Quản lý dự án Xây dựng trung tâm tiếng Nhật .

Quản lý dự án : Xây dựng trung tâm tiếng Nhật .Phần 1 : Giới thiệu chung về dự án “ Xây dựng và thành lập trung tâm tiếng Nhóm sinh viên lớp Đầu tư 48B – Đại học Kinh tế Quốc dân - Địa đ

Quản lý dự án : Xây dựng trung tâm tiếng Nhật

Phần 1 : Giới thiệu chung về dự án “ Xây dựng và thành lập trung tâm tiếng

Nhóm sinh viên lớp Đầu tư 48B – Đại học Kinh tế Quốc dân

- Địa điểm thực hiện dự án:

Đường Trần Duy Hưng – Cầu Giấy – Hà Nội

- Phạm vi thực hiện dự án:

Toà nhà cao 5 tầng hiện đại trên đường Trần Duy Hưng phục vụ cho việc giảngdạy và học tập tiếng Nhật

- Nội dung của dự án:

Tiến hành xây dựng thêm cơ sở thứ 2 cho trung tâm tiếng Nhật

- Hình thức đầu tư:

Viện trợ của chính phủ Nhật 30%, phần còn lại sẽ là vay ngân hàng và lấy từ lợinhuận kinh doanh của trung tâm trong thời gian hoạt động vừa qua

- Mục tiêu và mục đích đầu tư:

Về mục đích, chúng tôi vẫn giữ nguyên tôn chỉ hoạt động của mình, đó là khôngchỉ dạy cho các học viên của mình tiếng Nhật mà còn giúp họ hiểu thêm về vănhoá và cuộc sống của người Nhật Trung tâm không chỉ là nơi học tập mà còn là

nơi giao lưu văn hoá giữa các giáo viên Nhật Bản và học viên Việt Nam Qua đómỗi người đều hiểu biết hơn về đất nước và con ngưòi của nhau, thông qua đó thắtchặt thêm mối quan hệ tốt đẹp giữa 2 quốc gia giàu truyền thống Việt Nam và NhậtBản.

1.2 Sự cần thiết phải đầu tư dự án

Trong thời gian gần đây, khi đời sống vật chất cũng như tinh thần của người dân Việt Nam nói chung và người dân Hà Nội nói riêng ngày càng được nâng cao thì nhu cầu học tập ngoại ngữ cũng đồng thời được chú ý hơn Ngày nay, nhiều bậc phụ huynh đã chú trọng đầu tư cho con cái mình 1 nền tảng ngoại ngữ từ rất sớm với kì vọng vốn kiến thức này sẽ hữu ích trong tương lai Bên cạnh đó, nhu cầu họcngoại ngữ còn bắt nguồn từ làn sóng đầu tư nước ngoài vào Việt Nam đang ngày càng phát triển Rất nhiều công ty, doanh nghiệp với vốn nước ngoài được thành lập, đi đôi với nó là nhu cầu về nhân lực chất lượng cao, vừa đáp ứng về chuyên môn vừa đáp ứng về ngoại ngữ

Kể từ khi Việt Nam bắt đầu tiếp nhận ODA thì Nhật Bản luôn là nước đi đầu trong việc giúp đỡ Việt Nam nguồn vốn này Số vốn cam kết cũng như thực tế giải ngâncủa Nhật Bản luôn đạt khoảng trên dưới 20% tổng số ODA Việt Nam nhận được Năm 2007 trong gần 5tỉ USD vốn ODA thì Nhật Bản đã đóng góp đến 1.1 tỉ Đi đôi với đồng vốn ODA là các dự án đầu tư của Nhật Bản vào Việt Nam ngày càng nhiều, và hệ quả tất yếu là nhu cầu về nhân lực thông thạo tiếng Nhật cũng ngày càng được nhân lên

Đã 9 năm trôi qua kể từ khi trung tâm tiếng Nhật được thành lập, là 1 trongnhững trung tâm đầu tiên của Hà Nội đào tạo ngoại ngữ tiếng Nhật Tuy nhiên,trong quá trình phát triển thì quy mô của trung tâm đã không còn đủ để đáp ứngnhu cầu học ngày càng cao của học viên Danh sách xếp hàng chờ đăng kí học saumỗi kì của trung tâm ngày càng dài ra và chưa có xu hướng giảm Chính vì vậy,nhu cầu mở rộng trung tâm là hết sức bức thiết Nhờ có sự giúp đỡ của hội giao lưuvăn hoá của 2 nước cũng như các tổ chức giáo dục của Nhật Bản, chúng tôi đã cóđiều kiện xây dựng thêm 1 cơ sở nữa nhằm đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu củacác bạn học viên

1.3 Thời gian và tiến độ

Dự án kinh doanh nhà sách được bắt đầu từ ngày 25/11/2009, kết thúc ngày9/2/2010

Dự án sẽ được bắt đầu vận hành từ ngày 10/2/2010, dự tính kéo dự án sẽ kéo dàitrong vòng 30 năm

Nhân sự của dự án là 40 người trong đó bao gồm

5 Công nhân loại 1

20 Công nhân loại 2

10 Kĩ sư

5 nhân viên khác

Phần 2 Cơ cấu tổ chức quản lý dự án

Với giai đoạn xây dựng và mua sắm thiết bị thì mô hình được chọn là “Mô hình

chủ nhiệm điều hành dự án”.

Sở dĩ, chúng tôi chọn hình thức này vì các lý do sau:

 Đây là một dự án xây mới, chủ đầu tư lại không am hiểu nhiều về lĩnh vực này và không có khả năng tự thực hiện, do đó việc thuê một đội ngũ có trình

độ chuyên môn và khả năng thực hiện là hết sức cần thiết

 Đây không phải là dự án quá phức tạp, nhưng cũng hok phải là dự án đơn giản vì ngoài việc xây dựng tòa nhà 5 tầng thì phần sân cần được thiết kế theo kiến trúc Nhật Vì vậy, cần đội ngũ có kinh nghiệm mới làm được

 Nếu tổ chức theo mô hình chìa khóa trao tay thì rất khó bởi dự án này còn cónhiều điểm cần được thiết kế mang những nét đặc trưng riêng

 Không thể chọn các mô hình quản lý theo chức năng, mô hình tổ chức

chuyên trách quản lý dự án, mô hình tổ chức quản lý theo doanh nghiệp vì đây là những mô hình thích hợp

Chủ đầu tư

Bộ phận giám sát thi công

Bộ phận phụ trách

thi công

Bộ phận bảo vệ

Chủ nhiệm điều hành dự án

Kĩ sư,công nhân thi

công công trình

Nhân viên giám sát

Mua sắm trang thiết bị

Ký hợp đồng với cty cung cấp thiết bị

Hoàn thành lắp đặt điện, thang máy

Làm các thủ tục lien quan

Lắp đặt trang thiết bị

Chuẩn bị cho khai trương

Bắt tay vào khởi công xây dựng

Thi công từng tầng 1,

2, 3,4 ,5

Hoàn thành các hạng mục cuối

Hoàn thành dự án

Phần 4 Quản lý thời gian và tiến độ dự án

4.1 Xác định các công việc của dự án

Công Việc Trước

1 Chuẩn bị thiết kế chi tiết, dự toán chi tiết, hồ sơ thầu và ký kết hợpđồng

2 Chủ Đầu Tư - Thẩm Tra & Phê duyệt Thiết Kế 1

3 Hạng mục công tác Điện - Nước

15 Hạng mục hoàn thiện (Giai đoạn 3) 3

16 Hạng mục công tác Điện - Nước 3

Kiểm tra và đưa vào chạy thử, CĐT, các chức trách địa phương

kiểm tra và đưa các hạng mục cơ điện vào sử dụng" 14,15,17,18

Biểu đồ GANTT

Phần 5: Phân phối các nguồn lực dự án

5.1 Biểu đồ phụ tải nguồn lực

Số Máy Móc

CNL1 CNL2

Ky su, Kien truc su

Kế toán, Thẩm Định

1 Chuẩn bị thiết kế chi tiết, dự toán chi tiết, hồ sơ thầu và ký kết hợp đồng 5 5 0

4 Hạng mục cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ thống thang máy cho toà nhà 2 10 2 5

5 Xây dựng Cọc đại trà và tầng hầm (Giai đoạn 1)và bàn giao cọc 3 15 2 8

17 Hạng mục cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy 10 4 5

18 Hạng mục cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ thống thang máy cho toà nhà 15 4 8 19

Kiểm tra và đưa vào chạy thử, CĐT, các chức trách địa phương kiểm tra và đưa các hạng mục cơ

Số Người Thực Hiện

Phần 6: Dự toán ngân sách và quản lý chi phí

Khái niệm và tác dụng của dự toán ngân sách

1.Khái niệm

Dự toán ngân sách được thực hiện cùng lúc với dự tính thời gian của

dự án Theo nghĩa rộng, dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấuphân tách công việc và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn lực bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự án Theo nghĩa hẹp thì có thể định nghĩa như sau:

Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lương và tiến độcủa dự án

Căn cứ vào tính chất hoạt động, ngân sách được chia thành ngân sách cho dự

án và những ngân sách không theo dự án Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn và ngân sách ngắn hạn

2.Tác dụng của dự toán ngân sách

Kế hoạch ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định sự thành bại của dự án Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:

- Dự toán ngân sách là sự cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức Kế hoạch ngân sách phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực đơn vị

- Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện

- Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án

- Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án (kiểm tra tiến độ dự án; báo cáo những chi tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục )

3 Đặc điểm của dự toán ngân sách

- Dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn nhiều việc thực hiện dự toán ngân sách cho các công việc thực hiện thường xuyên của tổ chức vì có nhiều nhân tố mới tác động, các công việc ít lặp lại

- Ngân sách chỉ được dự tính dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được

- Dự toán ngân sách chỉ được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của dự án

đã được duyệt

- Ngân sách có tính linh hoạt có thể điều chỉnh

- Ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi

- Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc

II.Các phương pháp dự toán ngân sách

1.Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp

 Các nhà quản lý cao cấp của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân

sách chung cho đơn vị, sau đó các thong số sẽ được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn

2 Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên

 Là phương pháo tính toán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng công

việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục sau đó tổng hợp kinh phí chung cho cả dự án

 Ưu điểm:

-Dự tính khá chính xác nguồn lực và chi phí cần thiết

-Đây là phương pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự toán ngân sách

 Nhược điểm:

-Khó có thể đạt được danh mục đầy đủ các công việc của dự án theo nhiệm vụ nêu trên

-Các nhà quản lý cấp cao có ít cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới

-Hay có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết

3 Phương pháp kết hợp

 Việc thực hiện ngân sách được thực hiện ở các cấp Sau đó quá trình

tổng hợp được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn Đồng thời với việc chuyển yêu cầu lập dự toán ngân sách thì cấp trên chuyển xuống cấp dưới thong tinliên quan

 Ưu điểm:

-Ngân sách được hình thành dưới sự tham gia của nhiều cấp quản lý do đó tạo cơ hội tốt cho tính sang tạo chủ động của các cấp

 Nhược điểm:

-Qúa trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian

-Thường có xu hướng dự toán cao hơn

4 Dự toán ngân sách theo dự án

Là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các khoản thu và chi phát sinhtheo từng công việc và được tổng hợp theo dự án

Các bước thực hiện:

-Dự tính chi phí cho từng công việc dự án

-Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp

-Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời của dự án

5 Dự toán ngân sách theo khoản mục chi phí

Là lập ngân sách theo khoản mục thường được áp dụng cho các bộ phận chức năng và bộ phận gián tiếp trong ban quản lý dự án

III.Khái toán và dự tính chi phí các công việc dự án

Khái toán chi phí công việc

Bảng chi phí thực hiện dự án:

CôngViệc

Thời gian

Chi Phí (Triệu VND) Bắt đầu Kết thúc

1 "Chuẩn bị thiết kế chi tiết, dự toán chi

tiết, hồ sơ thầu và ký kết hợp đồng"

15 Hạng mục hoàn thiện (Giai đoạn 3) 26/7/10 14/10/10 55

16 Hạng mục công tác Điện - Nước 26/7/10 16/9/10 120

17 Hạng mục cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ

thống phòng cháy chữa cháy

17/9/10 14/10/10 100

18 Hạng mục cung cấp thiết bị và lắp đặt hệ

thống thang máy cho toà nhà 14/7/10 16/8/10 523

19 "Kiểm tra và đưa vào chạy thử, CĐT, các

chức trách địa phương kiểm tra và đưa

các hạng mục cơ điện vào sử dụng"""

8/11/10 17/11/10 80

20 Thanh quyết toán công trình 22/11/10 24/11/10 4

IV.Quan hệ đánh đổi giữa thời gian và chi phí

1.Kế hoạch chi phí cực tiểu

Kế hoạch chi phí cực tiểu là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện

những công việc lựa chọn sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu, do đó giảm tổng chi phí và rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án

Các bước thực hiện:

-Vẽ sơ đồ mạng

-Tính tổng chi phí của phương án bình thường

-chọn trên đường găng những công việc mà khi đẩy nhanh tiến độ thực hiện làm

tăng chi phí thấp nhất, giảm tối đa thời gian thực hiện công việc này

-Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện trên đường găng cho đến khi mục tiêu đạt

được hoặc không thể giảm thêm được nữa

-Xác định thời gian thực hiện và tổng chi phí của phương án điều chỉnh

Bảng: Phương án bình thường và đẩy nhanh của dự án (chương trình điều chỉnh 1)

Thời gian

có thể đẩy nhanh

Thời gian thực tế đẩy nhanh

Chi phí tăng thêm Thời gian Chi phí Thờigian Chi phí

- Thời gian là: 273-24=249( ngày)

- Chi phí trực tiếp: 3046+153=3199 ( Triệu đồng)

- Chi phí gián tiếp: 249*1.5=373.5 ( triệu đồng)

- Tổng chi phí: 3199+132=3572.5 (triệu đồng)

2 Kế hoạch giảm tổng chi phí của phương án đẩy nhanh

Phương án đẩy nhanh là phương án có thời gian thực hiện ngắn nhất ( không

có khả năng rút ngắn hơn nữa) và chi phí lớn nhất Các nhà quản lý với mong muốn thực hiện dự án với tiến độ nhanh nhất có thể nhưng không muốn chi phí bỏ

ra quá lớn Tiết kiệm được chi phí ở mức hợp lý so với phương án đẩy nhanh trongkhi vẫn đảm bảo được tiến độ thời gian thực hiện là mục tiêu của phương án này

đề ra

Các bước thực hiện:

-Tính thời gian dự trữ của các công việc theo phương án đẩy nhanh

-Xác định các công việc găng và không găng

-Kéo dài thời gian thực hiện các công việc không găng nếu có thể được Tuy nhiên,không thể kéo dài thời gian thực hiện các công việc này quá giới hạn, đặc biệt, không quá thời hạn cho phép trong phương án bình thường

-Tính chi phí tiết kiệm được do tác động đến thời gian thực hiệncacs công việc không găng

-Xác định thời gian hoàn thành và tổng chi phí thực hiện của phương án điều chỉnhmới

Bảng: Tính thời gian và chi phí của phương án điều chỉnh mới (chương trình điều chỉnh 2)

Thời gian có thể kéo dài

Thời gian dự trữ tự do

Thời gian thực tế kéo dài

Cp giảm đi Thời

Thời gian: 248 ngày

Chi phí trực tiếp: 3750-207=3543 ( Triệu đồng)

Chi phí gián tiếp: 248*1.5=372 ( Triệu đồng)

Tổng chi phí: 3543+27.5=3615( triệu đồng)

So sánh bốn phương án:

Bảng thời gian và chi phí của bốn phương án:

Phương án bình Phương án Chương trính Chương trình

thường đẩy nhanh điều chỉnh 1 điều chỉnh 2

Chi phí trực tiếp( triệu

cao hiệu quả đồng vốn

2 Kiểm soát chi phí dự án

Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi

so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất giải pháp để quản lý chi phí dự án Kiểm soát chi phí bao gồm những nội dung sau:

-Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch-Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở

-Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép

Phần 7:Quản lý chất lượng dự án Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:

Chúng ta xem xét kiểm tra trong quá trình thiết kế, lập dự án xem đã đúng yêucầu đề ra hay chưa, các mục tiêu của dự án như thế nào Đảm bảo quá trình nghiên

cứu khả thi diễn ra bình thương đúng tiến độ và đúng quy trình Sử dụng đơn vịthẩm định dự án độc lập: công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng Văn Tuấn địa chỉ:

11 Lê văn Lương- Thanh Xuân Hà Nội

Giai đoạn thực hiện dự án đầu tư:

+quản lý chất lượng khỏa sát thiết kế: giám sát khâu khỏa sát địa hình, địa chất khuvực xây dựng dự án Xem xét tính hợp lý khả thi của các giải pháp khắc phục giảipháp chống sụt lún và các giải pháp xây dựng khác trong các bản thiết kế của côngtrình Đảm bảo đưa ra được các giải pháp phù hợp, hiệu quả, khả thi, tiết kiệm chiphí

+quản lý chất lượng trong giai đoạn thi công:

Kiểm tra sự phù hợp giữa thi công và thiết kế đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kỹthuật được đề ra trong bản thiết kế, nếu có chỗ nào chưa phù hợp thì cần có sự bànbạc giữa nhà thầu và chủ đầu tư từ đó tìm ra các giải pháp thay thế

Giám sát về mặt tiến độ thức hiện công việc đảm bảo công trình phải được thi côngđúng tiến độ, trường hợp xảy ra chậm trễ do các nguyên nhân khách quan khônglường trước được thì yêu cầu nhà thầu trình bày các giải pháp nhằm hoan thành dự

án đúng tiến độ

Giám sát việc cung cấp các loại máy móc thiết bị xây dựng để các công việc tiếnhành được thuận lợi đảm bảo chất lượng cho công trình giảm thiểu xảy ra các sự cốliên quan tính mạng người lao động, chất lượng công trình, tiến độ thi công côngtrình

Phần 8 : Giám sát và đánh giá

I Giám sát dự án

1 Cán bộ tham gia giám sát: