“Quy hoạch khu vui chơi thể thao, du lich văn hóa” mang tên “ SỨC SỐNG MỚI”

QUẢN TRỊ PHẠM VI Project scope management  Quản trị phạm vi dự án bao gồm quá trình xác định và kiểm soát các công việc thuộc về dự án và phải thực hiện để đảm bảo dự án kết thúc thành

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, theo đà phát triển của thế giới, cuộc sống của người dân ViệtNam nói chung và của Hà Nội nói riêng đang ngày càng được cải thiện vànâng cao hơn

Đạt được những thành quả như vậy, chúng ta đã phải bỏ ra nhiều thờigian hơn, nhiều công sức hơn và kèm theo là những mệt mỏi trong cơ thể,những suy nhược về tinh thần không thể tránh khỏi

Với mong muốn mang lại cho mọi người những phút giây thư giãn vàmột nơi để mọi người có thể giao lưu văn hóa xưa và nay, em đưa ra đề án:

“Quy hoạch khu vui chơi thể thao, du lich văn hóa” mang tên “ SỨC SỐNGMỚI”

Nghĩ ra ý tưởng về một dự án đã là khó nhưng quản lý dự án lại càngkhó hơn Với mong muốn được vận dụng những kiến thức đã học, tính năngđộng, táo bạo và sức sáng tạo của tuổi trẻ để xây dựng và quản lý dự án đầythách thức này một cách có hiệu quả nhằm đem đến một địa điểm thư giãntuyệt vời nhất

Trong phạm vi bài tiểu luận này em xin trình bày về phần: Quy hoạchnhà thi đấu đa năng và bể bơi

Đường Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội.

4 Các bên liên quan

- Ban quản lý dự án: Nhóm 6

- UBND TP Hà Nội

- Sở quy hoạch Thành phố

- Chủ đầu tư

- Ban quản lý.

5 Mục tiêu, mục đích và lợi ích của dự án

Mục tiêu:

_Mang lại sức khỏe và vẻ đẹp cho mọi người

_Tạo cơ hội việc làm cho hàng ngàn lao động trong khu vực

7 Nội dung chính của dự án

Mặt bằng khu “Sức sống mới” bao gồm:

_Khu thể thao ngoài trời: 4.000m2

_Khu du lịch văn hóa: 1.000m2

_Tòa nhà chính: 500m2

PHẦN 2: QUẢN TRỊ DỰ ÁN

I QUẢN TRỊ TÍCH HỢP (Project integration

management)MỤC TIÊU:

 Đảm bảo các thành phần của dự án được phối hợp chính xác và đầyđủ

-Các tài liệu phụ trợ chi tiết

-Chính sách có liên

quan -Các hành vi sửa chữa, điều hoà

2.Công cụ và kỹ thuật

-Kỹ năng quản lý nói chung

-Hệ thống thông tin quản trị dự án

-Kỹ năng và kiến thức

về sản phẩm -Hệ thống phân cấp công việc

-Thủ tục hành chính trong tổ chức

3 Đầu ra

-Các kết quả công việc -Các đề xuất thay đổi

Kiểm soát những thay đổi tổng thể

1 Đầu vào -Kế hoạch tổng thể dự

án -Các báo cáo hoạt động -Các đề xuất thay đổi

2.Công cụ và kỹ thuật

-Hệ thống kiểm soát thay đổi

-Đánh giá hoạt động -Lập kế hoạch bổ sung -Hệ thống thông tin quản trị dự án

3 Đầu ra

-Cập nhật kế hoạch tổng thể dự án -Các hành vi điều hoà sửa chữa

-Rút ra bài học

II QUẢN TRỊ PHẠM VI ( Project scope management )

 Quản trị phạm vi dự án bao gồm quá trình xác định và kiểm soát các công việc thuộc về dự án và phải thực hiện để đảm bảo dự án kết thúc thành công

- Độ chính xác,hiệu quả

- Không gianthoáng đãng, đạttiêu chuẩn

- Đáp ứng nhucầu của người cónhu cầu muốnthư giãn nhờ thểthao

b Phạm vi dự án:

 Sau khi hình thành ý tưởng, để dự án đạt kết quả tốt nhất, banquản lý dự án sẽ phải quyết định và chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề cóliên quan đến việc lo liệu thủ tục chuẩn bị về pháp lý, lập khái toán và tổ chứcquản lý thi công xây dựng, nâng cấp công trình và cuối cùng là kết hợp vớichủ đầu tư nghiệm thu công trình

 Công việc của ban quản lý dự án bắt đầu từ khi ký kết hợp đồngvới chủ đầu tư và sẽ kết thúc khi dự án được hoàn tất

 Tuy nhiên vẫn phải đưa ra được một tiến trình công việc của dự

án trong đó có những công việc thuộc phần việc của Nhóm quản lý dự án, cónhững công việc thuộc phần việc của các bên liên quan như các nhà thầu thiết

kế, thi công

CƠ CẤU PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN - PROJECT WBS

5 2.1 Tiếp nhận mặt bằng

6 2.2 Họp toàn bộ các bên liên quan

7 2.3 Khảo sát lại địa hình

8 2.4 Thống nhất ý tưởng thiết kế và nhiệm

vụ thiết kế

9 2.5 Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ

10 2.6 Tiến hành thực hiện các thủ tục pháp lý

Ban kỹ thuật, banthông tin, ban tư vấntrình lên ban điềuhành

13 3.1 Chuẩn bị mời thầu

thiết kế , ban tư vấn,ban thông tin và bantài chính chịu tráchnhiệm

21 5.1 Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế

22 5.2

Trình chủ đầu tư, giải ngân chi phí thiếtkế

CÔNG

Trưởng các ban tiếnhành họp tiểu ban,kiểm tra nhiệm vụcho từng thành viên,phải chịu trách nhiệmhoàn thành công việcđược giao

25 7.1 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thi công các

hạng mục công trình

26 7.2

Phát hành hồ sơ mời thầu và chấm thầu

27 7.3 Lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng Ban điều hành dự án

TRIỂN KHAI THI CÔNG XÂY

công trình là côngviệc của nhà thầu thicông

29 8.1 Thi công xây dựng sân chơi thể thao

ngoài trời

30 8.2 Thi công xây dựng khu cung cấp điện

nước

- Ban quản lý dự áncùng đội ngũ tư vấncủa mình phối hợpkiểm tra, giám sát cácnhà thầu thi côngthực hiện công việc

31 8.3 Kiểm tra và giám sát công việc của các

nhà thầu

32 8.4 Lập kế hoạch tài chính và giải ngân cho

các nhà thầu

33 8.5

Kiểm soát chất lượng và tiến độ công trình

thu công trình vàquyết toán với chủđầu tư

- Ban QLDA họptổng kết dự án

35 9.1 Tổng kết và kết thúc dự án

III QUẢN TRỊ THỜI GIAN DỰ ÁN (Project time

I H Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc J

K J Kết hợp chủ đầu tư nghiệm thu, thanh

L K Lắng nghe ý kiến và mức độ hài long

2 Ước tính thời gian thực hiện

BẢNG ƯỚC TÍNH THỜI GIAN

Thời gian thường gặp

Thời gian bi quan

Thời gian

Kết hợp chủ đầu tư nghiệm

thu, thanh toán theo hợp

Phương pháp sơ đồ Pert

L(2)

M(2) Đường găng:A-B-C-D-E-F-G-H-I-J-K-L-M

Thời gian đường găng: 342 ngày

1 1

1 2 1 3

IV.QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN (Project cost

management)

1.Phần mền quản lý chi phí

- SARA Financials 2007 - giải pháp tài chính kế toán hoàn thiện chocác doanh nghiệp, được xây dựng dựa trên những nghiệp vụ phátsinh trong thực tế kết hợp với những chuẩn mực kế toán mới nhất do

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành SARA Financials 2007 là phầnmềm kế toán chuyên nghiệp, trợ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thờigian, giảm thiểu chi phí, đẩy mạnh công tác hoạt động sản xuất kinhdoanh Đây là công cụ quản lý rất hiệu quả được rất nhiều đơn vị sửdụng

2.Bảng chi phí dự án: Nhà thi đấu đa năng và bể bơi

Trang thiết bị khu thi đấu đa năng

V.QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG (Project quality

management)

1 Quản trị chất lượng dự án

1.1 Lập kế hoạch chất lượng

1.2 Chính sách chất lượng

Chất lượng bản quy hoạch được đặt lên hàng đầu.

Đảm bảo bản quy hoạch được bàn giao đúng thời gian dự kiến

Để thực hiện và duy trì chính sách chất lượng, ban lãnh đạo của dự ánphải cam kết các điều kiện sau:

 Chỉ cung cấp sản phẩm theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thụât

 Duy trì quan hệ thường xuyên để kịp thời nắm bắt nhu cầu

 Thực hiện đào tạo, nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho mọi thànhviên

1.4 Tiêu chuẩn chất lượng

Phù hợp với đặc điểm của Hà Nội về:

 Điều kiện tự nhiên: địa hình, địa chất, địa chất thủy văn, đất đai, nguồnnước, môi trường, khí hậu, tài nguyên, cảnh quan

 Kinh tế: hiện trạng và tiềm năng phát triển

Ban điều hành phải thường xuyên nắm rõ tình hình chất lượng các bảnthiết kế thông qua báo cáo của ban thông tin.

Dự tính được các sai sót có thể xảy ra và đưa ra được các phương án khắcphục trong thời gian sớm nhất

3 Kiểm soát chất lượng

Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:1994, lập kế hoạch chấtlượng cụ thể cho thiết kế

VI.QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ( Project human management)

1 Sơ đồ tổ chức

Một phần không thể thiếu trong dự án đó là bộ phận nhân lực Để quản lý tốtnguồn nhân lực thì ta có sơ đồ tổ chức như sau

2 Tuyển dụng

Bước 1: Đăng tin tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại

chúng như: TV, báo, tạp chí, internet (trang web vietnamworks.co

Giám đốc

Phó giám đốc tài chính Phó Giám đốc

Ban môi trường

Ban tài chính

Ban thông tin

VII.QUẢN TRỊ THÔNG TIN DỰ ÁN (Project

communications management)

Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kếhoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ mộtcách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó Các thông tin này bao gồm cả cácbản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc

Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị củacác thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt độngtrong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cungcấp thông tin

1.Các yêu cầu về thông tin

 Yêu cầu:

- Thông tin phải được khai thác tối đa

- Thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ

- Thông tin phải được chắt lọc, lưu trữ và xử lý tốt

2 Tổng kết hoạt động:

Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác:quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí… Nếu hệ thống thông tinhoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợpvới tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc caohơn, ví dụ : thông tin các công việc đầy đủ sẽ xác định được hết các rủi ro cầntránh, thông tin cập nhật về giá cả nguyên liệu, vật liệu, chính xác nhất sẽ xácđịnh được tổng chi phí hợp lý, tiết kiệm nhất…

Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đếnhoạt động của toàn dự án.Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy

đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất

Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự áncần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khókiểm soát để không ảnh hưởng đến sản phẩm của dự án

Đầu vào:

 Tài liệu nhận xét, đánh giá về quá trình hoạt động kinh doanh

 Biên bản ghi nhận kết quả hoạt động kinh doanh

 Biên bản ghi nhận phát sinh ngoài dự kiến

 Báo giá nguyên liệu, vật liệu

Đầu ra

 Kết quả của dự án

Kết luận: xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể

thiếu trong mỗi dự án Và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thốngthông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả thì càng quan trọng hơn

VIII QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN ( Project risk

management)

Rủi ro là yếu tố không thể tránh khỏi trong mọi hoạt động kinh doanh, ảnhhưởng không nhỏ đến quá trình thực hiện một dự án Do vậy để dự án đượcthực hiện một cách suôn sẻ, nhà quản trị dự án cần phải nhận diện rủi ro vàmức độ ảnh hưởng để đưa ra các biện pháp đối phó thích hợp

Phương pháp kiểm soát rủi ro:

 Thông qua các cuộc họp có sự tham gia của nhiều thành phầnvới những chức năng và quan điểm khác nhau để hạn chế rủi

ro Với ưu thế số đông sẽ tính toán trước 1 cách tương đốinhững sai lệch trong dự án Đồng thời tích cực xác định cănnguyên của những rủi ro này

 Phân chia trách nhiệm xử lý rủi ro nghiêm trọng cho từng thànhviên

 Trong trường hợp rủi ro đã xảy ra, hậu quả kéo theo nhữngkhoản chi phí phát sinh khá lớn làm chậm trễ lịch trình hoặcphá hỏng kết quả sau cùng thì áp dụng những phương phápquản lý có khả năng thích ứng với hoàn cảnh như sau:

Chương trình quản lý rủi ro

Nhận diện phân loại rủi ro

ro

IX.QUẢN TRỊ ĐẤU THẦU DỰ ÁN (Project

procurement management)

1.Kế hoạch đấu thầu

Các bước trong quá trình đấu thầu được ban quản lý dự án tiến hành theođúng trình tự quy định của luật đấu thầu

Trình tự cụ thể như sau:

 Gói thầu số 5 : Nhà thi đấu đa năng và bể bơi

Giá gói thầu như sau: Gói thầu 5 16.981.885.000

Chỉ dẫn với nhà thầu:

 Địa điểm bán hồ sơ: trụ sở Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và thiết kếxây dựng Việt Nam tòa nhà CIC-CDC, 37 Lê Đại Hành, quận Hai BàTrưng TP Hà Nội

 Thời gian bán hồ sơ: 18/2/2010

 Thời gian mở thầu: 15 ngày sau khi bán hồ sơ mời thầu

 Giá hồ sơ mời thầu :1.000.000 đồng/ bộ

Hồ sơ mời thầu có hiệu lực 180 ngày kể từ ngày đóng thầu

Tổ chức đấu thầu

Đánh giá hồ sơ

dự thầu

Thẩm định và phê duyệt kết quả

Thông báo kết quả

 Đảm bảo dự thầu: 10% giá trị gói thầu

 Gói thầu 5 : 1.698.188.500

Sau khi lập xong, kế hoạch đấu thầu được trình cho chủ đầu tư phê duyệttrong vòng 10 ngày, sau đó chúng tôi tiến hành tổ chức đấu thầu

2 Thực hiện đấu thầu

2.1 Chuẩn bị đấu thầu

2.1.1 Lập hồ sơ mời thầu.

Theo quy định của luật đấu thầu, và đảm bảo tính hiệu quả của hoạt độngđấu thầu, cũng như của dự án, nội dung của hồ sơ bao gồm các điểm sau:

 Tên gói thầu :

Gói thầu 5

 Nguồn vốn : 37.503.085.000

 Đảm bảo dự thầu : 10% trị giá gói thầu

 Đơn xin tham dự đấu thầu: Theo mẫu có sẵn

 Yêu cầu về mặt kỹ thuật:

- Phía nhà thầu phải đáp ứng được các yêu cầu theo quy định chung

- Có đầy đủ máy móc thiết bị thực hiện công trình:

- Nhân sự: Có ít nhất 2 kỹ sư hơn 5 năm kinh nghiệm chịu trách nhiệmthực hiện

- Chúng tôi xem xét, chấm điểm yêu cầu kỹ thuật là 70%

- Nhà thầu phải chứng minh được kinh nghiệm và năng lực của mìnhtrong việc thực hiện những công trình lớn hơn hoặc tương đương kháctrước đó: từng thực hiện ít nhất 3 dự án có quy mô và mức độ tương đương

 Yêu cầu về mặt tài chính:

- Giá chào và biểu giá chi tiết phải phù hợp,đồng thời phải đảm bảo cáctiêu chuẩn chung về mặt kỹ thuật,chất lượng mà hồ sơ mời thầu đặt ra

- Có đủ năng lực tài chính để thực hiện xong toàn bộ gói thầu đúng tiếnđộ: Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm liên tiếp gần nhất đều dương

- Có phương án tài chính tối ưu, hiệu quả, thời gian hoàn vốn ngắn

- Phương thức thanh toán: chuyển khoản qua ngân hàng

- Đồng tiền dự thầu :VNĐ

 Tư cách hợp lệ của nhà thầu: Đảm bảo các điều kiện sau

 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,giấy chứng nhận đầu tưđược cấp quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập với cácnhà thầu không có đăng ký kinh doanh

 Về mặt kỹ thuật: Thang điểm 100

- Bao gồm các nội dung chính sau:

Kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu 20

Các giải pháp và phương pháp xử lý vớicác yêu cầu cụ thể của gói thầu

Phát hành hồ sơ mời thầu.

Tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu: Chúng tôi tiếp nhận hồ sơ và

quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ mật

2.3 Đánh giá hồ sơ dự thầu.

 Trước tiên cần điều chỉnh và làm rõ hồ sơ mời thầu:

 Nội dung làm rõ được thể hiện bằng văn bản và được bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu

 Việc thực hiện làm rõ được tiến hành với bên nhà thầu có hồ

sơ dự thầu cần làm rõ, tránh trường hợp để lộ thông tin

 Xếp hạng hồ sơ dự thầu theo giá đánh giá.Hồ sơ dự thầu có giáđánh giá thấp nhất được xếp thứ nhất

- Trình lên chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu theo giáđánh giá

- Sau đó tổ chuyên gia đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầuđược xếp thứ nhất

- Khi năng lực và và kinh nghiệm của nhà thầu xếp thứ nhất không đápứng yêu cầu thì tiếp tục đánh giá năng lực và kinh nghiệm của các nhà thầuđược xếp hạng tiếp theo

- Nếu cần thiết có thể báo cáo với chủ đầu tư cho phép thương thảo sơ

bộ về hợp đồng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thương thảo và hoàn thiệnhợp đồng sau khi có kết quả trúng thầu

 Nhà thầu được xem là trúng thầu khi đáp ứng được các yêu cầusau:

2.4 Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu.

- Sau khi chọn được nhà thầu thích hợp, bên mời thầu tiến hành lập báocáo về kết quả đấu thâu trình lên chủ đầu tư.Chủ đầu tư sẽ trình lên có quan

có thẩm quyền xem xét thẩm định

- Chủ đầu tư dựa trên báo cáo kết quả đấu thầu và báo cáo thẩm định,xem xét và phê duyệt kết quả đấu thầu Sau đó lập văn bản phê duyệt gồm cácnội dung:

 Tên nhà thầu trúng thầu

 Giá trúng thầu

 Hình thức hợp đồng

 Thời gian thực hiện hợp đồng

 Các nội dung lưu ý khác

2.5 Thông báo kết quả đấu thầu.

Ngay sau khi nhận được văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu, ban quản

lý dự án thông báo kết quả trên các báo về đấu thầu và các trang web liênquan

2.6 Thương thảo và ký kết hợp đồng.

- Ban quản lý dự án tiến hành đàm phán với nhà thầu

- Việc thương thảo hoàn thiện hợp đồng để ký kết với nhà thầu dựatrên cơ sở:

 Kết quả đấu thầu đã được duyệt

 Mẫu hợp đồng đã điền đầy đủ các thông tin cụ thể của gói thầu

 Các yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu