Quy trình xử lý sự cố bất thường liên quan đến an toàn, pháp lý của sản phẩm

. Mọi sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất phải được hiểu đúng để có thể giải quyết vấn đề. Sự hiện hữu của sự cố thực ra không phải vấn đề mà vấn đề nảy sinh khi sự cố không được biết đến không được giải quyết. Hoạt động sản xuất sẽ dần ổn định khi hiểu đúng những bất thường và đưa ra biện pháp sửa chữa và phòng ngừa để những bất thường đó không thể tái diễn. Các sự cố bất thường khi xảy ra có thể gây ra các tác động tiêu cực lên sản phẩm, cản trở đến việc kinh doanh của khách hàng hoặc ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng bao gồm: Các sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm như : Hàng loạt sản phẩm bị cùng 1 lỗi, tỉ lệ lỗi quá lớn, vượt mức cho phép và chưa bao giờ xảy ra các tình huống tương tự.. Các sự cố về vấn đề an toàn sản phẩm: Ví dụ như các phụ liệu kim loại bị nhiễm kim loại không qua được máy dò kim, độ chắc cúc dập không đat chuẩn… Các sự cố phát sinh liên quan đến tính pháp lý của sản phẩm: sử dụng các sản phẩm không được sự cho phép của khách hàng… Các sự cố phát sinh khi nhà máy có sự thay đổi về công nghệ, cấu trúc sản phẩm gây ra sự biến đổi thành phần hóa chất trong sản phẩm Các sự cố khác phát sinh có thể làm chậm tiến độ giao hàng, buộc doanh nghiệp rơi vào các tình huống khẩn cấp ( như cháy , thiên tai, động đất,chập điện, lũ lụt, hỏa hoạn, đình công, tràn hóa chất… .) Quy trình xử lý sự cố bất thường liên quan đến an toàn, pháp lý của sản phẩm

QUY TRÌNH

XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM

Ngày hiệu lực Tổng số trang

Họ tên

Chữ ký

Chức vụ

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

Số

TT

Mục sửa đổi/

Lần sửa đổi

Ngày sửa đổi

Ghi chú:

1 Những các nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo Quy định này của Quy trình

2 Nội dung trong quy trình này có hiệu lực áp dụng như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo

3 Bộ phận được phân phối chỉ được nhận duy nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát),

1 Mục đích

1.1 Mọi sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất phải được hiểu đúng để có thể giải quyết vấn đề Sự hiện hữu của sự cố thực ra không phải vấn đề mà vấn đề nảy sinh khi sự cố không được biết đến không được giải quyết Hoạt động sản xuất sẽ dần

ổn định khi hiểu đúng những bất thường và đưa ra biện pháp sửa chữa và phòng ngừa

để những bất thường đó không thể tái diễn

Các sự cố bất thường khi xảy ra có thể gây ra các tác động tiêu cực lên sản phẩm, cản trở đến việc kinh doanh của khách hàng hoặc ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng bao gồm:

- Các sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm như : Hàng loạt sản phẩm bị cùng 1 lỗi, tỉ lệ lỗi quá lớn, vượt mức cho phép và chưa bao giờ xảy ra các tình huống tương tự

- Các sự cố về vấn đề an toàn sản phẩm: Ví dụ như các phụ liệu kim loại bị nhiễm kim loại không qua được máy dò kim, độ chắc cúc dập không đat chuẩn…

- Các sự cố phát sinh liên quan đến tính pháp lý của sản phẩm: sử dụng các sản phẩm không được sự cho phép của khách hàng…

- Các sự cố phát sinh khi nhà máy có sự thay đổi về công nghệ, cấu trúc sản phẩm gây ra sự biến đổi thành phần hóa chất trong sản phẩm

- Các sự cố khác phát sinh có thể làm chậm tiến độ giao hàng, buộc doanh nghiệp rơi vào các tình huống khẩn cấp ( như cháy , thiên tai, động đất,chập điện, lũ lụt, hỏa hoạn, đình công, tràn hóa chất… )

1.2 Những sự bất thường này có thể do nhân viên kiểm tra nhận ra , các đơn vị test sản phẩm (test nội bộ hoặc bên thứ 3 ) hoặc cũng có thể do công nhân tự nhận

thấy khi tự kiểm tra Những bất thường có thể là nguyên nhân làm gián đoạn, chậm tiến độ quá trình sản xuất

1.3 Mục đích của quy trình nhằm giúp các bộ phận liên quan đưa ra hướng giải quyết trong những tình huống cấp bách và kịp thời thông báo tới khách hàng để cùng đưa ra Phương hướng phù hợp nhất

2 Phạm vi áp dụng

Áp dụng đối với tất cả các sự cố bất thường có thể xảy ra bất cứ lúc nào ở bất

kỳ công đoạn nào trong suốt quá trình diễn ra sản xuất cho những hàng đang xuất đi, đang sản xuất hoặc chuẩn bị xuất cho khách hàng

3 Đối tượng áp dụng

Áp dụng cho CBCNV phụ trách về hệ thống quản lý chất lượng QA, QC, lãnh đạo xưởng của toàn Công ty, CBCNV phụ trách về an toàn sản phẩm hoặc tính pháp lý của sản phẩm, CBCNV phụ trách các vấn đề liên quan đến các tình huống khẩn cấp về thiên tai, lũ lụt…

4 Nội dung

Lưu đồ :

Phát hiện vấn đề

Bc quản lí, thông báo với khách hàng

Truy xuất nguyên nhân

Đưa ra biện pháp

xử lý

Thực hiện và theo dõi việc thực hiện

Lưu hồ sơ

Bước Các

bước tác

nghiệp

Bộ Phận/

Người phụ trách

quan/ Biểu mẫu sử dụng

1

Phát

hiện vấn

đề

QA và các

bộ phận liên quan

- Trong quá trình sản xuất, bộ phận quản lý chất lượng thường xuyên đi kiểm tra chất lượng, an toàn sản phẩm tại từng công đoạn sản xuất Tại từng công đoạn có thể xảy ra những sự cố bất thường, khi phát hiện cần báo cáo lên cấp trên để có những phương án xử lý kịp thời

Trong trường hợp phát sinh các sự cố liên quan đến thiên tai, nhà máy có thể dự đoán được 1 số vấn đề gặp phải thông qua việc thường xuyên cập nhật tin tức trên báo đài, thời sự , tin địa Phương

- Quy trình về HTQLCL

- Quy trình ứng phó khẩn cấp trong kinh doanh

- BM 08 –01 Phiếu KPPN

2 Báo cáo

quản lý

và thông

báo kịp

thời với

khách

hàng

Quản lý chất lượng

và các bộ phận liên quan

- Sau khi phát hiện thấy những sự cố bất thường nhân viên đi kiểm tra sẽ báo cáo lại cho quản lý Quản lý sẽ tổng hợp các thông tin, tiến hành phân tích nguyên nhân để đưa ra biện pháp xử lý nhanh chóng tránh làm gián đoạn quá trình sản xuất

- Nhà máy cũng phải liên hệ thông báo tình hình với khách hàng bằng các hình thức như email, điện thoại trong vòng 2 tiếng khi phát hiện các sự cố nghiêm trọng có thể ảnh hưởng tới tính pháp lý,

an toàn của sản phẩm cho dù sản phẩm

đó đang được xuất đi hay chưa xuất các nội dung thông báo bao gồm: vấn đề được phát hiện, mức độ nghiêm trọng của

Báo cáo kiểm tra nội bộ BM08-1.1 Quy trình thông báo và xin xác nhận khách hàng

Bước Các

bước tác

nghiệp

Bộ Phận/

Người phụ trách

quan/ Biểu mẫu sử dụng

(nếu có)…

- Đối với các vấn đề liên quan đến thiên tai, sự cố nhà máy có thể dự đoán đươc thì phải thông báo ngay cho khách hàng nếu thiên tai ảnh hưởng trực tiếp đến khu vực nhà máy, gây chậm quá trình xuất hàng hoặc khiến cho sản phẩm của công

ty bị ảnh hưởng về chất lượng, an toàn ( ví dụ lũ lụt, mưa bão to có thể khiến sản phẩm bị ẩm mốc khi nhà xưởng của nhà máy không đáp ứng các yêu cầu về bảo quản hàng hóa…)

xuất

nguyên

nhân

Quản lý chất lượng

và các bộ phận liên quan

- Bộ phận có liên quan tiến hành phân tích nguyên nhân, đưa ra hành động khắc phục và phòng ngừa Khi cần thiết phải

tổ chức họp hoặc truy xuất nguồn gốc để đưa ra hành động khắc phục và phòng ngừa hiệu quả nhất

- BM 08 -1 Phiếu KPPN

4 Đưa ra

biện

pháp xử

lý

QA và BP liên quan

- Biện pháp xử lý được đưa ra phải xử lý triệt để được vấn đề, tránh tối đa xảy ra lặp lại Trong trường hợp bắt buộc , nhà máy

có thể tiến hành thu hồi sản phẩm để xử lý

và phải thông báo với các bên liên quan.và phải thông báo với các bên liên quan (khách hàng )

Khi gặp các sự cố, trường hợp khẩn cấp buộc phải ngừng sản xuất nhà máy phải thông báo với khách hàng về các thiệt hại của mình và nếu có ý định di rời thành phẩm, BTP đến khu vực khác trong cùng

- BM 08 -01 Phiếu KPPN

Bước Các

bước tác

nghiệp

Bộ Phận/

Người phụ trách

quan/ Biểu mẫu sử dụng

nhà máy hoặc sử dụng các bên gia công để tiếp tục đơn hàng thì nhà máy phải thông báo và được sự đồng ý của khách hàng

- Nhà máy tìm ra được những sản phẩm không phù hợp hoặc nguyên vật liệu bị loại không được áp dụng trong quá trình sản xuất có thể ảnh hưởng đến yêu cầu về xuất hàng, an toàn, quy chuẩn và chất lượng của sản phẩm, phải thông báo ngay cho khách hàng

-Nhà máy phải nhận được sự chấp thuận từ khách hàng nếu có bất kỳ thay đổi nào về thiết kế sản phẩm, quy trình sản xuất, hoặc nguồn gốc của nguyên vật liệu có thể ảnh hưởng đến yêu cầu an toàn, tiêu chuẩn, chất lượng sản phẩm của CPSC

-Nếu có bất kỳ nguyên vật liệu nào không nằm trong phạm vi cho phép của khách hàng, nhà máy phải chịu trách nhiệm thông báo và xin chấp thuận từ khách hàng để tiến hành sản xuất

dõi,

giám sát

việc thực

hiện

QA Bộ phận QA và các bộ phận liên quan phải

thưc hiện đúng các nội dung đã thống nhất thực hiện trước đó, thường xuyên giám sát hiệu quả của việc thực hiện

Nếu vẫn không thể cải thiện được vấn đề phải tiếp tục thông báo , trao đổi thông tin với khách hàng để có hướng xử lý

Bước Các

bước tác

nghiệp

Bộ Phận/

Người phụ trách

quan/ Biểu mẫu sử dụng

6 Lưu hồ

sơ

QA

- Các báo cáo liên quan đến các sự cố bất thường sẽ được phòng QA lưu giữ theo

“Quy trình quản lý hồ sơ”

Quy trình quản

lý hồ sơ