Xây dựng website quản lý nhân sự cho trường tiểu học thượng mỗ

I.3.2 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu Với mục đích nghiên cứu xây dựng và đa vào sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý nhân sự một cách thiết thực, phục vụ tốt cho nhu cầu của mọi ngời tro

Lời Mở Đầu



Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riềng

và toàn thế giới nói chung Sự phát triển của công nghệ thông tin luôn gắn chặt với sự phát triển kinh tế cũng nh sự phát triển các ứng dụng khoa học

kỹ thuật trong tất cả các ngành nghề trên cả nớc

Vì vậy, ngày nay công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật đợc coi

là một lực lợng sản xuất chính của loài ngời Phát triển công nghệ tin học

là cơ sở để xây dựng hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển một nền kinh tế vững mạnh Trong xu thế ấy, công tác quản lý dự vào máy tính là một nhu cầu cấp bách đầu tiên ở tất cả các ngành, các lĩnh vực trong mọi cơ quan, doanh nghiệp và cả các trờng học

Việc tin học hoá từng bớc trong công tác quản lý, khai thác và điều hành sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi có tính chất quyết định thành công của công việc Hiện nay máy tính đã và đang trở thành một thiết bị cần thiết hầu nh trong mọi quá trình làm việc của con ngời Nó giúp con ngời giải phóng sức lao động, làm giúp con ngời những việc mà trớc đây con ngời làm rất khó khăn, mất nhiều thời gian hoặc không thể làm đợc Hay nói một cách chính xác hơn thì máy tính đang giúp con ngời dần biến những cái không thể thành có thể

Khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu xử lý thông tin càng lớn Do

đó việc sử dụng máy tính và các phần mềm tin học vào trong tất cả các lĩnh vực đời sống ngày càng trở lên thông dụng

Đợc sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo Thạc sỹ Lu Minh Tuấn và

xuất phát từ nhu cầu thực tế của trờng Tiểu học Thợng Mỗ, em đã chọn đề

tài Xây dựng Website quản lý nhân sự cho tr“Xây dựng Website quản lý nhân sự cho tr ờng Tiểu Học Thợng

Mỗ ” làm nội dung nghiên cứu trong thời gian thực tập của em

Em xin chân thành cảm ơn!

Chơng I: Tổng quan về đề tài

I.1 Tổng quan về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin, mạng Internet đã làm cho khoảng cách thế giới ngày càng trở lên nhỏ bé Tri thức và thông tin không biên giới sẽ đa hoạt động kinh tế vợt ra khỏi phạm vi quốc gia và trở thành hoạt động mang tính toàn cầu Sự hội tụ của công nghệ viễn thông - tin học - truyền thông quảng bá đang diến ra mạnh mẽ trên phạm vi toàn cầu và dẫn đến

sự hình thành những loại hình dịch vụ mới và cách tiếp cận mới đối với phat triển kinh tế xã hội

Cuộc cách mạng thông tin cùng với quá trình toàn cầu hoá đang

ảnh hớng sâu sắc đến mọi lĩnh vực của đời sống khinh tế, văn hoá, xã hội,

đa xã hội loài ngời chuyển mạnh từ xã hội công nghiệp sang xã hội thông tin, từ kinh tế công nghiệp sang kinh tế tri thức, ở đó năng lực cạnh tranh chủ yếu phụ thuộc vào năng lực sáng tạo, thu thập, lu trữ , xử lý và trao

đổi thông tin

Xu thế biến đổi to lớn đó đang đặt ra cho mọi quốc gia những cơ hội và thách thức hết sức to lớn Nắm bắt cơ hội, với ý chí và quyết tâm cao, có sự chỉ đọ trực tiếp chúng ta có thể tận dụng tiềm năng công nghệ thông tin để chuyển dịch nhanh nhanh cơ cấu nhân lực và cơ cấu kinh tế xã hội theo hớng xây dựng một xã hội thông tin, kinh tế dựa vào tri thức, góp phần quan trọng rút ngắn quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc Trong xã hội dựa trên tri thức, sự phát triển và năng lực cạnh tranh

đ-ợc xác định không chỉ dựa trên đầu t và lao động mà quan trọng hơn là tạo

ra và truyền bá tri thức và thông tin Vì vậy, các cơ sở nghiên cứu cần sớm xây dựng và triển khai thực hiện mạnh mẽ kế hoạch phát triển nền tảng cho công nghệ thông tin nh Internet tốc độ cao, truyền thông vô tuyến, số hoá thông tin đại chúng…

ở Việt Nam, công nghệ thông tin tuy vẫn còn non trẻ song cũng

đang phát triển với tốc độ khá nhanh chóng, một số nghành kinh tế trọng yếu nh ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, du lịch, viễn thông, hàng không…

đã có nhiều thành công do ứng dụng công nghệ thông tin Ngoài ra, công tác đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin cũng có những chuyển biến tích cực, góp phần chuyển dịch cơ cấu lao động với tỉ lệ lao động tri thức ngày càng cao Những kết quả ban đầu đạt đợc trong hoàn cảnh kinh

tế của nớc ta trong giai đoạn chuyển đổi tuy còn ở mức thấp nhng đã đợc các chuyên gia quốc tế đánh giá cao Trong những đánh giá tổng thể gần

đây về mức độ sẵn sàng cho một đất nớc có tiềm năng phát triển công nghệ thông tin cao trong khu vực đông Nam á

I.2 Giới thiệu về cơ sở thực tập

I.2.1 Giới thiệu về cơ sở thực tập

Tên cơ sở thực tập: Trờng tiểu học Thợng Mỗ

Địa chỉ: xã Thợng Mỗ - Huyện Đan Phợng – Thành Phố Hà Nội

Trờng tiểu học Thợng Mỗ là một trong những trờng dẫn đầu về chất lợng đào tạo ở bậc tiểu học Hàng năm nhà trờng đã đào tạo đợc rất nhiều em đạt thành tích học trò xuất sắc

I.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

Hình I.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

 Ban giáo hiệu : Gồm có hiệu trởng, hiệu phó, hội đồng s phạm

 Các phòng, tổ khối, môn trực thuộc: các phòng đào tạo, phòng hành chính…mỗi phòng chịu trách nhiệm trong mỗi vấn đề khác nhau Việc chia tổ và các bộ môn trực thuộc dựa trên tính chất lứa tuổi học sinh Thờng thì lứa tuổi từ 7 - 9 tuổi xếp vào một tổ khối và có một tổ khối trởng của tổ đó Trong mỗi tổ khối có các khối trực thuộc, mỗi khối lại có tổ trởng, phó tổ trởng của khối đó và hội đồng s phạm các giáo viên.Tổ trởng là ngời đứng đầu có uy tín, có trình độ chuyên môn do các giáo viên trong khoa và nhà trờng bầu ra

I.3 Phát biểu đề tài

I.3.1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ thông tin phát triển

nh vũ bão, máy tính gần nh có mặt hầu hết các lĩnh vực cũng nh các

Ban giám hiệu

Khối lớp

1 Khối lớp 2 Khối lớp 3 Khối lớp 4 Khối lớp 5 Phòng hội đồng Phòng năng khiếu Phòng ngoại

ngữ

ngành nghề trong xã hội: Từ nghiên cứu khoa học đến các lĩnh vực nh: Y

tế, văn hoá, giáo dục hay các công tác quản lý

Trong những năm gần đây việc đa tin học vào dạy trong các trờng học đã đợc nhà nớc đặc biệt quan tâm Tuy nhiên lại có một nghịch lý đó là: dù đã đa việc giảng dạy tin học vào các trờng từ rất sớm nhng việc ứng dụng tin học trong công việc ở nhà trờng lại hầu nh cha có Trong các tr-ờng học công tác quản lý nhân sự hết sức quan trong nó phản ánh chất l-ợng dạy và học cũng nh theo dõi, đánh giá thành quả lao động của thầy và trò Nếu đánh giá đúng nó sẽ giúp ban giám hiệu chỉ đạo các công việc một cách có hiệu quả, nh vậy cũng đồng nghĩa với việc kích thích phong trào học tập của cả trờng, ngợc lại nếu đánh giá không đúng nó sẽ ảnh h-ởng tiêu cực đến chất lợng giảng dạy của giáo viên cũng nh việc học tập của học sinh Hiện nay, ở các trờng việc quản lý hồ sơ và quản lý lơng của giáo viên đòi hỏi phải xử lý một số lợng công việc khá lớn các giấy tờ, hồ sơ, tính toán lơng của giáo viên, vậy mà các công việc này lại chỉ đợc tiến hành bằng phơng pháp thủ công đơn thuần Do vậy dẫn đến tình trạng thời gian công sức của các nhân viên văn phòng bỏ ra khá nhiều nhng hiệu quả công việc đem lại không cao

I.3.2 Đối tợng và phạm vi nghiên cứu

Với mục đích nghiên cứu xây dựng và đa vào sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý nhân sự một cách thiết thực, phục vụ tốt cho nhu cầu của mọi ngời trong ban quản lý nhân sự cũng nh nhu cầu tìm kiếm thông tin của mỗi giáo viên khi cần thiết thì ta không những chỉ xây dựng đợc một phần mềm chung chung mà còn phải xây dựng đợc một phần mềm có

độ chính xác cao trong công tác quản lý lơng Cụ thể là trong phần mềm này sẽ ảnh hởng rất nhiều đến quá trình quản lý hệ thống khác nh: Đánh giá giáo viên khi xem xét giáo viên đợc xếp loại giáo viên xuất sắc hay không, quá trình xét bậc lơng cho giáo viên vào cuối năm học…

Đối tợng hởng thụ đề tài: Các nhân viên văn phòng, các nhân viên trong ban quản lý lơng, các cán bộ phòng đào tạo của nhà trờng khi muốn kiểm tra quá trình quản lý cũng nh chất lợng giảng dạy của giáo viên và giáo viên mỗi khi có nhu cầu tìm kiếm – tra cứu thông tin về lơng của mình

I.3.3 Mục đích đề tài:

Hiện nay mọi công tác quản lý nhân sự trong trờng tiểu học Thợng

Mỗ vẫn đợc tiến hành một cách thủ công dựa trên sức ngời là chính Vì vậy đã kéo theo rất nhiều các nhợc điểm trong quá trình quản lý: sức ngời của bộ phận ban quản lý bỏ ra nhiều nhng hiệu quả công việc lại không cao, mức cung ứng thông tin không kịp thời cần thiết… phần mềm quản

lý nhân sự này sẽ hạn chế những thiếu sót trên và giúp cho các nhân viên văn phòng giải quyết công việc một cách chính xác, hiệu quả và nhanh nhất nhằm cung ứng thông tin kịp thời Không những vậy đề tài mà em nghiên cứu có tính khoa học thiết thực, có tính thực tiễn cao và có thể đa vào ứng dụng ngay mà không có những yếu tố phức tạp về mặt sử dụng phần mềm đối với ngời sử dụng cũng nh các yêu cầu khắt khe về cơ sở vật chất, kỹ thuật hạ tầng

I.3.4 Mục tiêu của đề tài:

Bổ xung khắc phục yếu kém của hệ thống quản lý cũ, rút ngắn quy trinh lu trữ thông tin thủ công

Sắp xếp hợp lý cơ cấu bộ máy, tổ chức gọn nhẹ, tối u để điều hành hiệu quả hơn

Mang lại hiệu quả kinh tế rõ rệt, giảm thiểu các chi phí về nhân lực, thời gian và tận dụng tối u việc sử dụng phần mềm

Chơng II: Khảo sát hệ thống

II.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ:

Hiện nay trong quá trình quản lý nhân sự của trờng tiểu học Thợng

Mỗ vẫn đợc tiến hành một cách thủ công, việc quản lý chủ yếu đợc thực hiện dựa trên sức ngời và giấy bút là chính Chúng ta có thể thấy ngay đợc rất nhiều nhợc điểm của quy cách quản lý này là: Mất thời gian, d thừa lãng phí sức ngời, sức của mà hiệu quả công việc đem lại không cao Mặt khác, một hạn chế mà ta dễ thấy nhất của quá trình quản lý đó là vấn đề bảo mật hệ thống, hồ sơ và lơng của giáo viên chỉ đợc lu trữ trên giấy để ở văn phòng trong một thời gian dài sẽ rất dễ mất mát và h hỏng dẫn tới việc mất mát thông tin của hệ thống Để hiểu rõ hơn về quy trình cũng nh cách thức quản lý nhân sự của hệ, chúng ta hãy cùng xem xét sơ đồ mô tả

hoạt động nghiệp vụ quá trình quản lý nhân sự của hệ thể hiện ở hình II.1 dới đây

Hình II.1 Sơ đồ quy trình quản lý nhân sự của trờng tiểu học Thợng Mỗ

II.2 Mô tả quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự

a Tiếp nhận và quản lý hồ sơ nhân viên

Ngày nay cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin trên toàn cầu thì việc ứng dụng tin học vào các công việc trong cuộc sống nói chung cũng nh trong trờng học nói riêng là một yêu cầu tất yếu Khi tin học hoá trong các công việc chúng ta sẽ giảm bớt đợc rất nhiều công sức

và thời gian lãng phí bởi các công việc mà trớc đây chúng ta chỉ tiến hành một các thủ công bằng tay thì nay máy tính sẽ thay ta làm Tất nhiên trên thực tế ở nớc ta hiện nay sự ứng dụng tin học mới chỉ ở mức đơn giản nhất

và cha có sự đồng bộ Khảo sát hệ thống hiện tại về cách thức quản lý nhân sự ở trờng tiểu học Thợng Mỗ sẽ chứng minh điều đó

Nhân viên đến nộp hồ sơ tuyển dụng cho phòng hành chính tổng hợp, phòng này có chức năng kiểm tra hồ sơ đối với nhân viên trúng tuyển

Ng ời quản lý

Các phòng ban

- Tiếp nhận nhân viên

- Quản lý nhân viên

- Cập nhật

Phòng hành chính tổng hợp

L u trữ các thông tin liên quan

đến nhân viên Theo dõi các thông tin liên quan tới nhân viên

Báo cáo cấp trên các thông tin liên quan đến nhân viên

Nhân Viên

trong đợt thi huyện chuyển đến hoặc tổ chc thi tuyển nhân viên hợp đồng theo yêu cầu của hiệu trởng Nếu nhân viên nào trúng tuyển thì phòng hành chính có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ nhân viên, làm hợp đồng, phần công công tác và bắt đầu quản lý quá trình công tác của nhân viên nh: hợp

đồng, tiền lơng, khen thởng, kỷ luật, chức vụ, lịch công tác, thay đổi lịch công tác, …Hàng tháng thì bộ phận này có trách nhiệm lập báo cáo gửi cho phó hiệu trởng và hiệu trởng theo dõi Tất cả mọi việc đều làm một cách thủ công dựa trên sức lực của con ngời Hàng năm mỗi nhân viên

đến làm việc là một hồ sơ nhân viên bao gồm rất nhiều loại giấy tờ khác nhau:

 Sơ yếu lý lịch

 Giấy khai sinh

 Bảng điểm học tập

 Bằng tốt nghiệp chuyên nghành

 Giấy khám sức khoẻ

Và rất nhiều các loại giấy tờ kèm theo khác Trong hồ sơ nhân viên lu trữ tất cả các thông tin của nhân viên nh:

 Họ tên sinh viên

 Ngày tháng năm sinh

 Giới tính

 Quê quán

 Dân tộc

 Tôn giáo

 Trình độ văn hoá

 Họ tên, nghề nghiệp bố mẹ

Vậy chúng ta hãy hình dung mỗi năm nhân viên văn phòng sẽ phảI cập nhật và lu giữ thêm mới đến hàng trăm bộ hồ sơ của các nhân viên

đấy là một công việc khá vất vả

b Quy trình tổ chức và quản lý nhân sự

Phó hiệu trởng có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc các phòng ban hoàn thành tốt công việc đợc giao, kiểm tra và xét duyệt báo cáo do các

phòng hành chính tổng hợp gửi lên hàng tháng để trình duyệt hiệu trởng phê duyệt

Hiệu trởng có trách nhiệm thông báo cho phó hiệu trởng các kế hoạch hoạt động của trờng để phó hiệu trởng chỉ đạo các phòng ban thực hiện Đồng thời hiệu trởng có trách nhiệm phê duyệt các báo cáo do phó hiệu trởng trình lên và các quyết định khen thởng, kỷ luật nhân viên, ký kết hợp đồng khi cần thiết

Kế toán có trách nhiệm tính lơng và theo dõi kinh phí hoạt động của trờng

II.3 Đánh giá hệ thống hiện tại

Qua thực trạng trên ta thấy việc quản lý nhân sự tại trờng tiểu học Thợng Mỗ nói chung có một số nhợc điểm sau:

Các công việc hầu hết đợc làm một cách thủ công bằng tay là chính Công việc đòi hỏi khá nhiều sức lao động của nhân viên văn phòng Nhất là vào dịp cuối năm khi phải tổng kết lơng và các hoạt động

bế giảng năm học cùng một lúc Mặc dù phải bỏ ra nhiều công sức nhng kết quả thu đợc không cao bởi sự tính toán bằng tay rất dễ gây ra sai sót dẫn tới thiếu nhiều công bằng trong việc đánh giá cũng nh xếp loại giáo viên giỏi, xuất sắc

Bên cạnh đó công tác quản lý hồ sơ nhân viên cũng có nhiều vấn đề cần bàn tới Khi chúng ta muốn cập nhật thông tin về một nhân viên nào

đó thì nhân viên văn phòng phải tìm kiếm lần lợt trong các đống hồ sơ rất

là mất thời gian

Mức cung ứng thông tin không đảm bảo về mọi mặt: chất lợng, độ tin cậy chính xác cũng nh thời gian…

II.4 Yêu cầu xây dựng hệ thống mới

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã và đang đợc ứng dụng trên khắp các địa bàn trong toàn quốc dần dần tiến tới tin học hoá tất cả các hoạt động trong mọi lĩnh vực Đặc biệt là trong công tác quản lý đã

đạt đợc nhiều thành tựu to lớn từ khi áp dụng tin học, đã giảm bớt đợc

đáng kể sự lãng phí về công sức con ngời tạo điều kiện cho con ngời có thể phát huy tối đa trí tuệ của mình vào công việc khác Máy tình thật sự trở thành công cụ đáng tin cậy không thể thiếu đợc trong mọi hoạt động của con ngời Chính vì vậy em đã chọn việc áp dụng tin học hoá và các

công việc quản lý nhân sự của trờng tiểu học Thợng Mỗ – Hà Nội Khi công việc đó thực hiện sẽ khắc phục đợc những nhợc điểm và có những u

điểm sau:

 Giảm thời gian ghi chép

 Thực hiện sửa chữa, cập nhật dữ liệu thuận tiện

 Độ chính xác của thông tin cao

 Tận dụng đợc tối đa khả năng tính toán của máy tính

 Mức cung ứng thông tin kịp thời

II.5 Một số mẫu biểu thu thập đợc

Mẫu danh sách lơng của nhân viên

P giáo dục và đào tạo

trờng tiểu học

Thợng Mỗ - Hà Nội

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt

Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-o0o -Năm học:

Danh sách nhân viên nhận lơng tháng:

Lơng (VND)

Kí nhận

1 Nguyễn Thị Nga 07/08/1971 H Trởng 3.950.000

2 Tạ Thị Yến 05/06/1967 Hiệu phó 3.500.000

3 Nguyễn Văn

Chính

02/08/1965 Hiệu phó 3.560.000

Tổng số nhân viên:

Ngời duyệt danh sách