KHÁI QUÁT LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Sự hình thành và phát triển của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ ra đời từ nhu cầu quản lý trong tổ chức, nhằm thẩm tra và đánh giá hoạt động của đơn vị Khi các nghiệp vụ ngày càng phức tạp, nhu cầu thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trở nên cần thiết, với trách nhiệm kiểm tra, báo cáo về việc bảo vệ tài sản, tuân thủ quy định và ghi chép tài chính Bộ phận này cũng phát hiện gian lận và giữ gìn sự nguyên vẹn của thông tin Hơn nữa, kiểm toán nội bộ còn mở rộng mối liên hệ với kiểm toán viên bên ngoài Hoạt động của tổ chức ngày càng tăng về khối lượng và phức tạp, khiến quản lý phải sử dụng kiểm toán nội bộ như một công cụ quan trọng Ngày nay, kiểm toán không chỉ tập trung vào lĩnh vực tài chính mà còn mở rộng sang các lĩnh vực phi tài chính.
Kiểm toán nội bộ, ra đời vào năm 1941 tại Mỹ, đã nhanh chóng phát triển và lan rộng ra toàn cầu Hoạt động này đã trải qua một sự chuyển đổi quan trọng, từ việc kiểm tra chi tiết hàng loạt nghiệp vụ tài chính ở cấp độ thấp sang việc thực hiện các kiểm tra cấp độ cao nhằm hỗ trợ chiến lược quản trị rủi ro Sự chuyển đổi này có thể được tóm lược qua các giai đoạn khác nhau.
Giai đoạn "Kiểm tra tài khoản kế toán" (đến năm 1950) chứng kiến sự hình thành của một nhóm nhỏ trong bộ phận kế toán nhằm kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế Hiệu quả của kiểm toán nội bộ được đánh giá qua số lượng sai sót được phát hiện; càng nhiều lỗi được phát hiện, hiệu quả của kiểm toán càng cao.
Giai đoạn “Thực hiện chức năng đánh giá” (đến năm 1960) đánh dấu sự chuyển biến của kiểm toán nội bộ, không còn chỉ tập trung vào lĩnh vực tài chính mà mở rộng ra đánh giá hoạt động của nhân viên theo các quy định tài chính và quy chế của Công ty Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra các quy tắc liên quan đến phiếu thu, phiếu chuyển khoản, thanh toán cho khách hàng, bồi thường nhân viên, quản lý kho và các khoản chi tiêu nhỏ Họ thực hiện chương trình kiểm tra chi tiết nhằm xác định việc tuân thủ các thủ tục quy định, với nhiều nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ xem xét các mối quan hệ tài chính này.
Giai đoạn “Kiểm tra các thủ tục” (đến năm 1970) đánh dấu một sự phát triển quan trọng vào giữa những năm 1960, khi cần chú ý đến cách thức thực hiện các thủ tục và sự tuân thủ quy định Đội ngũ kiểm toán đã tiến hành xem xét chứng từ và tài khoản để đề xuất cải thiện những sai sót phát hiện Một số kiểm toán viên nhận ra rằng những sai sót này có thể bắt nguồn từ lỗ hổng trong sự minh bạch của quy định hoặc từ cách thức quản lý Sự hỗ trợ tư vấn của kiểm toán viên nội bộ cho nhà quản lý đã mở rộng vai trò của họ, không chỉ dừng lại ở việc phát hiện sai phạm mà còn góp phần vào quá trình cải tiến quản lý.
Giai đoạn “Đánh giá sự kiểm soát” (đến năm 1980) đánh dấu sự tiến bộ vượt bậc trong kiểm toán, khi trọng tâm chuyển từ các thủ tục sang khái niệm kiểm soát năng động hơn Các hoạt động nội bộ được xem xét kỹ lưỡng nhằm đảm bảo nhân viên hiểu rõ và có khả năng đặt ra mục tiêu, thực hiện hoạt động và đo lường thành công Những yếu tố này tạo thành cơ sở cho việc kiểm soát, giúp đảm bảo các mục tiêu được thực hiện hiệu quả Trong bối cảnh này, kiểm toán viên nội bộ có cơ hội thoát khỏi các khuôn khổ kế toán truyền thống để đưa ra những kiến nghị nhằm cải thiện quy trình kiểm soát.
Giai đoạn "Báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ" (đến năm 1990) đánh dấu sự phát triển quan trọng khi kiểm toán viên bắt đầu cung cấp quan điểm độc lập về các hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức Những hệ thống này, khi vượt ra ngoài tổ chức, có thể được báo cáo cho ủy ban kiểm toán và hội đồng quản trị Nhiệm vụ của kiểm toán viên nội bộ trở nên khó khăn hơn khi họ phải đưa ra quan điểm kiểm soát cao cấp hơn, nhằm đánh giá môi trường kiểm soát Sự chuyển mình từ việc kiểm tra các nghiệp vụ chi tiết sang việc truyền đạt những nhận xét quan trọng về tình trạng kiểm soát phản ánh thách thức lớn trong giai đoạn từ những năm 1980 đến 1990.
1990 Nhiều doanh nghiệp kiểm toán nội bộ hài lòng thông báo điểm đến của họ tại cái được xem là đỉnh cao phát triển của quá trình kiểm toán
Giai đoạn “Đánh giá việc quản trị rủi ro” (đến năm 2000): Những năm
Năm 1990 đánh dấu sự bùng nổ trong quản trị rủi ro nhằm bảo vệ tổ chức khỏi những xì-căn-đan, sai lầm quản trị và các sự kiện gây hại cho hoạt động kinh doanh Ban giám đốc của các doanh nghiệp và dịch vụ công nhận thức rõ tầm quan trọng của việc thiết lập hệ thống quản trị rủi ro hiệu quả Kết quả là nhiều tổ chức đã tìm đến kiểm toán nội bộ để hỗ trợ triển khai chiến lược quản trị rủi ro và đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện quy trình này Các kiểm toán viên nội bộ cần đánh giá tính phù hợp của chiến lược quản trị rủi ro và báo cáo về cách thức cải thiện cấu trúc, cơ chế và thực hiện để nâng cao khả năng xác định và quản lý rủi ro thông qua các hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp.
Giai đoạn "Tạo thuận lợi cho việc quản trị rủi ro" (đến năm 2001) chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ trong quản trị rủi ro doanh nghiệp, khi các kiểm toán viên nội bộ bắt đầu cảm thấy "an toàn" với các tiêu chuẩn kiểm toán Việc này yêu cầu những cá nhân có kỹ năng nhận diện và đánh giá rủi ro, đồng thời thực hiện quản trị rủi ro gắn liền với chiến lược kinh doanh Một số tổ chức kiểm toán nội bộ dẫn đầu trong lĩnh vực này, trong khi các tổ chức khác cẩn trọng trong việc chuyển đổi vai trò kiểm toán sang tư vấn Nhiều tổ chức đã phát triển mô hình kết hợp giữa hai hình thức này, đảm bảo rằng ước lượng rủi ro trở thành một phần quan trọng trong hầu hết các cuộc kiểm toán, thông qua sự hợp tác giữa kiểm toán viên, nhà quản trị và đội ngũ công nhân.
Giai đoạn "Báo cáo rủi ro và bảo đảm kiểm soát" (đến năm 2002) cho thấy mặc dù đã áp dụng mô hình kiểm toán, vẫn cần thiết phải báo cáo kết quả kiểm toán cho cấp cao trong tổ chức Hội đồng quản trị sẽ phản ánh hệ thống kiểm soát nội bộ trong báo cáo thường niên Kiểm toán viên nội bộ, với góc nhìn mới, có thể đồng hành cùng chương trình làm việc của quản trị cấp cao, từ đó tác động trực tiếp đến các vấn đề hợp tác quan trọng giữa hai bên.
Giai đoạn “Cộng thêm giá trị” (đến năm 2003) nhấn mạnh vai trò của kiểm toán nội bộ trong việc gia tăng giá trị cho tổ chức, với mục tiêu tạo ra lợi nhuận cho chủ sở hữu, cổ đông và khách hàng Các tổ chức tồn tại để phát triển hàng hóa và dịch vụ, sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả Kiểm toán viên nội bộ, thông qua việc thu thập dữ liệu để nhận diện và đánh giá rủi ro, có thể phát triển hiểu biết sâu sắc về hoạt động và cơ hội cải thiện lợi nhuận Thông tin giá trị này được truyền đạt dưới dạng tư vấn và khuyến nghị, giúp quản lý và điều hành tổ chức một cách hiệu quả hơn.
Từ năm 2004 đến nay, kiểm toán nội bộ đã có những cải tiến quan trọng, không chỉ tập trung vào việc đạt được mục tiêu cho cổ đông mà còn mở rộng trách nhiệm để phục vụ lợi ích của tất cả các bên liên quan, bao gồm những người bị ảnh hưởng bởi kết quả hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Khái niệm về kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ đã phát triển mạnh mẽ trên toàn thế giới, dẫn đến nhiều định nghĩa khác nhau tùy thuộc vào góc nhìn của từng tổ chức và thời điểm Theo Hội đồng liên hiệp các nhà kế toán Malaysia và Viện Kế toán Malaysia, hệ thống kiểm toán nội bộ bao gồm cấu trúc tổ chức cùng các biện pháp và thủ tục do ban quản trị chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực hiện mục tiêu của ban quản trị Hệ thống này giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trật tự và hiệu quả, bao gồm việc tuân thủ chính sách của ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, cũng như đảm bảo tính chính xác và toàn diện của số liệu hạch toán.
Theo Hội nghề nghiệp kế toán Anh quốc (EAA), hệ thống kiểm tra nội bộ được định nghĩa là một hệ thống toàn diện, bao gồm các kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác, được thiết lập bởi quản trị nhằm đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong quản lý tài chính.
• Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;
• Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;
• Giữ tài sản an toàn;
Để đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, các thành phần riêng lẻ trong hệ thống kiểm tra nội bộ được xem như là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm tra của đơn vị bao gồm các phương pháp và bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp cần tuân thủ Hệ thống kiểm tra nội bộ hỗ trợ các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và có hệ thống, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy chế quản lý Nó cũng giúp bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, cũng như đảm bảo ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.
Tại Việt Nam, theo Quyết định số 832 TC/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài Chính, doanh nghiệp nhà nước phải duy trì tổ chức kiểm toán nội bộ để đánh giá chất lượng thông tin kinh tế, tài chính và bảo vệ an toàn tài sản Theo Luật các Tổ chức tín dụng, các tổ chức này cần thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật Kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng bao gồm các phương pháp giám sát và kiểm tra nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro và bảo vệ an toàn tài sản, đồng thời đảm bảo tính toàn diện và độ tin cậy của số liệu hạch toán.
Theo Viện Kiểm toán nội bộ (IIA): Từ định nghĩa được IIA ban hành tháng 5 năm 1978 tại các chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ, theo đó:
Kiểm toán nội bộ là một chức năng độc lập trong tổ chức, có nhiệm vụ đánh giá và cải thiện hoạt động của tổ chức Theo định nghĩa mở rộng của IIA vào tháng 06 năm 1999, kiểm toán nội bộ không chỉ là hoạt động thẩm định mà còn bao gồm cả bảo đảm và tư vấn, nhằm tăng giá trị cho tổ chức Chức năng này hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu thông qua việc đánh giá và cải thiện hiệu quả quản trị rủi ro, kiểm soát và giám sát một cách hệ thống và có kỷ cương.
Chức năng của kiểm toán nội bộ
Trước đây, chức năng của kiểm toán nội bộ chỉ giới hạn trong việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức; tuy nhiên, trong những năm gần đây, IIA đã mở rộng chức năng này để bao gồm việc đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị Phạm vi của hai chức năng này liên quan chặt chẽ đến các nội dung công việc của kiểm toán nội bộ.
Đánh giá và phân tích các rủi ro có thể làm giảm độ tin cậy của thông tin tài chính và hoạt động là rất quan trọng Để cải thiện quy trình ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo thông tin này, cần đề xuất các giải pháp hiệu quả Việc nhận diện các yếu tố gây rủi ro sẽ giúp nâng cao tính chính xác và độ tin cậy của các báo cáo tài chính.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, cần nhận định và phân tích các vấn đề có thể gây ra sự không hiệu quả Việc đánh giá những yếu tố này sẽ giúp đề xuất các biện pháp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, từ đó tiết kiệm và nâng cao hiệu quả công việc.
Đánh giá và phân tích các rủi ro có thể dẫn đến tham ô, biển thủ tài sản của đơn vị là rất quan trọng Việc xác định những điểm yếu trong quy trình bảo vệ tài sản giúp đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả bảo vệ Các giải pháp này có thể bao gồm tăng cường kiểm soát nội bộ, đào tạo nhân viên về đạo đức nghề nghiệp và áp dụng công nghệ tiên tiến để giám sát tài sản.
Đánh giá và phân tích các rủi ro có thể dẫn đến việc không tuân thủ luật lệ và quy định, đồng thời đề xuất các biện pháp cải thiện để xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả hơn.
Kiểm toán nội bộ không chỉ mở rộng chức năng mà còn mở rộng phạm vi hoạt động, bao gồm cả bảo đảm và tư vấn Trong lĩnh vực bảo đảm, kiểm toán nội bộ đã nâng cao mục tiêu đánh giá độc lập, tương tự như dịch vụ bảo đảm của kiểm toán độc lập.
Các hoạt động của kiểm toán nội bộ
Quá trình hình thành các quan điểm về kiểm toán nội bộ (KTNB) đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển Ban đầu, KTNB chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra số liệu kế toán và hỗ trợ cho kiểm toán ngoại Tuy nhiên, theo thời gian, KTNB đã mở rộng sang các lĩnh vực mới như đánh giá thành tích và kết quả hoạt động tài chính cũng như phi tài chính Báo cáo năm 1968 cho thấy, thời gian hoạt động của KTNB phân bổ cho kiểm toán báo cáo tài chính chỉ chiếm 20%, trong khi 80% dành cho các hoạt động khác Đến năm 1974, tỷ lệ này giảm xuống chỉ còn 2% cho kiểm toán tài chính Đến năm 1983, điều tra của IIA cho thấy KTNB thực hiện 63% kiểm toán hoạt động tại các doanh nghiệp Hoa Kỳ và 65% tại Vương quốc Anh Quan điểm hiện đại về KTNB nhấn mạnh rằng loại hình này bao gồm kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán liên kết.
Kiểm toán báo cáo tài chính là lĩnh vực đầu tiên của kiểm toán nội bộ, phát triển từ những ngày đầu tại khu vực công Đối tượng của kiểm toán này bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, với hệ thống báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán hiện hành nhằm cung cấp thông tin cho các bên sử dụng bên ngoài doanh nghiệp Trong khi đó, báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho các quyết định nội bộ Kiểm toán hai loại báo cáo này bao gồm việc kiểm tra tính kịp thời, đầy đủ, khách quan và tin cậy trước khi được phê duyệt, đồng thời đánh giá thông tin trình bày Từ đó, kiểm toán nội bộ đưa ra các kiến nghị và tư vấn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm toán hoạt động là lĩnh vực quan trọng trong kiểm toán, mở rộng từ việc kiểm tra các hoạt động kiểm soát tài chính sang nhiều bộ phận khác trong đơn vị Các KTV nội bộ đã nỗ lực tìm kiếm giải pháp để hỗ trợ quản lý, đặc biệt là trong các lĩnh vực như dữ liệu tiền lương, quản lý hàng tồn kho và lưu trữ Theo nghiên cứu của Peter A Pyhrr, kiểm toán hoạt động được thực hiện sau khi kiểm toán báo cáo tài chính nhằm phân tích nguyên nhân và đề xuất cải tiến quy trình Kiểm toán hoạt động không chỉ kiểm tra độ tin cậy thông tin tài chính mà còn đánh giá tính hiệu quả và kinh tế của các quy trình, từ đó thông báo cho nhà quản trị về các vấn đề trong hoạt động kinh doanh Mục tiêu chính của kiểm toán nội bộ là đưa ra giải pháp thuyết phục để giải quyết những vấn đề đã phát hiện.
Kiểm toán hoạt động là quá trình đánh giá tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động trong đơn vị, nhằm cải thiện các hoạt động được kiểm toán Đây là lĩnh vực chủ đạo của kiểm toán nội bộ hiện đại, cho phép kiểm toán viên đánh giá hiệu quả của các phương án kinh doanh, quy trình công nghệ và tài sản cố định Kiểm toán hoạt động không chỉ giới hạn trong lĩnh vực tài chính mà còn mở rộng ra các lĩnh vực phi tài chính Các nội dung quan tâm chính bao gồm kiểm toán việc huy động, phân phối và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp; đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến phân phối, sử dụng thu nhập và bảo toàn vốn; cũng như kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện các chương trình và dự án cụ thể.
Kiểm toán liên kết là quá trình sáp nhập các loại hình kiểm toán, được áp dụng đầu tiên trong các đơn vị công ích và sau đó mở rộng sang các đơn vị vì lợi nhuận Loại hình này tập trung vào việc thẩm định và soát xét quản lý nguồn tài chính, nhân lực và vật lực đã được ủy quyền, nhằm đánh giá tính trung thực và an toàn của các nghiệp vụ tài chính cũng như chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, kiểm toán liên kết còn đánh giá thành tích trong việc xây dựng hệ thống thông tin và quản lý, hướng tới tối ưu hóa sử dụng nguồn lực Điều này càng trở nên quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp phải đối mặt với khan hiếm nguồn lực, lãng phí tài nguyên và ô nhiễm môi trường, do đó, KTNB cần chú trọng hơn đến kiểm toán liên kết để mang lại lợi ích cho cộng đồng.
KTNB thực hiện đa dạng các lĩnh vực kiểm toán, bao gồm kiểm toán tài chính và kiểm toán hoạt động Mặc dù kiểm toán tài chính là lĩnh vực đầu tiên phát triển, nhưng KTNB hiện đại đã xác định kiểm toán hoạt động là ưu tiên hàng đầu Thực tế tại nhiều quốc gia cho thấy xu hướng chuyển dịch từ kiểm toán tài chính sang kiểm toán hoạt động trong hoạt động của KTNB.
1.5 Tiêu chuẩn thiết lập bộ máy kiểm toán nội bộ
Để xây dựng một bộ máy kiểm toán nội bộ hiệu quả trong tổ chức, cần xem xét các yếu tố như quy mô, phạm vi hoạt động và cấu trúc phân cấp quản lý của tổ chức.
Tiêu chuẩn về quy mô doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong việc xác định nhu cầu về bộ phận kiểm toán nội bộ Các doanh nghiệp lớn cần bộ phận này để nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ, trong khi doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có Quy mô doanh nghiệp được đánh giá dựa trên doanh thu, tổng giá trị tài sản, số vốn hoạt động và số lượng nhân viên, trong đó số lượng công nhân viên là tiêu chí chính Doanh nghiệp lớn và phức tạp yêu cầu bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc nhiều hơn, dẫn đến việc cần tăng số lượng nhân viên trong bộ phận này Tuy nhiên, số lượng nhân viên kiểm toán nội bộ còn phụ thuộc vào các yếu tố khách quan như đặc điểm kinh tế, quy định pháp lý và chất lượng kiểm toán viên Theo IFAC, doanh nghiệp có 1000 nhân viên cần từ 0.2 đến 4.1 kiểm toán viên nội bộ.
Tỷ lệ kiểm toán viên trên số lượng nhân viên khác nhau giữa các quốc gia, với 1 kiểm toán viên cho 1000 nhân viên ở các nước phát triển và 4 kiểm toán viên cho 1000 nhân viên ở các nước đang phát triển Sự phức tạp trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được phản ánh qua cấu trúc tổ chức, quy trình sản xuất và loại hình sản phẩm Doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm với nhiều công đoạn sẽ có mức độ phức tạp cao hơn so với những doanh nghiệp chỉ sản xuất một hoặc vài sản phẩm đơn giản Thêm vào đó, cơ chế sản xuất kinh doanh cũng là yếu tố quan trọng thể hiện sự phức tạp này.
Phạm vi hoạt động là yếu tố quan trọng trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp, đặc biệt đối với những công ty có trụ sở chính tại một địa điểm nhưng có nhiều đơn vị trực thuộc trải dài trên cả nước Đối với những doanh nghiệp này, việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cần đảm bảo tính hợp lý, chất lượng kiểm toán, đồng thời tiết kiệm và hiệu quả Thông thường, các doanh nghiệp sẽ áp dụng mô hình kiểm toán phân tán, với đội ngũ kiểm toán viên được phân công theo khu vực để thực hiện công tác kiểm toán hiệu quả.
Tiêu chuẩn phân cấp quản lý là yếu tố quan trọng trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp Khi quyền quyết định được ủy quyền cho từng trung tâm, việc phân cấp chỉ hiệu quả khi mục tiêu, thủ tục và hệ thống hành chính rõ ràng, cùng với các biện pháp kiểm tra được thực hiện Điều này cũng dẫn đến các rủi ro và sai sót thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như hiểu sai mục tiêu, độ trung thực của thông tin và tuân thủ chính sách Do đó, doanh nghiệp có mô hình quản lý phân cấp cần có bộ phận kiểm toán nội bộ để đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định của tất cả các trung tâm.
Để quyết định có nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp hay không, cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như lĩnh vực hoạt động và năng lực của nhân viên Doanh nghiệp hoạt động đa ngành dễ gặp rủi ro sai sót thông tin tài chính, vì vậy cần kiểm toán nội bộ để hạn chế những sai sót này Đối với doanh nghiệp lớn với nhiều nhân viên, việc đảm bảo tất cả đều đạt yêu cầu về năng lực nghề nghiệp là thách thức, dẫn đến rủi ro từ trình độ yếu kém Bộ phận kiểm toán nội bộ không chỉ giúp phát hiện sai sót mà còn tổ chức đào tạo cho nhân viên về quy trình và tiêu chuẩn cần tuân thủ Quy mô và tính phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh là yếu tố quyết định trong việc thành lập bộ phận này, trong khi cơ cấu và tổ chức cụ thể lại phụ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và quan điểm của lãnh đạo.
Quan điểm tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ
Để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ, bộ phận kiểm toán nội bộ cần phải nằm dưới sự quản lý của cấp cao nhất trong doanh nghiệp Tuy nhiên, hiện nay có ít nhất ba quan điểm khác nhau khi xem xét vấn đề này.
Quan điểm cho rằng bộ phận kiểm toán nội bộ nên trực thuộc phòng kế toán dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng không còn phù hợp trong bối cảnh hiện nay Việc này làm giảm tính độc lập của bộ phận kiểm toán, dẫn đến kết quả không khách quan Hơn nữa, nếu kiểm toán nội bộ chỉ tập trung vào kiểm toán tài chính và kế toán quản trị, sẽ không đáp ứng được yêu cầu mở rộng nội dung kiểm toán hiện đại, đặc biệt là về hiệu năng và hiệu quả hoạt động Do đó, cần xem xét lại vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường.
Theo quan điểm thứ hai, bộ phận kiểm toán nội bộ tại các Tổng công ty có hội đồng quản trị nên trực thuộc Hội đồng quản trị và chịu sự chỉ đạo của Ban kiểm soát để đảm bảo tính độc lập và khách quan trong kết quả kiểm toán Tuy nhiên, việc Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát không tham gia trực tiếp vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh dẫn đến khó khăn cho bộ phận kiểm toán nội bộ trong việc thực hiện ý kiến tham vấn kịp thời nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Điều này cho thấy tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ theo cách này thiếu tính thực tiễn và không hiệu quả.
Quan điểm thứ ba cho rằng bộ phận kiểm toán nội bộ phải đặt trực thuộc
Kiểm toán nội bộ là bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, trực thuộc (Tổng) Giám đốc, giúp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và phát hiện kịp thời các sai sót Để đạt được mục tiêu, vai trò của kiểm toán nội bộ cần được đặt dưới sự lãnh đạo cao nhất, nhằm hạn chế và khắc phục những điểm yếu trong hoạt động Tuy nhiên, để đảm bảo tính độc lập, người đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ cần có quyền tự do báo cáo kết quả với Ban kiểm soát của Hội đồng quản trị.
Mô hình tổ chức
Tùy thuộc vào quy mô và độ phân tán địa lý của doanh nghiệp, các định chế tài chính sẽ quyết định mô hình kiểm toán nội bộ phù hợp Có ba mô hình cơ bản được áp dụng là mô hình tập trung, mô hình phân tán và mô hình kết hợp.
Mô hình tập trung trong tổ chức kiểm toán nội bộ là phương pháp mà doanh nghiệp thiết lập một phòng kiểm toán tại văn phòng chính, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động kiểm toán và báo cáo trực tiếp cho (Tổng) Giám đốc Ưu điểm của mô hình này là sự gọn nhẹ và tính tập trung cao, giúp tổ chức hoạt động kiểm toán chặt chẽ, đặc biệt hiệu quả cho doanh nghiệp lớn có các đơn vị trực thuộc gần nhau Tuy nhiên, mô hình không phù hợp với các doanh nghiệp có đơn vị phân bố xa, gây khó khăn cho kiểm toán viên trong việc di chuyển và theo dõi thực tế hoạt động Điều này có thể dẫn đến sai sót trong thông tin cung cấp từ các đơn vị và gia tăng chi phí cho việc đi lại, ăn ở của kiểm toán viên trong quá trình công tác.
Mô hình phân tán trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ được áp dụng để khắc phục những hạn chế của mô hình tập trung, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có đặc điểm phân tán về địa lý Theo mô hình này, các kiểm toán viên nội bộ sẽ phụ trách một hoặc một số đơn vị gần nhau, giúp tiết kiệm chi phí công tác và nâng cao chất lượng kiểm toán nhờ vào việc thường xuyên có mặt tại các đơn vị Điều này cho phép kiểm toán viên bám sát tình hình hoạt động, kịp thời phát hiện sai sót và đưa ra ý kiến tham vấn cho Giám đốc Tuy nhiên, mô hình phân tán cũng gặp phải những thách thức như khó khăn trong quản lý và điều hành nhóm kiểm toán viên, dẫn đến khả năng họ có thể mất phương hướng hoặc cảm thấy như nhân viên của đơn vị phụ trách Hơn nữa, việc kiểm toán viên thường xuyên có mặt tại đơn vị có thể gây ra cảm giác mất tự chủ, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị đó.
Mô hình kết hợp là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp lớn với nhiều đơn vị phân tán, kết hợp ưu điểm của mô hình tập trung và phân tán Trong mô hình này, bộ máy kiểm toán nội bộ được tổ chức tại văn phòng trung tâm và các đơn vị trực thuộc, đảm bảo tính hiệu quả cao Các kiểm toán viên không chỉ làm việc tại các đơn vị mà còn phải dành thời gian tại trung tâm, giúp duy trì sự khách quan trong hoạt động kiểm toán Việc hoán đổi vị trí giữa các kiểm toán viên cũng là một phương pháp hữu ích để nâng cao chất lượng công việc.
Cơ cấu bộ máy kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ có thể được tổ chức thành một phòng hoặc ban, với người đứng đầu là Kiểm toán trưởng nội bộ Cấu trúc tổ chức bao gồm Phó phòng, nhóm trưởng và kiểm toán viên nội bộ, với số lượng kiểm toán viên phụ thuộc vào quy mô và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh Đối với các tập đoàn sản xuất, cần có phòng kiểm toán nội bộ đủ năng lực để thực hiện kiểm toán tại các đơn vị thành viên Bộ phận này phải hoạt động độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc doanh nghiệp Nếu cần, Giám đốc có thể mời chuyên gia nội bộ hoặc thuê chuyên gia bên ngoài tham gia vào quá trình kiểm toán.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toán nội bộ (KTNB) là hoạt động độc lập trong đơn vị, nhằm kiểm tra và đánh giá theo quyết định của lãnh đạo cao nhất Mục tiêu của KTNB là làm lành mạnh hoạt động tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý Để KTNB hoạt động hiệu quả, cần có những điều kiện nhất định tạo tiền đề cho quá trình hoạt động và đảm bảo sự thành công của tổ chức.
Nghị định 59 của Chính phủ ngày 03/10/1996 là văn bản pháp lý quan trọng đầu tiên quy định rằng báo cáo tài chính hàng năm của doanh nghiệp phải được xác nhận bởi kiểm toán độc lập hoặc kiểm toán nội bộ (KTNB) Nghị định này không chỉ xác định vai trò của KTNB trong doanh nghiệp mà còn tạo cơ sở pháp lý cho loại hình kiểm toán mới này Dựa trên Nghị định 59, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT vào ngày 28/12/1997, quy định chi tiết về Quy chế KTNB, trong đó Điều 3 nêu rõ các quy định cụ thể liên quan đến hoạt động kiểm toán nội bộ.
DN cần thường xuyên thực hiện kiểm toán nội bộ (KTNB) Theo quyết định này, các Tổng công ty nhà nước sẽ tổ chức thực hiện KTNB cho cả Tổng công ty và từng công ty thành viên Hai văn bản pháp lý đầu tiên này đánh dấu sự ra đời của KTNB trong hệ thống quản lý.
DN là cơ sở pháp lý cho việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ, bao gồm cấu trúc tổ chức, mối quan hệ với các bộ phận chức năng, cũng như nhiệm vụ và quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ.
Ngày 16/04/1998, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 52/1998/TT-BTC hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ (KTNB) trong các doanh nghiệp nhà nước (DNNN), yêu cầu các DNNN phải thành lập bộ phận KTNB Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều vấn đề đã phát sinh, dẫn đến việc các doanh nghiệp không thực hiện triệt để Thông tư này Để khắc phục những điểm chưa phù hợp, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 171/1998/TT-BTC ngày 22/08/1998, thay thế Thông tư 52, nhằm hướng dẫn thực hiện KTNB tại DNNN Thông tư này, cùng với Quyết định 832, đã tạo cơ sở quan trọng cho việc thành lập KTNB trong các tổng công ty nhà nước và tổ chức công tác kiểm toán liên quan.
Hiện nay, Chính phủ Việt Nam đã ban hành một số Nghị định liên quan đến kiểm toán và kiểm toán nội bộ (KTNB), và Bộ Tài chính cũng đã phát hành các Quyết định, Thông tư hướng dẫn tổ chức KTNB Những văn bản này không chỉ thể hiện vai trò quan trọng của KTNB trong hệ thống kiểm tra và kiểm soát quản lý mà còn cung cấp hướng dẫn về nghiệp vụ và tổ chức bộ máy thực hiện Mặc dù đây là lĩnh vực kiểm toán còn mới ở Việt Nam, nhưng nếu không được thực hiện đúng cách, các văn bản này có thể gây cản trở cho sự phát triển của KTNB và ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc thực hiện kiểm tra kiểm soát nội bộ.
2.2 Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam
Lịch sử phát triển của kiểm tra tài chính và kiểm toán nội bộ (KTNB) tại Việt Nam cho thấy, mặc dù kiểm tra kiểm soát đã tồn tại từ lâu, nhưng chủ yếu là hoạt động tự kiểm tra Kiểm toán lần đầu tiên được tổ chức vào năm 1991, nhưng cơ sở pháp lý đầu tiên cho KTNB chỉ được ban hành vào năm 1997 KTNB chủ yếu được hình thành tại các tổng công ty nhà nước, chiếm khoảng 99%, theo Quyết định 90/TTg và Quyết định 91/TTg, cũng như trong các tập đoàn kinh tế Với sự phát triển đa lĩnh vực, hầu hết các doanh nghiệp có mô hình tổng công ty hoặc tập đoàn kinh tế đều có tổ chức KTNB.
Trong quan hệ với các bộ phận chức năng khác của TCT, bộ phận
KTNB được tổ chức theo mô hình tập trung với các mô hình cụ thể:
Bộ phận Kiểm toán nội bộ (KTNB) được tổ chức như một phòng ban chức năng độc lập dưới sự quản lý của Tổng giám đốc Trong mô hình này, KTNB thực hiện kiểm toán cho các đơn vị trong Tập đoàn (TCT), và kết quả sẽ được báo cáo trực tiếp cho Tổng giám đốc cũng như giám đốc của đơn vị được kiểm toán Mô hình tổ chức này được minh họa qua Sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1 Tổ chức phòng KTNB trực thuộc tổng giám đốc
Bộ phận Kiểm toán nội bộ (KTNB) được tổ chức thành một tổ kiểm toán, nằm trong Ban kiểm soát hoặc phòng kế toán của TCT, thực hiện kiểm toán theo quyết định của Tổng giám đốc Cơ cấu của bộ phận KTNB khá rõ ràng, với trưởng bộ phận thường là Phó ban Kiểm soát hoặc Phó trưởng phòng Kế toán Nhân viên trong bộ phận KTNB chủ yếu được điều động từ bộ phận kế toán, mặc dù được bố trí trong một phòng chức năng, nhưng vẫn tuân thủ mô hình quy định tại Nghị định 39/CP của Chính phủ.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT PHÒNG KTNB
Các đơn vị thành viên hạch toán độc lập
Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc
Trong nội bộ, tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ (KTNB) được xây dựng theo hai mô hình cơ bản, tuân thủ các nguyên tắc chung về tổ chức kiểm toán Các mô hình này không chỉ đáp ứng yêu cầu chung mà còn thể hiện những đặc trưng riêng biệt của từng tổ chức.
Mô hình bộ phận kiểm toán nội bộ (KTNB) tập trung tại Tổng công ty (TCT) là lựa chọn phổ biến trong nhiều TCT hiện nay Sơ đồ 2.2 minh họa rõ ràng cách thức tổ chức của mô hình này.
Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức trong bộ phận KTNB ở một số TCT Việt Nam
Mô hình bộ phận kiểm toán nội bộ (KTNB) phân tán yêu cầu văn phòng KTNB của tổng công ty (TCT) tổng hợp và xử lý kết quả kiểm toán cuối cùng từ các kiểm toán viên (KTV) nội bộ tại các đơn vị thành viên Mặc dù mô hình này đòi hỏi số lượng KTV và chi phí kiểm toán lớn, nhiều TCT vẫn chưa áp dụng do những khó khăn trong việc tuyển chọn và bố trí KTV Một số TCT chọn tổ chức theo mô hình này nhưng vẫn kết hợp với mô hình KTNB có nhân viên tại văn phòng TCT.
Nếu bộ phận Kiểm toán nội bộ (KTNB) được tổ chức dưới hình thức một tổ KTNB trực thuộc ban kiểm soát hoặc thuộc phòng tài chính, kế toán, thì việc này sẽ đảm bảo sự độc lập và khách quan trong quá trình kiểm tra và đánh giá hoạt động tài chính của tổ chức Mô hình này cũng giúp tăng cường khả năng giám sát và quản lý rủi ro, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận KTNB.
TRƯỞNG PHÒNG KTNB CỦA TCT
PHÓ PHÒNG KTNB CỦA TCT PHÓ PHÒNG KTNB CỦA TCT
Tổ kiểm toán nội bộ (KTV nội bộ) do tổ trưởng được Hội đồng quản trị hoặc tổng giám đốc chỉ định, quản lý các KTV nội bộ có biên chế tại đơn vị Tổ trưởng có thể là phó phòng kế toán, trưởng ban kiểm soát hoặc phó ban kiểm soát, với vai trò chuyên trách hoặc bán chuyên trách Chức năng và quyền hạn của tổ KTV nội bộ thường được quy định trong quyết định thành lập của Tổng giám đốc hoặc trong quy chế tài chính của TCT Trong nhiều trường hợp, tổ kiểm toán hoạt động theo Quy chế KTV ban hành theo Quyết định 832/TC/QĐ-CĐKT, mà chưa có quy chế riêng biệt.
Sơ đồ 2.3 Tổ chức trong bộ phận KTNB thuộc phòng kế toán của TCT
Phó phòng kế toán phụ trách theo loại công việc
Phó phòng kế toán phụ trách theo loại công việc
Phó phòng kế toán phụ trách KTNB
Nhân viên kế toán tổng hợp theo dõi các phần hành khác nhau
KTV nội bộ được bổ nhiệm
NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ TỒN TẠI TRONG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY KIỂM TOÁN NỘI BỘ Ở VIỆT NAM
Ở VIỆT NAM 3.1 Những ưu điểm trong tổ chức và hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ ở Việt Nam
Sau hơn mười năm hình thành và phát triển, hoạt động kiểm toán nội bộ (KTNB) trong doanh nghiệp Việt Nam đã phát triển theo nhiều mô hình khác nhau, thể hiện sự cần thiết của loại hình kiểm tra và kiểm soát đặc biệt này Tổ chức bộ máy KTNB đã linh hoạt áp dụng các mô hình tổ chức trên thế giới, cho thấy sự phát triển nhanh chóng của KTNB, mặc dù khởi đầu muộn Mô hình tổ chức KTNB đa dạng tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của từng đơn vị, tạo điều kiện cho KTNB không chỉ đánh giá tính kinh tế, hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động, mà còn đề xuất các giải pháp cải thiện tình hình.
3.2 Những tồn tại trong tổ chức và hoạt động của bộ máy kiểm toán nội bộ ở Việt Nam
Bên cạnh những ưu điểm, tổ chức bộ máy KTNB đã bộc lộ một số tồn tại sau:
Thứ nhất: mặc dù có cơ sở pháp lý khá rõ ràng về việc tổ chức bộ phận
Trong các doanh nghiệp Việt Nam, tỷ lệ tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ (KTNB) còn thấp, do các văn bản pháp lý chưa quy định rõ ràng về vị trí và vai trò của bộ phận này trong tổng công ty (TCT) Kết quả là, các doanh nghiệp thuộc TCT có sự tổ chức bộ máy KTNB rất khác nhau; một số TCT đã thành lập bộ phận KTNB độc lập trực thuộc tổng giám đốc, trong khi những TCT khác lại có cách tổ chức khác.
KTNB lại được tổ chức thành một tổ hay một bộ phận (nhỏ) nằm trong ban kiểm soát hoặc phòng kế toán tài chính.
Ngoài mô hình tổ chức bộ phận Kiểm toán nội bộ (KTNB) trực thuộc tổng giám đốc, còn hai mô hình khác là KTNB trong ban kiểm soát và KTNB trong bộ phận kế toán Hai mô hình này đã đặt ra vấn đề về tính độc lập của bộ phận KTNB trong quá trình thực hiện kiểm toán.
Thực trạng tổ chức bộ máy KTNB còn những tồn tại trên là do những nguyên nhân cơ bản sau:
Một là: yếu tố lịch sử về hoạt động kiểm tra, kiểm soát nói chung để lại
Kiểm tra và kiểm soát, đặc biệt là kiểm toán, là những hoạt động chuyên nghiệp đòi hỏi kinh nghiệm và nhận thức cao So với lịch sử phát triển hàng trăm năm của kiểm toán ở các quốc gia như Hoa Kỳ, Anh, và Pháp, kinh nghiệm tổ chức kiểm toán tại Việt Nam vẫn còn hạn chế Do đó, việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ chưa hoàn toàn phù hợp với bản chất và chức năng của nó là điều dễ hiểu.
Hai là: hệ thống văn bản pháp lý về KTNB có nhiều điểm còn hạn chế.
Trong bối cảnh hoạt động kiểm toán, đặc biệt là kiểm toán nội bộ (KTNB) còn đang phát triển, các văn bản do Bộ Tài Chính ban hành cần nâng cao hiệu lực thực thi và định hướng phát triển cho loại hình kiểm toán này Tuy nhiên, các quy định hiện tại chủ yếu mang tính hành chính và quản lý vĩ mô, dẫn đến hiệu lực pháp lý chưa cao và tính thực tiễn còn hạn chế.
Ba là: mô hình tổ chức KTNB trong quan hệ với các bộ phận khác trong
TCT xây dựng chưa hợp lý dẫn tới những bất cập trong tổ chức, điều hành và thực hiện.
Vấn đề về vai trò của kiểm toán nội bộ (KTNB) được thể hiện qua hai mô hình: một là KTNB như một bộ phận trong ban kiểm soát, hai là KTNB nằm trong phòng Tài chính – kế toán Ban kiểm soát hỗ trợ hội đồng quản trị trong việc kiểm soát các hoạt động và hệ thống kiểm soát của TCT Tuy nhiên, việc KTNB nằm trong ban kiểm soát có thể ảnh hưởng đến tính độc lập của bộ phận này trong quá trình kiểm toán Trong khi đó, bộ phận kế toán không chỉ xử lý và cung cấp thông tin mà còn thực hiện kiểm tra kế toán, dẫn đến việc thông tin tài chính được cung cấp đã qua kiểm tra Do đó, việc KTNB nằm trong bộ phận kế toán, với người phụ trách là bán chuyên trách, có thể làm giảm tính độc lập và khách quan của kiểm toán.
3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam
Qua nghiên cứu về tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ (KTNB) trong doanh nghiệp (DN) Việt Nam, tôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của KTNB trong các DN này.
Một là: hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý về KTNB.
Hệ thống văn bản pháp lý về kiểm toán nội bộ (KTNB) cần được quy định rõ ràng, xác định vị trí tổ chức KTNB trong doanh nghiệp (DN) Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành cần nâng cao tính hiệu lực trong thực thi, thay vì chỉ đưa ra những quy định định hướng hay hành lang pháp lý chung Điều này có nghĩa là cần có hướng dẫn cụ thể cho việc tổ chức KTNB trong DN, khiến KTNB trở thành một yêu cầu bắt buộc, hoạt động theo khuôn mẫu thay vì mang tính tự nguyện dựa vào đặc điểm của từng DN.
Hai là: hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy KTNB.
Cần hoàn thiện các mô hình tổ chức kiểm toán nội bộ (KTNB) trong doanh nghiệp, nhằm tăng cường tính độc lập của bộ phận này Mô hình tổ chức KTNB có thể được cải tiến theo hướng trực thuộc lãnh đạo cao nhất, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính khách quan trong quá trình kiểm toán.
DN, đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của bộ phận KTNB.
