Kế toán các khoản phải thu, khoản phải trả tại công ty cổ phần quốc tế minh việt

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban Tổng giám đốc công ty là ông Johan Muliawan, người Indonesia, là người có thẩmquyền cao nhất tại công ty, chịu trách nhiệm trước

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới nền kinh tếnước ta đã từng bước chuyển sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơchế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đã có những bước tiến đáng kể Sự đổi mới này đãgiúp cho nền kinh tế của đất nước thoát khỏi trì trệ và từng bước đi lên thật vững chắc Nềnkinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, hoạt động kinh doanh có hiệu quảhơn để hòa nhập chung sự phát triển của đất nước

Nền kinh tế ngày càng phát triển, các công ty này càng mở rộng quy mô hoạt động củamình để thu hút thêm nhiều khách hàng Điều đó thúc đẩy công ty nổ lực tìm kiếm nhữngnguồn hàng từ nhiều nhà sản xuất hơn Kinh tế phát triển cao, quy mô hoạt động càng lớn,khách hàng càng đông, nhà cung cấp càng nhiều Với áp lực về số lượng như thế đòi hỏi côngtác kế toán các khoản phải thu-phải trả phải thật chặt chẽ bảo đảm nguồn vốn của công tykhông bị chiếm dụng Các khoản phải thu-phải trả cần phải được theo dõi tốt vì các khoản nàyliên quan trực tiếp đến doanh thu và chi phí của công ty

Việc xác định chính xác và theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ là rất quan trọng, nhằmgiúp cho doanh nghiệp lựa chọn và đưa ra các quyết định về phương án đầu tư, lập kế hoạchthanh toán nợ và thu hồi nợ Ngoài ra, việc sử dụng đồng vốn để tái đầu tư và phát triển cầnphải được sử dụng sao cho có hiệu quả cao nhất Qua đó cho thấy khả năng tài chính củadoanh nghiệp, từ đó mở rộng được các mối quan hệ hợp tác giữa doanh nghiệp và các nhà đầu

tư, tạo ra lợi thế cạnh tranh tốt trên thương trường

Nhận thức được ý nghĩa và tầm quan trọng của vấn đề trên, em xin chọn đề tài:

“Kế toán các khoản phải thu, khoản phải trả tại Công ty Cổ Phần Quốc Tế Minh Việt” để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp này.

Kết cấu của chuyên đề gồm 4 chương:

- Chương 1: Khái quát về Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Minh Việt

- Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu, phải trả

- Chương 3: Thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả tại Công Ty CổPhần Quốc Tế Minh Việt

- Chương 4: Nhận xét và kiến nghị

Do còn hạn chế về trình độ, kinh nghiệm thực tiễn cũng như tầm nhìn và kiến thức cònhạn hẹp cộng với thời gian nghiên cứu có giới hạn nên chuyên đề tốt nghiệp này không tránhkhỏi có những hạn chế và thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp phê bìnhcủa Quý Thầy Cô trong khoa Kế Toán - Kiểm Toán cùng các anh chị Phòng Tài Chính KếToán của Công Ty Cổ Phần Quốc Tế Minh Việt

Xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1:

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ MINH VIỆT

Công ty Cổ Phần Quốc Tế Minh Việt được thành lập tại Việt Nam năm 1996 với tên gọi

là Công ty trách nhiệm hữu hạn Quốc Tế Mordern, tên giao dịch là Modern InternationalCompany Limited; trụ sở và nhà xưởng đặt tại Ấp Trạm Bơm, xã Tân Phú Trung, huyện CủChi, thành phố Hồ Chí Minh

Đến năm 2000, công ty được đổi tên thành Công ty trách nhiệm hữu hạn Quốc Tế MinhViệt, tên giao dịch là International Minh Việt Co., Ltd vì “Minh Việt” nghe gần gũi hơn vớingười Việt Nam hơn so với “Modern”

Đến tháng 5/2008, công ty được đổi tên thành Công ty Cổ Phần Quốc Tế Minh ViệtSau đây là những thông tin chi tiết về công ty

Tên tiếng việt: Công ty Cổ Phần Quốc Tế Minh Việt

Tên giao dịch: International Minh Việt Joint Stock Company

Loại hình công ty: Công ty Cổ Phần

Người đại diện hiện nay: Ông Nicholas Lengkong, chủ tịch công ty , sinh ngày12/02/1947 quốc tịch Indonesia

Trụ sở, nhà máy: Tại Ấp Trạm Bơm, xã Tân Phú Trung, huyện Củ Chi, thành phố HồChí Minh

Điện thoại: 084-08-8922477

Fax: 084-08-8922501

Website:www.imv.com.vn

Giấy phép đầu tư số: 1569/GP do Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư cấp ngày 16/05/1996

Tài khoản tiền Việt: 50A-01367 Ngân Hàng Công Thương Việt Nam, chi nhánh thànhphố Hồ Chí Minh

Tài khoản ngoại tệ: 4388.019 Ngân Hàng INDOVINABANK số 39 Hàm Nghi, quận 1,

Tp Hồ Chí Minh

Tổng số vốn đầu tư: USD26,783,625.00

Phương châm hoạt động: Lắng nghe ý kiến khách hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm vàkhông ngừng nâng cao chất lượng phục vụ.

Hiện nay, trên 1.000 nhân viên đang làm việc tại văn phòng, nhà máy và các chi nhánhcủa IMV với trụ sở chính được đặt tại thành phố Hồ Chí Minh và các văn phòng chi nhánh đặttại Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ

Văn phòng giao dịch: D2-10/11/12 Mỹ Giang 2 – Phú Mỹ Hưng, quận 7, Tp Hồ ChíMinh

Chi nhánh tại Hà Nội: Lô 29 TT4, Khu Đô thị mới Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội

Chi nhánh tại Đà Nẵng: 65 Lý Thường Kiệt, Quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng

Chi nhánh Cần Thơ: 32-34 B2 Trung Tâm thương Mại Cái Khế, quận Ninh Kiều, Tp.Cần Thơ

Ngành nghề kinh doanh:

Sản xuất lắp ráp cuộn phim máy ảnh, giấy ảnh sản xuất màu hiệu, khung ảnh; các loạichai đựng sữa, đựng nước bằng plastic, sản phẩm cho trẻ em mang nhãn hiệu Pigeon và mỹphẩm Kaila

Sản xuất, lắp ráp tivi các loại mang nhãn hiệu MVISION

Sản xuất, lắp ráp xe hai bánh chạy bằng điện các loại mang nhãn hiệu Emoto

Sản xuất công tắc, ổ cắm điện các loại

Ngoài ra công ty còn đầu tư phát triển thêm một số mô hình kinh doanh mới như:

* Trung tâm FIP : cung cấp sản phẩm dịch vụ ngành ảnh, phương tiện nghe nhìn cầm taynhư thiết bị nghe nhạc MP3, máy hỗ trợ PDA, máy quay phim, điện thoại di động, máytính xách tay, thẻ điện thoại, game

* Trung tâm M@HO: kinh doanh thiết bị điện lạnh, điện gia dụng bằng phương pháp bánhàng trả góp

1.1.1.2 Các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp:

Năm 1996, Công ty cổ phần Quốc Tế Minh Việt ( gọi tắt là IMV) với 100% vốn đầu tưnước ngoài bắt đầu thành lập nhà máy và đầu tư dây chuyền sản xuất hiện đại cho các sảnphẩm phim và máy ảnh mang thương hiệu Fujifilm tại Củ Chi, Tp HCM

Từ đó Công ty cổ phần Quốc Tế Minh Việt là một trong số những công ty nước ngoàithành công nhất trên thị trường Việt Nam khi ra mắt các thiết bị và sản phẩm ngành ảnh củaFujifilm Nhật Bản với chất lượng và công nghệ cao

Đến năm 1999, Công ty đã mạnh dạn đầu tư dây chuyền sản xuất sản phẩm chăm sóc em

bé hiệu Pigeon theo nhượng quyền từ Pigeon Nhật Bản

Sau một thời gian nghiên cứu đánh giá tiềm năng thị trường cũng như nhu cầu của giớitrẻ Việt Nam, ngày 25 tháng 04 năm 2005, tại huyện Củ Chi – Công ty cổ phần Quốc Tế MinhViệt đã chính thức đưa dây chuyền sản xuất mỹ phẩm mang thương hiệu Kaila đi vào hoạtđộng với tổng chi phí đầu tư trên 5 triệu USD

Ngoài ra công ty còn ra mắt thêm một số các cửa hàng kinh doanh mới hiện đại nhưtrung tâm cung cấp dịch vụ tráng rọi ảnh và thiết bị nghe nhìn cầm tay FID và đặc biệt làchuỗi trung tâm bán lẻ điện tử trả chậm đầu tiên tại Việt Nam: M@HO, khách hàng sẽ chỉ trả

một phần nhỏ trong thu nhập của gia đình, nhưng vẫn có đầy đủ các tiện nghi hiện đại nhất vớinhiều tiện ích.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phương hướng phát triển của doanh nghiệp

 Sản xuất mặt hàng phục vụ nhu cầu trong và ngoài nước và đẩy mạnh các mặt hàngxuất khẩu để dần dần đưa sản phẩm của công ty chiếm lĩnh thị trường trong nước vàhòa nhập vào thị trường thế giới

1.1.2.3 Phương hướng phát triển:

Công ty đang và sẽ mở rộng danh mục các sản phẩm Fujifilm cung cấp tại thị trườngViệt Nam bao gồm: phim chụp ảnh, máy ảnh chuyên nghiệp và phổ thông, các sản phẩm kỹthuật số gồm máy chụp hình và máy in, minilab kỹ thuật số và các thiết bị nhận ảnh số, giấyảnh và các loại vật tư ngành ảnh, phim nhựa chuyên nghiệp, các thiệt bị lưu trữ dữ liệu, máyscan ảnh chuyên nghiệp…

Hiện nay Công ty đang tập trung vào phát triển và mở rộng thị trường các sản phẩmmang thương hiệu Kaila và Pigeon tại thị trường Việt Nam, đưa các sản phẩm tivi mang nhãnhiệu MVISION và xe 2 bánh chạy bằng điện E-moto ra thị trường để gia tăng doanh thu, làmcho người tiêu dùng Việt Nam biết đến Công ty qua nhiều thương hiệu khác nhau Công ty đãkhông ngừng mở rộng thị trường, đa dạng hóa sản phẩm tạo tính ổn định cho hoạt động Công

ty, tránh được các biến động do ảnh hưởng của thị trường

Công ty dần chuyển người sử dụng máy ảnh cơ sang máy ảnh và các thiết bị kỹ thuật số

và đặc biệt là các sản phẩm mang thương hiệu Fujifilm

Từ nay đến cuối năm 2008 Công ty sẽ mở rộng mô hình nhượng quyền, sẽ có những cửahàng nhượng quyền khắp cả nước Trong đó mô hình FIP kết hợp kinh doanh ngành ảnh vớicung cấp dịch vụ, phương tiện nghe nhìn truyền thông và giao dịch thanh toán bằng điện thoại

di động – một loại dịch vụ đầu tiên tại Việt Nam.Bên cạnh đó mô hình trả góp bằng tín chấptiện ích M@ho –trung tâm mua bán lẻ điện máy với sự hỗ trợ thanh toán của ngân hàng ACB,đáp ứng nhu cầu mua sắm của mọi người

Công ty sẽ không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng việc áp dụngcác quy trình công nghệ tiên tiến từ Nhật Bản và nhập khẩu nguồn nguyên liệu tốt đểsản phẩm của công ty mặc dù được sản xuất tại Việt Nam nhưng vẫn có thể xuất khẩu

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý

Nguồn: P hành chính nhân sự nhân sự

và Cung Ứng

Phịng Tài Chính

Kế Tốn

Phịng Quản Lý

Mạng Lưới

Phịng Marketing

Phịng Kinh Doanh

Phịng Nhân Sự Tổng Hợp

Phịng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban

Tổng giám đốc công ty là ông Johan Muliawan, người Indonesia, là người có thẩmquyền cao nhất tại công ty, chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Quản Trị về hiệu quả hoạt độngsản xuất kinh doanh của công ty

Phó Tổng giám đốc là ông William Honoris, quốc tịch Indonesia, là người tham mưucho Tổng giám đốc về mọi vấn đề kinh doanh của công ty

Phòng tài chính – kế toán

Báo cáo tham mưu cho báo cáo định kỳ

Tư vấn cho Ban giám đốc Công ty về tình hình tài chính, thuế và các chiến lược tàichính của Công ty

Lập dự toán ngân sách và kiểm soát ngân sách cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty

Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán

Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư củaCông ty có hiệu quả

Quan hệ với các Nhà đầu tư, Cổ đông của Công ty

Thực hiện chức năng quản lý kế toán của Công ty theo luật kế toán và các quy định

kế toán hiện hành khác

Tham gia công tác kiểm toán đối với các đơn vị thành viên

Lập các báo cáo quản trị tài chính

Quản lý tài sản của Công ty và các đơn vị trực thuộc

Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu

Nghiên cứu các quy định của chính phủ Việt nam về xuất nhập khẩu, nghiên cứu thị trường xuất nhập khẩu

Tìm đối tác, tổ chức ký kết và thực hiện các hợp đồng ngoại thương

Phối hợp với bộ phận sản xuất của nhà máy để kịp thời nhập khẩu nguyên vật liệu cầnthiết cho sản xuất và xuất khẩu hàng cho thị trường nước ngoài, tham mưu cho Tổng giám đốc

về công tác đối ngoại

Phòng nhân sự tổng hợp

Đảm bảo nguồn nhân lực, nhân công làm việc trong công ty, chăm lo đời sống cũng nhưcác vấn đề về bảo hiểm, thai sản, sức khỏe, vệ sinh và an toàn lao động cho cán bộ công nhânviên công ty

Hỗ trợ các phòng ban khác trong vấn đề nhân sự như tuyển dụng, đào tạo… để cácphòng ban có thể hoàn thành tốt yêu cầu công việc

Quản lý việc phân phối, cung ứng hàng hóa ra thị trường ngoài

Thực hiện các chiến lược bán hàng đến khách hàng, chuyển hàng đến các cửa hàng, đại

lý bán sỉ và lẻ trên toàn quốc

1.3 Công tác tổ chức kế toán tại công ty

1.3.1 Cơ cấu bộ máy kế toán

Căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, khối lượng côngtác kế toán, nhân sự ban kế toán, mối quan hệ giữa kế toán với các bộ phận khác trongCông ty liên quan về việc thu thập và xử lý thông tin, lượng nghiệp vụ phát sinh…nênphòng kế toán của Tổng Công ty gồm các nhân sự được phân công theo các nội dungnghiệp vụ như sau:

Kế Toán Tổng Hợp

Kế Toán Trưởng

Kế toán giá thànhsản phẩm

Kế toán doanhthu & TSCĐ

Kế toán thanh

toán - thuế

 Kế toán trưởng: đảm nhận công việc tổ chức toàn bộ hệ thống kế toán của công ty,tham mưu cho ban giám đốc trong các hoạt động kinh tế thuộc lĩnh vực tài chính Tổ chứcchỉ đạo thực hiện các công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kế toán Tổchức định kỳ kiểm tra công tác kế toán, chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính theo quyđịnh kế toán hiện hành.

 Kế toán tổng hợp: thay mặt kế toán trưởng giải quyết các công việc khi vắng kếtoán trưởng Kiểm tra, theo dõi và hướng dẫn và đôn đốc các kế toán viên trong công việcđồng thời ký duyệt các giấy tờ hạch toán của nhân viên trong phòng Đồng thời kế toántổng hợp là người sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết, chứng từ tổng hợp,chứng từ ghi sổ và sổ kế toán tổng hợp theo định kỳ, tích lập các quỹ, phân bổ chi phí, lậpbáo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ và các báo cáo khác

 Kế toán tài sản cố định và doanh thu: chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý tài sản,quyết toán đầu tư xây dựng cơ bản, chịu trách nhiệm theo dõi tình hình doanh thu của công

ty, lập báo cáo doanh thu từng khách hàng, doanh thu các đại lý, báo cáo doanh thu tổnghợp

 Kế toán giá thành sản phẩm (3 người): tập hợp các chứng từ: hóa đơn, phiếu nhập,tiến hành nhập kho khi nguyên vật liệu về đến kho đồng thời theo dõi quá trình xuất khonguyên vật liệu của bộ phận sản xuất dưới nhà máy, kiểm tra nếu có sai sót điềuchỉnh.Tính giá nguyên vật liệu cho mỗi lần nhập về, lập báo cáo so sánh Cuối kỳ tính giáthành sản phẩm thực thế, lập bảng so sánh với giá định mức của hệ thống, nếu có chênhlệch lập bảng giải trình lên kế toán trưởng

 Kế toán thanh toán – thuế (3 người): lập các phiếu thu, phiếu chi, giấy ủy nhiệmthu, ủy nhiệm chi ngân hàng.Trình ký chứng từ và theo dõi quá trình luân chuyển củachứng từ thanh toán, làm bút toán điều chỉnh nếu có sai sót Cuối tháng tổng hợp báo cáothu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng…Theo dõi công nợ phải trả cho khách hàng, lập bảngđối chiếu công nợ gửi tới khách hàng Lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng.Đối chiếu số dưthuế GTGT đầu vào, đầu ra hàng tháng, trình duyệt báo báo thuế lên Tổng giám đốc, sau

đó nộp báo cáo lên cục thuế đúng thời hạn quy định

1.3.2 Chế độ kế toán

a Chế độ kế toán áp dụng:

- Hiện tại Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết đinh 15/2006/QD-BTCngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính

b Các Phương pháp kế toán áp dụng tại công ty.

- Khấu hao TSCĐ: Hiện công ty đang sử dụng phương pháp khấu hao theo đườngthẳng

- Xuất – Nhập kho: Theo Phương pháp bình quân gia quyền

- Thuế Giá trị gia tăng: Theo phương pháp khấu trừ

- Phiếu thanh toán

- Phiếu yêu cầu mua hàng

- Hóa đơn giá trị gia tăng

- Lệnh chuyển tiền

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Đơn đặt hàng…

b Trình bày quy trình luân chuyển chứng từ ( Quy trình mua hàng)

- Được xây dựng trên một hệ thống Kế toán - Kiểm toán Vì thế, quy trình luân chuyểnchứng từ của Công ty rất chặt chẽ và hạn chế nhiều rủi ro trong quá trình luân chuyển

- Quá trình mua hàng:

Khi bộ phận kho kiểm tra và thấy trong kho thiếu hàng, sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầumua hàng trình cho trưởng bộ phận kho xét duyệt Sau khi kiểm tra theo thông tin trên phiếuyêu cầu mua hàng đúng với thực tế, trưởng bộ phận sẽ ký vào phiếu yêu cầu mua hàng vàchuyển cho bộ phận mua hàng Căn cứ vào thông tin những mặt hàng cần mua, bộ phận muahàng tiến hành lập đơn đặt hàng và liên hệ với nhà cung cấp Khi hàng đã được giao cho bộphận kho, bộ phận kho căn cứ vào đơn đặt hàng và hóa đơn của nhà cung cấp kiểm tra sốlượng hàng, sau đó, tiến hành nhập số lượng hàng nhập lên hệ thống Sau khi nhập kho, bộphận kho sẽ lập phiếu nhập kho và chuyển cho kế toán kho phiếu nhập kho cùng với hóa đơnGTGT Kế toán kho căn cứ vào phiếu nhập kho sẽ tiến hàng nhập giá trị hàng nhập kho vàthuế giá trị gia tăng lên hệ thống Khi nhập xong, kế toán kho sẽ photo phiếu nhập kho và hóađơn giá trị gia tăng để lưu, bảng chính sẽ chuyển cho kế toán thanh toán Kế toán thanh toáncăn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn gia trị gia tăng và so sánh số tiền trên hóa đơn và hệthống, nếu đúng sẽ tiến hành thanh toán Kế toán thanh toán lập chứng từ chi, sau đó chuyểncho kế toán trưởng ký duyệt, sau khi ký duyệt xong, chứng từ chi sẽ được chuyển đến phòngtài chính Phòng tài chính sẽ lập lệnh chuyển tiền để chuyển cho khách hàng

1.3.4 Tổ chức hệ thống tài khoản

Cách lập tài khoản chi tiết tại công ty:

Tài khoản chính (theo QĐ 15) + ZZ (theo yêu cầu quản lý của công ty)

Ví dụ:

 13100 - Phải thu khách hàng

 13111 - Phải thu khách hàng nước ngoài

 13113 - Phải thu khách hàng trong nước

 13130 - Khoản trả trước cho nhà cung cấp

1.3.5 Chính sách kế toán

Để phù hợp với đặc điểm, quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty đã lựa chọn

hình thức sổ kế toán là chứng từ ghi sổ nhằm đảm bảo phát huy chức năng của kế toán

trong việc thu thập, xử lý thông tin một cách chính xác, kịp thời cho công tác điều hànhquản lý sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả công tác kế toán góp phần vào công tácquản lý hoạt động toàn diện của doanh nghiệp

Để giảm bớt công tác ghi chép bằng tay cho công việc kế toán cũng như để hoànthiện công tác quản lý tại các phòng ban, Công ty đã tiến hành xây dựng và đưa vào sửdụng phần mềm kế toán Axapta Chính vì thế đã phần nào hạn chế được những sai sót phátsinh trong việc liên kết thông tin xử lý số liệu giữa các phần hành hoạt động trong Công ty,tiết kiệm được rất nhiều thời gian đồng thời giảm bớt các loại sổ sách, giúp cho quá trìnhlưu giữ chứng từ thuận tiện hơn Phần mềm xử lý các số liệu cho ra các báo cáo cần thiết,

kế toán chỉ việc vào hệ thống kiểm tra Khi có việc cần muốn xem chỉ việc mở phần mềmlên là có thể xem, không cần phải lục lại chứng từ

Phần mềm này có thể giúp ban giám đốc làm việc, theo dõi công việc của nhân viên dù ởrất xa mọi lúc mọi nơi

Khoản phải thu là một phần tài sản của doanh nghiệp, là một phần nguồn lực do doanhnghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai.

Khoản phải trả là nguồn vốn doanh nghiệp được sử dụng tạm thời, phải cam kết thanhtoán khi đến hạn, là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện

đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình

2.1.2 Nguyên tắc kế toán

Phản ánh các khoản phải thu, phải trả cần tôn trọng một số quy định sau:

- Mọi khoản nợ của doanh nghiệp phải được theo dõi chi tiết cho từng chủ nợ theo số

nợ phải trả; số đã trả và số còn phải trả

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu và từng khoản

nợ Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra đôn đốcthu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn , hoặc nợ nần dây dưa , khê động

- Những khách nợ có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên hoặc có số dư nợ lớnthì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần tiến hành kiểm tra , đối chiếu từng khoản nợ đã phátsinh , đã thu hồi và số còn nợ Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng vănbản

- Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ thì tuânthủ nguyên tắc và phương pháp kế toán những ảnh hưởng do thay đổi tỉ giá hối đoái theoChuẩn mực kế toán số 10 “ Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái “

- Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả liên quan đến vàng bạc, đá quý phải được theo dõichi tiết theo số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị theo giá quy định

- Cuối niên độ kế toán, số dư về các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải đượcđánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàngNhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng CĐKT cuối năm tài chính Khoản chênhlệch tỷ giá do đánh giá lại số dư ngoại tệ của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được hạchtoán vào Tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá hối đoái “ ; sau khi bù trừ khoản chênh lệch tỷ giáhối đoái tăng, hoặc giảm do đánh giá lại phải kết chuyển ngay vào chi phí tài chính hoặcdoanh thu hoạt động tài chính

- Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ thanh toán cóthể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp nhận tiền ứng trước, trả trước, hoặc số đã thunhiều hơn số phải thu

Ngược lại, các tài khoản phải trả chủ yếu có số dư bên Có, nhưng trong quan hệ vớitừng chủ nợ có thể có số dư bên Nợ - phản ánh số tiền đã trả trước, hoặc số đã trả lớn hơn sốphải trả.

Vì vậy cuối kỳ kế toán khi lập báo cáo tài chính phải lấy số dư chi tiết cho từng đốitượng để lên 2 chỉ tiêu bên Tài Sản và bên Nguồn Vốn của Bảng cân đối kế toán (B01-DN)

2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán

Ghi chép, phản ánh và theo dõi kịp thời, chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả phátsinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp chi tiết theo từng đối tượng, từng khoảnthanh toán theo thời gian

Thực hiện việc giám sát và phải có biện pháp đôn đốc việc chi trả và thu hồi kịp thờicác khoản phải thu, chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính tín dụng

2.2.1 Nội dung và nguyên tắc hạch toán

2.2.1.1 Nội dung

Phải thu khách hàng là tài sản của các doanh nghiệp phát sinh từ hoạt động bán hàng

và cung cấp dịch vụ cho khách hàng theo chính sách bán chịu Nó phản ánh khoản khách hàng

sẽ phải chi trả cho doanh nghiệp do mua chịu sản phẩm, hàng hoá ,dịch vụ

2.2.1.2 Nguyên tắc hạch toán

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nộidung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng cóquan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ

- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấpdịch vụ thu tiền ngay (tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng)

- Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ,loại khoản nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để cócăn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản

nợ phải thu không đòi được

- Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận củadoanh nghiệp với khách hàng, nếu hàng hoá đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theothoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàngbán hoặc trả lại số hàng đã giao

2.2.2 Thủ tục kiểm soát

Nợ phải thu của khách hàng gắn liền với quá trình bán hàng nên khả năng tài chính củakhách hàng mua chịu có ảnh hưởng lớn đến mức độ thu hồi nợ Do vậy, doanh nghiệp cầnphải xem xét kỹ đến khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định bán chịu Một

hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu quá trình bán hàng sẽ giảm thiểu những rủi ro phát sinh

Kiểm soát nội bộ hữu hiệu về nợ phải thu khách hàng thường đòi hỏi sự tách biệt cácchức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận phụ trách (không vi phạm nguyêntắc phân công, phân nhiệm)

Quy trình các bước công việc trong bán chịu có thể trình bày tóm tắt như sau :

- Lập lệnh bán hàng: căn cứ vào đơn đặt hàng và xác định khả năng cung ứng để lập

- Phê chuẩn việc bán chịu: căn cứ vào lệnh đơn đặt hàng và nguồn thông tin thu thậpđược bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để đưa

ra quyết định phê chuẩn

- Xuất kho hàng hóa: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, thủ kho sẽ xuấthàng cho bộ phận phụ trách gửi hàng

- Bộ phận gửi hàng: sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng (nếu có)

- chứng từ gửi hàng làm cơ sở lập hóa đơn Khi xuất hàng, ngoài việc kiểm tra của thủ kho vàngười nhận thì bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm soát lượng hàng giao

- Lập và kiểm tra hóa đơn: hóa đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và

bộ phận bán hàng - bộ phận này có trách nhiệm:

+ Đánh số thứ tự chứng từ chuyển hàng

+ So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng với các thông báođiều chỉnh, ghi giá vào hóa đơn trên cơ sở bảng giá hiện hành của đơn vị, tính thành tiền chotừng loại và cho cả hóa đơn

- Theo dõi thanh toán: để thuận tiện trong theo dõi thanh toán cần phải liệt kê cáckhoản nợ theo từng nhóm tuổi, từ đó lập chương trình thu nợ do bộ phận phụ trách bán chịuđảm nhận Ngoài ra, cần phân công hai nhân viên khác phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và

kế toán tổng hợp theo dõi, đối chiếu số liệu để giảm sai phạm

- Phê chuẩn hàng bán bị trả lại và giảm giá: doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịutrách nhiệm về tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ các khoản công nợ có liên quan đến sốhàng sai quy cách hay kém phẩm chất được giảm giá hoặc bị trả lại

Ngoài ra còn xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi làm căn cứ ghi sổ kế toán Khi mức

độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua kiểm tragiữa các phần hành khi đối chiếu tài liệu với các bộ phận khác nhau

2.2.3 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết

2.2.3.1 Chứng từ

Kế toán thanh toán với khách hàng được tiến hành trên cơ sở các chứng từ bán hàng dodoanh nghiệp lập Các chứng từ thường bao gồm: hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thôngthường, biên bản giao nhận hàng, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chiết khấu hàng bán, giảmgiá; chứng từ liên quan đến việc khách hàng khiếu nại hoặc trả lại từ chối mua hàng

Chứng từ thu tiền: phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng

2.2.3.2 Sổ kế toán chi tiết

Trong sổ kế toán chi tiết cần phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại khoản nợ cóthể trả đúng hạn, khoản khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi, để có căn cứ xác định sốtrích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu khôngđòi được

Các chứng từ được tiếp nhận, phân loại và ghi vào sổ kế toán

Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”

- Số tiền phải thu khách hàng

- Số tiền thừa phải trả lại cho khách hàng

SDCK: Số tiền còn phải thu khách hàng SDCK: Số tiền khách hàng ứng trước

(số phải thu < số tiền ứng trước của KH)

2.2.5 Kế toán tổng hợp phải thu khách hàng

- Sơ đồ hạch toán:

133511,515,711

(7)(6)(5)(4)

(3)

139 331,311 521,531,532642

152,153,15633311

111,112,113 131

(1): Bán hàng trả chậm (chưa thu tiền khách hàng) Có 2 trường hợp:

- Đối với các mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGTtheo phương pháp trực tiếp, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:

Nợ TK 131: giá bán đã có thuế

Có TK 511, 515, 711: doanh thu bán chịu phải thu (giá bán đã có thuế)

- Đối với các mặt hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấutrừ, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:

Nợ TK 131: giá bán đã có thuế GTGT (giá thanh toán)

Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra phải nộp

Có TK 511, 515, 711: doanh thu bán chịu phải thu (giá bán chưa có thuế)(2): Khi thu được tiền của người mua hoặc người mua ứng trước tiền, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 131Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và trị giá hàng bán (theo giá thanh toán) sẽ được theodõi trên tài khoản 131

(3): Trao đổi hàng hóa, ghi

Nợ TK 152, 153, 156

Nợ TK 133

Có TK 131(4): Xử lý xóa nợ khoản phải thu của khách hàng (nếu chưa lập dự phòng nợ phải thukhó đòi), ghi:

Nợ TK 642

Có TK 131Đồng thời ghi:

Nợ TK 156

Có TK 632 (6): Trường hợp thu nợ, trừ nợ phải trả hoặc thu nợ trả vay ngắn hạn, kế toán ghi:

Nợ TK 331,311

Có TK 131

Có TK 515

(7): Xử lý xóa nợ cho khách hàng ( lập dự phòng nợ phải thu khó đòi), kế toán ghi:

Nợ TK 139

Có TK 131Đồng thời ghi Nợ TK 004

- Chi phí đi đòi nợ khó đòi:

Nợ TK 811

Có TK 111, 112 …

2.2.6 Kế toán chi tiết phải thu khách hàng

- Hạch toán ghi nhận các khoản nợ phải thu:

Theo hóa đơn số … ngày … doanh nghiệp xuất bán cho cty An Minh, chưa thu tiền,trị giá hóa đơn này là 6.000.000 đồng, thuế GTGT là 600.000 đồng

Nợ TK 131 (An Minh) 6.600.000

Có TK 33311 600.000

- Hạch toán thu nợ các khoản nợ phải thu:

Theo phiếu thu số…lập ngày…; doanh nghiệp đã thu đủ số nợ phải thu cty nói trên là6.600.000 đồng

Có TK 131(An Minh) 6.600.000

2.2.7 Kế toán dự phòng phải thu khó đòi

2.2.7.1 Những vấn đề chung về các khoản phải thu khó đòi

Trên thực tế, không phải lúc nào các khoản nợ phải thu cũng thu hồi được vì nhiềunguyên nhân khác nhau Khoản nợ phải thu khó đòi hoặc không đòi được là khoản thiệt hạiđược kế toán ghi nhận vào chi phí và tất nhiên lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ bị giảm Để tuânthủ nguyên tắc thận trọng, phù hợp, kế toán ghi nhận trước khoản nợ không có khả năng thuhồi bằng cách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi

2.2.7.2 Nội dung

Nợ phải thu khó đòi là người nợ không có khả năng hoặc khó khả năng trả được nợhoặc vì lý do nào đó mà không xác định được người nợ Nợ khó đòi được coi là một khoản lỗhoặc là chi phí khi thực sự phát sinh

Mục đích của dự phòng nợ phải thu khó đòi:

- Giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm

kế hoạch nhằm bảo tồn vốn kinh doanh

- Đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ

- Xác định giá trị thực của một khoản tiền phải thu trong thanh toán khi lập báocáo tài chính

2.2.7.3 Nguyên tắc kế toán

Để đảm bảo nguyên tắc phù hợp, chi phí nợ khó đòi phải được ghi nhận vào kỳ phátsinh doanh nghiệp từ việc bán chịu tương ứng Đây là khoản thiệt hại có thể xảy ra, nhưngkhông xác định chính xác khi nào và bao nhiêu, được dự phòng trước

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợphải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách

nợ không có khả năng thanh toán

Khoản dự phòng được tính trước vào chi phí hoạt động kinh doanh trong năm báo cáocho tương ứng với doanh thu bán chịu, đồng thời đảm bảo phản ánh đúng giá trị của các khoản

nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi tại điểm lập báo cáo tài chính

phải thu khó đòi đã xử lí xóa nợ

- Số lập dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí quản lí doanh nghiệp (cuối niên độ kế toán)

SDCK: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi

còn lại cuối kỳ

2.2.7.5 Định khoản các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Sơ đồ hạch toán kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi

(1): Cuối năm lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, ghi:

Nợ TK 642

Có TK 139

Trong niên độ kế toán tiếp theo có 3 trường hợp xảy ra:

- Trường hợp 1: mức dự phòng năm nay lớn hơn mức dự phòng năm trước thìtiếp tục lập dự phòng phần chênh lệch lớn hơn và ghi bút toán (2)

- Trường hợp 2: mức dự phòng năm sau nhỏ hơn mức dự phòng năm trước thìhoàn nhập dự phòng phần chênh lệch nhỏ hơn và ghi bút toán (3)

- Trường hợp 3: mức dự phòng năm nay bằng mức dự phòng năm trước thì kếtoán không ghi gì cả

(4): Xử lý xóa nợ cho khách hàng (khoản nợ đó đã lập dự phòng), ghi:

Nợ TK 139

Có TK 131,138

(4)

642 139

131,138

(3) (2) (1)

Nếu khoản nợ đó chưa lập dự phòng thì khi xóa nợ ghi:

Nợ TK 642

Có TK 131,138

Đồng thời với bút toán xóa sổ ghi:

Nợ TK 004: số nợ xóa sổ

2.3.1 Nội dung và nguyên tắc hạch toán

2.3.1.1 Nội dung

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ và tình hình thanh toán các khoản nợphải thu của doanh nghiệp với đơn vị cấp trên, giữa các đơn vị trực thuộc, hoặc các đơn vị phụthuộc trong một doanh nghiệp độc lập, các doanh nghiệp độc lập trong Tổng công ty về cáckhoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ, hoặc các khoản mà doanh nghiệp cấp dưới có nghĩa vụnộp lên đơn vị cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới

2.3.1.2 Nguyên tắc hạch toán

Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau:

1 Phạm vi và nội dung phản ánh vào tài khoản 136 thuộc quan hệ thanh toán nội bộ

về các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới, giữa các đơn vị cấpdưới với nhau Trong đó, cấp trên là tổng công ty, công ty là doanh nghiệp sảnxuất, kinh doanh độc lập không phải là cơ quan quản lý, các đơn vị cấp dưới là cácdoanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc Tổng công ty, công ty nhưngphải là đơn vị có tổ chức công tác kế toán riêng

2 Nội dung các khoản phải thu nội bộ phản ánh vào Tài khoản 136 bao gồm:

Ở doanh nghiệp cấp trên (Doanh nghiệp độc lập, tổng công ty):

 Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã giao, đã cấp cho cấp dưới;

 Vốn kinh doanh cho cấp dưới vay không tính lãi;

 Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định;

 Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ;

 Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp dưới;

 Các khoản đã giao cho đơn vị trực thuộc để thực hiện khối lượng giao khoán nội bộ vànhận lại giá trị giao khoán nội bộ;

 Các khoản phải thu vãng lai khác

Ở doanh nghiệp cấp dưới (Doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc đơn vi hạch toán phụthuộc):

 Các khoản được đơn vị cấp trên cấp nhưng chưa nhận được (Trừ vốn kinh doanh vàkinh phi);

 Khoản cho vay vốn kinh doanh;

 Các khoản nhờ đơn vị cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thu hộ;

 Các khoản đã chi, đã trả hộ cấp trên và đơn vị nội bộ khác;

 Các khoản phải thu vãng lai khác

3 Tài khoản này không phản ánh số vốn đầu tư mà công ty mẹ đầu tư vốn vào cáccông ty con và các khoản thanh toán giữa công ty mẹ và công ty con

4 Tài khoản 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán vàtheo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ Từng doanh nghiệp cần có biện phápđôn đốc giải quyết dứt điểm các khoản nợ phải thu nội bộ trong niên độ kế toán.

5 Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư Tàikhoản 136 “Phải thu nội bộ”, Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” với các đơn vị cóquan hệ theo từng nội dung thanh toán Tiến hành thanh toán bù trừ theo từngkhoản của từng đơn vị có quan hệ, đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 Tài khoản 136

“Phải thu nội bộ” và Tài khoản 336 “Phải trả nội bộ” (Theo chi tiết từng đốitượng)

Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời

2.3.2 Tài khoản sử dụng

 Sử dụng TK 136- Phải thu nội bộ:

 TK 136 có 2 tài khoản cấp 2:

*Tài khoản 1361 - Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc

Tài khoản này chỉ sử dụng ở đơn vị cấp trên: phản ánh tình hình cấp vốn và thu hồi vốnđối với các đơn vị trực thuộc

Các đơn vị trực thuộc khi nhận vốn của cấp trên thực hiện việc ghi tăng tài sản và nguồnvốn ở tài khoản 411, 441 mà không phản ánh vào tài khoản phải trả nội bộ (TK 336)

*Tài khoản 1368 - Phải thu khác

Tài khoản này phản ánh các khoản phải thu khác ngoài vốn cấp giữa đơn vị cấp trên vàđơn vị trực thuộc và giữa các đơn vị trực thuộc với nhau

Quan hệ nội bộ giữa cấp trên, cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới về các khoản thu hộ,chi hộ, bán hàng

 K t c u và n i dung ph n ánh c a tài kho n 136ết nợ ấu và nội dung phản ánh của tài khoản 136 ội dung phản ánh của tài khoản 136 ản ánh chi tiết nợ ủa tài khoản 136 ản ánh chi tiết nợ

Tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”

- Các khoản vốn, kinh phí đã cấp cho cấp

dưới

- Các khoản nhờ thu hộ phải thu

- Các khoản chi hộ phải thu

- Thu hồi vốn, kinh phí đã cấp phát chocấp dưới

- Số tiền đã thu về các khoản phải thutrong nội bộ

- Bù trừ các khoản phải thu, phải trảtrong nội bộ của cùng một đối tượng

SDCK: Số còn phải thu ở các đơn vị

trong nội bộ doanh nghiệp

2.3.3 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết

2.3.3.1 Chứng từ

Là biên bản cấp vốn và các chứng từ khác như: phiếu chi, giấy báo nợ,

2.3.3.2 Sổ kế toán chi tiết

Tài khoản 136 phải hạch toán chi tiết theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán và theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ.

2.3.4 Kế toán tổng hợp phải thu nội bộ

- Sơ đồ hạch toán tài khoản 1361

(1): Cấp trên cấp vốn cho cấp dưới bằng tiền

(2): Cấp trên cấp vốn cho cấp dưới bằng vật tư, hàng hóa

(3): Cấp trên cấp vốn cho cấp dưới bằng tài sản cố định

(4): Số vốn cấp cho đơn vị trực thuộc

(5): Khi cấp trên thu hồi vốn bằng tiền

(6): Khi cấp trên thu hồi vốn bằng vật tư

(7): Cấp trên thu hồi vốn bằng tài sản cố định

(8): Trả vốn cho cấp trên, uỷ thác cấp dưới

- Sơ đồ hạch toán tài khoản 1368

111,1121368

111,112,15*

111,1121361

(8)

(7)(6)(5)

(4)(3)(2)(1)

214214

152,153,156

211

211152,153,156

(7)(6)

(5)(4)

(1): Phải thu số đã chi hộ.

(2): Các khoản nhờ thu hộ

(3): Phải thu về các quỹ

(4):lãi phải thu / lỗ được cấp bù

(5):Phải thu ở cấp trên và các đơn vị nội bộ khác về doanh thu tiêu thụ nội bộ(doanh thu bán hàng nội bộ)

(6): Đã nhận được khoản chi hộ; khoản thu hộ

(7): Bù trừ phải thu, phải trả nội bộ theo từng đơn vị có quan hệ thanh toán

2.3.5 Kế toán chi tiết phải thu nội bộ

Ví dụ tại công ty X là đơn vị cấp trên:

- Khi cấp phát vốn kinh doanh cho các đơn vị cấp dưới bằng tiền mặt hay tiền gửi ngânhàng:

Căn cứ quyết định cấp phát vốn số… ngày…; ngân hàng báo Nợ cho công ty về khoản cấp phát vốn kinh doanh cho xí nghiệp trực thuộc A

Nợ TK 1361 (XN A)

Có TK 112

- Khi thu hồi vốn bằng tiền đã cấp cho đơn vị cấp dưới

Nhận giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền đã cấp phát cho đơn vị trực thuộc

Nợ TK 112

Có TK 1361 (XN A)

- Khi chi hộ cho các đơn vị trực thuộc:

Nhận giấy báo nợ của ngân hàng về khoản đã chi hộ tiền mua vật liệu đã nhập kho tháng trước cho xí nghiệp trực thuộc B

Nợ TK 1368 (XN B)

Có TK 112

2.4.1 Nội dung và nguyên tắc hạch toán

 Trong trường hợp hoá đơn không ghi khoản thuế giá trị gia tăng thì thuế GTGT đượcxác định bằng giá thanh toán theo hoá đơn nhân với thuế suất GTGT

 Đối với các loại tem, vé được coi là chứng từ thanh toán đã in sẵn giá thanh toán thìgiá thanh toán tem, vé đó đã bao gồm thuế GTGT

 Cơ sở kinh doanh in, phát hành, sử dụng hoá đơn không đúng quy định để trốn thuế,gian lận trong khấu trừ thuế, hoàn thuế thì ngoài việc bị truy thu, truy hoàn số tiền thuếcòn bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theoquy định của pháp luật

 Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được dùng chứng từ đặc thù ghi giá thanh toán

là giá đã có thuế giá trị gia tăng thì doanh nghiệp căn cứ vào giá hàng hóa, dịch vụ muavào đã có thuế để xác định giá không có thuế và thuế giá trị gia tăng đầu vào đượckhấu trừ

- Thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong tháng nào thì được kê khai khấu trừ khixác định thuế giá trị gia tăng phải nộp của tháng đó Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện

số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai khấu trừ bị khai sót thì được kê khai, khấu trừ bổsung, thời gian để kê khai, khấu trừ bổ sung tối đa là sáu tháng, kể từ thời điểm phát sinh saisót

- Thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ > số thuế giá trị gia tăng đầu ra: chỉ khấutrừ thuế giá trị gia tăng đầu vào bằng số thuế giá trị gia tăng đầu ra của tháng đó Số thuế giátrị gia tăng đầu vào còn lại được khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau hoặc được duyệt hoàn thuếtheo chế độ quy định

- Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hoádịch vụ chịu thuế và không chịu thuế giá trị gia tăng thì đơn vị sản xuất kinh doanh phải hạchtoán riêng thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ và thuế giá trị gia tăng đầu vào khôngđược khấu trừ

- Trường hợp không thể hạch toán riêng được thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào đượchạch toán trên TK 133 Cuối kỳ, kế toán xác định số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ theo tỉ

lệ % giữa doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng so với tổng doanh thu bán ra Số thuế giá trị giatăng đầu vào không được khấu trừ tính vào giá vốn hàng bán ra trong kỳ Nếu số thuế giá trịgia tăng không được khấu trừ có giá trị lớn thì tính vào giá vốn hàng bán tương ứng với doanhthu trong kỳ, số còn lại tính vào giá vốn hàng bán ra của kỳ kế toán sau

2.4.2 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết

2.4.2.1 Chứng từ

Các hoá đơn giá trị gia tăng của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ ( liên 2 )

Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT)

Tờ khai thuế GTGT hàng tháng (mẫu 01/GTGT)

Tờ khai điều chỉnh thuế GTGT (mẫu 01/KHBS)

Đề nghị hoàn thuế GTGT (mẫu 10/GTGT)

Quyết định hoàn thuế GTGT (mẫu 13/GTGT)

2.4.2.2 Sổ kế toán chi tiết

- TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ cho hàng hóa, dịch vụ

- TK 1332- Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

 K t c u và n i dung ph n ánh c a tài kho n 133ết nợ ấu và nội dung phản ánh của tài khoản 136 ội dung phản ánh của tài khoản 136 ản ánh chi tiết nợ ủa tài khoản 136 ản ánh chi tiết nợ

Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”

- Số thuế giá trị gia tăng đầu vào tăng

- Số thuế giá trị gia tăng đầu vào đã được hoàn lại

SDCK: Số thuế giá trị gia tăng đầu vào

còn được khấu trừ hoặc sẽ được hoàn

2.4.4 Kế toán tổng hợp thuế VAT được khấu trừ

(3): Cuối kỳ, xác định thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ

(4): Cuối kỳ, xác định thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

(5): Thuế giá trị gia tăng phải nộp của hàng nhập khẩu

2.4.5 Kế toán chi tiết thuế GTGT được khấu trừ

- Hạch toán ghi nhận các khoản thuế GTGT đầu vào

Theo hóa đơn số … ngày …; doanh nghiệp mua về nhập kho 1000 lít hóa chất, giá mua 10.000.000, thuế GTGT là 1.000.000, chưa trả tiền cho người bán

Nợ TK 133 1.000.000

- Hạch toán thuế GTGT của chiết khấu thương mại

Theo thông báo nhận được, doanh nghiệp được hưởng chiết khấu 1% trên giá mua do mua với số lượng lớn

(4)

(3)(2)

15*,21*,6*

33311

632,142,627,641111,112,331

111,112,331 133

2.5 KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP

2.5.1 Nội dung và nguyên tắc hạch toán

2.5.1.1 Nội dung

Khoản phải trả nhà cung cấp là khoản nợ phải trả về giá trị vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ (điện, nước, gas, khí, sửa chữa ) mà doanh nghiệp đã mua chịu của người bán hay người cung cấp; kể cả khoản phải trả cho người nhận thầu về xây dựng cơ bản hay sửa chửa lớn tài sản cố định

Quan hệ với người bán hoặc nhà cung cấp xảy ra khi :

+doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng do đó phát sinh khoản nợ phải trả

+doanh nghiệp trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng

do đó phát sinh khoản nợ phải thu với nhà cung cấp

2.5.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ

- Kho hàng và bộ phận kiểm soát hàng tồn kho: Lập phiếu đề nghị mua hàng, một phiếu

được lưu để theo dõi tình hình thực hiện mua hàng

- Bộ phận mua hàng: căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng để xem xét nhu cầu và chủng

loại hàng mua Sau đó bộ phận này sẽ lập đơn đặt hàng thành nhiều liên gửi cho nhà cungcấp, bộ phận kho, bộ phận nhận hàng và kế toán nợ phải trả Bộ phận mua hàng có tráchnhiệm thông báo mọi sự thay đổi liên quan đến việc mua hàng dẫn đến thay đổi thanh toáncho bộ phận kế toán Chẳng hạn như chiết khấu thanh toán, hàng mua bị trả lại

- Bộ phận kế toán nợ phải trả: kiểm tra đối chiếu số lượng hàng trên hoá đơn với số lượng

trên báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng, đồng thời xem xét giá cả, chiết khấu trên đơn đặthàng và trên hoá đơn để đảm bảo tất cả các hoá đơn đã kiểm tra sẽ liên quan đến nhữnggiao dịch hợp lệ, nhận đúng hàng và không thanh toán vượt số nợ phải trả cho người bán.Phải theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng lần thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toántừng chủ nợ, từng hợp đồng để lập kế hoạch thanh toán theo thời hạn hưởng chiết khấu,tận dụng tối đa khả năng hưởng số tiền chiết khấu thanh toán

- Bộ phận thanh toán: thông qua các chứng từ hợp lệ chuẩn chi đồng thời đóng dấu chi để

không bị chi quỹ 2 lần Khi thanh toán không chỉ hóa đơn mà cả đơn đặt hàng, biên bảnnhận hàng điều phải được duyệt bởi người có thẩm quyền

Cuối tháng, bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa số chi tiết phải trả ngườibán (bảng tổng hợp chi tiết) với sổ cái

2.5.3 Chứng từ và sổ kế toán chi tiết

2.5.3.1 Chứng từ

 Hoá đơn GTGT

 Giấy đề nghị thanh toán

 Phiếu thu, phiếu chi

 Sổ phụ ngân hàng

 Biên bản kiểm kê tài sản

 Các chứng từ khác có liên quan

2.5.3.2 Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán chi tiết phải trả người bán được theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp và phân loại theo thời gian thanh toán đã ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên

2.5.4 Tài khoản sử dụng

Sử dụng tài khoản 331 ”Phải trả cho người bán” phản ánh tình hình thanh toán với ngườibán, người nhận thầu

N i dung và k t c u TK 331ội dung phản ánh của tài khoản 136 ết nợ ấu và nội dung phản ánh của tài khoản 136

Tài khoản 331”Phải trả cho người bán”

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư,

hàng hóa, người cung cấp dịch vự hay

người nhận thầu xây lắp

- Số tiền ứng trước cho người bán, nhưng

doanh nghiệp chưa nhận được hàng hóa,

dịch vụ

- Số tiền người bán chấp nhận giảm giá

hàng hóa, dịch vụ

- Chiết khấu thương mại, chiết khấu

thanh toán mà người bán cho người mua

hưởng

- Hàng trả lại cho người bán

- Số tiền phải trả cho người bán

- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính xác

SDCK: Số tiền đã ứng trước cho người

bán; số đã trả nhiều hơn số phải trả theo

chi tiết từng đối tượng cụ thể

SDCK: Số tiền còn phải trả cho người

bán lúc cuối kỳ

2.5.5 Kế toán tổng hợp phải trả nhà cung cấp

- Sơ đồ hạch toán

(1): mua chịu vật tư, hàng hóa

(2): mua chịu tài sản cố định

(3): lãi trả góp mua chịu TSCĐ (nếu có)

(4): phải trả cho người nhận thầu về xây dựng cơ bản hay sửa chữa lớn TSCĐ.(5): phải trả cho người cung cấp dịch vụ

(6): chênh lệch tỉ giá khi thanh toán

(7): trả nợ hay ứng trước cho người bán

111,112,311

(6)(5)(4)(3)

(2)(8)

635627,641,6422412,2413 (133)242

211,213,2411711

15*(133)331