TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TIẾN PHÁT
Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tiến Phát
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tiến Phát
Công ty TNHH Tiến Phát được thành lập ngày 5/6/1999 tại quyết định số 4409/GPTLDN với tên gọi là Công ty TNHH Tiến Phát
Công ty luôn cam kết hoàn thành nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ và chất lượng trong thi công Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty chuyên xây dựng và lắp đặt các công trình dân dụng, bao gồm các tuyến cáp quang.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Tiến Phát
Công ty TNHH Tiến Phát hoạt động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực như:
- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, đường giao thông.
- Xây dựng cột Anten cao đến 125m.
- Xây dựng các công trình bưu chính viễn thông: lắp đặt tổng đài, thiết bị viba, đường cáp thông tin liên đài, liên tỉnh ( cáp đồng, cáp quang).
- Xây dựng đường dây và trạm biến áp đên 35KV.
- Sản xuất các cấu kiện sắt thép, bê tông đúc sẵn.
- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng.
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá…
Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty
1.2.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Phát
Căn cứ vào yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh, Công ty TNHH Tiến Phát có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý như sau:
Chủ tịch Hội đồng quản trị, một trong hai thành viên sáng lập công ty, nắm quyền bổ nhiệm và sa thải Giám đốc.
Giám đốc là người đứng đầu và điều hành tất cả các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Hội đồng quản trị về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Phó Giám đốc là một trong hai nhà sáng lập của công ty, có nhiệm vụ điều hành công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt do công tác.
- Phòng tổ chức hành chính : quản lý về mặt nhân sự của công ty Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng lao động,…
Phòng kinh doanh là bộ phận năng động nhất trong công ty, có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường máy tính, linh kiện máy tính và thiết bị điện tử trên toàn quốc Phòng này cũng thực hiện việc phân tích đối thủ cạnh tranh, khảo sát giá cả và mẫu mã mà khách hàng ưa chuộng.
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ tiếp xúc với khách hàng, trực tiếp tư vấn và bán hàng, soạn thảo các hợp đồng kinh tế,
- Phòng kho : chịu trách nhiệm về số lượng hàng hóa nhập xuất tồn kho.
- Phòng kế toán : chịu trách nhiệm về hóa đơn chứng từ của công ty Có nhiệm vụ thực hiện công tác tài chính kế toán theo đúng pháp luật.
Các phòng ban trong công ty cần phối hợp chặt chẽ để nâng cao hiệu quả kinh doanh, từ đó đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty.
Phòng kinh doanh phụ trách :
Nhân viên marketing cần liên tục cập nhật và nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước để đưa ra các đề xuất về sản phẩm quảng bá, bao gồm mẫu mã, giá cả và đối tượng mục tiêu Họ cũng cần đưa ra ý kiến về các hình thức khuyến mãi, phương thức bán hàng và dịch vụ hậu mãi sau bán.
Nhân viên kinh doanh bán buôn tập trung vào việc cung cấp hàng hóa cho các khách hàng quen thuộc, thường xuyên mua với số lượng lớn Trong khi đó, nhân viên bán lẻ đảm nhiệm việc phục vụ các khách hàng lẻ, đáp ứng nhu cầu mua sắm nhỏ hơn.
Phòng kinh doanh sau khi thỏa thuận với khách hàng về giá tiền, các điều kiện khuyến mại,…sẽ yêu cầu Phòng kho xuất máy để bán.
Phòng kho dựa vào yêu cầu của Phòng kinh doanh xuất máy cho Phòng kinh doanh bán hàng.
1.2.3.Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất Đặc điểm của sản phẩm sản xuất có ảnh hưởng tới tổ chức quản lý và sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng Các công trình xây dựng thường có quy mô lớn và phức tạp sản phẩm đơn chiếc, thời gian thi công lâu dài đòi hỏi một quy mô lớn các yêu cầu đầu vào Các công trình xây dựng đều đòi hỏi phải lập dự toán công trình, công tác tổ chức quản lý sản xuất của công ty luôn tuân theo thủ tục quy trình công nghệ xây lắp sau: Đặc điểm của quy trình công nghệ: do đặc điểm của nghành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng nên quy trình sản xuất các loại sản phẩm chủ yếu của công ty có đặc điểm: sản xuất liên tục, phức tạp, qua nhiều giai đoạn khác nhau Vì vậy, để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập các đội thi công và để các đội trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quá trình công nghệ.
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán để xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế thay cho sổ kế toán thủ công Nhân viên kế toán nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, và phần mềm tự động xử lý thông tin để tạo ra báo cáo theo yêu cầu Quy trình này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng chương trình kế toán, và mỗi đơn vị có thể chọn phần mềm phù hợp với điều kiện kinh tế và hoạt động của mình Tuy nhiên, mọi phần mềm kế toán đều phải đảm bảo cung cấp thông tin tin cậy, dễ hiểu và có khả năng so sánh.
- Phần mềm kế toán sử dụng hiện nay tại công ty là Phần mềm kế toán Fast Accounting 2005.
- Công ty chọn hình thức kế toán để làm báo cáo tài chính là hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ : Hạch toán theo hình thức kế toán máy
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các tệp nhật ký Các sổ kế toán chi tiết
Chuyển sổ sang sổ cái
Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ
SỔ SÁCH KẾ TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các nhân viên kế toán, và xây dựng nội quy cũng như quy chế làm việc cho từng bộ phận trong hệ thống kế toán.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hạch toán tập trung để thuận lợi hóa hoạt động và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu về chứng từ cũng như thông tin quản trị.
Theo mô hình kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán như thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, cũng như lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán trung tâm của công ty Các chứng từ cần thiết cho quá trình này được lập tại các phòng ban khác trong công ty.
Công ty TNHH Tiến Phát tổ chức bộ máy kế toán theo phương thức trực tuyến, trong đó kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo nhân viên kế toán mà không qua trung gian Mô hình tổ chức này được thể hiện qua sơ đồ cụ thể.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo phương thức trực tuyến
Kế toán trưởng là người có trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán trong công ty, phải báo cáo trước Pháp luật, Hội đồng quản trị và Giám đốc Họ đảm nhiệm việc tổ chức bộ máy kế toán, phân công công việc và chỉ đạo các nhân viên kế toán hoàn thành nhiệm vụ.
Kế toán thủ quỹ là một nhiệm vụ quan trọng trong quản lý tài chính, với kế toán trưởng đóng vai trò là kế toán tổng hợp Kế toán trưởng có trách nhiệm chính trong việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các thông tin tài chính của tổ chức.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ của công ty, bao gồm việc thu tiền bán hàng tại quầy và chi tiền theo Phiếu chi đã được Giám đốc và Kế toán trưởng phê duyệt Họ cũng phải thực hiện kiểm kê quỹ hàng ngày và sẽ phải chịu trách nhiệm nếu có sự mất mát quỹ xảy ra.
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và xử lý các khoản phải thu, phải trả, cũng như các khoản nợ tồn đọng Bên cạnh đó, kế toán công nợ còn đảm nhiệm chức năng quản lý tiền lương và bảo hiểm xã hội, góp phần đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.
- Nhân viên kế toán còn lại : có nhiệm vụ đảm nhiệm các phần hành kế toán còn lại ( Kế toán vốn bằng tiền, TSCĐ, mua hàng, bán hàng,… )
1.3.1.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty TNHH Tiến Phát
Công ty TNHH Tiến Phát áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chung cho công tác hạch toán, phù hợp với đặc điểm hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của mình Trình tự ghi sổ theo hình thức này được thực hiện theo các bước cụ thể.
Hàng ngày, kế toán ghi chép số liệu từ các chứng từ phát sinh vào chứng từ ghi sổ Sau đó, dựa trên số liệu này, kế toán sẽ chuyển vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái Đồng thời, các số liệu liên quan cũng được ghi vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết tương ứng.
Chứng từ gốc bao gồm các giấy tờ như giấy xin thanh toán, giấy tạm ứng, và bảng thanh toán lương Tất cả những chứng từ này cần phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc để được thực hiện hạch toán.
- Các bảng kê chứng từ ghi sổ
- Các sổ kế toán chi tiết nh sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ, sổ tiền gửi Ngân hàng,
- Sổ quỹ, kiêm báo cáo quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Bảng tổng hợp chi tiết
- Bảng cân đối phát sinh
- Hệ thống các báo cáo tài chính
- Các bảng theo dõi phải trả, phải nộp nh: Sổ theo dõi BHXH, theo dõi thuế GTGT khÊu trõ,
- Phơng pháp tính nguyên giá và khấu hao TSCĐ:
+ Nguyên giá: Theo giá thực tế
+ Khấu hao TSCĐ: Theo phơng pháp tuyến tính
- Hạch toán: Hạch toán theo từng tháng
Trước đây, kế toán sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và mở thêm sổ theo dõi, nhưng hiện nay đã không còn thực hiện việc này mà ghi trực tiếp vào sổ cái.
: Sơ đồ tổng hợp hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
1.3.2.Tình hình sử dụng máy tính tại công ty TNHH Tiến Phát
Sổ quỹ Các loại sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối tài khoản
Bảng tổng hợp chi tiÕt
Ghi hàng ngày (Định kỳ) Ghi cuối tháng
Phần mềm kế toán hiện nay Công ty đang áp dụng là phần mềm kế toán Fast
Công ty cổ phần phần mềm Tài chính kế toán Fast cung cấp phần mềm kế toán với những tính năng nổi bật, được thiết kế tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán do Nhà nước quy định.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra
Cụ thể kế toán trên máy vi tính như sau:
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ Việc này giúp xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Quy trình này đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác kế toán.
Nhập dữ liệu vào máy vi tính
- Báo cáo kế toán quảntrị
Bảng tổng hợp chứng từ gốc giúp tự động nhập thông tin vào sổ kế toán tổng hợp, đồng thời liên kết với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Khái niệm tiền lơng
Trong từng giai đoạn lịch sử, quan điểm về tiền lương luôn thay đổi, nhưng tiền lương vẫn là phần thù lao mà người lao động nhận được Cách xác định tiền lương có thể khác nhau theo từng thời kỳ, nhưng bản chất của nó vẫn là sự đền bù cho lao động đã bỏ ra.
2.1.1 Quỹ tiền lơng trong doanh nghiệp
Quỹ tiền lương là tổng số tiền lương được tính theo số lượng công nhân viên mà doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả Về mặt kế toán, tiền lương của công nhân viên được chia thành hai loại: tiền lương chính và tiền lương phụ.
Tiền lương chính là khoản tiền được trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ của họ, bao gồm tiền lương theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo như phụ cấp chức vụ.
Tiền lương phụ là khoản tiền được chi trả cho công nhân viên trong thời gian họ thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài công việc chính hoặc trong các khoảng thời gian nghỉ theo chế độ như nghỉ phép, tham gia họp hoặc đi học.
Việc phân chia tiền lương chính và phụ là rất quan trọng trong kế toán tiền lương và phân tích chi phí sản xuất Tiền lương chính của công nhân sản xuất thường được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm, và nó có mối quan hệ chặt chẽ với khối lượng công việc hoàn thành.
* Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ
2.1.1.1 Quỹ bảo hiểm xã hội Đợc hình thành từ việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Quỹ BHYT đợc xây dựng theo quy định của nhà nớc Hiện nay là 20% tính trên tiền lơng cơ bản phải trả cho ngời lao động trong tháng, trong đó 15% là do đơn vị sử dụng lao động trả, phần này đợc hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp: 5% do ngời lao động đóng góp, phần này đợc trừ vào thu nhập hàng tháng của ngời lao động Tiền lơng cơ bản đợc tính theo cấp bậc hệ só, loại công việc của từng công nhân quy định Mức lơng cơ bản tối thiểu là 540.000 đ/tháng Quỹ BHXH – đợc thiết lập để tạo ra nguồn kinh phí trợ cấp cho ngời lao động
- Trợ cấp ốm đau: Mức trợ cấp 75% mức tiền lơng mà ngời đó đóng BHXH trớc khi nghỉ
- Trợ cấp thai sản: hởng 100% mức lơng ngời đó đóng trớc khi nghỉ
- Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp trong thời gian điều trị hởng100% mức lơng đang hởng
Trợ cấp thôi việc hu trí được tính dựa trên thời gian đóng BHXH, với mức hưởng 55% lương bình quân trong thời gian đóng Mỗi năm tham gia BHXH sẽ tăng thêm 2%, tối đa lên đến 75% tiền đóng BHXH.
Trợ cấp chôn cất và trợ cấp tuất được cấp tùy thuộc vào từng loại đối tượng Doanh nghiệp cần nộp 20% tiền trích bảo hiểm xã hội theo lương hàng tháng cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
2.1.1.2 Quü BHYT Đợc sử dụng để hạch toán các khoản tiền khám chữa bệnh, tiền thuốc, viện phí cho ngời lao động trong thời gian ốm đau Quỹ này đợc hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng phải trả và căn cứ vào các khoản phụ cấp khác của công nhân viên thực tế phát sinh trong kỳ Tỷ lệ trích BHXH hiện nay là 3% Trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% tính vào thu nhập của ngời lao động.
Việc trích lập quỹ được thực hiện dựa trên tỷ lệ 2% của tổng số tiền lương cơ bản và các khoản phụ cấp của công nhân viên, và tỷ lệ này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cùng với tiền lơng phải trả công nhân viên hợp thành chi phí cho công nhân viên
Tiền lương nghỉ phép trích trước là một phần quan trọng trong chế độ đãi ngộ công nhân viên Theo quy định, công nhân nghỉ phép năm vẫn được hưởng lương đầy đủ trong thời gian nghỉ Tuy nhiên, việc nghỉ phép không đều đặn có thể gây khó khăn cho công ty trong việc lập kế hoạch sản xuất và tính toán chi phí Để giảm thiểu biến động chi phí tiền lương khi công nhân nghỉ phép, công ty cần dự tính số lượng lương phải trả dựa trên quỹ lương và số ngày nghỉ quy định Việc này giúp xác định chính xác mức tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất.
Sè trÝch tríc theo kÕ hoạch tiền lơng nghỉ pháp của công nhân sản xuất trong tháng
Số tiền lơng chỉnh phải trả trong tháng
Tỷ lệ trích trớc theo kế hoạch tiền lơng nghỉ pháp của công nhân sản xuÊt
Tỷ lệ trích trớc theo kế hoạch tiền lơng nghỉ
Tổng tiền lơng nghỉ pháp phải trả cho CNSX theo kế hoạch trong năm phép của công nhân sản xuÊt
= Tổng tiền lơng chỉnh phải trả cho CNSX theo kế hoạch trong năm
2.1.2 Các hình thức tiền lơng
Tiền lương trả cho người lao động cần tuân thủ nguyên tắc phân phối theo lao động, với việc trả lương dựa trên số lượng và chất lượng công việc Điều này không chỉ khuyến khích người lao động mà còn thúc đẩy họ làm việc hăng say và sáng tạo, từ đó gia tăng năng suất lao động, tạo ra nhiều của cải vật chất và nâng cao đời sống tinh thần cho công nhân viên.
Trong doanh nghiệp, việc chi trả lương cho các đối tượng khác nhau phụ thuộc vào ngành nghề và công việc, thường dựa trên tiền thuế phù hợp Có nhiều phương pháp phân loại lương như lương theo sản phẩm, lương theo thời gian, và phân loại theo đối tượng trực tiếp hoặc gián tiếp Mỗi phương pháp này đều có tác dụng tích cực, giúp quản lý và điều hành hiệu quả hơn Để đơn giản hóa công tác quản lý và hạch toán, lương thường được chia thành hai loại: lương chính và lương phụ.
Tiền lương chính là khoản tiền trả cho người lao động, bao gồm lương cấp bậc và các khoản phụ cấp có tính chất lương Trong khi đó, tiền lương phụ là phần tiền lương được trả cho người lao động trong thời gian không làm việc, như nghỉ phép, tham gia hội họp, hoặc học tập.
Hai cách phân loại này hỗ trợ lãnh đạo trong việc phân bổ chi phí tiền lương một cách hợp lý và chính xác, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho việc phân tích chi phí tiền lương một cách khoa học.
Thực trạng kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH Tiến Phát
t liệu lao động, đối tợng lao động và lao động Trong đó lao động là yếu tố quyết định.
Lao động là hoạt động của con người, bao gồm cả công việc chân tay và trí óc, nhằm chuyển đổi các vật thể tự nhiên thành sản phẩm cần thiết để đáp ứng nhu cầu xã hội.
Tiền lơng là phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá.
Tiền lương là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị sản phẩm từ lao động Tại Công ty TNHH Tiến Phát, công nhân không chỉ nhận lương dựa trên số lượng và chất lượng lao động mà còn được hưởng các khoản tiền lương theo quy định của công ty.
Công ty TNHH Tiến Phát, một doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ, hiện có 12 người đảm nhiệm vai trò quản lý Số lượng công nhân trực tiếp tại công ty thay đổi theo từng thời điểm, phụ thuộc vào khối lượng thi công.
Công ty thực hiện quản lý số cán bộ công nhân viên này qua danh sách lao động tại Công ty.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức trả lương khoán theo từng phần công việc cho nhân viên phát triển thị trường, trong khi bộ phận gián tiếp nhận lương theo thời gian Bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) được đóng theo quy định của nhà nước, với người sử dụng lao động đóng 17% và người lao động đóng 6%.
Trong công ty, lao động được chia thành hai loại: lao động trong danh sách và lao động thuê ngoài Mỗi tháng, các đơn vị cần tổng hợp tiền lương và báo cáo số lượng lao động về công ty, bao gồm các chỉ tiêu quản lý, phụ trợ và xây lắp.
2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
2.2.1.1.Hệ thống chứng từ sử dụng
Trong Công ty, hệ thống chứng từ đợc phân loại theo bản chất của chúng. Bao gồm các loại chứng từ sau:
Chứng từ quỹ là các tài liệu quan trọng được đánh số từ 1 đến n, được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý Chúng phản ánh hoạt động thu chi tiền mặt tại quỹ, bao gồm phiếu thu và phiếu chi Bên cạnh đó, các chứng từ gốc liên quan như giấy xin tạm ứng, hóa đơn mua hàng và giấy đề nghị thanh toán cũng đi kèm để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quản lý tài chính.
Chứng từ ngân hàng được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp theo tháng hoặc quý, bao gồm các tài liệu liên quan đến giao dịch ngân hàng như giấy báo nợ, giấy báo có, bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu và uỷ nhiệm chi.
- Chứng từ thanh toán: đợc đánh số từ 1 đến n gồm hoá đơn thanh toán vật t,
- Chứng từ vật t, vật liệu: bao gồm phiếu nhập vật t, phiếu xuất vật t, bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ…
Chứng từ kế toán khác bao gồm các tài liệu không nằm trong danh mục chứng từ chính như bảng tính và phân bổ khấu hao, cùng với bảng tính và phân bổ tiền lương.
Dựa trên các chứng từ kế toán phát sinh, kế toán sẽ ghi chép vào các sổ kế toán chi tiết và lập chứng từ ghi sổ cho từng loại nghiệp vụ Sau khi tổng hợp, chứng từ ghi sổ sẽ được trình ký bởi kế toán trưởng hoặc người phụ trách và sau đó được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chỉ khi được ghi vào sổ này, chứng từ ghi sổ mới có thể được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Sau khi tổng hợp tất cả các chứng từ ghi sổ trong tháng vào sổ cái, kế toán sẽ cộng tổng số phát sinh nợ và có, từ đó tính ra số dư cuối tháng cho từng tài khoản Sau khi đối chiếu và xác nhận số liệu khớp đúng, thông tin trên sổ cái sẽ được sử dụng để lập bảng.
Cân đối kế toán là quá trình quan trọng trong việc ghi chép và tổng hợp các khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết Các chứng từ kế toán và bảng tính tổng hợp là căn cứ để ghi vào sổ theo yêu cầu từng tài khoản Vào cuối tháng, kế toán cần cộng các sổ thẻ chi tiết để lập bảng tổng hợp theo từng tài khoản, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ cái Đối với cửa hàng, kế toán sẽ tập hợp chứng từ phát sinh vào bảng kê tổng hợp và gửi về phòng tài vụ kèm theo chứng từ gốc Các bảng kê này bao gồm tờ kê thanh toán và hóa đơn chi phí, giúp các kế toán viên kiểm tra tính hợp lý và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế trước khi ghi sổ chi tiết.
2.2.2.Hệ thống tài khoản kế toán công ty áp dụng
* Hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Công ty TNHH Tiến Phát
Công ty TNHH Tiến Phát đã áp dụng hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ cho hệ thống sổ kế toán của mình, nhằm phù hợp với quy mô và điều kiện thực tế Hình thức này bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ chi tiết các tài khoản.
+ Bảng tổng hợp chi tiết.
Tổ chức hạch toán kế toán tiền lơng tại Công ty TNHH Tiến Phát
Hạch toán lao động gồm thời gian lao động, hạch toán số lợng lao động và hạch
Hạch toán thời gian lao động là quá trình theo dõi số lượng lao động và phân loại theo từng loại hình và bộ phận sản xuất Việc này tạo cơ sở để tính lương cho các bộ phận hưởng lương theo thời gian làm việc.
Hạch toán kết quả lao động là quá trình ghi chép chính xác sản phẩm công việc hoàn thành của từng cá nhân hoặc nhóm lao động, thường thông qua phiếu xác nhận công việc hoặc biên bản nghiệm thu Việc này không chỉ phản ánh hiệu quả lao động mà còn là cơ sở để tính toán tiền lương cho từng người lao động và cán bộ hưởng lương sản phẩm Để thực hiện hạch toán, cần dựa vào các tài liệu liên quan đến số lượng, thời gian và kết quả lao động.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền lơng:
Phiếu nghiệm thu Bảng chấm công Phiếu nghỉ h ởng HXHT…
Bảng phân bổ tiền l ơng
Sổ chi tiết thanh toán víi CNV Bảng tổng hợp l ơng
Sổ chi tiết các tài khoản
Công ty TNHH Tiến Phát Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Phiếu giao việc được lập dựa trên đơn đặt hàng của Chị Hoa tại địa chỉ số 5 Hoàng Mai Đại diện bên giao là Phạm Văn Tuấn, nhân viên của công ty, và bên nhận là Phạm Thị Hoa, khách hàng.
Phiếu giao việc có nội dung sau:
TT Công việc Đơn vị Khối lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thời gian bắt đầu từ 29/3/2009
Kết thúc ngày 30 tháng 3 năm 2009
2 Trách nhiệm của mỗi bên
+ Cung cấp đầy đủ sơn theo yêu cầu của đơn đặt hàng.
Cử cán bộ kỹ thuật thường xuyên trực tiếp hướng dẫn thi công, nghiệm thu công việc hoàn thành, và kiểm tra an toàn lao động cùng với chất lượng kỹ thuật và mỹ thuật.
Bên nhận thi công phải cam kết đảm bảo chất lượng kỹ thuật và mỹ quan của công trình Trong trường hợp xảy ra sự cố, bên nhận sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm Đồng thời, bên nhận cũng phải đảm bảo an toàn lao động và trật tự trị an trong suốt quá trình thi công.
Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu
Căn cứ vào phiếu giao việc ngày 29 tháng 3 năm 2009 về việc cung cấp sơn dân dông
Hôm nay ngày 30 tháng 3 năm 2009
Sau khi chuyển hết đơn đặt hàng, hai bên tiến hành đối chiếu công nợ tiến hành nghiệm thu Địa điểm Công trình số 5 Hoàng Mai
Hai bên tiến hành nghiệm thu xác nhận khối lợng công việc thực hiện:
Phiếu giao việc Thực hiện
Khèi l- chó ợng T.tiền Khối lợng T.tiền
Căn cứ vào khối lợng giá trị thực hiện thì giá trị nghiệm thu và thanh toán: Tổng số nghiệm thu : 13.000.000đ
2.3.2 Tính lơng và BHXH phải trả cho công nhân viên:
2.3.2.1 Hạch toán tiền lơng theo sản phẩm:
Công ty quản lý quỹ lương tổng thể, do đó việc hạch toán tổng hợp tiền lương được thực hiện tại phòng tài vụ Trong khi đó, hạch toán chi tiết tiền lương sẽ được tiến hành tại từng phòng ban và đơn vị riêng lẻ.
Hình thức trả lương tại các đơn vị được thống nhất theo cơ chế trả lương sản phẩm Các phòng ban dựa vào kế hoạch công ty giao để lập kế hoạch sản xuất và tự xây dựng đơn giá tiền lương, làm cơ sở cho việc ứng quỹ lương trong các kỳ nghiệm thu và thanh toán.
Tại Công ty TNHH Tiến Phát, tiền lương sản phẩm được chi trả cho phòng kinh doanh dựa trên khối lượng công việc hoàn thành Việc này căn cứ vào kế hoạch công ty giao cho phòng theo hình thức khoán quỹ lương đã được giám đốc công ty phê duyệt Mỗi tổ, mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành công việc và được giao nhiệm vụ cụ thể.
Bộ phận lao động gián tiếp, như hành chính và kế toán, thực hiện công việc thanh toán lương dựa trên "Bảng chấm công" của từng bộ phận Việc lập bảng chấm công tương tự như các bảng chấm công khác, đảm bảo tính chính xác trong quy trình thanh toán.
Dựa trên bảng chấm công tháng 3 của phòng kinh doanh, phòng kế toán tiến hành tính lương cho từng nhân viên theo hợp đồng lao động.
Công ty TNHH Tiến Phát bảng chấm công
Bộ phận: Phòng kinh doanh
STT Họ và tên Chức danh
Ngày trong tháng Tổn g sè
5 Phạm Văn Nam NV x x x x x x x x X x x X xx x X x X x x x x x x x X x X x x x x 31
NV x x x x X x x x X x X X X x x X x X x x x x x x x x x X x x x x 31Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lơng toàn công ty kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ – TK 334 – ngày 30/3/2009 chứng từ ghi sổ
30/3/2009 Phân bổ tiền lơng của phòng kinh doanh
Kế toán trởng (Ký, họ và tên)
Nội dung Số hiệu Số tiền
30/3/2009 Khấu trừ BHXH, BHYT vào lơng 334
Kèm theo… chứng từ gốc
Ngời ghi sổ (Ký, họ và tên)
2.3.2.2 Hạch toán tiền lơng thời gian
Tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian được áp dụng cho khối cơ quan đoàn thể của Công ty, nghĩa là hình thức trả lương này được dành cho cán bộ công nhân viên làm việc tại các bộ phận và phòng ban trong công ty.
Việc theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên được thực hiện hàng tháng qua bảng chấm công Hàng ngày, người phụ trách sẽ ghi nhận sự có mặt của từng thành viên trong phòng bằng cách đánh dấu trên bảng chấm công từ ngày 1 đến 31 Bảng chấm công này được công khai trong phòng, và trưởng phòng có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của nó.
Cuối tháng, các bảng chấm công từ từng phòng được gửi về phòng kế toán để tính lương, thưởng và tổng hợp thời gian lao động của các bộ phận trong công ty Kế toán sẽ dựa vào những bảng chấm công này để tính công cho nhân viên khối cơ quan.
Trong trường hợp cán bộ công nhân viên chỉ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định theo quy định trong ngày, nếu họ vắng mặt trong phần còn lại của ngày, trưởng phòng sẽ dựa vào thời gian làm việc thực tế của nhân viên đó để quyết định xem có tính công cho ngày hôm đó hay không.
Việc tính lương cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong các cơ quan dựa vào bảng chấm công, mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp khác Sau khi hoàn thành, bảng tính lương cần có chữ ký của Giám đốc công ty, Trưởng phòng Tổ chức Lao động Tiền lương và phòng Tài vụ Cuối cùng, bảng kế toán sẽ được lập để tiến hành thanh toán tiền lương cho nhân viên.
Căn cứ vào bảng chấm công tháng 3 của phòng tài vụ, kế toán lập bảng thanh toán tiền lơng. Đơn vị: Công ty TNHH Tiến Phát
Bộ phận: Phòng tài vụ
Lơng thời gian và nghỉ việc, ngừng việc hởng 100% lơng
Phô cÊp thuéc quü l- ơng Phụ cấp khác Tổng số
Các khoản phải khấu trừ Thực lĩnh
SC TT SC TT SC TT BHXH
Kế toán thanh toán Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị bản của CBCNV sẽ đợc tính nh sau:
= Hệ số lơng x 540.000đ x Số ngày làm trong tháng
