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của hóa đơn dựa trên hóa đơn từ bên bán Đồng thời, họ cũng đối chiếu nội dung hóa đơn với hợp đồng đã ký để xác nhận chủng loại, số lượng và chất lượng vật tư.
Ví dụ : Ngày 04/01/2009 nhập kho 50 tấn xi măng ChinFon Hải Phòng với giá 730đ để xây dựng công trình.(Biểu số 02và biểu số 03).
+ Trờng hợp nhập kho do thu hồi phế liệu:
Trong ngành xây dựng, phế liệu thu hồi là những vật liệu thi công thừa không sử dụng được trong công trình nhưng vẫn có giá trị và có thể phục vụ cho các công việc khác.
Khi có trường hợp nhập kho do thu hồi phế liệu, bộ phận liên quan sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên Người phụ trách bộ phận ký tên và giao cho người ủy quyền mang vật tư cùng phiếu nhập kho đến kho nhập Dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ kiểm nhận vật tư và ghi số thực nhập vào phiếu Một liên sẽ được giao cho người nộp, một liên chuyển lên phòng cung ứng, và một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng tài chính kế toán.
Vào ngày 08/01/2009, tại công trình của công ty dược, đã thu hồi 150 phế liệu vỏ bao xi măng Người phụ trách công trình đã lập phiếu nhập kho để ghi nhận số phế liệu này, sau đó chuyển phiếu xuống thủ kho Thủ kho sẽ kiểm nhận và ghi vào cột số thực nhập theo Biểu số 04.
Công ty không nhập kho toàn bộ vật liệu mà tùy thuộc vào vị trí và đặc điểm của từng công trình thi công Nếu công trình ở Hà Nội, vật liệu sẽ được nhập kho và sau đó xuất xuống công trình Ngược lại, nếu công trình ở xa, công ty sẽ phối hợp với xí nghiệp để mua vật liệu Tất cả vật liệu nhập kho đều được kiểm định về số lượng, chất lượng và chủng loại, sau đó được lưu trữ trong kho riêng Ngoài ra, các phế liệu thu hồi có thể tái sử dụng như vỏ xi măng và đầu mẩu sắt cũng được đưa vào kho tạm.
2.4.3 Thủ tục xuất kho vật liệu:
+ Trờng hợp xuất dùng cho sản phẩm:
Công ty cổ phần Phong Phú hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, chuyên cung cấp nguyên vật liệu cho thi công công trình Dựa trên nhu cầu sử dụng vật liệu, Công ty sẽ thực hiện thủ tục xuất kho khi nhu cầu được xác định là hợp lý.
Nhu cầu sử dụng vật tư thường phát sinh trong quá trình thi công công trình Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, người phụ trách cung tiêu ký vào và giao cả 3 liên cho người lĩnh vật tư Thủ kho sẽ ghi số thực xuất vào phiếu và chuyển về công trình để làm căn cứ ghi sổ kế toán Một liên sẽ được chuyển lên phòng kế hoạch đầu tư để lưu trữ, một liên thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho, và liên còn lại sẽ được chuyển cho phòng tài chính kế toán để làm căn cứ ghi sổ vật liệu.
Vào ngày 03/01/2009, công ty dược phẩm Vĩnh Phúc đã gửi yêu cầu sử dụng 25.5 tấn xi măng, và phòng kế hoạch đầu tư đã phê duyệt phiếu xuất kho theo Biểu số 05.
+ Trờng hợp vật liệu xuất bán:
Công ty cổ phần Phong Phú hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, do đó thường xuyên sử dụng và nhập kho vật liệu theo tiến độ thi công Nguyên tắc mua sắm là chỉ mua vật liệu cần thiết cho từng giai đoạn thi công Tuy nhiên, trong một số trường hợp, công ty có thể mua vật liệu nhưng chưa sử dụng ngay, dẫn đến nguy cơ ứ đọng vốn và vật liệu hư hỏng Để giải quyết vấn đề này, công ty quyết định bán số vật liệu dư thừa cho các đối tượng có nhu cầu Khi cần thiết cho công trình, công ty sẽ nhập lại số vật liệu cần thiết để đảm bảo tiến độ thi công mà không gây ra tình trạng ứ đọng vốn.
Trong trường hợp xuất bán căn cứ vào chứng từ đã được phê duyệt, phòng kế hoạch đầu tư sẽ viết hóa đơn thành 3 liên Sau khi xuất vật liệu, thủ kho và người mua hàng sẽ ký vào 3 liên: một liên giữ lại để ghi thẻ kho, một liên gửi cho phòng kế hoạch đầu tư để lưu trữ, và một liên giao cho khách hàng làm chứng từ vận chuyển và thanh toán Thực tế, việc xuất bán vật liệu tại công ty rất hiếm khi xảy ra, chủ yếu chỉ trong trường hợp công trình thi công ở xa không thuận tiện cho việc vận chuyển vật tư thừa về kho Tuy nhiên, công ty vẫn đảm bảo ghi chép đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập và trình tự của nghiệp vụ xuất kho.
Ví dụ: Ngày 30/01/2009 khách hàng đến mua vật liệu của Công ty số lợng
38.000kg phòng kế hoạch đầu t viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho nh sau: ( BiÓu sè 06).
Khái quát trình tự luân chuyển của phiếu nhập kho và phiếu xuất kho qua 2 sơ đồ 11 v 12 à 12 phụ lục.
Kế toán chi tiết vật liệu
Hiện tại, công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, công việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được thực hiện một cách hệ thống và đồng bộ.
Hàng ngày, thủ kho tiến hành kiểm tra và đối chiếu số liệu nhập xuất dựa trên chứng từ, sau đó ghi chép vào các cột tương ứng trong thẻ kho Thẻ kho được phòng kế toán lập với các chỉ tiêu như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số vật tư, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Mỗi thẻ kho được sử dụng cho mẫu vật tư cùng nhãn hiệu và quy cách, ở cùng một kho, và các phiếu nhập, phiếu xuất kho sẽ được ghi vào thẻ kho định kỳ.
5 - 7 ngày một lần thủ kho gửi lên phòng kế toán.
Dựa vào phiếu xuất kho số 28 ngày 03/01/2009 cùng với các phiếu nhập, xuất khác trong tháng, thủ kho thực hiện việc phân loại hàng hóa và ghi chép chi tiết vào thẻ kho theo Biểu số 07.
Tại phòng kế toán, kế toán kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các phiếu nhập, phiếu xuất kho từ thủ kho Sau đó, kế toán ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị vào sổ kế toán chi tiết vật liệu, có cấu trúc tương tự thẻ kho nhưng thêm cột ghi giá trị Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho Để kiểm tra với kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết chuyển dữ liệu vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm và loại vật liệu Công ty áp dụng giá thực tế cho vật liệu nhập và xuất kho, do đó, trên sổ chi tiết vật liệu, giá trị được phản ánh theo giá thực tế nhập và xuất kho.
Dựa trên phiếu xuất kho số 28 ngày 03/01/2009 và các phiếu nhập xuất kho khác trong tháng, thủ kho cần gửi thông tin cho kế toán để ghi vào sổ chi tiết liên quan ở các cột phù hợp theo mẫu biểu số 08.
Dựa vào phiếu nhập kho số 30 ngày 03/01/2009 và các phiếu nhập kho khác trong tháng do thủ kho gửi, kế toán tiến hành phân loại và ghi chép vào bảng nhập vật tư (Mẫu biểu số 09).
Dựa trên phiếu xuất kho số 28 ngày 03/01/2009 cùng với các phiếu xuất kho khác được gửi lên bởi kế toán đội công trình, kế toán tiến hành phân loại và ghi chép vào bảng kê xuất vật tư (Biểu số 10 và Biểu số 11).
Dựa trên phiếu nhập kho số 36 ngày 28/01/2009 và các phiếu nhập kho vật liệu phụ khác trong tháng, kế toán thực hiện việc ghi chép vào bảng kê nhập (Biểu số 12).
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình nhập xuất NVL, công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 152: nguyên liệu, vật liệu
+ TK 331 : Phải trả ngời bán
+ TK 311 : Vay ngắn hạn trong trờng hợp mua vật t
+ TK 112 : Tiền gửi ngân hàng trong TH công ty cấp Séc
+ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản nh: TK 334,TK338 và một số TK có liên quan.
2.6.1.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu mua ngoài:
Nếu Công ty mua chịu của ngời bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Chi tiết loại vật liệu
Có TK 331: Số tiền phải trả ngời bán
VD : Căn cứ vào Húa đơn Thuế GTGT, Công ty mua chịu 40.000kg của đại lý xi măng Thanh Xuân, kế toán tiến hành ghi sổ: (Biểu số 06)
- T rường hợp mua vật tư bằng tiền tạm ứng:
Trong trường hợp nhân viên tiếp liệu phòng kế hoạch đầu tư cần tạm ứng tiền để thanh toán cho các vật tư mua về, trước hết cần viết "giấy đề nghị tạm ứng" Giấy đề nghị này là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, thực hiện thủ tục lập phiếu chi và cho phép thủ quỹ xuất quỹ cho tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng được lập theo Biểu số
Giấy đề nghị tạm ứng sẽ được gửi đến kế toán trưởng để xem xét và ghi ý kiến, sau đó trình Giám đốc Công ty phê duyệt Dựa trên quyết định của Giám đốc, kế toán sẽ lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thủ tục xuất quỹ.
Khi đến thời hạn thanh toán, người nhận tạm ứng cần đến công ty để thực hiện thủ tục thanh toán Họ phải lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng và nộp kèm theo chứng từ gốc để thanh quyết toán số tiền đã nhận tạm ứng (theo Mẫu biểu số 15).
Khi thanh toán tiền tạm ứng, nếu số thực chi theo chứng từ gốc nhỏ hơn số đã tạm ứng, kế toán sẽ tính số chênh lệch giữa tiền tạm ứng và số thực chi Sau đó, khoản tạm ứng chi không hết được xử lý bằng cách nhập toàn bộ số tiền mặt và lập phiếu thu (Mẫu biểu số 16) Cuối cùng, kế toán ghi sổ theo định khoản phù hợp.
Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, nếu :
+ Khi mua nguyên vật liệu mà hàng hoá và hoá đơn cùng về: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Trong công ty, có trường hợp hàng mua đang trong quá trình vận chuyển nhưng số lượng rất ít Nếu trong tháng đã nhận được hóa đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán cần phải ghi nhận giá trị hàng đang đi đường vào tài khoản 151.
2.6.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu từ nguồn khác:
Vật liệu nhập khẩu tại công ty chủ yếu là từ phế liệu thu hồi, bao gồm các loại như vỏ bao xi măng, gạch vụn, đầu mẩu gỗ và sắt Khi nhập các loại phế liệu này và ghi tăng giá trị vật liệu, kế toán sẽ ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tại công trình đang thi công (TK 154).
Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Trong quá trình thi công xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng, ngoài việc xuất kho vật liệu, một số vật tư đặc biệt còn được xuất bán ra ngoài Do đó, trong kế toán tổng hợp xuất vật liệu, Công ty áp dụng một số tài khoản nhất định để quản lý hiệu quả.
+ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
+ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
Ngoài ra còn sử dụng một số TK khác nh : TK 111, TK112
Khi xuất kho vật liệu phục vụ thi công xây dựng công trình, kế toán cần căn cứ vào giá thực tế xuất kho cho từng đối tượng sử dụng để ghi sổ theo định khoản.
Nợ TK 621: Chi tiết theo từng công trình
Có 152: Chi tiết vật liệu chính, vật liệu phụ
Căn cứ vào Phiếu xuất kho ngày 04/01/2009, Công ty đã xuất xi măng cho công trình do ông Lờ Văn Khỏnh nhận hàng, và kế toán thực hiện ghi sổ theo định khoản trong Biểu số 05.
Các nghiệp vụ xuất kho khác cho công trình trong tháng cũng tiến hành định khoản nh trên.
- Trờng hợp xuất dùng vật liệu cho quản lý (ở các đội công trình) kế toán ghi : Nợ TK 627:
- Trờng hợp vật liệu xuất kho dùng cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi sổ theo đinh khoản:
- Trờng hợp vật liệu xuất kho để bán kế toán ghi :
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Ví dụ: Căn cứ vào chứng từ số 75 ngày 30/01/2009, Công ty xuất kho xi măng bán cho khách hàng, kế toán tiến hành ghi sổ theo định khoản:
Tất cả các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho trong tháng được ghi chép vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế Việc ghi nhận này phải tuân thủ mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán và các tài khoản đối ứng.
Sau khi hoàn tất việc ghi chép vào sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ tiếp tục ghi vào sổ Cái của tài khoản 1521 (Biểu số 18) cùng với các sổ Cái của các tài khoản liên quan khác.
CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHONG PHÚ
1.Nhận xét chung về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty cổ phÇn Phong Phó:
- Về công tác hạch toán vật liệu:
Công ty đã tổ chức bộ phận kế toán chuyên trách cho việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ Công tác kế toán vật liệu được thực hiện theo chế độ mới ban hành, đảm bảo tuân thủ quy định Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng giá thực tế trong tính giá vật liệu phù hợp với tình hình nhập xuất của công ty.
Việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên giúp quản lý chặt chẽ tình hình tăng giảm vật tư và giá trị tồn kho trên sổ kế toán, cho phép xác định giá trị này tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Đồng thời, tính giá vật liệu theo giá thực tế giúp xác định chi phí thực tế của nguyên vật liệu trong sản xuất, từ đó phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm.
Thông qua công tác kế toán nguyên vật liệu, phòng kế toán hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý chi phí nguyên vật liệu một cách chặt chẽ Việc cung ứng nguyên vật liệu cần đảm bảo về số lượng, chủng loại và chất lượng, giúp tiết kiệm chi phí mua vào và bảo quản, đồng thời vẫn đáp ứng nhu cầu sản xuất Bên cạnh đó, phòng kế toán cũng kịp thời phản ánh thông tin để giám đốc có thể quản lý sản xuất hiệu quả hơn.
- Trong tổ chức thu mua vật liệu:
Công ty đã xây dựng một đội ngũ cán bộ thu mua chuyên nghiệp, nhiệt tình và giàu kinh nghiệm, với mối quan hệ rộng rãi với nhiều nhà cung cấp khác nhau Nhờ đó, việc thu mua và lựa chọn vật liệu phù hợp cho các công trình diễn ra thuận lợi, đảm bảo về giá cả, chủng loại và chất lượng.
- Trong khâu sử dụng vật liệu:
Tất cả nhu cầu sử dụng vật liệu tại công ty đều được xem xét qua phòng kế hoạch đầu tư để đảm bảo tính hợp lý, nhằm sử dụng vật liệu hiệu quả và hạn chế lãng phí Để tối ưu hóa việc sử dụng vốn lưu động, công ty đã quyết định không dự trữ nguyên vật liệu, mà thay vào đó sẽ thu mua theo tiến độ thi công của từng công trình Phương pháp này rất phù hợp cho các công trình ở xa và có thời gian thi công dưới một năm.
- Việc áp dụng hệ thống máy tính vào công tác kế toán:
Công ty đã trang bị máy vi tính cho phòng kế toán, chủ yếu phục vụ cho công tác hạch toán Việc áp dụng phần mềm kế toán giúp giảm khối lượng ghi chép, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả.
Nhợc điểm
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều ưu điểm, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được cải thiện Những hạn chế này thể hiện rõ ở một số khía cạnh nhất định.
- về công tác quản lý vật liệu :
Công ty có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng trong quản lý vật liệu, nhưng việc thực hiện không đồng đều, đặc biệt ở khâu dự trữ và bảo quản Công ty chưa xây dựng mức định mức dự trữ tối đa và tối thiểu, dẫn đến việc tồn kho lớn, ảnh hưởng đến vòng quay vốn Hơn nữa, hệ thống kho tàng tại các công trường vẫn là kho tạm thời với biện pháp bảo vệ chưa phù hợp, gây khó khăn trong quản lý vật liệu.
- Công tác kiểm tra phân tích:
Công ty chưa kịp thời đánh giá và so sánh tỷ lệ chi phí vật liệu thực tế với dự toán, dẫn đến việc không phát hiện kịp thời mức độ tiết kiệm hoặc lãng phí trong chi phí nguyên vật liệu.
Trong cơ chế thị trường, sự đa dạng về vật liệu và mức giá từ các nhà cung cấp tạo ra nhiều thách thức cho việc quản lý chi phí Công ty cha cần tối ưu hóa quy trình khai thác, cung ứng và kiểm soát giá cả để giảm thiểu lãng phí và nguy cơ tham nhũng Đặc biệt, đối với các công trình ở vùng núi, việc quản lý chi phí nguyên vật liệu thường lỏng lẻo, dẫn đến hao hụt Nguyên nhân một phần là do công tác quản lý của xí nghiệp chưa chặt chẽ và trình độ tổ chức thi công còn yếu, cùng với việc công nhân thuê mướn lao động địa phương có ý thức tiết kiệm kém và tay nghề chưa cao, dễ gây ra lãng phí vật liệu.
- Công tác phân loại vật liệu:
Yêu cầu và nội dung hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu
- Về công tác kế toán chi tiết vật liệu:
Việc sử dụng thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đặc điểm của công ty Tuy nhiên, việc coi phế liệu thu hồi là vật liệu phụ và hạch toán vào TK 152, cùng với việc lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất tồn vật liệu, không đúng theo quy định Điều này gây khó khăn trong việc đối chiếu số liệu cuối tháng và làm cho thông tin về nhập, xuất, tồn vật liệu hàng ngày không chính xác, dẫn đến những tồn tại lớn trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
2.Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý hạch toán vật liệu tại công ty Cổ phần Phong Phú:
2.1.Yêu cầu và nội dung hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu:
Vật liệu là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò là đối tượng lao động và là cơ sở vật chất của sản phẩm dịch vụ Trong chu kỳ sản xuất, vật liệu được tiêu hao hoàn toàn để hình thành nên sản phẩm cuối cùng.
Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, do đó việc thu mua và cung ứng diễn ra liên tục trong cơ chế thị trường Công tác kế toán vật liệu cần được phối hợp chặt chẽ với các hoạt động quản lý khác của công ty, bao gồm các biện pháp quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá cả thu mua, chi phí thu mua, vận chuyển và kế hoạch cung ứng, nhằm đảm bảo tiến độ xây dựng cho từng công trình.
Kế toán nguyên vật liệu cần ghi chép và hạch toán kịp thời các chi phí vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhằm đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm.
Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu
Trong Công ty Cổ phần Phong Phú, việc quản lý và theo dõi nguyên vật liệu là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh Nguyên vật liệu có thể bị mất mát, hao hụt hoặc sử dụng lãng phí vì nhiều lý do Do đó, công ty cần hoàn thiện việc phân loại rõ ràng các loại nguyên vật liệu và theo dõi chi tiết, sát sao, đồng thời cải thiện công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu.
2.2.1.Hoàn thiện việc phân loại vật liệu:
Công ty phân loại vật liệu không đúng theo quy định kinh tế, chỉ chia thành vật liệu chính (TK 152(1)) và vật liệu phụ (TK 152(2)) Việc phân loại này quá đơn giản và không chính xác, đặc biệt là khi coi phế liệu thu hồi là vật liệu phụ.
Công ty cung cấp nhiều loại vật liệu đa dạng, phục vụ cho quá trình sản xuất và xây lắp Để quản lý và hạch toán kế toán vật liệu hiệu quả, cần phân loại chúng theo các tiêu chí nhất định.
+ Theo nội dung kinh tế: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản , vật liệu khác.
+ Phân loại theo nguồn nhập: vật liệu mua ngoài, vật liệu chế biến, vật liệu nhận góp vốn liên doanh.
+ Phân loại theo mục đích công dụng : Vật liệu cho trực tiếp sản xuất, vật liệu dùng cho mục đích khác
Việc phân loại vật liệu phải dựa trên vai trò công dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh, cụ thể phân loại nh sau :
+Vật liệu chính: Là những vật liệu tham gia cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh: xi măng, sắt thép, cát, đá, gạch
Vật liệu phụ là những thành phần không cấu thành nên sản phẩm chính nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Chúng bao gồm các vật liệu như dây thép buộc và sơn vôi ve dùng để quét tường, giúp hoàn thiện sản phẩm và nâng cao chất lượng.
+Nhiên liệu : Là loại vật liệu cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất nh : x¨ng, dÇu
+Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết thay thế, sửa chữa máy mãc
+Thiết bi xây dựng cơ bản: Là các thiết bị phơng tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiêp.
+Phế liệu: Là các loại vật liệu đã đợc loại ra trong quá trình sản xuất nh đầu mẩu sắt thép, vỏ bao xi măng, gạch vụn
Mỗi loại trên cần đợc theo dõi chi tiết trên các sổ kế toán và tài khoản kế toán phù hợp
2.2.2.Hoàn thiện công tác kế toán và quản lý chi tiết NVL:
2.2.2.1 Về phương pháp tính giá NVL xuất kho:
Hiện tại, công ty đang sử dụng phương pháp tính giá thành theo từng đơn đặt hàng Do đó, công ty nên áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này sẽ đảm bảo tính chính xác và kịp thời cho việc tính giá thành sản phẩm.
Công th c tính:ức tính: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập
Trị giá vốn thực tế của vật tư còn lại sau mỗi lần xuất trước
+ Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập tiếp sau mỗi lần xuất trước
Số lượng vật tư còn lại sau lần xuất trước
+ Số lượng vật tư nhập sau lần xuất trước
Ví dụ: Tồn đầu kỳ 300kg sắt I125,đơn giá 7200đ/kg.
Ngày 1/10 nhập kho 500kg sắt I125,đơn giá mua 7000đ/kg.
Ngày 5/10 xuất kho sắt I125 sản xuất PANO 1 cột cho công ty 2TEX,số lượng 600kg.
Ngày 18/10 nhập kho 810kg sắt I125,đơn giá 7300kg.
Vào ngày 20/10, 800kg sắt I125 đã được xuất kho cho công trình tại phường Nam Đồng Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
300 + 500 + 810 Trị giá vốn xuất ngày 5/10 là:
600 * 7.188 = 4.312.800đ Trị giá vốn xuất ngày 20/10 là:
800 * 7.188 = 5.759.200đ + Tính theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 1/10 là:
300 + 500 Trị giá vốn xuất ngày 5/10 là:
600 * 7.075 = 4.245.000đ Đơn giá bình quân sau lần nhập ngày 18/10 là:
Trị giá vốn xuất ngày 20/10 là:
2.2.2.2.Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là tài khoản được lập để phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh, nhằm bù đắp giá trị hàng tồn kho khi giá trị thực tế giảm xuống dưới giá gốc Điều này giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro và thiệt hại liên quan đến hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Kế toán thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giá gốc.
Mức dự phòng cần lập cho niên độ mới theo công thức: ới theo công thức: m i theo công th c:ức tính:
Mức dự phòng giảm giá HTK cần lập cho niên độ (N+1)
= Số lượng HTK hiện có cuối niên độ của mỗi loại HTK x Mức giảm giá thực của mỗi loại HTK vào cuối niên độ kế toán
Mức dự phòng giảm giá thực của mỗi loại
HTK vào cuối niên độ kế toán
= Giá gốc ghi sổ thực tế của HTK đó x Giá thực tế trên thị trường của HTK đó vào cuối niên độ đó
Doanh nghiệp phải lập hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư,sản phẩm, hàng hoá tồn kho nói chung.
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Tài khoản sử dụng: TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Khi lập dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 632
Cuối kỳ kế toán, nếu mức trích lập dự phòng lớn hơn số đã trích còn lại của kỳ kế toán trước, thì số chênh lệch này sẽ được trích thêm.
Có TK 159 Ngược lại, kế toán ghi: Nợ TK 159
Có TK 632Hoặc Có TK 711 ( Theo thông tư 13 ngày 27/2/2006 của Bộ Tài Chính).