Hoàn thiện kế toán nguyên liệu - vật liệu tại Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành

Hoàn thiện kế toán nguyên liệu - vật liệu tại Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế mở và hội nhập như hiện nay, để tồn tại và phát triểncác doanh nghiệp sản xuất thì các doanh nghiệp phải luôn luôn chủ động đểgiành lấy lợi thế về sản phẩm cho doanh nghiệp mình Thì vấn đề giá cảdường như được rất nhiều người tiêu dùng quan tâm Vậy để làm thế nào đểgiảm giá sản phẩm mà chất lượng không đổi? Kết quả kinh doanh của doanhnghiệp vẫn tốt Như chúng ta đã biết trong kết cấu của sản phẩm thì nguyênvật liệu chính chiếm tỷ trọng cao nhất Như vậy để quản lý tốt vấn đề của yếu

tố đầu vào, thì công tác kế toán nguyên vật liệu cần phần thực hiện tốt vàđược thay đổi để phù hợp với quy mô cũng như phương thức hoạt động củacông ty Công tác kế toán tốt khi nó phán ánh thông tin về các yếu tố đầu vàomột cách chính xác và kịp thời Điều này giúp cho công ty tận dụng tối đanhững gì sẵn có, cũng như đưa ra các phương án kịp thời cho nhu cầu NVLkhi có sự biến động của nhiều yếu tố, như: lạm phát … Kế toán vật tư khôngchỉ phục vụ cho công tác quản lý NVL mà còn là tiền đề để hạch toán chi phísản xuất và tính gía thành sản phẩm

Mặc dù được thành lập không lâu, nhưng Công ty Cổ phần Xây dựng

và Tư vấn đầu tư Trường Thành với sản phẩm chính là các công trình xâydựng mà trong đó NVL chính chiếm tỷ trọng rất lớn thường từ 60 đến 80%tổng giá trị công trình Do đó một vấn đề đặt ra là cần phải quan tâm siết xaohơn nữa tới công tác kế toán NVL Sự quản lý chặt chẽ trong công tác kế toánNVL đã giúp cho công ty luôn chủ động được yếu tố đầu vào do đó luôn đảmbảo cho công trình đạt chất lượng theo quy định, cũng như tiến độ thi công

Vì những lý do trên nên trong quá trình thực tập tại Công ty em đã rấtchú trọng vào mảng đề tài này và đã chọn để đi sâu vào nghiên cứu đề tài:

“Hoàn thiện kế toán nguyên liệu - vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng

và Tư vấn đầu tư Trường Thành” Chuyên đề của gồm ba phần chính:

- Phần I: Tổng quan về Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư

Trường Thành

- Phần II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công

ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành

- Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên

vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tưTrường Thành

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS TS Nguyễn Năng Phúc đã

tận tình hướng dẫn em hoàn thiện chuyên đề này Và cảm ơn anh, chị phòng

Tài chính – Kế toán đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thiện chuyên đề vàđược tiếp xúc với công tác kế toán thực tiễn, đặc biệt là mảng kế toán NVL.

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TRƯỜNG THÀNH

1 Khái quát sự hình thành và phát triển của công ty cổ phần Xây dựng

và Tư vấn đầu tư Trường Thành.

Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành được sánglập bởi các thành viên đã có nhiều năm công tác trong lĩnh vực kinh doanh,quản lý kinh tế, xây dựng cơ bản và tư vấn giám sát Ngày 29 tháng 09 năm

2003, công ty chính thức được thành lập theo giấy phép Đăng ký kinh doanh

số 0103002941 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ TƯ VẤN ĐẦU

TƯ TRƯỜNG THÀNHTên giao dịch: TRUONG THANH INVESTMENT CONSULTANT

AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANYTên viết tắt: TRUONG THANH., JSC

Trụ sở: 42B Phạm Hồng Thái – phường Trúc Bạch – quận Ba Đình –

như giải quyết vấn đề tạo công ăn việc làm cho người dân giải quyết vấn đềthất nghiệp Trên cơ sở đó công ty đã quy tụ được những người có tâm huyếtvới công việc Với mục đích trên công ty đã không ngừng phấn đấu để hoànthiện cho chính mình Tiêu chí hoạt động của Công ty là luôn tìm tòi và bỗidưỡng những người có tâm huyết, sáng tạo, có năng lực thi công và quản lýthi công giỏi để xây dựng các công trình đảm bảo được chất lượng – kỹ thuậtcao theo yêu cầu của công trình Chính điều này đã góp phần đưa hình hìnhCông ty ngày một vươn xa hơn và gây dựng được uy tín từ khách hàng.

Cùng với đội ngũ cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề của Công ty,Công ty còn có các đơn vị liên doanh có đủ năng lực, kinh nghiệm và thiết bịthi công hiện đại để thi công các loại công trình

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành.

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh

Chức năng và nhiệm vụ chính của Công ty là xây dựng các công trìnhgiao thông, công trình công nghiệp, dân dụng và tham gia tư vấn đầu tư Cụthể hoạt động của Công ty là:

- Lập dự án, khảo sát và thi công các công trình

- Tư vấn giám sát các công trình xây dựng cơ bản, tư vấn đầu tư dự án

( không bao gồm thiết kế công trình).

- San lấp mặt bằng.

- Sản xuất buôn bán vật liệu xây dựng.

- Khai thác đá công trình.

- Đầu tư kinh doanh phát triển nhà, kinh doanh bất động sản.

- Lắp đặt thiết bị, trang trí nội, ngoại thất công trình.

- Buôn bán thiết bị máy móc xây dựng, thiết bị giao thông, thiết bị văn

phòng, thiết ngành công nghiệp.

- Đại lý mua, bán và ký gửi hàng hóa.

- Tổ chức hội nghị, hội thảo, hội trợ triển lãm.

- Tư vấn đầu tư tài chính.

- Sản xuất, chế biến buôn bán hàng nông, lâm, thủy sản, hàng thủ công

- Kinh doanh chế biến khoáng sản ( trừ khoáng sản nhà nước cấm )

Cùng với yêu cầu gắt gao của các hạng mục công trình thì Công ty đãkhông ngừng đầu tư vào trang thiết bị tiên tiến nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranhvới các Công ty khác và đặc biệt là đảm bảo chất lượng công trình cũng nhưtiến độ thi công

2.2 Đặc điểm về sản phẩm sản xuất

Sản phẩm chính của công ty là công trình xây dựng, vật kiến trúc … cóquy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản

phẩm xây lắp lâu dài… sản phẩm được sản xuất tại nơi đặt sản phẩm ( địa

điểm xây dựng) Với đặc thù như thế, nên việc quản lý và hạch toán sản phẩm

xây lắp phải tiến hành lập dự toán ( dự toán thiết kế và dự toán thi công).

Trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp phải luôn tiến hành so sánh với dựtoán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời đối với một số công trình có quy

mô lớn, rủi ro cao công ty phải mua bảo hiểm cho công trình đó

Mặt khác, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn xe, máy móc,thiết bị thi công, người lao động … phải di chuyển theo địa điểm đặt sảnphẩm Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật

tư rất phức tạp do ảnh hưởng của các yếu tố thiên nhiên, thời tiết nên dễ hưhỏng mất mát…

Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận

với chủ đầu tư ( giá đấu thầu ).

Khi trúng thầu công trình sẽ giao khoán từng phần việc cho các đội sản

xuất hoặc toàn bộ công việc cho một đội sản xuất (điều này phụ thuộc vào

quy mô của từng công trình), tuy nhiên do nhiều công trình đòi hỏi nhiều

phần việc mà các tổ đội và phòng ban công ty không thể đáp ứng được công

ty sẽ thuê khoán bên ngoài Trên cơ sở xác định đúng đối tượng để tính giáthành sản phẩm xây lắp và lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp

2.3 Đặc điểm về quy trình công nghệ

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp có thể phân làm ba

khâu như sau ( tuy nhiên tùy theo từng công trình mà có thể phân thành nhiều

khâu khác nhau cho phù hợp ): Dọn dẹp mặt bằng; thi công xây dựng (phần thô) và hoàn thiện công trình Trong mỗi khâu lại phân ra làm nhiều công

đoạn khác nhau Chẳng hạn như trong khâu thi công phần thô, gồm: Đào đắpthông thường; đắp bao; thi công cống; làm nền móng, dựng côpha, bêtông,cốt thép …

Với những đặc thù trên ta có thể mô hình hóa quy trình công nghệ sảnphẩm xây lắp như sau:

Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây dựng

Ghi chú: Trong phần thi công phần thô thì tùy từng công trình xây dựng mà

thứ tự quy trình có thể khác nhau.

3 Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu

tư Trường Thành

Mặc dù đã có nhiều biến động về nhân sự, nhưng đến thời điểm hiện

nay Công ty vẫn hiện có 181 người – không kể công nhân các tổ đội ( không

có sự thay đổi về số người so với năm 2006 ).

Về tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty, để thuậntiện cho việc quản lý và điều hành, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất được

bố trí sắp xếp thành từng phòng ban, phân xưởng để đáp ứng nhu cầu chuyênmôn hóa ngày càng cao trong thi công cũng như theo dõi và hạch toán kinh tế.Trong mỗi phòng ban, trưởng phòng có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp và phâncông nhiệm vụ cho từng nhân viên của phòng mình Nhân viên phòng banphải thường xuyên báo cáo cho lãnh đạo trực tiếp mình Các lãnh đạo đượcphân công phụ trách thì có trách nhiệm xây dựng phương án, kế hoạch để giảiquyết công việc của mình Có thể khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy của công tynhư sau:

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý

Kết cấu mặt đường, sơn kẻ mặt đường, lắp thiết bị chiếu sáng

Tạo cảnh quan môi

Giám đốc Tài chính

Về chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:

 Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị mọi hoạt động của công ty, các

kế hoạch, chiến lược sản xuất kinh doanh trong nhiệm kỳ của mình

 Ban kiểm soát: được lập ra với mục đích theo dõi và tổng kết các hoạt

động của công ty trong suốt nhiệm kỳ ( gồm : Trưởng ban và 2 ủy viên )

 Tổng giám đốc: Giữ vai trò chỉ đạo chung và là người đại diện hợp

pháp của công ty chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về tìnhhình sản xuất kinh doanh của công ty

 Phó tổng giám đốc: Giúp việc cho Tổng giám đốc trong phạm vi quyền

hạn được giao

 Giám đốc kỹ thuật : Phụ trách mảng thiết kế và giám sát thi công công

trình, cũng như phụ trách vấn đề tư vấn kỹ thuật

 Giám đốc kinh doanh : Phục trách hoạt động thương mại của công ty

như: lập kế hoạch kinh doanh, thiết lập các mối quan hệ với các đối táctrong việc tham gia đấu thầu , triển khai các dự án của công ty Tìmhiểu và đánh giá nhu cầu của thị trường trong lĩnh vực xây dựng cũngnhư các lĩnh vực liên quan

 Kế toán trưởng : Quản lý chung về hoạt động tài chính của công ty

cũng như tình hình nhân sự của công ty

Giúp việc cho giám đốc các tổ đội là các phòng chức năng có tráchnhiệm theo dõi giám sát các báo cáo các phần hành công việc được giám đốcgiao cho, cụ thể:

 Phòng Tài chính – Kế toán : có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công tymột các đầy đủ , kịp thời , chính xác , đúng nguyên tắc – chuẩn mực vàphương pháp quy định Thu thập, phân loại tổng hợp số liệu thông tin

về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tổng hợp số liệu và lậpbáo cáo tài chính, cung cấp thông tin cho cấp quản trị, đề xuất các ýkiến về tình hình tài chính với giám đốc hội đồng thành viên

 Phòng tư vấn giám sát: có nhiệm vụ tham gia giám sát các công trình

và tư vấn về hoạt động giám sát công trình theo yêu cầu của dự án

 Xưởng thiết kế : có nhiệm vụ thiết kế các công trình theo nhiệm vụ

được giao Đồng thời tư vấn cho cho phòng tư giám sát về những môhình mới và những yêu cầu trong thiết kế thi công giúp nâng cao nănglực tư vấn giám sát cho phòng tư vấn giám sát

 Phòng Hành chính và Tổ chức : có nhiệm vụ tuyển dụng và quản lý

nhân sự của công ty Quản lý tài sản của công ty, tổ chức hoạt động liênquan đến việc ký kết các dự án, tổ chức hội họp của công ty …

Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác tổchức quản trị nhân sự theo sự chỉ đạo của Giám đốc công ty

Nhiệm vụ: Nghiên cứu nắm bắt tình hình nhân sự, xây dựng các trươngtrình đào tạo nhân lực, tham mưu chi Giám đốc về các hoạt động củacông ty…

 Phòng Kế hoạch và Đầu tư : Lập dự án, hồ sơ đấu thầu, marketing dự

án, tìm kiếm các dự án và đối tác tiềm năng, quảng cáo giới thiệu vềcác hoạt động của công ty

4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu

tư Trường Thành

4.1 Nhiệm vụ của phòng Kế toán

Phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ:

 Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

 Tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác kế toán trong công ty, phân tích các số liệu và cung cấp các thông tin một cách chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty.

 Vận dụng linh hoạt và phù hợp các chính sách và chế độ tài chính của Nhà nước vào công tác kế toán của công ty.

 Định kỳ có nhiệm vụ lập Báo các tài chính theo đúng nguyên tắc và quy định.

Để thực hiện nhiệm vụ đó thì phòng Tài chính – Kế toán được tổ chức theo

sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy Kế toán

Cao Văn Thuận

Kế toán trưởng

Kế toán

tổng hợp

Kế toán vật tư

Kế toán quỹ

Kế toán thanh toán

Kế toán tại các đội

Kế toán tiền lương

Chú giải:

4.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán

- Kế toán trưởng: Là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế

toán của công ty Kế toán trưởng chỉ đạo việc thực hiện công tác kế toán theođúng quy định của Luật kế toán Việt Nam và các quy định liên quan khác củaNhà nước Tổng hợp các thông tin kinh tế, tài chính kế toán nhằm đáp ứng kịpthời cho nhu cầu của cấp trên

Ngoài ra kế toán tổng hợp còn phải lập một số báo cáo khác theo yêucầu của cơ quan chức năng như cơ quan thuế

Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ cái các Tài khoản của công ty

Kế toán vật tư có nhiệm vụ:

 Lập phiếu nhập kho

 Lập phiếu xuất kho

 Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư

 Theo dõi chất lượng và giá cả hàng nhập trong kỳ

 Tính giá hàng xuất trong kỳ

 Lập báo cáo hàng tồn kho theo từng tháng

Kế toán quỹ: có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, xác

định cho các đơn vị nhận và cấp phát tiền khi có lệnh của người có thẩmquyền Theo dõi và hạch toán các quỹ chi tiêu, quỹ khen thưởng và quỹ phúclợi của công ty

Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình kế toán thanh toán

khách hàng của công ty Các sổ kế toán sử dụng là: Sổ chi tiết các tài khoản

131, 141, 331, 333, 311, 138,338

Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tính lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,

bảo hiểm y tế, thanh toán các khoản phải trả, phải thu liên quan tới cán bộcông nhân viên trong công ty Hàng tháng lập các bảng kê phân bổ tiền lương

và các khoản trích theo lương Cuối tháng lập bảng thanh toán tiền lương, sửdụng Sổ chi tiết các Tài khoản 334, 338 ( 3382, 3383, 3384 )

Kế toán các đội: có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ liên quan tới đội

của mình và chuyển chứng từ đó lên Phòng Tài chính – Kế toán để kế toáncủa công ty hạch toán và ghi sổ lập Báo cáo tài chính

4.3 Hệ thống chứng từ và hình thức sổ kế toán tại Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành

Hệ thống chứng từ hiện nay công ty sử dụng là các mấu sổ do Bộ Tài

chính ban hành ( Kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006

của Bộ trưởng Bộ Tài chính ) và các Chứng từ khác theo hướng dẫn cùa Bộ

Tài chính

Hệ thống tài khoản sử dụng theo chế độ kế toán, chuẩn mực kế toánViệt Nam Ngoài ra công ty còn mở rộng ra các Tài khoản con để tiện choviệc quản lý và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty

Về hình thức kế toán tại công ty:

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh và trình độ năng lực của nhânviên kế toán Công ty áp dụng hình thức “ Nhật ký chung” không sử dụngNhật ký đặc biệt Do đó, trừ Nhật ký đặc biệt ra, công ty sử dụng đầy đủ cácmẫu sổ theo quy định của Bộ Tài chính

Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

Cao Văn Thuận

Hệ thống tài khoản: Sử dụng theo chế độ kế toán và chuẩn mực kế

toán Việt Nam ( ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QUYếT BTC ) Ngoài ra để tiện cho việc quản lý và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đã mở thêm nhiều hệ thống tài khoản nhỏ

ĐịNH-Hệ thống Báo cáo tài chính:

Công ty cổ phần xây dựng và tư vấn đầu tư Trường Thành thực hiệnđầy đủ các Báo cáo kế toán theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu củangành Hệ thống Báo cáo Tài chính của công ty được lập dựa vào Hệ thốngbáo cáo ban hành theo Luật kế toán và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/3006 thay thế cho Quyết định trước đó là Quyết định số1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 cùa Bộ Tài chính

Hệ thống Báo cáo Tài chính của công ty bao gồm:

 Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN)

 Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)

 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)

 Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN)

Báo cáo tài chính do Kế toán tổng hợp lập và được Kế toán trưởng vàTổng giám đốc duyệt định kỳ Riêng đối với công ty cổ phần Xây dựng và Tưvấn đầu tư Trường Thành hoạt động trong lĩnh vực xây dựng là chủ yếu nênviệc thu hồi vốn phụ thuộc rất nhiều vào chủ đầu tư, do đó việc lập Báo cáotài chính lên các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép lập Báo cáo tàichính vào thời điểm đầu năm, đồng thời phải lập Báo cáo về hoạt động sànxuất kinh doanh năm trước và phương hướng, nhiệm vụ năm nay cho cấp trênduyệt

5 Tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây

Cùng với sự lỗ lực phấn đấu không ngừng để theo kịp và hội nhập với nền kinh tế năng động như hiện nay Công ty đã thu được nhiều thành quả khátốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như trong công tác quản lý, dưới đây là một số chỉ tiêu khái quát:

Biểu số 1: Một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất và kinh doanh trong những

năm gần đây

Đơn vị: VNĐ

Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006

ty nhất là trong công tác thu tiền tránh trường hợp vốn bị lạm dụng và điềunày tạo điều kiện tốt hơn cho vấn đề sử dụng vốn của công ty

Về TSDH thì năm 2006 giảm so với năm 2005 là: 61,543,634,653 108,215,622,630 = -46,671,987,977 đồng, với số tương đối giảm 43,12%.Nguyên nhân chính của việc giảm giá trị TSDH là do một lượng lớn chi phíxây dựng cơ bản dở dang hoàn thành và bàn giao cho khách hàng, cụ thể làgiảm 46,426,790,950 đồng

Tổng doanh thu năm 2006 tăng so với năm 2005 là: 191,522,769,041 167,898,160,669 = 23,624,608,372 ( đồng ), với số tương đối tăng 14,07%.Đây là một tín hiệu tốt đối với công ty, có được điều này là do công ty đã chútrọng nhiều hơn tới công tác quản lý thi công công trình và tổ chức sản xuấtkinh doanh, mặt khác chất lượng của các công trình ngày càng được nâng caohơn, do đó đã được khách hàng chấp nhận nhiều hơn

-Hàng năm Công ty đã đóng góp rất nhiều vào ngân sách, năm 2006tăng so với năm 2005 là: 1,220,477,774 - 534,070,572 = 686,407,202( đồng ), có được điều này là do hiệu quả kinh doanh của công ty tốt hơn Lợinhuận sau thuế năm 2006 so với năm 2005 tăng: 3,138,371,420 -1,407,524,345 = 1,730,847,075 (đồng), với số tương đối tăng 122,97% Về số

lượng tuy không nhiều, nhưng về quy mô thì đây lại là một tín hiệu tốt, chứng

tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty những năm qua là rất tốt

Số lượng công nhân của công ty năm 2006 giảm só với năm 2005 là 3người Nguyên nhân của sự cắt giảm này là do trước đó bộ máy chưa phùhợp, còn cồng kềnh, nên Công ty tinh giảm để giảm những chi phí không cầnthiết và đồng thời tận dụng tối đa nguồn nhân lực sẵn có Điều này giúp chomức lương bình quân tăng lên: 62312 đồng Đây cũng là một lỗ lực rất tốt củaCông ty

PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG

VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TRƯỜNG THÀNH

1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty

1.1 Đặc điểm

Mặc dù hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và một số lĩnh vực khácnhưng sản phẩm cuối cùng lại rất đa dạng và điều này phụ thuộc vào quy môthiết kế từng công trình – hạng mục công trình Theo đánh giá thì giá trịnguyên vật liệu chiếm khoảng 60 – 80% giá trị công trình của Công ty Do

đó, nguồn NVL của Công ty chủ yếu do Công ty tự khai thác hoặc mua ngoài( trong nước và nhập khẩu ), cũng có thể là do khách hàng giao cho theo thỏathuận trước đã ký trong hợp đồng

Nguồn NVL mua ngoài, gồm:

- NVL sử dụng trong nước: xi măng, sắt thép, cát đá xây dựng, sơn, gỗván, gạch xây dựng, bê tông, vật tư điện nước, trang trí nội thất …

- NVL nhập khẩu: Vật liệu xây dựng như: gạch ceramic, cáp điện tấmlợp, thiết bị vệ sinh, tấm trần kim loại, thang máy ….; Hàng trang trínội – ngoại thất, như: tấm trần, thảm, tấm ốp trang trí, tấm masonate,ván ép, vách ngăn nhà vệ sinh …

Tuy nhiên, trong thời gian gần đây Công ty đã tận dụng những NVLsẵn có trong nước nhằm hạ bớt giá thành công trình mà vẫn không làm giảmchất lượng theo cam kết Đây cũng là một lỗ lực rất lớn của Công ty nhằmhạn chế việc phụ thuộc vào NVL nhập khẩu Mặt khác, nắm bắt được nhu cầucủa khách hàng về chất lượng công trình không chỉ bền chắc mà còn phảimang tính thẩm mỹ cao: tiện nghi và đẹp Để đáp ứng được những nhu cầu

đó, Công ty đã không ngừng tìm kiếm những NVL đầu vào mới nhằm đápứng kịp thời cho công việc, cũng như tạo ra những lợi thế nhất định cho côngviệc

Ngoài ra, chi phí xây dựng chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự biến động giá

cả vật liệu xây dựng, như: sắt – thép, xi măng, cát, gạch … khi có sự gia tănggiá đột biến của vật liệu xây dựng thì ảnh hưởng rất lớn tới NVL đầu vào, do

đó tác động lớn tới các hợp đồng thi công dài hạn đã ký và có thể ảnh hưởngtới quá trình thì công công trình có khi bị đình trệ do vốn không đủ đáp ứngkịp thời Nên công tác quản lý và hạch toán NVL rất quan trọng đối với Công

ty nhằm theo dõi kịp thời số lượng tồn kho và chi phí NVL đầu vào cho các

công trình cũng như đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời nhằm tậndụng được NVL khi giá chưa bị đẩy lên quá cao cũng như đáp ứng kịp thờicho công tác thi công, đảm bảo tiến độ công trình.

1.2 Phân loại nguyên vật liệu

NVL mà Công ty sử dụng rất đa dạng và phong phú về chủng loại vàquy cách, mỗi loại lại có những vai trò khác nhau khi thi công công trình –hạng mục công trình Vì vậy, để quản lý hiệu quả các NVL này thì Công ty

Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành tiến hành phân loại NVLtheo công dụng của chúng, cụ thể như sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là những NVL sau khi được chế biến sẽ cấu

thành nên thực thể của mỗi sản phẩm xây lắp ( công trình – hạng mụccông trình ) NVL chính chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị mỗicông trình, như: Sắt – thép, xi măng, gạch, đá, cát …

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá

trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính làm tăng chấtlượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công

cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu

kỹ thuật, nhu cầu quản lý, như: Sơn, dầu, vecsni …

- Nhiên liệu: Là những thư vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng

trong quá trình sản xuất, kinh doanh, như: xăng dầu, khí đốt …

- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để

thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải, như:vòng bi, vòng điện …

- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên.

Chủ yếu là các loại phế liệu thu được trong quá trình thi công hay từviệc thanh lý TSCĐ

2 Tính giá nguyên vật liệu

Với đặc thù của ngành xây dựng là NVL thường được nhập về theo nhucầu tại công trình đang xây dựng và cũng được sử dụng ngay chứ không lưukho lâu ngày Do đó, Công ty áp dụng phương pháp tính giá cho NVL nhậpkho và NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh Công ty ápdụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

2.1 Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Tất cả các NVL đầu vào của Công ty do tự khai thác hoặc mua ngoài( trong nước và nhập khẩu) được tính theo giá thực tế (giá gốc) Cụ thể giáthực tế NVL nhập kho được xác định như sau:

Trường hợp 1: Mua trong nước

Giá thực tế (giá gốc) ghi sổ gồm giá trị mua NVL không bao gồm VAT đầu vào [ là giá ghi trên hóa đơn của người bán sau khi đã trừ đi các khoản triết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng với các khoản chi phí gia công, hoàn thiện ] và các khoản chi phí thu mua liên quan (

như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi … )

Theo tài liệu của Công ty ngày 05/07/2007 nhập kho 20 tấn xi măng

Hoàng Thạch (loại Xi măng PCB.40) theo Hóa đơn số 7349 ngày 04/07/2007

của C.ty Hà Giang vật liệu xây dựng với giá ghi trên Hóa đơn là 890,909đồng/tấn ( giá chưa bao gồm VAT) Chi phí vận chuyển 1,800,000 đồng

Khi đó:

Giá thực tế Xi măng nhập kho = 20 x 890,909 + 1,800,000 = 19,618,180 đồng

Như vậy, đơn giá nhập kho thực tế của Xi măng Hoàng Thạch(PCB.40) là 980,909 đồng/tấn

Trường hợp 2: Nhập khẩu nguyên vật liệu

Trong trường hợp này, giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau:

Giá thực tế NVL nhập kho gồm giá hóa đơn ( không gồm VAT), thuế nhập

khẩu, chi phí khoán và chi phí liên quan Trong đó, giá hóa đơn là giá CIF của

lô hàng nhập khẩu; chi phí khoán là phần trả cho Trung tâm thương mại để

thanh toán các chi phí mua hàng nhập khẩu ( như: Chi phí mở L/C, chi phí

vận chuyển, chi phí bốc dỡ …), chi phí khoán trả theo thỏa thuận từng lô

hàng Theo đó, giá được tính theo công thức sau:

+ Chi phíkhoán + Chi phí liên quan

Chi phí liên quan ở đây bao gồm: chi phí kho bãi, vận chuyển, bốc dỡ

… Trong đó chi phí khoán và chi phí liên quan sẽ được phân bổ theo giá trịNVL nhập khẩu, nếu lô hàng đó chỉ phục vụ cho một công trình thì công ty

phân bổ luôn giá thành sản phẩm ( tức Chi phí NVL trực tiếp – TK 621) trongthời gian đó Còn nếu nhập khẩu cho nhiều công trình hạng mục thì toàn bộchi phí đó sẽ được phần bổ theo tiêu thức trên ( tức không tính vào luôn giá trịsản phẩm mà tính vào giá trị thực tế nhập kho của NVL) Trên thực tế, thìCông ty chưa hề nhập khẩu bất kỳ NVL nào, có chăng chỉ mua lại của cácCông ty thương mại khác.

2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho

Do nguyên vật liệu sử dụng cho thi công công trình – hạng mục nào thì

do các đội thi công công trình đó mua và chuyển thẳng tới tận chân công trình

đó, cho nên NVL xuất kho được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh.Tức là, khi xuất NVL thuộc lô hàng nào thì sẽ căn cứ vào số lượng xuất kho

và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó

3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty

3.1 Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Công ty

Đối với kế toán chi tiết NVL đòi hỏi phải phản ánh đúng giá trị, sốlượng, chất lượng của từng loại NVL một cách chặt chẽ, trung thực về tìnhhình nhập – xuất – tồn Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư TrườngThành đã sử dụng các loại chứng từ sau:

- Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT )

- Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT )

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 03 – VT )

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 04 – VT )

- Biên bản kiểm kê vật tư ( mẫu 05 – VT )

- Thẻ kho ( mẫu S12 – DN )

- Bảng kê mua hàng (mẫu 06 – VT)

3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Kế toán chi tiết NVL thực chất là việc ghi chép của thủ kho tại kho vàcủa kế toán tại phòng kế toán Với mục đích chính là theo dõi, ghi chép sựbiến động nhập – xuất – tồn kho của từng loại NVL nhằm cung cấp nhữngthông tin chi tiết, kịp thời, chính xác số lượng, giá trị vật liệu để quản trị từngdanh điểm vật tư

Vì hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên nhu cầu NVL của Công ty làphụ thuộc vào từng công trình và giai đoạn thi công công trình, do đó côngtác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập – xuất – tồnkho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại NVL, phải tổng hợp đượctình hình luân chuyển và tồn của từng loại NVL theo từng kho, bãi

Để tiến hành hạch toán chi tiết NVL, Công ty Cổ phần Xây dựng và Tưvấn đầu tư Trường Thành sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụngnhững ưu điểm của nó, đó là: đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đốichiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn củatừng loại NVL một cách kịp thời và chính xác.

Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL tại Công ty theo phương pháp

Cuối tháng Thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và tồn cuối kỳ của từngloại NVL trên Thẻ kho và đối chiếu số liệu với Kế toán chi tiết NVL

 Tại phòng kế toán:

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn

Kế toán tổng hợp

Sổ (thẻ ) kế toán chi tiết

Phiếu xuất kho

Kế toán mở sổ kế toán chi tiết NVL ghi chép sự biến động nhập – xuất– tồn của từng loại NVL cả về hiện vật và giá trị Định kỳ sau khi nhận đượccác Chứng từ nhập, xuất kho NVL do Thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơngiá, tính thành tiền và phân loại Chứng từ, đồng thời vào sổ kế toán chi tiếtNVL tương ứng.

Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loạiNVL, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL vớiThẻ kho tương ứng Sau đó, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy sốliệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL

Dưới đây là một số biểu mẫu Chứng được sử dụng tại Công ty Cổ phầnXây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành:

Biểu số 2:

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 4 tháng 7 năm 2007Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Ký hiệu: AK/2007B

N o : 007349

Đơn vị bán hàng: C.ty Hà Giang vật liệu xây dựng

Địa chỉ: Nguyễn Thái Học, tổ 7, P.Trần Phú

Số tài khoản:

Điện thoại: 019866245 MS:

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Nam

Tên đơn vị: C.ty cổ phần xây dựng và tư vấn đầu tư Trường Thành

Địa chỉ: 42B, Phạm Hồng Thái, Trúc Bạch, Ba Đình, Hà Nội

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Séc MS:

STTTên hàng hoá, dịch vụĐơn vị tínhSố lượngĐơn giáThành

tiềnABC123=1x2 1 Xi măng PCB.40 tấn 20 890909 17818180 Cộng tiền hàng: 17818180Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1781818 Tổng cộng tiền thanh toán: 19599998Số tiền viết bằng chữ: mười chín triệu năm trăm chín mươi chín ngàn chín trăm chín mươi tám

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

0 1 0 0 2 5 8 6 4 1

0 1 0 1 4 1 7 8 4 0

Căn cứ …… số…… ngày …… tháng … năm … của ………

Ban kiểm nghiệm gồm:

Phương thức kiểm nghiệm

Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

Số lượng đúng quy cách, phẩm chất

Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất

Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Xi măng đúng chủng loại, số lượng, đảm bảo

đúng chất lượng theo quy định

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

1 Sắt Φ8

Cửa hàng vt tổng hợp Trần Phú - số 32 Trần Phú, thị xã

Hà Giang – HG Kg 300 8,810 2,643,000

2 Sắt Φ12 Như trên Cây 25 92,381 2,309,525

Tổng số tiền (viết bằng chữ):bốn triệu chín trăm năm mươi hai ngàn năm

trăm hai mươi năm

* Ghi chú:

Trong một số trường hợp, do một số NVL trong quá trình thi công bịthiếu không nhiều, do đó Công ty đã chủ động mua ngoài chủ yếu là các cửahàng vật tư gần nơi thi công công trình Nhằm đáp ứng kịp thời cho nhu cầucông việc

Thủ tục kế toán chi tiết nguyên vật liệu

 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:

Do đặc thù công việc nên tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu

tư Trường Thành việc nhập kho diễn ra ngay tại chân công trình NVL sửdụng cho thi công công trình - hạng mục là do các đội thi công mua là chính,một số NVL do Công ty đặt mua trước và NVL được chuyển tới tận chân

công trình không qua kho của Công ty ( có thể nói kho bãi của Công ty chính

là ngay tại chân công trình ) Trước khi nhập kho ban kiểm nghiệm sẽ tiến

hành kiểm tra quy cách, số lượng … của NVL, trên cơ sở đó tiến hành lậpBiên bản kiểm nghiệm Trong trường hợp số NVL đạt yêu cầu đã quy định,thì Bộ phận quản lý vật tư của công trình sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho.Nếu xảy ra trường hợp NVL không đạt yêu cầu theo quy định thì sẽ tiến hành

xử lý như sau: Đề nghị người giao hàng mang hàng trở về để đổi lấy vật tưkhác theo đúng thoả thuận Hoặc Ban kiểm nghiệm ghi rõ trên Biên bản kiểmnghiệm số lượng vật tư thoả mãn quy định và số lượng không đảm bảo theođúng quy định Số NVL không đạt quy cách này Thủ kho sẽ không nhập kho

mà kiến nghị lên lãnh đạo và chờ ý kiển chỉ đạo của cấp trên

Phiếu nhập kho được lập thành ba liên, có đầy đủ chữ ký của Thủ kho,người mua hàng, kế toán trưởng hay Thủ trưởng đơn vị

 Liên 1: Lưu tại cuống

 Liên 2: Giao cho Thủ kho giữ để ghi Thẻ kho

 Liên 3: Giao cho người giao hàng giữ

Định kỳ từ 5 đến 6 ngày Thủ kho giao lại Phiếu nhập kho cho phòng

Kế toán nguyên vật liệu để vào Sổ kế toán chi tiết

Có thể mô hình hoá thủ tục nhập kho như sau:

Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển Chứng từ nhập kho NVL

Cao Văn Thuận

Nghiệp

vụ nhập

Người giao hàng

Đề

Ban kiểm nghiệm

Lập

Bộ phận quản

lý vật tư

Lập

Thủ kho

Kế toán

Ghi sổ

Lưu trữ

và bảo quản chứng từ

Họ và tên người giao: Phan Ngọc Dũng

Theo: hoá đơn số: 007349… Ngày 4 tháng 7 năm 2007

Nhập tại kho: Công trình Tân Việt

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo Chứng từ

Thực nhập

Số lượng Ký xác

nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn

Cộng cuối kỳ

- Sổ này có … trang, đánh số trang từ 01 đến trang …

- Ngày mở sổ:

Ngày … tháng … năm 2007

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Đơn vị:Công ty CP Xây dựng & tư vấn đầu tư Trường Thành

Tên vật tư: Xi măng PCB.40

hiệu

Ngày,

tháng

Số lượng Thành tiền

Số lượng Thành tiền

Số lượng Thành tiền