Giáo trình kỹ năng trình diễn MS powerpoint

Chắc hẳn ai cũng biết bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng của Microsoft là Microsoft Office. Bộ phần mềm này cung cấp các phần mềm liên quan tới công việc văn phòng thường ngày như soạn thảo văn bản, xử lý bảng biểu, thiết kế bài giảng, quản lý dữ liệu,.v.v. Từ năm 1998, MS Office đã trở thành một công cụ không thể thiếu và là duy nhất ở các văn phòng hiện đại

LỜI MỞ ĐẦU

Chương trình đào tạo "Tin học văn phòng chuyên nghiệp" được Công ty

Điện toán và truyền số liệu (VDC) xây dựng và phát triển theo các chuẩn quốc tế về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho các đối tượng người dùng (end user) Chương trình cung cấp kiến thức về các khái niệm của CNTT, các kỹ năng sử dụng máy tính cá nhân và các phần mềm ứng dụng chung ở mức từ cơ bản đến nâng cao Tài liệu học tập và giáo trình bằng tiếng Việt, luôn được cập nhật các công nghệ mới nhất, được cung cấp miễn phí cho học viên khi đăng ký học trên lớp hoặc đăng

ký thi học phần.

Chương trình "Tin học văn phòng chuyên nghiệp" gồm 7 học phần, mỗi

học phần cung cấp cho học viên một nội dung kiến thức cụ thể, độc lập Hệ thống thi sát hạch hoàn toàn độc lập với quá trình học trên lớp Khi đăng ký thi sát hạch, học viên được phát miễn phí tài liệu học tập, học viên có thể tự học và tham dự kỳ thi sát hạch mà không cần phải đến lớp học Học viên phải thực hiện một bài thi thực hành trên máy tính trong vòng 120 phút và một bài thi lý thuyết trực tuyến trên mạng trong 60 phút Điểm đạt yêu cầu là 70/100 điểm cho bài thi thực hành và 60/100 điểm cho bài thi lý thuyết Các học phần này gồm:

1- Các khái niệm cơ bản về CNTT

2- Sử dụng hệ điều hành và quản lý máy tính

3- Soạn thảo văn bản (MS Word)

4- Bảng tính điện tử (MS Excel)

5- Kỹ năng trình diễn (MS PowerPoint)

6- Cơ sở dữ liệu (MS Access)

7- Ứng dụng của mạng LAN và mạng Internet trong công việc

Chương trình “Tin học văn phòng chuyên nghiệp” đầu tiên được khai

giảng vào ngày 15/08/2005, có các lớp học sáng, chiều và tối, tuần học 3 buổi Các học viên sẽ được tư vấn đầy đủ về nội dung học, thời gian học, hình thức thi…Mọi chi tiết xin liên hệ:

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Toà nhà Fafilm, Tầng 4, số 19 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Tel: (04) 5 680 373 Fax: (04) 5 680 374 Email: itcvdc1@vnn.vn

http://www.itc.vdc.com.vn

Mục lục

L I M UỜ ỞĐẦ 5

Mục lục 6

Chương 1 9

LÀM QUEN V I POWERPOINTỚ 9

1.1 Cách khởi động PowerPoint 9

1.2 Tạo một trình diễn mới 10

1.3 Trình diễn Slide 13

1.4 Ghi tệp trình diễn lên đĩa 14

1.5 Mở tệp trình diễn đ∙ có trên đĩa 15

1.6 Thoát khỏi môi trờng làm việc 15

Bài tập chơng 1 17

Chơng 2 18

Xây dựng và định dạng các Slide 18

2.1 Xây dựng các Slide 18

2.1.1 Thêm một Slide 18

2.1.2 Di chuyển đến các Slide 19

2.1.3 Xoá một Slide 19

2.1.4 Thay đổi thứ tự các Slide 20

2.1.5 Tìm kiếm và thay thế nội dung trong các Slide 21

Hình 2.7 22

2.1.6 Các chế độ hiển thị Slide 22

Hình 2.8 24

2.1.6 Cửa sổ Sorter 24

2.2 Định dạng Slide 26

2.2.1 Định dạng phông (font) chữ 26

2.2.4 Thay đổi các dấu hoa thị của các mức trong Slide (Bullets and Numbering)

33

2.2.5 Định dạng vị trí đoạn và khoảng cách dòng 34

2.2.6 Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối 35

Bài tập chơng 2 38

Chơng 3 38

làm việc với các đối tợng đồ hoạ, bảng biểu, âm thanh trong slide 38

3.1 Vẽ các hình minh hoạ trên Slide 39

3.2 Chèn hình ảnh vào Slide 39

3.2.1 Chèn hình ảnh từ clipart 39

3.2.2 Chèn ảnh từ tệp 40

3.3 Chèn chữ nghệ thuật WordArt 41

3.4 Một số thao tác đối với các đối tợng đồ hoạ 43

3.5 Chèn bảng 47

3.6 Chèn đồ thị vào Slide 47

3.7 Chèn tệp âm thanh vào Slide 47

3.8 Chèn một đoạn phim vào Slide 49

Bài tập chơng 3 50

Chơng 4 51

Sử dụng các định dạng slide mẫu và thiết lập Slide master 51

4.1 Sử dụng các mẫu Slide định dạng sẵn (Template Slide) 51

4.2 Slide chủ (Slide Master) 52

bài tập chơng 4 56

chơng 5 57

trình diễn slide 57

5.1 Thiết lập hiệu ứng trình diễn 57

5.1.1 Hiệu ứng động cho các thành phần trong Slide 57

5.1.2 Hiệu ứng động chuyển đổi giữa các Slide 59

5.2 Tạo các nút điều khiển 60

5.3 Kỹ thuật trình diễn 62

5.3.1 Trình diễn đơn giản 62

5.3.2 Trình diễn tự động 65

5.3.3 Kỹ thuật trình diễn tuỳ chọn 67

5.4 In ấn Slide 68

5.4.1 Định dạng trang in 68

5.4.2 In ấn 69

Bài tập chơng 5 71

ôn tập 72

Một số thuật ngữ tiếng Anh 73

Chương 1 LÀM QUEN VỚI POWERPOINT

Microsoft PowerPoint là một phần mềm hấp dẫn giúp bạn dễ dàng tạo ra các bàitrình bày sinh động, các bản báo cáo hay thuyết minh thú vị

Làm việc trên PowerPoint là làm việc trên các tệp trình diễn (có phần mở rộng là

*.PPT) Mỗi tệp trình diễn bao gồm các bản trình diễn (Slides) đợc sắp theo một thứ

tự nhất định Các bản trình diễn này chứa nội dung thông tin bạn muốn trình bày Cóthể minh hoạ cấu trúc một tệp trình diễn theo các bản trình diễn (Slides) nh tronghình 1.1:

Hình 1.1

Qui trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn nh sau:

Bớc 1: Xác định rõ ràng các nội dung sẽ trình bày Từ đó sẽ định ra đợc cấu trúc

của tệp trình diễn là: Chọn nền của Slide theo mẫu nào cho phù hợp? Cần bao nhiêu Slide? Nội dung mỗi Slide là gì?

Bớc 2: Dùng PowerPoint để xây dựng nội dung các Slide đó

Bớc 3: Trình diễn Slide Khi đó nội dung từng Slide sẽ đợc phóng to lên toàn bộ

màn hình máy tính Nếu máy tính của bạn nối với một máy chiếu (MultimediaProjector chẳng hạn), nội dung các Slide trình chiếu sẽ đợc đa lên các màn hình lớn,nhiều ngời có thể quan sát một cách dễ dàng

Cách 2: Nháy đúp chuột lên biểu tợng của phần mềm PowerPoint

trên thanh công cụ, hoặc trên màn hình nền của Windows; Hộp thoại đầu tiên của PowerPoint xuất hiện, cho phép chọn hớng làm việc:

Hình 1.2

- Open an existing presentation: để mở một tệp trình diễn đã có trớc (chỉ dùng

cách này cho những lần sau, khi mà bạn đã có những tệp trình diễn trên máy)

- AutoContent wizard: giúp tạo một tệp trình diễn theo những mẫu cho trớc với

nội dung về một chủ đề nào đó

- Design Template: để bắt đầu tạo mới một tệp trình diễn sử dụng một mẫu định

dạng sẵn đã có trong th viện PowerPoint

- Blank Presentation: cho phép tạo mới một trình diễn.

1.2 Tạo một trình diễn mới

Bằng cách chọn mục của hộp thoại trong hình 1.2, hộpthoại New Slide sẽ xuất hiện, cho phép chọn mẫu bản trình diễn (Slide):

Hình 1.3

Danh sách Choose an AutoLayout: chứa các loại mẫu bố cục Slide mà bạn có

thể chọn Dùng chuột chọn một mẫu rồi nhấp OK để tiếp tục Màn hình làm việc

chính của PowerPoint xuất hiện:

Hình 1.4

Màn hình làm việc chính của PowerPoint (xem hình 1.4) thông thờng bao gồm 5thành phần:

- Bản trình diễn (Slide): Là nơi chế bản nội dung các bản trình diễn Mỗi tệp

trình diễn (Presentationfile) có thể bao gồm nhiều bản trình diễn (Slide) Tại mỗithời điểm, màn hình chỉ có thể hiển thị đợc một bản trình diễn để thiết kế Bạn cóthể

sử dụng các công cụ chế bản (nh sử dụng trong MS Word) để đa thông tin lên các

Slide này;

- Hệ thống mục chọn (menu): chứa các lệnh để gọi tới các chức năng của

PowerPoint trong khi làm việc Bạn phải dùng phím bấm chuột để mở các mục chọnnày, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn;

- Hệ thống thanh công cụ: bao gồm rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ

bao gồm các nút lệnh để phục vụ một nhóm công việc nào đó;

- Hộp ghi chú (note): giúp bạn lu những thông tin chú thích cho từng Slide Điều

này là cần thiết khi bạn khó có thể nhớ đợc những thông tin xung quanh Slide đó;

- Danh sách các Slide đã tạo đợc: cho phép định vị nhanh đến một Slide nào đó

Tiếp theo, thực hiện xây dựng nội dung cho Slide mới này:

Hãy gõ thông tin vào hai tiêu đề của Slide này Sở dĩ Slide trên chỉ có hai tiêu đề

là do việc bạn chọn mẫu Slide ở hộp thoại New Slide Tuy nhiên bạn cũng có thể

Muốn chuyển đến Slide tiếp theo trong khi trình diễn, bạn kích trái chuột hoặcnhấn phím Enter;

Muốn thoát khỏi màn hình trình diễn, để trở về màn hình thiết kế bấm phím ESC 1.4 Ghi tệp trình diễn lên đĩa

Để ghi tệp trình diễn đang làm việc lên đĩa, có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào thực đơn File  Save

hoặc

- Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ Standard

hoặc

- ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S

Sẽ có hai khả năng xảy ra:

Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện (Hình 1.5), cho phép ghi tài

liệu này bởi một tệp tin mới:

Hãy gõ tên tệp tin vào mục File name: rồi kích chuột vào nút Save để kết thúc

việc ghi tệp trình diễn

Nếu tài liệu của bạn đã đợc ghi vào một tệp rồi, khi ra lệnh ghi dữ liệu, tất cảnhững sự thay đổi trên tài liệu sẽ đợc ghi lại lên đĩa

1.5 Mở tệp trình diễn đã có trên đĩa

Để mở một tệp trình diễn đã có sẵn trên đĩa, bạn có thể làm theo một trong cáccách sau đây:

- Vào thực đơn File  Open

Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thờng xuyên trong khi làm việc,

để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính hoặc

1.6 Thoát khỏi môi trờng làm việc

Bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây để thoát khỏi môi trờng làmviệc PowerPoint:

- Vào thực đơn File  Exit

Bài tập chơng 1

1 Khởi động chơng trình PowerPoint

2 Tạo một bài trình bày đơn giản bao gồm 06 slide có nội dung dới đây

3 Lu bài trình bày trên vào th mục ổ cứng với tên btchuong1.ppt

• Khai thác với hiệu quả cao diện tích đất đai sẵn có

•

•

Yêu cầu của khách hàng

• Văn phòng tiện nghi, an toàn.

• Địa điểm thuận lợi.

• Hạ tầng kỹ thuật cao cấp, đờng truyền Internet siêu tốc, truyền dữ liệu hiệu quả và ổn định.

• Khu dịch vụ, phục vụ các nhu cầu hoạt động của văn phòng 4

Một số sản phâm mẫu

• Cho thuê văn phòng, xởng CNTT

• Cho thuê không gian hội nghị

• Cho thuê không gian triển lãm

• Tổ chức các sự kiện CNTT:

- Các khoá đào tạo công nghệ

cao.

- Hội thảo Videoconference 5

Kết quả nghiên cứu thị trờng

• Trong 5 năm qua, nhu cầu về văn

phòng và không gian làm việc có

hạ tầng cao cấp đã tăng 30%.

3

Chơng 2 Xây dựng và định dạng các Slide 2.1 Xây dựng các Slide

2.1.1 Thêm một Slide

Để thêm một Slide vào tệp trình diễn đang mở, bạn làm nh sau:

Bớc 1: Vào thực đơn Insert  hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl +

M Hộp thoại New Slide xuất hiện (Hình 2.1) cho phép bạn chọn mẫu bố cục Slide

: Bạn có thể chèn danh sách dạng Bullet

: Bạn có thể chèn một ảnh vào ô này

Bạn có thể chèn một sơ đồ tổ chức

: Bạn có thể chèn một bảng dữ liệu (Table) lên ô này

2.1.2 Di chuyển đến các Slide

Để di chuyển đến các Slide bạn có thể thực hiện theo 2 cách (xem hình 2.2):

Cách 1: Dùng con trỏ chuột, kích lên thứ tự Slide cần định vị đến ở danh sách các

Slide bên trái màn hình

Cách 2: Dùng con trỏ chuột di chuyển thanh cuộn dọc ở bên phải màn hình

Hình 2.2

2.1.3 Xoá một Slide

Để xoá một Slide ra khỏi tệp trình diễn, bạn làm nh sau (xem hình 2.3):

Bớc 1: Kích phải chuột lên tên Slide cần xoá ở danh sách các Slide bên trái màn

hình;

Bớc 2: Chọn lệnh Cut để xoá Slide này

Hình 2.3

2.1.4 Thay đổi thứ tự các Slide

Cách 1: Dùng cửa sổ Layout (Hình 2.4) Trong cửa sổ Layout của khung nhìn

Normal, kích chọn Slide muốn thay đổi thứ tự Kích chuột trái, kéo rê đến vị trímong muốn

Cách 2: Dùng khung nhìn Slide Sorter (Hình 2.5) (khung nhìn này hiển thị hình

ảnh thu nhỏ của toàn bộ các Slide) nh sau:

Hình 2.4

1 Kích nút này chuyển sang khung nhìn Slide Sorter

1 Kích phải chuột

Hình 2.5

2.1.5 Tìm kiếm và thay thế nội dung trong các Slide

Vì nội dung bài trình bày của bạn đợc thể hiện trong từng slide khác nhau nên khicần tìm một nội dung thông tin nào đó để sửa chữa hoặc thay thế sẽ rất mất thờigian Giống nh trong MS Word, PowerPoint cung cấp công cụ tìm kiếm và thay thếnội dung thông tin hiệu quả trong các Slide Cách thực hiện việc tìm kiếm nội dung

nh sau:

- Vào thực đơn Edit  Fined, hộp thoại Find xuất hiện (Hình 2.6)

Hình 2.6

- Trong mục Find what, nhập từ hoặc cụm từ cần tìm kiếm

- Kích chuột vào Find Next để thực hiện tìm kiếm Sau mỗi lần kích chuột vào

2 Kích chọn Slide, nhấn và giữ phím chuột trái, rồi kéo

Find Next, PowerPoint sẽ lần lợt nhảy đến đúng từ hoặc cụm từ bạn đã nhập vào có

trong các Slide Nếu trong bài trình diễn của bạn có 7 từ giống với từ bạn đã nhậpvào trong mục Find what, thì bạn phải kích chuột vào Find Next 6 lần

- Kích chuột vào Close để đóng hộp thoại Find

Cách thực hiện thay thế nội dung thông tin trong các Slide

- Vào thực đơn Edit  Replace, hộp thoại Replace xuất hiện

- Kích chuột vào nút Replace All để thay thế toàn bộ những từ “Kola Richter”

bằng từ “The Master” trong tất cả các Slide có trong bài trình diễn

- Kích chuột vào OK để chấp nhận thay thế.

- Kích chuột vào Close để đóng hộp thoại.

2.1.6 Các chế độ hiển thị Slide

Việc xây dựng hoàn chỉnh một bài trình diễn có rất nhiều giai đoạn khác Đểthuận tiện cho ngời sử dụng, PowerPoint cung cấp năm chế độ hiển thị khác nhau:Normal, Outline, Slide, Slide Sorter và Slide Show Bảng dới đây mô tả chi tiết mục

cụm từ muốn thay

thế 3b Hoặc kích chuột vàoReplace All để thay thế

tất cả những từ tìm thấy

3a Kích chuột vào Replace để thay thế từng

vị trí

Màn hình ở chế độ Normal bao gồm nội dungcác ý trong từng slide, mẫu slide đang chọn vàcác ghi chú cho slide đó nếu có Chế độ này th-ờng dùng nhất.

Màn hình ở chế độ Outline chỉ tập trung vàohiển thị các nội dung dàn ý của từng slide thay vìkiểu mẫu của slide Sử dụng chế độ này khi xâydựng nội dung cho bài trình diễn đợc liền mạch

và logic

Màn hình ở chế độ Slide chỉ hiển thị từngSlide một Sử dụng chế độ này để xem mẫuSlide

Màn hình ở chế độ này hiển thị tất cả cácSlide có trong bài trình diễn ở dạng thu nhỏ baogồm cả text và hình mẫu Sử dụng chế độ nàykhi muốn sắp xếp lại thứ tự các Slide và chèn cáchiệu ứng chuyển đổi giữa chúng

Màn hình ở chế độ này hiển thị toàn bộ nộidung và hình mẫu của từng Slide một Sử dụngchế độ này khi trình diễn các Slide và bạn khôngthể chỉnh sửa hay hiệu chỉnh nội dung và hìnhmẫu của Slide khi đang ở chế độ này

Để thực hiện chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị trên, bạn làm nh sau:

Cách 1: Vào thực đơn View, chọn chế độ cần hiển thị bằng cách kích chuột vào

chế độ hiển thị lựa chọn.

Cách 2: Kích chuột vào các nút chế độ hiển thị ở góc trái màn hình bên dới

(xem hình 2.8)

Hình 2.8 2.1.6 Cửa sổ Sorter

Cửa sổ Sorter giúp bạn đơn giản hơn nhiều trong việc quản lý các Slide trên tệp

trình diễn Để mở cửa sổ Sorter, bạn mở mục chọn View | (xem hình2.9)

Các nút hiển thị

Hình 2.9

Sử dụng cửa sổ này nh sau:

Kích phải chuột lên Slide cần làm việc, bạn có thể làm đợc những việc sau:

- Chọn Cut: Slide đó sẽ bị xoá ra khỏi tệp trình diễn;

- Chọn Copy: để sao chép Slide này;

- Chọn Paste: để dán Slide đã sao chép (copy) thành một Slide mới;

- Chọn Hiden Slide: sẽ ẩn Slide này PowerPoint sẽ không hiển thị nội dung Slide

Cách 1: Kích đúp chuột lên một Slide nào đó trên cửa sổ Shorter, Slide đó sẽ đợc

hiển thị trên cửa sổ thiết kế ban đầu (chế độ Normal)

Cách 2: Bạn kích chuột lên nút Normal view ở góc cuối bên trái màn hình

PowerPoint:

- Bớc 2: Sử dụng thanh công cụ Formating hoặc vào thực đơn Format  Font

Tuy nhiên với cách làm trên, bạn chỉ định dạng đợc phông chữ cho mỗi đoạntrong từng Slide Nếu muốn thay đổi toàn bộ phông chữ trong tất cả các Slide,PowerPoint cung cấp một công cụ khác cho phép bạn thực hiện điều hành Cách làm

nh sau:

- Cách 1: Thay đổi phông chữ cho toàn bộ Slide

+ Vào thực đơn Format  Replace Fonts Hộp thoại Replace Font xuất hiện

(Hình 2.10)

Hình 2.10

+ Trong mục Replace là phông chữ đang sử dụng, mặc định trong các Slide.

+ Trong mục With, bạn chọn phông chữ mới cần chuyển đổi.

+ Kích chuột vào nút Replace để thực hiện chuyển đổi.

+ Kích chuột vào nút Close để đóng hộp thoại.

- Cách 2: Thay đổi toàn bộ định dạng phông chữ sử dụng chức năng Slide

Master

+ Vào thực đơn View  Master  Slide Master Màn hình Slide Master xuất

hiện (Hình 2.11)

Hình 2.11

+ Định dạng từng mức văn bản bằng cách bôi đen và sử dụng công cụ Format

nh trên để định dạng

Ví dụ: Bạn muốn tiêu đề của Slide luôn có định dạng: phông chữ Time News

Romans, cỡ chữ là 48pt, chữ in đậm, màu đỏ, vị trí ở giữa Bạn cần thực hiện nh sau:+ Bôi đen tiêu đề Slide Master

Hình 2.12

+ Sử dụng thanh công cụ Formating để định dạng cho đoạn văn bản trên

Hình 2.13

+ Tơng tự, bạn có thể định dạng cho các mức còn lại của Slide

+ Sau khi hoàn thành định dạng cho các phần trên Slide Master, kích chuột vàonút Close Master View trên thanh công cụ Slide Master View.

Hình 2.14

diễn Có rất nhiều bộ màu có thể chọn, mặt khác cũng có thể thay đổi màu sắc chitiết đối với từng loại thông tin trên Slide một cách đồng bộ trên toàn bộ Slide hoặcchỉ cục bộ với Slide đang chọn

Để làm việc này, bạn hãy làm theo các bớc sau đây:

Bớc 1: Mở Slide cần thiết lập trên cửa sổ thiết kế, vào thực đơn Format  Slide Color Schemes Hộp thoại Color Scheme xuất hiện (xem hình 2.15):

Hình 2.15

Bớc 2: Thẻ Standard hiển thị danh sách các gam màu (Color schemes) mà bạn

có thể chọn cho các Slide bằng cách kích chuột lên gam màu muốn chọn

Mặt khác, thẻ Custom cho phép thiết lập lại màu sắc trên từng đối tợng của mỗi

gam màu Cách sử dụng thẻ này nh sau:

Hình 2.16

- Dùng chuột kích lên mục cần thay đổi màu từ danh sách Scheme colors (hình

2.16 đang chọn mục Shadows - màu bóng);

Bảng dới đây mô tả các mục cần thay đổi màu trong Scheme Color

Các mục thay đổi màu Mô tả

Background Thay đổi màu cho nền (background) của SlideText and lines Thay đổi màu cho các hộp text, các dấu hoa thị

đầu dòng (bullet), các đờng kẻ

Shadows Thay đổi màu cho các hiệu ứng bóng đổ của các

đối tợng hộp text hoặc đồ hoạ

Title text Thay đổi màu cho tiêu đề của các Slide

Fill Thay đổi màu nền của các hình vẽ (sharpe) trên

thanh công cụ DrawingAccent Thay đổi màu cho các đối tợng khác, nh biểu đồ Accent and hyperlink Thay đổi màu cho các đờng link trong Slide

Accent and follow

hyperlink chuột vào đờng link đó.Thay đổi màu cho các đờng link sau khi kích

- Kích chuột vào nút Change Color… hộp thoại chọn màu xuất hiện nh hình

2.17

Hình 2.17

- Mỗi lần chọn xong màu, có thể xem kết quả ở hộp kết quả bên phải, góc dới hộpthoại

Bớc 3: Kích nút Apply để thiết lập gam màu vừa chọn cho Slide đang kích hoạt.

Nút Apply to All để thiết lập gam màu này cho tất cả các Slide trên tệp trình diễn

đang mở Nút Preview để xem trớc kết quả đang thiết lập trên các Slide Nút Cancel để đóng hộp thoại và huỷ bỏ việc chọn gam màu mới.

Bạn có thể chọn màu a thích cho mục đang thiết lập (màu bóng) trên bảng màubằng cách nhấn chuột lên màu cần chọn Tiếp theo kích chuột vào OK để chấp nhận

màu vừa chọn

Luôn quan sát hộp này để nhìn trớc kết quả đã thiết lập

2.2.3 Thay đổi màu nền cho các Slide

- Vào thực đơn Format  Background Hộp thoại Background xuất hiện

(Hình 2.18)

Hình 2.18

Kích vào đây để lựa chọn màu nền cho slide

Kích vào đây nếu không muốn màu nền này

áp dụng cho các đối tợng đồ hoạ

- Kích vào mũi tên để lựa chọn màu nền, có 3 lựa chọn

Hình 2.19

+ Chọn màu nền có sẵn bằng cách kích chuột vào một màu nền có sẵn cần chọn.+ Tự chọn màu nền, kích chuột vào More Color, bảng màu Colors xuất hiện cho

phép tự chọn một màu nền bất kỳ (Hình 2.20)

hiệu ứng cho nền (background) của các Slide.

Hình 2.21

Dới đây là bảng mô tả các hiệu ứng trong Fill Effects

Gradient Màu nền thay đổi từ màu này sang màu khác

(Màu đuổi)Texture Màu nền có dạng nh các bề mặt

Pattern Màu nền là các hoa văn

Picture Màu nền là một tệp ảnh

2.2.4 Thay đổi các dấu hoa thị của các mức trong Slide (Bullets and Numbering)

Vì mục đích của các Slide là để trình bày nên nội dung trong các Slide thờng đợc

bố cục theo dàn ý với các mức khác nhau và có dấu hoa thị ở đầu mức Để cho sinh

động bài trình diễn, bạn có thể thay đổi các mẫu bullet theo các bớc sau:

Hình 2.22

Để chuyển đổi nhanh chóng giữa các mức trong Slide, bạn có thể sử dụng tổ hợpphím sau:

- Từ mức lớn, tạo mức nhỏ hơn: Alt + Shift +

- Quay trở lại mức lớn hơn từ mức nhỏ hơn: Alt + Shift +

2.2.5 Định dạng vị trí đoạn và khoảng cách dòng

- Để định dạng vị trí đoạn:

+ Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng

1 Bôi đen đoạn vănbản cần tạo Bullets 2 Vào thực đơn Format / Bullets

and Numbering

3 Kích chuột vàomột mẫu Bullets

Chọn mầu choBullet - Kích vào nút Picture để chọn bullet có

Align right: căn bên phải

Center: căn chính giữa

Justify: căn đều hai bên

- Để định dạng khoảng cách dòng:

+ Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng

+ Vào thực đơn Format  Line Spacing Hộp thoại Line Spacing xuất hiện,

dùng chuột để chọn các tham số dới đây:

Hình 2.23

Hình 2.24 là minh hoạ định nghĩa về các khái niệm khoảng cách giữa các dòng(line spacing), khoảng cách với đoạn trên (Before paragraph), khoảng cách với đoạndới (After paragraph)

2.2.6 Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối

Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho Slide, vào thực đơn View  Header and Footer, hộp thoại Header and Footer xuất hiện giúp bạn xây dựng tiêu đề đầu, tiêu

đề cuối cho các Slides (Hình 2.25)

Chọn đơn vị đo

là lines hoặc points

ngày giờ trên máy tính; nếu chọn Fixed- bạn phải nhập vào một giá trị ngày giờ cố

định Giá trị này sẽ không tự động đợc thay đổi theo ngày tháng

- Nếu chọn mục , máy sẽ tự động điền số thứ tự Slide lên tiêu đề cuối;

- Nếu chọn mục , bạn có thể gõ vào dòng văn bản hiển thị ở giữa tiêu

đề cuối Slide;

- Kích chuột vào nút Apply, các thiết lập này sẽ chỉ áp dụng cho Slide hiện tại

(Slide đang chọn);

- Nếu kích chuột vào nút Apply All, thiết lập này sẽ đợc áp dụng cho tất cả các

Slides của tệp trình diễn này

Vị trí của 3 giá trị: Date/Time; Slide number và Footer trên tiêu đề cuối trang

nh sau (bạn xem ở ô Preview):

Thẻ Notes and Handouts trong hình 2.26 cho phép thiết lập một số các thông tin

lên tiêu đề đầu và tiêu đề cuối trang in (thông tin này chỉ hiển thị khi bạn in ra máyin):

Hình 2.26

- Thông tin ngày, giờ (Date and Time): sử dụng tơng tự nh ở thẻ Slide;

- Header: nơi bạn có thể nhập dòng văn bản cho tiêu đề đầu trang (page);

- Nếu chọn , cho phép chèn số thứ tự trang lên tiêu đề cuối trang in;

- Footer: nơi bạn có thể nhập vào nội dung tiêu đề cuối trang in;

- Kích chuột vào nút Apply, các thiết lập này sẽ chỉ áp dụng cho trang in hiện tại

(trang chứa Slide đang chọn);

- Nếu chọn Apply All, thiết lập này sẽ đợc áp dụng cho tất cả các trang in của tệp

trình diễn

Bài tập chơng 2

1 Mở tệp btchuong1.ppt đã làm trong chơng 1

2 Dùng lệnh Format  Replace Fonts thay toàn bộ các kiểu chữ có trong bàitrình bày sang kiểu chữ Times New Roman

3 Tạo màu nền cho các Slide

4 Thay đổi các dấu hoa thị đầu dòng khác cho sinh động

5 Chèn header và footer vào cuối mỗi Slide, bao gồm các thông tin: số trang,ngày tháng, tên ngời viết slide

6 Lu tệp vừa chỉnh sửa với tên btchuong2.ppt

Chơng 3 làm việc với các đối tợng đồ hoạ, bảng biểu, âm

thanh trong slide

ảnh, bảng biểu, âm thanh phù hợp và có mỹ thuật cũng là một thành phần quantrọng đóng góp vào sự thành công của bài trình diễn Chơng này sẽ hớng dẫn bạncác công cụ để làm việc với đối tợng đồ hoạ trong PowerPoint.

3.1 Vẽ các hình minh hoạ trên Slide

Giống nh MS Word, PowerPoint cũng cung cấp một công cụ cho phép vẽ vàtrang trí những hình khối đơn giản, đó là thanh công cụ Drawing

Nếu cha xuất hiện thanh công cụ Drawing trên màn hình, hãy vào thực đơn View

Hoặc chọn Clipart theo chủ đề đã liệt

kê

Chọn Clipart vàkích chuột vào Insert

+ Chỉ ra th mục chứa tệp ảnh cần chèn và kích chọn tệp ảnh cần chèn, nh tronghình 3.4.

Để chốn một dũng chữ nghệ thuật (WordArt) bạn làm như sau:

Bước 1: Kớch chuột vào nỳt Insert WordArt trờn thanh cụng cụ Drawing,

Kích chuột vào mũi tên để chỉ ra đ ờng dẫn th mục chứa file ảnh cần chèn

Kích đúp vào tên file cần chèn