Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Nợ Phải Thu Công Ty Dược Phẩm Trung Ướng 2.Doc

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW2 LỜI MỞ ĐẦU Công ty dược phẩm TW2 (CODUPHA) là 1 công ty Nhà nước có quy mô hoạt động rộng lớn, thị trường tiêu thụ trải dài từ Bắc chí Nam và có[.]

LỜI MỞ ĐẦU

Công ty dược phẩm TW2 (CODUPHA) là 1 công ty Nhà nước có quy mô hoạtđộng rộng lớn, thị trường tiêu thụ trải dài từ Bắc chí Nam và có tầm ảnh hưởng lớn đến thịtrường thuốc Việt Nam Vì thế, công ty có lượng khách hàng rất lớn và đa dạng Mặt khác,trong thời buổi hôm nay thì người bán hàng có lợi thế hơn không phải là người chào mónhàng rẻ hơn, mà là người đưa ra được những đề nghị về điều kiện cho nợ hấp dẫn hơn VàCODUPHA cũng không nằm ngoài quy luật của thị trường, cho nên khoản nợ phải thuchiếm một phần lớn trong tài sản của công ty Do đó, vấn đề theo dõi khoản nợ phải thucủa công ty là một vấn đề quan trọng, cần phải được quan tâm hàng đầu

Kế toán nợ phải thu là một trong những kế toán rất hay, nó không chỉ phục vụ chocông tác báo cáo tài chính mà còn phục vụ rất hữu hiệu trong công tác quản trị Kế toán nợphải thu không chỉ xác định ai nợ mình, họ nợ bao nhiêu, thời gian thanh toán bao lâu, khảnăng chi trả của họ như thế nào, quá trình thanh toán của họ ra sao… mà còn đòi hỏi người

kế toán phải có nghệ thuật trong thu hồi và xử lý các khoản nợ Điều này giúp cho quátrình luân chuyển vốn của công ty nhanh chóng được cải thiện

Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu là 1 trong những yếu tố kìm hãm hay thúcđẩy sự phát triển của công ty nói riêng và nền kinh tế nói chung Nhận thức được tầm quantrọng đó, em chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu” tại công ty dược phẩmTW2 nhằm tìm ra các giải pháp thích hợp để giúp công ty nâng cao chất lượng kiểm soát

và theo dõi khoản nợ phải thu

Đề tài được thực hiện dựa trên nền tảng kiến thức đã học và tình hình thực tế tạiđơn vị thực tập

Do một số nguyên nhân khách quan và khoản phải thu tại công ty chỉ chủ yếu vềphải thu của khách hàng và của đơn vị trực thuộc, nên đề tại sẽ tập trung chủ yếu vào 2 vấn

đề này

Đề tài gồm 4 chương:

- Chương 1: Giới thiệu khái quát về công ty dược phẩm TW2 (CODUPHA)

- Chương 2: Cơ sở lý luận kế toán quá trình theo dõi và thanh toán nợ phải thu

- Chương 3: Nội dung thực tế kế toán nợ phải thu tại đơn vị

- Chương 4: Nhận xét và kiến nghị

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT

VỀ CÔNG TY DƯỢC PHẨM TW2:

1.1 Lịch sử phát triển:

Công ty dược phẩm TW2 được thành lập ngay sau ngày thống nhất đất nước(30/4/1975), với tên gọi lúc đó là Tổng kho dược phẩm, có các chức năng và nhiệm vụphân phối thuốc thành phẩm, nguyên liệu, hóa chất và thiết bị y tế cho hệ thống phòng vàchữa bệnh khu vực miền Nam (từ Đà Nẵng trở vào)

Năm 1976, Tổng kho Dược phẩm được tách thành hai công ty:

- Công ty thiết bị y tế và hóa chất xét nghiệm cấp 1, có chức năng chính: phân phốithiết bị và dụng cụ y tế, hóa chất xét nghiệm cho khu vực miền Nam

- Công ty Dược phẩm cấp 1 có tên giao dịch là CODUPHA (viết tắt từ tiếng Pháp:

“La Compagnie Du Pharmaceutique”) là một trong hai công ty dược phẩm nhànước có chức năng phân phối phối thuốc thành phẩm, nguyên liệu, hóa chất, thiết

bị y tế cho khu vực miền Nam

Năm 1985, công ty Dược phẩm cấp 1 đổi tên thành Công ty Dược phẩm Trung ương

2 và vẫn giữ tên giao dịch là CODUPHA Trụ sở đặt tại 334 (số cũ 136) Tô Hiến Thành,Phường 14, Quận 10, TpHCM

Năm 1993, căn cứ Nghị định số 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng và Quyết định

số 409/BYT-QĐ của Bộ Y tế, Công ty Dược phẩm TW2 là thành viên của Tổng Công tyDược Việt Nam (Vinapharm), dưới sự giám sát trực tiếp từ Bộ Y tế CODUPHA được cấpgiấy phép nhập khẩu số 1.19.1.012 GP ngày 05/11/1993

Năm 1994, Codupha mở chi nhánh và thành lập kho tại Hà Nội Qua hơn 10 năm phát

triển chi nhánh Codupha Hà Nội đã cung ứng sản phẩm tới hầu hết các tỉnh thành miềnBắc.

Cần Thơ đã phát triển đội ngũ tiếp thị bán hàng và phân phối sản phẩm cho tất cả các tỉnhthành khu vực đồng bằng sông Cửu Long

Tháng 11/2007, Codupha mở chi nhánh và thành lập kho tại Đăk Lăk, đáp ứng việc

phân phối sản phẩm cho các nhà thuốc và hệ thống bệnh viện khu vực Tây Nguyên vàmiền Trung

Tháng 3/2008, Codupha mở chi nhánh và thành lập kho tại Vinh, đáp ứng việc phân

phối sản phẩm cho các nhà thuốc và hệ thống bệnh viện khu vực Bắc Trung Bộ

Codupha cũng đạt các tiêu chuẩn chất lượng về GSP (Good Storage Practice) năm

2005 và GDP (Good Distribution Practice) năm 2007

1.2 Cơ sở hạ tầng kỹ thuật:

Công ty Dược phẩm TW2 đặt trụ sở tại TpHCMvới hệ thống cơ sở hạ tầng lý tưởng,một địa điểm thuận tiện cho tiếp nhận và phân phối

- Hệ thống kho thuốc bao gồm: 18.000 m2 kho thuốc đạt tiêu chuẩn GSP (GoodStorage Practice – Thực hành bảo quản tốt) trong đó có hệ thống kho lạnh 2-8 oC, kho mát8-15 oC, kho nhiệt độ 20-25 oC, kho bảo quản đặc biệt (hàng cháy nổ) với tổng dung lượngtrên 2000 pallet.

- 2000 m2 văn phòng làm việc và các gian hàng tiếp thị, bán buôn, dự kiến sẽ pháttriển Trung tâm thương mại dược phẩm quy mô lớn

- Hệ thống bãi kiên cố chứa container và đường bê-tông, xe nâng thuận tiện cho tiếpnhận, vận chuyển và giao hàng

- Hệ thống xe vận chuyển và giao hàng (có cả xe bảo quản lạnh) đáp ứng nhanhchóng và linh hoạt các yêu cầu phân phối

- Hệ thống mạng quản lý thông tin chuẩn quốc tế iScala

1.3 Cơ cấu tổ chức:

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức:

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG VĂN THƯ PHÒNG IT

PHÒNG KHO VẬN PHÒNG KẾ TOÁN

TÀI CHÍNH PHÒNG TIẾP THỊ

BÁN HÀNG PHÒNG KINH

DOANH

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:

1.3.2.1 Giám đốc:

Giám đốc công ty do Bộ Y tế bổ nhiệm, là người điều hành trực tiếp mọi hoạt độngkinh doanh theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt độngkinh doanh trước Bộ Y tế, Tổng công ty dược phẩm Việt Nam về điều hành quản lý kinhdoanh đúng pháp luật, đúng quy chế ngành dược Đồng thời giám đốc có trách nhiệm bảotoàn và phát triển vốn, tạo đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong công ty,bao gồm:

- Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ: quản lý vốn, nguồn vốn, quỹ tiền mặt, lợinhuận nộp ngân sách…

- Chỉ đạo phương thức kinh doanh của công ty

- Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, đầu tư, liên doanh, ủy thác xuất nhập khẩuvới các đơn vị kinh tế trong và ngoài nước

- Quyết định tổ chức bộ máy trong công ty, tinh giảm có hiệu quả

1.3.2.2 Phó giám đốc:

doanh, chịu trách nhiệm cá nhân trước công ty, Tổng công ty và Bộ Y tế về phần việc màgiám đốc ủy quyền.

1.3.2.3 Phòng kinh doanh:

Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc về côngtác kinh doanh, thu thập và phân tích các thông tin nhằm xác định chiến lược giá hợp lý,xây dựng kênh phân phối hiệu quả, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinhdoanh, giúp lãnh đạo công ty có đầy đủ những thông tin cần thiết nhằm hoạch định nhữngchiến lược kinh doanh của đơn vị

1.3.2.4 Phòng Kế toán – Tài chính:

Quản lý hạch toán kinh doanh theo đúng chế độ tài chính kế toán, thực hiện đầy đủ,đúng các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, đảm bảo chế độ báo cáo thống kê, cung cấpthông tin kịp thời về kết quả hoạt động kinh doanh cho cấp trên

Phòng Kế toán – tài chính sử dụng hệ thống kế toán máy thay cho hệ thống kế toánthủ công, mỗi người làm từng phần riêng biệt theo chức năng, nhiệm vụ của mình và có 1password riêng theo công việc

1.3.2.5 Phòng tiếp thị bán hàng:

Phòng có chức năng lập kế hoạch các chương trình xúc tiến việc bán hàng, nhậnđơn đặt hàng, xử lý và ra quyết định bán hàng Đồng thời kết hợp chặt chẽ với phòng kinhdoanh và các phòng ban khác trong công ty nhằm hoàn thiện chính sách bán hàng, đảm bảođem lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp

1.4.1 Hình thức tổ chức: công ty tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán Các chi

nhánh được tổ chức như một đơn vị độc lập, có bộ máy kế toán riêng, định kỳ gửibáo cáo tài chính về công ty để lập báo cáo hợp nhất Còn các cửa hàng phụ thuộcchỉ hạch toán báo sổ định kỳ

1.4.2 Kì kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

1.4.3 Sơ đồ tổ chức:

TRƯỞNG PHÒNG

KẾ TOÁN TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

KẾ TOÁN PHẢI TRẢ

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN TIỀN MẶT

KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG THỦ QUỸ

KẾ TOÁN HÀNG HÓA

KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

- Phó phòng Kế toán – Tài chính: chịu sự giám sát trực tiếp của Trưởng phòng, giúpTrưởng phòng điều hành hoạt động của phòng khi Trưởng phòng vắng mặt

- Kế toán trưởng: Chịu sự giám sát của Trưởng phòng, phó phòng, chịu trách nhiệmđảm bảo mọi mặt về khía cạnh chuyên môn, giúp đỡ, hỗ trợ các nhân viên trongphòng thực hiện tốt công việc

- Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, đối chiếu toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh và cungcấp thông tin về tình hình hoạt động của doanh nghiệp Đảm bảo việc kiểm trachính xác và hợp lý của các số liệu kế toán nhằm đảm bảo cho việc lập các báocáo tài chính cuối kỳ và báo cáo nội bộ. Chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với kếtoán trưởng

có phát hiện chênh lệch, sai sót phải tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời Đảmbảo việc kiểm tra chính xác và hợp lý của các số liệu kế toán nhằm đảm bảo choviệc lập các báo cáo tài chính cuối kỳ và báo cáo nội bộ. Chịu trách nhiệm báocáo trực tiếp với kế toán trưởng.

- Kế toán nợ phải trả: có nhiệm vụ căn cứ vào các chứng từ liên quan theo dõikhoản nợ phải trả, theo dõi thanh toán, bù trừ và đối chiếu công nợ với kháchhàng, nhà cung cấp Chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng Đảmbảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán tiền nhằm cung cấp thông tin kịpthời cho việc lập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác.

- Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm xem xét các chứng từ liên quan, nhập liệu và inphiếu thu, phiếu chi, theo dõi quá trình nhập, xuất, tồn tiền mặt Chịu trách nhiệmbáo cáo trực tiếp với kế toán trưởng Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu

kế toán tiền nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính cuối

kỳ và các báo cáo nội bộ khác.

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm xem xét các chứng từ liên quan,nhập liệu, in ủy nhiệm chi, giấy đề nghị phát hành thư bảo lãnh, nhận sổ phụ, hạchtoán và theo dõi tiền gửi ngân hàng Ngoài ra, kế toán tiền gửi ngân hàng còn cónhiệm vụ theo dõi các khoản tiền vay ngân hàng, giải ngân, thanh toán, thực hiệccác thủ tục chuyển tiền để thanh toán cho khách hàng, nhà cung cấp Chịu tráchnhiệm báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của

số liệu kế toán tiền nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tàichính cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác

- Kế toán hàng hóa: chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm tra đối chiếu các chứng từliên quan đến việc nhập hàng về kho và việc xuất hàng ra bán Kiểm tra, đối chiếu

số liệu về lượng hàng tồn kho với thủ kho

- Kế toán kho: cung cấp thông tin về lượng hàng tồn kho của mỗi kho, tình hình vàchất lượng hàng hóa, đảm bảo việc xuất hàng hóa đúng quy định Luân chuyểnhàng hóa 1 cách hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng hàng hóa (vì hàng hóa chủ yếucủa công ty là dược phẩm, nên có thời hạn sử dụng) Tình hình sử dụng kho vàtheo dõi các khoản phải thu về cho thuê kho

- Kế toán tiền lương: chấm công nhân viên phòng kế toán và nhận bảng chấm công

từ phòng ban khác gửi về, trình cho trưởng phòng ký duyệt và nhập liệu, in bảngthanh toán tiền lương, các khoản trích theo lương Chịu trách nhiệm báo cáo trựctiếp với kế toán trưởng

- Kế toán thuế: căn cứ chứng từ liên quan, phân loại, và theo dõi các khoản thuếtrên hệ thống, in bảng kê khai thuế và tiến hành bù trừ với các khoản thuế phảinộp Nhà nước Chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng Đảm bảotính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán tiền nhằm cung cấp thông tin kịp thờicho việc lập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác.

- Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): dựa vào chứng từ liên quan nhập liệu và kiểm trađối chiếu toàn bộ nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ, mua bán công cụ dụng cụ, và cungcấp thông tin về tình hình sử dụng TSCĐ, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ, phân

bổ công cụ dụng cụ Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán TSCĐ

và công cụ dụng cụ nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tàichính cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác Chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với

kế toán trưởng Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế toán tiền nhằmcung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo tài chính cuối kỳ và các báo cáonội bộ khác.

- Thủ quỹ: căn cứ vào các chứng từ liên quan tiến hành kiểm đếm và nhập, xuấttiền, lưu phiếu thu, phiếu chi cùng các chứng từ liên quan

1.4.5 Hình thức kế toán: công ty sử dụng kế toán máy, phần mềm ERP I Scala 2.3 do

công ty DTL cung cấp Hình thức sổ kế toán áp dụng được đăng ký của Công tydược phẩm TW2 là Nhật ký chứng từ

1.4.6 Các chính sách kế toán khác:

1.4.6.1 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho :

Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiệnđược thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được Giá gốc hàng tồnkho bao gồm: chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đượchàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

Giá trị hàng tồn kho được xác định theo phương pháp thực tế đích danh từng lôhàng

Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệchgiữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được

1.4.6.2 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ:

Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giágiao dịch thực tế của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, tại thời điểm phát sinh nghiệpvụ

Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷgiá ngoại tệ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kếtoán

Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số

dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chiphí tài chính trong năm tài chính

1.4.6.3 Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định:

- Nguyên giá tài sản cố định được ghi nhận theo giá gốc

- Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng

1.4.6.4 Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam đồng (VNĐ)

1.5.1 Chức năng: công ty có các chức năng chính sau:

- Trực tiếp nhập khẩu dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, nguyên liệu,thiết bị y tế

- Dự trữ thuốc quốc gia và dự trữ lưu thông thuốc quốc gia nhằm đảm bảo cung cấpđầy đủ các loại thuốc phòng và chữa bệnh trong mọi hoàn cảnh theo chỉ đạo của

Bộ Y tế

1.5.2 Thế mạnh: các thế mạnh của công ty bao gồm: vị thế; cơ sở hạ tầng, kho thuốc, chi

nhánh; phân phối linh hoạt và chuyên nghiệp; hệ thống quản lý thông tin và báocáo Ta sẽ lần lượt tìm hiểu rõ hơn về từng khía cạnh:

1.5.2.2 Cơ sở hạ tầng, kho thuốc, chi nhánh :

- Hệ thống kho thuốc hoàn hảo, đạt tiêu chuẩn GSP ở nhiều vị trí trọng điểm: HồChí Minh, Hà Nội, Cần Thơ,Đắk Lắk, Hải Phòng, Vinh

- Hệ thống bảo quản phân phối thuốc theo dây chuyền lạnh

- Đối tác lớn của nhiều ngân hàng, khả năng thanh khoản cao, thanh toán linh hoạt.

1.5.2.3 Phân phối linh hoạt và chuyên nghiệp:

Công ty có kênh phân phối rộng khắp trên toàn quốc rất linh hoạt và chuyên nghiệp,đạt tiêu chuẩn GDP, bao gồm hệ thống các chi nhánh, kho thuốc, đội ngũ tiếp thị bánhàng, giao hàng Công ty phân phối thuốc trực tiếp trong toàn bộ hệ thống bệnh viện, cáccông ty, nhà thuốc từ Trung Ương đến địa phương Ngoài ra, công ty còn có tổ thầuchuyên nghiệp hiệu quả, đáp ứng thầu trọn gói từ bệnh viện

1.5.2.4 Hệ thống quản lý thông tin và báo cáo :

Hệ thống quản lý dữ liệu I Scala đã được chuẩn hóa theo yêu cầu phân phối dược,cung cấp báo cáo theo ngày, tuần, tháng đáp ứng nhu cầu các đối tác

1.6.1 Thuận lợi:

Việt Nam gia nhập Tổ chức kinh tế Thế giới, CODUPHA được tiếp cận với nhiềuthị trường dược phẩm to lớn, đa dạng với điều kiện kinh doanh và cạnh tranh công bằng.Với ưu thế bản địa và mạng lưới phân phối rộng lớn, công ty có nhiều thuận lợi khi tiếpcận với các đối tác kinh doanh để hợp tác chuyển giao công nghệ

Nguồn nhân lực chất xám của công ty dồi dào, đội ngũ cán bộ quản lý chuyên mônnăng động, tích lũy nhiều kinh nghiệm trong kinh doanh

Đảng ủy, Ban giám đốc, công đoàn luôn quan tâm đến đời sống vật chất tinh thầncũng như luôn chú trọng bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ trẻ và độingũ kế cận

1.6.2 Thách thức:

Thứ nhất, sự kiện Việt Nam gia nhập WTO đã đem đến cho ngành dược nhiều thuậnlợi và cũng không ít thách thức Các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt trực tiếp với

doanh nghiệp nước ngoài trên một sân chơi bình đẳng khi hầu hết các “hàng rào” thuếquan bị hạ thấp Không dừng lại ở việc giảm thuế mà các doanh nghiệp kinh doanh dượcphẩm nước ngoài ở Việt Nam còn được phép trực tiếp xuất nhập khẩu dược phẩm từ ngày1-1-2009.Với những cam kết cần phải thực hiện, cùng với tiềm năng to lớn của thị trường,nhiều chuyên gia dự đoán trong thời gian đầu các doanh nghiệp nước ngoài sẽ tập trungvào phát triển hệ thống phân phối dược phẩm ở Việt Nam Và như vậy, ngành dược ViệtNam phải đối mặt với nguy cơ mất thị phần, thị trường do năng lực cạnh tranh thấp.

Thứ hai, chính sách thuế của Nhà nước thay đổi liên tục làm cho mức tiêu thụ sảnphẩm và kinh doanh chậm lại vì thị trường chưa chấp nhận được mức giá thay đổi và cần

có thời gian để thích ứng

Thứ ba, hiện nay trong khi thị trường thuốc không ổn định, giá cả lại leo thang màlại xảy ra khủng hoảng kinh tế toàn cầu nên tình hình kinh doanh của công ty cũng khôngtránh khỏi bị ảnh hưởng

Thứ tư, sự thanh tra, kiểm tra của các phái đoàn đối với 1 doanh nghiệp Nhà nướccũng làm ảnh hưởng đến tốc độ kinh doanh của công ty

1.7.1 Sứ mệnh:

Công ty Dược Phẩm Trung Ương 2 có sứ mệnh phân phối thuốc có chất lượng đảmbảo với giá thành hợp lý nhất phục vụ chăm sóc sức khỏe cộng đồng, phân phối an toàn vàhiệu quả các thuốc cần kiểm soát đặc biệt như thuốc độc nghiện, hướng thần, đồng thời đạidiện Tổng công ty Dược Việt Nam trong việc phân phối thuốc trên toàn quốc Ngoài ra,công ty còn đảm trách các chương trình thuốc quốc gia (dự trữ quốc gia, dự trữ lưu thôngthuốc quốc gia, các chương trình lao, HIV, kế hoạch hóa gia đình ….)

 Mở thêm các hệ thống chi nhánh và kho thuốc tại các địa điểm trọng điểm khác(Đà Nẵng, Hải Phòng, Phú Thọ)

- Tới năm 2012: Hợp tác với các đối tác lớn về sản xuất và cung ứng đảm bảo đápứng hầu hết nhu cầu thuốc đặc trị và thông thường cho hệ thống y tế và nhà thuốc,công ty dược ở tất cả các tỉnh thành trên toàn quốc

CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH THEO DÕI VÀ THANH TOÁN

2.1.3 Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

- Tài khoản 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

- Tài khoản 136: Phải thu nội bộ

- Tài khoản 138: Phải thu khác

- Tài khoản 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Tài khoản 141: Tạm ứng

- Tài khoản 144: Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

- Tài khoản 244: Cầm cố, ký quỹ, ký cược dài hạn

2.1.4 Nguyên tắc kế toán: khi hạch toán nợ phải thu cần lưu ý một số quy định sau:

Nợ phải thu phải được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, nội dung và thời hạnthanh toán nhằm giúp cho quá trình kiểm soát nợ phải thu được chặt chẽ Kế toán có nhiệm

vụ kiểm tra đối chiếu nợ phải thu với khách hàng vào định kỳ bằng cách gửi biên bản đốichiếu công nợ với khách hàng, nếu phát hiện có chênh lệch phát sinh, thì kế toán phải xácđịnh nguyên nhân bằng cách kiểm tra lại số liệu của mình, và xác minh lại với khách hàng,sau đó sẽ tìm biện pháp xử lý phù hợp

Khi phản ánh nợ phải thu bằng ngoại tệ thì phải chú ý đến tỷ giá hối đoái dùng đểphản ánh Đến cuối kỳ, số dư các khoản phải thu phải được đánh giá lại theo tỷ giá bìnhquân liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính Khi đánh giá sẽ có 3 trường hợpxảy ra: Nếu không có biến động thì không phản ánh Nếu lãi tỷ giá, ta sẽ phản ánh tăng cáckhoản phải thu và ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính Nếu lỗ tỷ giá, ta sẽ phản ánhgiảm các khoản phải thu và ghi tăng chi phí hoạt động tài chính

2.2 Nội dung kế toán nợ phải thu:

2.2.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng:

2.2.1.1 Nội dung hạch toán:

Khi phát sinh nghiệp vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ… cho khách hàng thì ta sẽ thutiền ngay tại thời điểm này, hay khách hàng có thể thanh toán sau theo hình thức bán chịu.Khoản tiền khách hàng phải thanh toán sau này chính là khoản phải thu khách hàng củađơn vị Và khoản phải thu khách hàng chỉ được phản ánh khi hàng hóa, dịch vụ đã xácđịnh là được tiêu thụ

có thời hạn trên 1 năm hay dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp.Chẳng hạn như trong ví dụ trên, thì khoản phải thu này sẽ được đưa vào khoản phải thungắn hạn

Nếu như nghiệp vụ bán hàng phát sinh và thu tiền ngay tại thời điểm này thì ta sẽkhông phản ánh vào tài khoản phải thu của khách hàng

Kế toán phải cập nhật các khoản thanh toán của khách hàng kịp thời chi tiết theotừng khách hàng, từng nội dung, thời hạn nợ Ngoài ra, kế toán có nhiệm vụ phải thườngxuyên đôn đốc khách hàng trả nợ, đồng thời phải đối chiếu công nợ với khách hàng và cóđiều chỉnh kịp thời Hơn nữa, một vấn đề không kém phần quan trọng là kế toán phải xácđịnh được khả năng thu hồi các khoản nợ: khoản nào chắc chắn thu hồi được, khoản nàokhó đòi (khách hàng chậm thanh toán, và không có ý định thanh toán, khách hàng có khókhăn về tài chính…), khoản nào không có khả năng thu hồi (khách hàng phá sản, giải thể,mất tích, hay phải chịu trách nhiệm pháp lý…) Từ những thông tin trên, kế toán tiến hànhlập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, còn đối với các khoản không có khả năng thuhồi thì kế toán tập hợp và xin ý kiến cấp trên xóa sổ

Thông thường thì chứng từ kế toán dùng để theo dõi khoản phải thu khách hànggồm có: hợp đồng mua bán, hóa đơn, phiếu xuất kho, giấy báo có, phiếu thu, biên bản bùtrừ công nợ Và tùy vào đặc điểm kinh doanh và quản lý của từng doanh nghiệp mà có cácchứng từ khác liên quan

Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” để phản ánh khoản nợ phải thu và tìnhhình thanh toán nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng Và các tài khoản khác có liên quan

Tài khoản 131 có kết cấu và nội dung phản ánh như sau:

2.2.1.5 Thủ tục kiểm soát nội bộ:

Khả năng tài chính của khách hàng mua chịu là một trong những yếu tố có ảnhhưởng lớn đến mức độ thu hồi nợ Do vậy, doanh nghiệp phải xem xét kỹ đến khả năngthanh toán của khách hàng trước khi quyết định bán chịu Để kiểm soát nội bộ hữu hiệu về

nợ phải thu khách hàng, thường đòi hỏi sự tách biệt các chức năng và phân nhiệm chonhững cá nhân hay bộ phận phụ trách từ khâu phê duyệt bán chịu đến theo dõi thanh toán

Các chứng từ phải được kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ cẩn thận Riêng đối với hóađơn là căn cứ phản ánh khoản nợ phải thu thì nên được lập bởi 1 bộ phận độc lập vớiphòng kế toán và bộ phận bán hàng Khoản phải thu khách hàng phải được phản ánh chitiết theo từng đối tượng, nội dung và thời hạn thanh toán Ngoài ra, kế toán phải cập nhậtkịp thời tình hình thanh toán của khách hàng, và phân các khoản nợ theo từng nhóm tuổi,

từ đó lập kế hoạch thu nợ hay tiến hành lập dự phòng Hơn nữa cần phải phân công cho 2nhân viên khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết và tổng hợp công nợ theo dõi, đối chiếu

số liệu để giảm thiểu các sai phạm

Mặt khác khi phát sinh khoản giảm nợ phải thu do hàng bán bị trả lại và giảm giáhàng bán thì doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về tiếp nhận, xét duyệtcũng như tính trừ các khoản công nợ có liên quan đến số hàng sai quy cách hay kém phẩmchất bị trả lại hoặc được giảm giá

Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao và hợp lý thì các sai phạm sẽ đượcgiảm thiểu và các sai sót cũng dễ dàng bị phát hiện

-Số tiền phải thu của

2.2.1.6 Phương pháp hạch toán:

2.2.2 Kế toán Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào được khấu trừ:

2.2.2.1 Nội dung hạch toán:

Khi nghiệp vụ mua hàng hóa được phát sinh, thì ngoài việc phản ánh giá trị hànghóa mua, ta còn phải ánh một nội dung khác nữa là khoản thuế giá trị gia tăng đầu vàođược khấu trừ Đây chính là khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ, tàisản cố định mua vào, nhưng sẽ được khấu trừ vào thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp

2.2.2.2 Nguyên tắc hạch toán:

Số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định mua vào chỉ đượckhấu trừ trong trường hợp: cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theophương pháp khấu trừ; và hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định mua vào dùng cho hoạt độngsản xuất kinh doanh chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có chứng từ hợp

lệ Trong trường hợp mua vào có chứng từ đặc thù ghi tổng giá thanh toán, thì doanhnghiệp phải xác định giá mua chưa thuế và thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

Trong trường hợp mua vào dùng cho cả hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuếGTGT hoặc không chịu thuế GTGT thì phải hạch toán riêng khoản thuế được khấu trừ vàkhoản không được khấu trừ Nếu không hạch toán riêng được thì ta theo dõi tất cả vào tàikhoản 133, cuối kỳ sẽ phân bổ theo doanh thu chịu thuế GTGT Ví dụ trong tháng khoảnthuế đầu vào là 12, tổng doanh thu bán ra trong kỳ là 160, trong đó doanh thu chịu thuếGTGT là 100 Ta tính được tỷ lệ thuế GTGT được khấu trừ là 62.5% (100/160), vậy sốthuế được khấu trừ trong tháng là 7.5 (12*62.5%) Phần thuế còn lại không được khấu trừ4.5 (12-7.5) được tính vào giá vốn hàng bán trong kỳ

Cuối tháng, kế toán sẽ xác định số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, sốthuế đầu ra phải nộp, từ đó tiến hành khấu trừ Nếu sau khi đã khấu trừ mà số thuế đầu vàođược khấu trừ vẫn còn dư thì sẽ được chuyển sang kỳ sau khấu trừ tiếp Ví dụ như cuốitháng, số thuế đầu vào được khấu trừ là 20, trong khi số thuế đầu ra phải nộp là 15, thì kếtoán chỉ khấu trừ 15, còn khoản chênh lệch 5 (20-15) sẽ được chuyển sang kỳ sau

TK131TK511, 515, 711

TK3331

TK111,112

TK3331TK635

Phản ánh nợ phải thu Thu hồi nợ phải thu

Giảm nợ phải thu

Chiết khấu thanh toán

TK531, 532, 521

2.2.2.3 Chứng từ kế toán :

Kế toán tập hợp các chứng từ kế toán để phản ánh khoản thuế GTGT được khấutrừ: hóa đơn GTGT, tờ khai thuế GTGT, thông báo của cơ quan thuế về số thuế GTGTđược khấu trừ, được giảm, được hoàn lại…

2.2.2.4 Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ”

Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1331: “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ”

- Tài khoản 1332: “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của tài sản cố định”

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 133

-Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại

-Số thuế GTGT đầu vào được

khấu trừ

Số dư Nợ: Số thuế GTGT đầu

vào còn được khấu trừ, số

thuế GTGT đầu vào được

hoàn lại nhưng NSNN chưa

hoàn trả

TK133

TK152,153,156,211…

TK111,112,331…

TK111,112,331…

TK333Mua hàng

TK133

2.2.3 Kế toán các khoản phải thu nội bộ:

2.2.3.1 Nội dung hạch toán:

Các khoản phải thu nội bộ là các khoản phải thu phát sinh giữa các đơn vị nội bộvới nhau Đầu tiên là khoản phải thu do đơn vị cấp trên cấp vốn cho đơn vị cấp dưới, hoặc

là điều chuyển vốn giữa các đơn vị cấp dưới với nhau Chẳng hạn như công ty A có 2 chinhánh là X và Y A cấp cho X 100 triệu, sau đó X điều chuyển vốn cho Y 10 triệu Đối với

A, khoản phải thu nội bộ là 100 triệu (chi tiết X: 90 triệu, Y: 10 triệu)

Khoản phải thu nội bộ khác là khoản chi hộ giữa các đơn vị với nhau, hoặc làkhoản phải thu do bán hàng nội bộ Ngoài ra còn có khoản phải thu nội bộ khi phát sinhcác nghĩa vụ tài chính giữa cấp dưới với cấp trên, như là khoản cấp dưới phải nộp cho cấptrên về lãi kinh doanh, chi phí quản lý, các loại quỹ…

Chứng từ kế toán phản ánh và theo dõi khoản phải thu nội bộ bao gồm: biên bảncấp vốn, hóa đơn, giấy báo có, phiếu thu, biên bản bù trừ công nợ… ngoài ra tùy vào điềukiện cụ thể của từng đơn vị mà có các chứng từ khác liên quan

2.2.3.4 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”

Tài khoản 136 có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1361 “Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc”: Tài khoản này chỉ mở ở đơn vị cấptrên để theo dõi vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc Cấp dưới không sử dụng tài khoảnnày

Tài khoản 1368 “Phải thu khác”: Phản ánh tất cả các khoản phải thu khác giữa các đơn vịnội bộ trong doanh nghiệp

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 136 như sau:

2.2.3.5 Thủ tục kiểm soát nội bộ:

Quan hệ thanh toán phải thu, phải trả nội bộ là quan hệ thanh toán rất phức tạp,nhất là những doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, các chi nhánh nằm ở các địa bànkhác nhau Nên để tránh tình trạng dây dưa công nợ, ta cần áp dụng các thủ tục kiểm soátcác khoản công nợ nội bộ

Trước tiên, khi phát sinh khoản phải thu nội bộ, ta cần phản ánh một cách chi tiết

về khoản thu của đơn vị nào, giá trị bao nhiêu, theo nội dung gì… Các đơn vị nội bộ cũngcần được theo dõi theo mã số để dễ quản lý trong quan hệ thanh toán Và một vấn đề quantrọng nữa là nên có quy định cụ thể về thời hạn thanh toán cho từng khoản phát sinh Riêngđối với các đơn vị cấp trên không thể chỉ cấp vốn cho cấp dưới rồi không quan tâm đến cấpdưới sử dụng vốn như thế nào, mà cấp trên phải thường xuyên theo dõi, nắm và quản lý tốttình hình kinh doanh ở đơn vị trực thuộc, từ đó lập kế hoạch hoặc hỗ trợ vốn cho các đơn

vị này một cách hợp lý, tránh thất thoát hoặc sử dụng lãng phí tài sản, tiền vốn của doanhnghiệp

-Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ

-Bù trừ phải thu với phải trả trong nội

bộ của cùng một đối tượng

-Số vốn kinh doanh đã giao cho đơn vị

cấp dưới

-Các khoản đã chi hộ, trả hộ cho đơn vị

cấp trên, cấp dưới

-Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về, các

khoản đơn vị cấp dưới phải nộp

-Số tiền đơn vị cấp dưới phải thu về,

đơn vị cấp trên phải giao xuống

-Số tiền phải thu về bán sản phẩm, hàng

hóa, dịch vụ cho đơn vị cấp trên, cấp

dưới, giữa các đơn vị nội bộ

Số dư Nợ: Số nợ còn phải thu ở các đơn

vị nội bộ

2.2.4 Kế toán các khoản phải thu khác:

Các nội dung được hạch toán vào khoản phải thu khác bao gồm những khoản phảithu ngoài các khoản đã phản ánh vào khoản phải thu khách hàng, phải thu của Nhà nước vềtiền thuế GTGT được hoàn lại, phải thu nội bộ Nội dung chủ yếu của khoản phải thu khác

là khoản thu về giá trị tài sản thiếu chờ xử lý, phải thu về cổ phần hóa, phải thu về cáckhoản phát sinh trong đơn vị nhận ủy thác xuất nhập khẩu…

Các khoản phải thu khác thường phát sinh nhiều và việc quản lý tương đối phứctạp, do đó các khoản phải thu khác cần được phản ánh chi tiết theo từng đối tượng và nộidung phải thu Hơn nữa, khi phản ánh thì ta nên chú ý đến việc sử dụng tài khoản Tàikhoản 1381 chỉ phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định được nguyên nhân, còn chờ xửlý; do đó, khi phát hiện tài sản thiếu mà đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản

xử lý thì ta không đưa vào tài khoản này

- Tài khoản 1385 “Phải thu về cổ phần hóa”: Phản ánh số phải thu về cổ phần hóa

mà doanh nghiệp đã chi

- Tài khoản 1388 “Phải thu khác”: như phải thu khoản lợi tức, tiền lãi…

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138:

2.2.4.4 Phương pháp hạch toán:

2.2.5 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi:

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợphải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được dokhách hàng không có khả năng thanh toán

Khoản dự phòng được trích trước vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong năm báocáo ứng với doanh thu bán chịu, đồng thời đảm bảo phản ánh đúng giá trị thuần của cáckhoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tàichính

-Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý

-Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hóa công ty Nhà nước

-Số tiền đã thu được về các khoản phải thu khác

Số dư Có: số đã thu nhiều hơn số phải thu

-Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết

-Phải thu của cá nhân, tập thể đối với

tài sản đã xác định rõ nguyên nhân và

có biên bản xử lý ngay

-Số tiền phải thu về các khoản phát sinh

khi cổ phần hóa công ty Nhà nước

-Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận

được chia từ các hoạt động đầu tư tài

chính

-Các khoản nợ phải thu khác

Số dư Nợ: Các khoản phải thu khác

chưa thu được

…

TK111,112,…

TK1388TK111,331

TK515

Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý

Giá trị tài sản phải thu

2.2.5.2 Nguyên tắc hạch toán :

Muốn lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thì trước tiên ta sẽ tìm hiểu thế nào là nợkhó đòi Nợ khó đòi là các khoản nợ đã quá hạn thanh toán mà khách hàng vẫn chưa thanhtoán, hoặc chưa thanh toán hết Trong trường hợp chưa đến hạn thanh toán, nhưng kháchhàng đã lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, hay đang bị giam giữ, đang thi hành án, chếthoặc mất tích thì khoản nợ này cũng được xem là nợ khó đòi Ví dụ như khách hàng C nợdoanh nghiệp 100 triệu, thời hạn thanh toán là 30 ngày kể từ 01/09/N, nhưng đến 20/11/Nthì C vẫn chưa thanh toán cho công ty, vậy số tiền còn phải thu của C chính là nợ khó đòi.Mặt khác, cũng với khách hàng C trên, nếu đến ngày 20/09/N, C lâm vào tình trạng phásản và bỏ trốn, thì lúc này mặc dù còn trong thời hạn thanh toán nhưng vẫn được tính là nợkhó đòi

Ngoài ra ta còn phải xem xét các khoản nợ khó đòi trên có đáp ứng đủ điều kiện đểlập dự phòng không Đó là các khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận củakhách hàng về khoản nợ, chẳng hạn như: hợp đồng kinh tế, cam kết nợ… Giả sử với kháchhàng C trên, ta không thể tính là khoản nợ khó đòi nếu như không có chứng từ gì chứngminh là C đã nợ công ty

Các khoản nợ phải thu khó đòi được xem xét và tiến hành lập dự phòng vào cuối kỳ

kế toán, khi lập báo cáo tài chính

Đối với cách lập dự phòng thì hiện nay có 2 phương pháp, đó là phương pháp theo

tỷ lệ với doanh thu thuần và phương pháp tuổi nợ

Theo phương pháp tuổi nợ thì ta sẽ căn cứ vào tuổi nợ quá hạn của khoản phải thu

để lập dự phòng Mức trích lập theo quy định là 30%, 50%, 70% giá trị đối với khoản phảithu quá hạn tương ứng từ 3 tháng đến dưới 1 năm, từ 1 năm đến dưới 2 năm và từ 2 nămđến dưới 3 năm Còn khoản quá hạn từ 3 năm trở lên thì coi như khoản nợ không có khảnăng thu hồi, có thể tiến hành xóa sổ Ngoài ra, một khoản nợ coi là không có khả năng thuhồi khi khách hàng đã giải thể, phá sản và có quyết định của Tòa án; khách hàng ngưnghoạt động theo xác nhận của cơ quan có thẩm quyền; khách hàng mất tích, chết, đang thihành án… hoặc có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về xử lý xóa nợ

Còn như phương pháp theo tỷ lệ với doanh thu thuần thì ta sẽ xác định trong tổng

số doanh thu bán chịu trong kỳ thì có bao nhiêu phần trăm là khó đòi và tiến hành trích lậpđưa vào chi phí trong kỳ

Sau khi xác định các khoản nợ là khó đòi và đáp ứng được các điều kiện trên thìcông ty tiến hành trích lập dự phòng Nếu như số dự phòng phải trích lập bằng số dư dựphòng nợ phải thu khó đòi thi doanh nghiệp không cần trích lập Trường hợp số dự phòngphải lập cao hơn thì chỉ trích lập phần chênh lệch, ngược lại nếu thấp hơn số dư dự phòngthì sẽ hoàn nhập phần chênh lệch để giảm chi phí

Đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi (đã trình bày ở trên) thì phần giátrị tổn thất thực tế được bù đắp bằng nguồn dự phòng, phần chênh lệch được đưa vào chiphí quản lý doanh nghiệp Ví dụ: khoản còn phải thu của khách hàng C là 90 triệu (đâychính là giá trị tổn thất thực tế), công ty đã lập dự phòng 63 triệu thì khoản thiệt hại 90triệu được bù đắp bằng quỹ dự phòng là 63 triệu, còn phần chênh lệch 27 triệu (90-63) sẽđược đưa vào chi phí Nếu như chưa lập dự phòng, thì toàn bộ 90 triệu này sẽ đưa vào chiphí trong kỳ Đồng thời, các khoản sau khi đã xử lý phải được theo dõi trên tài khoản 004

“Nợ khó đòi đã xử lý”

Kế toán dựa vào các chứng từ chứng minh khoản nợ để lập dự phòng như: hợpđồng kinh tế, biên bản xử lý nợ, quyết định của Tòa án, các chứng từ khác có liên quan…

Kế toán sử dụng tài khoản 139 “Dự phòng nợ phải thu khó đòi”

Và tài khoản 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”: Dùng để theo dõi các khoản nợ đã xóa sau khi cóquyết định xử lý

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 139

2.2.5.5 Phương pháp hạch toán:

2.2.6 Kế toán các khoản tạm ứng:

Khoản tạm ứng là một khoản tiền, vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạmứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đóđược phê duyệt

2.2.6.2 Nguyên tắc hạch toán:

Khi hạch toán khoản tạm ứng thì kế toán phải phản ánh chi tiết theo từng đối tượngnhận tạm ứng, theo từng nội dung và thời hạn tạm ứng Đồng thời, kế toán phải phản ánhđầy đủ các khoản thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng

Chứng từ phản ánh khoản chi và thanh toán tạm ứng gồm có: giấy đề nghị tạm ứng,phiếu chi tạm ứng, phiếu thanh toán tạm ứng, phiếu thu tạm ứng và các chứng từ khác cóliên quan

2.2.6.4 Tài khoản sử dụng:

-Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Số dư Có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ

Hoàn nhập dự phòng

Chênh lệch còn lại chưa lập dự phòngTK139

Kế toán sử dụng tài khoản 141 “Tạm ứng”.

2.2.6.5 Phương pháp hạch toán:

2.2.7 Kế toán các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược:

2.2.7.1 Nội dung hạch toán:

Kế toán cầm cố, ký quỹ, ký cược phản ánh các khoản tài sản, tiền vốn của doanhnghiệp mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược tại Ngân hàng, Công ty tài chính, Kho bạc Nhànước, các tổ chức tín dụng trong các quan hệ kinh tế

Chúng ta cần phân biệt giữa cầm cố, ký quỹ, ký cược Chẳng hạn như doanh nghiệp

D cần vốn cho hoạt động kinh doanh, nhưng không có khả năng đáp ứng, và doanh nghiệpđem tài sản của mình như giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu tài sản đến tổ chức tín dụng đểcầm cố và vay tiền, đây chính là ví dụ về cầm cố Còn trường hợp doanh nghiệp D nhậpkhẩu hàng hóa thanh toán theo phương thức L/C, D cần phải trích từ tài khoản tiền gửi củamình ở ngân hàng để đảm bảo việc thanh toán thì được gọi là ký quỹ Đối với khoản kýcược thì áp dụng cho doanh nghiệp đi thuê tài sản, bên thuê phải gửi cho bên cho thuê một

-Các khoản tạm ứng đã được thanh toán

-Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương

-Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho

-Các khoản tiền, vật tư đã tạm

ứng cho người lao động của

2.2.7.2 Nguyên tắc hạch toán:

Kế toán dựa vào các chứng từ liên quan để phản ánh và theo dõi các khoản cầm cố,

ký quỹ, ký cược chi tiết theo từng tài sản, từng người nhận và thời hạn cầm cố, ký quỹ, kýcược Đồng thời cần phản ánh rõ thời hạn của từng khoản là ngắn hạn hay dài hạn

Một vấn đề khác cần quan tâm là phản ánh về mặt giá trị, khi xuất tài sản đi cầm

cố, ký quỹ, ký cược theo giá nào thì khi thu về phải ghi theo giá đó Đối với tài sản đem đibằng ngoại tệ, nếu lúc nhận về có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì sẽ phản ánh vàodoanh thu hoạt động tài chính trong trường hợp lãi tỷ giá, nếu lỗ tỷ giá sẽ đưa vào chi phítài chính

2.2.7.3 Chứng từ kế toán:

Chứng từ dùng để phản ánh khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược bào gồm: biên bản giaonhận tài sản, giấy báo nợ, và các chứng từ khác có liên quan

2.2.7.4 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 144 “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn”

Và tài khoản 244 “Ký quỹ, ký cược dài hạn”

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 144

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 244

-Giá trị tài sản mang đi cầm cố và

giá trị tài sản hoặc số tiền đã ký

quỹ, ký cược ngắn hạn

Số dư Nợ: Giá trị tài sản còn đang

cầm cố và giá trị tài sản hoặc số

tiền còn đang ký quỹ, ký cược

ngắn hạn

-Khoản khấu trừ (phạt) vào tiền ký quỹ,

ký cược dải hạn tính vào chi phí khác.-Số tiền hoặc giá trị tài sản ký quỹ, ký cược dài hạn giảm do rút về

-Số tiền hoặc giá trị tài sản

mang đi ký quỹ, ký cược dài

hạn

Số dư Nợ: Số tiền hoặc giá trị

tài sản đang ký quỹ, ký cược dài

hạn

TK144

TK244

CHƯƠNG III: NỘI DUNG THỰC TẾ

KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU CỦA ĐƠN VỊ:

3.1 Kế toán phải thu của khách hàng:

3.1.1 Đặc điểm hạch toán:

Khách hàng của công ty bao gồm các công ty dược, bệnh viện, trung tâm y tế, nhàthuốc, các cửa hàng trực thuộc và xuất khẩu

Vì lượng khách hàng rất lớn và đa dạng, nên phòng Kế toán – Tài chính có nhiều

kế toán nợ phải thu, mỗi kế toán sẽ chịu trách nhiệm theo dõi công nợ của một số khu vực

TK211

TK214

TK111,112TK811

Trừ vào tiền ký quỹ do bị phạt

TK211

Bù trừ vào tiền ký quỹ

Thứ nhất, đối với những khách hàng cũ thì điều kiện chấp nhận bán chịu là dư nợcủa khách hàng phải nằm trong định mức cho phép của công ty Về mức dư nợ cho phép,mỗi khách hàng sẽ có 1 định mức khác nhau tùy thuộc vào uy tín và giá trị các lần giaodịch trước.

Thứ hai, đối với khách hàng mới thì công ty chủ yếu chỉ dựa vào hợp đồng thỏathuận giữa 2 bên mà không cần khách hàng phải ký quỹ trước

Thứ ba, đối với cửa hàng trực thuộc thì chỉ dựa vào dự trù hàng được gửi đến

3.1.1.2 Thời điểm phản ánh nợ phải thu:

Dựa trên nền hệ thống quản lý dữ liệu I Scala, khi bộ phận lập hóa đơn nhập liệuvào hệ thống để lập và đóng hóa đơn, thì thông tin về khoản nợ phải thu sẽ được cập nhật

và truyền đến phòng Kế toán – Tài chính

3.1.1.3 Theo dõi chi tiết các khoản phải thu theo khách hàng:

Khách hàng được theo dõi chi tiết theo Mã khách hàng: mỗi khách hàng đượctheo dõi bằng 1 mã số riêng, do vậy việc theo dõi thanh toán chỉ căn cứ vào tàikhoản 131 theo từng mã số Đến cuối kỳ, kế toán in bảng kê chi tiết và sổ cái tàikhoản 131

Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóaKhách hàng Tên khách hàng,

địa chỉ, fax, mã sốthuế, tài khoảnngân hàng

Công nợ từng kháchhàng, mã khách hàng Kết hợp mã gợi nhớ và mãliên tục: XYYYY Trong

đó, X: 8 (bệnh viện), 9(công ty dược), B (nhàthuốc), H (cửa hàng trựcthuộc) YYYY: mã liên tụcKhi phát sinh khách hàng mới thì phòng tiếp thị bán hàng sẽ nhập liệu vào phầnmềm để thêm khách hàng mới theo mã số tương ứng như trên Khi đó, bộ phận nhập hóađơn chỉ chọn khách hàng theo danh mục đã có sẵn chứ không được tự động cập nhật trênphần mềm

3.1.1.4 Báo cáo, sổ sách được tạo ra:

Bao gồm các loại sau: Sổ nhật ký tài khoản 131, số cái tài khoản 131, sổ chi tiết tàikhoản 131, báo cáo tổng hợp công nợ tài khoản 131 Định kỳ, kế toán in các loại sổ và báocáo để nộp cho cấp trên nhằm cung cấp thông tin về tình hình nợ phải thu tại doanh nghiệp.(Tham khảo phụ lục)

3.1.2 Kế toán khoản phải thu khách hàng khi bán chịu trong nước:

Trưởng phòng Căn cứ giao hàng

doanh

Trưởng phòng Phản ánh và theo dõi nợ

phải thu

5 Giấy nộp tiền mặt Khách hàng - Căn cứ lập phiếu thu

6 Phiếu thu Kế toán tiền

mặt

Trưởng phòngKTTC

Giảm nợ phải thu

Trưởng phòng Căn cứ lập phiếu nhập kho

9 Hóa đơn (trả hàng) Khách hàng - Căn cứ lập phiếu nhập kho,

giảm nợ phải thu

10 Phiếu nhập kho Phòng kho

vận Trưởng phòng Giảm nợ phải thuNgoài ra còn có:

- Hợp đồng nguyên tắc: công ty sẽ ký với khách hàng 1 hợp đồng nguyên tắc chotừng năm, trong đó quy định những vấn đề chung về việc cung cấp hàng hóa chokhách hàng trong 1 năm

- Hợp đồng mua bán: căn cứ vào hợp đồng nguyên tắc, công ty sẽ ký với kháchhàng hợp đồng mua bán quy định cụ thể về giá trị hợp đồng, phương thức thanhtoán, hiệu lực hợp đồng… sau đó căn cứ vào nhu cầu thực tế phát sinh, kháchhàng sẽ gửi dự trù hàng đến công ty đặt hàng

- Biên bản đối chiếu công nợ: định kỳ 2 bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ, nếu cóchênh lệch phát sinh thì sẽ cùng tìm nguyên nhân và cách xử lý thích hợp

- Biên bản bù trừ công nợ: 2 bên tiến hành bù trừ các khoản khách hàng ứng trước

và nợ phải thu khách hàng theo từng khách hàng

3.1.2.2 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 131000000 “Phải thu của khách hàng” Và các tàikhoản khác có liên quan

Lưu ý:

- Khoản giảm giá hàng bán: Bên Có tài khoản 131000000 không phản ánh số tiền

giảm giá hàng bán, vì tính chất hàng hóa của công ty là dược phẩm, dược liệu nênnếu không đảm bảo chất lượng hàng hóa thì khách hàng sẽ trả lại hàng

- Chiết khấu thanh toán: công ty không có chính sách chiết khấu thanh toán cho

-Số tiền hàng đã thu-Số tiền đã nhận ứng trước của khách hàng

-Giảm trừ hàng bán bị trả lại

Số dư Có: Số tiền nhận trước,

số tiền thu nhiều hơn số tiền phải thu khách hàng

-Số tiền phải thu khách hàng

-Số tiền thừa trả lại cho

khách hàng

Số dư Nợ: Số tiền còn phải

thu khách hàng

TK131000000

- Khoản chiết khấu thương mại: sẽ được giảm trừ trực tiếp trên hóa đơn, cho nên

chúng ta sẽ không phản ánh khoản này

3.1.2.3 Trình tự hạch toán:

3.1.2.3.1 Kế toán phản ánh nợ phải thu:

Sau khi ký hợp đồng, khách hàng gửi dự trù hàng đến phòng tiếp thị bán hàng.Trưởng phòng tiếp thị bán hàng sẽ căn cứ vào chính sách bán hàng của công ty để duyệt dựtrù hàng

Căn cứ vào dự trù hàng đã duyệt, phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho thành 2 liên

và hóa đơn 3 liên, trình cho trưởng phòng ký duyệt

Sau đó 2 liên của phiếu xuất kho và 3 liên của hóa đơn được chuyển đến phòng vănthư đóng dấu, rồi chuyển liên 1 phiếu xuất kho và liên 1 hóa đơn cho phòng kinh doanh,chuyển sang phòng kho vận liên 2 phiếu xuất kho và liên 2 hóa đơn (hóa đơn sẽ được giaocho khách hàng cùng hàng hóa), liên 3 hóa đơn chuyển cho phòng Kế toán – Tài chính

Khi bộ phận lập hóa đơn nhập liệu vào hệ thống thì khoản phải thu khách hàng vàdoanh thu được cập nhật, số liệu sẽ được truyền về phòng kế toán, kế toán nợ phải thu chịutrách nhiệm theo dõi các khoản thanh toán, các khoản giảm trừ

Lưu ý là các cửa hàng trực thuộc chỉ cần gửi dự trù hàng đến công ty, không kýhợp đồng

LƯU ĐỒ 3.1: KẾ TOÁN PHẢN ÁNH KHOẢN NỢ PHẢI THU

DỰ TRÙ HÀNG

DUYỆT

DỰ TRÙ HÀNG

DỰ TRÙ HÀNG

ĐÃ DUYỆT

NHẬP LIỆU PHIẾU XUẤT KHO, HÓA ĐƠN

PHIẾU XUẤT KHO PHIẾU XUẤT KHO

DUYỆT PHIẾU XUẤT KHO, HÓA ĐƠN

PHIẾU XUẤT KHO ĐÃ DUYỆT PHIẾU XUẤT KHO ĐÃ DUYỆT

A

N

PHIẾU XUẤT KHO ĐÃ DUYỆT

HÓA ĐƠN

HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT

A PHIẾU XUẤT KHO ĐÃ DUYỆT PHIẾU XUẤT KHO ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT

ĐÓNG DẤU

PHIẾU XUẤT KHO ĐÃ DUYỆT PHIẾU XUẤT KHO ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT

C HÓA ĐƠN ĐÃ DUYỆT

N

1 2

2 3

1 3 1 2

3.1.2.3.2 Kế toán thanh toán:

Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của công

ty Khi nhận được giấy báo có, kế toán nợ phải thu nhập liệu vào phần mềm để ghi giảm

nợ phải thu của khách hàng

Thanh toán bằng tiền mặt: khách hàng đến phòng Kế toán – Tài chính, điền thông tinvào giấy nộp tiền mặt, sau đó đưa cho kế toán tiền mặt Kế toán tiền mặt sẽ nhập liệu vàophần mềm và in phiếu thu làm 2 liên Trình cho trưởng phòng ký, sau đó đưa 2 liên chokhách hàng Khách hàng cầm 2 liên của phiếu thu đến thủ quỹ để nộp tiền Thủ quỹ nhậntiền và ký lên phiếu thu Khách hàng giữ liên 2, liên 1 giao cho kế toán theo dõi nợ phảithu Kế toán nợ phải thu căn cứ hóa đơn và phiếu thu, nhập liệu vào phần mềm để giảm nợphải thu

LƯU ĐỒ 3.2: KẾ TOÁN GIẢM NỢ PHẢI THU KHI KHÁCH HÀNG THANH

TOÁN BẰNG TIỀN MẶTKHÁCH HÀNG

PHIẾU THU

KÝ PHIẾU THU

GIẤY NỘP TIỀN

PHIẾU THU

KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU

PHIẾU THU

NHẬP LIỆU GIẢM NỢ PHẢI THU

PHIẾU THU

GIẤY NỘP TIỀN

PHIẾU THU

1 2

1 2

N

Kế toán nợ phải thu đến khách hàng thu tiền: Trong trường hợp này, khi nhận đượctiền của khách hàng, kế toán ghi phiếu thu 2 liên, liên 2 giao cho khách hàng, liên 1 kế toándùng để nhập liệu phản ánh khoản giảm trừ nợ phải thu Khi về công ty, kế toán sẽ điềnvào giấy nộp tiền để nộp tiền cho thủ quỹ

LƯU ĐỒ 3.3: KẾ TOÁN THU TIỀN TRỰC TIẾP CỦA KHÁCH HÀNG

GHI PHIẾU THU

PHIẾU THU

KÝ

PHIẾU THU PHIẾU THU

GHI GIẤY NỘP TIỀN MẶT

GIẤY NỘP TIỀN MẶT

GIẤY NỘP TIỀN MẶT

N

NHẬP LIỆU GIẢM

NỢ PHẢI THU PHIẾU THU

N

3.1.2.3.3 Kế toán giảm nợ phải thu do hàng bán bị trả lại:

Khách hàng gửi biên bản đề nghị xuất trả hàng đến phòng kinh doanh, 2 bên tiếnhành kiểm tra hàng hóa và lập biên bản kiểm định hàng trình cho trưởng phòng ký duyệt

và phòng văn thư đóng dấu Căn cứ biên bản kiểm định hàng, và hóa đơn trả hàng dokhách hàng gửi đến, phòng kho vận nhập liệu vào phần mềm phản ánh giá trị hàng trả lạiđồng thời giảm nợ phải thu khách hàng và in phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại làm 3 liên,trình cho trưởng phòng ký, phòng văn thư đóng dấu, liên 1 lưu, liên 2 cùng với hóa đơnchuyển về phòng Kế toán – Tài chính, liên 3 và biên bản kiểm định hàng chuyển về phòngkinh doanh Sau đó, khi nhận được hóa đơn, kế toán nợ phải thu theo dõi khoản giảm nợphải thu khách hàng