Báo cáo thực tập tìm hiểu và phân tích nghiệp vụ của dự án hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TINKHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM BÁO CÁO THỰC TẬP TÌM HIỂU VÀ PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ CỦA DỰ ÁN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ Công ty thực tập: Tổng Công ty Giải p

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

KHOA CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

BÁO CÁO THỰC TẬP

TÌM HIỂU VÀ PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ CỦA DỰ ÁN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ

Công ty thực tập: Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel

Người phụ trách: Trần Hoàng Duy, Nguyễn Hoành Vũ Thực tập sinh: Trần Linh Khuê Lam - 19520137

TP Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 6 năm 2023

LỜI MỞ ĐẦU

Với thời điểm như hiện nay, dịch bệnh không ngừng bùng phát nên việc di chuyển cũngnhư tiếp xúc trực tiếp là điều ta nên hạn chế Vì vậy ngành công nghệ nói chung và phần mềmnói riêng đang phát triển nay càng trở nên phát triển hơn, nhu cầu cho các sản phẩm phầnmềm thuộc nhiều lĩnh vực ngày càng tăng để phục vụ và đáp ứng cho người dân Nó chiếm tỉtrọng và có sức ảnh hưởng vô cùng lớn đối với nền kinh tế toàn cầu Đứng trước đà phát triểnnày, cùng với nhu cầu vô cùng lớn, đã có nhiều công ty được thành lập nhằm đáp ứng thịtrường

Và sau ba năm học tập ở trường, do mong muốn có thêm kinh nghiệm và trải nghiệmthực tế Cũng như mong muốn được biết thêm về những quá trình làm việc trong môi trườngchuyên nghiệp của một công ty Vì vậy em quyết định chọn Tổng Công ty Giải pháp Doanhnghiệp Viettel, một trong những công ty phổ biến về việc tạo ra các giải pháp phần mềm nhằmgiải quyết các doanh nghiệp và tổ chức nhà nước để làm nơi thực tập

Báo cáo thực tập này là sự tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm đã học tập cũngnhư rút ra được trong ba tháng thực tập vừa qua, từ ngày 19/09/2022 đến hết ngày18/12/2022 tại Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel Qua thời gian thực tập tại công

ty, em đã học hỏi và hiểu biết được nhiều kiến thức mới, kỹ năng thực tiễn cũng như cách làmviệc nhóm và có trách nhiệm với công việc được giao, trong đó có các phương pháp phân tíchyêu cầu và nghiệp vụ thông qua các dự án thực tế mà em đã được tham gia cùng nhóm Sảnphẩm Được thực tập ở công ty là một cơ hội tốt cho em thể hiện các kỹ năng khi tham gia vàocác dự án thực tế, sử dụng các phương pháp và công nghệ hiện đại và tân tiến mà các doanhnghiệp đều đang cần tới Những kiến thức và kinh nghiệm này sẽ là hành trang cho em để làmviệc tại các doanh nghiệp sau khi ra trường

bổ ích trong những lúc em cảm thấy khó khăn với việc làm quen ở môi trường mới; em cảm ơn anh Hoành Vũ đã training những kỹ năng về đọc và phân tích tài liệu cũng như hoàn thiện dần kỹ năng và góc nhìn thực tế về phân tích và quản lý quy trình doanh nghiệp; em cảm ơn các anh chị còn lại đã hỗ trợ em rất nhiều về các vấn đề công nghệ và kỹ thuật của để sử dụng trong dự án trong thời gian qua Tuy nhiên, do kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế, bài báo cáo không tránh khỏi những sai sót Chính vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô để

em hoàn thiện bản thân tốt hơn

Cuối cùng, em xin kính quý chúc thầy cô và các anh chị tại Viettel Solution lời chúc sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong công việc

3

Trần Linh Khuê Lam

TP Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 06 năm 2023

NHẬN XÉT CỦA KHOA

5

MỤC LỤC

Chương 1: Giới thiệu công ty thực tập

1 Giới thiệu Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel (Viettel Solutions)

2 Sản phẩm của công ty

Chương 2: Nội dung thực tập

1 Tìm hiểu công ty và các kỹ năng cơ bản trong công ty

2 Nghiên cứu kỹ thuật

2.1 Các công cụ làm việc

2.2 Xem các tài liệu liên quan và nghiên cứu công nghệ để phân tích nghiệp vụ dự án hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự

2.3 Tìm hiểu CRM (Customer Relationship Management) và BPM (Business Process Management)

2.4 Tìm hiểu cách triển khai các thiết kế biểu đồ hoạt động (Activity Diagram, Flowchart, Sequence Diagram, Use Case Diagram) và test sản phẩm phần mềm khi có bản demo

3 Thực hiện project

4 Lịch làm việc

Chương 3: Chi tiết về quá trình tìm hiểu và phân tích nghiệp vụ của dự án hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự

1 Giới thiệu về lý do

2 Thực hiện

3 Kế hoạch

3.1 Dự án Sở Công Thương Bến Tre

3.2 Dự án VOffice Nhôm

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TỔNG KẾT

Chương 1: Giới thiệu công ty thực tập

Hình 1

1 Giới thiệu Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel (Viettel Solutions)

Viettel Solutions là một thành viên của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội, được thành lập vào năm 2018 với sứ mệnh “Đồng hành cùng Chính phủ, Doanh nghiệp, Cộng đồng ứng dụng công nghệ số mang lại hiệu quả cho tổ chức, hạnh phúc cho người dân” Tổng Công ty là đơn vị tiên phong của Viettel trong công cuộc chuyển đổi số, đóng vai trò chủ lực, thực hiện sứ mệnh tiên phong kiến tạo xã hội số của Tập đoàn Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel hiện có trung tâm nghiên cứu phát triển làm chủ những công nghệ mới của cách mạng Công nghiệp 4.0 Với thế mạnh về cơ sở hạ tầng, nguồn lực, tài chính sẵn sàng cho mục tiêu kiến tạo xã hội số với các giải pháp thông minh và chuyển đổi số cho doanh nghiệp, chính phủ, các tổ chức với các hướng như kết nối, chia sẻ và trải nghiệm khách hàng

2 Sản phẩm của công ty

Mục tiêu của Viettel Solutions là trở thành doanh nghiệp số 1 Việt Nam về tư vấn và triển khai giảipháp cũng như chuyển đổi số, hợp tác cùng các tổ chức, doanh nghiệp và người dân để mang lại

7

cuộc sống tốt đẹp hơn cho mọi người Hiện nay, trên nền tảng giải pháp doanh nghiệp ViettelSolutions có rất nhiều điểm tiện lợi thu hút sự quan tâm của người dùng như sau:

- Lĩnh vực chính phủ số: Tạo ra các giải pháp thông minh bằng các hệ thống và phần mềm đểquản lý, giám sát, xử lý, theo dõi những vấn đề về chính phủ và đô thị như Viettel VMS &Viettel IVA, Viettel Travel eCard…

- Lĩnh vực doanh nghiệp số: Tạo ra các giải pháp thông minh bằng các hệ thống và phầnmềm để quản lý, giám sát, xử lý, theo dõi, trao đổi, điều phối, trực tuyến những vấn đề vềdoanh nghiệp và văn phòng như Viettel IA, Viettel Meeting, Viettel Office…

- Lĩnh vực y tế số: Tạo ra các giải pháp thông minh bằng các hệ thống và phần mềm để quản

lý, giám sát, xử lý, theo dõi, cập nhật, hỗ trợ tư vấn những vấn đề về y tế sức khoẻ nhưViettel Telehealth, Viettel PMS, V20

- Lĩnh vực giao thông số: Tạo ra các giải pháp thông minh bằng các hệ thống và phần mềm

để quản lý, giám sát, xử lý, sử dụng những vấn đề về an ninh giao thông và di chuyển như E-Ticket, My Parking, TVS.One

- Lĩnh vực giáo dục số: Tạo ra các giải pháp thông minh bằng các hệ thống và phần mềm đểquản lý, giám sát, xử lý, trực tuyến, sử dụng những vấn đề về giáo dục cho cả nhà trường,phụ huynh và học sinh như Viettel Study, SMS Edu, Edu Portal…

Ngoài ra Viettel Solutions còn rất thành công trong mảng chuyển đổi số với các quy trình đào tạo,đánh giá và tư vấn Hạ tầng số 1 Việt Nam (2G, 3G, 4G, 5G), hạ tầng cáp quang truyền dẫn lớnnhất, trung tâm dữ liệu đạt chuẩn RATED 3-TIA 942 và PCI DSS, hệ thống điều hành giám sátmạng lưới 11 quốc gia với các khách hàng lớn của các doanh nghiệp nổi tiếng nhưVietnamairlines, BIDV, EVN, VinGroup… và các khách hàng của chính phủ như Bộ công thương, Bộquốc phòng, Văn phòng chính phủ cũng như các đối tác tiềm năng như Samsung, Hitachi, Oracle,Fujitsu… cũng đủ để chứng minh được sự uy tín và phát triển của công ty

Chương 2: Nội dung thực tập

Đợt thực tập với chủ đề “Tìm hiểu và phân tích nghiệp vụ của dự án hệ thống quản lý hồ

sơ nhân sự” nhằm mục đích giúp sinh viên thực tập được đào tạo về cách tìm hiểu và phân tíchnghiệp vụ của tài liệu dự án, đồng thời rèn luyện những kỹ năng mềm như tính trách nhiệm,khả năng làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và giao tiếp với đồng nghiệp Tại công ty, sinh viên

có cơ hội được học tập, khám phá và làm việc trong một môi trường công nghệ hàng đầu ViệtNam

1 Tìm hiểu công ty và các kỹ năng cơ bản trong công ty

Nội dung : Giới thiệu về công ty, cách tổ chức của công ty.

Được nghe người phụ trách giới thiệu về công ty, quá trình thành lập và phát triển (như

đã nhắc đến ở trên), quy trình làm việc từ cao xuống thấp, cách thức tổ chức của công

ty Ngoài ra, thực tập sinh còn được giới thiệu về cách thức làm việc trong công ty nhưthời gian đi làm, các quy định cần phải tuân thủ, cách sử dụng email trong công việc, tácphong đi làm…

Kết quả : Hiểu thêm về công ty Viettel Solutions, quá trình thành lập và phát triển Có

thêm các kỹ năng về việc sử dụng email và các phương thức khác trao đổi trong côngviệc, làm việc có kế hoạch, có kỷ luật, có trách nhiệm hơn

2 Nghiên cứu kỹ thuật

2.1 Các công cụ làm việc

Nội dung : Tìm hiểu về các công cụ sẽ được sử dụng trong quá trình làm việc.

Trong thời gian này, người hướng dẫn đã hướng dẫn thực tập sinh tìm hiểu về các công

cụ sẽ giúp ích cho trong công việc sau này Một số phần mềm trong số đó như:

9

- Notion - công cụ quản lý công việc cũng như ghi chú các hướng dẫn hiệu quả và tiện lợi.

- Figma - công cụ thiết kế giao diện từ đơn giản đến phức tạp cho cả trang web và thiết bị

di động

- Microsoft Teams - công cụ để trao đổi, bàn luận khi làm việc nhóm.

- Microsoft Excel - công cụ kiểm tra và báo cáo tiến độ hằng ngày của từng công việc.

- Microsoft Word - công cụ hỗ trợ viết tài liệu BRD, SRS, User story Điểm mạnh của Word

là không gian làm việc nhóm; công cụ này cung cấp cho nhóm một nơi để tạo, nắm bắt

và cộng tác trong bất kỳ dự án hoặc ý tưởng nào Nhờ vậy, mọi thành viên trong nhómđều có khả năng hiểu biết về quy định và tiếp cận thông tin một cách thuận lợi và nhanhchóng nhất

- Draw io - công cụ nền tảng cho người dùng vẽ các biểu đồ, mô hình, sơ đồ đơn giản.

Thực hiện : Thực hành sử dụng các phần mềm đã nêu trên.

Kết quả : Làm quen với với các công cụ, đặc biệt là Figma và Draw.io.

2.2 Xem các tài liệu liên quan và nghiên cứu công nghệ để phân

tích nghiệp vụ dự án hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự

Nội dung : Đọc tài liệu hướng dẫn và tìm hiểu về dự án quản lý hồ sơ nhân sự.

- Dự án Sở Công Thương Bến Tre:

Dự án Sở Công Thương Bến Tre là một dự án quản lý hệ thống thông tin hồ sơ về nhân sựcũng như là công việc nội bộ Để quản lý, theo dõi cũng như kiểm soát nội bộ nhân sự vàcác công việc thực hiện của mỗi cá nhân như bao nơi khác Dự án này nhằm hỗ trợ cấp trên

và nhân sự có thể giao việc, báo cáo tình hình tiến độ công việc của từng khâu, từng loạicông việc Mục đích của dự án này đưa ra giải pháp thực hiện giúp cho Sở Công Thương cóthể nắm rõ và điều khiển được tình hình của tỉnh Bến Tre

- Dự án VOffice Nhôm:

Dự án VOffice Nhôm là một dự án quản lý hệ thống thông tin hồ sơ về nhân sự cũng như làcông việc nội bộ dựa theo quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi nhận văn bản điện tửgiữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và QCVN 102:2016/BTTTT: quychuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kếtnối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành.Dự án này nhằm hỗ trợ các Bộ ngành địaphương thực hiện kết nối liên thông văn bản với trục liên thông văn bản quốc gia Mục đíchcủadự án này đưa ra giải pháp thực hiện kết nối liên thông văn bản với trục liên thông vănbản quốc gia

Thực hiện :

- Đọc tài liệu hướng dẫn và các tài liệu liên quan đến các dự án.

- Nghiên cứu các công nghệ được sử dụng trong dự án một cách chi tiết và rõ ràng.

Kết quả :

- Hiểu và nắm rõ các công nghệ đang sử dụng trong các dự án.

- Nắm được bức tranh tổng quan về cách thức hoạt động của các dự án.

2.3 Tìm hiểu CRM (Customer Relationship Management) và BPM

(Business Process Management)

Nội dung: Các kiến thức cơ bản về CRM và BPM

- Giới thiệu CRM (Customer Relationship Management)

11

+ CRM là viết tắt của Customer Relationship Management – được hiểu là quản lýquan hệ khách hàng CRM sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa, hợp lý hóa và tập trungvào trọng tâm về khách hàng Nhờ vào ứng dụng này của hệ thống, doanh nghiệp

có thể tạo ra sự liên kết giữa ba phòng ban chính là dịch vụ Sale, Marketing vàkhách hàng Đây cũng là giải pháp tối ưu cho việc khai thác thông tin khách hàng,tạo điều kiện tốt giúp quản lí thông tin và các tiến trình công việc được lưu thônghiệu quả GPT Group cung cấp cho doanh nghiệp ứng dụng giúp kết nối với kháchhàng, giúp phát triển và tăng giá trị doanh nghiệp

Hình 3

+ Lợi ích của CRM:

● Hợp tác nhóm chéo: Xây dựng dựa trên chuyên môn của các cá nhân – một

hệ thống CRM cho phép mọi người từ các bộ phận khác nhau của doanhnghiệp làm việc cùng nhau Một nhóm bán hàng có thể hợp tác với mộtnhóm sản phẩm để đưa ra các báo giá riêng biệt, trong khi một chiến dịchtiếp thị tạo ra khách hàng tiềm năng có thể trang bị cho nhân viên bán hàng

để có một cuộc trò chuyện phù hợp hơn, phù hợp hơn với khách hàng tiềmnăng.

● Tăng năng suất: Cắt bỏ các nhiệm vụ hành chính như email theo dõi và “bắtkịp” các cuộc họp với ban quản lý Với CRM, email theo dõi có thể được tạo

tự động và kiểm tra tính hiệu quả, quản lý có thể dễ dàng truy cập các chi tiếtgần đây nhất của cuộc họp khách hàng và quản trị viên dịch vụ khách hàng cóthể tìm hiểu nền tảng của khách hàng mà không cần rời khỏi cuộc gọi Vì vậy,tăng năng suất làm việc, tối ưu thời gian

● Tăng cường quản lý liên lạc: Mỗi cuộc gọi, câu hỏi, giao dịch và tiếp xúc từkhách hàng tiềm năng và khách hàng đều được ghi lại và dễ dàng truy cập vớimột hệ thống quản lý liên hệ tập trung Điều này giúp đội ngũ bán hàng, độingũ marketing và đội ngũ chăm sóc khách hàng có được sự thúc đẩy, dễ dàngtheo dõi tiến trình và lịch sử khách hàng

- Giới thiệu BPM (Business Process Management)

+ BPM viết tắt của Business Process Management, có nghĩa là: Quản lý quy trìnhnghiệp vụ doanh nghiệp

+ BPM là cách tiếp cận để quản lý, áp dụng giải pháp phần mềm, giúp kiểm soát toàn

bộ quy trình kinh doanh, kịp thời phát hiện điểm bất cập và nhanh chóng sửa chữa,cải tiến năng suất, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

+ BPM không phải là sản phẩm công nghệ

+ Bước đầu thành công của BPM yêu cầu sự liên kết chặt chẽ giữa hoạt động kinhdoanh (Business Operation) và công nghệ (Technologists)

+ BPM thúc đẩy kinh doanh nhanh chóng, giảm rủi ro, tiết kiệm tiền, thời gian vànhân lực bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết, tiến tới tự động hóa quytrình

13

tế nhất có thể

● Giai đoạn 4: Cải tiến quy trình (Process improvement) - dù đã hoàn thành thì

hệ thống nào cũng cần bảo trì, nâng cấp, tương tự vậy BPM yêu cầu các báocáo về quá trình hoạt động tương ứng với thời gian thực, lưu lại lịch sử báocáo,… để phục vụ bước dự đoán xu hướng của chuyên gia hoặc các quyếtđịnh mang tính vĩ mô, định hướng của ban lãnh đạo công ty

Thực hiện :

- Tự tìm hiểu và hỏi người hướng dẫn những vấn đề chưa nắm rõ

- Tự thực hành và làm báo cáo nộp cho người hướng dẫn

2.4 Tìm hiểu cách triển khai các thiết kế biểu đồ hoạt đ ng ộng

(Activity Diagram, Flowchart, Sequence Diagram, Use Case

Nội dung : Kiến thức liên quan đến sơ đồ hoạt động (Activity Diagram, Flowchart, Sequence

Diagram, Use Case Diagram)

- Tổng quan về biểu đồ:

+ Biểu đồ là các hình vẽ bao gồm các ký hiệu phần tử mô hình hóa được sắp xếp đểminh họa một thành phần cụ thể hay một khía cạnh cụ thể của hệ thống Một môhình hệ thống thường có nhiều loại biểu đồ, mỗi loại có nhiều biểu đồ khác nhau.Một biểu đồ là một thành phần của một hướng nhìn cụ thể; và khi được vẽ ra, nóthường thường cũng được xếp vào một hướng nhìn Mặt khác, một số loại biểu đồ

có thể là thành phần của nhiều hướng nhìn khác nhau, tùy thuộc vào nội dung củabiểu đồ

+ Biểu đồ sử dụng một hệ thống ký hiệu thống nhất biểu diễn các phần tử mô hình(model elements) Tập hợp các phần tử mô hình tạo thành các biểu đồ Có các loạibiểu đồ chủ yếu sau:

● Sơ đồ tình huống sử dụng (Use Case Diagram)

● Sơ đồ hoạt động (Activity Diagram)

● Sơ đồ trình tự (Sequence Diagram)

● Sơ đồ lớp (Class Diagram)

● Sơ đồ đối tượng (Object Diagram)

● Sơ đồ cộng tác (Collaboration Diagram hoặc Composite Structure Diagram)

● Sơ đồ trạng thái (State Machine Diagram)

● Sơ đồ liên lạc (Communication Diagram)

- Tổng quan về Flowchart:

15